Verksamhetsberättelse 2016
Familjerättsnämnden
Innehållsförteckning
1 Sammanfattning ... 3
2 Ansvarsområde ... 3
3 Viktiga händelser under året ... 3
4 Uppföljning av målen ... 4
4.1 Kund ... 4
4.2 Samhälle och miljö... 7
4.3 Medarbetare ... 8
4.4 Ekonomi ... 10
5 Avstämning av nämndspecifika uppdrag ... 12
6 Riskkontroll ... 12
6.1 Kund ... 12
6.2 Samhälle och miljö... 14
6.3 Ekonomi ... 14
7 Omvärldsanalys och framåtblick ... 14
7.1 Med utblick mot 2017-2020 ... 14
Bilagor
Bilaga 1: Verksamhetsmått jan-dec 16
1 Sammanfattning
Familjerättsbyrån har fortsatt utveckla verksamheten utifrån de förutsättningar som sammanslag- ningen av de tre kommunernas familjerättsliga delar ger. De för året uppställda målen har uppfyllts helt eller delvis helt. Undantag är målet gällande minskat användande av kontorspapper som trots gjorda ansträngningar inte kunnat uppnås. De små förändringar i ärendevolymer som skett jämfört med föregående år beror på naturliga variationer. Personalomsättningen har varit förhållandevis stor under året efter att under några års tid i det närmaste ha varit obefintlig. Under hösten har samtliga vakanser kunnat tillsättas, dock har viss konsulthjälp behövt köpas in för att säkerställa rimliga handläggningstider. Ett arbete på kontorsnivå med att stärka kontorets attraktionskraft som arbets- plats har påbörjats och kommer att fortgå framöver. Årets medarbetarenkät genomfördes med mycket gott resultat. Detsamma gäller de två brukarundersökningar som gjorts under året och som visar att brukarna upplever bl.a. tillgänglighet och bemötande som mycket gott. Barngruppsverk- samheten har bedrivits i samma omfattning som föregående år, och under året har också ett program för framtida föräldragrupper arbetats fram. Modellen kommer att testas under första halvåret 2017.
Samtliga medarbetare har nu genomgått utbildning i den medlande arbetsmodellen "konflikt och försoning" som används i samarbete med tingsrätten. Under året har också de första ärendena hante- rats utifrån modellen. Digitalisering har fått ett allt större fokus och vissa e-tjänster har kunnat sjö- sättas under året med gott resultat. Ytterligare åtgärder förväntas ske under nästa år och har fram- förallt bäring mot två av kommunens perspektiv, medborgare (ökad tillgänglighet och snabb-
bare/enklare kommunikation) samt miljö (minskad pappersförbrukning som resultat av övergång till elektronisk hantering av handlingar). Familjerättsnämnden redovisar ett ekonomiskt överskott mot budget med totalt 464tkr vilket i huvudsak beror på lägre personalkostnader som följd av tillfälliga vakanser.
2 Ansvarsområde
Ordförande: Sonja Lunnergård
Kontorschef: Barbro Johansson
Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner har fr.o.m. 1 januari 2005 inrättat en gemen- sam nämnd för familjerättsliga frågor i de tre kommunerna. Verksamheten bedrivs under benäm- ningen Familjerättsbyrån för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner med den sist- nämnda kommunen som värdkommun för verksamheten. Familjerättsbyråns ansvarsområden är reglerade i lagstiftning och avser främst frågor rörande faderskap, adoption samt vårdnad, boende, umgänge.
3 Viktiga händelser under året
De första vårdnadsärendena har handlagts enligt modellen "konflikt och försoning" i nära samarbete med Attunda tingsrätt.
Införande av digital tjänst för ansökan om samarbetssamtal och juridiska avtal.
Referensverksamhet för MFOF:s (myndigheten för familjerätt och föräldrastöd) arbete med metodhandbok för riskbedömningar i vårdnadsärenden.
