Kallelse till ordinarie förbundsstämma i Riksförbundet Enskilda Vägar

Kallelse till ordinarie förbundsstämma i Riksförbundet Enskilda Vägar

Lördagen den 18 mars 2017 kl. 16.30 Plats: Nyköping, Hotell Sun-Light Dagordning

1. Stämmans öppnande

2. Fråga om kallelse skett i behörig ordning 3. Val av ordförande för stämman

4. Val av två justeringsmän tillika rösträknare 5. Styrelsens verksamhetsberättelse

6. Revisionsberättelsen

7. Fastställande av resultaträkningen och balansräkningen 8. Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen för den gångna perioden 9. Motion från Gånarps vägsamfällighet (44934) ang. sociala medier 10. Arvoden och ersättningar

a. Redovisning av arbetsgruppen angående arvodesprinciper (stämmobeslut 2015) b. Information om gällande organisationsplan och kostnadspolicy

c. Beslut

11. Styrelsens förslag till budget

12. Medlemsavgiften perioden 1 januari 2017 – 31 december 2018 13. Val till styrelsen

a. Val av styrelseordförande b. Val av styrelseledamöter c. Val av suppleanter 14. Val av revisorer

15. Val av valberedning och sammankallande

16. Meddelande av tidpunkt och plats för stämmoprotokollets offentliggörande 17. Stämmans avslutande

---

Styrelsen föreslår oförändrad medlemsavgift för perioden 2017-2018.

Handlingar enligt § 6 i stadgarna (verksamhetsberättelse och revisionsberättelse samt styrelsens förslag till budget) samt motion och motionssvar finns tillgängliga på förbundets kansli, eller på hemsidan www.revriks.se senast från och med den 3 mars.

Styrelsen i REV genom Uno Jakobsson, ordförande

Utfall Budget Utfall Budget

2013-01-01- 2015-01-01-

2014-12-31 2013/2014 2016-12-31 2015/2016 Intäkter

Medlemsavgifter 25 463 227 25 000 000 26 807 665 26 000 000

Konferens- och kursverksamhet 1 660 768 1 600 000 1 400 949 1 800 000

EVA-REV 132 575 100 000 289 750 180 000

Ränteintäkter 373 111 30 000 14 635 140 000

Förvaltningsfrågor 7 775 15 000 0 0

Övriga intäkter 1 392 865 1 172 500 2 441 684 1 314 000

Summa intäkter 29 030 321 27 917 500 30 954 683 29 434 000

Kostnader

Förbundsstämman 576 336 500 000 903 533 500 000

Försäkringspremier 4 367 772 4 000 000 4 166 593 4 800 000

Information om förbundet 1 225 888 1 830 000 562 029 600 000

Utredning och rådgivning 2 094 164 2 000 000 1 856 756 2 000 000 Konferens- och kursverksamhet 1 610 495 2 200 000 1 531 886 2 300 000

Bulletinen 1 629 293 1 000 000 2 620 755 1 600 000

Projektarbeten 1 475 381 2 200 000 1 835 931 2 200 000

Kommunikationsstrategi 592 875 500 000 890 796 500 000

Styrelsemöten 261 655 190 000 201 928 250 000

S:a verksamheten 13 833 859 14 420 000 14 570 207 14 750 000

Löner 3 777 290 5 000 000 4 209 878 4 250 000

Sociala avgifter 1 656 907 1 800 000 2 049 577 1 865 000

Arvoden styrelsen 485 480 504 000 448 001 460 000

Arvoden övriga 2 007 452 300 000 1 503 591 1 400 000

Semesterlöner 859 426 943 823 540 000

Resor och traktamenten 769 947 360 000 685 653 650 000

Kollektiva pensionskostnader 242 164 250 000 351 445 250 000

Övriga personalkostn inkl utbildning 175 404 320 000 180 253 180 000 S:a personalkostnader 9 974 070 8 534 000 10 372 221 9 595 000

