Dokumenthanteringsplan för:

(1)

Dokumenthanteringsplan för:

Stadsledningsförvaltningen Datum då planen trädde i kraft: 10 maj 2017

Funktion/Handling Sekretess Registrering Medium Förvaringsplats Bevaras/Gallras Tidpunkt för leverans IT-stöd Anmärkning

Administration

till arkivmyndighet

Allmänna handlingar

Handlingar av vikt som tillför ärende sakuppgift

Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron

Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd om de i övrigt är av ringa betydelse.

Omedelbart Till exempel reklam, kursinbjudningar och

upplysningar

Handlingar som inkommit som utkast Kronologisk Papper och digitalt

Vid inaktualitet Till exempel från självständig konsult

Meddelanden av vikt som tillför ärende sakuppgift

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron Gallring görs i det system som handlingen

inkommit i när handlingen tagits om hand på annat sätt, t ex mejl, Facebookinlägg.

Meddelande av tillfällig eller ringa betydelse Kronologisk Digitalt Server Vid inaktualitet Till exempel uppgifter om regler,

föreskrifter, öppethållande, avgifter Enkäter rörande kommunens verksamheter

och ansvarsområden eller som i övrigt är av intresse för kommunen samt svar

Papper och digitalt

Enkäter av ringa betydelse samt svar Kronologisk Papper och digitalt

Tjänsterum Mapp, server

Vid inaktualitet Till exempel allmänna kundundersök-

ningar, kursutvärderingar, arrangemang

Avtal, kontrakt, överenskommelse Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Powerpointpresentationer eller andra typer av presentationer som utgör beslutsunderlag eller är av vikt för ärendets förståelse

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron I PDF/A-format

Powerpointpresentationer eller andra typer av presentationer av ringa betydelse

Kronologisk Digitalt Mapp, server Vid inaktualitet

Begäran om utlämnande av allmän handling och svar vid bifall

Kronologisk Papper och digitalt

Handläggare eller registraturen

6 månader

Begäran om utlämnande av allmän handling och svar vid avslag

Papper och digitalt

Kopia på överklagande av beslut att inte lämna ut allmän handling

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron Originalet sänds till Kammarrätten i

Göteborg Begäran från Kammarrätten om att få ut

handlingar i ärendet

Papper och digitalt

Beslut från Kammarrätten i ärendet Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

(2)

Förvaltningens egenproducerade handböcker Kronologisk Digitalt Mapp, server Vid inaktualitet Till exempel ekonomihandbok, ärende- handbok. Näst senaste versionen ska bevaras tills ny version är framtagen

Egenproducerat utbildningsmaterial Kronologisk Papper eller digitalt

Vid inaktualitet

Stadens gästbok Kronologisk Papper Tjänsterum Bevaras

Mötesan- teckningar

Mötesanteckningar av betydelse Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron För mötesanteckningar i projekt - se fliken

projekt

Mötesanteckningar av ringa betydelse Kronologisk Digitalt Mapp, server 1 år

Mötesanteckningar från enhetsmöten Kronologisk Digitalt Mapp, server 1 år

Mötesanteckningar från APT-möten Kronologisk Digitalt Mapp, server 2 år

PuL Begäran om registerutdrag Kronologisk Papper och

digitalt

Registraturen 1 år

Svar på begäran om registerutdrag Kronologisk Papper och digitalt

Registraturen 1 år

Anmälan om personuppgiftsbehandlingar Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Förteckning över personuppgiftsbehandlingar Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Förordnande av personuppgiftsombud Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Anmälan om personuppgiftsombud till Datainspektionen

Kronologisk Papper i pärm Tjänsterum Vid inaktualitet

Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud

Kronologisk Papper i pärm Tjänsterum Vid inaktualitet

Rättsliga processer

Kopia på överklagande Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron Originalet sänds till Förvaltningsrätten i

Malmö om det gäller förvaltningsbesvär och till Mark- och miljödomstolen i Växjö om det gäller detaljplaner

Avvisning av för sent inkommet överklagande Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Begäran om rättidsprövning och komplettering av handlingar samt svar

Papper och digitalt

Delgivningskvitto Kronologisk Papper Tjänsterum Vid inaktualitet

Underrättelse från domstol om yttrande över handlingar i ärendet

Papper och digitalt

Yttrande till domstol eller myndighet Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Beslut från myndighet Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Dom från domstol Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

(3)

Referensmaterial avseende juridisk rådgivning till andra förvaltningar och bolag

Kronologisk Digitalt Mapp, server Vid inaktualitet

Registratur Diarium Databas Server Bevaras Sökbart för allmänheten på stadens

webbplats

Medgivande för postöppning Alfabetisk Papper Registraturen Vid inaktualitet

Diarieförda handlingar Diarienum-

merordning

Papper och digitalt

Handlingar som är registrerade på postlista men inte diarieförda t ex cirkulär, budget och verksamhetsplaner från andra kommuner, diverse rapporter samt ärenden som har överlämnats till annan nämnd

Registraturen 2 år Ciceron

Postlista Kronologisk Digitalt Server Bevaras Ciceron

Ärendeförteckning Numerisk Papper och

digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron Läggs tillsammans med beröra akter då de

sänds till stadsarkivet

Handlingsförteckning Numerisk Papper i akt och

digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron Förteckning över vilka handlingar som finns

i akten Anslagsbevis, kungörelser m m som anslagits

på kommunens anslagstavla

Kronologisk Papper Registraturen Vid inaktualitet Anslagsbevisen finns även tillgängliga på

stadens webbsida. Ett exemplar av anslagsbeviset sänds till respektive nämnd.

Kopior på leveransreversaler - förteckning över leveranser till stadsarkivet

Kronologisk Papper Registraturen 5 år

Stadsarkiv Fakturakopior Kronologisk Papper Tjänsterum 2 år

Kopior på inkomna dokumenthanterings- planer

Förvaltningsvis Papper och digitalt

Tjänsterum Vid inaktualitet Originalen i diarieförda ärenden bevaras

Databaser i VIVA, Uppgift om aktförekomst OSL (SFS 2009:400) 26 kap

Personnummer- ordning

Databas externt på AMF

Tjänsterum 5 år enligt SOL (SFS 2001:45) 12 kap 1

§, undantag från gallring enligt SOL 12 kap 2 §

Databaser i PROCAPITA, Uppgift om aktförekomst

OSL (SFS 2009:400) 26 kap

Personnummer- ordning

Databas externt på Enator

Tjänsterum 5 år enligt SOL (SFS 2001:45) 12 kap 1

Personakter i socialtjänst, Avställningsdel OSL (SFS 2009:400) 26 kap

Personnummer- ordning (födel- seår etc) Inom pnr efter akttyp

Papper Aktskåp, tjänsterum 5 år enligt SOL (SFS 2001:45) 12 kap 1

Depositioner enligt avtal

(4)

