ABCD
Advisory KPMG AB 29 november 2016
Antal sidor: 14
Arvika kommun
Granskning av kommunens arbete med sjukfrånvaro
Revisionsrapport
Arvika kommun Granskning av kommunens arbete med sjukfrånvaron 2016-11-29
ABCD
Innehåll
1. Sammanfattning 1
2. Bakgrund 1
3. Syfte 2
4. Avgränsning 2
5. Revisionskriterier 2 6. Ansvarig nämnd/styrelse 3
7. Metod 3
8. Projektorganisation 3 9. Lagstiftning avseende arbetsgivaransvaret 3 10. Styrdokument 4
10.1 Strategisk plan 2016-2018 Budget 2016 4
10.2 Plan för jämställdhet och mångfald 2015-2017 5
10.3 Arbetsmiljöpolicy 6
10.4 Rehabilitering 6
11. Iakttagelser och bedömningar 8
11.1 Finns ändamålsenliga och kommunövergripande policys, mål och riktlinjer gällande kort- och långsiktig sjukfrånvaro och hur efterlevs dessa? 8 11.2 Hur genomförs arbetet med att minska sjukfrånvaron? 9 11.3 Har kommunstyrelsen genomfört någon kommunövergripande analys av
orsaker till hög sjukfrånvaro? 9
11.4 Vilka åtgärder och aktiviteter har vidtagits och planerats. Vilka effekter
har eventuella åtgärder fått? 10
11.5 Vilket förebyggande arbete görs för att förhindra sjukfrånvaron? 11 11.6 Finns tillräckligt med stöd till chefer att arbeta med sjukfrånvaron? Vilka
resurser avsätter kommunen till arbetet med att minska sjukfrånvaron? 11 11.7 Finns ändamålsenliga rutiner för arbetet med rehabilitering? 12 11.8 På vilket sätt implementeras nya metoder och hur uppdaterar kommunen
sig på nyheter inom området? 12
1. Sammanfattning
Vi har av Arvika kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens arbete med sjukfrånvaro. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2016.
Mellan 2010 – 2014 har sjukfrånvaron i Sveriges kommuner ökat från 5,0 procent till 6,3 procent.
I Arvika kommun har man i årsredovisningen för 2014 uppmärksammat att samma trend går att se i Arvika då sjukfrånvaron likt genomsnittet för riket fortsätter att öka. År 2014 uppgick sjukfrånvaron i Arvika till 6,2 procent. Sjukfrånvaron har sedan fortsatt att öka och var 2015 7,1 procent och 2016, perioden januari till juni 7,9 procent.
Revisorerna bedömer därför att kommunens arbete med och hantering av sjukfrånvaron behöver granskas.
Våra rekommendationer är:
• Arbetsmiljöpolicyn är inte uppdaterad sedan 2001. Vi anser att kommunstyrelsen måste uppdatera policyn.
• Kommunstyrelsen måste säkerställa att samtliga chefer arbetar i enlighet med beslutade policys, mål och riktlinjer.
• Kommunstyrelsen bör genomföra en analys där de bakomliggande orsakerna till Arvikas höga sjukfrånvaro och vad de beror på kartläggs.
• Åtgärderna i Plan för jämställdhet och mångfald 2015-2017 bör brytas ned på verksamhetsnivå och ytterligare konkretiseras.
• Kommunstyrelsen bör tillse att samtliga chefer använder Adato för att dokumentera rehabprocessen. Vi rekommenderar även att kommunstyrelsen ska följa upp att cheferna använder systemet i den utsträckning och på det sätt som är tänkt.
2. Bakgrund
Vi har av Arvika kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens hantering av sjukfrånvaro. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2016.
Mellan 2010 – 2014 har sjukfrånvaron i Sveriges kommuner ökat från 5,0 procent till 6,3 procent.
I Arvika kommun har man i årsredovisningen för 2014 uppmärksammat att samma trend går att se i Arvika då sjukfrånvaron likt genomsnittet för riket fortsätter att öka. År 2014 uppgick sjukfrånvaron i Arvika till 6,2 procent. Revisorerna bedömer därför att kommunens arbete med och hantering av sjukfrånvaron behöver granskas.