Program för förebyggande gruppverksamhet riktat till separerade föräldrar har arbetats fram.
Hög personalomsättning jämfört med tidigare år. Vakanser har kunnat tillsättas, men med betydligt större ansträngningar än tidigare.
4 Uppföljning av målen
4.1 Kund
4.1.1 Kunden i fokus
4.1.1.1 Familjerättsbyrån ska vara tillgänglig och alla ska få ett gott bemötande.
Målet är uppfyllt Kommentar
Kundnöjdhet och tillgänglighet mäts med hjälp av väntrumsenkät under en tvåveckorsperiod varje termin. Samtliga besökare erbjuds då att svara på enkäten. Svarsfrekvensen har generellt varit mycket hög. Årets mätningar gjordes i april och november med gott resultat.
Nyckeltal Resultat
2015 Mål 2016 Resultat 2016
Länssnitt 2016
Rikssnitt 2016 Andel som är nöjda med bemö-
tandet i samband med personligt besök, i procent
98 96 95
Andel som är nöjda med till- gängligheten, i procent
86 91 92
Andel som är nöjda med bemö- tandet per telefon, i procent
95 92 93
Andel som upplever sig ha fått en besökstid inom rimlig tid, i procent
84 83 85
Handlingsplan
Säkra att besökare får ett gott bemötande
De som kommer i kontakt med familjerättsbyrån ska få ett gott bemötande. Tillgängligheten skall vara god. Gemen- sam genomgång av mätresultat i arbetsgruppen.
Kommentar
Som ett led i jämställdhetsarbetet har enkäten omarbetats fr.o.m. årets andra mätning för att kunna identifiera eventu- ella skillnader i mäns och kvinnors upplevelser i bemötandedelarna. Resultatet visar att män generellt är något mindre nöjda. Resultatet kommer att följas upp och fungera som underlag för utveckling.
Förebyggande arbete
Se över väntetider för frivilliga samarbetssamtal och inventera behovet av eventuell prioriteringsordning Kommentar
Riktlinjer för prioritering har tagits fram. Mätning av väntetider sker fr.o.m. 2017 och kommer att redovisas.
4.1.1.2 Korta handläggningstider skall eftersträvas
Målet är uppfyllt Kommentar
Rättssäkerhet och effektivitet mäts bl.a. utifrån handläggningstider för ärenden inom de tre stora
verksamhetsområdena. Målen har i stort sett uppfyllts.
Nyckeltal Resultat
2015 Mål 2016 Resultat 2016
Länssnitt 2016
Rikssnitt 2016 Andel ärenden avseende fast-
ställande av faderskap där hand- läggningstiden inte överstiger fyra månader, i procent
95 97 95
Andel medgivandeutredningar vid adoption där handläggnings- tiden inte överstiger fyra måna- der, i procent
87 90 85
Andel remisser från tingsrätten avs. vårdnadsfrågor där hand- läggningstiden inte överstiger fyra månader, i procent
83 85 89
Handlingsplan
Regelbunden uppföljning av handläggningstider
Regelbunden uppföljning av handläggningstider inom varje område. Utredningar som överskrider sex månader skall rapporteras till nämnden.
Kommentar
Under 2016 har inga ärenden rapporterats till nämnden där handläggningstiden överskridit sex månader.
Genomgång av rutiner för verkställande av umgängesstöd
Se över rutiner för initiering av nya umgängesstödsärenden, upprättande av arbetsplaner m.m.
Kommentar
Metoder har setts över under året. Vissa förändringar skett.
