ARBETSMATERIAL efter träff den 25 februari 2009 i Kungälv, på Nordiska folkhögsskolan..
Sammanfattning och efterarbete efter träff med kommuncheferna och IT-ansvariga inom GR.
Så här uppfattade vi mötet
• Kommuncheferna beställde ett förslag på hur vi gemensamt skall arbeta med verksamhetsutveckling med IT-stöd, från IT/IS-cheferna i GR-kommunerna. • Vi uppfattar att det måste finnas en tydlig ansvarsfördelning och definierade
samverkansformer mellan verksamhetsutveckling och IT-stöd.
• IT-stödets utveckling skall baseras på nationella och regionala initiativ, men även på en aktiv omvärldsanalys.
• Förväntningar finns på kostnadsuppskattningar för det gemensamma och enskilda kommunala arbetet, för att kunna budgetera och kostnadsfördela inom GR. • GR-kommunerna skall vara en proaktiv part i förhållande till samarbetsparter och
marknaden.
• Utvecklingsinsatser skall tydligt avgränsas, tidssättas, kostnadsberäknas och målstyras.
Utifrån kommunchefernas dokument om ”Plan för verksamhetsutveckling med IT-stöd för kommunerna i Västra Götaland” kan vi dra följande slutsatser.
• En effektiv modell för ledning, samordning och samverkan inom GR, de övriga kommunalförbunden och Västra Götalandsregionen behöver utarbetas.
• Modellen skall innehålla en beskrivning av ansvarsfördelning, mandat och beslutsordning.
Handlingsplan
På kort sikt behöver följande aktiviteter göras:
• Nulägesanalys av pågående aktiviteter regionalt och nationellt, för att få en gemensam bild och ansvarsfördelning. Det bör finnas ett ramverk för ett gemensamt
förhållningssätt inom de 4 kommunalförbunden mot samarbetsparter och leverantörer. Idag handlar det om SVPL-projektet och imorgon är det andra verksamhetsområden. • Kartläggning av respektive kommuns tekniska förutsättningar och verksamhetssystem
med målsättning att gemensamt kunna återanvända befintliga lösningar.
• Ett ramverk för informationsutbyte mellan olika parter behöver beskrivas. Detta för att verksamhetssystem skall kunna samverka och kunna skapa e-tjänster. Här måste samverkan ske med de parallella aktiviteter som pågår inom SKL.
• Scenario tas fram för val av framtidens kommunala IT-plattform.
• IT-chefsnätverket tar fram en uppdragsbeskrivning, inklusive kostnadsuppskattning, för att genomföra ovanstående utredning.
• Modell för kostnadsfördelning mellan GR-kommunerna tas fram.
• För att påbörja ovanstående aktiviteter måste ekonomiska medel finnas tillgängliga under 2009. Vi uppskattar detta till 1.000 kkr, för de 2 första aktiviteterna som behöver genomföras med extern resurs. Resultatet kommer att ligga till grund för kommande aktiviteter och kostnader.
På lång sikt behöver följande ske:
• Nyttoanalyser behöver göras av den verksamhetsförändring som är aktuell, men även värdera nyttan av IT-stödets förändring.
• Genomföra gemensamma verksamhetsutvecklingsprojekt med IT-stöd, samordnat inom GR och med de andra kommunalförbunden.
• Arbetet med gemensam omvärldsbevakning och analys behöver struktureras och dokumenteras.
• Gemensam kompetensutveckling behövs som förutsättning för förståelsen av IT-stödets roll som möjliggörare i utvecklingen av verksamheternas processer och organisation. Ansvaret för verksamhetsutveckling ligger tydligt på
verksamhetsansvariga och för utvecklingen av IT-stödet ligger ansvaret IT-ansvariga.
Gruppen har träffats vid 2 tillfällen. En gång i Kungälv den 27 februari 2009 och en gång i Göteborg den 12 mars 2009 i Göteborg.
Inför avrapporteringen till kommunchefsträffen den 20 mars 2009, kommer detta dokument och ett antal presentationsbilder att ingå. Lars-Olof Lindblad kommer att göra redovisningen.
Kungälv den 12 mars 2009 För IT-chefsnätverket, gm
Lars-Olof Lindblad, Kungälvs kommun Odette Escobar, Göteborgs stad
Göran Westerlund, Alingsås kommun Göran Engblom, Tjörns kommun Göran Persson, Mölndals stad
