SOLLENTUNA KOMMUN
2013-03-07 Sidan 1 av 3 Bilaga
Inga-Lill Fritsch Charlotte Enges
Dnr 2013/0119 KS-3 Diariekod: Diariekod: 025
Granskning av Intern kontroll - tillförlitlighet i redovisning, system och rutiner för matriella anläggningstillgångar
Bakgrund
Sollentuna kommuns förtroendevalda revisorer har uppdragit åt PWC att genomföra en granskning av intern kontroll - tillförlitlighet i redovisningen, system och rutiner för materiella anläggningstillgångar.
Följande rekommendationer har lämnats till Kommunstyrelsen:
1. Göra en fullständig genomgång och jämförelse avseende de fastigheter som finns registrerade på kommunens
organisationsnummer i Lantmäteriverkets fastighetsregister
gentemot de fastigheter som finns i kommunens anläggningsregister.
Det är viktigt att klart identifiera varje enskild fastighet, det vill säga
"bena upp" anläggningsregistret så att inga klumpvärden finns.
Samma beteckning på respektive fastighet ska finnas både i kommunens anläggningsregister och i Lantmäteriverkets fastighetsregister. Eventuella differenser som kan finnas måste åtgärdas.
2. Lägga in de fordon som finns på kommunens fordonsförteckning i anläggningsregistret. Totalt rör det sig om åtta olika typer av fordon.
3. Att tillse att löpande genomgångar/inventeringar görs över de inventarier som finns inom respektive förvaltning för att säkerställa att det finns substans i det som redovisas i anläggningsregistret, det vill säga att tillgångarna är balansgilla. Det är sju till åtta år sedan en genomgång/kontroll av detta skedde centralt från kommunens sida.
4. Att komplettera de skriftliga riktlinjer/rutinbeskrivningar som finns så att dessa blir mer utförliga, främst avseende regler och rutiner som ska gälla vid utrangeringar, försäljningar, nedskrivningar. Det bör även framgå hur inventering av anläggningstillgångar ska ske och med vilken periodicitet samt i övrigt vilka kontroller som ska ske av substansen i anläggningsregistret.
2013-03-07
Dnr. 2013/0119 KS-3 Sidan 2 av 3
Kommunstyrelsens yttrande
Kommunstyrelsen instämmer till stora delar i granskningsrapportens sammanfattande bedömning med följande kommentarer:
Utgångspunkten för att tillgången ska vara med i anläggningsregistret är att värdet ska överstiga 40 000 kr. Värden under detta belopp betraktas som en driftskostnad och blir kostnadsförda under aktuellt år.
Anläggningsregistret är uppbyggt så att det är ansvarskoden som identifierar vilken förvaltning inventarien/fastigheten tillhör.
Punkt 1
Avstämning av anläggningsregistret mot Lantmäteriverket förutsätter fastighetsbeteckningar. Ett första delmål blir att uppdatera anläggnings- registret med fastighetsbeteckningar, så långt det är möjligt. I ett anteckningsfält i anläggningsregistret finns i många fall redan fastighets- beteckning angivet. Anteckningsfältet kan inte skrivas ut och därför måste genomgång ske direkt i systemet.
Kommunens markvärde är väldigt lågt eftersom det är längesedan det köptes in mark. Det är svårt att veta vilket värde som hör till vilken tomträtt.
En del är säkert anskaffade genom att ett större område har köpts in och sedan avstyckats. Värdet på tomträtterna är så lågt att ett genomsnittsvärde skulle bli 7 500 kr per tomträtt. Eftersom det riktiga värdet inte kan tas fram har inte posten tomträtter delats upp.
Mark som är inköpt under de senaste 10 åren redovisas som separata poster.
Gator och vägar är redovisade med värdet av själva anläggningen och den kan vara belägen på en eller flera fastigheter. Värdet av själva
fastigheten/marken är ofta obefintligt eftersom det inte finns något anskaffningsvärde.
Punkt 2
Några av de fordon som inte finns i anläggningsregistret är släpkärror och har ett värde som understiger 40 000 kr. Det kan förekomma att fordon är färdigavskrivna och därmed inte längre finns kvar i registret. En del av de bilar som är registrerade på kommunen är omhändertagna bilar som har stått övergivna på allmänna platser i kommunen. Syftet med att bilarna skrivs på kommunen är att de ska kunna forslas bort för skrotning. Bilarna ska inte finnas i anläggningsregistret.
2013-03-07
Dnr. 2013/0119 KS-3 Sidan 3 av 3
Punkt 3
Ett arbetssätt, där det ingår att löpande följa upp anläggningsregistret, ska komma i gång under året. En genomgång av vad som finns i anläggnings- registret ska göras tillsammans med berörda förvaltningsekonomer.
Dessutom ska avstämningar ske löpande vid behov.
Under 2012 har trafik- och fastighetskontoret gått igenom posterna i anläggningsregistret och kompletterat med objektkoder. Det har resulterat i att i samband med bokslut 2012 utrangerades en del poster. Till exempel har mindre poster utrangerats som har bokförts som gata men där det inte har blivit någon byggnation utan enbart projektering. Det finns fortfarande en del poster som inte är utredda men processen pågår.
Punkt 4
En uppdatering av rutiner/anvisningar ska göras. De ska bli mer heltäckande och tydligare. Framförallt inom exploaterinsområdet måste klargöras hur redovisningen ska ske. En annan del som bör ses över är fördelningen mellan exploateringsområdet och trafik- och fastighetskontoret i anläggningsregistret.
