Protokoll KSAU 2021-03-24 §§ 32-67

(1)

Kommun Vara kommun

Beslutsinstans Kommunstyrelsens arbetsutskott

Tid och plats onsdagen den 24 mars 2021, klockan 08:30 till 11:50 digitalt via Netpublicator och i Sammanträdesrum Stenen (Mäntsälä), Kommunhuset Ajourneringar 09:15-09:20 och 10:53-10:58.

Beslutande

Ledamöter Lars Gezelius (M) ordf.

Irene Karlsson (C) deltar digitalt Fredrik Nelander (S) deltar digitalt

Övriga närvarande

Övriga Kommundirektör Anna Cederqvist

Nämndsekreterare Linda Samuelsson Winbo

Samhällbyggnadschef Johanna Forslund Kullander §§ 32-40 deltar digitalt

Ekonom Sofia Andersson §§ 32-35, deltar digitalt

Controller Cecilia Fogelberg Persson § 36, deltar digitalt Lokalstrateg Nils Gustafsson § 39, deltar digitalt

Ekonomichef Jonas Bredenberg § 41, deltar digitalt

Kommunjurist Christopher Runeberg §§ 42-45, deltar digitalt Samhällsplanerare Lovisa Tavaststjerna §§ 47-50, deltar digitalt Kommunikationschef Maria Joelsson §§ 51-53, deltar digitalt Kanslichef Emelia Runeberg §§ 56-61, deltar digitalt

Utses att justera Irene Karlsson

Justeringens plats och tid Kansliavdelningen 2021-03-29, klockan 09:00.

Justerade paragrafer §§ 32-67

Underskrifter Sekreterare

________________________

Linda Samuelsson Winbo

(2)

Justerare Utdragsbestyrkande

________________________

Lars Gezelius

Justerare

________________________

Irene Karlsson

2

(3)

Bevis om tillkännagivande av justerat protokoll

Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.

Kommun Vara kommun

Beslutsinstans Kommunstyrelsens arbetsutskott

Datum för sammanträdet 2021-03-24

Datum då tillkännagivandet

publiceras 2021-03-29

Datum då publiceringen av

tillkännagivandet upphör 2021-04-19

Förvaringsplats av protokollet Kansliavdelningen

Sekreterare Linda Samuelsson Winbo

(4)

Ärendelista

Paragraf Ärende Diarienummer Sida

§ 32 Ändring i ärendelista och anmälan av jäv. KS 2021/7 6

§ 33 Budget 2022, plan 2023-2025 inför budgetberedningen Förvaltningen för utveckling och service

KS 2021/11 7 - 8

§ 34 Budget 2022, plan 2023-2025 inför budgetberedningen Samhällsbyggnadsförvaltningen

KS 2021/12 9 - 11

§ 35 Ombudgetering av markbudgeten från 2020 till 2021 KS 2021/112 12

§ 36 Utvärdering intern kontroll 2020 -

kommunövergripande analys KS 2020/240 13 - 14

§ 37 Motion från Socialdemokraterna (S) angående levande landsbygd

KS 2020/124 15 - 16

§ 38 Yttrande angående handlingsplan för förorenade områden i kommunen

KS 2020/301 17 - 18

§ 39 Information om process för hantering av fFörorenade områden där kommunen har ett ansvar

KS 2021/106 19 - 20

§ 40 Remissvar - Utredning om framtiden kring tre kommunala fastigheter.

KS 2021/83 21

§ 41 Information om utomhusbadet KS 2021/89 22

§ 42 Riktlinjer för försäljning av kommunal egendom KS 2021/42 23

§ 43 Uppdatering av kopieringstaxan KS 2021/71 24

§ 44 Förbundsordning Göliska IT KS 2021/113 25 - 26

§ 45 Delegation att besluta om föreskrifter enligt pandemilagen

KS 2021/136 27

§ 46 Årsredovisning Göliska IT 2020 och beviljande av

ansvarsfrihet KS 2021/87 28 - 29

§ 47 Svar på Länsstyrelsens insamlande av synpunkter på Trafikverkets underlag samt yttrande till Trafikverket

KS 2021/73 30 - 31

§ 48 Yttrande till Trafikverket med anledning av remissen gällande översyn av riksintressen.

