Dnr 2012/0276 KS-1 Kommunstyrelsen
Revidering av regler för ekonomi- och verksam hetsstyrni ng
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige att besluta följande:
1. Fullmäktige antar revidering av "Regler för ekonomi- och
verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun" i enlighet med bilaga 1 till detta tjänsteutlåtande
2. Den gamla versionen av "Regler för ekonomi- och
verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun" antagen 2011-12-14 ska dock fortsätta gälla för innevarande verksamhetsår (2012) inklusive arbetet med årsredovisning och annan uppföljning för 2012.
Sammanfattning
På uppdrag av fullmäktige har en ny budgetprocess utarbetats. Som grund för den nya budgetprocessen har en översyn och revidering av formerna för den kommungemensamma styrningen avseende framförallt resurs-
fördelning, målstyrning och kvalitet genomförts. Även uppföljnings- processen har justerats.
Förändringarna är inarbetade i ny version av "Regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun", bilaga 1.
Vissa regler som tidigare funnits med i regelverket har brutits ut till ett eget dokument, "Regler för nämndernas budget under verksamhetsåret". Dessa regler kopplas ihop med budgetbeslutet och kommer följa budgeten för ett visst verksamhetsår. Beslut om dessa regler för verksamhetsåret 2013 fattas i samband med budgetbeslutet för 2013 och regelverket återfinns som bilaga till det ärendet.
Styrdokumentet "Regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun" enligt bilaga 1 till detta tjänsteutlåtande ersätter tidigare antagen version (2011-12-14).
Den tidigare versionen av "Regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun", antagen 2011-12-14, ska dock fortsätta gälla för innevarande verksamhetsår (2012) inklusive arbetet med årsredovisning och annan uppföljning för 2012.
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Tjänsteutlåtande
2012-05-29
Dnr 2012/0276 KS-1 Sidan 2 av 4
Bakgrund
På uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott arbetade kommunlednings- kontoret under sommarhalvåret 2011 fram ett första förslag till en ny
budgetprocess. Fullmäktige gav 2011-10-19 kommunstyrelsen i uppdrag att utforma en ny budgetprocess utifrån intentionerna i det ursprungliga
förslaget. Arbetet med att utforma en ny process initierades i november 2011. På grund av stark tidspress har utvecklingsarbetet fortsatt under 2012 parallellt med att den nya budgetprocessen har införs.
För att möjliggöra en successiv utveckling av den nya processen beslutade fullmäktige 2011-12-14 om en provisorisk förändring i ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna.
Om utvecklingsarbetet
Som en grund för arbetet med att utforma en ny budgetprocess har kommunens gemensamma former för ledning och styrning genom
framförallt resursfördelning, uppdrag och målstyrning setts över. Detta har resulterat i en samlad definition av det kommungemensamma
ledningssystemet med tillhörande styrprocesser vilket beskrivs i den nya versionen av Regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning.
Arbetet med utformningen har letts av en politisk styrgrupp bestående av ordinarie ledamöter i kommunstyrelsens arbetsutskott, övriga gruppledare i kommunstyrelsen samt fullmäktiges presidium. Arbetet har stöttats av tjänstemän från kommunledningskontoret.
Beskrivning större förändringar
Resursfördelning
Ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna har fått en utförligare skrivning av principerna för resursfördelning i Sollentuna kommun.
En nyhet är att den ekonomiska styrningen via tilldelning av resurser från fullmäktige sker på en mindre detaljerad nivå än tidigare. Nämnderna får större frihet i omfördelning mellan olika verksamhetsområden och kommunstyrelsen får en tydlig roll att följa nämndernas hantering av budgeten.
Målstyrning
Kommunens målstyrning utgår i de nya ekonomi- och
verksamhetsstyrningsreglerna fortfarande från de kommunövergripande politiska fokusområdena men två betydande förändringar har gjorts:
• Modellen för målstyrning har fördjupats så att formerna för styrning definieras ända ut i verksamheterna och inte som tidigare stannar på den politiska nämndnivån. Detta syftar till att få större genomslag för och resultat i styrningen.
• Mål och mätmetoder definieras på annat sätt än tidigare. V i d utvärdering av den gamla modellen har konstaterats att konstruktionen med mål där resultatet ska mätas entydigt på ett års sikt med kvantitativa mått i dagsläget inte är realistisk för mål inom de flesta kommunala verksamheter. Syftet med den nya konstruktionen är att ge större
möjlighet att formulera angelägna politiska mål samt att kunna följa upp hur den kommunala organisationen har arbetat mot dessa mål samt ge en realistisk bild av vad som har åstadkommits.
Kvalitet
En mycket viktig del i det nya ledningssystemet är att betona kvalitetsarbetet. Detta ger grunden för systematik kring ständiga förbättringar i verksamheten men är också grunden för uppföljning och utvärdering av den löpande verksamheten och bedömningar i budgetarbetet.
I de nya reglerna införs en kommungemensam definition av kvalitetsarbete.
Reglerna innehåller också grunden för uppbyggnad av etl kvalitetssystem vilket ska ses som ett mycket långsiktigt arbete. Tanken är att
kvalitetssystemet ska stödja och underlätta en successiv och systematisk uppbyggnad av kunskap och data för bland annat kvalitets- och
effektivitetsmått inom Sollentuna kommuns verksamheter.
