Sida 1 av 15
Regler För
ekonomi- och verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun
Antagna av fullmäktige 2001-06-18, § 76 att gälla fr.o.m. 2001-07-01 Reviderade av fullmäktige 2003-02-17, § 24
Reviderade av fullmäktige 2004-11-15, § 153
Tekniskt justerad 2005-04-20 med anledning av fullmäktiges beslut 2005-03-14,
§ 22
Reviderad av fullmäktige 2006-05-08, § 105 Reviderade av fullmäktige 2006-11-27, § 226 Reviderade av fullmäktige 2009-12-16, § 119
Reviderade av fullmäktige 2010-06-09, § 44 att gälla från och med 2011-01-01 Reviderad (inkl namnbyte till regler) av fullmäktige 2010-11-24, § 113 att gälla fr.o.m. 2011-01-01
Reviderade av fullmäktige 2011-06-15, § 80
Reviderade av fullmäktige 2011-12-14, § 151, Dnr 2011/537 KS.101 Reviderade av fullmäktige 2012-06-18, § 67, Dnr 2012/0276 KS109 OBS!
Versionen 2011-12-14 gäller för verksamhetsåret 2012 inkl. för arbetet med årsredovisning och annan uppföljning för 2012.
Reviderade av fullmäktige 2013-06-12, § 78 Dnr 2013/0277 Reviderade av fullmäktige 2014-06-16 § 84, dnr 2014/0291 KS.109 Reviderade av fullmäktige 2016-06-20, § 80, Dnr 2016/0329 KS. 109 Reviderade av fullmäktige 2017-06-14, § 92, Dnr. 2017/0293 KS. 109
Sida 2 av 15
Innehåll
1 Inledning ... 3
2 God ekonomisk hushållning ... 3
3 Ansvarsfördelning ... 3
4 Kommunstyrelsens uppsikt ... 4
5 Den ekonomiska redovisningen ... 4
5.1 Nämndens löpande redovisning ... 5
5.2 Årsredovisning ... 5
6 Målstyrningsmodell ... 6
7 Internkontroll ... 7
8 Sollentuna kommuns styrprocess ... 9
8.1 Planeringsprocess ... 9
8.2 Uppföljningsprocess... 12
9 Ansvar för kommunens anläggningstillgångar ... 13
9.1 Fastigheter och anläggningar ... 13
10 Övrig ekonomi- och verksamhetsstyrning ... 14
10.1 Beslut med ekonomiska konsekvenser ... 14
Sida 3 av 15
1 Inledning
All styrning syftar till att påverka beteendet i en organisation i riktning mot ett önskat resultat. I styrprocesserna ingår både styrning av det verksamhets- mässiga och ekonomiska resultatet. Den ekonomiska styrningen och
redovisningen i kommunen och de kommunägda bolagen regleras av följande lagar:
• Kommunallagen
• Aktiebolagslagen
• Kommunala redovisningslagen
• Bokföringslagen
• Årsredovisningslagen
Dessutom styrs kommunens verksamheter av en mängd lagar och förordningar inom områden som socialtjänst, skola, energi, miljö etc. Utöver lagar och förordningar finns lokala bestämmelser/styrdokument som reglerar olika verksamheter. Dessa ekonomi- och verksamhetsstyrningsregler beskriver Sollentuna kommuns tolkning av kommunallagens krav på god ekonomisk hushållning samt kommunens övergripande styrprocesser.
2 God ekonomisk hushållning
Enligt kommunallagen ska varje kommun ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. En förutsättning för god ekonomisk hushållning är att det finns ett tydligt samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effektivitet.
Sollentuna kommun utvärderar och motiverar årligen i kommunens
redovisning om kommunen har en god ekonomisk hushållning. Bedömningen görs utifrån följande:
• Uppfyllelsen av de finansiella målen
• Uppfyllelsen av balanskravet
• Utvecklingen inom de övergripande målen
• Utvecklingen avseende nämndernas ekonomi
• Nämndernas hantering av risker inom ramen för internkontroll
• Systematiken i nämndernas arbete för löpande kvalitetsutveckling
3 Ansvarsfördelning
Den politiska nivån tilldelar resurser och arbetar med frågorna vad ska utföras, när det ska göras och formulerar detta i mål och uppdrag till verksamheten.