Kontorsmaterial 51 241 40 000 95 783 44 000

Leasing kontorsmaskiner 210 542 237 000 174 051 200 000

Databehandling 362 433 365 500 286 921 350 000

Kontorsinventarier 132 875 100 000 193 570 100 000

Telefon och telefax 113 464 89 000 150 727 101 000

Porto 623 772 1 000 000 678 691 800 000

Lokalhyra 1 186 440 1 200 000 1 391 674 1 400 000

Renhållning kansli 84 464 70 000 125 538 150 000

Diverse omkostnader 1 301 758 1 292 000 1 680 610 1 377 000

Bankkostnader 63 647 100 000 67 437 67 000

Skatter 58 437 60 000 25 827 60 000

Redovisningstjänster 447 879 410 000 380 451 440 000

S:a förvaltningskostnader 4 636 952 4 963 500 5 251 280 5 089 000

Summa Kostnader 28 444 881 27 917 500 30 193 708 29 434 000

Årets Resultat 585 440 760 975

Resultaträkning verksamhetsperioden 2015-01-01--2016-12-31

Riksförbundet Enskilda Vägar, REV

Balansräkning verksamhetsåret 20150101 - 20161231

Tillgångar Ing. Balans

Fastränteplacering Nordea 2 000 000 -

Föreningskonto Nordea 2 942 4 755 647

Bankkonto Nordea 4 784 536 2 499 221

Upplupna räntor 24 400 -

Förutbetalda hyra 173 960 175 616

Förutbetalda leasingavgifter - -

Diverse fordringar 114 663 122 616

Avräkning skatter och avgifter 8 830 206 817

Momsfordringar 74 816 20 484

Summa tillgångar

Skulder

Upplupna sociala avgifter 132 949 132 140

Leverantörsskulder/Uppl kostnader 1 281 784 752 610

Bolagsskatt - 21 588 - 39 522

Momsskuld 70 207 44 284

Preliminärsskatt 187 604 167 105

Upplupna semlöner + soc avgifter 134 685 519 128 Avräkn särskild löneskatt pens - 45 174

Summa skulder

Balanserat Resultat 4 813 067 5 398 507

Periodens resultat 585 440 760 975

Summa Eget Kapital

Summa skulder och eget kapital 7 184 148 7 780 401

Motion till Riksförbundet Enskilda Vägar – Förbundsstämma 2017

Sociala medier

Idag finns inte Riksförbundet Enskilda Vägar (REV) på de sociala medierna. För många organisationer är det givet att man är aktiv

på de sociala medierna, vilken det borde vara även för REV som har cirka 11 tusen medlemmar.

På de sociala medierna skulle REV kunna informera och marknadsföra sin verksamhet, bedriva nyhetsförmedling, förmedla medlemsnyttan med mera.

Vi föreslår:

Att REV blir aktiv på de sociala medierna.

Att REV startar upp en Facebook-sida.

Att REV undersöker de övriga sociala medier som kan passa bäst för organisationens verksamhet Gånarp den 29 november 2016

Gånarps Vägsamfällighet Medlemsnummer 44934

Mikael von Krassow, ordförande

Styrelsens svar

Det är en operativ fråga för kansliet att utifrån styrelsens beslut och fastlagda riktlinjer marknadsföra och informera om REV. Med anledning av att kansliets och styrelsens krafter behövts till mycket annat under senaste verksamhetsperioden, med nytt medlemsregister och ny hemsida som större projekt, har vi ännu inte mäktat med att ta ställning till och utarbeta en strategi för förbundets närvaro på sociala medier. Vi är glada att Gånarps Vägsamfällighet genom denna motion tagit tillvara möjligheten att understryka behovet av att prioritera denna fråga och föreslår att motionen bifalls i sin helhet. Vid ett bifall på stämman kommer styrelsen att under verksamhetsperioden utreda hur närvaro på sociala medier bör se ut för förbundet, utarbeta en strategi samt sätta igång lämplig verksamhet.

Motionens yrkanden Förslag

Att REV blir aktiv på de sociala medierna. Bifall

Att REV startar upp en Facebook-sida. Bifall

Att REV undersöker de övriga sociala medier som kan passa bäst för organisationens verksamhet.

Bifall

Ärende 10 b, förbundsstämman 2017-03-18 Information från ordföranden, Uno Jakobsson:

Arvode för förtroendevaldas arbete utfört för förbundet

Förbundet har allt sedan det bildades 1968 haft en arbetande styrelse. Insatserna från de

förtroendevalda har varierat över tid, men sammanfattningsvis kan sägas att sättet organisationen är uppbyggd på emellanåt har krävt stora insatser utöver vad som kan betraktas som normalt

styrelsearbete.

