SIR Dagordning Arbetsmöte Kalmar 2011-05-05–06
Närvarande: Göran Karlström, Sten Walther, Folke Sjöberg, Per Hederström, Pär Lindgren, Susanne Wickberg, Pall Einarsson, Caroline Mårdh, Hans Gren, Lena Andersson, Lotti Orvelius, Kjell Söderlund. Carl-Johan Wickerts (fredag)
1. Mötets öppnande
Göran hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat.
2. Val av justeringsperson Susanne Wickberg valdes
3. Välkommen Pär! Presentationsrunda av närvarande…
Pär Lindgren, Växjö, nyvald till styrelsen deltar för första gången. Kort introduktion och presentation gjordes och arbetsformerna diskuterades kort.
4. Inventering Övriga frågor Inga övriga frågor tillkom
5. SIR – Portalen a. Var är vi?
Ingen utveckling av gamla portalen ska ske, men den portalen kommer att fortsätta finnas då den täcker tidsperioden 2005 och framåt, medan den nya börjar på 2008.
Version 2 ligger rätt klar (?)
Version 1 skall vara kvar. Skall den fortsatt uppdateras?
Hur skall vi jobba med datakontroll framöver? Koppling till årsrapportdata mm?
Prio 1… rätt data
Prio 2… förklaringstexter mm. Här är vi inte riktigt tillräckligt framme ännu.
Gruppering… Visade exempel är uppenbart möjliga att missförstå. HG, FS, PH o GK arbetar fram bättre specifikation.
Mina favoriter… Finns ännu ej i nya portalen… Skall utvecklas, men inte nödvändigt för släpp. Inloggning bör vara samma som till SIR-webben och vi bör hitta en lösning som innebär att man bara loggar in en gång och då blir inloggad både på SIR-webben och utdataportalen. Hans Gren, Per Hederström och Göran diskuterar vidare om detta med Otimo.
Förslagslåda och åsiktsmöjlighet kring portalen för våra medlemmar och andra är angelägen.
Gallringsplan – beslut imorgon, ev.
b. Release när?
Släppa den 20/6.
POSTADRESS TELEFON EPOST HEMSIDA
c. Hur arbetar vi vidare?
Förklaringstexter… PH fördelar ut förklaringstexter.
Testa siffrorna igenom att SIR deltagarna tittar igenom sina avdelningars årsrapportsiffror och jämför med de siffror som presenteras i portalen.
Man bör kunna filtrera och se sin avdelning / år. Idag ackumuleras åren.
Se över hur vi ska gruppera data.
Önskemål om nya rapporter – det är ett arbete som ska göras på sikt och det är inte prio 1.
d. Införandet av nya Q-indikatorer
Finns som egen punkt senare i protokollet. Det är självklart att vi har behov av att spegla Q-indikatorer enligt senaste definition för 2011 års data.
Originalportalen ska visa de kvalitetsindikatorer vi arbetar med nu. En markering i bilden ska ange att det är en originalrapport och det ska klargöra vad som justerats utifrån tidigare standard. HG ta fram förslag till hur detta ska hanteras.
e. Nya funktioner?
Nya sätt att välja diagnoser. Undersökas, men först när vi har nya portalen i drift.
År måste vara valbart.
Gamla Portalen. Ha kvar data tom 2010 som ska vara tillgängligt för medlemmarna.
6. Missad organdonator?
Inkommen fråga från Stockholm:
När jag sitter och skall registrera en av våra avlidna i registret ser jag att formuläret ändrats lite grann. Det finns inte längre möjlighet att registrera en avliden som missad organdonator.
Patienten dödförklarades enligt direkta kriterier och inga kontraindikationer mot organdonation förelåg. Dock togs ingen kontakt med transplantationskoordinator eftersom ansvariga läkare valde att begränsa intensivvårdsåtgärder och stänga av respiratorn efter att patienten dödförklarats. Anhöriga informerades aldrig om möjlighet till organdonation.
Jag är mån om att detta skall komma med i registreringen då vi har lite tråkig statistik från vår avdelning för tillfället, med få donatorer.
Efter att jag kryssat i att den avlidne dödförklarades enligt direkta kriterier kommer frågan:
*Togs kontakt med transplantationskoordinator? svar: Nej.