Kommunstyrelsen ansvarar för att leda och samordna kommunens ekonomi och verksamhet. Kommunstyrelsen ska stödja och ha uppsikt över nämndernas, de kommunala bolagens och kommunalförbundens verksamheter samt leda och samordna planering och uppföljning av kommunens ekonomi och verksamhet.
Inför och under partiernas budgetarbete ska kommunstyrelsens
tjänstemannaorganisation bistå samtliga partier som är representerade i
Sida 4 av 15
fullmäktige med den allmänna information som tas fram enligt reglerna i detta dokument samt enligt kommunstyrelsens detaljutformning av kommunens budgetprocess.
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god internkontroll och samordnar en kommungemensam riskhanteringsprocess.
Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas rapporteringar utvärdera den samlade riskhanteringsprocessen inom ramen för internkontroll, och i de fall förbättringar behövs föreslå åtgärder.
Nämnderna ansvarar för att leda och utveckla nämndens verksamheter.
Respektive nämnd har huvudansvar för ekonomi- och verksamhetsstyrning inom sina ansvarsområden. Nämnden ansvarar för att styrningen sker i enlighet med kommunens ekonomi- och verksamhetsstyrningsregler.
För att möjliggöra en effektiv styrning ska nämnden tillse att det finns en ändamålsenlig tjänstemannaorganisation.
Nämnderna ansvarar för att lämplig information för jämförelser ska finnas tillgänglig när enskilda personer kan välja mellan olika utförare i nämndernas verksamhet samt för metod och planering för hur nämnden och dess förvaltning löpande och systematiskt följer upp resultat/kvalitet och effektivitet i nämndens olika verksamheter oavsett utförare.
Nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig inom verksam- heterna samt att, minst en gång per år, behandla en fördjupad kvalitets- redovisning för nämndens verksamheter.
4 Kommunstyrelsens uppsikt
Uppsiktsplikt innebär enligt kommunallagen att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över övriga nämnder och kommunens bolag oavsett om de är direkt eller indirekt ägda. I Sollentuna är de indirekt ägda genom Sollentuna stadshus AB.
Syftet med kommunstyrelsens uppsikt är att denna, på ett systematiskt sätt, ska kunna följa utvecklingen inom hela kommunen inklusive de kommunala bolagen. Kommunstyrelsen ska ha nödvändig information om verksamheten så att den kan reagera och agera då det uppstår avvikelser i verksamheterna.
Uppsikten i Sollentuna kommun består av två delar; en formell del som innebär att ärenden bereds och beslutas i kommunstyrelsen och en intern/löpande del som innebär att löpande under året följa nämndernas verksamhet.
5 Den ekonomiska redovisningen
Kommunstyrelsen ansvarar för att kommunens bokslut upprättas och redovisas till kommunfullmäktige senast under maj månad. Årsredovisningen och den sammanställa redovisningen upprättas i enlighet med den kommunala
redovisningslagen (1997:614) och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning.
Sida 5 av 15
I koncernbokslutet ingår de bolag eller kommunalförbund där kommunen innehar en röstandel över 20 procent. Årsredovisningen ska innehålla alla bolag där kommunen har ett ägande över 20 procent.
Redovisningsinformation i kommunen utöver kraven i kommunallagen och den kommunala redovisningslagen bygger på följande:
• Kommungemensam kodplan med åtskillnad av interna transaktioner.
• Kontoplan ska följa kommunbas så långt det är möjligt.
• Verksamhetsrapportering enligt av Statistiska Centralbyrån rekommenderad verksamhetsindelning.
• Genomgående organisationsanknuten ansvarskodning.
• Möjlighet till objekt-, projekt- och aktivitetsredovisning.
Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för utformningen av den
kommungemensamma kodplanen samt utformning av redovisning och budget i ekonomisystemet.
5.1 Nämndens löpande redovisning
Nämnderna ansvarar för att fullständiga räkenskaper görs. Dessutom ansvarar nämnderna för att förvaltningarna tillämpar de system för ekonomi- och verksamhetsstyrning samt personalredovisning som kommunstyrelsen beslutat.
Nämnderna har löpande ansvar för att se till att kodstrukturerna stämmer med aktuella förhållanden samt att den ekonomiska informationen är aktuell både vad gäller budget och utfall.
Interna köp och försäljningar inom en nämnd får inte öka nämndens omslutning.
