Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kanslienheten
Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82
nadja.skog@trosa.se
Kallelse Datum 2021-03-04
Tid: Torsdag den 11 mars 2021, kl. 18:00 Stängt sammanträde Plats: Kommunhuset, Apelviken
Gruppmöte: Majoriteten, kontakta Lena Isoz (M)
Oppositionen (S), kontakta Lennart Tällö (S)
Samtliga ledamöter, ersättare och tjänstepersoner deltar på distans genom Digitalt möte. Endast ordförande och sekreterare deltar på plats i Apelvi- ken.
Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden
Ärende Dnr
1. Godkännande av dagordningen
2. Bokslut 2020 för Kultur- och fritidsnämnden KFN 2021/18 3. Redovisning av utförd internkontroll 2020 för Kultur- och
fritidsnämnden
KFN 2021/26
4. Internkontrollplan 2021 för Kultur- och fritidsnämnden KFN 2021/19 5. Ansökan om bidragsberättigande Tureholms slottsteater KFN 2021/25 6. Uppföljning – Efterlevnad av dataskyddsförordningen KFN 2021/20
7. Val av dataskyddsombud KFN 2021/21
8. Kulturpriset 2020 (inga handlingar)
KFN 2021/22
9. Idrottspriset 2020 (inga handlingar)
KFN 2021/23
10. Årets lag/ledare 2020 (inga handlingar)
KFN 2021/24
11. Information om uppföljning från enkäten Liv och Hälsa ung Sörmland
(inga handlingar) 12. Kontoret informerar
(inga handlingar)
13. Delegationsbeslut KFN 2020/1
14. Övriga anmälningsärenden KFN 2020/2
Lena Isoz Nadja Furuberget Skog
Ordförande Nämndsekreterare
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontoret Kerstin Tibbling
Produktionschef 0156-523 24
kerstin.tibbling@trosa.se
Tjänsteskrivelse Datum
2021-02-24 Diarienummer KFN 2021/18
Bokslut och verksamhetsberättelse 2020 för Kultur- och fritidsnämnden
Förslag till beslut
Kultur- och fritidsnämnden överlämnar nämndens bokslut 2020 till kommunstyrelsen.
Ärendet
Verksamheterna redovisar totalt ett överskott om 914 tkr.
Pandemin har inneburit stor påverkan på verksamheter och resultat, åt båda hållen, avseende ekonomiskt utfall. En del intäkter har minskat. Nämnden har tilldelats extra medel på 250 tkr inför sommaren för att kunna vidta åtgärder kopplat till covid-19 pandemin (fler besökare i Trosa under sommaren). Dessutom har staten ersatt sjuklönekostnader för perioden april – dec vilket balanserar de ökade kostnader som verksamheterna haft för sjukfrånvaro och vikariekostnader.
Aktiviteter har ställts in under året men ändå har uppfinningsrikedomen varit stor och verksamheterna har hittat nya former för att kunna ersätta de inställda aktiviteterna med annan form. Exempel på det är Valborgsmässofilm, föreningsfilmer istället för Föreningarnas dag samt en filmad version av kulturskolefestivalen.
Trots pandemin har utveckling skett i verksamheterna på olika sätt som beskrivs i verksamhetsberättelsen.
Av målen är 4 av 5 mål uppfyllda. Det målet som ej uppfylls rör ungdomars fysiska aktivitet och rörelse. Där kommer verksamheterna att se över hur man kan
stimulera till detta på olika sätt. Tyvärr genomförs inte enkäten oftare än var tredje år, vilket gör det svårt att följa upp i den formen.
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontoret 2021-02-24
Kerstin Tibbling Produktionschef
Bilagor
1. Verksamhetsberättelse 2020 för kultur- och fritidsnämnden 2. Måluppföljning 2020
Beslut till
Kommunstyrelsen
Kultur- och fritidsnämnden
Ordförande: Lena Isoz (M) Produktionschef: Kerstin Tibbling
Totalt, tkr 2020 2019 2018
Budget, netto 41 212 40 244 38 207 Resultat, netto 40 298 41 061 36 878
Avvikelse 914 -817 1 329
Antal årsarbetare 22 21 20
Antal kvinnor 18 18 16
Antal män 10 9 9
Frisknärvaro*, % 57 73 75
*Andel månadsavlönade som har fem eller färre sjukdagar per år.
VERKSAMHETSOMRÅDE
Stöd till studieorganisationer
Allmän kulturverksamhet
Bibliotek
Kulturskola
Allmän fritidsverksamhet
Idrotts- och fritidsanläggningar
Fritidsgårdar
Turistanläggningar
ÅRETS RESULTAT
Totalt redovisar nämnden ett positivt resultat om 914 tkr.
Pandemin har inneburit stor påverkan på verksamheter och resultat, åt båda hållen, avseende ekonomiskt utfall. En del intäkter har minskat. Nämnden har tilldelats extra medel på 250 tkr inför sommaren för att kunna vidta åtgärder kopplat till covid-19 pandemin (fler besökare i Trosa under sommaren). Dessutom har staten ersatt sjuklönekostnader för perioden april – dec vilket balanserar de ökade kostnader som verksamheterna haft för sjukfrånvaro och vikariekostnader.
Åtgärder som vidtagits för att underlätta ekonomiskt för föreningar under pandemin:
- Verksamhetsbidrag till kulturföreningar betalas ut som planerat, trots att aktiviteter ej kunnat genomföras.
- Nolltaxa för bidragsberättigade föreningar som hyr kommunala offentliga lokaler under perioden mars t.o.m. december.