*Förelåg kontraindikationer mot organdonation? svar: Nej.
*Avlidnes inställning till organdonation var känd -> Här väljer jag att inte kryssa i något alternativ.
*Avlidnes inställning till organdonation var okänd -> Här finns sedan sex olika alternativ men inget motsvarar att vi inte vet den avlidnes inställning eftersom vi inte efterfrågat den.
Hur skall jag registrera patienten tycker ni?
Kan man inte göra en ändring så att det finns möjlighet att registrera fall där personal underlåter att informera närstående om möjlighet till organdonation?
Har sökt i journalen efter etiska orsaker till att avbryta respiratorvården men inte funnit tillräckliga. Patienten var ung och frisk för övrigt.
Flödet behöver ses över logiskt med kontroller.
Efter intern diskussion och överläggning med Donationsrådet beslutar styrelsen att
8.2.4 i Riktlinjen Avlidna på IVA ”Närstående fanns, men kunde inte informeras ” ändras till ”Närstående fanns, men informerades ej”. Då data kommer både via XML-fil och webb måste ändringen genomföras kontrollerat och datum för denna justering kan för dagen ej preciseras. Uppdras åt Caroline Mårdh att ihop med Otimo säkerställa korrekt hantering, samt ge information till medlemmar om när och hur ändringen genomförs.TN och GK informerar berörda
7. SAPS3 uppgradering. Hur går det? Hur gör vi? Vem gör det?
Ett arbete håller på som kommit ganska långt där man jobbat med koefficienterna i formeln enl. exempel Risk = alfa+(SAPS3-p + g) * beta. Arbete pågår också att titta på vikterna för de olika ingående komponenterna, t ex hur ålder är grupperat.
Österrikemodellen gav ett stort lyft i kalibrering. Arbete påbörjas också med att titta på SAPS3 28-dagarsmodell.
Missing data jobbas det också med att kartlägga betydelsen av. Vad skall vi göra med det? Vi kommer att behålla ”världsformeln” parallellt med om vi tar fram en löpande svensk version som vi justerar.
I bästa fall skulle en ”ny” modell kunna finnas för presentation på SIS i november.
Beslutas att arbetet är väsentligt och skall fortsätta. SW och FS driver detta vidare och håller stora arbetsgruppen löpande informerade om arbetet. Beträffande
resursåtgång sker samverkan med GK och CM så att prioritet av Otimos resurser sker adekvat.
8. Årsrapport 2010
a. Kolla igenom ppt-filen på dokwebben inför mötet. Notera och sänd helst i förväg in till TN minst 5 förbättringsförslag var eller korrigeringar av fel.
Hittillsvarande fil presenterades. Befolkningsperspektivet skall utvecklas vidare av TN o GK gemensamt.
VTF/tid, befolkning – kontrollera och förbättra textförklaringar. Var ska utomlänspatienter presenteras? Det är frågor för utveckling poch förbättring.
b. Hur gör vi nästa år?
Då vi tidigare år använt ett annat datalager och inte sparat undan frågorna som använts systematiskt har vi till i år ändrat på detta. Det bör göra arbetet
betydligt enklare. Vi är alla överens om att det finns ett stort värde i att inte ta bort information som man kanske följer tidsseriemässigt på flera enheter.
Samtidigt kan man tänka sig att årsrapporten med nya portalens intåg kan reduceras och dessutom kompletteras med tematiska rapporter som kan publiceras i ett jämnt flöde över året. Dessa frågor kommer att diskuteras vidare vid senare tillfälle och då beslutas om.
c. Öppna jämförelser
Ännu inte kommit några mallar eller instruktioner som gör att vi kan påbörja arbetet med definitiva datauttag. Vi har haft erbjudande att kunna gå upp till 6 indikatorer, men har avböjt och anmält Överflyttning till annan IVA pga resursbrist som enda möjliga utökning.
POSTADRESS TELEFON EPOST HEMSIDA
d. Andra former av rapporter i framtiden?