Nämnderna är ansvariga för att anslag inte överskrids, budgeterade intäkter inkommer och att resultatkrav uppnås.
Förvaltningschefen ska kontinuerligt följa upp verksamheten, upprätta erforderliga underlag till nämnden och redovisa om risk för budgetavvikelse föreligger och därvid vidta åtgärder.
Bokslutspecifikationer ska inlämnas enligt anvisningar.
5.2 Årsredovisning
God ekonomisk hushållning, finansiell analys, driftredovisning,
investeringsredovisning, resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys, information om koncernen, noter, redovisningsprinciper och
tilläggsupplysningar ska ingå i årsredovisningen och vara en del av förvaltningsberättelsen.
Förvaltningsberättelsen ska innehålla en beskrivning av ekonomiska förutsättningar, årets verksamhet utifrån resultaträkningen, måluppfyllelse, nyckeltal och en jämförelse med föregående räkenskapsår. Förvaltnings- berättelsen ska också innehålla en redogörelse för mer betydande avvikelser
Sida 6 av 15
från mål, riktlinjer och anslagsvillkor som angivits i budgeten. Förvaltnings- berättelsen ska även redovisa pågående och avslutade investeringsprojekt för respektive år. Detta gäller också andra stora projekt.
Förvaltningsberättelsen och revisionsberättelse ska lämnas till kommun- fullmäktige.
6 Målstyrningsmodell
Målstyrningen har till uppgift att säkerställa en tydlig styrning och uppföljning från kommunövergripande politiska prioriteringar ner till enskilda insatser.
Sollentunas målstyrningsmodell utgår från att fullmäktige fastställer en politisk plattform för mandatperioden samt övergripande mål.
Målstyrningsmodellen innehåller även kommunens vision, övergripande mål med tillhörande indikatorer. De övergripande målen bryts ner till nämndmål och verksamhetsmål med tillhörande indikatorer. Styrkedjan sträcker sig till individnivå så varje medarbetares utveckling bidrar till helheten.
Sollentunas vision är långsiktig och genomsyrar alla delar i målstyrningen.
De övergripande målen utgår från tre övergripande perspektiv, vilka omfattar kommunens målgrupper och uppdrag.
• Invånarperspektivet
Målgrupper: brukare, kunder, invånare
• Samhälls- och utvecklingsperspektivet
Målgrupper: potentiella invånare/framtidens invånare, andra kommuner, regionala och nationella samverkansorgan, företagare
• Interna perspektivet
Målgrupper: medarbetare, politiker, chefer, potentiella medarbetare och chefer
Sida 7 av 15
Nämndmål; nämnderna skapar mål för sin verksamhet, med utgångpunkt i de övergripande målen och verksamhetens behov av utveckling.
Nämndmålen ska
• konkretisera kommunfullmäktiges övergripande mål
• uttrycka ett önskat framtida tillstånd, dvs. ett tydligt och konkret
förväntat resultat i form av en effekt hos mottagare i kommunen eller på kommunen i sig. Målen ska uttrycka en utveckling och förändring, något verksamheten ska sträva mot.
• brytas ned till verksamhetsmål 1-2 nivåer under nämndnivån
• vara uppföljningsbara med hjälp av minst en indikator, dvs. det ska vara möjligt att avgöra om målen har uppfyllts eller, vid undantagsfall om måluppfyllnad inte går att bedöma, huruvida utvecklingen går i rätt riktning – ett ”läge”.
Antalet nämndmål ska vara begränsade till 3-6 stycken, beroende på
verksamhetens inriktning och omfattning. Nämndmålen gäller 1-3 år. Om inte annat anges är nämndmålet ettårigt.
Indikatorn ska mäta en förväntad effekt, dvs. den som nämndmålet syftar till.
Indikatorn ska väljas redan när nämndmålet formuleras och spegla en viktig aspekt i målet man vill uppnå.
Indikatorn ska medge uppföljning minst en gång per den tidshorisont som nämndmålet avser, i annat fall bör komplettering ske med hjälp av indikatorer som belyser etappmål.
Källa och mätmetod ska anges för respektive indikator. Indikatorn bör i största möjliga mån möjliggöra jämförbarhet med andra kommuner.
Uppföljningen via indikatorer kan behöva kompletteras med mer kvalitativa bedömningsunderlag.