- Föreningar som hyr lokal/anläggning av Trosa kommun via avtal behöver inte
betala hyra för perioden mars t.o.m.
september.
Biblioteken, Kulturskolan och Fritidsgårdarna redovisar alla ett överskott, totalt ca 340 tkr.
Överskotten beror på att staten ersatt alla sjuklönekostnader för april-juli samt för sjukkostnader utöver det vanliga för resten av året, fritidsgårdarna har ställt in sina större evenemang pga. pandemin, biblioteken har tillsatt tjänsten barn-bibliotekarie i maj, men haft budget för helår.
Kultur och förening redovisar ett överskott om ca 500 tkr som beror på att budget för
föreningsbidragen inte nyttjats fullt ut. Lokaler och fritidsanläggningar redovisar ett
underskott på ca 500 tkr vilket härrör från ett flertal stora inköp av utrustning till
idrottsanläggningar, Skärborgarnas hus och Tomtaklintskolans aula. Samtidigt har
intäkterna från uthyrning av båtplatser, lokaler och anläggningar inte nått upp till budget.
MÅLUPPFYLLELSE
Specificering av målen sker i bilaga.
1. Medborgarna ska vara nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen tex sport, kultur, friluftsliv, föreningsliv.
Trosa redovisar ett index om 62 i 2019 års medborgarundersökning. Det är en höjning jämfört med 2017 då resultatet var index 60.
Trosa placerar sig därmed på plats 5 i jämförelsegruppen ” Pendlingskommun nära större stad”, plats 2 i Sörmland efter Eskilstuna och plats 2 i jämförelsegruppen
”Femklövern” efter Vaxholm. Nämndens arbete med att utveckla möjligheter till ett bra utbud av fritidsaktiviteter ger resultat. Målet är uppnått.
2. Samverkan inom Trosa kommun fungerar bra avseende barn och unga
En intern enkät har genomförts för att ta reda på hur övriga verksamheter ser på samarbetet med Kultur och fritids verksamheter. Det är mycket glädjande att se att det är stor
nöjdhet, 100 % av de tillfrågade har angivit att det fungerar bra eller mycket bra. Målet är uppfyllt.
3. Samverkan inom Trosa kommun fungerar bra avseende verksamheter för övriga (soc, äldre, LSS)
En intern enkät har genomförts för att ta reda på hur övriga verksamheter ser på samarbetet med Kultur och fritids verksamheter. Det är mycket glädjande att se att det är stor
nöjdhet, 100 % av de tillfrågade har angivit att det fungerar bra eller mycket bra. Målet är uppnått.
4. Barn och unga ska vara fysiskt aktiva på sin fritid.
I enkäten Liv & Hälsa 2020 anger ungdomar enligt följande avseende vardagsmotion mer än 30 min/dag:
Åk 7 2020 :83 % / 2017 : 89 % Åk 9 2020: 85 % / 2017: 82 %
I frågan avseende Tränar 3 ggr eller mer i veckan anger ungdomar enligt följande:
Åk 7 2020: 47 % / 2017 : 52 % Åk 9 2020: 53 % / 2017: 58 %
Sammanfattningsvis ser vi en tendens till minskning avseende fysisk aktivitet mellan åren 2017 och 2020, vilket är problematiskt när det gäller folkhälsa och vikten av att röra på sig för att må bra både fysiskt och psykiskt samt för att kunna prestera väl i skolan.
Verksamheterna fortsätter sitt arbete med att utveckla och samverka för att se hur man kan ytterligare stimulera ungdomar till rörelse. Det har funnits utmaningar som är kopplat till pandemin, då många aktiviteter inte har kunnat genomföras pga. restriktioner. Målet är inte uppnått.
5. Hållbart medarbetarengagemang (HME)
Resultatet för hela KFTS (kultur, fritid, teknik och service) för 2020 blev ett index om 87.
Resultatet innebär en förbättring jämfört med 2019 (85) och 2018 (84). Det är mycket glädjande att under ett år med stor press och nya utmaningar ha ett så stort engagemang inom verksamheterna. Målet är uppnått.
VÄSENTLIGA
PERSONALFÖRHÅLLANDEN
Verksamheterna inom KFTS har haft högre sjukfrånvaro 2020 än 2019, för perioden jan- dec är sjukfrånvaron 6,5 % jmf med 6,0 % 2019 samma period. Det är en marginell skillnad trots allt. Men det varierar mellan de olika verksamheterna och mellan månaderna, där biblioteket har en lägre sjukfrånvaro under 2020 totalt, men fritidsgården och kulturskolan något högre än 2019. Frisknärvaron (andel månadsavlönade som har 5 eller färre
sjukdagar per år) har minskat från 73 % 2019 till 57 % 2020.
Årligen genomförs personalenkät, HME- Hållbart medarbetarengagemang under hösten. Index ligger på 87 för KFTS (kultur, fritid, teknik och service). Det är ett högt resultat som ligger i linje med kommunens goda resultat generellt. Trosa kommun har över tid Sveriges mest engagerade
medarbetare. Se även kommentar Måluppfyllelse.
Under året har några tjänster rekryterats som stärkt verksamheterna enligt de satsningar som gjorts inför budget 2020. Fritidsgården har anställt en teamledare, biblioteken har anställt en barn- och ungdomsbibliotekarie och kulturskolan har inför hösten anställt en pianolärare.
Att erbjuda kompetensutveckling är en viktig del i arbetet för att vara en attraktiv
arbetsgivare, för att hålla hög kvalitet och utveckla verksamheterna men även för att hålla engagemanget på en fortsatt hög nivå.