Personakter i LSS-ärenden, Avställningsdel OSL (SFS 2009:400) 26 kap

Personnummer- ordning (födelseår etc)

Papper Aktskåp, tjänsterum 5 år enligt SOL (SFS 2001:45) 12 kap 1

Depositioner enligt avtal

Register över arkivbestånd Digitalt KS server,

tjänsterum

Bevaras Visual Arkiv Registret bevaras i uppdaterat skick

Arkivförteckningar Papper och

digitalt

KS server, tjänsterum, Forskarexpedition

Bevaras Visual Arkiv Arkivförteckningar bevaras i uppdaterat

skick och tas ut på papper

Personalakter, avställningsdel Personnummer-

ordning

Papper Arkivmagasin Bevaras Personalakt skickas till stadsarkivet när

anställd slutar sin anställning. Efter pensionering boxläggs akterna

Leveransreversal Kronologisk Papper och

digitalt

Tjänsterum Arkivmagasin

Bevaras Visual Arkiv

Förfrågningar Kronologisk Papper Reception

Arkivmagasin

Bevaras

Postlista Kronologisk Papper Reception

Arkivmagasin

Bevaras

Fotostation Digitalt Bevaras Under utredning inför kommande byte av

stadens fotodatabas

Skolvisningar och föredrag Papper och

digitalt

Tjänsterum Arkivmagasin

Bevaras

Tillsynsprotokoll med bilagor Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Aktförvaring Meddelande om utseende av aktförvarare Alfabetisk Papper Registratur Vid inaktualitet

Handlingar för aktförvaring Alfabetisk Papper Registratur Vid inaktualitet

Meddelande om att aktförvaring upphör Alfabetisk Papper Registratur Vid inaktualitet

Styrande dokument

Reglementen och stadgar, nämnder och råd Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Reglementen, övrigt Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Delegeringsordning, arbetsinstruktion Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Plan, aktiverande styrdokument Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Program, aktiverande styrdokument Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Policy, normerande styrdokument Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Riktlinjer, normerande styrdokument Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

(5)

Nätverk Styrelseprotokoll, årsmötesprotokoll och beslutsunderlag

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron Nätverk där vi är medlemmar och betalar

medlemsavgift Övriga mötesanteckningar, inbjudningar,

program, nyhetsbrev, artiklar

Kronolgisk Digitalt Mapp, server Vid inaktualitet Nätverk där vi är medlemmar och betalar

medlemsavgift

Mötesdokumentation, inbjudningar, dagordning, information om nätverket, nyhetsbrev

Kronologisk Digitalt Mapp, server Vid inaktualitet Nätverk där vi deltar för erfarenhetsutbyte

Borgerliga vigslar

Förordnande från Länsstyrelsen Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron Kommunstyrelsen föreslår borgerliga

vigselförrättare till Länsstyrelsen Bokning via e-tjänst eller telefon Kronologisk Papper och

digitalt

Server Tjänsterum

1 år

Bekräftelse på bokning Kronologisk Papper Tjänsterum 1 år

Intyg om hindersprövning Kronologisk Papper Tjänsterum Bevaras 10 år

Vigselbevis Kronologisk Digitalt Server 1 år

Vigselprotokoll Kronologisk Papper Tjänsterum Bevaras 10 år

Idrotts- delegationen

Inbjudan att lämna förslag på kandidater Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Förslag på kandidater Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Protokoll från idrottsdelegationens sammanträde

Papper och digitalt

Medalj- delegationen

Annons om Helsingborgsmedaljen Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Förslag på kandidater Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Protokoll från medaljkommittén Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Tal med motivering vid utdelning av medaljen Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Vaktmästeri Nyckelkvittenser Nummer-

ordning

Papper Pärm, tjänsterum Vid återlämnande

Hyresavtal garageplats Objektsordning Papper Pärm, tjänsterum Vid inaktualitet

Bekräftelse på uppsägning av garageplats Objektsordning Papper Pärm, tjänsterum Vid inaktualitet

Kvittens nyckelbricka och microkort för garageplats

Objektsordning Papper Pärm, tjänsterum Vid återlämnande

Kopia på kvitto för parkeringskort till Rådhusgaraget

Kronologisk Papper Pärm, tjänsterum 2 år 1 ex till ekonomikontoret

Deposition av tavlor, mottagning Kronologisk Papper Pärm, tjänsterum 5 år efter

återlämnande

Tavlor från Kulturmagasinet

Deposition av tavlor, återlämning Kronologisk Papper Pärm, tjänsterum 5 år

(6)

Deposition av tavlor, tillfällig återlämning Kronologisk Papper Pärm, tjänsterum 5 år

Tavelinventering Kronologisk Papper Pärm, tjänsterum Vid inaktualitet

Garantisedlar Kronologisk Papper Pärm, tjänsterum Efter garantitidens

slut

(7)

Dokumenthanteringsplan för:

Digitalisering

Drift och förvaltning

Beställning av program, utrustning m m Kronologisk Digitalt Verksamhetssystem 10 år Service Manager Via Serviceportalen

Interna styrdokument, processer och rutiner Kronologisk Digitalt Verksamhetssystem Vid inaktualitet Service Manager

Inventarieregister hårdvara Kronologisk Digitalt Verksamhetssystem Vid inaktualitet Service Manager Assettsystemet

Licenser för alla system och program Kronologisk Digitalt Verksamhetssystem Vid inaktualitet Service Manager Licenssystemet

Orderhantering Kronologisk Digitalt Verksamhetssystem 10 år Service Manager

Stöldanmälningar som skickas till Serviceportalen

Kronologisk Digitalt Verksamhetssystem 10 år Service Manager

Systemdokumentation för system som används av staden

Digitalt Server Bevaras Under utredning av

digitaliseringsavdelningen Systemdokumentation för system som har

konverterats till annat system och därmed inte längre används av staden

Digitalt Server Vid inaktualitet

Loggar, länkar, filer

Loggar för e-post, skrivare och fax Papper och

digitalt

Vid inaktualitet

Länkar till internetsidor Digitalt Omedelbart Oavsett digitalt verktyg

Globalfiler Digitalt Omedelbart Oavsett digitalt verktyg

Cookie-filer Digitalt Omedelbart Oavsett digitalt verktyg

Förvaltade IT-system

Adato Digitalt Verksamhetssystem HR, systemstöd för rehabilitering

A-plus

Digitalt

Verksamhetssystem Ekonomi, tidigare ekonomisystem

Agresso

Digitalt

Verksamhetssystem Ekonomi, affärssystem

Artologic helpdesk Digitalt Verksamhetssystem HR, systemstöd för ärendehantering,

internt

Beslutstöd Digitalt Verksamhetssystem Ekonomi, uppföljnings- och analyssystem

för chefer och experter Bilddatabasen

Digitalt

Verksamhetssystem Serviceavdelningen, bilddatabas

CMG Digitalt Verksamhetssystem Digitaliseringsavd, hänvisning telefoni

CRM, Kontaktcenter

Digitalt

Verksamhetssystem Kontaktcenter, ärendehantering

(8)