Utifrån ovanstående samt genom sin riskanalys anser revisorerna i Arvika kommun att en fördjupad granskning av kommunens arbete med sjukfrånvaro bör genomföras
3. Syfte
Syftet med granskningen är att kartlägga och bedöma om kommunens arbete med sjukfrånvaro och rehabilitering har varit ändamålsenligt och effektivt.
Vi har därför granskat
• Finns ändamålsenliga och kommunövergripande policys, mål och riktlinjer gällande kort- och långsiktig sjukfrånvaro och hur efterlevs dessa?
• Hur genomförs arbetet med att minska sjukfrånvaron?
• Har kommunstyrelsen genomfört någon kommunövergripande analys av orsaker till hög sjukfrånvaro?
• Vilka åtgärder och aktiviteter har vidtagits och/eller planerats?
• Vilka effekter har eventuella åtgärder fått?
• Vilket förebyggande arbete görs för att förhindra sjukfrånvaron?
• Finns tillräckligt stöd till chefer att arbeta med kort- och långsiktig sjukfrånvaro?
• Vilka resurser avsätter kommunen till arbetet med att minska sjukfrånvaron?
• Finns ändamålsenliga rutiner för arbetet med rehabilitering?`
• På vilket sätt nya metoder implementeras och hur uppdaterar kommunen sig på nyheter inom området?
4. Avgränsning
Granskningen har omfattat kommunstyrelsen.
5. Revisionskriterier
Vi har bedömt om verksamheten uppfyller
• Aktuell lagstiftning
• Fullmäktigebeslut
• Interna riktlinjer och rutinbeskrivningar
6. Ansvarig nämnd/styrelse
Granskningen har avsett kommunstyrelsen
Rapporten är saklighetsgranskad av kommunchef, personalchef, rehabkonsult, förvaltningschef Lärande och stöd och förvaltningschef Vård och omsorg.
7. Metod
Granskningen har genomförts genom:
1. Dokumentstudie av relevanta dokument
2. Intervjuer med kommundirektör, personalchef, rehabkonsult, verksamhetschef vård och omsorg och verksamhetschef Lärande och stöd.
8. Projektorganisation
Granskningen har genomförts av Jesper Wigh, konsult, under ledning av Karin Helin Lindqvist, certifierad kommunal revisor.
9. Lagstiftning avseende arbetsgivaransvaret
Arbetsgivaren har enligt arbetsmiljölagen ett ansvar för de anställdas arbetsmiljö.
Den 31 mars 2016 trädde en ny arbetsmiljöföreskrift i kraft AFS 2015:4, Organisatorisk och social arbetsmiljö. I och med denna föreskrift förtydligas kraven på arbetsgivaren avseende den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Det ställs bland annat krav på att arbetsgivaren ska sätta upp mål för en god organisatorisk och social arbetsmiljö, som syftar till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa och att dessa ska dokumenteras skriftligt.
Lagen (1991:1047) om sjuklön reglerar ersättning och villkor under sjuklöneperioder. Under de första 14 dagarna i en sjukperiod ansvarar arbetsgivaren för sjuklön till sina
tillsvidareanställda och de som har anställts för minst en månads arbete. Första dagen i sjuklöneperioden är dock en karensdag vilket innebär att ingen sjuklön betalas ut för den dagen. För dag 2–14 i sjuklöneperioden betalar arbetsgivaren sjuklön med 80 procent av lönen och andra eventuella anställningsförmåner (t.ex. ersättning för arbete på obekväm arbetstid) som arbetstagaren går miste om på grund av sjukfrånvaron. Sjuklön beräknas på den faktiska lönen. Till detta kommer för kommunen en kostnad för sjuklön från dag 15-90 då man enligt avtal ersätter 10 % av lönebortfallet. Den anställde tjänar också in pension och till viss del semester under sjukfrånvaron vilket också är kostnader för kommunen.
När en arbetstagare inte kan fullgöra sina skyldigheter i anställningsavtalet på grund av sjukdom aktualiseras arbetsgivarens rehabiliteringsansvar. Först när arbetsgivaren fullgjort sitt
rehabiliteringsansvar och det kan konstateras att arbetstagaren har en stadigvarande nedsatt arbetsförmåga och inte kan utföra något arbete av betydelse för arbetsgivaren föreligger saklig grund för uppsägning. Detta innebär arbetsgivaren även ska gjort en noggrann
omplaceringsutredning.