Kompetensutveckling sker idag på lite andra sätt än tidigare och det har blivit vanligt med digitala kurser och föreläsningar. En mix av digitala former och forum där det personliga mötet finns är viktigt. Pandemin har inneburit att verksamheterna lärt nytt och utvecklats väsentligt inom digital utveckling.
HÄNDELSER AV VÄSENTLIG BETYDELSE
Pandemin har påverkat kultur- och
fritidsverksamheter väsentligt. Flera beslut har fattats av kultur- och fritidsnämnden avseende anpassningar för minskad smittspridning, enligt FHM och regeringens beslut, som har påverkat allmänhet, föreningar och företag väsentligt. Till exempel; kommunala lokaler stängda för extern användning, bibliotek stängda lokaler men fortsatt verksamhet, fritidsgård och kulturskola varit helt stängda en period, Safiren badhus begränsad verksamhet och helt stängt en period.
Föreningslivet har haft ett tufft år med minskade intäkter och minskad möjlighet att genomföra aktiviteter pga. de restriktioner som gällt.
Aktiviteter har ställts in under året men ändå har uppfinningsrikedomen varit stor och verksamheterna har hittat nya former för att kunna ersätta de inställda aktiviteterna med annan form. Exempel på det är
Valborgsmässofilm, föreningsfilmer istället för Föreningarnas dag samt en filmad version av kulturskolefestivalen.
Pjäsen Mot tyrannen stån opp! av Vibeke Nielsen hade premiär i januari 2020. På grund av pandemin har pjäsen inte kunnat spelas under sommaren som planerat.
Konstinventeringen som påbörjades 2019 är avslutad. Resultatet ska göras tillgängligt i en digital katalog och enheter ska kunna ansöka om att byta konst.
Styrdokument för offentlig konst har antagits av kommunfullmäktige och har kompletteras med en handlingsplan som anger hur verksamheten arbetar med inköp, placering och urval av offentlig konst.
Arbetet med konstnärlig utsmyckning på Skärlagskolan, som utförs av Art Lab i dialog med skola och beställare, var planerat att genomföras i en deltagarbaserad
dialogprocess. På grund av pandemin har man tvingats att ändra format. Projektet
synkroniseras med byggnationen av skolan.
Konstgräsplan på Häradsvallen kommer att renoveras 2021. Förstudie inledd.
Samarbete med Cykelfrämjandet kring utveckling och anpassning av mtb-slingor i Vitalisskogen.
3 årigt hyresavtal är tecknat för perioden 2020-2023 för Kråmö skärgårdsby.
Nuvarande entreprenör på Trosa camping har meddelat sin avsikt att avsluta sitt avtal i förtid. Avtalet kommer att avslutas efter säsong -21. Upphandling kommer att ske inför säsong -22.
Renovering av Skärborgarnas hus är
genomförd. Upphandling av teleskopläktare till Skärborgarnas hus är genomförd och monteras under -21. Investeringar i Tomtaklintskolans aula och Skärborgarnas hus har genomförts i form av ny ljud-, ljus- och bildutrustning.
Projekten idrottshall och isrink har projekterats och upphandling kommer att ske under vår - 21.
En förändring av Kulturskolans
klassorkesterverksamhet är gjord, där man undervisar i halvklasser. Kvaliteten blir bättre för både barn och lärare. Under ht -20 har ett jazzstorband bestående av elever startats.
Att stänga bibliotekens lokaler för besökare som vi gjorde under november-december är en extraordinär händelse som påverkat både allmänheten och bibliotekspersonalen starkt, men denna omställning har fungerat bra under omständigheterna. Möjligheterna att fortsätta nyttja tjänsterna genom avhämtning och hjälp på distans har varit mycket uppskattade. Vi har lyckats ställa om verksamheten i stället för att stänga ner.
Under tidig höst startade biblioteken tillsammans med BVC, förskolan och
integrationsenheten ett pilotprojekt med öppen förskola i liten skala i Vagnhärad. Det var mycket lyckat och kommer att återupptas så snart Folkhälsomyndighetens
rekommendationer tillåter.
Den nya biblioteksplanen för perioden 2020- 2022 antogs i Humanistisk nämnd och Kultur- och fritidsnämnd i september. I planen beskrivs ett delvis nytt samverkanssätt mellan
folkbibliotek och skolbibliotek som ska gynna båda verksamheterna.
Fritidsgårdarna har ställt in planerade större aktiviteter som en följd av pandemin.
Aktiviteterna som genomförts har varit mindre och mer spontana. Det har varit mycket uppskattat att verksamheten har haft utökat öppethållandet under sommaren. Under hösten har verksamheten anpassats ytterligare till de restriktioner som råder genom olika öppettider för olika åldersgrupper, uteaktiviteter, total stängning under perioden slutet dec (20)- slutet jan (21) samt anpassningar och ommöblering för att skapa en så smittsäker verksamhet som möjligt. Verksamheten har utökat sina digitala aktiviteter och genomfört populära quiz tävlingar.
Fritidsgårdarna samverkar aktivt med kommunens högstadieskolor, socialtjänstens ungdomsteam och fältare samt polis i syfte att arbeta brottsförebyggande och för att fånga upp oroligheter tidigt.
En arbetsgrupp är tillsatt för att utvärdera resultat och ge förslag på åtgärder kopplat till enkät Liv och hälsa. Arbetet görs i samverkan med skola och socialkontor.
FÖRVÄNTAD UTVECKLING
Pandemin kommer att påverka mycket av verksamheten inom Kultur och fritid även under 2021. Det är dock av stor vikt att inte minst barn och ungdomar har möjlighet att utföra fritidsaktiviteter för att må bra då många, framförallt gymnasieungdomar, länge haft undervisning på distans. Det kommer troligen att behövas särskilda satsningar för att stimulera dessa processer.