4.1.2 Mångfald
4.1.3 Kunskap och lärande
4.1.4 Trygghet och hälsa
4.1.4.1 Barn som kommer i kontakt med familjerättsbyrån ska erbjudas stöd
Målet är uppfyllt Kommentar
Av målen för gemensamma nämndens verksamhet framgår att barn som kommer i kontakt med familjerättsbyrån skall erbjudas stöd. Som ett led i det erbjuds barn till separerade föräldrar möjlig- het att delta i en gruppverksamhet som följer ett för ändamålet framarbetat program. Gruppledarna har särskild utbildning på området. 2016 har tre gruppomgångar genomförts, de två första under vårterminen och den tredje under hösten. De barn som deltagit i grupp har i samband med uppfölj- ning fått möjlighet att svara på en enkelt utformad enkät som handlar om hur man har upplevt del- tagandet. De flesta anser att påståendet "jag har mått bättre efter att ha deltagit i gruppen" stämmer mycket bra. Samtliga barn skulle gärna rekommendera andra barn i liknande situation att delta.
Nyckeltal Resultat
2015 Mål 2016 Resultat 2016
Länssnitt 2016
Rikssnitt 2016 Andel barn som upplevt att de
har mått bättre efter deltagande i barngrupp, i procent
88 85 92
Handlingsplan Barngrupper
Inventera behovet av utökning av barngruppsverksamheten Kommentar
Utifrån nuvarande rekryteringsbas föreligger inget behov av utökning på kort sikt. Inför 2017 planeras verksamheten fortgå i samma omfattning som föregående år.
4.1.4.2 Barn ska ha rätt att uttrycka sin mening i frågor som rör dem
Målet är uppfyllt Kommentar
Barn som är aktuella för utredning avseende vårdnad, boende och umgänge skall beredas möjlighet till samtal med ansvarig utredare. De barn som inte uppnått sådan ålder och mognad att enskilda samtal med utredare är lämpligt/möjligt skall beredas möjlighet att träffa utredaren under andra former, t.ex. vid hembesök i förälders närvaro. Vidareutveckling av metoder för samtal och möten med barn ska vara ett återkommande tema. Några medarbetare har genomgått särskild utbildning på avancerad nivå. Under året har samtliga barn i de utredningar verksamheten haft huvudansvaret haft minst ett möte med handläggare. Undantag har gjorts i något enstaka fall där kontakter med barnet samtidigt pågått inom annan socialtjänstverksamhet.
Nyckeltal Resultat
2015 Mål 2016 Resultat 2016
Länssnitt 2016
Rikssnitt 2016 Andelen dokumenterade samtal
med barn i vårdnadsutredningar, i procent
97 100 100
Handlingsplan
Barns rätt att komma till tals
vidareutveckla metoder för samtal och möten med barn Kommentar
Samtal och möten med barn, samt dokumentation av dessa, har varit ett tema vid en av årets planeringsdagar.
4.1.4.3 Familjerättsbyrån ska verka för att barn tillåts växa upp under trygga och gynn- samma förhållanden
Målet är delvis uppfyllt Kommentar
Andelen ärenden där uppgifter om hot/våld i nära relationer förekommer är mycket stor. Det är vik-
tigt att kunna identifiera dessa situationer i ett så tidigt skede som möjligt för att kunna erbjuda ade- kvat hjälp samt upprätta säkra och relevanta handläggningsplaner. I samtliga ärenden rörande vård- nad, boende och umgänge ska screening ske enligt särskild rutin.
Nyckeltal Resultat
2015 Mål 2016 Resultat 2016
Länssnitt 2016
Rikssnitt 2016 Andel frivilliga samarbetssamtal
som föregåtts av screening av- seende riskfaktorer gällande hot och våld i nära relationer
90% 88%
Handlingsplan Våld i nära relationer
vidareutveckla metoder för screening av hot och våld i nära relationer Kommentar
Ett arbete med att förbättra och förenkla rutinerna för screening har nyligen avslutats. Inför 2017 har en digital tjänst för ansökan om samarbetssamtal införts, vilken också tar hänsyn till behovet av screening.
Umgängesstöd
Ta fram rutiner för bättre uppföljning av insatsen. Identifiera eventuella behov av utveckling.
