VALLENTUNA KOMMUN
Sammanträdesprotokoll 10 (12)Utbildningsnämndens arbetsutskott 2015-02-04
Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
§ 8
Internkontroll, helårsuppföljning 2014 – Utbildningsnämnden (UN 2015.007)
Beslut
Arbetsutskottet beslutar att föreslå att:
Utbildningsnämnden godkänner helårsuppföljningen och åtgärdsuppföljningen för 2014 av internkontrollen.
Ärendebeskrivning
Utbildningsnämnden har i början av året antagit en internkontrollplan för 2014. Utifrån internkontrollplanen har granskning utförts under helåret. Resultatet av granskningen har sammanställts till en helårsrapport samt en åtgärdsuppföljning till utbildningsnämnden för godkännande.
Yrkanden
Roswitha Melzer (FP) yrkar att arbetsutskottet föreslår utbildningsnämnden att besluta i enlighet med förvaltningens förslag.
Beslutsgång
Ordförande, Roswitha Melzer (FP), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed.
Beslutsunderlag
1. Internkontroll, helårsuppföljning 2014 - Utbildningsnämnden 2. Internkontroll Helårsuppföljning UN 2014
3. Internkontroll Åtgärdsuppföljning UN 2014
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE
BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING 2015-01-13
DNR UN 2015.007
ANNA ELIASSON SID 1/1
ANNA.ELIASSON@VALLENTUNA.SE UTBILDNINGSNÄMNDEN
Tjänsteskrivelse
Internkontroll, helårsuppföljning 2014 - Utbildningsnämnden
Förslag till beslut
Utbildningsnämnden godkänner helårsuppföljningen och åtgärdsuppföljningen för 2014 av internkontrollen.
Ärendet i korthet
Utbildningsnämnden har i början av året antagit en internkontrollplan för 2014.
Utifrån internkontrollplanen har granskning utförts under helåret. Resultatet av granskningen har sammanställts till en helårsrapport samt en åtgärdsuppföljning till utbildningsnämnden för godkännande.
Handlingar
1. Internkontroll, helårsuppföljning 2014 - Utbildningsnämnden 2. Internkontroll Helårsuppföljning UN 2014
3. Internkontroll Åtgärdsuppföljning UN 2014
Marie Truedsson - Elisabeth Johansson-
Utbildningschef Kanslichef
______________________
Ska expedieras till:
Akten
Kommunledningskontorets ekonomiavdelning
2014
Utbildningsnämnden
Internkontroll: Helårsupp-
följning
Innehållsförteckning
Uppföljning internkontroll ... 3
Periodiseringar ... 3
Anmälan av arbetsskada/tillbud ... 4
Insatser till elever i behov av särskilt stöd ... 5
Bokning av resurser ... 7
Bilagor
Bilaga 1: Bilaga ansökan om tilläggsbelopp
Bilaga 2: Bilaga blankett
Utbildningsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(7)
Uppföljning internkontroll
Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verk- samhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner.
Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har grans- kats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall.
Process/rutin:
Periodiseringar
Förmedla rättvisande ekonomisk bild över året
Granskningens genomförande
Räkenskaperna har granskats för perioden januari-december.
Utbildningsnämnden har, enligt kommunens reglemente, ansvar för den interna kontrollen. En av kontrollpunkterna för 2014 är ”periodiseringar”. Med periodiseringar menas att intäkter och kost- nader bokförs i rätt redovisningsperiod, det vill säga i den period när varan eller tjänsten förbrukas eller tillhandahålls, inte när betalning sker.
Periodiseringar kan ske av poster som uppgår till väsentliga belopp. Som väsentliga belopp räknas för Vallentuna kommun poster överstigande 50 000 kr. Det behöver inte vara en enskild faktura, utan det kan röra sig om flera fakturor för samma vara eller tjänst, där det sammanlagda beloppet är större än 50 000 kr.
Granskningens utfall
Följande kostnader/intäkter periodiseras:
Hyra – periodiseras ut månadsvis för hela kalenderåret from jan Städkostnad - periodiseras ut månadsvis för hela kalenderåret from jan
Kostnadsfakturor för Vallentunas gymnasieverksamhet – om fakturan överstiger ett väsentligt be- lopp (50 000 kr) så periodiseras fakturan på de månader den gäller.
Fakturor för Interkommunala elever (utanför Stockholms län och UEDB-samarbetet) – fakturorna kommer från den andra kommunen i fakturahanteringssystemet DCE. Handläggaren periodiserar fakturan, om den är på mer än en månad, på terminens kvarvarande månader.