Konstnärlig utsmyckning på Skärlagskolan beräknas vara färdig under 2021.
Arbete med förstudier avseende renovering av konstgräsplan på Häradsvallen har påbörjats och renoveringen beräknas påbörjas 2021.
Projekten idrottshall och isrink är projekterad och upphandling sker under våren -21. Isrink beräknas vara klar i början av-22 och idrottshall aug-22.
Tjänstekoncessionerna fortsätter att utvecklas i samverkan med entreprenörer. Upphandling av
tjänstekoncession Camping och havsbad kommer att ske under -21 inför säsong-22.
Nuvarande entreprenör avslutar sitt uppdrag under -21 vilket innebär arbete med besiktning av anläggning och avstämning gentemot avtal.
Safiren badhus har haft stor påverkan i sin verksamhet pga. pandemin, särskilt under hösten. Dels generellt färre besökare men även beslutet om total stängning under en period. En analys av vilka konsekvenser det haft kommer att genomföras.
Fokus på att arbeta med barn och ungas psykiska hälsa genom fortbildning under våren och
konkreta insatser och aktiviteter för barn och unga till hösten: t.ex. bara dansa och kultur på recept.
Fokus på att etablera ämnet film på Kulturskolan.
Två grupper startar i januari-21.
Fortsätta arbetet med att nå fler barn och unga genom bl.a. öppen verksamhet och samarbete med grundskolorna. Kulturskolan planerar för att starta kurser inom film under 2021.
I nya biblioteksplanen 2020-2022 fastslås att folkbiblioteken ska fortsätta fokusera på de prioriterade grupperna och på samverkan med andra verksamheter inom kommunen.
Fritidsgården fortsätter att utveckla digitaliseringen och nya kanaler så att ungdomar kan nås på flera sätt.
UPPLYSNING OM VÄSENTLIGA PRIVATA UTFÖRARE
Drift av gästhamn/husbilsplatser (tjänstekoncession):
Apelago Group AB
Hyresavtal Kråmö: Apelago Group AB Drift av camping (tjänstekoncession): Trosa havsbad AB
Drift av simhall Safiren (tjänstekoncession):
Bad och fritid i Vagnhärad AB
INTERN KONTROLL
Kontoret arbetar löpande med riskbedömning och uppföljning. Delaktighet genom APT ( arbetsplatsträffar).
När det gäller arbetsmiljö har året präglats av av pandemin. Ledningsgruppen för KFTS har
regelbundna avstämningar där lägesbild delas för att kunna parera frågor och utmaningar.
Verksamheterna har periodvis haft relativt stor sjukfrånvaro. Det har ibland varit svårt att få tag på sjukvikarier. Dessutom har man behövt anpassa till rådande restriktioner och skapa nya rutiner och arbetssätt. Personal som kan har arbetat hemifrån. Oro för sin och sina näras hälsa och en trötthet som följd av pandemin, har självklart också funnits. Allt detta ställer nya krav på ledning, stöd och struktur i arbetet. Men även på tekniska digitala lösningar. Överlag har pandemin inneburit påfrestningar i verksamheterna. Men det har även inneburit att stor utveckling skett, den digitala inlärningskurvan har varit brant uppåt. Det har också funnits ett stort engagemang hos verksamheterna att hela tiden hitta lösningar framåt. Arbetet kring dessa frågor kommer att fortsätta framöver.
Ett annat område som vi har ögonen på är risken för barn och ungdomars hälsa utifrån perspektivet pandemipåverkan; social distansering, distansundervisning och färre fritidsaktiviteter. Området kommer att behöva belysas ur flera perspektiv och särskilda satsningar kan behövas framöver.
Ny riskbedömning tas fram och presenteras i ny internkontrollplan för 2021.
VERKSAMHETSMÅTT
Verksamhetsmått Redov Redov Redov
2020 2019 2018
Småbåtshamn
Antal platser1 698 700 700
- varav stora platser2 121 129 129
Antal uthyrda platser 582 524 570
Kö, stora platser 29 38 49
Föreningsstöd
Antal föreningar som erhåller
stöd 30 31 30
Antal bidragsber.
idrottsaktiviteter 6 385 7 148 6 341 Antal bidragsber. deltagare
idrottsaktiviteter 62 952 63 763 56 841 Antal kulturföreningsaktiviteter
34 107 97
Antal deltagare
kulturföreningsaktiviteter 971 - -
Flickors deltagande (%, 7-25
år) idrottsaktiviteter 54 - -
1 Två platser har utgått helt efter att det faktiska antalet platser på bryggorna har kontrollräknats
Fritidsgårdarna
Antal genomförda resor och
större arrangemang 0 12 15
Antal deltagare på resor och
stora arrangemang 0 1 600 1 100
IRL, antal besökare
Vardagskvällar 41 49 18
Helgkvällar 69 89 48
UH, antal besökare
Vardagskvällar 27 33 23
Helgkvällar 44 50 20
Biblioteken
Antal besök totalt /invånare 5,05 7,99 8,19 varav antal
meröppetbesök/invånare 0,50 0,53 0,46
Antal lån/invånare 3,92 4,24 3,99
Antal e-lån/invånare 0,31 0,22 0,16
Antal barnbokslån/barn (0-17
år) 8,34 9,18 8,30
Kulturskolan
Antal unika elever 247 240 236
Antal ämneskurser 338 334 308
Andelen verksamma barn och
unga i åldern 8-18 år 13% 13%
Kö 115 80 115
2 Antalet djupa båtplatser har räknats ner efter kontrollräkning
Kultur- och fritidsnämnden 2020
Mål Målprecisering
Upp-
fyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar Medborgarnas behov och önskemål
1.
