Kommunledningskontoret Adress Box 611, 391 26 Kalmar │ Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx │ Fax 480-45 00 47│anette.mellstrom@kalmar.se
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare Datum Ärendebeteckning
Anna Johansson 2020-03-31 KS 2020/0320
50101
Kommunstyrelsen
Regler för debitering, krav och värdering av kundfordringar
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen antar reviderade regler för debitering, krav och värdering av kundfordringar.
Bakgrund
Regler för debitering, krav och värdering av kundfordringar har reviderats för att tillse behovet av en flexibel kravprocess när en extra ordinär händelse in- träffar.
Reglerna har också uppdaterats efter kommunstyrelsens senaste organisations- förändring som medfört att ekonomi och lönecenter blivit ett eget verksam- hetsområde och inte längre befinner sig organisatoriskt under verksamhetsom- råde ekonomi.
För en effektivare administration avseende kundreskontran har reglerna också uppdaterats med en möjlighet för verksamhetsområde ekonomi och lönecenter att skriva av mot kund. Den nya möjligheten gäller endast dödsbon eller kon- staterade konkurser.
Anna Johansson
Redovisningschef
Bilaga
Regler för debitering, krav och värdering av kundfordringar
KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK
Fastställt av Dokumentansvarig Datum
Kommunstyrelsen Redovisningschef Anna Johansson 2015-05-28
Granskad
2019-05-22
1 (4)
Ekonomi
Ekonomiadministration
Regler för debitering, krav och värdering av kundford- ringar
Allmänt
Fakturering ska ske så snart som möjligt efter att tjänsten/varan levererats.
Belopp som understiger 50 kronor ska inte faktureras. Detta gäller dock inte om det föreligger särskilda skäl, t.ex. om beloppet ”automatiskt” kan tas med vid nästa fakturering av kunden. Fakturabelopp avrundas till närmaste hela krontal.
Förfallodag för fakturan ska vara 30 dagar från fakturadatum om inte annat överenskommits.
Vid rättelse av en tidigare utställd faktura måste en kreditfaktura upprättas.
En kreditfaktura ska innehålla hänvisning till ursprunglig debetfaktura. Den kan avse hela eller del av den tidigare utställda fakturan. En ytterligare beskriv- ning av hanteringen av hur kreditfakturor ska hanteras finns i rutinbeskrivning- en för kund/fakturering i kommunens ekonomisystem.
Påminnelse- och kravåtgärder
På fakturan anges dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) och påminnelse- avgift enligt förordningen om ersättning för inkassokostnader m.m.
(1981:1057) debiteras vid försenad betalning. Dröjsmålsränta löper från förfal- lodagen till dess betalning sker och beräknas efter Riksbankens referensränta, som fastställs varje kalenderhalvår, + 8 % -enheter såvida inte annat avtalats.
Betalningspåminnelse med påminnelseavgift och dröjsmålsränta sänds 7-10 dagar efter förfallodagen. På påminnelsen anges att ersättning för inkassokrav, samt dröjsmålsränta kommer att tas ut om skulden inte regleras med påminnel- sen. Om påminnelseavgiften och dröjsmålsräntan inte betalas förs dessa på nästa faktura eller debiteras separat inom 7 dagar.
Inkassokrav med kravavgift enligt förordningen 1981:1057 om ersättning för inkassokostnader m.m. samt dröjsmålsränta sänds till kunden ca 14 dagar efter betalningspåminnelsen. På kravet anges att kommunens omkostnader för be- talningsföreläggande eller annan vidare åtgärd kommer att debiteras kunden.
Om inte avgifter och ränta betalas förs dessa omkostnader på nästa faktura eller debiteras separat inom 7 dagar.
En gång per månad upprättas en kravstatusförteckning av den debiterande förvaltningen. Med ledning av denna förteckning ska förvaltningen vidta före- skrivna åtgärder, t ex signal till socialförvaltning eller neka uthyrning av idrotts-
2 (4) hall etc. Det ankommer på den debiterande förvaltningen att i förekommande
fall företa uppsägning, avstängning o d. Det åligger också den debiterande för- valtningen att inom en vecka från förfallodatum meddela verksamhetsområde ekonomi och lönecenter ekonomienheten på kommunledningskontoret om särskilda skäl föreligger för att inte överlämna ärendet till kronofogdemyndig- heten (t ex upprätta amorteringsplan eller bevilja anstånd).
Ansökan om betalningsföreläggande inlämnas till kronofogdemyndigheten ca två veckor efter det att inkassokravet gått ut. Om verksamhetsområde eko- nomi och lönecenter ekonomienheten, efter vidtagen soliditetsundersökning, bedömer att det föreligger svårigheter att få betalt för fordran inlämnas ingen ansökan om betalningsföreläggande.
Verkställighet
Verksamhetsområde ekonomi och lönecenter Ekonomienheten inger ansökan om betalningsföreläggande till kronofogdemyndigheten.
Frågor om att hänskjuta ärenden till rättegång etc. handläggs av kommunled- ningskontoret/kanslienheten i samråd med debiterande förvaltning.