Verksamhetsmål på olika nivåer; avdelningar och enheter skapar mål som bidrar till helheten med utgångspunkt i nämndmål, övergripande mål och till visionen. Målen grundar sig på varje verksamhets behov av satsningar och utveckling och följs upp via indikatorer.
Till verksamhetsmålen kan aktiviteter kopplas. Aktiviteter är konkreta uppgifter som ska utföras för att nå målen.
Individuella mål; målstyrningsmodellen innehåller mål ner till individnivå så varje medarbetares utveckling bidrar till helheten.
7 Internkontroll
Internkontroll är en viktig del i kommunens styrsystem. En väl uppbyggd och fungerande internkontroll är en förutsättning för att kommunen ska kunna leva upp till kommunallagens krav på god ekonomisk hushållning.
Kommunens verksamheter ska bedrivas effektivt och rättsenligt samt ha en tillförlitlig finansiell rapportering. Med detta avses följande:
Sida 8 av 15
• Effektivitet: Verksamheten ska vara ändamålsenlig och
kostnadseffektiv. Det innebär bland annat att ha kontroll över ekonomi och kvalitet samt att fattade beslut verkställs och följs upp.
• Rättsenlighet: Verksamheten ska följa tillämpliga lagar och regler. Det omfattar såväl lagstiftning som kommunens interna regelverk, samt ingångna avtal med olika parter.
• Tillförlitlig finansiell rapportering: Den finansiella rapporteringen och informationen om verksamheten ska vara tillförlitlig, räkenskaperna ska vara rättvisande.
I Sollentuna kommun ska en kommungemensam riskhanteringsprocess genomföras årligen. Riskhanteringen syftar till att stärka ekonomi- och verksamhetsstyrningen och bidra till en god internkontroll.
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god internkontroll och samordnar den kommungemensamma
riskhanteringsprocessen. Kommunstyrelsen ska, med utgångspunkt från nämndernas rapporteringar, utvärdera kommunens samlade riskhanterings- process inom ramen för internkontroll. I de fall förbättringar behövs ska åtgärder föreslås.
Nämnderna ska enligt 6 kap. 7§ kommunallagen, var och en inom sitt område, se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som
fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten.
Nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att
verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av kommunallagen 3 kap. 16 § har lämnats över till någon annan.
Den interna kontrollen inom en nämnd ska bygga på en helhetssyn av
verksamheten. Det ska finnas uppföljnings- och kontrollsystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster.
Nämnden ska
• årligen besluta om åtgärder utifrån internkontroll baserat på riskanalys
• följa upp åtgärderna och rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen
• vid brott av förmögenhetsrättslig karaktär vidta åtgärder utan oskäligt dröjsmål.
Planering och uppföljning inom ramen för internkontroll sker enligt anvisningar i kommunens gemensamma styrprocess.
Sida 9 av 15
8 Sollentuna kommuns styrprocess
Styrprocessen i Sollentuna kommun består av:
• Planeringsprocess
• Uppföljningsprocess 8.1 Planeringsprocess
Planeringsprocessen består av vårens budgetarbete och höstens verksamhetsplanering.
8.1.1 Budgetprocess Underlag för budgetprocessen:
Lokalresursplan
Lokalresursplanen utgör underlag för budgetprocessens planering och budgetering för investeringar i fastigheter. Lokalresursplanen grundar sig på nämndernas framtida lokalbehov ur ett långsiktigt perspektiv.
Beräkningsunderlag
• Befolkningsprognos och volymförändringar
• Skatteprognoser från SKL
• Kapitalkostnader (avskrivning och internränta) för gjorda investeringar och exploateringsverksamhet
• Tidigare beslutade åtaganden i planen från föregående års budgetbeslut
Omvärldsanalys
• Tvingande åtaganden/lagstiftning från staten
• Trender, målgruppens behov, utveckling
Nämndernas budgetunderlag
Nämnderna ska årligen inför budgetprocessen lämna in ett underlag som innehåller:
• Nämndernas motivering av framtida behov
• Nämndernas effektiviseringsförslag
• Nämndernas konsekvensanalyser utifrån ändrade förutsättningar
Politiska prioriteringar
• Förändrade ambitioner utifrån politisk plattform 8.1.2 Resultat av budgetprocessen
Fastställande av budget
Fullmäktige ska fastställa budgeten i juni månad. Fullmäktiges budgetbeslut ska omfatta:
• Politisk plattform
• Vision, övergripande mål och indikatorer
• Finansiella mål
Sida 10 av 15
• Låneram
• Internränta
• Styrdokument för särskild uppföljning, till nämndernas verksamhets- planering
• Eventuella budgetuppdrag
• Skattesats
• Fördelning av ram (driftsbudget) till nämnd inklusive treårig plan
• Investeringslimit för respektive nämnd
• Exploateringsbudget
Styrdokument för särskild uppföljning
Kommunfullmäktige kan i beslut om budget för respektive verksamhetsår fastställa vilka kommunövergripande styrdokument som ska följas upp särskilt i den kommungemensamma styrprocessen.