Ciceron, dokument och ärende Digitalt Verksamhetssystem Juridik och administration, dokument- och ärendehanteringssystem

Ciceron Assistenten

Digitalt

Verksamhetssystem

Juridik och administration, presentation av nämndshandlingar

EasyResearch

Digitalt

Verksamhetssystem Serviceavdelningen, externt enkätverktyg

Efact Digitalt Verksamhetssystem Ekonomi, tidigare leverantörsfaktura-

system helsingborg.se

Digitalt

Verksamhetssystem Kommunikationsavd, extern hemsida

Ifact Digitalt Verksamhetssystem Trygghet och säkerhet

ITS Digitalt Verksamhetssystem Ekonomi, faktureringssystem för stadens

vagnpark och SFF Måltidsservice samt lagerhållning för SBF

Iipax Archive

Digitalt

Verksamhetssystem Serviceavdelningen, e-arkiv

Kaskelot Digitalt Verksamhetssystem Juridik o administration, valdatasystem

Kursbokning

Digitalt

Verksamhetssystem Serviceavdelningen, kursbokningssystem

Lisa Digitalt Verksamhetssystem HR, systemstöd för skada och tillbud samt

elevhändelser Medvind

Digitalt

Verksamhetssystem HR, bemanningssystem

MIA Digitalt Verksamhetssystem HR, systemstöd för arbetsvärdering/

lönekartläggning Mitel Companion

Digitalt

Verksamhetssystem Digitaliseringsavdelningen, statistik

Mitel inAttend

Digitalt

Verksamhetssystem Digitaliseringsavd, telefonilösning

Personec P Förhandling

Digitalt

Verksamhetssystem HR, systemstöd vid löneöversyn

Personec HR kompetens Digitalt Verksamhetssystem HR, systemstöd kompetensregistrering

Personec P + självstyre P Digitalt Verksamhetssystem HR, personal- och lönesystem

Predator

Digitalt

Verksamhetssystem Ekonomi, inkassosystem

QlikView

Digitalt

Verksamhetssystem Ekonomi, ingår i beslutsstödet

SAS Inköpsanalys

Digitalt

Verksamhetssystem Ekonomi, inköpsanalys

Stratsys Digitalt Verksamhetssystem Ekonomi, systemstöd för att planera, följa

upp och rapportera

SQL datalager Digitalt Verksamhetssystem Ekonomi, beslutsstöd

Troman Digitalt Verksamhetssystem Juridik och administration, förtroende-

mannaregister

TWIN Digitalt Verksamhetssystem Ekonomi

(9)

Vals Digitalt Verksamhetssystem Juridik o administration, valdatasystem

WinLas LAS Digitalt Verksamhetssystem HR, systemstöd för hantering av LAS

Visit

Digitalt

Verksamhetssystem Digitaliseringsavdelningen, besökssystem

Visma Recruit

Digitalt

Verksamhetssystem HR, systemstöd vid rekrytering

Visual Arkiv

Digitalt

Verksamhetssystem Serviceavdelningen, förteckningssystem

Vitec Nova

Digitalt

Verksamhetssystem Strategisk samhällsutveckling, MEX

(10)

Dokumenthanteringsplan för:

Funktion/Handling Sekretess Registrering Medium Förvaringsplats Bevaras/Gallras

Tidpunkt för leverans

till arkivmyndighet IT-stöd Anmärkning

Ekonomi

Mål och ekonomi, planerings- process, stads- övergripande

Planeringsanvisningar för mål och ekonomi till stadens nämnder (stadens mål, ekonomisk tilldelning, investerings- anvisningar)

Papper och digitalt

Nämndernas förslag till mål och ekonomi Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Kommunstyrelsens förslag till mål och ekonomi för Helsingborgs stad

Papper och digitalt

Planeringsunderlag inför nämndernas internbudget

Papper och digitalt

Anvisningar för kompletta styrkort och internbudget till stadens nämnder

Papper och digitalt

Nämndernas förslag på kompletta styrkort Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Stadens och nämnders styrkort (kompletta styrkort)

Papper och digitalt

Plan för mål och ekonomi Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Mål och eko- nomi, plane- ringsprocess, stadslednings- förvaltningen

Förslag till mål och ekonomi för kommunstyrelsen

Papper och digitalt

Förslag på komplett styrkort och internbudget för kommunstyrelsen

Papper och digitalt

Förvaltningsövergripande verksamhetsplan för stadsledningsförvaltningen

Papper och digitalt

Avdelningsspecifika verksamhetsplaner Kronologisk Digitalt Server 3 år Stratsys

Mål och ekonomi, uppföljning, stadsöver- gripande

Anvisningar för delårsrapport mål och ekonomi

Papper och digitalt

Delårsrapport april mål och ekonomi Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

(11)

Anvisningar för delårsbokslut augusti i mål och ekonomi

Papper och digitalt

Delårsbokslut augusti mål och ekonomi Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Anvisningar för årsbokslut mål och ekonomi Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Anvisningar för årsredovisning mål och ekonomi

Papper och digitalt

Årsredovisning Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

SCB statistik Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Mål och eko- nomi, uppfölj- ning, stads- ledningsför- valtningen

Avdelningarnas delårsrapport mål och ekonomi april

Kronologisk Digitalt Server 3 år Stratsys

Delårsrapport mål och ekonomi för kommunstyrelsen april

Papper och digitalt

Avdelningarnas delårsbokslut mål och ekonomi augusti

Delårsbokslut augusti mål och ekonomi för kommunstyrelsen

Papper och digitalt

Avdelningarnas årsbokslut mål och ekonomi

Årsbokslut mål och ekonomi för kommunstyrelsen

Papper och digitalt

Uppföljning intern kontroll stadsöver- gripande

Årsresultat för uppföljning av intern kontroll Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Uppföljning intern kontroll stadslednings- förvaltningen

Årsresultat för uppföljning av intern kontroll Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Plan för uppföljning av intern kontroll Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

(12)

Systemför- valtning ekonomi- system

Behörighetsbestämmelser för stadsled- ningsförvaltningen

Papper och digitalt

Beslutsattestanter inom stadsledningsförvaltningen

Papper och digitalt

Systemdokumentationer och behandlingshistorik

Kronologisk Digitalt Server Bevaras Agresso

Systemloggar Kronologisk Digitalt Server 10 år Agresso

Årsbokslut staden samt kommun- koncernen

Bokslutsavstämningar, (exkl kund, likvid och leverantör)