Kommentar
Brukarundersökning pågår och kommer att utvärderas under 2017.
4.2 Samhälle och miljö
4.2.1 Hållbar tillväxt
4.2.2 Näringsliv och arbete
4.2.3 Miljö och klimat
4.2.3.1 Material- och energiförbrukning samt utsläpp skall hållas på så låg nivå som möj- ligt.
Målet är delvis uppfyllt Kommentar
Familjerättsbyråns verksamhet är i huvudsak kontorsbunden. Resor i tjänsten förekommer och ska i första hand ske med allmänna färdmedel. Målet är i stort sett uppfyllt. En annan målsättning är att minska förbrukningen av kontorspapper. Effekterna av de insatser som gjordes förra året vägdes delvis upp negativt av att andra verksamheter, framförallt domstolarna, samtidigt i högre grad över- gick till elektroniska hantering av handlingar - något som ännu inte är fullt möjligt i familjerättsby- råns hantering. Under hösten påbörjas en inventering av möjligheterna och förutsättningarna för att ytterligare digitalisera verksamheten.
Nyckeltal Resultat
2015 Mål 2016 Resultat 2016
Länssnitt 2016
Rikssnitt 2016
Nyckeltal Resultat
2015 Mål 2016 Resultat 2016
Länssnitt 2016
Rikssnitt 2016 Förbrukning av kontorspapper,
minskning i procent
3 10 3
Andel resor i samband med tjänsteförrättningar där val av färdmedel skett med beaktande av kommunens miljöpolicy, i procent
90 88
Handlingsplan
Minska förbrukningen av kontorspapper
Kommentar
Genomgång av rutiner samt uppföljning har skett kontinuerligt under året. Bedömningen är att minskning skett i den mån som är möjligt under nuvarande förhållanden. Utveckling av möjligheterna till elektronisk hantering av hand- lingar behöver stå i fokus framöver.
4.3 Medarbetare
4.3.1 Stolta medarbetare
Personalomsättningen har de senaste åren varit mycket liten men tog under andra halvåret 2015 ny fart. Under den påföljande ettårsperioden valde flera medarbetare att söka sig vidare till nya utma- ningar. Det har rört sig om personer som arbetat länge i verksamheten och omsättningen får mot bakgrund av det ses som naturlig. Samtliga indikatorer visar att kommunen och familjerättsbyrån betraktas som en bra arbetsplats men det är samtidigt ett faktum att tillgången på kompetent perso- nal inom socialtjänstens olika områden generellt är begränsad och konkurrensen hård. Nödvändiga nyrekryteringar under året har tagit längre tid och krävt större ansträngningar än tidigare. Behovet av kompetensutveckling har ökat. Måluppfyllelsen vid familjerättsbyrån hänger tätt samman med hög bemanningsgrad och kompetens. Det ställer i sin tur krav på kommunen som arbetsgivare. Den interna organisationen i verksamheten ses regelbundet över för att säkerställa att alla medarbetare ska ha tillgång till ett bra arbetsledande stöd, möjlighet till delaktighet och individuell utveckling.
På kontorsnivå pågår ett arbete med identifiera och utveckla de faktorer som kännetecknar en at- traktiv arbetsgivare. Samtliga medarbetare har fått möjlighet att engagera sig i detta.