Fördelning av ram till nämnd
Budgeten fördelar ram för respektive nämnd det kommande året. Ramen anges netto och är det högsta belopp nämnden får förfoga över. För vissa nämnder kan ett nettobelopp anslås på lämplig verksamhetsnivå.
Volymmodell
I den mån kommunens ekonomi så tillåter tillämpas en volymkompensations- modell för vissa verksamheter. Volymkompensationsmodellen har två funktioner:
• Vid framräknade av underlag för resursfördelning i budgetprocessen sker särskild uträkning gällande volymkompensation för det kommande verksamhetsåret.
• Över- eller underskott till följd av volymavvikelser från den i budgeten antagna volymen ska rapporteras som budgetavvikelse under året.
Vilka verksamheter som ingår i volymkompensationsmodellen för ett verksamhetsår framgår av fastställd budget.
Överskott till följd av volymminskningar får inte användas för att finansiera befintlig eller ny verksamhet.
Resultatenheter
Kommunfullmäktige fastställer vilka enheter som ska utgöra resultatenheter.
Att vara resultatenhet innebär att enheten balanserar sitt resultat vid varje bokslut.
Resultatenhetens årliga resultat överförs till en buffert. Detta avser både positivt och negativt resultat. Varje resultatenhet har sin egen buffert. Kommun-
ledningskontoret ansvarar för redovisning och sammanställning av resultatenheternas buffertar.Bufferten får inte användas för löpande driftskostnader och investeringar.
Sida 11 av 15 8.1.3 Process för verksamhetsplanering
Nämnderna ska utifrån fullmäktiges budgetbeslut upprätta en verksamhetsplan.
Underlag för verksamhetsplanering:
• Fastställd budget med resursfördelning, övergripande mål och styrdokument för särskild uppföljning
• Tidigare resultat
• Verksamhetens kvalitet
• Övriga fastställda styrdokument
• Förändringar i omvärlden och i verksamhetens grunduppdrag
• Riskanalys inom ramen för internkontroll 8.1.4 Resultat av verksamhetsplaneringen Verksamhetsplan
Verksamhetsplanen ska som minimum innehålla:
• Nämndmål och indikatorer
• Planering för styrdokument för särskild uppföljning
• Budget redovisad brutto på lämplig verksamhetsnivå inom nämnden
• Risker och åtgärder inom ramen för internkontroll
Styrdokument för särskild uppföljning
I verksamhetsplanen ska ingå hur nämnden planerar arbeta med de styrdokument som fullmäktige beslutat ska följas upp särskilt, i den kommungemensamma styrprocessen.
Budget redovisad brutto på lämplig verksamhetsnivå inom nämnden
Respektive nämnd beslutar om fördelning mellan olika verksamheter under den avfullmäktige beslutade budgetramen för nämnden. Nämnden ska
redovisa en nedbruten budget på lämplig verksamhetsnivå. Redovisningen ska ske på intäkter, kostnader och netto.
Omprioritering av beslutad budget ska beslutas av nämnd vid omprioritering mellan verksamheter inom nämndens budgetram. Ökade kostnadsåtaganden ska finansieras med besparingar eller ökade intäkter. Tilläggsanslag medges i princip inte under löpande verksamhetsår.
Återrapportering och fortsatt planering
Nämnderna ska enligt kommunstyrelsens tidplan återrapportera verksamhets- planen till kommunstyrelsen för bedömning att planen är upprättad enligt kommunstyrelsens anvisningar och enligt fullmäktiges intentioner i budgetbeslutet. I återrapporteringen föreslår nämnderna målvärden till de indikatorer som de har ansvar för kopplade till de övergripande målen.