Närarkiv samt server 10 år 2 år

Konsolideringsfil staden Kronologisk Digitalt Server 10 år Agresso

Underlag till årsredovisning staden Kronologisk Digitalt Server 10 år Agresso eller Excel

Konsolidering kommunkoncernen inklusive balansräkning och resultaträkning

Kronologisk Digitalt Server 10 år Ocra

Underlag till årsredovisning kommunkoncernen

Kronologisk Digitalt Server 10 år Ocra och Excel

Årsbokslut HSFAB- koncernen

Årsredovisning HSFAB-koncernen Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron HSFAB = Helsingborgs Stads Förvaltning AB

Konsolidering HSFAB-koncernen inklusive balansräkning och resultaträkning

Underlag till årsredovisning HSFAB- koncernen

Delårsrapport och delårsbok- slut från de verksamhets- drivande bolag- en i kommun- koncernen

Delårsrapport och delårsbokslut Kronologisk Fil Server Bevaras

Delårsbokslut staden samt kommun- koncernen

Bokslutsavstämningar, (exkl kund, likvid och leverantör)

Närarkiv 10 år 2 år

Konsolideringsfil staden Kronologisk Digitalt Server 10 år Agresso

(13)

Underlag till delårsbokslut staden Kronologisk Digitalt Server 10 år Agresso eller Excel

Konsolidering kommunkoncernen inklusive balansräkning och resultaträkning

Underlag till delårsbokslut kommunkoncernen

Löpande redovisning

Ekonomihandboken Systematisk Digitalt Server 10 år Wordpress Versionshantering. Alla ändringar behöver

finnas i 10 år efter att de upphört

Ekonomimodell (Kontoplan och konteringsdimensioner)

Systematisk Digitalt Server Bevaras Agresso

Grundbokföring Kronologisk Digitalt Server Bevaras Agresso

Huvudbokföring Systematisk Digitalt Server Bevaras Agresso

Saldobalans Systematisk Digitalt Server 10 år Agresso Stadens saldobalans ska tas ut i samband

med helårsrapport, delårsbokslut och årsbokslut

Huvudboksverifikationer Kronologisk Digitalt Server 10 år Agresso

Kvitton i pappersform Systematisk Papper Närarkiv 10 år 2 år

Anläggningsregister Systematisk Digitalt Server 10 år Agresso Stadens anläggningsregister ska tas ut i

samband med delårsrapport, delårsbokslut och årsbokslut

Kund- fakturering

Försäljningsorder med bifogade underlag Systematisk Fil Server 10 år Agresso

Kundfakturor OSL (SFS

2009:400) 21 kap 3 och 7 §§

PuL

Systematisk Fil Server 10 år Agresso Sekretess kan förekomma

Kundreskontra OSL (SFS

2009:400) 21 kap 3 och 7 §§

PuL

Per bokslut Digitalt Server 10 år Agresso Sekretess kan förekomma.

Stadens kundreskontra ska tas ut i samband med delårsrapport, delårsbokslut och årsbokslut

Kontoavstämning kundfordringar med tillhörande underlag (T1, T2 och årsbokslut)

Systematisk Papper och digitalt

Närarkiv och server 10 år 2 år

Fakturajournaler Kronologisk Digitalt Server 10 år Agresso

Inbetalningar per fil Kronologisk Fil Server Gallras efter

filinläsning i Agresso

OCR-listor på banken

Manuella inbetalningar Kronologisk Papper och

digitalt

Tjänsterum och i närarkiv samt server

10 år 2 år Agresso

Utbetalningar via kundreskontran Kronologisk Papper och

digitalt

Tjänsterum och i närarkiv samt server

(14)

Fakturapåminnelser Kronologisk Fil Server 2 år efter inaktualitet

Idata

Krav- hantering

Inkassokrav Kronologisk Fil Server 2 år efter

inaktualitet

Predator

Långtidsbevakning Kronologisk Papper Närarkiv 2 år efter

inaktualitet

2 år efter att ärendet är avslutat

Intrum Justitia Registreras manuellt i Intrums system.

Papperskopia hos staden Betalningsföreläggande Kronofogden Kronologisk Fil och papper Tjänsterum samt

närarkiv efter avslut

2 år efter inaktualitet

2 år efter att ärendet är avslutat

Predator

Avslutade inkassoärenden PuL Kronologisk Papper och

digitalt

Närarkiv Digitalt i 6 måna- der efter avslut. På papper i 10 år

Predator

Avbetalningsplaner Kronologisk Fil och papper Tjänsterum samt

närarkiv efter avslut 10 år

Kundfaktu- rering i Vitec Nova (MEX)

Hyresaviseringar, tomtförsäljningar Systematisk Digitalt Server 10 år Vitec Nova

Fakturor Systematisk Digitalt Server 10 år Vitec Nova

Bokföringsfil till Agresso Kronologisk Integrationsfil Server 10 år

Inbetalningar per fil Kronologisk Fil Server 10 år Läser in fil från Plusgirot

Fakturapåminnelser Kronologisk Digitalt Server 10 år Vitec Nova

Inkassokrav Kronologisk Digitalt Server 10 år Vitec Nova

Avbetalningsplaner Systematisk Digitalt Server 10 år Vitec Nova Avser överenskommna delbetalningar av

fakturor

Kundreskontra Systematisk Digitalt Server 10 år Vitec Nova Kundreskontra ska tas ut i samband med

delårsrapport, delårsbokslut och årsbokslut

Kontoavstämning kundfordringar med tillhörande underlag (T1, T2 och årsbokslut)

Systematisk Digitalt Server 10 år

Avstämningslistor Kronologisk Digitalt Server 10 år Vitec Nova

Hantera leverantörs- fakturor

Pappersfakturor, skannade OSL (SFS

2009:400) 31 kap 16 §

Närarkiv och server 10 år 2 år Agresso Sekretess kan förekomma

Elektroniska fakturor, SVE-fakturor och EDI- fakturor

OSL (SFS 2009:400) 31 kap 16 §

Kronologisk Fil Server 10 år Agresso Sekretess kan förekomma

Flyttade fakturor Kronologisk Papper Tjänsterum och

närarkiv

Ersättningar och kompensation för utlägg Kronologisk Papper och digitalt

Närarkiv och server 10 år 2 år Agresso

Reverserade fakturor Kronologisk Papper Tjänsterum och

närarkiv

(15)

Påminnelser, inkassokrav, kronofogden till staden

Kronologisk Papper Tjänsterum 10 år Till den del det inte utgör räkenskaps-

material gallras underlaget när reglering av ursprungsskuld sker

Leverantörsreskontra OSL (SFS

2009:400) 31 kap 16 §

Systematisk Digitalt Server 10 år Agresso Sekretess kan förekomma.