Skoldatateket - periodiseras ut månadsvis för hela kalenderåret from jan
Ungdomsmottagning - periodiseras ut månadsvis för hela kalenderåret from jan Ungdomsuppföljning - periodiseras ut månadsvis för hela kalenderåret from jan Följande kostnader/intäkter periodiseras inte:
KCNO – I KCNO-samarbetet betalar Vallentuna två delar. Den administrativa delen betalas kvar- talsvis och kommer efterföljande månad. Kostnaden för vuxenutbildningen för folkbokförda i Val- lentuna faktureras i år kvartalsvis från KCNO. Då sammanställning från utbildningsanordnarna gäller KCNO:s samtliga fyra kommuner ska detta fördelas och administreras ut till varje kommun.
Fakturan kommer därför med en månads eftersläp till kommunen. I de fall förvaltningen fått un- derlag på utbildningskostnader som ännu inte fakturerats innan ekonomisystemet stängts, har peri- odisering skett.
Gymnasieantagningen – fakturan från gymnasieantagningen kommer på senvåren och periodiseras
inte då den gäller årets antal 15-åringar som söker till åk 1 i gymnasiet. Kostnaden tas i samband med utfört arbete.
Periodiseringar är till för att skapa en tillfredsställande överblick av ekonomin över året. Det är svårt att skapa en rättvisande bild av kostnaderna under juli och augusti. I UEDB-samarbetet arbe- tar man med en kvotfördelning som aldrig kan ge en helt rättvisande bild av dessa månader då ele- verna skrivs in i mitten på augusti. Rörligheten bland eleverna är svår att förutspå.
Process/rutin:
Anmälan av arbetsskada/tillbud
Statistik KIA
Granskningens genomförande
Vallentuna kommun använder KIA, Kommunernas informationssystem om arbetsmiljö, som till- handahålls av AFA försäkring. I systemet, som nås via webben eller app, kan alla medarbetare an- mäla arbetsskador/olyckor, tillbud och riskobservationer på person och byggnad.
Under 2013 började Vallentuna gymnasium att använda KIA. Den första utbildningen skedde i feb- ruari då HR-avdelningen på Vallentuna kommun informerade den administrativa samordnaren om hur man hanterade systemet. Sedan fick även ledningsgruppen utbildning i hur man hanterar in- komna ärenden. När en anmälan kommer in uppmärksammas den administrativa samordnaren, huvudskyddsombud och händelseansvarig (arbetsledare) på detta via e-post. Dessa tre diskuterar sedan hur ärendet ska hanteras på bästa sätt.
Alla lärare på skolan har sett systemet och vet hur det fungerar. I november hölls det en personal- konferens på temat arbetsmiljö för hela skolan. Då gicks systemet igenom grundligt och man disku- terade allmänt om arbetsmiljö i kommunen och på gymnasiet. En gång i månad tas KIA även upp på personalmötena för att diskutera inkomna ärenden och för att hålla medvetenheten hög gällande att systemet finns och hur det ska användas.
Granskningens utfall
Under perioden 2013-11-30 till 2014-11-30 kom det in tjugo anmälningar till KIA gällande Vallen- tuna gymnasium. Samtliga av dessa händelser är helt klara vilket innebär att utredning och samtliga åtgärder klara samt att uppföljningen är genomförd. Händelserna gällde följande händelsetyper:
Antal händelser
Egendom/säkerhet 10
Olycksfall 4
Olycksfall (S)* 1
Tillbud 5
**Olycksfall (S) avser ett olycksfall med sjukfrånvaro.
Flest händelser anmäldes under februari (4st.) följt av mars, september och november (3st. var- dera).
Utbildningsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 5(7) Process/rutin:
Insatser till elever i behov av särskilt stöd
Behovsinventering, ansökningsförfarandet, beslutshantering, hur be- slutade medel nyttjas för elever
Granskningens genomförande
På Vallentuna gymnasium finns det rutiner för att identifiera, fånga upp och sätta in insatser och åtgärder för elever i behov av stöd. Det är ett arbete där elevhälsan samarbetar med mento-
rer/undervisande lärare för att kartlägga de behov som finns. För de elever där det särskilda stödet från exempelvis specialpedagog inte räcker till, finns det rutiner om hur skolan ansöker om tilläggs- belopp från Resurscentrum för att bättre möta dessa elevers behov.