Ja, vi har enligt ovan tänkt göra tematiska rapporter som vi kan släppa löpande och sedan vb uppdatera med intervall vi själva väljer. Detta får närmare
planeras. Samtidigt så behöver vi då kunna hantera illustrationer och layout mm på ett kvalificerat sätt. Lena A är föreslagen att ta på sig och utveckla detta som sitt område. Hon är positiv till detta och kommer att få programvaror för detta. Beslutas att GK organiserar rätt IT-programvaror till Lena för att hon skall kunna ansvara för layout mm framöver.
9. FoU-datauttag, ansökningsformulär mm a. Processbeskrivning
Uppdaterat underlag föredrogs.
b. Blankett
Uppdaterat underlag föredrogs. Gemensamt för a och b gäller att styrelse och arbetsgrupp var mycket positiva till genomförda förbättringar. Ytterligare synpunkter har sent inkommit från Silvana Naredi som upplevs som viktiga.
Dessutom finns frågor om hur kontrakt om nyttjanderätt av data från SIR skrivs och ersättningsfrågor relaterade till detta.
Styrelsen beslutade att godkänna arbetet hittills och delegera till FoU- ansvarig att färdigställa detsamma. Angående ekonomiska delar och
kontraktsformuleringar skall samråd ske med GK. Vid oklarheter ansvarar FS för att på nytt förankra med styrelsen.
10. Extra medel för arbete med datakvalitet
Extra möjligheter till anslag för sådant arbete har utlysts. Sista ansökningstid är 2011- 06-07. Diskussion och stort intresse för dessa frågor.
En översiktlig plan formulerades.
Intern kontroll och hembesök för hjälp att få bra datakvalitet.
Lathund för internkontroll
Kontroll av data internt i SIR:s databas, validering och datatkvlaitet.
Intresserade att arbeta med detta KS, PH, CJW
Styrelsen beslutade att delegerar till GK att i SIR:s namn göra ansökan. Maximalt belopp för ansökan är 300 tKr och SIR anser att det är rimligt att eftersträva detta belopp i ansökan.
11. Gallringsplan för SIR-data Styrelsen beslutade att:
- Grunden för SIRs dataregister skall vara att alla data bevaras i minst 15 år. Detta för att viktig longitudinell uppföljning av resultat och individuell överlevnad och livskvalitet mm skall vara möjlig. Delmängder kan sparas under längre tid.
– All gallring skall genomföras först efter särskilt styrelsebeslut i varje enskilt fall.
12. Konsekvensanalys Komplikationer Ej hanterad vid mötet. Hanteras av IT och FoU löpande.
a. När införas?
b. Överlappning vid införande?
c. Valideringsregler?
d. Finns befintligs komplikationer som fortsätter med ny kod?
e. Historik komplikationer?
i. Portalen ii. Datalagret
13. Konsekvensanalys Q-indikatorer Ej hanterad vid mötet. Hanteras av IT och FoU löpande. Diskussioner om kopplingar till valideringsprogrammet fördes, se denna punkt.
14. SIR telefoniavtal
GK har tecknat telefoniavtal med Telenor inom ramen för verksamheten i SFAI Verksamheter AB. Funktionalitet presenterades översiktligt. Anställda erhöll telefon och lösning för mobilt bredband vid mötet. Marknadsföring av växelnummer sker i samband med Årsrapportens presentation.
15. Saltsjöbaden 2011-2012 a. Utvärdering 2011
Bra resultat. Vissa mindre anmärkningar. Inga överraskningar. SIR förklarar sig mycket nöjd med mötet. LA publicerar utvärderingen på hemsidan.
b. Prelbokning 2012
Prelbokning har skett av v 11 2012. CM uppdrogs att diskutera vissa detaljer i mötet med Vår Gård för förbättringar till kommande år. Det viktigaste var bild och ljudkvalitén i föreläsningssalen. Vi vill ha återkoppling på om de åtgärdar förbättringar på dessa områden inför 2013.
c. SW skriver och tackar föreläsarna. PH översätter artikeln i SFAI tidningen och skickar den till alla föreläsarna.
16. Diagnoser
a. Vilka nya 2012?
Hanterades ej. Presentation har skett och underlag finns från JM. FoU och IT ansvarar för sammanställning och justering inför 2012. JM sammanhållande.