Styrprocesserna
Styrprocesserna i ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna omfattar budget, uppföljning och intern kontroll. Intern kontroll har inte berörts av utvecklingsarbetet. Däremot har budgetprocessen omformulerats väsentligt och uppföljningsprocessen kompletterats. Ett uttalat syfte har varit att se till att budget- och uppföljningsprocesserna samverkar bättre än tidigare.
Regler kopplade till nämndernas användning av tilldelad budgetram
De tidigare ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna har innehållit detaljerade regler om nämndernas användning av tilldelad budgetram, regler för hantering av avvikelser samt andra regler bland annat gällande beslut med ekonomiska konsekvenser.
Detta regelverk bryts nu ut till ett eget dokument "Regler för nämndernas budget under verksamhetsåret". Reglerna kopplas ihop med budgetbeslutet och kommer följa budgeten för ett visst verksamhetsår. Beslut om reglerna för verksamhetsåret 2013 fattas i samband med budgetbeslutet för 2013 och regelverket återfinns som bilaga till det ärendet.
Övergångsregler
Styrdokumentet "Regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning" enligt bilaga 1 till detta tjänsteutlåtande ersätter tidigare antagen version (2011-12-
14).
Den gamla versionen av "Regler för ekonomi- och verksamhctsstyrning"
antagen 2011-12-14 ska dock fortsätta gälla för innevarande verksamhetsår
Tjänsteutlåtande
2012-05-29
Dnr 2012/0276 KS-1 Sidan 4 av 4
(2012) inklusive arbetet med årsredovisning och annan uppföljning för 2012.
Styrdokumentet Regler för målstyrningsmodellen i Sollentuna kommun är redan upphävt genom beslut av fullmäktige 2011-12-14 men även detta regelverk ska enligt det beslutet fortsätta gälla för verksamhetsåret 2012.
Bilaga 1 Regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun
Regler för ekonomi- och
verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun
Antagna av fullmäktige 2001-06-18, § 76 att gälla fr.o.m. 2001-07-01 Reviderade av fullmäktige 2003-02-17, § 24
Reviderade av fullmäktige 2004-11-15, § 153
Tekniskt justerad 2005-04-20 med anledning av fullmäktiges beslut 2005-03- 14, § 22
Reviderad av fullmäktige 2006-05-08, § 105 Reviderade av fullmäktige 2006-11-27, § 226 Reviderade av fullmäktige 2009-12-16, § 119
Reviderade av fullmäktige 2010-06-09, § 44 att gälla från och med 2011-01-01 Reviderad (inkl namnbyte till regler) av fullmäktige 2010-11-24, § 113 att gälla fr.o.m. 2011-01-01
Reviderade av fullmäktige 2011-06-15, § 80
Reviderade av fullmäktige 2011-12-14, § 151, Dnr 2011/537 KS.101 Reviderade av fullmäktige 20xx-xx-xx
SOLLENTUNA 2 FÖRFATTNINGSSAMLING
Innehållsförteckning
1 Inledning 3 2 God ekonomisk hushållning 4
2.1 Ekonomi 4 2.2 Mål och riktlinjer för verksamheten 4
2.3 Ledningssystem och styrprocesser 4
3 Kommunens ledningssystem 5
3.1 Resursfördelning 5 3.2 Målstyrning 8 3.3 Kvalitetsarbete 10 3.4 Kommunens styrdokument - koppling till ledningssystemet 11
3.5 Uppdrag - koppling till ledningssystemet 12
3.6 Ansvar för ledningssystemet 13 4 Kommunens styrprocesser 14
4.1 Budgetprocessen 14 4.2 Uppföljningsprocessen 16 4.3 Intern kontrollprocessen 17 4.4 Ansvar detaljutformning, planering och anvisningar 17
5 Regler för den ekonomiska redovisningen 19 6 Ansvar för kommunens anläggningstillgångar 20
6.1 Fastigheter och anläggningar 20 6.2 Maskiner och inventarier (lös egendom) 20
7 Ansvar inom nämnd och tjänstemannaorganisation 21
1 Inledning
Ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna beskriver Sollentuna kommuns tolkning av kommunallagens krav på God ekonomisk hushållning.
Kommunens ledningssystem syftar till att precisera hur lagstiftningens krav på god ekonomisk hushållning förverkligas i Sollentuna kommun.
Ledningssystemet konkretiserar också hur fullmäktige, genom de kommungemensamma styrprocesserna, styr verksamheterna utifrån lagstiftning och politiska ambitioner.
Dokumentet beskriver kommunens ledningssystem inklusive
styrprocesserna och de regler som är kopplade till ledningssystemet.
I detta dokument används benämningen "verksamhetsår". Med detta avses det kalenderår för vilket en viss budget har fastställts.
S O L L E N T U N A
FÖRFATTNINGSSAMLING
4
2 God ekonomisk hushållning
Sollentuna kommun gör följande bedömning av vad som ska ligga till grund för God ekonomisk hushållning. Bedömningen visar också vad som ska ingå i den samlade utvärderingen av om kommunen lever upp till God
ekonomisk hushållning.