Verkställighet av kronofogdemyndighetens utslag begärs av verksamhetsom- råde ekonomi och lönecenter ekonomienheten i de fall då gäldenären kan be- dömas ha utmätningsbara tillgångar eller överskjutande preliminär skatt.
Ersättning för kommunens kostnader i samband med betalningsföreläggande och handräckningsmål ska debiteras gäldenären med belopp som fastställs av kronofogdemyndigheten.
Ersättning för kronofogdemyndighetens ansöknings- och expeditionsavgifter, delgivningskostnader samt kostnad för registreringsbevis i samband med mål som avser betalningsföreläggande eller handräckning ska också debiteras gäl- denären.
Verksamhetsområde ekonomi och lönecenter har möjlighet att själva utföra hela kravprocessen enligt detta dokument alternativt lägga ut hela eller delar av kravprocessen till en upphandlad part.
Anstånd
Verksamhetsområde ekonomi och lönecenter Ekonomienheten eller debite- rande förvaltning har rätt att bevilja högst en månads anstånd med betalning av fakturan från förfallodagen.
Debiterande förvaltning ska meddela verksamhetsområde ekonomi och löne- center ekonomienheten om överenskommelse om anstånd träffats med kun- den. Vid anstånd ska dröjsmålsränta tas ut från förfallodagen.
Vid extra ordinär händelse har verksamhetsområde ekonomi och lönecenter eller debiterande förvaltning möjlighet att avvika från huvudregeln avseende högst en månads anstånd och att dröjsmålsränta ska tas ut från förfallodagen.
Om en extra ordinär händelse inträffat som innebär att Kalmar kommun be- höver avvika från huvudregeln avseende anstånd, dröjsmålsränta eller övriga kravkostnader beslutas detta av kommunstyrelsens arbetsutskott.
Avbetalning
Verksamhetsområde ekonomi och lönecenter Ekonomienheten eller debite- rande förvaltning har rätt att bevilja avbetalning av skuld. Avbetalningens längd bör anpassas efter fordrans storlek, men avbetalningsplaner på högst sex må- nader bör eftersträvas. Vid upprättande av amorteringsplan tas avgift ut enligt förordningen (1981:1057) om inkassokostnader m.m. samt ränta och avise- ringsavgifter.
Debiterande förvaltning ska meddela verksamhetsområde ekonomi och löne- center ekonomienheten om överenskommelse om avbetalning träffats med kunden.
Avskrivning av fordran
Fordringar som efter eller under kravprocessen inte bedöms möjliga att få be- talt för lämnas till verksamhetsområde ekonomi och lönecenter ekonomienhet- en för bokföringsmässig nedavskrivning. Fordran bör föreslås till nedavskriv- ning så snart det konstateras att det finns förutsättningar för en bokförings- mässig nedavskrivning. Fordringar som är äldre än ett år ska inte finnas kvar i kundreskontran om inte kravåtgärder eller avbetalning pågår.
En bokföringsmässig nedavskrivning innebär att kundfordran skrivs av från balansräkningen och tas upp som en kundförlust. Fordran skriv dock inte av mot kunden. Kundfordringar som skrivits av bokföringsmässigt läggs till lång- tidbevakning och när kunden sedermera får betalningsförmåga tas dessa in i redovisningen som återvunna kundförluster.
Förutsättningar för bokföringsmässig avskrivning föreligger
• då rättsliga åtgärder för indrivning varit resultatlösa och det kan antas att gäldenären har ringa möjlighet att betala fordran framledes,
• då det på annat sätt än rättsliga åtgärder framkommit att den betalningsskyl- dige saknar utmätningsbara tillgångar och att utmätning i lön eller överskju- tande skatt inte kan ske samt att det kan antas att gäldenären har ringa möjlighet att betala fordran framledes,
• då rättsliga åtgärder för indrivning skulle vålla kommunen arbete och/eller kostnad som inte står i proportion till storleken på fordran och indrivning
inte är påkallad från allmän synpunkt eller av principiella skäl.
Verksamhetsområde ekonomi och lönecenter har möjlighet att skriva av ford- ran mot kund helt i två fall, konkurser och dödsbon som efter utredning kon- stateras vara utan tillgångar. Övrig avskrivning mot kund sker enligt respektive nämnds delegationsordning.
4 (4) Värdering/nedskrivning av kundfordringar
Kundfordringar som är osäkra tas upp till högst det belopp varmed de beräk- nas inflyta. Varje kundfordran värderas var för sig. En värdelös fordran får inte tas upp som tillgång.
Nämnden eller den som fått delegerad beslutanderätt ska ta ställning till sina kundfordringar och värdera dem fortlöpande och åtminstone till varje bokslut och delårsbokslut, dvs. beslut ska tas om eventuella nedskrivningar. Observera att det inte är fråga om avskrivningar av kundfordringarna. Vid bedömningen av nedskrivningsbehovet ska varje enskild post värderas om det gäller väsent- liga poster samt avbrutna avbetalningsplaner. Värderingen av kundfordringarna ska ske med iakttagande av försiktighet. Kundfordringarna får inte övervärde- ras.