Granskningens utfall
Kartläggning av särskilda behov
Elevhälsan (EHT) på Vallentuna gymnasium består av skolsköterska, kurator, studie-och yrkesväg- ledare, specialpedagoger samt rektor. EHT träffar programlag (mentorer/undervisande lärare) re- gelbundet varje vecka. Vid dessa träffar har programlaget identifierat vilka elever som är i behov av stöd. Programlaget och EHT kartlägger på individ-, grupp-, klass och organisationsnivå vilka behov som finns och ger förslag på insatser. Åtgärder och insatser dokumenteras och genomförs. I första hand handlar det om extra anpassningar inom ramen för den ordinarie undervisningen av läraren i klassrummet. För de elever där insatserna inte ger tillräckliga resultat intensifieras stödet vilket då benämns som särskilt stöd.
Två gånger per månad träffar EHT ledningsgruppen på Vallentuna gymnasium för att diskutera kring de elever som kartlagts och redogör för vilka insatser som satts in och vilket resultatet blivit.
För det stora flertalet elever är extra anpassningar samt särskilt stöd tillräckligt för att nå målen eller för att få förutsättningar att nå målen.
För ett fåtal elever räcker inte det särskilda stödet i form av insatser från exempelvis specialpedagog utan skolan bedömer att andra insatser måste sättas in för att eleven i fråga ska ha förutsättningar att nå målen. För dessa elever ansöker skolan om tilläggsbelopp. Tilläggsbelopp kan syfta till assi- stenthjälp, anpassning av lokaler eller andra extraordinära stödåtgärder som inte går att hantera inom den ordinarie verksamheten. Tillsammans med mentor gör då EHT en utökad kartläggning, samt ger förslag på åtgärder, som underlag för beslut för tilläggsbelopp. Rektor och ledningsgrupp beslutar sedan, i samråd med EHT, vilka av eleverna skolan ska söka tilläggsbelopp för.
Ansökningsförfarande gällande tilläggsbelopp
Ansökan görs på en blankett som kan hämtas från Vallentuna kommuns webbplats (se bilaga 1). Till ansökan bifogas en beskrivning av elevens behov, åtgärdsprogram, individuell studieplan, närvaro- rapportering samt andra dokument som kan vara viktiga för handläggningen. Det är skolsköterskan som tillsammans med en specialpedagog ansvarar för att ansöka om tilläggsbelopp. Innan ansökan skickas till Resurscentrum (RC) tar rektor del av och godkänner den. RC fattar sedan beslut om tilläggsbelopp beviljas eller inte. Beslut om tilläggsbelopp fattas vanligen för ett läsår i taget om inte ansökan gäller en termin. Ansökan ska ha inkommit till RC senast den 15 april respektive år. Ansö- kan för nyantagna elever ska inkomma snarast möjligt efter antagningsbeslut. Om tilläggsbelopp tidigare har erhållits för eleven ska det till ansökan bifogas en uppföljning av hur detta har använts och hur det har bidragit till att tillgodose elevens behov av särskilt stöd. Beslut arkiveras sedan och diarieförs av administrativ samordnare på gymnasiet. Rektor på Vallentuna gymnasium fördelar tilläggsbelopp och insatserna följs upp kontinuerligt av EHT tillsammans med undervisande lärare.
Resurscentrum anser att gymnasierna i stort, både Vallentuna gymnasium och de utanför kommu- nen som tar emot elever från Vallentuna, är bra på att skriva underlag för ansökan om tilläggsbe- lopp. Dessutom har eleverna oftast en redan känd problematik förutom de som är nyinflyttade. I dagsläget är ingen ansökan avslagen av de som har kommit in till Resurscentrum. Största delen av elevgruppen har diagnos inom autismspektrat.
Beslutade medel
För läsåret 2013/2014 fick Vallentuna gymnasium tilläggsbelopp för sju elever och erhöll totalt 1,140 000 kr. För innevarande läsår, 2014/15, har tilläggsbelopp erhållits för totalt fem elever och uppgår till 860 000 kr. Utöver dessa fem elever finns det 14 elever i Aspergerklass.
För elever som går i gymnasieskolor utanför Vallentuna betalar Vallentuna kommun tilläggsbelopp för ytterligare 16 elever.
Vidtagna stödinsatser
Nedan följer en sammanställning över de insatser och åtgärder som Vallentuna gymnasium har gjort för att möta elever som är i behov av särskilt stöd.
Personella resurser
Elevassistent 50 % för en elev under hela året.
Elevassistent 75 % för flera elever på ett program som alla var beviljade tilläggsbelopp.
Detta för att säkerställa arbetsmiljön.
En yrkeslärare på fordonsprogrammet har haft 30 % av sin undervisningstid för att arbeta med elever i behov av särskilt stöd.
En yrkeslärare på Byggprogrammet har haft 20 % av sin undervisningstid under hösttermi- nen 2013 till elever med särskilt stöd.