2.1 Ekonomi
De ekonomiska förutsättningarna på kort och lång sikt ska följas och det ekonomiska resultatet ska vara tillfredställande. V i d utvärdering undersöks om
• Balanskravet är uppfyllt
• De finansiella målen är uppnådda
2.2 Mål och riktlinjer för verksamheten
Verksamheten ska ha mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. V i d utvärdering undersöks
• Måluppfyllelsen för de kommunövergripande målen
• Den kommunövergripande kvalitetsredovisningen 2.3 Ledningssystem och styrprocesser
Kommunens ledningssystem inklusive styrprocessen (budget, uppföljning och internkontroll) ska följas samt kontinuerligt utvärderas och vid behov utvecklas.
3 Kommunens ledningssystem
Ledningssystemet beskriver den kommungemensamma modellen, med processer, för hur Sollentuna kommun hanterar:
• Resursfördelning
• Målstyrning
• Kvalitetsarbete
I regelverket redogörs också för ledningssystemets kopplingar till kommunens övriga styrdokument samt olika typer av uppdrag.
Styrprocesserna i ledningssystemet beskrivs i kapitel 4.
3.1 Resursfördelning
Resursfördelningen utgör grunden för den ekonomiska styrningen av nämnderna. Resursfördelningen har till uppgift att strukturera fördelningsprinciperna i syfte att bygga upp en kvalitetssäkrad fördelningsprocess inför kommande verksamhetsår.
Budgetprocessen ska vara transparant. Arbetet med resursfördelning ska skilja på beräkningsunderlag, redovisning av tvingande
åtaganden/lagstiftning från staten och politiska prioriteringar.
• Beräkningsunderlag
o Befolkningsprognos och volymförändringar o Kapitaltjänstkostnader för gjorda investeringar,
exploateringsverksamhet,
o Tidigare beslutade åtagande i planen från föregående års budgetbeslut.
• Tvingande åtagande/lagstiftning från staten
• Politiska prioriteringar
o Förändrade ambitioner utifrån politisk plattform/handlingsprogram o Löne- och priskompensation
o Produktivitetskrav för respektive verksamhetsområde Resursfördelningen i budgetbeslutet ska omfatta följande delar:
• Driftbudget för respektive nämnd
• Investeringslimit för respektive nämnd
• Exploateringsbudget (se vidare nedan)
Resursfördelningen ska även med motsvarande uppdelning göras som en treårig ekonomisk plan. I de 3-åriga planerna uttrycks fullmäktiges viljeinriktning i ett längre perspektiv. Dessa planer syftar främst till att skapa planeringsförutsättningar samt allokera resurser i samband med långsiktiga beslut.
S O L L E N T U N A
FÖRFATTNINGSSAMLING
6
3.1.1 Nivå på den ekonomiska styrningen
Den ekonomiska styrningen genom budget och 3-årig plan sker ur politiskt perspektiv på olika nivåer:
Fullmäktige ger i budgetbeslutet respektive nämnd en ram för det kommande året. Ramen anges netto. För respektive nämnd anges också nettobelopp på anslagsbindningsnivå, d.v.s. bindning av belopp sker till vissa verksamheter. För vissa nämnder görs ingen uppdelning av ramen utan anslagsbindningen sker på samma nivå som ramen totalt.
Respektive nämnd fördelar sedan anslagen budget vidare en nivå samt gör en uppdelning på intäkter och kostnader.
Beslut i Verksamhetsnivå Brutto/netto *)
Fullmäktige Ram Netto
Fullmäktige
Anslagsbindning Netto Nämnd
(inklusive rapportering till kommunstyrelsen)
Verksamhetsnivå 1 Brutto
*) Vid bruttoredovisning redovisas intäkter, kostnader och netto Vid nettoredovisning redovisas enbart netto
Den exakta indelningen i anslagsbindning och verksamhetsnivå 1 för det kommande verksamhetsåret beslutas av fullmäktige respektive
kommunstyrelsen inom ramen för budgetprocessen. Indelningsbesluten ska präglas av långsiktighet. Tillfälliga behov av särskild uppföljning hanteras via budgetuppdrag till nämnden.
Kommunallagens krav på att budgeten upprättas och presenteras brutto sker genom nämndernas rapportering till kommunstyrelsen. Det är
bruttobudgeten som beloppsmässigt anger den kommunala verksamhetens volym.
3.1.2 Volymkompensation (gäller vissa nämnder)
I den mån kommunens ekonomi så tillåter tillämpar Sollentuna kommun en volymkompensationsmodell för vissa verksamheter. Volymkompensations- modellen har två funktioner:
• V i d framräknade av underlag för resursfördelning i budgetprocessen sker särskild uträkning gällande volymkompensation för det kommande verksamhetsåret.
• Över- eller underskott till följd av volymavvikelser från den i budgeten antagna volymen ska rapporteras som budgetavvikelse till följd av volymavvikelse.
verksamhetsår framgår av fastställd budget.
Överskott till följd av volymminskningar får inte användas för att finansiera befintlig eller ny verksamhet.
Kommunstyrelsen fastställer i särskilt beslut förändring av vilka verksamheter som för kommande verksamhetsår ska ingå i volymkompensationsmodellen.