KS 2021/125 32 - 33

§ 49 Sommarlovskort 2021 KS 2021/124 34

§ 50 Övriga frågor 2021 KS 2021/142 35

§ 51 Samverkan telefonisttjänst Vara-Essunga KS 2020/131 36 - 37

4

(5)

§ 53 Riktlinjer för e-post i Vara kommun KS 2020/179 40 - 41

§ 54 Samverkan för barn och ungas hälsa KS 2021/26 42 - 43

§ 55 Medborgarlöfte 2021 KS 2020/268 44 - 45

§ 56 Folkhälsorådets bestämmelser KS 2020/200 46 - 47

§ 57 Instruktion till ombud vid årsstämmor den 22 april 2021 KS 2021/58 48 - 49

§ 58 Samverkansavtal med Essunga, Grästorp, Götene, Lidköping, Skara och Vara angående övergripande systemförvaltare för Evolution och Net Publicator

KS 2021/64 50 - 51

§ 59 Svar på motion om att utreda hur Vara kommun kan bidra med att göra bostäder på landsbygden tillgängliga för uthyrning till hyresgäster som vill bo på landet och bidra till en levande landsbygd

KS 2021/46 52

§ 60 Yttrande på remiss om Jämlikhetskommissionens betänkande - En gemensam angelägenhet (SOU 2020:46)

KS 2021/25 53

§ 61 Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning

gällande avtalssamverkan KS 2021/29 54 - 55

§ 62 Avsiktsförklaring V6 2.0 Samverkan mellan 6 kommuner mitt i Västra Götaland

KS 2021/116 56

§ 63 Leader Nordvästra Skaraborg - Nominering av kommunrepresentant för LAG (lokal aktionsgrupp.

KS 2021/96 57 - 58

§ 64 Kommundirektören informerar 59

§ 65 Anmälningsärenden 60

§ 66 Kurser och konferenser som nämnden ges tillfälle att

delta i 2021 KS 2021/6 61

§ 67 Diskussionsarbetsutskott 62

(6)

§ 32 Diarienummer KS 2021/7

Ändring i ärendelista och anmälan av jäv.

Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut

- Information från kommunjurist inför möjligheten för kommunen att begränsa sammankomster läggs till dagens sammanträde som en informationspunkt.

- Ärende med nummer 17 i dagordningen byter namn till Samverkan telefonitjänst Vara- Grästorp.

- Mötet med revisorerna utgår som punkt på dagordningen. Mötet sker separat från kommunstyrelsens sammanträde.

- Övriga frågor läggs till dagordningen. Frågan hanteras i samband med ärende 15 i dagordningen.

- Ärenden protokollförs i den ordning de hanteras på sammanträdet.

6

(7)

Budget 2022, plan 2023-2025 inför budgetberedningen, Förvaltningen för utveckling och service

Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut

Kommunstyrelsen beslutar att överlämna budgetförslaget till kommunstyrelsens budgetberedning.

Sammanfattning av ärendet Styrprocessen

I inriktningsbeslutet för budget 2022 och plan 2023-2025 antar kommunstyrelsen förutsättningar för nämnderna att utarbeta budgetförslag till budgetberedningen. Utgångspunkten är de politiska målen för nämnderna och tidigare beslutad plan som sedan kompletteras med beräkningstekniska justeringar samt uppdrag till nämnderna att inkomma med till budgetberedningen.

Ekonomiska förutsättningar

Kommunstyrelsens totala budget uppgår till 122 980 tkr för år 2022 enligt inriktningsbeslutet.

Förvaltningen för utveckling och service budgetram, exklusive post för centralt löneanslag, uppräknas med 2 % (ej personalkostnader) för att kompensera för inflation. I det totala beloppet ingår från år 2021 de två förvaltningarna samt det centrala löneanslaget och fördelas enligt följande:

- Centralt löneanslag 35 466 tkr

- Förvaltningen för utveckling och service 78 316 tkr - Samhällsbyggnadsförvaltningen 9 198 tkr

Förvaltningen för utveckling och service står inför utmaningar framåt med projekt så som nytt ekonomisystem och nytt lönesystem där kostnaderna fortfarande är osäkra till vissa delar.

Förvaltningen har under många år effektiviserat verksamheten vilket har gjort att flexibiliteten för att klara oförutsedda kostnader har minskat kraftigt. Andra faktorer som kan nämnas framåt är:

- Bidrag till arkivet om ca 570 tkr söks om varje år.