Kommunstyrelsen beslutar i samband med beredningen av nämndernas verksamhetsplaner om nya eller reviderade målvärden för samtliga indikatorer kopplade till kommunens övergripande mål.
Nämnderna ska säkerställa att verksamheten internt planerar verksamhetsmål och aktiviteter i enlighet med kommunens målstyrningsmodell.
Sida 12 av 15 8.2 Uppföljningsprocess
Uppföljning och utvärdering är en central del i styrningen av ekonomi och verksamhet. Resultat ska systematiskt följas upp och vid behov närmare analyseras och utvärderas. Uppföljning av verksamhet kräver att det finns mätbara, jämförbara och realistiska mål för kommunens olika verksamheter.
8.2.1 Löpande uppföljning av ekonomi och verksamhet
Kommunstyrelsen ansvarar för att utforma och ta fram anvisningar för en ändamålsenlig uppföljning av kommunens ekonomi, måluppfyllelse, riskhantering inom internkontroll och systematiskt kvalitetsarbete.
Nämnderna ska löpande rapportera bedömning av ekonomi och verksamhet till kommunstyrelsen som i sin tur gör en helhetsbedömning av utvecklingen.
Den löpande uppföljningen ska bestå av följande delar:
• Månadsrapporter
Genomförs enligt kommunstyrelsens beslut om periodicitet.
Förvaltningarna rapporterar till kommunledningskontoret som sammanställer och meddelar kommunstyrelsen.
• Förstärkt månadsrapport per april
Nämnderna rapporterar till kommunstyrelsen. Kommunledningskontoret sammanställer rapporterna och kommunstyrelsen godkänner.
• Delårsrapport per augusti med delårsbokslut och prognos
Nämnderna rapporterar till kommunstyrelsen. Kommunledningskontoret sammanställer rapporterna och fullmäktige godkänner delårsrapporten.
• Verksamhetsberättelse och årsredovisning
Nämnderna rapporterar sina verksamhetsberättelser till
kommunstyrelsen. Kommunledningskontoret sammanställer underlag från rapporterna till årsredovisningen. Fullmäktige godkänner
årsredovisningen senast under maj månad om inte särskilda skäl föreligger.
• Kvalitetsredovisning
Nämnderna rapporterar sin kvalitetsredovisning i samband med verksamhetsberättelsen. Kommunledningskontoret sammanställer underlag från rapporterna till årsredovisningen.
8.2.2 Regler vid avvikelse från budget
Om nämnden befarar avvikelser ska nämnden själv genom egna prioriteringar, omprövningar och andra åtgärder se till att nämndens anslag inte överskrids.
Vid betydande budgetavvikelse ska nämnden ta fram en åtgärdsplan som ska godkännas av kommunstyrelsen. Vid framtagandet av planen ska nämnden samråda med kommunledningskontoret. När åtgärdsplanen är framtagen och godkänd av kommunstyrelsen redovisar nämnden fortlöpande för
kommunstyrelsen de åtgärder som vidtas för att uppnå målen i åtgärdsplanen.
Sida 13 av 15
I avvaktan på rapportering och genomförande av åtgärder från nämndens sida för att uppnå ekonomisk balans ska kommunledningskontoret vara behjälpligt med stöd till nämnden. Om det visar sig att dessa åtgärder inte är tillräckliga ska kommunstyrelsen se till att en genomlysning utförs för att bland annat utveckla planering, uppföljning och styrning inom nämndens ansvarsområde.
Då kan också lämpliga organisatoriska åtgärder vidtas.
Om kommunstyrelsen bedömer att nämnden inte kan hantera avvikelserna ska kommunstyrelsen föreslå fullmäktige vilka åtgärder som ska vidtas.
9 Ansvar för kommunens anläggningstillgångar
9.1 Fastigheter och anläggningar
9.1.1 Fastighetsägande
Kommunstyrelsen är kommunens företrädare avseende kommunens ägande av samtliga fastigheter, aktier, andelar samt bostadsrätter och motsvarande.
9.1.2 Investeringar
Stadsbyggnadsnämnden ansvarar för investeringar som behövs för att fullgöra exploateringsverksamhet under förutsättning att medel finns avsatta i
kommunstyrelsens budget för plan- och expolateringsverksamheten.