Förbundets stadgar ger att det är styrelsen som har att sörja för att förbundet organiseras på lämpligt sätt för att uppfylla förbundets ändamål. Den organisationsplan som gäller idag antogs av förbundets tidigare styrelse, under hösten 2010. Mitt och nuvarande styrelses bidrag till planen är att det under 2011/2012 inrättades fyra stycken regionansvariga, ansvariga för varsin region, Norr, Öst, Väst och Syd. (Mikael Näslund, Christer Ångström, Ulf Lidesjö och Lars Olin)

Enligt gällande organisationsplan skall Styrelse, Ledningsgrupp och Ordförande, utöver vanliga styrelseuppgifter bl.a:

- Ha personalansvar för anställd personal och ansvara för arbetsmiljöfrågor - Ha ansvar för de projekt som förbundet driver

- Utgöra ledningsstöd för kanslichefen

- Upprätta och genomföra förbundets verksamhetsplan

- Bevaka förbundets och medlemmarnas intressen nationellt och företräda förbundet mot omvärlden, ha kontakter med riksdag, politiker och myndigheter samt andra aktörer och media - Besvara remisser från Riksdag, regering och myndigheter

- Delta på mässor, branschkonferenser och seminarier

- Upphandla medlemsförsäkringen och ha övergripande kontakter med försäkringsbolaget - Vara ansvarig utgivare för medlemstidningen, månadsbrev och hemsida

De Regionansvariga har att, tillsammans med ordföranden, tillgodose medlemmarnas behov och intresse av en regional/lokal förankring och kontakt, bevaka enskild väghållnings intressen lokalt och regionalt samt utöva utåtriktade kontakter i respektive region.

Förbundets kursverksamhet upprätthålls över hela landet tack vara insatser från förtrondevalda, främst de regionansvariga och mig själv, som tillsammans med de anställda experterna Per Nilsson och Leif Kronkvist svarar för utbildningen av styrelseledamöter hos förbundets medlemmar. Varje år utbildas cirka 1.500 personer på förbundets kurser, steg I och II. Antalet kurstillfällen uppgår till minst 30 varje år, spridda över hela landet.

Som framgått av den tidigare redovisade förvaltningsberättelsen genomför förbundet som en del av verksamheten olika projekt – utöver ordinarie medlemsservice från kansliet i Stockholm – alla med det övergripande syftet att ge största möjliga medlemsnytta. Tre större projekt på senare år har varit att ta fram en ny handbok, EVA-REV, som kom ut i början av nu avslutad verksamhetsperiod,

Finlandsmodellen - de kraftfulla och väl underbyggda försöken att påverka landets beslutsfattare att förändra och förenkla regelverket för de enskilda väghållarna samt ett projekt för en teknisk

förnyelse av servicen till medlemmarna genom en helt ny lösning och leverantör för både förbundets hemsida och medlemsregister.

I projektverksamheten ser styrelsen till att anlita de som är bäst lämpade för uppdraget och ger mest för pengarna. Som exempel har både i projektet EVA-REV samt Finlandsmodellen delvis använts externa konsulter upphandlade i konkurrens, när kompetens saknats internt inom förbundet. Men, för det fall det bland förbundets anställda, eller förtroendevalda, finns rätt kompetens för ett projekt, uppdras åt den anställde eller förtroendevalde att utföra arbetet i projektet, med en särskilt uppsatt budget för ändamålet. Varje projekt har en projektansvarig, som rapporterar direkt till ordförande/ledningsgrupp och styrelse.

Förbundet deltar också med både anställd personal och förtroendevalda i olika projekt och samverkansgrupper som drivs av andra, främst Trafikverket och Lantmäteriet centralt, med det övergripande syftet att ta tillvara den enskilda väghållningens intressen. Att även förtroendevalda ställer upp i sådana sammanhang gör att förbundet har förmåga att vara med i flera sammanhang samtidigt och på olika ställen i landet, utan att det för den sakens skull leder till stora kostnader.