3.1.3 Särskilda regler för resultatenheter
Att vara resultatenhet innebär att enheten balanserar sitt resultat vid varje bokslut.
För att en enhet ska utgöra resultatenhet ska följande kriterier vara uppfyllda:
• Enheten ska vara organisatoriskt avgränsad från övriga enheter inom den egna förvaltningen.
• Enheten bär alla kostnader som är direkt och indirekt förknippade med enhetens verksamhet.
• Enheten står för alla avvecklingskostnader
• Köp från en resultatenhet ska vara frivilligt.
• Enheten balanserar sitt resultat (buffert) vid varje bokslut (se nedan).
• Enheten har en ansvarig chef
• Enheten har klara ekonomiska mål
• Enheten får intäkter efter prestation
• Enheten har egen resultaträkning
Årets resultat
Resultatenhetens årliga resultat överförs till en buffert. Detta avser både positivt och negativt resultat. Varje resultatenhet har sin egen buffert.
Kommunledningskontoret ansvarar för redovisning och sammanställning av resultatenheternas buffertar.
Buffert
Bufferten är resultatenhetens historiskt ackumulerade över- och underskott.
Buffert skall användas för att i första hand täcka eventuella förluster, d v s vara en säkerhet för att i vårt fall slippa "låna" pengar för att finansiera förlusten. I vissa fall behövs medel för ändamål som den ordinarie verksamheten inte orkar bära.
Exempel på områden som buffert får användas till är:
• att täcka negativa resultat
• omstruktureringar, ex förändring av organisation, effektiviseringar etc.
• förändring av verksamhet, exempelvis åldersblandade klasser (grundskolan) och kursbaserad skola (gymnasiet)
S O L L E N T U N A
FÖRFATTNINGSSAMLING
8
• utveckling av arbetsmetoder, exempelvis utbildningsinsatser
• utveckling av effektiva arbetsrutiner, exempelvis införande av it-system Bufferten får inte användas för löpande driftskostnader och investeringar.
Varje nämnd bör fastställa ett mål för hur stor buffert resultatenheterna ska bygga upp, exempelvis inom 3 år. Målet bör uttryckas i procent av
omsättningen och ett minimibelopp.
Eventuella beslut om justering av buffert fattas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Justeringar kan främst förekomma vid omstrukturering eller nedläggning av resultatenhet.
Användningen av buffert kan beslutas av respektive resultatchef utifrån de riktlinjer som gäller för användandet av bufferten. När buffert önskas tas i anspråk ska detta rapporteras vid den löpande ekonomiska uppföljningen till överordnade nivå (förvaltningschef).
Fastställande av resultatenheter
Kommunstyrelsen fastställer årligen vilka enheter som ska utgöra resultatenheter.
3.1.4 Exploateringsbudget
Investeringar inom ramen för exploateringsverksamheten fastställs i fullmäktiges budgetbeslut i en särskild exploateringsbudget. Budgeten ska innehålla en redovisning av enskilda större projekt, medan mindre projekt redovisas i ett totalbelopp. Redovisningen ska ske brutto, d.v.s. inkomster, utgifter samt netto.
3.2 Målstyrning
Målstyrningen hanteras i den kommungemensamma styrmodellen.
Styrmodellen har till uppgift att säkerställa en tydlig styrning och uppföljning från kommunövergripande politiska prioriteringar ner till enskilda verksamheters insatser.
Styrmodellen utgår från att fullmäktige för varje mandatperiod fastställer följande styrdokument.
• Politisk plattform för mandatperioden
• Övergripande politiska fokusområden. (Fokusområdena kan, vid behov, revideras under mandatperioden.)
Styrmodcllen innehåller följande delar:
• Kommunövergripande mål
• Åtaganden
• Handlingsplaner och aktiviteter
Till styrmodellen hör också principerna för uppföljning inom styrmodellen.
3.2.1 Kommunövergripande mål
Fullmäktige fastställer de kommunövergripande målen. Målen utgår från de övergripande politiska fokusområdena.
Kommunstyrelsen fastställer lämpliga mått med därtill hörande målnivåer som en delkomponent i uppföljning av de kommunövergripande målen.
Finansiella mål fastställs av fullmäktige utifrån lagstiftningens krav på finansiella mål för kommunen.
3.2.2 Åtaganden
De kommunövergripande målen ska uppnås genom nämndernas åtaganden.
Nämnderna föreslår åtaganden, inklusive mått, inom sin nämnd.
Fullmäktige fastställer, i samband med beslutet om kommunövergripande mål, nämndernas åtaganden. Måtten fastställs av nämnderna och rapporteras till kommunstyrelsen i samband med verksamhetsplaneringen, se nedan.
3.2.3 Handlingsplaner och aktiviteter
Att åtagandena kan uppnås säkerställs genom handlingsplaner (kan vid behov brytas ner i en aktivitetsstruktur) med därtill hörande mått inom kommunens olika verksamheter. Gemensam form för handlingsplaner och aktiviteter säkerställs genom en gemensam grundform för
verksamhetsplanering på nämnd- och förvaltningsnivå. Kommunstyrelsen fastställer gemensamma former för nämndernas verksamhetsplanering.
3.2.4 Principer för uppföljning inom styrmodellen
Uppföljning inom styrmodellen sker underifrån genom analys av vad som utförts tillsammans med aktuella mått.