Stadsbyggnadsnämnden ska pröva utgifterna i varje plan och exploaterings- projekt innan medel tas i anspråk.
Investeringar i fastigheter och anläggningar får enbart göras av trafik- och fastighetsnämnden, med undantag av de kommunala bolagen.
Innan trafik- och fastighetsnämnden tar beslut om att påbörja en investering i ny-, om- och tillbyggnad av fastighet eller anläggning ska det från berörd nämnd finnas en beställning med en redovisning av hur den löpande driften av investeringen ska finansieras.
9.1.3 Maskiner och inventarier (lös egendom)
Respektive nämnd ansvarar för maskiner och inventarier inom sina respektive ansvarsområden.
• Särskilda investeringsmedel för varje nämnd anslås i fullmäktiges budgetbeslut i form av ett ramanslag (investeringslimit).
• Varje nämnd beslutar löpande om investeringar inom investerings- limiten.
• Vid överskridande av nämnds investeringslimit ska avvikelse- rapportering ske med kommentar.
Sida 14 av 15
10 Övrig ekonomi- och verksamhetsstyrning
10.1 Beslut med ekonomiska konsekvenser
Nämnderna fattar beslut inom de egna ekonomiska ramarna, enligt gällande delegationsordning. Omprioritering mellan verksamheter inom nämndens budgetram beslutas av nämnd. Ökade kostnadsåtaganden ska finansieras med besparingar eller ökade intäkter. Beslut med ekonomiska konsekvenser för nämnden som överskrider ram över tid får endast fattas av nämnd med stöd av kommunfullmäktige.
10.1.1 Tecknande av hyreskontrakt
Externa hyreskontrakt för inhyrning av lokaler för kommunen tecknas av trafik- och fastighetsnämnden. Avtal för extern uthyrning tecknas av trafik- och fastighetsnämnden eller kommunstyrelsen. Gränsdragningslista för uthyrningen upprättas mellan trafik- och fastighetskontoret och kommunledningskontoret.
10.1.2 Upphandling
Berörd nämnd ska samråda med kommunledningskontoret om det visar sig att en pågående upphandling indikerar kostnadsnivåer som innebär väsentliga omprioriteringar för nämnden. Vid upphandlingar som innebär ökade kostnader ska det vara möjligt att justera upphandlingsförutsättningar så att ramen hålls.
Nämnden kan inte räkna med kompensation för ökade kostnader under löpande verksamhetsår.
10.1.3 Leasing
Leasing av tillgångar är en form av upplåning som regleras i kommunens finanspolicy. Alla leasingavtal tecknas av kommunstyrelsen. Leasingavtal administreras av ekonomiavdelningen som ser till att det finns en förteckning över leasingavtalen för redovisning i årsredovisningen.
Avtal om operationell leasing av utrustning kan tecknas i de fall avtalet innebär en lägre kostnad för kommunen, sett över utrustningens hela ekonomiska livslängd, än om utrustningen anskaffats genom köp. Kostnaderna för
hyra/leasing ska därför jämföras med kostnaderna för köp. Om förvaltningarna vill leasa utrustning ska förvaltningen visa att leasingavtalet är mer fördelaktigt än att köpa inventarierna direkt.
10.1.4 Specialdestinerade statsbidrag
Specialdestinerade statsbidrag är i princip intäkter hos respektive nämnd.
Intäktsökningar i form av EU- eller statsbidrag, som inte beror på
volymförändringar i verksamheten eller som uppgår till väsentliga belopp, får inte tas i anspråk innan en bedömning har gjorts i samråd med kommun- ledningskontoret. Nämnden ska rapportera beviljade statsbidrag till kommunledningskontoret.
Sida 15 av 15 10.1.5 Taxor/avgifter samt check och peng
Taxebundna avgifter är intäkter hos respektive nämnd. Nämnden ska, före beslut om förslag till nya eller förändrade taxor, samråda med kommun- ledningskontoret. Detta gäller även för det fall fullmäktige bemyndigat en nämnd att själv fastställa en taxebunden avgift.
Barn- och ungdomsnämnden fattar beslut om bidrag till huvudman för fristående verksamhet (check och peng) inom nämndens verksamhetsområde.