Rehabilitering är ett samlingsbegrepp för åtgärder av medicinsk, arbetslivsinriktad, yrkesinriktad och social art. Den arbetslivsinriktade rehabiliteringen handlar om åtgärder på och i nära
anslutning till arbetsplatsen och syftar till att den arbetstagare som är drabbad av en skada eller sjukdom ska återfå eller behålla sin arbetsförmåga och återgå i arbete. Ansvaret omfattar alla sjukfall, även de där arbetsplatsen inte är den direkta orsaken till sjukfrånvaron. Arbetsgivarens ansvar rör den arbetslivsinriktade rehabiliteringen.
I arbetsgivarens ansvar ligger att kräva läkarintyg efter sju kalenderdagar, kontakta företagshälsovården vid föreliggande rehabiliteringsbehov, genomföra regelbundna rehabiliteringsmöten, tillse att en arbetsförmågebedömning görs.
För att gemensamt arbeta för ett sundare arbetsliv och motverka sjukfrånvaro och ohälsa tecknade Sveriges kommuner och landsting (SKL) och de fackliga förbunden inom sektorn i augusti 2016 en avsiktsförklaring. I denna står att de gemensamt ska arbeta för att ”utveckla och genomföra åtgärder för att säkerställa ett förebyggande arbetsmiljöarbete och i förlängningen ett friskt arbetsliv, god arbetsmiljö, förbättrade rehabiliteringsinsatser och snabbare och hållbar återgång i arbete för de som befinner sig i sjukskrivning, med målet att sänka sjukfrånvaron i kommuner och landsting till en låg och stabil nivå.” I avsiktsförklaringen ingår också ett antal åtgärder för att uppnå målen. Parterna har också formulerat ett antal förslag till regeringen på åtgärder. Då denna avsiktsförklaring nyligen tecknats går det ännu inte att veta vilka effekter det kommer att ge hos de enskilda kommunerna.
10. Styrdokument
Arvika kommun har tagit fram ett antal kommunövergripande dokument där arbetet med att minska sjukfrånvaron finns beskrivna.
10.1 Strategisk plan 2016-2018 Budget 2016
I dokumentet ”Strategisk plan 2016-2018” anges i omvärldsbevakningsavsnittet att arbetsmiljö och förbättrade hälsotal är en fortsatt viktig strategisk fråga för Arvika kommun. Sjuktalen och framförallt den psykiska ohälsan har ökat i hela landet och även i Arvika kommun. Arbete pågår för att sänka sjukfrånvaron, ett arbete som behöver utvecklas ytterligare i samarbete med bland andra företagshälsovården.
Under avsnittet ”Vision” anges att ett strategiskt mål i kommunen är ”Vi är en attraktiv
arbetsgivare, där medarbetarna trivs, utvecklas och är stolta över att ge god service”. En strategi för att nå det strategiska målet är; ”Vi arbetar för medarbetarnas hälsa och trivsel”.
Som kommunövergripande verksamhetsmål för 2016-2018 anges: ”Vi har hälsofrämjande arbetsplatser och en stor andel friska medarbetare”. Indikator för målet är att sjukfrånvaron understiger 4,9 %. Avstämning ska ske vid tertialbokslut och bokslut. Delmål under perioden är 5,5 % 2016, 5,2 % 2017 och 4,9 % 2018.
Kommentar
Arvika kommun når inte upp till de satta målen avseende sjukfrånvaro. Enligt
”Årsredovisning 2015” var sjukfrånvaron för hela året 7,3 %. För 2016 är målet 5,2 % och i ”Delårsrapport 2 2016” anges att sjukfrånvaron för perioden januari till juli 2016 uppgår till 7,9 %. för motsvarande period 2015 var sjukfrånvaron 7,1 %. Delmålet 2016 för verksamhetsmålet kommer därmed sannolikt inte uppfyllas.