Leverantörsreskontra ska tas ut i samband med delårsrapport, delårsbokslut och årsbokslut

Inläsningsfiler från Pagero och InExchange samt Tieto (EDI)

Kronologisk Digitalt Server 10 år

Utbetalningsfiler till banken från Agresso Kronologisk Digitalt Server 10 år

Återredovisning från banken Kronologisk Digitalt Server 10 år Läses in i Agresso

Kontoavstämning leverantörsskulder med tillhörande underlag (T1, T2 och årsbokslut)

Systematisk Papper Närarkiv 10 år 2 år

Skatte- redovisning

Momsdeklaration affärsmoms Systematisk Papper Tjänsterum och

närarkiv

10 år 5 år Alla avstämningar sparas digitalt på server

Momsdeklaration kommunmoms Systematisk Papper Tjänsterum och

närarkiv

Återsökning kommunmoms Systematisk Papper Tjänsterum och

närarkiv

Arbetsgivaravgifter Systematisk Papper Tjänsterum och

närarkiv

Rättelser av deklarationer och korrespondens i samband med detta

Systematisk Papper Tjänsterum och närarkiv

Skattekontot transaktioner Kronologisk Papper Tjänsterum och

närarkiv

10 år Agresso

Årlig inkomstdeklaration Diarieförs

kronologisk

Papper Registraturen Bevaras 10 år Ciceron

Kassa, bank Kontoutdrag Nordea Kronologisk Digitalt Server 10 år

Kontoutdrag Swedbank Kronologisk Digitalt Server 10 år

Kontoutdrag ICA-Banken Kronologisk Digitalt Server 10 år

Kontoutdrag SEB Kronologisk Papper Närarkiv 10 år 2 år

Kontoutdrag Handelsbanken Kronologisk Papper Tjänsterum och

närarkiv

10 år 2 år

Handkassor och övriga kontantkassor - redovisning

Tjänsterum och närarkiv samt server

Kontoavstämning likvida medel med tillhörande underlag (T1, T2 och årsbokslut)

Systematisk Papper Närarkiv 10 år 2 år

Finansenheten Borgensansökningar Diarieförs

kronologisk

Papper och digitalt

(16)

Internbank Avtal certifikatsprogram Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Avtal MTN-program Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

MTN lån slutliga villkor Systematisk Papper och

digitalt

Tjänsterum och server

10 år

Derivatavtal Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Avtal om revolverande kreditfacilitet Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Intern utlåning inom kommunkoncernen, reverser

Systematisk Papper och digitalt

10 år

Beslut om Nordea bankkort med privat betalningsansvar

Kronologisk Papper Tjänsterum Efter anställning- ens upphörande

Internbanksrapporter Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Riskrapporter Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Centralt admi- nistrerade bolag

Årsredovisningar inklusive revisionsberättelser

Papper och digitalt

Grundbokföring Kronologisk Digitalt Server Bevaras Agresso

Huvudbokföring Systematisk Digitalt Server Bevaras Agresso

Kodplan Systematisk Digitalt Server Bevaras Agresso

Saldobalans Systematisk Digitalt Server 10 år Agresso

Verifikationer Kronologisk Delvis papper

samt digitalt

10 år Agresso

Bokslutsavstämningar för delårsbokslut samt årsbokslut

Systematisk Papper Tjänsterum 10 år

Deklarationer Kronologisk Papper och

digitalt

10 år

Kapitalförvalt- ning för Sam- förvaltning och Dunkers Dona- tionsfond nr 1

Årsrapport för finansverksamheten avseende internbanken och kapitalförvaltningen för stiftelse och donationsförvaltning

Papper och digitalt

Tertialrapporter stiftelser april, augusti och december

Kronologisk Digitalt Server 10 år

Notor: Köp och försäljning av värdepapper Kronologisk Papper och digitalt

10 år Agresso

Portföljrapporter placeringar Kronologisk Papper och

digitalt

Server 10 år

Balansspecifikationer per december Systematisk Papper Tjänsterum 10 år

Riskrapporter Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

(17)

Centralt admi- nistrerade stiftelser

Årsredovisningar inklusive revisionsberättelser

Kronologisk Papper Närarkiv Bevaras 2 år

Årsrapport för ej bokföringsskyldiga stiftelser Kronologisk Papper Närarkiv Bevaras 2 år

Årsbokslut inkl balansräkning och resultaträkning

Systematisk Digitalt Server Bevaras Agresso Samförvaltning

Grundbokföring Kronologisk Digitalt Server Bevaras Agresso Samförvaltning

Huvudbokföring Systematisk Digitalt Server Bevaras Agresso Samförvaltning

Kodplan Systematisk Digitalt Server Bevaras Agresso Samförvaltning

Saldobalans Systematisk Digitalt Server Bevaras Agresso Samförvaltning

Verifikationer Kronologisk Delvis papper

samt digitalt

Närarkiv och server 10 år Agresso Samförvaltning

Deklarationer Kronologisk Papper Närarkiv 10 år 2 år

Stiftelseurkunder Kronologisk Papper Närarkiv Bevaras

Bidragsansökningar och beslut Kronologisk Papper Närarkiv Bevaras 2 år Ej allmänna handlingar

Protokoll Kronologisk Papper Närarkiv Bevaras 5 år Ej allmänna handlingar

Anmälningar till stiftelseregistret Kronologisk Papper Närarkiv Bevaras

Registreringsbevis från Länstyrelsen Kronologisk Papper Närarkiv Bevaras

(18)

Dokumenthanteringsplan för:

Familjen Helsingborg

Sekretariatet Kallelse till möten Kronologisk Digitalt Mapp, server Vid inaktualitet

Protokoll och underlag från samarbetskommitténs möten

Papper och digitalt

Protokoll och underlag från kommundirektörsgruppens möten

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Cicecon

Protokoll och underlag från kollektivtrafikgruppens möten

Papper och digitalt

Protokoll och underlag från infrastrukturgruppens möten

Papper och digitalt

Årsredovisning Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Verksamhetsberättelse Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Revisionsberättelse Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Verksamhetsplan Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Avtal/samarbetsavtal Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Remisser Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Svar på remisser Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

(19)

Dokumenthanteringsplan för:

HR

Rekrytering Platsannons Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Visma recruit