4.3.1.1 Familjerättsnämnden ska vara en föregångare och förebild som arbetsgivare.
Målet är uppfyllt Kommentar
För att garantera kvalité och utveckling i verksamheten ska samtliga anställda erbjudas relevant kompetensutveckling motsvarande minst tre dagar per år. Nyanställningar har medfört att behovet av kompetensutveckling är större än tidigare. Alla ska ha en individuell kompetensutvecklingsplan som följs upp minst en gång per år i samband med medarbetarsamtal. Medarbetarundersökning görs
varje höst. Resultatet analyseras gemensamt i arbetsgruppen och eventuella förbättringsområden identifieras och följs upp. Senaste års resultat har överlag varit positiva avseende bl.a. BMI och HME. Den interna organisationen strävar efter att på olika sätt skapa möjlighet för medarbetarna till delaktighet, inflytande och eget ansvar kring verksamhetens och den egna utvecklingen. Målen av- seende BMI och HME är i stort sett uppfyllda. Målvärdena har satts utifrån tidigare års relativt höga resultat. Årets resultat överstiger genomsnittet för kommunen samt de av KF uppställda målen. Av- seende frisknärvaro kan konstateras att ett fåtal personer får stort genomslag i en relativt liten ar- betsgrupp. Merparten av medarbetarna har inte haft några sjukdagar under året.
Nyckeltal Resultat
2015 Mål 2016 Resultat 2016
Länssnitt 2016
Rikssnitt 2016 Bemötandeindex (BMI) för
familjerättsbyrån
90% 92% 90%
Hållbart medarbetarengagemang (HME) för familjerättsbyrån
92% 92% 89%
Frisknärvaro, andel medarbetare som har sjukfrånvaro 40 timmar eller mindre på ett år
92% 82% 67%
sjukfrånvaro 2,4 6,2 5,9
andel anställda som får den kompetensutveckling man anser sig behöva för att kunna utföra arbetet på ett bra sätt
83% 82% 91%
Handlingsplan
kompetensutvecklingsplan
Alla anställda skall ha en kompetensutvecklingsplan som följs upp och revideras årligen.
Kommentar
Utvecklingsplaner har reviderats i samband med medarbetarsamtal. Följs upp under första halvåret 2017.
Medarbetarenkät
Medarbetarenkät genomförs årligen. Resultatet analyseras och eventuella handlingsplaner ska upprättas.
Kommentar
Genomgång av föregående års undersökning gjordes i mars månad. Resultatet var gott.
Personalstrategi för social- och omsorgskontoret
Utveckla personalstrategi för att rekrytera och behålla socialsekreterare, familjerättssekreterare och biståndshand- läggare. Genomföra kompetenshöjande och arbetsmiljöstärkande insatser som t.ex. uppdragsutbildningar.
Kommentar
Pågående arbete. Flera åtgärder har vidtagits - bl.a. bättre möjligheter till hemarbete/distansarbete samt friskvård.
Samarbete med socialhögskolan
Stärka samarbetet med socialhögskolan för att bl.a. erbjuda bra praktikplatser.
Kommentar
Pågående arbete. Familjerättsbyrån har för avsikt att öka mottagandet av praktikanter fr.o.m. 2017.
4.4 Ekonomi
4.4.1 Ekonomiskt resultat
4.4.1.1 Nämndens ekonomi ska vara i balans
Målet är uppfyllt Kommentar
Nämndens ekonomi är i balans. Resultatet visar ett överskott för 2016.