10.2 Plan för jämställdhet och mångfald 2015-2017
I ”Plan för jämställdhet och mångfald 2015-2017”, som tagits fram i samverkan med de fackliga organisationerna, beskrivs Arvika kommuns arbete för att motverka diskriminering och främja lika möjligheter oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning samt ålder.
Syftet med planen är att formulera konkreta åtgärder och mätbara mål för arbetet med jämställdhet och mångfald.
Under rubriken ”Arbetsförhållanden” anges att enligt Diskrimineringslagens aktiva åtgärder 3 kap 4 § ska arbetsförhållandena lämpa sig för alla arbetstagare oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning.
Som ett mål anges att ”Andelen långtidsfriska ska öka och sjukskrivningsnivån ska minska, för samtliga medarbetare och för kvinnor i synnerhet”.
Utifrån målet har fyra olika, konkreta åtgärder angetts;
- Utveckla samarbetet med företagshälsovården för att minska all typ av sjukfrånvaro.
Regelbundna arbetsmiljösamtal mellan chef företagssjuksköterska ska vara den ledande modellen för rehabilitering, förebyggande och hälsofrämjande insatser.
- Fortsatta insatser för minskad korttidsfrånvaro inom de verksamheter och enheter där behoven är störst genom att upprätta och följa upp handlingsplaner för enskilda
medarbetare. Fortsatt arbete med det systematiska arbetsmiljöarbetet för att öka andelen långtidsfriska
- Öka kunskapen om psykisk ohälsa genom att utbilda chefer och medarbetare. Åtgärden ska leda till att vi tidigare ska kunna upptäcka och förebygga psykisk ohälsa och även underlätta rehabiliteringen genom ökad förståelse.
- Fortsätta arbetet med att se över chefers arbetssituation vad gäller antal medarbetare och administrativt stöd för att se om det finns behov av åtgärder med syftet att skapa likvärdiga förutsättningar.
Målet ska följas upp under första halvåret 2016 med varje verksamhets ledningsgrupp för att utvärdera om de olika insatserna gett resultat. Uppföljning ska även ske i
medarbetarundersökningen 2016 hur medarbetarna upplever sin fysiska och psykiska arbetsmiljö.
10.3 Arbetsmiljöpolicy
Arvika kommuns arbetsmiljöpolicy är antagen av kommunstyrelsen 2001-02-12 men uppges fortfarande vara giltig.
I policyn anges att alla anställda tillsammans ska eftersträva att Arvika kommun blir en arbetsplats som präglas av en god arbetslivskvalitet. Detta ska uppnås genom att ett antal övergripande mål uppfylls:
- ingen ska behöva drabbas av skada eller ohälsa på grund av arbetet
- ett förebyggande arbete bedrivs så att arbetsskador och sjukskrivningar minimeras - ett samarbete med företagshälsovården bedrivs
Kommentar
Arbetsmiljöpolicyn är inte uppdaterad sedan 2001. Vi anser att kommunstyrelsen måste uppdatera policyn
10.4 Rehabilitering
Arvika kommun har upprättat ett antal dokument som beskriver dels rehabiliteringsansvaret, dels rehabiliteringsprocessen. Det framgår inte av dokumenten vilken instans som har antagit dem eller när.
Rehabiliteringsarbetet beskrivs steg för steg, med en inledande beskrivning av det övergripande syftet med rehabilitering och rehabiliteringsprocessens syfte att identifiera och vidta de åtgärder som medarbetaren behöver för att återgå i arbete.
Rehabiliteringsansvar delas upp dels i medarbetarens ansvar i rehabiliteringsprocessen, dels arbetsgivarens ansvar. Som medarbetare ska man bland annat delta i sin rehabilitering genom att till exempel vara nåbar, lämna de uppgifter som behövs för att kunna avgöra behovet av
rehabilitering samt meddela chef om Försäkringskassans ställningstagande. Arbetsgivaren ska, enligt arbetsmiljölagen, organisera och bedriva arbetsinriktad rehabilitering på ett systematiskt sätt. Arbetsgivaren ska hålla kontakten med den medarbetare som är sjuk och bjuda in till arbetsplatsträffar, utbildningar och annat.