Kommunövergripande mål Mått
Åtaganden < Mått
Handlingsplaner < Mått Aktiviteter
Analysen av måluppfyllelse görs av tjänstemannaorganisationen och sker utifrån följande modell:
S O L L E N T U N A
FÖRFATTNINGSSAMLING
10
• Iakttagelser
o Handlingsplaner/aktiviteter och, i nästa steg, åtaganden o Utpekade mått
o Behovs-/ efterfrågeförändringar
o Omvärldsförändringar (lagstiftning eg. förändringar utanför kommunens kontroll)
o Interna förändringar (organisatoriska förändringar, nya uppdrag)
• Samlad analys av gjorda iakttagelser. Analysen ska innehålla en viktning av handlingsplaner/aktiviteter respektive åtaganden samt utpekade mått
• Bedömning av måluppfyllelse
• Rekommendation
Uppföljningsmodellen säkerställer en gemensam och likvärdig bedömning av samtliga komponenter i styrmodellen. Analys av handlingsplaner och åtaganden görs av respektive nämnds tjänstemannaorganisation i samråd med kommunledningskontoret, d.v.s. i en samberedning. Analys av åtaganden prövas i nämnd och därefter i kommunstyrelsen.
Analys av kommunövergripande mål görs av kommunledningskontoret med stöd av förvaltningstjänstemän och prövas i kommunstyrelsen och därefter i fullmäktige.
3.3 Kvalitetsarbete
3.3.1 Kommungemensam grund för kvalitetsarbete
Med kvalitet menar vi hur väl vi uppfyller de krav, behov och förväntningar som ställs på oss som kommun.
I kommunens arbete med kvalitet ingår att inom respektive verksamhet, systematiskt förbättra kommunens förmåga att möta olika behov, krav och förväntningar genom ett ständigt förbättringsarbete.
I kommunens arbete med kvalitet ska ingå att kontinuerligt och systematiskt:
• definiera relevanta intressentgrupper och deras behov, krav och förväntningar
• avväga och prioritera hur behov, krav och förväntningar ska tillgodoses utifrån kommunens möjligheter i form av
o lagstiftning och myndighetskrav o förmåga i form av resurser
• till relevanta intressegrupper kommunicera vilken kvalitet kommunen ska leverera och vem som ansvarar för det
• säkerställa och följa upp att vald kvalitet levereras
• till relevanta intressegrupper kommunicera vilken kvalitet som har levererats
definiera vilka intressegrupper, interna såväl som externa, som är relevanta för den egna verksamheten.
Med kvalitet avser kommunen också att nämnderna generellt, så långt det är möjligt, använder metoder baserade på forskning, kunskap och beprövad erfarenhet i sin verksamhet.
Såväl förtroendevalda som anställda har ansvar för kommunens kvalitet.
3.3.2 Kvalitetssystem - ett stöd i kvalitetsarbetet
Som stöd för nämnder och kommunledning ska kommunen ha ett
kvalitetssystem. Kvalitetssystemets uppgift är att långsiktigt tillhandahålla en kommungemensam struktur för respektive verksamhets kvalitetsarbete.
Här finns möjligheter till stöd i arbetet med ständiga förbättringar men kvalitetssystemet säkrar även en gemensam plattform för att analysera resultat och utgöra underlag för prioriteringar av kommunens samtliga verksamheter.
Kommunstyrelsen ansvarar för
• struktur och anvisningar gällande kvalitetssystemet
• kommungemensam kvalitetsredovisning
• att ta fram nyckeltal kopplade till, av fullmäktige och kommunstyrelsen, antagna styrdokument för att möjliggöra uppföljning av
styrdokumentens efterlevnad Nämnderna ansvarar för
• att kontinuerligt fylla på och underhålla kvalitetssystemet med verksamhetsspecifika nyckeltal
• att i enlighet med kommunstyrelsens anvisningar della i arbetet med den kommungemensamma kvalitetsredovisningen och leverera nyckeltal som ingår i den kommungemensamma kvalitetsredovisningen
• att, minst en gång per år, behandla en fördjupad kvalitetsredovisning för nämndens verksamheter.
3.4 Kommunens styrdokument - koppling till ledningssystemet
Fullmäktige och nämnder fastställer styrdokument. Dessa finns
sammanställda i Sollentuna författningssamling. Kommunen har ett särskilt regelverk för styrdokumentens funktion, innehåll och namnsättning.
För att följa upp och utvärdera hur organisationen efterlever kommunens styrdokument används processen för intern kontroll. Kommunstyrelsen har via sin uppsiktsplikt också ett ansvar för att kontrollera hur styrdokumenten följs.
Vissa styrdokument krävs enligt lagstiftning för att förtydliga framförallt ansvarsfördelningen inom kommunen. Övriga styrdokument kompletterar
S O L L E N T U N A
FÖRFATTNINGSSAMLING
12
det generella ledningssystemet. Vid antagandet av enskilt styrdokument behöver tydliggöras hur kopplingarna till styrmodell respektive
kvalitetssystem ser ut samt om, och i så fall hur, uppföljning ska tas in i uppföljningsprocessen, se vidare nedan.