Nyckeltal Resultat
2015 Mål 2016 Resultat 2016
Länssnitt 2016
Rikssnitt 2016 Resultatavvikelse av omslut-
ning, i procent
6,3 0 4,7
4.4.1.2 Resultaträkning 2016
Intäkter/kostnader (belopp i mkr) Bokslut
2015 Budget 2016 Resultat
2016 Avvik 2016.
INTÄKTER (+)
Intern kommunersättning 2,9 2,9 2,9 0,0
Intern täckningsbidrag 0,0 0,0 0,0 0,0
Försäljning och avgifter 0,0 0,0 0,0 0,0
Hyror och arrenden 0,0 0,0 0,0 0,0
Bidrag 0,0 7,0 6,6 -0,4
Försäljn verksamhet / entreprenad 6,5
Summa intäkter 9,4 9,9 9,5 -0,4
KOSTNADER (-)
Buffert 0,0 0,0 0,0 0,0
Bidrag 0,0 0,0 0,0 0,0
Entreprenad / köp av verksamhet 0,0 0,0 0,0 0,0
Övrigt material och tjänster -1,7 -1,4 -1,6 -0,2
Personalkostnader -6,6 -7,5 -6,7 0,8
Lokal- och markhyror -0,9 -1,0 -0,9 0,1
Övriga fastighetskostnader 0,0 0,0 0,0 0,0
Avskrivningar 0,0 0,0 0,0 0,0
Intern ränta 0,0 0,0 0,0 0,0
Intern täckningsbidrag 0,0 0,0 -0,2 -0,2
Intern kommunersättning 0,0 0,0 0,0 0,0
Summa kostnader -9,2 -9,9 -9,4 0,5
Finansiering
Resultat 0,2 0,0 0,1 0,1
Kommentar till resultaträkningen
Den gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor visar en positiv avvikelse mot budget med
totalt 464 tkr.
Efter fördelning av resultatet mellan Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner redovisar Upplands Väsby kommun ett överskott om 126 tkr.
Överskottet beror i huvudsak på lägre kostnader för personal pga vakanser under året.
Underskottet på övrigt material och tjänster beror i huvudsak på kostnader för utredningsuppdrag
4.4.1.3 Resultat per verksamhet
4.4.1.3.1 Resultat 2016
Intäkter Kostnader
Verksamhet Kom.
Ers.
Fsg av verk-
sam.
Övriga
int. Summa
Köp av verk-
sam.
Övriga
kost. Summa Resultat Gemensam familje-
rätt 2,9 6,6 9,5 0,0 -9,4 -9,4 0,1
Summa Verksam-
heter 2,9 6,6 9,5 0,0 -9,4 -9,4 0,1
Gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor redovisar 2016 ett överskott mot budget med total 464 tusen kronor och för Upplands Väsby 126 tusen kronor
Överskottet beror i huvudsak på vakanser under året. Ett underskott inom övrigt material och tjäns- ter beror på i huvudsak kostnader för inhyrd personal för att täcka en del av vakanserna.
Kostnaden för nämndens verksamheter fördelas mellan de tre kommunerna enligt följande: Hälften av kostnaden fördelas utifrån antalet invånare 1 november föregående verksamhetsår. Den andra hälften fördelas utifrån nyttjandegrad året före verksamhetsåret. I Upplands Väsby kommun beslu- tas om intern ersättning i form av kommunersättning i juni månad före verksamhetsåret. Det gör att fördelningen av kostnaderna är preliminär i budget. Hänsyn tas till detta vid fördelning av resultatet.
4.4.1.4 Volymer, statistik och kostnadsnyckeltal
Verksamhetsmått Bokslut
2015
Budget 2016
Resultat 2016
Avvikelse 2016 Totala antalet barn som varit föremål för samarbets-
samtal, snabbyttranden, vårdnads-, boende- och/eller umgängesutredning
610 650 631 -19
Antal medgivandeutredningar i samband med adoption 7 15 6 -9
Antal barn för vilka fastställelse av faderskap har skett
genom bekräftelse 850 920 838 -82
Kommentar till volymer, statistik och kostnadsnyckeltal
Antal barn som varit i kontakt med verksamheten inom de olika områdena är i stort sett oförändrat jämfört med föregående år. Antalet unika ärenden har minskat något beträffande vårdnadsutred- ningar och samarbetssamtal. Skillnaden jämfört med föregående år ligger inom ramen för naturliga variationer. Adoptionstalen förefaller ha stabiliserats på en ny lägre nivå och inga förändringar är att vänta på kort sikt.
4.4.1.5 Investeringsuppföljning
Familjerättsnämnden har inga investeringar att följa upp.
