Sammanträdesdatum Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund

(1)

Sammanträdesprotokoll

Västerdalarnas utt'dningsforburxi

Sammanträdesdatum Sida

Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund 2016-12-21 1

Plats och tid Malung-Sälens gymnasieskola, kl. 13:00-15:00

Beslutande Kurt Podgorski (S), ordförande Per Skagerling (C)

Uwe Weigel (C) Nils-Erik Edlund (S) Sofia Söderström (S) Kristina Bäckman (M)

VGuF

Övriga deltagande Anna Svedlund, sekreterare

Göran Wänglöf, utbildningschef i Västerdalarnas utbildningsförbund Torbjörn Martinsson, skolchef i Malung-Sälens kommun

Oscar Fredriksson, kommunchef Vansbro kommun

Stina Munters (C), ersättare och kommunalråd i Vansbro kommun

Justeringens plats och tid 2016-12-27 Justerade paragrafer §§ 76-88

Underskrifter ^

Ordförande

Kurt Podgorski Justerande

s£L

Uwe Weigel (C) Sekreterare

Anna Svedlund

ANSLAG/BEVIS

Organ

Sammanträdesdatum Anslaget sätts upp

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund 2016-12-21

2016-12-28 Anslaget tas ned 2017-01-19

Protokollets förvaringsplats Kommunhuset, Malung Underskrift

Anna Svedlun

Utdragsbestyrkande

(2)

VDLIF

Västerdalarnas utbtfningsfofburx;

§ 7 6

Föregående protokoll från direktonen

Dagens sammanträde

Ordföranden finner att föregående protokoll är genomgånget och lagt till handlingarna.

Juste ra re Utdragsbestyrkande

TJÅJ*

(3)

VDLIF

Västerdalarnas utb dningslorburc

Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesdatum 2016-12-21

Sida

Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund 3

§ 7 7

Avtal gällande IT-tjänster

Direktionens beslut

Direktionen godkänner avtal gällande IT-tjänster.

Beskrivning av ärendet

Utredningsuppdrag gällande upprättande av avtal och andra styrdokument mellan medlemskommunerna Malung Sälen och Vansbro kommun på ena sidan och kommunalförbundet Västerdalarnas Utbildningsförbund på andra sidan.

Uppdraget innefattar, att tillsammans med tjänstemän inom de olika områdena, upprätta och tydliggöra avtal som reglerar omfattning av tjänsteköp och kostnad för densamma mellan parterna.

Arbetsgång för framtagande av förslag till avtal köp av IT-service.

Processen har inneburit mailkorrespondens och möjlighet för parterna att framföra synpunkter. Föreliggande förslag har upprättats i samförstånd med berörda.

Delaktiga i denna process har varit tjänstemän från Malung-Sälens kommun, IT-chef Peter Eriksson, Ekonomistrateg Tobias Birgersson, Ekonom Andrea Ploen Pallin.

Kostnad framräknad, enligt avtalets innehåll, till 876 500 kronor. Tillkommer 1 200 kronor per användare för VPN avgift.

Ordföranden finner att direktionen beslutar i enlighet med tjänsteskrivelsens förslag.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse från utredare, daterad 21 november 2016 Förslag till avtal gällande köp av IT-service

Beslutet skickas till

Utbildningschefen för underskrift Utredare VDUF

IT-chef Malung-Sälens kommun

Kommunalråd Malung-Sälens kommun samt Vansbro kommun för underskrift

Justerare Utdragsfaestyrkande

~lAA

(4)

VDLIF

Västerdalarnas utt>'dningsforbur>d

Sida

4 Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund

§ 7 8

Förslag till avtal gällande hyror och lokalvård

Utbildningschefen får i uppdrag att komma med avtalsförslag gällande hyror och lokalvård till nästa direktionsmöte.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse från utbildningschefen Beslutet skickas till

Utbildningschefen

(5)

VDLIF

Västerdalarnas utb'dningsforburx;

Sida

§79 Utökad beloppsgräns för utbildningschefen vid attestering

Beloppsgränsen för utbildningschefen vid attestering av fakturor för interkommunal ersättning inom Västerdalarnas utbildningsförbund höjs till 2 miljoner kronor för följande:

Ansvar: 95- Utbildningschef

Slag: 463 - Köp av huvudverksamhet

Verksamhet: 65910 - Interkommunal ersättning I övrigt ska beloppsgränsen på 1 miljon kronor gälla.

Direktionen fattade följande beslut 2016-06-16 § 35:

"Utbildningschefen tecknar firman på belopp upp till 7,5 prisbasbelopp. Vid belopp överstigande 7,5 prisbasbelopp tecknas firman i första hand av ordföranden i förening med utbildningschefen, i andra hand av vice ordföranden i förening med

utbildningschefen och i tredje hand av ordförande eller vice ordförande i förening med annan ledamot."