Medborgarna ska vara nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen t.ex sport, kultur, friluftsliv, föreningsliv
Trosa ska tillhöra de 15 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med
Index 62
Medborgarun- dersökningen /indextal
2019: plats 5 2017: plats 7
Kärnverksamheter
2.
Samverkan inom Trosa kommun fungerar bra avseende barn och inga
90 % av interna samverkansparter ska tycka att samverkan med Kultur och fritid fungerar bra eller mycket bra
100% Egen enkät, skala 1-4
100 % av har angivit bra eller mycket bra.
3.
Samverkan inom Trosa kommun fungerar bra avseende verksamheter för övriga ( soc, äldre, LSS)
90 % av interna samverkansparter ska tycka att samverkan med Kultur och fritid fungerar bra eller mycket bra
100% Egen enkät, skala 1-4
100 % av har angivit bra eller mycket bra.
Hållbarhet, hälsa, miljö
4. Barn och unga ska vara fysiskt aktiva på sin fritid
60 % av de som går i åk 7 och 9 , tränar minst 30 min , 3 ggr/vecka på sin fritid
50%
Enkäten Liv och Hälsa Ung Sörmland , genomförs 2017, 2020
2020:50% tränar minst 3 ggr/vecka, 30 min/tillfälle 2017: 55 %
Engagemang
5. Hållbart medarbetar engagemang, HME
Kultur- och fritids verksamheter ska ha ett index om minst 85
index 87
Årlig enkät med frågor som tagits fram av RKA och SKL/ Index
KFTS 2020 index 87 (2019: 85) (2018: 84)
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Kerstin Tibbling
Produktionschef 0156-52324
kerstin.tibbling@trosa.se
Tjänsteskrivelse Datum
2021-03-03 Diarienummer KFN 2021/26
Redovisning av utförd internkontroll 2020 för Kultur- och fritidsnämnden
Förslag till beslut
Kultur- och fritidsnämnden godkänner utförd internkontroll 2020
Ärendet
Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2020-03-12. Kontroll har genomförts. Internkontroll är ett ständigt pågående arbete där verksamheten utvärderar och förbättrar utifrån de områden som identifieras.
Pandemin har inneburit särskilda riskanalyser och åtgärder i verksamheterna utifrån de restriktioner som gällt.
En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga.
Kerstin Tibbling Produktionschef
Bilagor
Resultat av genomförd internkontroll enligt plan 20202
Resultat genomförd internkontroll enligt plan
Nämnd/förvaltning: Kultur och fritid
För tidsperiod: 2020-01-01--2020-12-31
Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.
Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.
Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.
Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och övriga noteringar
Uppföljning Ansvarig Rapport
(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till
Kulturskolan Uppdraget Stöld/ Skdegörelse
Vandalisering 12 Rapportering vid inbrott Kontroll rapporterad skadegörelse
Alla Ett fall av skadegörelse har skett. Polisanmälan gjordes.
Löpande Kulturskolechef Prod chef
Information och kommunikation
Information når inte ut 12 Informationsvägar och metoder
uppdatering av kontaktlistor, enkät
Alla Tydlig information till föräldrar och elever.
Molntjänst -scheman, fortsatta utskick av nyhetsbrev.
Varje termin, vid terminsstart och enkät varje höst
Kulturskolechef Prod chef
Arbetsmiljö fysisk
Hörselproblem 16 Ljudnivå Hörselskydd
Bullermätningar Stickprov av användande av hörselskydd
Alla Inga kontroller gjorda under 2020 då samtliga lokaler kontrollerats tidigare.
Vid förändrade förutsättningar 2 ggr/år feb och sept
Kulturskolechef Prod chef
Arbetsmiljö psykisk Störande elever i
klassundervisning 16 lektionsrutiner, dialog med
grundskolan Dialog med lärare Alla En stor förändring påbörjades under 2019 och fr.o.m. ht2020 skedde all undervisning i halvklass vilket gjort att verksamheten fungerat mycket bättre.
varje vecka,
under APT Kulturchef Prod chef
Biblioteken Uppdraget Stängning/begränsning av Meröppet p g a tekniska problem
8 Larmrutiner, antal incidenter som lett till stängning eller begränsning av Meröppet.
Rutiner tas fram i dialog med Trobo, larmfirma och personal, dokumenteras.
Incidenter rapporteras till enhetschef.
Alla Inga incidenter. Rutiner finns nedskrivna och följs.
Kontinuerligt Bibliotekschef Prod chef
(Tjänstemottagare) Besökare
Hot och våld 10 Antal incidenter,
handlingsplan och rutiner
Rapport vid incident, dialog vid APT, utbildning.
Alla Inga incidenter.
Handlingsplan vid hot och våld finns och har diskuterats vid APT liksom förebyggande rutiner. Bemanningen har utökats till minst 2 personer som standard även kvällar och helger för ökad trygghet.
Kontinuerligt Bibliotekschef Prod chef
Sekretess, felhanterade personuppgifter
10 Rutiner och systeminställningar.
Dialog med personuppgiftsombud, systemleverantör/
personuppgiftsbiträde och med personalen vid APT.
Alla Två
personuppgiftsincidente r har anmälts till datainspektionen. I samband med dessa fick all personal uppdatering av rutinen i fråga och ytterligare åtgärder (säkra utskrifter, färre personer som gör delar av rutinen) har vidtagits. Allmänna sekretess- och personuppgiftsrutiner har tagits upp löpande på APT och vid introduktion av nyanställda. Tät dialog med
personuppgiftsombud har förts under året .