Innan 2010 ersattes förtroendevalda för det arbete som nu beskrivits – och som ju ligger utöver ordinarie styrelseuppgifter – efter principen ”skäligt arvode med hänsyn till arbetsinnehåll”, vilket ledde till olika ersättningar i olika fall och för olika förtroendevalda. Sedan september 2010 när en ny, omarbetad kostnadspolicy antogs av styrelsen, har en fast timtaxa gällt, lika för alla

förtroendevalda, med möjlighet för dem som har F-skatt att fakturera förbundet nedlagd tid till en taxa av 750 kr/timmen ex moms och för dem som vill att förbundet skall betala sociala avgifter, mot en ersättning av 570 kr per timme för nedlagd tid.

Det skall särskilt framhållas, att inte något arbete kan utföras av förtroendevald i projekt eller särskilt uppdrag utan att det har beordrats av styrelsen och/eller ordförande/ledningsgrupp, antingen genom direkta beslut i enskilda fall, eller genom ett övergripande beslut om rollfördelning enligt gällande organisationsplan och/eller budgetramar inom ett särskilt uppsatt projekt.

Förtroendevaldas fakturor/kostnadsräkningar för utfört arbete för förbundet är utsatta dels för en intern kontroll genom att samtliga skall granskas och godkännas av styrelseledamoten med särskilt ansvar för ekonomistyrning/kontroll – Margareta Vikgren, dels sedvanlig revision genom av

förbundsstämman tillsatta revisorer, lekmannarevisorn Berndt Wiklander och auktoriserade revisorn Eva Yng. För projekt i vilka förtroendevalda deltar görs även en kostnadsuppföljning och kontroll mot beslutad budget.

Tidsspillan

Ni som varit med på tidigare förbundsstämmor, minns kanske att det under punkten arvoden till styrelsen på dessa stämmor, också särskilt anmärkts att förtroendevalda i förbundet har rätt till ersättning för tidsspillan i samband med resor till och från styrelsemöten och andra sammankomster och uppdrag för förbundet. Denna ordning har möjliggjort rekrytering av förtroendevalda från hela landet, från Höllviken (Vellinge kommun) i söder till Hassela (Nordanstigs kommun) i norr. Sedan 2010 ersätts sådan tidsspillan med 400 kr per timme.

Kostnadseffektiv organisation

Styrelsen är själv av uppfattningen att det sätt på vilket förbundet är organiserat och den kostnadspolicy som gäller ger en mycket kostnadseffektiv och engagerad organisation , som har möjlighet att verka över hela landet.

Ett alternativt sätt att organisera förbundet vore att ha fler anställda, ett större kansli i Stockholm och kanske också regionalt anställda personer. Det skulle dock leda till många gånger högre lokalkostnader och högre kostnader för teknisk utrustning för förbundet, förutom den givna högre personalkostnaden. (Som exempel kan nämnas Villaägarnas Riksförbund, som REV utbytte en del erfarenheter med för något år sedan på styrelsenivå om organisation och arbetssätt, varvid det bl.a.

framkom att Villaägarna omsätter 10 ggr mer än REV, d.v.s. en bra bit över 100 miljoner kr och har således med ”REV-mått” mätt, en gigantisk kostnadsmassa att hantera årligen. Om REV skulle slå in på samma väg som Villaägarna är styrelsens bedömning att medlemsavgiften måste höjas.)

Styrelsen vill inte höja medlemsavgiften, utan tycker att organisationsplanen är väl genomtänkt till förmån för uppfyllande av verksamhetens ändamål. Tilläggas skall att medlemsavgiften har varit oförändrad sedan 2011 och styrelsen föreslår ej heller någon höjning för denna verksamhetsperiod som nu har inletts.