Direktionen fattade följande beslut 2016-11-09, § 70:

"Beloppsgränsen gällande firmateckning ändras från 7,5 prisbasbelopp till 1 miljon kronor för utbildningschefen, i övrigt samma skrivning som beslut 16 juni 2016, § 35."

Utifrån att många fakturor kring interkommunal ersättning överstiger den satta beloppsgränsen. Gymnasiechefen i Malung-Sälens kommun hade tidigare en

beloppsgräns på 1 miljon kronor, som klarar de stora interkommunala fakturorna som skall handhas.

Utbildningschefen föreslår nu i tjänsteskrivelse att beloppsgränsen höjs till 2 miljoner kronor då det har nu visat sig att under hösten har fakturor inkommit överstigande 1 miljon kronor,(t.ex. från Falun kommun). Detta på grund av att interkommunal

ersättning för både Vansbros elever och Malung-Sälens elever nu kommer på samma faktura och uppgick denna termin till drygt 1,8 miljoner kronor. För att

utbildningschefen ska kunna handha fakturor för interkommunal ersättning behöver beloppsgränsen förföljande kontosträng höjas till 2 miljoner kronor:

Ansvar: 95- Utbildningschef

Slag: 463 - Köp av huvudverksamhet

Verksamhet: 65910 - Interkommunal ersättning I övrigt ska beloppsgränsen på 1 miljon kronor gälla.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse från utbildningschefen

(6)

VBUF

Västerdalarnas utb dningsforbuno

Beslutet skickas till Utbildningschefen

Justerare Utdragsbestyrkande

(7)

VDLIF

Västerdalarnas utb'dningsforburc

Sida

§ 8 0

Budget 2017

1. Direktionen fastlägger den preliminära budgeten enligt förslag. Fortlöpande uppföljning av denna budget görs och meddelas till direktionen vid varje sammanträde. Skulle någon större avvikelse uppkomma, kan direktionen sammankallas för eventuellt nödvändiga beslut.

2. Direktionen föreslår respektive kommun att tjänstemannagruppen med ekonomer påbörjar sitt arbete direkt från 2017 års start.

Under hösten har en genomgång av VDUF:s ingångsvärden vid starten, utveckling under 2016 och förväntningar för 2017 genomförts. Utfallet tom november 2016 har ställts mot den budget som byggde på kostnaderna för 2015 i de två

medlemskommunerna. Därvid har konstaterats att följande delar ej har följt med in till VDUF vid verksamhetsövergången av gymnasieskolorna:

- Kostnader för direktion och revision

- Kostnader för förbundskansli (utbildningschef och förbundssekreterare) - Kostnader för ekonomiadministration

- Kostnader för personaladministration - Elevhälsa vid VUC

- Del av de fria nyttigheterna i Vansbro kommun

- VUC:s IT-kostnader 2015 utanför de fria nyttigheterna - Avstämning av kostnaden för gymnasiesärskolan

Budget 2017 innehåller en nettopost på 6.551 TKr, som är att hänföra till dels

ovanstående ( 3.320 TKr), dels en restpost på 3.231 TKr, som föreslås bli ett allmänt sparbeting under året.

Utgångspunkter vid budgetarbetet har varit följande:

- Fler elever väljer vår gymnasieskola istället för andra gymnasieskolor (minskade interkommunala kostnader)

- Fler elever från andra kommuner väljer vår gymnasieskola - Utökade samläsningar mellan skolorna

- Hälften av de ensamkommande eleverna, med bidrag från Migrationsverket, kommer generera intäkter, de övriga har uppehållstillstånd och skall betalas via medlemsbidraget. Det är elever med uppehållstillstånd och elever som har eller kommer att åldersbestämas av Migrationsverket

- Programutbudet lika som 2016

- Ökningen av elever hos oss innebär större gruppstorlekar, och i några fall ytterligare en klass i något ämne på marginalen

- Ett tillflöde av ca 40 ensamkommande elever nästa år.

- Mer än 30 fler elever från årskurs 9 på Smedbergsskolan.

- Löneökningar 2017 (2,25%)

- Annat ospecificerat i form av kostnadsökningar av olika tjänster (2,5%)

(8)

VDLIF

Västerdalarnas utb dningsforbund

Sida

- Vuxenutbildningen har lyfts in helt och hållet enligt uppgifter från kommunerna.

Skall närmare analyseras underförstå halvåret 2017.