17. Vårdtillfälle 2012 Hanterades ej. Presentation har skett och underlag finns från JM.
FoU och IT ansvarar för sammanställning och justering inför 2012. JM sammanhållande. Se dock detaljkommentarer som fastställdes.
a. Moderklinik
Justeringar enligt Saltsjöbaden.
b. Kön
Okänt kön stryks som möjlighet för de som ej är okända c. Hemligt pnr – diskussion
Personnummertyp Hemlig stryks ur riktlinjen då den ställer till med förvirring istället för att hjälpa till.
POSTADRESS TELEFON EPOST HEMSIDA
d. Andra ändringar Inga.
18. Behandlingsstrategi
a. Hur skall detta rapporteras? Skall vi ta in Inga begränsningar.
Inga förändringar sker till 2012. Enhetlig åsikt om att vi skall införa att Inga begränsningar skall rapporteras, men eftersom SoS kommer med nya föreskrifter i ärendet gör vi en större förändring av detta 2013 istället för uppdelat på två år. Vidare hantering kommer att fortsätta diskuteras.
19. PostIVA
a. Ny riktlinje 2012?
Ja, slutligt arbete pågår där CM, SW och LO samarbetar.
b. Ny webbmodul 1/1 2012 eller för vtf utskrivna from 1/1 2012 eller hur skall det vara?
Ytterligare diskussioner krävs mellan CM, HG, SW och LO innan riktlinje kan fastställas. Skall cirkuleras i stora gruppen och hanteras med styrelsebeslut per email. Om ej klart till 30/6 2011 så blir riktlinjen försenad till 2013.
20. Valideringsprogram a. När klart?
Helst i september 2011.
b. Regler för komplikationer, moderklinik, åtgärder, kön?
KS arbetar fram detta allmänt och GK gör tillägg rörande Komplikationer och Nationella Q-indikatorer.
c. Hindra dubbelregistrering för åtgärder? Hur? För vilka?
GK går igenom om vi har ytterligare åtgärder som skall valideras på detta sätt.
Hans, Kjell och Göran utarbetar förslag på ytterligare åtgärder och komplikationer som ska spärras för att undvika dubbelregistrering.
d. PostIVA in i valideringsprogrammet?
Förberedas tills man kan rapportera i XML-fil. Utforma utifrån den riktlinje som ska gälla 2012. Dataspec ska utformas. Vikt och längd är inte obligatoriskt att skicka in.
e. Annat?
Personnrtyp Hemlig tas bort 2012.
Alla fält för reservnummer mm skall kunna ha upp till 36 tecken
Problem med inskick som kräver kommatecken och snedstreck skall vi försöka hantera i XML-filen. Detta ansvarar Otimo för att precisera.
Klargörande i XML-fil och riktlinje om att FiO2 och pO2 skall härröra från samma provtillfälle då båda parametrarna skickas in.
Ansvarig för att skapa och underhålla SIR:s fil med valideringsregler är KS.
Otimo ansvarar för att underhålla specifikationen av XML-filen.
21. Vårdbegäran
a. Återrapportering
PH och KS arbetar med Otimo om detta och utgångspunkten skall vara att så långt möjligt hitta likande lösning som för PostIVA.
b. Mortalitetsuppföljning
Skall etableras. PH sköter dialogen med Otimo.
c. Utdata – Datalager
Skall etableras. PH sköter dialogen med Otimo. Provisorium har tagits fram till årsrapportarbetet som rimligen får vara utgångspunkten för fortsatt arbete.
22. SOFA
a. Hur kommer vi igång?
Ej diskuterat. Kvarstår.
23. Avlidna på IVA
a. Hur gå vidare med kvalitetssäkring?
Ej diskuterat. Kvarstår.
24. Kvalitetsregisterkonferensen i höst. (SuW m.fl.)
a. Poster anmäld. Vilka bilder för presentation av resultat?
Susanne Wickberg och Caroline Mårdh representerar SIR. En poster som beskriver SIR och aktuella resultat är inskickad. Besked om acceptans eller ej kommer inom några veckor. Vi har ännu ej bestämt vilka bilder som skall visas upp. Kort diskussion. Livskvalitetsdata, Vårdbegäran och Överföring pga resursbrist, och Organdonation kan vara lämpligt. Beslut tas i diskussion när årsrapportarbetet har kommit lite längre.