3.4.1 Planer och motsvarande dokument
Om planer kräver särskild uppföljning ska detta planeras in i uppfölj ningsprocessen.
3.4.2 Om mål i styrdokument
Kortsiktiga mål inom mandatperioden uttrycks inte i separata styrdokument utan ska uttryckas i kommunens styrmodell.
Mer långsiktiga mål inom särskilda områden beslutas i särskilda
styrdokument; vision, policy etc. Den långsiktiga utvecklingen för dessa mål följs upp via kvalitetssystemet. Särskilda satsningar mot dessa långsiktiga mål hanteras via styrmodellen.
I vissa fall kräver myndighet mål i särskilt styrdokument. Även dessa följs upp via kvalitetssystemet.
3.4.3 Regler och motsvarande styrdokument
Regler och motsvarande dokument är i normalfallet kopplade till den löpande verksamheten. Generellt bör eftersträvas att dessa styrdokument, så långt som det är praktiskt möjligt, kan följas upp via kvalitetssystemet.
3.5 Uppdrag - koppling till ledningssystemet
Enligt lagstiftning kan fullmäktige löpande besluta om uppdrag till
nämnderna. Uppdrag bör så långt som möjligt kopplas till ledningssystemet och därmed inordnas i kommunens ordinarie styrprocess.
Tre huvudgrupper av uppdrag är direkt kopplade till styrprocessen:
• Utredningsuppdrag. Dessa är aktuella att lämna i o budgetprocessen
o vid avvikelser i uppföljningsprocessen
Med utredningsuppdrag avses uppdrag till en nämnd att utreda en särskild fråga och återkomma till kommunstyrelsen eller fullmäktige med svar på utredningsuppdraget. Förutom fullmäktige kan
kommunstyrelsens ge utredningsuppdrag enligt ovan.
• Budgetuppdrag som ska genomföras under ett verksamhetsår. Dessa ges i budgetbeslutet och följs upp via uppföljningsprocessen
• Åtgärdsuppdrag med anledning av avvikelser. Dessa ges i uppfölj ningsprocessen
Övriga eventuella uppdrag hanteras enskilt utan direkt koppling till ledningssystemet och dess styrprocess.
Det åligger kommunstyrelsens att, utifrån detta regelverk, löpande utforma och beskriva struktur och detaljer i ledningssystemet.
S O L L E N T U N A
FÖRFATTNINGSSAMLING
14
4 Kommunens styrprocesser
I ledningssystemet eftersträvas att hålla samman kommunens styrprocesser så att de samverkar. Följande styrprocesser är kopplade till
ledningssystemet:
• Budgetprocessen
• Uppfölj ningsprocessen
• Intern kontrollprocessen 4.1 Budgetprocessen
Budgetprocessen omfattar beslutsunderlag och beslut motsvarande lagstiftningens krav. Detta innebär att budgetprocessen omfattar:
• resursfördelning för kommande verksamhetsår och övriga ekonomiska delar samt skattesats och treårig ekonomisk plan
• de kommunövergripande målen och hur de ska förverkligas samt följas upp i enlighet med styrmodellen
• budgetuppdrag till nämnderna
Budgetprocessen består av följande delprocesser:
• Föreberedande process
• Preliminär budget
• Nämndberedning preliminär budget
• Fastställande av budget
• Nämndernas verksamhetsplanering
• Avstämning budgetförutsättningar
4.1.1 Förberedande process
• Lokalförsörjningsplan
Lokalförsörjningsplanen utgör underlag för budgetprocessens planering och budgetering för investeringar i fastigheter. Lokalförsörjningsplanen tas fram i följande steg:
o Respektive nämnd utarbetar en lokalresursplan omfattande nämndens framtida behov av lokaler ur ett långsiktigt perspektiv.
I budgetprocessen måste tillses att finansiering av den löpande driften för de fastigheter och anläggningar som nämnden lyfter fram i lokalresursplanen ryms inom nämndens budget respektive
ekonomiska plan.
o Trafik- och fastighetsnämnden tar därefter, med utgångspunkt i lokalresursplanerna och i dialog med berörda nämnder, fram en lokalförsörjningsplan för hela kommunen. Lokalförsörjningsplanen ska godkännas av kommunstyrelsen.
o Lokalförsörjningsplancn ska tidsmässigt vara klar när arbetet med preliminär budget påbörjas
Redovisas till kommunstyrelsen i samband med redovisning av verksamhetsplaneringen
• Utredningsuppdrag som lämnas vid delårsbokslutet
Förslag lill uppdrag tas fram av kommunstyrelsen vid beredning av delårsbokslutet. Uppdragen beslutas av fullmäktige
• Kommungemensam omvärldsanalys samt kommungemensam kvalitetsredovisning
Inriktning och upplägg beslutas av kommunstyrelsen. Omvärldsanalys och kvalitetsredovisning lämnas som information till fullmäktige.
4.1.2 Preliminär budget
• Kommunstyrelsen ska senast i mars månad besluta om en preliminär budget som lämnas till nämnderna för beredning.
4.1.3 Nämndberedning preliminär budget
• Nämndberedningen ska innehålla
o Beredning av föreslagen resurstilldelning och förslag till budgetuppdrag
o Förslag till åtaganden med därtill hörande mått som svarar mot de kommunövergripande målen
o Eventuella utredningsuppdrag
4.1.4 Fastställande av budget
• Fullmäktige ska fastställa budgeten i juni månad.