4.4.1.6 Känslighetsanalys
Gemensamma nämndens budget är liten i förhållande till övriga nämnders budget. En mindre pro- centuell ökning av kostnader slår därför hårt. Känsligheten för volymökningar är hög och någon buffert som kan hantera detta finns inte. Nämndens budget består till 76 procent av lönekostnader (förra året till 85 procent men pga lokalkostnaden ökade har den procentuella andelen minskat be- tydligt). Förändrade uppdrag pga lagändringar inom det familjerättsliga området kan medföra en ökad arbetsbelastning som i sin tur medför ett behov av personalförstärkning. En utökning av en tjänst inom familjerätten motsvarar en merkostnad på drygt 500 tkr. En löne- och prisökning med 1 procent motsvarar en kostnadsökning på 100 tkr.
4.4.2 Kvalitet och effektivitet
Hög rättssäkerhet, korta handläggnings- och väntetider ska eftersträvas. Brukarna ska ha insyn och få tillräcklig information om handläggningen av sitt ärende. Årets brukarundersökningar visar att 85 procent anser att de fått en besökstid inom rimlig tid och att 87 procent är nöjda med den informat- ion de fått gällande handläggandet. Se även avsnitt 3.1.1.3 för handläggningstider.
5 Avstämning av nämndspecifika uppdrag
Uppdrag Kommentar Tidsperiod
Utveckla uppföljning på enhetsnivå för rätt prioriteringar.
System för att mäta väntetider för samarbetssamtal har tagits fram och börjar användas under 2017 med påföljande uppföljning. Rutiner för verkställande och uppföljning av insatsen umgängesstöd har revide- rats.
2016
6 Riskkontroll
Kontorschefens kommentarer
Perspektiv:
6.1 Kund
Process:
6.1.1 klagomålshantering
Risk Kontrollmoment Följs upp i: Avvikelse Kommentar
Ska förbätt- rande åtgärd kopplas till?
Risk Kontrollmoment Följs upp i: Avvikelse Kommentar
Ska förbätt- rande åtgärd kopplas till?
rutiner för kla- gomålshantering följs inte
kontroll av att besökare fått information om rutiner för syn- punkter och kla- gomål
T1 ÅR
Mindre avvikelse
Brukarundersökning visar att 83 procent upplever sig ha fått information om hantering av syn- punkter och klago- mål. Rutinen kan förbättras. Skriftlig information har reviderats som en förbättringsåtgärd inför 2017.
Ja
Process:
6.1.2 ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
Risk Kontrollmoment Följs upp i: Avvikelse Kommentar
Ska förbätt- rande åtgärd kopplas till?
Systemet är inte uppdaterat, vik- tiga processer saknas eller är ej tillräckligt kända av medarbetare
kontroll av att ledningssystemet för kvalitetsar- betet är uppdate- rat och känt
ÅR Ingen avvi-
kelse
Ledningssystemet har reviderats och till vissa delar kompletterats under året. Ge- nomgång med samtliga skedde senast under höstens plane- ringsdagar.
Nej
Process:
6.1.3 Rättsäkerhet
Risk Kontrollmoment Följs upp i: Avvikelse Kommentar
Ska förbätt- rande åtgärd kopplas till?
att domstolsbeslut inte verkställs kor- rekt, att riktlinjer avseende legitimat- ionskontroll inte följs
genomgång av slumpmässigt utvalda ärenden
ÅR Ingen
avvikelse
80 slumpmässigt ut- valda faderskapsären- den har granskats avse- ende kontroll av legiti- mationshandlingar. I samtliga ärenden finns uppgifter om att kon- troll har genomförts.
Nej
Perspektiv:
6.2 Samhälle och miljö
Process:
6.2.1 Resor i tjänsten
Risk Kontrollmoment Följs upp i: Avvikelse Kommentar
Ska förbätt- rande åtgärd kopplas till?
följsamhet gentemot resepo- licyn
kontroll av att resepolicyn är känd och efter- levs
ÅR Mindre av-
vikelse
Resor i tjänsten dokumenteras enligt särskild rutin avseende bl.a. resmål och färdsätt. Rutinen fungerar bra avseende doku- mentationen i sig men i ett mindre antal ärenden saknas tydliga uppgifter om färdsätt.