25. EPC-arbetet
Många turer, men nu är en nedbantad SIR-databas på väg att kunna kopplas på EPC till Komorbiditets-data. Processen medger inte att vi utan vidare arbete kan genomföra de studier vi har etiskt tillstånd för att göra. Frågan är vad vi då gör. FS redogör för läget och lägger ett förslag om att SIR bygger ihop en mindre returnerad textfil med SIRs stora databas, vilket vi alltså har etiskt tillstånd för att göra och initialt hade hoppats att EPC skulle göra åt oss.
Styrelsen beslutade:
att ge FS mandat att diskutera vidare med EPC och vid behov hitta nya lösningar för att trots allt kunna genomföra forskningsprojektet.
26. Remiss svar livsuppehållande behandling
TN har å SIRs vägnar besvarat remissen i detta ärende på föreslagna SOS riktlinjer.
Svaret är inskickat till SFAI som mottagit och behandlar det. Ämnet är väsentligt och det är viktigt.
Styrelsen beslutade:
att i enlighet med mailkorrespondens enhälligt stå bakom remissyttrandet.
POSTADRESS TELEFON EPOST HEMSIDA
27. Öppna jämförelser
Svensk riskjusterad mortalitet, Åter in och Nattlig utskrivning kvarstår och
Överflyttning till annan IVA pga resursbrist tillkommer. SW är överordnat ansvarig för att koordinera arbetet.
28. Utbildningsdag för administrativ personal i höst?
Styrelsen beslutar att anordna en sådan. Datum, plats och lokal överlämnas till GK och CM att organisera. GK kollar Svenska läkaresällskapet.
En organisations kommitté bildades som består av CM, LA, HG och SuW.
29. IT-dagen med leverantörer?
Har inte gått att få till. Vi får köra annan information till våra leverantörskontakter.
GK och CM samarbetar ihop med Otimo. Planerar nytt möte 2013.
30. SFAI-veckan a. Förmöte
Börjar måndag morgon kl 08.00 på Otimo och slutar kl 11.00 på onsdagen.
b. Programmet
SIR har program på fredagens förmiddag, se www.sfai.se.
Förmötesprogrammet bestäms senare.
c. Aktiviteter
Minisymposium som Kathy Rowan och Anders Ekbom skall moderera.
Kontaktakta Rossi och diskutera programmet för det gemensamma IVA- chefsmötet ihop med SIS.
d. Omhändertagande av våra gäster
SW får ge direktiv när kontakterna med SFAI och MCI är definitiva. Vi diskuterar om att försöka få till aktivitet före symposiet. Det är ju bankett på torsdagskvällen så den kvällen är bokad, men SW undersöker rom vi kan få dit våra gäster redan onsdagen eller om vi kan avsätta tid att umgås under
torsdagen.
31. FoU-frågor
- Max Bell FoU-ansökan presenteras av FS. Föreslås godkännande. Styrelsen beslutade: att ge tid att granska ansökan till och med 12/5 2011. Om inga
invändningar mot ansökan reses kommer FS att besvara den med godkännande 13/5.
– Frågan diskuterades om hur vi dokumenterar processen kring internt arbete med projekt o frågeställningar som kan leda vidare till vetenskapliga presentationer.
Vi behöver ha en struktur för medförfattare vid publicering.
32. IT-frågor
a. SITHS-kort avrapportering
Fungerar i stort väl. 30/6 upphör alla gamla möjligheter.
b. Nya mortalitetsuppföljningen
GK har haft kontakt med Skatteverket. Tjänsten som vi efterfrågar skulle etablerats under första kvartalet 2011, men är försenad. GK tar kontakt under eller efter sommaren på nytt och undersöker.
33. SIR mikrobiologi Ej behandlat.
34. Övrigt
Svensk sjuksköterskeförening har bjudit in ssk som sitter i styrgruper för
kvalitetsregister till möte i Stockholm den 24 augusti. SuW och LO kommer att delta vid.
Ansvarig minnesanteckningar
Göran Karlström Exekutivt ansvarig
Justeras
Sten Walther Susanne Wickberg Ordförande Justeringsperson