Finns kvar tills systemet töms av Visma recruit

Lista över sökande Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron Lista från Visma recruit samt ett dokument

som anger vem som fått tjänsten

Meddelande som skickas till sökande t ex om avbruten ansökningsprocess

Per tjänst Digitalt Databas Vid inaktualitet Visma recruit Finns kvar tills systemet töms av Visma

recruit Ansökningshandlingar, antagna OSL (SFS

2009:400) 21 kap alt 39 kap

Personnummer Papper i personalakt Digitalt

Närarkiv Databas

Bevaras Vid anställningens upphörande

Visma recruit Finns kvar tills systemet töms av Visma recruit

Ansökningshandlingar, ej antagna OSL (SFS 2009:400) 21 kap alt 39 kap

Per tjänst Digitalt Databas 2 år Visma recruit Finns kvar tills systemet töms av Visma

recruit

Resultat från tester under rekrytering OSL (SFS 2009:400) 21 kap alt 39 kap

Personnummer Papper i pesonalakt

Närarkiv Bevaras Vid anställningens

upphörande

System för test

Resultat från tester under rekrytering, ej antagna

OSL (SFS 2009:400) 21 kap alt 39 kap

Personnummer Papper i pärm Tjänsterum 2 år System för test

Anställningsavtal Personnummer Papper i

personalakt Digitalt

Närarkiv Databas

WinLas

Kopior på betyg och intyg Personnummer Papper i

personalakt

upphörande

Utdrag ur belastningsregister Personnummer Papper i

personalakt

upphörande

Spontanansökningar Kronologisk Papper och

digitalt

Registraturen 6 månader Ciceron

Information, överens- kommelser nyanställda

Beslut om bisyssla Personnummer Papper i

personalakt

upphörande

Blankett för behörighet till HR-system Personnummer Papper i pärm Närarkiv Vid inaktualitet till pärm för avslutad behörighet

(20)

Blankett för avslutad behörighet till HR- system

Alfabetisk Papper i pärm Närarkiv 3 år

Tillåtelse att öppna anställds post Alfabetisk Papper Registraturen Vid inaktualitet

Information om närmast anhörig Personnummer Papper Krislåda, pärm

Tjänsterum

Vid inaktualitet

Personalakt:

Ansökningshandlingar, antagna Resultat från tester under rekrytering, antagna

Anställningsavtal Kopior på betyg och intyg Utdrag ur belastningsregister Beslut om bisyssla Arbetsskadeanmälan, tillbud Ledighetsansökan, långtidsfrånvaro Uppsägning på egen begäran av arbetstagaren

Uppsägning från arbetsgivaren Tjänstgöringsbetyg

Tjänstgöringsintyg Dödsfallsintyg Pensionsansökan Pensionsbrev

Tjänstegruppliv, efterlevande Semesterdagstillägg

Personnummer Papper i personalakt

Tjänsterum, arkivskåp

Förvaltningschefernas personalakter förvaras på arbetsgivarenheten. Övriga personalakter förvaras hos HR konsult

Medarbetare Medarbetarenkät, resultat stadsöver- gripande och förvaltning

Papper och digitalt

Medarbetarenkät, resultat avdelning, enhet Kronologisk Digitalt Server 10 år

Medarbetarplan Papper Tjänsterum Vid anställningens

upphörande

Blir allmän handling när medarbetarens anställning upphör

Sjukdom, skada, rehab- utredningar

Arbetsskadeanmälan, tillbud OSL (SFS 2009:400) 21 kap 1 § alt 39 kap 2 §

Personnummer Papper i personalakt Digitalt

Närarkiv Server

Lisa Kan omfattas av sekretess. Anmälan om skada/tillbud görs i systemet Lisa, papper sparas i personalakt

Läkarintyg OSL (SFS

2009:400) 21 kap 1 § alt 39 kap 2 §

Papper Ansvarig chefs tjänsterum eller hos HR-konsult

Gallras skyndsamt senast när den anställde åter är i tjänst på full tid

Kan omfattas av sekretess

Rehabiliteringsutredningar och handlingar i rehabiliteringsärenden

OSL (SFS 2009:400) 21 kap 1 § alt 39 kap 1 alt 2 §§

Personnummer Digitalt Server Bevaras Adato Kan omfattas av sekretess. Handlingar

scannas in till Adato och kopplas till rehabärende. OBS! ej läkarintyg

(21)

Överenskommelse med försäkringskassan Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Frånvaro Ledighetsansökan, långtidsfrånvaro, barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader

upphörande

Ledighetsansökan samt beslut, kortare än 6 månader

Personnummer Digitalt 2 år Personec P Uppgifterna finns i systemet

Avslut Uppsägning på egen begäran av arbetstagaren

upphörande

Information om avgångsväg anges i WinLas

Varsel om uppsägning Personnummer Papper i

personalakt

upphörande

Uppsägning från arbetsgivaren Personnummer Papper i

personalakt

upphörande

Tjänstgöringsbetyg Personnummer Papper i

personalakt

upphörande

Tjänstgöringsintyg Personnummer Papper i

personalakt

upphörande

Dödsfallsintyg från Skatteverket Personnummer Papper i

personalakt

upphörande

Pension Pensionsansökan Personnummer Papper i

Tjänsterum, pensionshand- läggare, server

Bevaras Kvartalsvis Scannas och sparas på server, original till

stadsarkivet.

Pensionsbrev Personnummer Papper i

Bevaras Kvartalsvis Scannas och sparas på server, original till

stadsarkivet.

Kopior på försäkringskassans beslut om förtidspension/bidrag

Personnummer Papper i pärm Tjänsterum, pensionshand- läggare

Gallras vid pensionsavgång

IT-system till- handahålls av KPA

Information registreras hos KPA

Förfrågningar från KPA, SPV om

pensionsgrundande lön, underlag för ändring

Personnummer Papper i pärm Tjänsterum, pensionshand- läggare

5 år

Kopior av anställningshistorik Personnummer Papper i pärm Tjänsterum, pensionshand- läggare

5 år

Anställningshistorik Personnummer Papper i pärm Närarkiv

Arbetsgivarenheten

Bevaras Kontinuerligt efter aktualitet

Tjänstegruppliv, efterlevande Personnummer Papper i

Bevaras Kvartalsvis Scannas och sparas på server, original

skickas till stadsarkivet

Förtroendevaldas pensionsuträkningar Personnummer Papper i pärm Tjänsterum, pensionshand- läggare

Bevaras När förtroendevald går i pension

När förtroendevald går i pension läggs dokumentet i pensionsakten som skickas till stadsarkivet

(22)

Redovisningar av pensionskostnader Personnummer Papper i pärm Tjänsterum, pensionshand- läggare

1 år

Meddelande från KPA att pensionstagare avlidit

Papper Vid inaktualitet Meddelandet strimlas vid ankomst

Facklig sam- verkan, för- handling

Central samverkansgrupp CESAM, kallelse Kronologisk Digitalt Server Bevaras 1 år Ciceron

Central samverkansgrupp CESAM, bilagor Kronologisk Digitalt Server Bevaras 10 år Ciceron