Kontinuerligt Bibliotekschef Prod chef
Personal
Hög sjukfrånvaro 9 Sjukfrånvarostatistik,
förebyggande rutiner.
Statistik tas fram ur personalsystem i dialog med personalenheten.
Dialog med personalen vid APT, verksamhetsdialog samt individuella samtal vid behov.
Alla Sjukfrånvaron har periodvis varit hög vilket i hög grad kan kopplas till Corona- pandemin. De förebyggande rutinerna har upprätthållits.
Stängning eller minskad öppettid p g a personalbrist har inte blivit aktuellt.
Kontinuerligt (statistik tas fram minst 3 ggr/år).
Bibliotekschef Prod chef
Arbetsmiljö fysisk Problem med ventilation och hög inomhustemperatur.
12 Ventilationens funktion, SAM-ärenden kopplade till inomhusluft och/eller temperatur, handlingsplan vid värmebölja.
Fastighetsskötare kontrollerar vid upplevda problem.
Personalen kontrollerar inomhustemp med rumstermometer och rapporterar tillbud/fysiska besvär i SAM-appen.
Handlingsplanen uppdateras inför semesterperioden.
Alla Trobo har kontrollerat funktion regelbundet och vid upplevda problem samt inför sommaren.
Handlingsplan med rutiner vid värmebölja uppdaterades inför sommaren. Inga relaterade ärenden i SAM-appen. Frågan om mer långsiktiga åtgärder av ventilationen i Trosa kvarstår och ligger hos Trobo.
Vid problem, inför och efter sommaren.
Bibliotekschef Prod chef
Kultur och förening Uppdraget
Badolyckor 10 Bryggor, badstegar,
räddningsmaterial, infotavlor
Kontrollera att allt är helt och fungerar
Alla Trasig utrustning + otrygga badmiljöer åtgärdas omedelbart.
1 gång i veckan under badsäsong
Kultur- och föreningschef
Prod chef Information och kommunikation
(Tjänstemottagare) Föreningar/medborgare
Ostädade offentliga lokaler 9 Offentliga lokaler Felanmälan från hyresgäst
Alla Dialog med hyresgäster, information om ordningsrutiner tydliggörs vid uthyrning. Under 2020 har uthyrningen varit mycket lägre än normalt, pga covid-10.
Mkt få incidenter detta år.
Vid rapport Kultur-och föreningschef
Prodchef
Stöld/skadegörelse Skadegörelse vid anläggningar, qlanplaner, utegym, idrottsplatser
16 Gymnastikredskap, arenor, byggnader ut och invändigt
Kontrollera att allt är helt och fungerar
Alla Lokaler: En del incidenter på Hedebyskolan, incidenter har åtgärdats snarast möjligt.
Vid rapport Kultur- och föreningschef
Prod chef
Information från kontoret når
inte ut 9 Kontaktuppgifter till
föreningar Kontroll mot
föreningsregister, kontakt med föreningar
När det uppdagas att information inte nått rätt personer
Inga incidenter 2020 i gång/år Kultur- och
föreningschef Prod.chef
Fritidsgårdarna Hot och våld på och utanför
fritidsgårdarna 8 Se till att vi ser alla ungdomar som kommer in.
Lyssnar in vad som är på gång. Kontaktar andra samverkans parter vid oro.
Följa handlingsplanen för hot & våld.
Ha uppsikt när vi ser och hör att något är på gång. Kommunicera med varandra i personalen om vi känner av oro.
Alla 1 tillfälle då ungdomar slogs utanför IRL. Polis kontaktades och var snabbt på plats. Några ungdomar skadades och polisanmälan upprättade.
Kontinuerligt Fritidsgårds-chef Prod chef
Ungdomar påverkade av
alkohol och/eller droger 12 All personal har kännedom om tecken och sympton vid droganvändning. Följa handlingsplanen.
Tät dialog och samverkan med områdespolis och socialtjänst och fältare.
Uppföljning på APT möten.
Alla Vid misstanke att ungdomar varit påverkade av droger.
Polis och fältare har kontaktats. Haft en samverkan SSPF gruppen.
Kontinuerligt Fritidsgårds-chef Prod chef
Incidenter/olycka vid resor 10 Alkolås i alla bussar , Säkerhets-bälten finns i alla bussar. Kompletta kontaktlistor till ungdom och förälder.
Kontrollera med bussbolaget.
Användning av säkerhetsbälten.
Komplett deltagarlista tas med och 1ex ska finnas under k:mappen och fritidsgården samt 1ex på kontoret.
Alla Inga incidenter under året. Vi har inte gjort några resor pga pandemin.
Vid varje resa. Fritidsgårds-chef Prod chef
Personaltäthet och bemanning 8 Prioritera olika öppettider för att kunna tillgodose ungdomarnas önskemål.
Hitta samverkan med andra enheter och samarbeta runt personalfrågan.
Alla samverkan och planering med bla soc kontoret/fältare
Kontinuerligt Fritidsgårds-chef Prod chef
Stress 12 Handlingsplan för stess. Följa upp händelser,
hitta samtalspartner för att kunna diskutera och ventilera olika händelser.
Alla Den oro som varit under året är direkt kopplad till pandemin.
Både på ett personligt plan och ur ett verksamhetsperspektiv .
