Tjänsteutlåtande
Kommunledningskontoret
2018-08-22
Ingegärd Bornelind Sidan 1 av 2
Kommunjurist +46 8 579 216 03
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2018/0403 KS-1
Diariekod: 023 Kommunstyrelsen
Revidering av behörigheten att underteckna handlingar för kommunstyrelsens räkning
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
Kommunstyrelsen antar ny behörighet att underteckna handlingar för styrelsens räkning i enlighet med bilaga till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2018-08-22.
Sammanfattning
Kommunstyrelsen bestämmer, i likhet med övriga nämnder, hur handlingar i styrelsens namn ska undertecknas. Man utser m.a.o. ”firmatecknare”.
Ett styrelsebeslut om behörighet behöver ofta företes inför domstolar och myndigheter vid vissa rättshandlingar och för motparter vid
avtalstecknande.
Kommunledningskontorets beredning
Kommunstyrelsen bestämmer, i likhet med övriga nämnder, hur handlingar i styrelsens namn ska undertecknas. Man utser m.a.o. ”firmatecknare”.
Ett styrelsebeslut om behörighet behöver ofta företes inför domstolar och myndigheter vid vissa rättshandlingar och för motparter vid
avtalstecknande.
Kommunstyrelsens meddelade behörighet att bestämma hur handlingar i styrelsens namn ska undertecknas beslutades senast 2016-10-03. Av denna behörighetsförteckning framgår att den som av styrelsen utsetts till delegat har rätt att underteckna de avtal och andra rättshandlingar som behövs för verkställande av delegationsbeslutet. Det finns även behörighet angiven för bland annat olika avtal och tecknande av bankkonton.
Av dataskyddslagen (GDPR) framgår att den som behandlar personuppgifter är antingen personuppgiftsansvarig eller
personuppgiftsbiträde. Personuppgiftsansvarig är den som bestämmer för vilka ändamål uppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till.
Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.
I kommunen är respektive nämnd personuppgiftsansvarig.
För det fall en nämnd handlat upp skötseln av en viss verksamhet, t.ex. drift av vissa IT-system, kommer entreprenörens personal att behandla
Godkänt dokument, 2018-08-22, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2018-08-22
Dnr 2018/0403 KS-1 Sidan 2 av 2
personuppgifter för nämndens räkning. I dessa fall behöver nämnden teckna ett avtal med entreprenören, som reglerar hur personuppgiftsbehandlingen ska gå till och hur den registreerades rättigheter ska skyddas. Ett sådant avtal brukar kallas personuppgiftsbiträdesavtal.
I den av kommunstyrelsen beslutade behörigheten att teckna avtal för styrelsens räkning behöver det regleras vem som får teckna
personuppgiftsbiträdesavtal.
Kommunledningskontoret föreslår att sådana avtal får tecknas av den administrativa chefen och av säkerhetschefen. Anledningen till detta är att det övergripande ansvaret för GDPR åvilar den administrativa avdelningen inom kommunledningskontoret. För det fall två eller flera nämnder behöver teckna ett gemensamt personuppgiftsbiträdesavtal föreslås att även dessa får tecknas av den administrativa chefen och av säkerhetschefen.
Kommundirektören ger återkommande ut ett ”Meddelande om behörighet”, där det framgår vilka personer som är innehavare av de befattningar som fått delegation eller behörighet att teckna kommunstyrelsens ”firma”. Där finns alltså kopplingen mellan befattningsbeteckningen och den person som vid tillfället innehar tjänsten.
Katarina Kämpe Ingegärd Bornelind
Kommundirektör
Bilaga:
Ny behörighet att underteckna handlingar för kommunstyrelens räkning
Godkänt dokument, 2018-08-22, Katarina Kämpe