Central samverkansgrupp CESAM, protokoll Kronologisk Papper och digitalt

Tjänsterum Server

Bevaras 5 år Ciceron Arbetsgivarenheten

Förvaltningens samverkansgrupp FSG, bilagor Kronologisk Papper i mapp Registraturen Bevaras 10 år

Förvaltningens samverkansgrupp FSG, protokoll

Kronologisk Papper i mapp Registraturen Bevaras 10 år

Löneöversyn, överläggningsprotokoll Kronologisk Papper i pärm Digitalt

Tjänsterum Server

Bevaras 5 år

Löneöversyn, avstämningsprotokoll Kronologisk Papper i pärm Digitalt

Tjänsterum Server

Bevaras 5 år

Begäran om förhandling/överläggning Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Tjänsterum Server

Bevaras 10 år Ciceron Efter 5 år till registraturens närarkiv

Bekräftelse på mottagen begäran om förhandling

Papper och digitalt

Tjänsterum Server

Arbetsrätt, förhandlingsprotokoll Diarieförs Kronologisk

Papper i pärm Digitalt

Tjänsterum Server

Arbetsrätt, överläggningsprotokoll Diarieförs Kronologisk

Papper i pärm Digitalt

Tjänsterum Sever

Lokala kollektivavtal Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Tjänsterum Server

Bevaras 5 år Ciceron

MBL-protokoll Kronologisk Papper i akt

Digitalt

Registraturen Bevaras 5 år Ciceron HR-konsulten

Löneförhandlingssystem Digitalt Server Personec

förhandling

Datasystem för löneöversynsförhanding

Lön

Lönebeslut Förvaltningsvis Papper i pärm Tjänsterum Bevaras 2 år Arbetsgivarenheten

Löneutbetalning som inte hanteras via Självservice

Personnummer Papper i pärm Tjänsterum Närarkiv

10 år

Lönelista för hela staden Personnummer Digitalt Server Bevaras Personec P

Påförda skatteuppgifter Personnummer Digitalt Server 6 år Personec P

Skatteuppgifter, ändringar under året Personnummer Papper i pärm Närarkiv 6 år 3 år Samtliga lönespecialister sätter in

pappersunderlagen i en gemensam pärm

Underlag för skuldhantering Personnummer Papper i pärm Tjänsterum 10 år 3 år Ansvarig lönespecialist har pärmen med

underlag

(23)

Reseräkningar som inte regleras via Självservice

Personnummer Papper i pärm Tjänsterum 10 år 1 år

Reseräkning med kvitto Personnummer Papper i pärm Tjänsterum

Närarkiv efter 1 år

10 år HR-funktion

Underlag för rättelser Personnummer Papper i pärm Tjänsterum

Närarkiv efter 1 år 10 år

Friskvårdsunderlag, månadsavlönade, kvitto

Kronologisk Papper i lådor Närarkiv 10 år 2 år Underlagen skickas till Arbetsgivarenheten

från Benify Friskvårdsunderlag, kvitto, timanställda Personnummer Papper i pärm Närarkiv 10 år

Underlag för privata telefonsamtal Personnummer Papper i pärm Tjänsterum Närarkiv efter 1 år

10 år

Underlag för semesteromställning, ferie- och uppehåll

Personnummer Digitalt Server 10 år Personec P

Underlag för beräkning av semesterskuld, ferie- och uppehållsskuld, kompskuld

Personnummer Digitalt Server Personec P Underlag skickas månatligen till ekonomi

och styrning

Underlag för organisationsförändringar Kronologisk Papper och digitalt

Tjänsterum Server

2 år HelpDesk HRSC har endast kopior, originalen sparas

på varje förvaltning Beslut från myndigheter, t ex

kronofogdemyndigheten, försäkringskassan

Kronologisk Papper i pärm Tjänsterum Vid inaktualitet Gemensam pärm hos den som ansvarar för

arbetsuppgiften

Underlagslista för redovisningar av särskilt högrisksskydd

arbetsuppgiften Underlagslista för redovisningar till

kronofogdemyndigheten

arbetsuppgiften Underlag för arbetsgivaravgifter samt

skatteredovisning

Kronologisk Papper Tjänsterum och server

2 år Underlag skickas månatligen till ekonomi

och styrning Friskvårdsunderlag, kvitto, timanställda Personnummer Papper i pärm Närarkiv 10 år

Begäran om ersättning, t ex resekostnads- ersättning, förlorad arbetsförtjänst, sam- manträdesarvode och förättningsarvode.

Personnummer Papper och digitalt

Närarkiv 10 år

Semesterdagstillägg Personnummer Papper i

personalakt

upphörande

Kopia till HRSC

(24)

Dokumenthanteringsplan för:

Kommunikation

Bild, film Bildbanken Kärnan Digitalt Server 1 bild per objekt

bevaras

5 år

Bildbanken Kärnan, bilder av ringa betydelse Digitalt Server Vid inaktualitet

Bilder Digitalt

Papper

Server Tjänsterum

1 bild per objekt bevaras

5 år

Bilder av ringa betydelse Digitalt

Papper

Server Tjänsterum

Vid inaktualitet

Film Digitalt Bevaras omedelbart Format enligt Riksarkivets direktiv för att

sparas ner i e-arkiv. Direktleverans till stadsarkivet.

Film av ringa betydelse Digitalt Vid inaktualitet

Sändningar från kommunfullmäktiges sammanträden

Sändningarna från budgetmötet och sista mötet för året bevaras. Ljudfil enligt Riksarkivets direktiv

Sociala medier, webbsidor

Webbplatser, sociala medier Bevaras Under utredning av stadsarkivet och

kommunikationsavdelningen (webbenheten).

Meddelanden som innehåller sekretess, personuppgifter, kränkningar eller skapar eller rör ett ärende

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron Ta en skärmdump på meddelandet och

diarieför innan meddelandet gallras från det sociala mediet

Meddelanden av ringa eller tillfällig betydelse Kronologisk Digitalt Server Vid inaktualitet

Förteckning över sociala medier Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron Uppdateras löpande och överlämnas till

registraturen i juni och december.