Kontinuerligt Fritidsgårds-chef Prod chef
Bisysslor 8 Inventering av bisysslor Vid utvecklingssamtal alla ok 1 gång per år Chef enl.
delegation Prod.chef
Arbetsmiljö 8 Riskanalys och
handlingsplan
Enhetschef alla ok 1 gång per år Chef enl.
delegation
Prod.chef
Rätt lön 8 Analyslista - Rätt lön till
rätt person
Attest analyslista alla ok Månatlig Chef enl.
delegation
Prod.chef Oegentligheter eller misskötsel
i arbete 12 Att personal har kännedom
om ”SKL:s skrift om muta och jäv" samt information om hur man anmäler oegentligheter eller misskötsel i arbetet.
Har diskuterats årligen
på varje enhets APT alla ok 1 gång per år Chef enl.
delegation Prod.chef
Kontroll av privata utförare 8 Uppföljning av privata utförare enligt Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun *
Kontroll enligt program i det fall privata utförare finns
alla ok Löpande Chef enl.
delegation
Prod.chef
Delegering 8 Att delegeringsordningen
är relevant med avseende på kontorets organisation och befattningar
Komplett genomläsning av
delegeringsordningen
100% ok 1 ggr per år Nsekr Prod.chef
Registerförteckning komplett och korrekt
10 Genomgång minst en
gång per år
ok 1 ggr/år Chef enl.
delegation
Prod.chef
Dataskyddsombud 10 Finns någon utsedd Namngiven person ok 1 ggr/år Chef enl.
delegation
Prod.chef
Incidentrapportering 10 Har några
incidentrapporteringar gjorts
Förteckning av incidenter förs
ok 1 ggr/år Chef enl.
delegation
Prod.chef Information och kommunikation
Styrning- Riktlinjer
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur, fritid, teknik och service Kerstin Tibbling
Produktionschef 0156-523 24
kerstin.tibbling@trosa.se
Tjänsteskrivelse Datum
2021-03-03 Diarienummer KFN 2021/19
Internkontrollplan 2021
Förslag till beslut
Kultur- och fritidsnämnden godkänner internkontrollplan 2021.
Ärendet
Enligt kommunallagen 6 kap § 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden.
Internkontrollen avseende 2020 är genomförd. Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemensamma kontrollmoment inom områdena.
Även i år utgår riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet från ett antal
gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att ”tvinga” oss att beakta verksamheten från olika perspektiv.
Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar.
Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen.
Kerstin Tibbling Produktionschef
Bilaga
Internkontrollplan KFN 2021
Internkontrollplan
Nämnd/förvaltning: Kultur och fritid
För tidsperiod: 2021-01-01--2021-12-31
Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.
Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.
Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.
Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport
(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till
Kulturskolan Uppdraget
Stöld/ Skdegörelse
Vandalisering 12 Rapportering vid inbrott Kontroll rapporterad skadegörelse Löpande Kulturskolechef Prod chef
Information och kommunikation
Bristande GDPR-rutiner 12 Överföring av personuppgifter från Pro Capita till medarbetare.
Översyn av rutinerna ev.
systembyte
Augusti och januari Kulturskolechef Prod chef
Information når inte ut 8 Informationsvägar och metoder uppdatering av kontaktlistor, bättre insamling av e-postadresser vid nyintag
Varje termin, vid terminsstart och enkät varje höst
Kulturskolechef Prod chef
Arbetsmiljö fysisk
Hörselproblem 8 Ljudnivå Bullermätningar Vid förändrade
förutsättningar 2 ggr/år feb och sept
Kulturskolechef Prod chef
Arbetsmiljö psykisk Störande elever i klassundervisning
9 lektionsrutiner, dialog med grundskolan, halvklasser
Dialog med lärare varje vecka, under APT
Kulturchef Prod chef
Biblioteken
Hot och våld 10 Antal incidenter, handlingsplan och
rutiner.
Rapport vid incident, dialog vid APT,
utbildning.
Kontinuerligt Bibliotekschef Prod chef
Sekretess, felhanterade personuppgifter
10 Rutiner och systeminställningar. Dialog med personuppgiftsombud, systemleverantör/personuppgiftsbitr äde och med personalen vid APT.
Kontinuerligt Bibliotekschef Prod chef (Tjänstemottagare) Besökare
Information och kommunikation
1
Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport
(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till
Personal
Hög sjukfrånvaro 9 Sjukfrånvarostatistik, förebyggande rutiner.
Statistik tas fram ur personalsystem i dialog med personalenheten.
Dialog med personalen vid APT, verksamhetsdialog samt individuella samtal vid behov.
Kontinuerligt (statistik tas fram minst 3 ggr/år).
Bibliotekschef Prod chef
Problem med ventilation och hög inomhustemperatur.
12 Ventilationens funktion, SAM-ärenden kopplade till inomhusluft och/eller temperatur, handlingsplan vid värmebölja.
Fastighetsskötare kontrollerar vid upplevda problem. Personalen kontrollerar inomhustemp med rumstermometer och rapporterar tillbud/fysiska besvär i SAM-appen.
Handlingsplanen uppdateras inför semesterperioden.
Vid problem, inför och efter sommaren.
Bibliotekschef Prod chef
Kultur och förening Uppdraget
Jourutryckningar till uthyrda lokaler pga låsta dörrar
12 Låssystem (ARX), rutiner för in- och utpassering
Felanmälan från hyresgäst, faktura på utryckning från Trotab
Vid rapport/faktura Kultur- och föreningschef Prodchef
Badolyckor 10 Bryggor, badstegar,
räddningsutrustning, informationstavlor
Fastighetsservice ronderar 1 gång/vecka under badsäsong
Kultur- och föreningschef Prodchef
Ostädade offentliga lokaler 9 Offentliga lokaler Felanmälan från hyresgäst/
städenheten/ fastighetsservice
Vid rapport Kultur- och föreningschef Prodchef
Skadegörelse/stöld lokaler/anläggningar
16 Gymnastikredskap, arenor,
anläggningar, lokaler, utegym, m.m.