När en medarbetare drabbas av sjukdom inträder arbetsgivarens rehabiliteringsskyldighet och för att kunna hantera den på ett bra sätt är det viktigt att ha en strukturerad rehabiliteringsprocess.
Målet med rehabilitering och rehabiliteringsprocessen är, enligt dokumentet, att få medarbetaren så snart som möjligt att återgå i arbete.
Rehabprocessen beskrivs med nedanstående steg:
1. Sjukanmälan
Sjukanmälan och friskanmälan sker till företagshälsovården. Om medarbetaren varit sjukskriven längre än 14 dagar är det även viktigt att friskanmälan sker till
Försäkringskassan. Det framhålls att det är viktigt att ansvarig chef håller kontakt med den sjukskrivne.
2. Läkarintyg
För att styrka nedsättningen av arbetsförmåga ska medarbetaren lämna läkarintyg till ansvarig chef från och med den 8:e dagen. Enligt bestämmelser i Allmänna Bestämmelser (AB) får arbetsgivaren även begära läkarintyg från den 1:a sjukdagen.
3. Utreda behov av rehabilitering
Ansvarig chef kan kalla till ett samtal för att utreda behovet av rehabilitering antingen för att medarbetaren blivit sjukskriven eller för att medarbetaren begär ett
rehabiliteringsmöte. Det är viktigt att dokumentera mötet.
4. Bedömningssamtal
Om ansvarig chef är osäker på om det finns ett rehabiliteringsbehov kan denna beställa ett bedömningssamtal från företagshälsovården. Efter samtalet från ansvarig chef en återkoppling med förslag på åtgärder.
5. Rehabmöte
Rehabmötet bör hållas så snart som möjligt efter att ett behov av rehabilitering konstaterats, dock senast inom 4 veckor. Rutinen innehåller anvisningar av hur
rehabmötet bör gå till och vad rehabiliteringsplanen ska innehålla. Om medarbetare och arbetsgivare inte kommer överens om arbetsanpassning och annat bestämmer
arbetsgivaren. Försäkringskassan ställer krav på att det av rehabiliteringsplanen ska framgå vilka arbetsuppgifter den anställde har och vilka fysiska och kognitiva krav arbetet ställer.
6. Uppföljande rehabmöten
Åtgärder som beslutats om i rehabiliteringsplanen ska genomföras och följas upp kontinuerligt efter behov. Eventuella korrigeringar ska dokumenteras, föras in i rehabsystemet Adatao. Kopia skickas till Försäkringskassan.
7. Avslut av rehab
Avslut av rehabilitering kan ske på flera olika sätt;
- Återgång i arbete
- Återgång i arbete hos arbetsgivaren är inte möjligt - Medarbetaren medverkar inte i sin rehabilitering
1.
Sjukanmälan 2. Läkarintyg
3. Utreda behov av rehabilitering
4.
Bedömningss amtal
5. Rehabmöte - upprättande av rehabplan
6.
Uppföljande rehabmöten
7. Avslut av rehab
11. Iakttagelser och bedömningar
11.1 Finns ändamålsenliga och kommunövergripande policys, mål och riktlinjer gällande kort- och långsiktig sjukfrånvaro och hur efterlevs dessa?
Granskningen av styrande dokument visar att Arvika kommun har policys, mål och riktlinjer för sjukfrånvaron. Arbetsmiljöpolicyn är inte uppdaterad sedan 2000, men ska uppdateras snarast.
Fullmäktige har fattat beslut om kommunövergripande verksamhetsmål 2016 – 2018 där målet
”Vi har hälsofrämjande arbetsplatser och en stor andel friska medarbetare” är angivet. Målet ska följas upp årligen med ett målvärde på 4,9 % år 2018. I dokumentet ”Plan för jämställdhet och mångfald 2015 – 2017” anges som mål för verksamheten ”Andelen långtidsfriska ska öka och sjukskrivningsnivån ska minska, för samtliga medarbetare och för kvinnor i synnerhet”. Till målet är fyra åtgärder
Intervjuer med ansvariga för verksamheten visar att de styrande dokumenten är lättillgängliga via intranätet och att information om arbetssättet ges till samtliga chefer. Frågan är ständigt aktuell och tas upp vid de flesta av kommunens träffar med samtliga chefer – Ledarforum. Dock arbetar inte alla verksamheter på angivet sätt.