Arbetet måste fortsätta med klarläggande av de intäkter som VDUF borde ha både vid årsskiftet 2015/16 och 2016/17 efter årsskiftet. Direktionen bör därför fastställa detta budgetförslag, med medvetenhet att den behöver vidarearbetas under året, för att nå ett resultat i balans.

Inför arbetet med 2018 bör en mindre grupp tillsättas bestående av ekonomer från varje kommun, från förbundet utbildningschef och VDUF:s ekonom. Målet är att ha ett genomarbetat äskande till kommunernas budgetberedningar.

Uwe Weigel (C) yrkar att direktionen föreslår respektive kommun att

tjänstemannagruppen med ekonomer påbörjar sitt arbete direkt från 2017 års start.

Direktionens presidium ska ha dialog med denna grupp och ansvarar för att direktionen fortlöpande får information.

Ordföranden finner att direktionen beslutar i enlighet med tjänsteskrivelsens förslag med tillägg enligt Uwe Weigels yrkande.

Kommunchefen i Vansbro kommun Oscar Fredriksson antecknar till protokollet att:

han inte är tillfreds med att VDUF har en underbalanserad budget för 2017 och önskar snarast möjligt besked om det finns en risk att kostnaderna för kommunen ökar utöver budgeterat medlemsbidrag.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse gällande och innehållande budget Beslutet skickas till

Utbildningschefen

(9)

VGUF

Västerdalarnas utb dningsförbono

Sida

§ 8 1

Förlängning av anställning av organisationskonsult

Lotta Gunnarsson erbjuds fortsatt anställning i under tidsperioden 1 januari till och med 31 maj 2017 på 30% för att slutföra arbetet med Västerdalarnas

utbildningsförbunds styrdokument.

Organisationskonsulten har arbetet under perioden 1 augusti till 31 december 2016 med avtal mellan medlemskommunerna och VDUF. Detta arbete är inte slutfört.

Vidare bör en genomgång av övriga dokument göras, för fastställande i Direktionen.

Utredare Lotta Gunnarsson

Justerare Utdragsbestyrkaride

l i ' C ^

(10)

VDUF

Västerdalarnas utb dnlngsfofbund

Sida

Direktionen för Västerdalamas utbildningsförbund 10

§ 8 2

Förslag till modell för beräkning av budgetram till Västerdalarnas utbildningsförbund

Direktionen beslutar att denna modell skall prövas inför budgetäskande för 2018. Inför arbetet med 2018 bör en mindre grupp tillsättas bestående av ekonomer från varje kommun, utbildningschef från förbundet och VDUF:s ekonom. Målet är att ha ett genomarbetat äskande till kommunernas budgetberedningar enligt detta förslag.

Följande förslag till beräkning grundar sig på 2 st fakta, det ena är folkbokförda personer i respektive kommun vid årsskiftet året för verksamhetsår och elevkostnad enligt bokslut. För 2018 kommer alltså folkbokförda den 31/12 2016 och bokslut för VDUF 2016 att användas.

Denna modell är dynamisk, så tillvida att den pekar på det antal elever, som kommunen får statsbidrag för varje år, samt det ekonomiska utfallet varje år.

Modellens svaghet är att den bygger på gamla fakta, men ger samtidigt ett objektivt sätt att se på verksamheten.

För att denna modell skall fungera, måste VDUF få ett tidigt tillträde till kommunemas kommunernas budgetprocess och samtidigt få igång en diskussion om vad som förväntas och vad som är rimligt att genomföra.

Uwe Weigel (C) yrkar att rubriken ändras till Förslag till modell för beräkning av budgetram till Västerdalarnas utbildningsförbund istället för beräkning av medlemsbidraget.

Ordföranden finner att direktionen beslutar i enlighet med tjänsteskrivelsens förslag med ändring av rubriken i enlighet med yrkandet.

(11)

VDUF

Västerdalarnas utb'dningsforbund

Sida

§ 8 3

Politisk representant i GYSAM

Till ersättare i GYSAM för Västerdalarnas utbildningsförbund under denna

mandatperiod, dock som längst till direktionen förrättar nytt val, väljs enligt nedan:

Uwe Weigel (C) Vanåbodarna 1 780 50 Vansbro

Till representanter i GYSAM för Västerdalarnas utbildningsförbund under denna mandatperiod, dock som längst till direktionen förrättar nytt val, valdes 27 januari 2016, § 1:

Ledamot:

Sofia Söderström (S) Dammgatan 13 782 33 Malung

Tjänstemannarepresentant:

Utbildningschef i Västerdalarnas utbildningsförbund Göran Wänglöf

Till ersättare valdes den 9 mars 2016, § 18, Per-Anders Westhed (C) som nu avsagt sig uppdraget som ledamot i direktionen.