En extra resurs på 75 % under hela läsåret har funnits för att följa upp elever som tidigare har gått inom Resurscentrums skolor. Detta har varit ett samarbete med Resurscentrum.
Extra specialpedagog insatser har satts in, en av specialpedagogerna är mentor för en elev- grupp där det finns flera elever med stora behov.
Övriga insatser
Extra insatt matematikundervisning.
En elev har fått stöd av specialpedagog för att utveckla förmågan att ta instruktioner och att planera sin tid.
Extra tid för arbetsplatsförlagt lärande
Sociala åtgärder genom enskilda samtal, exempelvis träning Aggression Replacement Trai- ning (ART) med kurator.
Fler samtal med eleverna och med vårdnadshavare av mentor.
Skolsköterska genomför extra hälsosamtal med några elever.
Anpassningar av material och lokaler.
Inköp av egna verktygsvagnar har skett till vissa elever.
Anpassning av miljön i fordonsverkstaden, genom att skapa avgränsade arbetsytor.
En lokal har iordningställts där elever kan arbeta i olika stationer. Eleverna kan arbeta i både den lokalen och fordonsverkstaden, detta innebär att eleverna får bättre plats och lug- nare miljö.
Iordningsställande av stort klassrum med skärmar och bås för att eleverna ska kunna arbeta ostörda.
Inköp av Active board för mer individanpassad pedagogik.
Utbildning
All personal som arbetar med elever med Aspergers syndrom deltar i en kurs om hur man gör pedagogiska anpassningar till dessa elevers funktionsnedsättning.
Handledning för personal som arbetar med elever som har Aspergers syndrom.
Utbildningsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 7(7) Process/rutin:
Bokning av resurser
Kontroll av rutiner i samband med nyttjandet av kommunala fordon
Granskningens genomförande
I kommunrevisorernas rapport för 2008 uppmärksammades brister i kontrollen av rutiner i sam- band med kommunala fordon. Enligt uppgifter i förvaltningsdokument skulle en internkontroll genomföras med avseende på gymnasiets fordon under 2009. Ingen dokumentation har gått att finna i kommunens arkiv, varför förvaltningen fått i uppdrag att följa upp gymnasiets fordon som en del av årets internkontroll.
Förvaltningen har följt upp rutiner i samband med nyttjandet av kommunala fordon på gymnasiet.
Granskningens utfall
Vallentuna gymnasium har för byggprogrammets och fordonsprogrammets räkning behov av två personbilar, en liten lastbil och tre släpkärror.
Byggprogrammets lärare använder:
FRZ 906, Nissan – APL-besök, introduktion av elever på nya praktikplatser
RGJ 712, släpvagn – hämtning och leverans av material till verksamheten Fordonsprogrammets lärare använder:
GYZ 094, lätt lastbil, för att dra biltransportsläpet
POF 191, Volvo, för APL-besök, introduktion av elever på nya praktikplatser
FPB 947, släpvagn, för transporter av motorer, växellådor, bakaxlar m m
FHX 484, släpvagn, biltransportsläp
Det är bara lärarna på bygg- respektive fordonsprogrammet som kör bilarna på arbetsrelaterade uppdrag. Det finns utsedd ansvarig för bensinkort och besiktning på båda programmen
Bilarna är försäkrade genom kommunen. Kostnaden uppgick 2013 till 17 000 kr år.
Driftkostnaden är endast bensin, skatt och besiktning eftersom service och reparationer utförs på skolan. Driftkostnader uppgick till ca 30 000 kr år 2013. Inget av fordonen betingar något större ekonomiskt värde men är av stort värde för verksamheten.
Körjournaler används inte, men kommer att införas som ett resultat av denna internkontroll.
2014
Utbildningsnämnden
Internkontroll: Åtgärdsupp-
följning
Utbildningsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 2(3)
Innehållsförteckning
Åtgärder ... 3 Bokning av resurser ... 3
Åtgärder
Vid brister i internkontrollen ska en årlig åtgärdsrapport lämnas till nämnden i samband med helårsuppföljningen. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontroll- moment som har åtgärder. För varje åtgärd finns en beskrivning, åtgärdens status och en kommen- tar till åtgärden.
Process/rutin:
Bokning av resurser
Kontrollmoment:
Kontroll av rutiner i samband med nyttjandet av kommunala fordon
Åtgärd Status
Upprätta körjournaler Pågående
Kommentar
Körjournaler kommer att införas i samtliga bilar så att alla kan följa när och hur ofta respektiva bil nyttjats och av vem.