Frågan är aktuell på kommunledningsnivå med strategiska diskussioner med politisk och tjänstemannaledning. Kommunledningsutskott och kommunstyrelsen är informerad om förändringar i statistiken.
Kommunens rehabiliteringsstöd, Adato, infördes under 2015 och uppges vara ett bra verktyg för att få struktur i arbetet med sjukfrånvaro.
Kommentar
Arvika kommun har väl dokumenterade policys, mål och riktlinjer som finns lätt nåbara för chefer och medarbetare på intranätet.
Granskningen visar att frågan är aktuell och hålls levande på framför allt ledningsnivå. Däremot är mål etc inte helt förankrade i verksamheterna. Arbete pågår med att öka medvetenheten och efterlevnaden. Vi anser att kommunstyrelsen måste säkerställa att samtliga chefer arbetar i enlighet med beslutade policys, mål och riktlinjer.
Arbetsmiljöpolicyn är inte uppdaterad sedan 2001. Vi anser att kommunstyrelsen måste tillse att policyn uppdateras snarast om den ska anses vara gällande.
11.2 Hur genomförs arbetet med att minska sjukfrånvaron?
Kommunen har inrättat en tjänst som Rehabkonsult som verkar som ett stöd för verksamheterna.
Rehabkonsultens främsta arbetsuppgift är att arbeta med åtgärder utifrån målen. Rehabkonsulten erbjuder metodstöd och verkar som stöd för cheferna. Rehabsystemet Adato ger struktur till arbetet med sjukfrånvaro och ger möjlighet att fånga upp de medarbetare som har upprepad korttidssjukfrånvaro.
På kommunalcentral nivå har ett avtal tecknats med en privat psykiatriker för att kunna erbjuda rätt stöd i rätt tid till medarbetare som drabbas av psykisk ohälsa. Genom att anlita en psykiatriker får medarbetare rätt diagnos och behandling i ett tidigt skede och möjligheten till tidiga
rehabmöten ökar i jämförelse med landstingets psykiatri och allmän medicin. Ambitionen är även att kunna anlita psykiatrikern till att utbilda chefer i ämnet psykisk ohälsa för att de tidigare ska kunna se signaler bland sina medarbetare.
Diskussioner förs med chefskollegiet för att få svar på frågor som; räcker det administrativa stödet för cheferna i organisationen, vad är ett rimligt antal underställda för chefer på olika nivåer?
Trepartssamtal mellan företagshälsovården, medarbetaren och chef har införts vid upprepad korttidsfrånvaro. Efter samtalen sätts åtgärder in beroende på orsak till frånvaron. Syftet med trepartssamtalen är att snabbare fånga upp korttidsfrånvaro så att det inte övergår i
långtidssjukfrånvaro.
Kommentar
Arvika kommun arbetar med att minska sjukfrånvaron på flera sätt. Införandet av rehabverktyget Adato har inneburit en möjlighet att arbeta på ett mer strukturerat sätt och gett en möjlighet att omvandla policys etc till en process.
Kommunstyrelsen bör tillse att samtliga chefer använder Adato för att dokumentera
rehabprocessen. Vi rekommenderar även att kommunstyrelsen ska följa upp att cheferna använder systemet i den utsträckning och på det sätt som är tänkt.
11.3 Har kommunstyrelsen genomfört någon kommunövergripande analys av orsaker till hög sjukfrånvaro?
Kommunstyrelsen har sett till att den är informerad och hålls uppdaterade på utvecklingen. Bland annat har rehabkonsulten informerat vid två tillfällen under 2016 om de höga sjukskrivningstalen och planerade åtgärder. Vid intervjuer med kommunens tjänstemän anser de att frågan är ”på agendan”, det talas om frågan på alla nivåer från den högsta politiska nivån ner till verksamheten.
Däremot är det de intervjuades åsikt att kommunstyrelsen inte har gjort någon verklig analys av sjuktalen och varför de går upp. Kommunen har ingen sådan funktion på central nivå och resurser måste frigöras om frågan ska hanteras på sådant sätt.
Kommentar
Vid intervjuerna framkommer att kommunstyrelsen inte har beställt någon analys av sjuktalen.