Ja
Perspektiv:
6.3 Ekonomi
Process:
6.3.1 konferenser, kurser och resor
Risk Kontrollmoment Följs upp i: Avvikelse Kommentar
Ska förbätt- rande åtgärd kopplas till?
nödvändiga uppgifter saknas
kontroll av delta- garlistor och program
ÅR Ingen avvi-
kelse
Slumpmässig kontroll genom- förd, inga avvi- kelser att rappor- tera
Nej
7 Omvärldsanalys och framåtblick
7.1 Med utblick mot 2017-2020
Familjerättsnämnden bedriver verksamhet riktat mot tre kommuner. Befolkningsprognoserna i samtliga tre kommuner påverkar därför verksamheten. Prognoserna för de närmsta åren visar en måttlig ökning av antalet barn upp till 12 år, vilka utgör huvuddelen av verksamhetens målgrupp.
Utifrån detta bedöms volymerna öka i begränsad omfattning inom framförallt områdena vårdnad, boende och umgänge (samarbetssamtal samt utredningar och yttranden till domstol). Huvuddelen av verksamhetens utredningsuppdrag sker efter beslut i Attunda tingsrätt. Omstruktureringar vid tings-
rätten i syfte att korta handläggningstiderna för vårdnadsprocesser ställer också ökade krav på fa- miljerättsbyråns effektivitet. I samråd med tingsrätten pågår också ett arbete med den förebyggande modellen "konflikt och försoning". Målsättningen är att på relativt kort sikt kunna öka antalet ären- den som handläggs enligt modellen, främst i syfte att färre barn ska behöva bli föremål för uppsli- tande vårdnadstvister med dess negativa konsekvenser. Överhuvudtaget behöver så stort fokus som möjligt ligga på den förebyggande delen av verksamheten. Frivilliga samarbetssamtal ska priorite- ras i mån av möjlighet och barngruppsverksamheten behöver bevaras och utvecklas som ett före- byggande komplement. Under 2017 kommer också en första samtalsgrupp för separerade föräldrar att genomföras för att därefter utvärderas. Resultat och resurstillgång får utvisa i vilken omfattning insatsen kan och bör utvecklas. Inom området adoption har antalet medgivandeutredningar stabilise- rats på en ny lägre nivå. Större volymförändringar på området är inte att vänta på kort sikt. Ett ökat antal domstolsbeslut avseende umgängesstöd resulterade 2014 i en viss utökning av insatsen för något år sedan. Fr.o.m. 2017 återgår verksamheten till tidigare omfattning, dels som ett led i effek- tiviseringar men också utifrån att antalet ärenden åter tenderar att minska något. Verksamheten följs regelbundet upp och en utvärdering avseende kvalité görs under kommande år i syfte att identifiera förbättringsområden. Ytterligare digitalisering av verksamheten kommer också att stå i fokus de närmaste åren. Nyligen infördes e-tjänst för ansökan av vissa insatser och utredning pågår kring huruvida det är möjligt att utöka det till att omfatta ytterligare verksamhetsområden. En målsättning är också att inom snar framtid kunna övergå till elektronisk hantering av diverse dokument i så hög grad som möjligt. Personalförsörjning är ett prioriterat område. Verksamheten är i behov av hög bemanningsgrad och kompetens för att kunna uppnå de uppställda målen. Pågående arbete med att stärka kontoret som en attraktiv arbetsplats kommer att fortgå. I nuläget finns inga kända omvärlds- faktorer som i betydande omfattning kan påverka ärendevolymerna. Förändringar kan ske relativt snabbt och aktiv omvärldsbevakning är därför av stor vikt. Fler faktorer så som lagändringar och konjunktursvängningar kan leda till ökade ärendemängder. Ekonomiska konsekvenser uppstår ifall omfattningen är så stor att ytterligare personal behöver anställas.