Ordföranden finner att direktionen beslutar att välja ersättare i GYSAM.

Beslutet skickas till GYSAM

Uwe Weigel Utbildningschefen

(12)

VDUF

Västerdalarnas utb 'dnlngsftxbunc

Sida

§ 8 4

Kalendarium för 2017, direktionens sammanträden

Direktionen fastlägger mötesdagar för 2017. Mötestid kl 13.00 - 16.00 Beskrivning av ärendet

Beslutade sammanträdesdagar:

Onsdagen 1/2 2017, plats i Malung

Onsdagen 8/3 2017, bokslut 2016, budgetäskande för 2018 till kommunerna, plats i Vansbro

Onsdagen 26/4 2017, plats i Malung Onsdagen 21/6 2017, plats i Vansbro

Onsdagen 13/9 2017, delårsbokslut 20170731, plats i Malung Onsdag 25/10 2017, plats i Vansbro

Onsdag 20/12 2017, plats i Malung Dagens sammanträde

Ordföranden finner att direktionen beslutar om mötesdagar för 2017.

Beslutsunderlag

Förslag till kalendarium 2017 för direktionen Beslutet skickas till

Ledamöter och ersättare samt deltagande tjänstemän i direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund

(13)

VDUF

Västerdalarnas utbdningsforburx;

Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2016-12-21

Sida

§ 8 5

Fastställande av GYSAM:s prislista avseende interkommunala ersättningar

Direktionen beslutar att ordförande fattar beslut efter kvalitetskontroll av den framräknade prislistan.

Ordföranden finner att beslutet blir att ordförande får i uppdrag att fatta beslut efter kvalitetskontroll av den framräknade prislistan som nu är under framtagande av ekonomerna.

Beslutsunderlag

Förslag till bidragsbelopp friskolor 2017 Förslag till budget kostnad per program 2017 Beslutet skickas till

Utbildningschefen Ordförande i VDUF

rf(p ^IMS*

(14)

VDUF

Västerdalarnas utb dningslorbuno

Sida

§ 8 6

Rapporter

Rapporterna är mottagna och läggs till handlingarna.

Följande rapporter lämnas till mötet:

• Fördjupad ekonomisk uppföljning 2016-11 -30

• Anställning av rektor på MSG fr o m 2017-05-01

• Anställning av förbundssekreterare fr o m 2017-03-01

• Inrangering av vux

• Ny ledamot och ersättare från Vansbro kommun

• Ordförande och vice ordförande VDUF för 2017 Dagens sammanträde

Utbildningschefen föredrar rapporterna.

Ordföranden finner rapporterna mottagna och läggs till handlingarna.

(15)

VDUF

Västerdalarnas utb 'dningsförburxi

Sida

§ 8 7

Läsårstider 2017/2018

Ordförande fattar beslut så att Västerdalarnas utbildningsförbunds läsårstider stämmer överens med kommunernas grundskolor.

Ordföranden finner att beslutet blir att ordförande får i uppdrag att fatta beslut så att Västerdalarnas utbildningsförbunds läsårstider stämmer överens med kommunernas grundskolor.

Beslutet skickas till Utbildningschefen Ordförande i VDUF

(16)

VDUF

Västerdalarnas utb dningsforbursd

Sida

§ 8 8

Inackorderingsbidrag

Inackorderingsbidrag fastställes till samma belopp som under 2016, dvs 1500 kronor per månad i Dalarna, 1700 kronor per månad utanför Dalarna.

Ordförande finner att direktionen beslutar i enlighet med utbildningschefens förslag.

Sammanträdesdatum Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund

VGuF

s£L

VDLIF

§ 7 6

Föregående protokoll från direktonen

TJÅJ*

VDLIF

§ 7 7

Avtal gällande IT-tjänster

~lAA

VDLIF

§ 7 8

Förslag till avtal gällande hyror och lokalvård

VDLIF

§79

Utökad beloppsgräns för utbildningschefen vid attestering

VBUF

VDLIF

§ 8 0

Budget 2017

VDLIF

VGUF

Förlängning av anställning av organisationskonsult

l i ' C ^

VDUF

Förslag till modell för beräkning av budgetram till Västerdalarnas utbildningsförbund

VDUF

§ 8 3

Politisk representant i GYSAM

VDUF

§ 8 4

Kalendarium för 2017, direktionens sammanträden

VDUF

§ 8 5

Fastställande av GYSAM:s prislista avseende interkommunala ersättningar

rf(p IMS*

VDUF

VDUF

§ 8 7

Läsårstider 2017/2018

VDUF

§ 8 8

Inackorderingsbidrag

KV*

rf(p ^IMS*