Enskilda frågeställningar har belysts, och kommunstyrelsen är väl insatt kring hur sjuktalen ser ut.
Däremot har inte resultaten analyserats för att klarlägga de bakomliggande orsakerna, och vad de beror på, till att sjuktalen är höga i Arvika kommun. Detta medför att arbetet i viss mån präglas av tyckande utan tillräckligt underlag. Vår rekommendation är att kommunstyrelsen genomför en analys av de bakomliggande orsakerna till den höga sjukfrånvaron och vad de beror på, specifikt för Arvika.
11.4 Vilka åtgärder och aktiviteter har vidtagits och planerats. Vilka effekter har eventuella åtgärder fått?
Kommunen har uppmärksammat frågan om den ökande sjukfrånvaron och vidtagit en mängd åtgärder. En handlingsplan för att uppnå målet ”Andelen långtidsfriska ska öka och
sjukskrivningsnivån ska minska, för samtliga medarbetare och för kvinnor i synnerhet”. De nedbrutna åtgärderna återfinns i ”Plan för jämställdhet och mångfald 201-2017.
Bland annat har trepartssamtal mellan företagshälsovården, chef och medarbetaren för anställda med upprepad korttidsfrånvaro införts. Rehabutbildning för alla chefer med fokus på tidiga insatser har hållits under året. Utbildningen är obligatorisk och närvarokontroll sker. De chefer som inte deltagit på kursen kallas till nästa tillfälle. Genom regelbundna avstämningar med sköterska på företagshälsovården och med personalkonsulter fångas de chefer som är i behov av stöd upp.
Samarbete med psykiatriker via företagshälsovården har inletts för att öka medvetenheten om psykisk ohälsa som en faktor framförallt vid längre sjukfrånvaro.
De genomförda åtgärderna har ännu inte hunnit få någon effekt på sjukfrånvaron. Det uppges att det är vedertaget att de åtgärder som satts in har effekt i att sänka sjukfrånvaron. Statistiken för kommunens samlade hälsotal visar högre sjuktal för 2016 än motsvarande månad 2015, utom september där kurvan viker nedåt.
Kommentar
Kommunstyrelsen har tagit frågan om sjukfrånvaro på största allvar och styr verksamheten, bland annat via mål i Budget 2016. Ingen analys av de planerade åtgärderna har genomförts. Det är dock för tidigt att säga om åtgärderna kommer att visa sig vara effektiva.
Åtgärderna i Plan för jämställdhet och mångfald 2015-2017 bör brytas ned på verksamhetsnivå och ytterligare konkretiseras.
11.5 Vilket förebyggande arbete görs för att förhindra sjukfrånvaron?
På verksamhetsnivå arbetar man förebyggande bland annat genom arbetsplatsträffar som en del av samverkanskedjan. Synpunkter förs upp från arbetsplatsträffar och följs tillsammans med tillbud och arbetsplatsskador upp på central nivå. Syftet är att verka främjande och förebyggande.
Omsorgsverksamheterna arbetar med utbildningar i förflyttningsteknik och översyn av den fysiska arbetsmiljön. Verksamheten har arbetsmöten tillsammans med fastighetsägaren för att få in önskemål om förändringar i den fysiska arbetsmiljön och få snabb feedback på vilka insatser som ska göras.
Lärande och stöd har under våren genomfört en omorganisation där förskoleverksamhetens chefer tillsammans med administration samlats centralt. Syftet var att skapa bättre förutsättningar för samverkan. Förändringen har ännu inte hunnit ge någon effekt.
Arvika kommun genomför medarbetarenkäter vartannat år, senast 2016. Resultatet av enkäten gås igenom av chefer och medarbetare och utgör underlag för en handlingsplan. Handlingsplanen ska upprättas på varje enhet och följas upp av närmsta chef. Resultatet från medarbetarenkäten används i det förebyggande arbetet, t.ex. hur arbetsplatsträffar kan förbättras eller hur man på ett bättre sätt kan arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete i verksamheterna.
Kommentar
Vi konstaterar att kommunen arbetar förebyggande för att förhindra sjukfrånvaro och att korttidssjuka blir långtidssjuka.