Allmänt Tillstånd att använda stadsvapnet Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Godkännande av större avsteg från varumärkesplattform

Papper och digitalt

Pressmeddelande Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år My Newsdesk

Ciceron Fysiska och digitala trycksaker om

Helsingborgs stad och dess verksamheter

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron Trycksaker i digital form ska överlämnas till

registraturen i pappersform

Samtyckesavtal för bilder lagrade i bildbanken

Alfabetisk Papper och digitalt

Registraturen Bevaras

Friköpsavtal för bilder lagrade i bildbanken Alfabetisk Papper och digitalt

Registraturen Bevaras

(25)

Visions- fonden

Ansökan, beslut om bidrag, överenskommelse och slutrapport

Papper och digitalt

Registraturen Bevaras 10 år Ciceron Ansökan inkommer via e-tjänst

Protokoll Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

(26)

Dokumenthanteringsplan för:

Kontaktcenter

Ärende- underlag

Databas för återkommande frågor (FAQ) Per uppdrags- givare

Digitalt Grupparbetsplats Vid inaktualitet Informationen förs över till ärende-

hanteringssystemet CRM. Under ständig bearbetning

Leveransöverenskommelser samt tillägg Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Budget- och skuld- rådgivning

Rådgivningsdokumentation OSL (SFS 2009:400) 26 kap 1 §

Alfabetisk i ärendemapp

Papper och digitalt

Arkivskåp Tjänsterum

5 år BOSS (IT-stöd från

Konsumentverket)

Nationell registrering av budget- och skuldrådgivning för jämförelsetal mellan kommuner

Ärendeblankett Alfabetisk i

ärendemapp

Papper Arkivskåp

Tjänsterum

5 år

Fullmakt till kronofogdemyndigheten och inkassoföretag

Papper Arkivskåp

Tjänsterum

5 år

Svar från kronofogdemyndigheten och inkassoföretag med skuldspecifikation

Papper Arkivskåp

Tjänsterum

5 år

Skuldsaneringsansökan till kronofogdemyndigheten

Papper Arkivskåp

Tjänsterum

5 år Uppgifterna hämtas från BOSS

Bekräftelse från kronofogdemyndigheten på mottagen skuldsaneringsansökan

Papper Arkivskåp

Tjänsterum

5 år

Inledande skuldsanering eller avslag från kronofogdemyndigheten

Papper Arkivskåp

Tjänsterum

5 år

Förslag till skuldsanering Alfabetisk i

ärendemapp

Papper Arkivskåp

Tjänsterum

5 år

Begäran om eventuell komplettering Alfabetisk i ärendemapp

Papper Arkivskåp

Tjänsterum

5 år

Beslut från kronofogdemyndigheten om skuldsanering

Papper Arkivskåp

Tjänsterum

5 år

Beslut från kronofogdemyndigheten om skuldsanering

Papper Arkivskåp

Tjänsterum

5 år

Omprövningsansökan till kronofogdemyndigheten

Papper Arkivskåp

Tjänsterum

5 år

Omprövningsbeslut från kronofogdemyndigheten

Papper Arkivskåp

Tjänsterum

5 år

Frivillig uppgörelse och accord

Rådgivningsdokumentation Alfabetisk i ärendemapp

Papper och digitalt

5 år BOSS (IT-stöd från

Konsumentverket)

Nationell registrering av budget- och skuldrådgivning för jämförelsetal mellan kommuner

(27)

Ärendeblankett Alfabetisk i ärendemapp

Papper och digitalt

5 år

Fullmakt till kronofogdemyndigheten och inkassoföretag

Papper och digitalt

5 år

Svar från kronofogdemyndigheten och inkassoföretag med skuldspecifikation

Papper och digitalt

5 år

Betalningsplan Alfabetisk i

ärendemapp

Papper och digitalt

5 år

Avtal Alfabetisk i

ärendemapp

Papper och digitalt

5 år

Energi- och klimatråd- givning

Korrespondens Kronologisk Digitalt Tjänsterum Vid inaktualitet

Statistik Digitalt Vid inaktualitet efter

inrapportering

Kontakten (IT-stöd från Energimyndig- heten)

Företagsrapporter Kronologisk

efter kommun- indelning

Digitalt Mapp, server 5 år

Verksamhetsplan för kommunal energirådgivning

Papper och digitalt

Konsument- rådgivning

Korrespondens Kronologisk Papper och

digitalt

Handläggare 3 år CRM

Statistik Digitalt Mapp, server Vid inaktualitet

efter inrapportering

Konstat Konsumentverket

Nationell registrering av konsumentväg- ledning för jämförelsetal mellan kommuner

Volontär- center

Intresseanmälning för volontäruppdrag Kronologisk Papper och digitalt

Handläggare Vid upphörande

Överenskommelse om volontäruppdrag Kronologisk Papper och digitalt

Handläggare Vid upphörande

(28)

Dokumenthanteringsplan för:

Funktion/Handling Sekretess Registrering Medium Förvaringsplats Bevaras/Gallras

Tidpunkt för leverans

till arkivmyndighet IT-stöd Anmärkning

Mark och exploatering

Mark- och exploatering

Avsiktsförklaring Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Närarkiv Bevaras 10 år Ciceron Avslutade akter sänds till KS registratur

Överenskommelser om fastighetsreglering Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Protokoll från vägföreningar och samfälligheter

Papper och digitalt

Information om bygglov Kronologisk Papper i pärm Tjänsterum Vid inaktualitet

Exploate- ringsärende

Ansökan/beställning av lantmäteri- förrättning

Papper och digitalt

Lantmäteriakt Kronologisk Papper Aktskåp, Närarkiv Bevaras 15 år

Beställning av investeringsprojekt Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Bekräftelse av beställt investeringsprojekt Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Beställning av överlämning/övertagande av skötselytor till Drift och Underhåll, stadsbyggnadsförvaltningen

Papper och digitalt

Bekräftelse av beställd överlämning/

övertagande av skötselytor till Drift och Underhåll, stadsbyggnadsförvaltningen

Papper och digitalt

Beställning av detaljplan Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Ramavtal för exploateringsavtal Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Närarkiv Bevaras Vid behov Ciceron Avslutade akter sänds till KS registratur

Planavtal, original Fastighetsvis Papper Pärm, närarkiv Bevaras 10 år

Planprogram/detaljplan Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Markanvisningsavtal (options-, reservationsavtal)

Papper och digitalt

Marköverlåtelseavtal Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Exploateringsavtal Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

Utredningar Beställning/begäran av offert av konsult Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Inkomna offerter från konsult Diarieförs

Kronologisk

Papper och digitalt

(29)

Uppdragsbekräftelse Diarieförs Kronologisk

Papper och digitalt

Slutrapport för geotekniska utredningar Fastighets- beteckning

Digitalt Server Geoatlas MEX ansvarar för databasen

Slutrapport för övriga utredningar (ex vis dagvatten, buller, värdering)

Papper och digitalt

Markanvis- ningstävling anbud

Protokoll vid anbudsöppning OSL (SFS 2009:400) 19 kap 3 § alt 31 kap 16 §

Papper och digitalt

Närarkiv Bevaras 10 år Ciceron Absolut sekretess gäller fram tills

tilldelningsbeslut har fattats. Även om den absoluta sekretessen hävs kan vissa handlingar fortsätta att omfattas av sekretess. Avslutade akter sänds till KS registratur

Tilldelningsbeslut och tilldelningsbesked OSL (SFS 2009:400) 19 kap 3 § alt 31 kap 16 §

Papper och digitalt

Inkomna bidrag OSL (SFS