---

Ärende 10 c, förbundsstämman 2017-03-18 Förslag till beslut

- Ersättning för förtroendevald inom REV (exklusive auktoriserad revisor)

1. Ersättning per år vid styrelseaktivitet (samtliga styrelsemöten under perioden samt förbundsstämman), exklusive sociala avgifter

o Ordförande, fast arvode om 35 procent av inkomstbasbeloppet (21.525 kr) o Ledamot, fast arvode om 30 procent av inkomstbasbeloppet (18.450 kr) o Suppleant, fast arvode om 25 procent av inkomstbasbeloppet (15.375 kr)

2. Ersättning för uppdrag och arbete utanför styrelseaktivitet och förbundsstämma till ledamot, suppleant, valberedning samt lekmannarevisor

o 600 kr i timmen exklusive moms (F-skatteinnehavare) eller o 570 kr i timmen för dem som ej har F-skatt

3. Ersättning för tidsspillan

o 400 kr i timmen exklusive moms, alternativt exklusive sociala avgifter

- Ersättning för auktoriserad revisor

Mot faktura enligt sedvanlig taxa för nedlagd tid

Utfall Utfall Budget 2013-01-01- 2015-01-01-

2014-12-31 2016-12-31 2017-2018

Intäkter

Medlemsavgifter 25 463 227 26 807 665 27 500 000

Konferens- och kursverksamhet 1 660 768 1 400 949 1 350 000

EVA-REV 132 575 289 750 140 000

Ränteintäkter 373 111 14 635 10 000

Förvaltningsfrågor 7 775 0 0

Övriga intäkter 1 392 865 2 441 684 2 000 000

Summa intäkter 29 030 321 30 954 683 31 000 000

Kostnader

Förbundsstämman 576 336 903 533 800 000

Försäkringspremier 4 367 772 4 166 593 4 300 000

Information om förbundet 1 225 888 562 029 600 000

Utredning och rådgivning 2 094 164 1 856 756 2 000 000

Konferens- och kursverksamhet 1 610 495 1 531 886 1 700 000

Bulletinen 1 629 293 2 620 755 2 000 000

Projektarbeten 1 475 381 1 835 931 2 500 000

Kommunikationsstrategi 592 875 890 796 550 000

Styrelsemöten 261 655 201 928 250 000

S:a verksamheten 13 833 859 14 570 207 14 700 000

Löner 3 777 290 4 209 878 5 000 000

Sociala avgifter 1 656 907 2 049 577 2 400 000

Arvoden styrelsen 485 480 448 001 500 000

Arvoden övriga 2 007 452 1 503 591 1 400 000

Semesterlöner 859 426 943 823 600 000

Resor och traktamenten 769 947 685 653 350 000

Kollektiva pensionskostnader 242 164 351 445 300 000

Övriga personalkostn inkl utbildning 175 404 180 253 250 000

S:a personalkostnader 9 974 070 10 372 221 10 800 000

Kontorsmaterial 51 241 95 783 120 000

Leasing kontorsmaskiner 210 542 174 051 180 000

Databehandling 362 433 286 921 600 000

Kontorsinventarier 132 875 193 570 120 000

Telefon och telefax 113 464 150 727 120 000

Porto 623 772 678 691 700 000

Lokalhyra 1 186 440 1 391 674 1 500 000

Renhållning kansli 84 464 125 538 150 000

Diverse omkostnader 1 301 758 1 680 610 1 750 000

Bankkostnader 63 647 67 437 120 000

Skatter 58 437 25 827 60 000

Revision (tidigare redovisningstjänst) 447 879 380 451 80 000

S:a förvaltningskostnader 4 636 952 5 251 280 5 500 000

Summa Kostnader 28 444 881 30 193 708 31 000 000

Årets Resultat 585 440 760 975

Budget 2017 - 2018

Valordning förbundsstämma mars 2017

Styrelsen Funktion Namn Mandatperiod Återstår

Ordinarie Ordförande Uno Jakobsson (-67) 2 0

Ekonomistyrning Margareta Vikgren (-43) 4 2

Sekreterare Malin Ohlsson (-75) 4 0

Ledamot Christer Ångström (-45) 4 0

Ledamot Lars Olin (-58) 4 0

Ledamot Mikael Näslund (-61) 4 2

Ledamot Anders Lundell (-64) 4 2

Suppleanter Jan Ellström (-49) 4 0

Claes Henkel (-46) 4 2

Jenny Malmén (-72) 4 0

Ulf Lidesjö (-44) 4 2

Revisorer

Ordinarie Berndt Wiklander (-38) 4 2

Valberedning

Sammankallande Victor Brott 2 0

Maria Sigfridsdotter 2 0