• Fullmäktiges budgetbeslut ska omfatta:
o Politisk inriktning för verksamhetsåret
o Finansiella mål samt kommunövergripande mål inklusive fastställande av nämndernas åtaganden
o Budget
o 3-årig ekonomisk plan o Skattesats
o Regler för nämndernas budget under verksamhetsåret
• Inför fullmäktiges beslut ska kommunstyrelsen fatta beslut om vilka mått som kan användas för uppföljning av föreslagna
kommunövergripande mål.
4.1.5 Nämndernas verksamhetsplanering
• Nämnderna ska utifrån fullmäktiges budgetbeslut upprätta en verksamhetsplan. Planen ska som minimum innehålla
o Handlingsplaner som svarar mot nämndens åtaganden o Internbudget enligt kommunstyrelsens anvisningar för
verksamhetsnivå 1
S O L L E N T U N A
FÖRFATTNINGSSAMLING
16
o Långsiktig IT-plan
• Nämnderna ska enligt kommunstyrelsens tidplan återrapportera verksamhetsplanen till kommunstyrelsen för bedömning att planen är upprättad enligt kommunstyrelsens anvisningar och enligt fullmäktiges intentioner i budgetbeslutet.
4.1.6 Avstämning budgetförutsättningar
Kommunstyrelsen ska under hösten göra en bedömning av förutsättningarna för den av fullmäktige beslutade budgeten. Om förutsättningarna ändras väsentligt ska kommunstyrelsen senast i november lämna förslag på revidering av beslutad budget till fullmäktige.
4.2 Uppföljningsprocessen
4.2.1 Löpande uppföljning av ekonomi och verksamhet
Kommunstyrelsen ansvarar för att utforma och ta fram anvisningar för en ändamålsenlig uppföljning av kommunens ekonomi och verksamhet.
Nämnderna ska löpande rapportera om utfall och bedömning av ekonomi och verksamhet till kommunstyrelsen som i sin tur gör en helhetsbedömning av utvecklingen. Om nämnden befarar avvikelser ska nämnden själv genom egna prioriteringar, omprövningar och andra åtgärder se till att nämndens anslag inte överskrids. V i d betydande budgetavvikelse ska nämnden ta fram åtgärdsplan i samråd med kommunstyrelsens arbetsutskott.
Om kommunstyrelsen bedömer att nämnden inte kan hantera avvikelserna ska kommunstyrelsen föreslå fullmäktige vilka åtgärder som ska vidtas.
Mer detaljerade regler för avvikelsehanteringen samt övriga regler gällande hanteringen av tilldelad budgetram framgår av de regler som fastställs inom ramen för fullmäktiges budgetbeslut.
Den löpande uppföljningen ska bestå av följande delar:
• Månadsuppföljningar
Genomförs enligt kommunstyrelsens beslut om periodicitet.
Förvaltningarna rapporterar till kommunledningskontoret.
• Tertialuppföljning
Genomförs per april. Nämnderna rapporterar till kommunstyrelsen.
• Delårsrapport per augusti med resultatprognos
Delårsrapporten ska innehålla resultat- och balansräkning, kassaflödes- analys samt driftredovisning uppdelat per nämnd.
Kommunstyrelsen sammanställer, med utgångspunkt från nämndernas rapportering, kommunens totala resultatprognos gällande ekonomiskt utfall samt måluppfyllelse till fullmäktige. Mot bakgrund av prognosen ska också rekommendationer för det kommande budgetarbetet lämnas.
• Årsredovisning
Ska godkännas av fullmäktige senast sista mars om inte särskilda skäl föreligger.
• Kvalitetsredovisning
En kommunövergripande kvalitetsredovisning tas fram integrerat med budgetprocessen och meddelas fullmäktige.
4.2.2 Nämndvis återrapportering till fullmäktige
Fullmäktiges presidium tar årligen fram en plan för nämndernas särskilda redovisningar direkt till fullmäktige. Planen ska omfatta ett urval av nämnder årligen. V i d upprättande av planen görs avstämning med kommunstyrelsens planerade uppsiktsinsatser. Rapporteringen till fullmäktige syftar till att utifrån vissa specificerade frågor ge en bild av nämndens verksamhet och dess utveckling.
4.2.3 Kommunstyrelsens uppsikt
Kommunstyrelsen bedriver löpande uppsikt över nämndernas verksamhet i enlighet med kommunallagen och kommunstyrelsens reglemente. Inom ramen för detta uppsiktsarbete genomförs fördjupade granskningar av nämndernas verksamheter.
4.2.4 Särskild redovisning av planer och eventuella andra styrdokument
Kommunstyrelsen ska ta fram en plan gällande särskild redovisning av planer och eventuella andra styrdokument, se avsnitt Målstyrning.
4.3 Intern kontrollprocessen
Kommunens internkontroll har en egen tidplan. En internkontrollplan fastställs årligen av kommunstyrelsen och uppföljning av föregående års internkontroll görs årligen. Se vidare särskilt styrdokument för intern kontroll.