11.6 Finns tillräckligt med stöd till chefer att arbeta med sjukfrånvaron?
Vilka resurser avsätter kommunen till arbetet med att minska sjukfrånvaron?
Intervjuerna visar att de intervjuade anser att det finns tillräckligt stöd till chefer att arbeta med sjukfrånvaron. De intervjuade cheferna får inga signaler att stödet är otillräckligt, oavsett om det är på högsta kommunledningsnivå eller i förvaltningen. Cheferna i verksamheten uttrycker att de vet att de har stöd att arbeta med frågan men att de måste ta sig tid.
Kommunen avsätter resurser i form av rehabkonsulten vilken ska ha ett övergripande ansvar för att arbetet med sjukfrånvaron drivs framåt, samt vara ett stöd till chefer på olika nivåer i verksamheten. Dessutom har kommunen de senaste 7 – 8 åren satsat på utbildning för ledare.
Syftet är att sänka sjukfrånvaron över tid då kompetenta chefer ska leda till lägre sjuktal.
Rehabsystemet Adato infördes 2015 och är ett stöd för cheferna i rehabarbetet. De chefer som använder systemet anser enligt de intervjuade att det är hjälp samt att det ger ökad kontroll över processen.
Arvika kommun har en årlig budget för företagshälsovård på ca 1,8 mkr för företagshälsovård.
Kommungemensamt är kostnaden ca 1,3 mkr och resterande belopp är verksamheternas egna insatser.
Kommentar
Samtliga av de intervjuade anser att det finns tillräckligt med stöd för cheferna i verksamheterna att arbeta med sjukfrånvaron. Det är upp till varje chef att ta till sig det stöd som finns.
11.7 Finns ändamålsenliga rutiner för arbetet med rehabilitering?
Kommunstyrelsen har antagit en arbetsmiljöpolicy där det anges att alla anställda tillsammans ska eftersträva att Arvika kommun blir en arbetsplats som präglas av en god arbetslivskvalitet. Detta ska uppnås bland annat genom att följande mål uppfylls:
- ingen ska behöva drabbas av skada eller ohälsa på grund av arbetet
- ett förebyggande arbete bedrivs så att arbetsskador och sjukskrivningar minimeras - ett samarbete med företagshälsovården bedrivs
Utöver arbetsmiljöpolicyn har förvaltningen upprättat dokument kring rehabilitering, rehabiliteringsansvar och rehabiliteringsprocessen.
Rehabprocessen är också beskriven i verktyget Adato. All dokumentation i ett
rehabiliteringsärende finns i Adato och följer medarbetaren oavsett om hen byter arbetsplats eller chef.
Kommentar
Arvika kommun har väl beskrivna och dokumenterade, ändamålsenliga rutiner för arbetet med rehabilitering
Rehabsystemet Adato ger god möjlighet att arbeta med reahabfrågor på ett strukturerat sätt.
11.8 På vilket sätt implementeras nya metoder och hur uppdaterar kommunen sig på nyheter inom området?
Rehabkonsulten har i Arvika uppdraget att ansvara för denna fråga i hela kommunen. Exempelvis deltar hon i samverkansgrupper kring psykisk hälsa och i projekt med Sveriges kommuner och Landsting, SKL, för att höja kunskapsnivån bland chefer i kommunen och för att förbättra samverkan mellan olika aktörer. Syftet med dessa projekt är även att förbättra arbetssätt kring rehabilitering för individen men också för att effektivisera metoder för att lyckas med det förebyggande arbetet inom kommunerna. Enligt de intervjuade har införandet av tjänsten lett till att nya tankesätt och angreppssätt har införts.
Kommunens Ledarforum används som en kanal för att föra ut ny information och hålla frågan aktuell. Intervjuerna visar att kommunikation med cheferna är en nyckel för att få ett väl fungerande arbete kring sjukfrånvaron
Kommentar
Vi noterar att tjänsten som Rehabkonsult inrättats för att få ett samlat grepp om de insatser som görs för att sänka sjukfrånvaron.
Datum som ovan KPMG AB
Karin Helin-Lindkvist Jesper Wigh
Certifierad kommunal revisor Revisor offentlig sektor
