Intern kontroll plan för kommunledningsförvaltningen 2019

(1)

Dnr

KS 2019/014 Kommunledningsförvaltningen

Ekonomiavdelningen

2019-03-04 Kommunstyrelsen

Intern kontroll plan för kommunledningsförvaltningen 2019

Enligt kommunallagen 6 kap 6 § gäller:

Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten.

De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt.

Detsamma gäller när skötseln av en kommunal angelägenhet med stöd av 10 kap 1 § har lämnats över till någon annan.

Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen 6 kap 1 § ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. I detta ligger ett övergripande ansvar för kommunens interna kontroll.

Målet med intern kontroll är att säkerställa:

 Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet

(2)

 Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten

 Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm

Reglemente och tillämpningsanvisningar

I bilaga 1 redovisas Reglemente för intern kontroll med tillämpningsanvisningar.

Risk- och väsentlighetsanalys

De rutiner som väljs ut för granskning bedöms och väljs utifrån risk och väsentlighet enligt följande definitioner:

Risk

Sannolikhetsnivåer för fel

 Osannolik ; risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå.

 Mindre sannolik ; risken är mycket liten att fel ska uppstå.

 Möjlig ; det finns risk för att fel ska uppstå.

 Sannolik ; det är mycket troligt att fel kan uppstå.

 Mycket sannolik ; det är mycket troligt att fel ska uppstå

(3)

Väsentlighet

Påverkan på verksamheten/kostnaden om fel uppstår

 Försumbar; är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen.

 Lindrig; uppfattas som liten av såväl intressenter som kommun.

 Kännbar; uppfattas som besvärande för intressenter och kommun.

 Allvarlig; är så stor att fel helt enkelt inte bör inträffa.

 Mycket allvarlig; är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa.

Kommunledningsförvaltningen - Intern kontrollplan 2019

Moment nr

Avdelning Rutin/

Process

Kontrollmoment Metod Ansvarig Rapport till

Risk/väsentlighet

(4)

kommun- styrelsen

1 Ekonomi-

avdelningen

Statsbidrag Kontroll av

rutiner, rekvisition och redovisning av statsbidrag

Genomgång av sökta och erhållna statsbidrag 2018

Redovisnings- ansvarig och ekonom för respektive förvaltning

Oktober Risk: Möjlig

Väsentlighet:

Påverkan på kommunen kan vara kännbar

2 Ekonomi-

avdelningen

Inkasso Kontroll av rutiner,

nedskrivningar av skulder,

avbetalningsplaner

Genomgång av förfallna

fordringar och inkassoärenden januari-

december 2019

Ekonom, ansvarig för inkassorutin

Oktober Risk: Möjlig

Väsentlighet:

Påverkan på

kommunen kan

vara kännbar

(5)

Momen t nr

Avdelning Rutin/ Process Kontrollmoment Metod Ansvarig Rapport till

kommun- styrelsen

Risk/

väsentlighet

3 HR-

avdelninge n

Föräldraledig- het

Enligt föräldra- ledighetslagen har medarbetare rätt att ansöka om föräldraledighet för högst tre perioder under ett år:

Följer kommunen lagen när det gäller det maximala antalet perioder under ett år?

Granskningen omfattar

HR-chef Oktober Risk: Möjlig

Väsentlighet:

Påverkan på

kommunen kan

vara kännbar

(6)

10 §

Ledigheten får delas upp på högst tre perioder för varje

kalenderår. Om en

ledighetsperiod löper över ett årsskifte, ska den anses höra till det kalenderår då ledigheten påbörjades.

 Ledighetens förläggning

 Antalet ledighets- perioder

Genomförande:

Stickkontroll på 30 stycken

medarbetare som har ansökt om föräldraledighet under 2018 för att se om lagen

efterföljs.

(7)

Momen t nr

Avdelning Rutin/

Process

Kontrollmoment Metod Ansvarig Rapport till

kommun- styrelsen

Risk/

väsentlighet

4 Strategi

och utveckling

Annonsering och

marknadsföri ng i sociala medier

Hur hanteras beställning, redovisning och avstämning av kostnader för annonsering i sociala medier

Genomgång och avstämning månadsvis

Utvecklings- strateg

Oktober Risk:

Sannolik

Väsentlighet:

Lindrig

5 Strategi

och utveckling

Kommunikat ions-policy

Sker kommunikation i enlighet med

policyn

Dokumentation av kommunikationsinsats er i samband med större

evenemang/arrangema ng

Kommunika tör

Oktober Risk: Möjlig

Väsentlighet:

Kännbar

6 Kansli och ledningsst öd

Arkivhanteri ng

Har

kommunstyrelsen en ändamålsenlig

arkivhantering?

Arkivreglemente Ändamålsenlig organisation

Arkivarie Delrapport oktober 2019

Risk: Mycket

sannolik

(8)

Dokumenthanteringspl an

Arkivbeskrivning

Slutrappor t oktober 2020

Väsentlighet:

Allvarlig

7 Kansli och ledningsst öd

Behörighets- kontroll W3D3 och Meetings+

Kontroll av

behörigheter inom hela kommunen

Genomgång och avstämning

System- ansvarig

Oktober Risk: Möjlig

Väsentlighet:

Allvarlig 8 Kansli och

ledningsst öd

Efterlevnad av GDPR

Kontroll av att hantering av personuppgifter efterlevs i enlighet med GDPR

Genomgång av Medborgarportalen (med

kallelser/handlingar/

protokoll) under en månad

Dataskydds- ombud

Oktober Risk: Möjlig Väsentlighet:

Allvarlig