4.4 Ansvar detaljutformning, planering och anvisningar
4.4.1 Den kommungemensamma styrprocessen
Kommunstyrelsen ansvarar för detaljutformningen av kommunens styrprocesser och att anvisningar finns tillgängliga.
Kommunstyrelsen ska senast september månad sammanställa och tillgängligöra ett kommungemensamt årsplanering för den kommande budgetprocessen samt uppföljning under del kommande verksamhetsåret.
För uppföljningsprocessen ska redovisas den löpande uppföljningen, och, i
S O L L E N T U N A
FÖRFATTNINGSSAMLING
18
den mån det är möjligt, större planerade insatser utifrån kommunstyrelsens uppsiktsarbete. Planering av datum för beslut i fullmäktige görs i samarbete med fullmäktiges presidium. Information om den nämndvisa
återrapporteringen till fullmäktige samt eventuell särskild redovisning av planer ska också tas med i årshjulet/årsplanering.
4.4.2 Kommunledningskontorets stöd till partierna
Inför och under partiernas budgetarbete ska kommunledningskontoret bistå samtliga partier som är representerade i fullmäktige med den allmänna information som tas fram enligt reglerna i detta dokument samt enligt kommunstyrelsens detaljutformning av kommunens styrprocess.
5 Regler för den ekonomiska redovisningen
Resultat-, balansräkningar och kassaflödesanalyser upprättas för kommunen.
I den sammanställda redovisningens (kommunkoncernen) resultat- och balansräkningar samt kassaflödesanalys ingår kommunen samt de bolag eller förbund där kommunen har en ägarandel överstigande 20 procent.
Redovisningsinformation för den kommunala organisationen utöver kraven i kommunallagen och den kommunala redovisningslagen bygger på en:
• kommungemensam kontoplan baserad på baskontoplan med åtskillnad av interna transaktioner. Kontoplanen fastställs av
kommunledningskontoret.
• utformning så att verksamhetsrapportering kan ske enligt av kommunförbundet rekommenderad basindelning
• genomgående organisationsanknuten ansvarskodning som i sin bas speglar första linjens respektive ansvarsområden
• möjlighet till objekt-, projekt- och aktivitetsredovisning.
Kommunledningskontoret har ett övergripande ansvar för utformningen av den kommungemensamma kodplanen samt utformning av redovisning och budget i ekonomisystemet. Nämnderna har löpande ansvar för att se till att kodstrukturerna stämmer med aktuella förhållanden samt att den
ekonomiska informationen är aktuell både vad gäller budget och utfall.
Redovisningsinformation hanteras i ett kommungemensamt ekonomidatasystem.
S O L L E N T U N A
FÖRFATTNINGSSAMLING
20
6 Ansvar för kommunens anläggningstillgångar
6.1 Fastigheter och anläggningar
6.1.1 Fastighetsägande
Kommunstyrelsen är, fastighetsrättsligt, kommunens företrädare avseende kommunens ägande av samtliga fastigheter samt aktier, andelar,
bostadsrätter och motsvarande.
6.1.2 Investeringar
Kommunstyrelsen ansvarar för investeringar inom exploateringsverksamheten.
Trafik- och fastighetsnämnden ansvarar för övriga investeringar i kommunägda fastigheter.
6.2 Maskiner och inventarier (lös egendom)
Respektive nämnd ansvarar för maskiner och inventarier inom sina respektive ansvarsområden.
7 Ansvar inom nämnd och tjänstemannaorganisation
Respektive nämnd har huvudansvar för ekonomi- och verksamhetsstyrning inom sina ansvarsområden. Nämnden ansvarar för att styrningen sker i enlighet med reglerna i kommunens allmänna ekonomi- och
verksamhetsstyrningsregler samt regelverk i beslutad budget.
För att möjliggöra en effektiv och ändamålsenligt styrning enligt
kommunens ledningssystem ställs vissa grundkrav på ansvarsfördelningen inom tj änstemannaorgani sationen.
7.1.1 Budgetansvar
Budgetansvar har den tjänsteman som tilldelats egen ansvarskod i
ekonomisystemet med därtill hörande attesträtt. Budgetansvaret omfattar ansvar för att tilldelade ekonomiska resurser används i enlighet med beslutade regler och anvisningar. I ansvaret ligger också skyldighet att redovisa koirekt information och signalera avvikelser.
7.1.2 Verksamhetsansvar
Kommunens ledningssystem innehåller ansvar för verksamhetsplan och kvalitetssystem. Detta ansvar vilar på förvaltningens chefer inom var och ens verksamhetsområde med skyldighet att redovisa korrekt information och signalera avvikelser.
7.1.3 Funktion för att hantera ledningssystem och styrprocesserna
Varje nämnd ska ha en särskild funktion (förvaltningschefen, controllerfunktion eller motsvarande) som ska hantera följande:
• Samordna, planera och leda styrprocesserna
• Vara samtalspartner/coach till chefer på alla nivåer i planering och uppföljning- ifrågasätta analys och bedömning.
• Bevaka och bistå i utredning av avvikelser.
• Utforma rapporter och utbilda i ledningssystemet.
• I samarbete med förvaltningsledning och kommunledningskontor, till nämnden lämna tjänstemannabedömning gällande uppfyllelse av nämndens åtaganden.