Avvikelserapport/felanmälan från hyresgäster/städ, KGM besiktigar gymnastikredskap
Felanmälningar:
löpande. KGM besiktigar 1 gång/år
Kultur- och föreningschef Prodchef
Upphandling
Avtal följs inte 10 Avtalets omfattning och uppfyllnad Avstämningar mellan avtalets parter Regelbundet under uppdragets gång, utvärdering efter genomfört uppdrag
Kultur- och föreningschef Prodchef
Fritidsgårdarna Besökare
Hot och våld på och utanför fritidsgårdarna
12 Se till att vi ser alla ungdomar som kommer in. Lyssnar in vad som är på gång. Kontaktar andra samverkans parter vid oro. Följa handlingsplanen för hot & våld.
Ha uppsikt när vi ser och hör att något är på gång. Kommunicera med varandra i personalen om vi känner av oro.
Vid varje tillfälle. Fritidsgårdschef Prod chef Stöld/skadegörelse
Arbetsmiljö fysisk
(Tjänstemottagare) Föreningar/medborgare
2
Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport
(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till
Ungdomar som är påverkade av alkohol och/eller droger
12 All personal har kännedom om tecken och sympton vid droganvändning. Följa handlingsplanen.
Tät dialog och samverkan med områdespolis och socialtjänst och fältare. Uppföljning på APT möten.
Kontinuerligt Fritidsgårdschef Prod chef
Personal
Att spelregler inte följs. 12 Jobba med arbetsgruppen vid flera tillfällen.
Ha samtal i olika former och följa upp hur veckorna varit. Prata om konsekvenserna som blir om dessa inte följs.
Kontinuerligt Fritidsgårdschef Prod chef
Stress 12 Handlingsplan Följa upp händelser, hitta
samtalspartner för att kunna diskutera och ventilera olika händelser.
Kontinuerligt Fritidsgårdschef Prod chef
Övrigt - Alla enheter
Bisysslor 9 Inventering av bisysslor Att alla chefer efter genomförda
utvecklingssamtal har en uppdaterad inventeringslista på medarbetarnas eventuella bisysslor.
1 gång per år Chef enl. delegation Prod.chef
Arbetsmiljö 12 Att riskanalyser genomförs och att
eventuella handlingsplaner upprättas.
Enhetschef 1 gång per år Chef enl. delegation Prod.chef
Rätt lön 12 Analyslista - Rätt lön till rätt person Att alla chefer månatligen kollar sina analyslistor - (rätt lön till rätt person).
Månatlig Chef enl. delegation Prod.chef
Oegentligheter eller misskötsel i arbete*
12 Att kommunkoncernens riktlinjer mot mutor och oegentligheter har diskuterats årligen på varje enhets APT samt information om hur man anmäler oegentligheter eller misskötsel i arbetet.
Har diskuterats årligen på varje enhets APT
1 gång per år Chef enl. delegation Prod.chef
Uppföljning av privata utförare 8 Uppföljning av privata utförare enligt Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun *
Enligt förfrågningsunderlag Löpande Chef enl. delegation Prod.chef
Registerförteckning, enligt
dataskyddsförordningen, komplett och korrekt
10 Genomgång minst en gång per år,
görs i Draftit
1 ggr/år Chef enl. delegation
Prod.chef
Informationshantering 9 Informationshanteringsplanen är aktuell och känd inom organisationen APT
1 ggr/år Chef enl. delegation Prod.chef Informationssäkerhet 15 Att styrande IT-dokument har
diskuterats årligen på varje enhets APT.
Arbetsplatsträff (APT) 1 ggr/år Chef enl. delegation
Prod.chef
Personal slutar i kommunen 12 Kommunövergripande rutiner efterlevs
när personal slutar. Enhetschef vid anställnings avslut 1 ggr/år Chef enl. delegation Prod.chef
3
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret
Kultur och förening Sara Fältskog Eldros Kultur- och föreningschef 0156-522 19
sara.faltskogeldros@trosa.se
Tjänsteskrivelse Datum
2021-02-15 Diarie nummer KFN 2021/25
Ansökan om bidragsberättigande: Tureholms slottsteaters förening
Förslag till beslut
Kultur- och fritidsnämnden godkänner Tureholms slottsteaters förenings ansökan om bidragsberättigande.
Ärendet
Tureholms slottsteaters förening ansöker om att bli bidragsberättigad i Trosa kommun fr.o.m. 2021.
Tureholms slottsteaters förening är en nystartad förening med inriktning på musik, teater och scenkonst. Föreningen är politiskt/religiöst obunden och är öppen för alla som vill vara medlemmar. Vid årsmötet den 1 februari 2021 valdes föreningens styrelse bestående av sex personer och antogs de stadgar som föreningen förhåller sig till. Föreningen anses uppfylla samtliga kriterier för bidragsberättigande enligt Trosa kommuns regler för föreningsbidrag, utom kravet på bank- eller plusgiro. En ansökan om girokonto ligger dock för behandling hos banken. Kontoret föreslår därför att föreningens ansökan ska godkännas. I samband med godkännande betalas även ett startbidrag om 3 000 kr ut till föreningen.
Sara Fältskog Eldros Kultur- och föreningschef
Bilagor
1. Stadgar Tureholms slottsteaters förening 2. Verksamhetsplan 2021
3. Årsmötesprotokoll
4. Grunduppgifter, ekonomi och styrelse
Beslut till
1. Kultur- och föreningschefen 2. Föreningen