- Vilket beslut som fattas efter genomförd förstudie kring Kontaktcenter.

- Användningen av friskvårdsbidraget var högre än budget 2020, utvecklingen framåt är oviss.

(8)

- Omställningsfonden tar från år 2020 ut en avgift på ca 500 tkr, vilket är inarbetat i tilldelad ram.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från ekonom, dokumentid 110769

- Budget 2022, plan 2023-2025 - inför budgetberedning Förvaltningen för utveckling och service, dokumentid 111005

Beslutet ska skickas till - Kommundirektör - Ekonomichef

- Ekonom (kommunstyrelsen)

8

(9)

Budget 2022, plan 2023-2025 inför budgetberedningen, Samhällsbyggnadsförvaltningen

1. Kommunstyrelsen beslutar att överlämna budgetförslaget till kommunstyrelsens budgetberedning.

2. Kommunstyrelsen beslutar att till budgetberedningen förtydliga nämndens behov av ytterligare investeringsmedel för mark om 2 000 000 kronor då det är aktuellt med tillköp av mark i områdena Heljeved och Torsgården under de kommande två åren varför behov av en ökad investeringsram då uppstår. Det innebär att Kommunstyrelsen ser behov av att budgetramen för markinköp uppgår till 4 000 000 kronor (2022), 4 000 000 kronor

(2023), 2 000 000 kronor (2024) och 2 000 000 kronor (2025)

3. Kommunstyrelsen beslutar att till budgetberedningen förtydliga nämndens behov av ytterligare driftsmedel om 600 000 kronor för att kunna arbeta med de mål som nämnden och KF har beslutat om genom att utöka bemanningen med en Samhällsplanerare. Det innebär att kommunstyrelsen ser behov av att driftbudgetramen för

Samhällsbyggnadsförvaltningen uppgår till 9 798 000 kronor (2022), 9 888 000 kronor (2023), 9 979 000 kronor (2024) och 10 071 000 kronor (2025)

Sammanfattning av ärendet Styrprocessen

I inriktningsbeslutet för budget 2022 och plan 2023-2025 antar kommunstyrelsen förutsättningar för nämnderna att utarbeta budgetförslag till budgetberedningen. Utgångspunkten är de politiska målen för nämnderna och tidigare beslutad plan som sedan kompletteras med beräkningstekniska justeringar samt uppdrag till nämnderna att inkomma med till budgetberedningen.

Ekonomiska förutsättningar

Samhällsbyggnadsförvaltningens ram enligt inriktningsbeslutet uppgår till 9 198 tkr för år 2022.

Samhällsbyggnadsförvaltningens intäkter och kostnader (exklusive personalkostnader) räknas upp med 2 % varje år för att ta hänsyn till inflation.

Från och med år 2020 kom det nya redovisningsrekommendationer gällande hur man ska redovisa plankostnader i samband med exploatering vilket påverkar planverksamheten inom samhällsbyggnadsförvaltningen. Under år 2021 påbörjas arbetet med planprogrammet på Håkan- Månsgården i Vara. Enligt tidsplanen skulle kostnader börja komma under år 2020 men pga ett utökat markområde och inköp av ytterligare mark i kombination med fördröjda upphandlingar av

(10)

konsulter för efterfrågade markundersökningar kommer kostnaderna för projektet att starta först år 2021 och fortsätta in i 2022. Detta i kombination med att intäkter på Lassagården i Vara blir försenade pga av överklagandeprocesser gör att det blir obalans i kostnader och intäkter som sannolikt får konsekvenser även under 2022.

En ny marktaxa kommer om allt går enligt plan i beredningen - och om erforderliga politiska beslut fattas i linje med förslaget – att börja träda i kraft under 2022, vilket sannolikt kommer att påverka intäkterna positivt. Detta då den nuvarande marktaxan ligger för lågt i förhållande till markens marknadsvärde.

För att kunna arbeta med de mål som nämnden och KF har beslutat om finns ett behov av att rekrytera ytterligare personal inom samhällsplanering och infrastruktur. Förvaltningen ser framåt ett behov av att anställa en Samhällsplanerare. Detta skulle innebära en tillkommande kostnad på ca 600 tkr men det skulle innebära fördelar genom att Vara kommun får kompetens och kraft för att sätta mobilitetsfrågorna i fokus, en avgörande faktor för kompetensförsörjning till vår

arbetsmarknad inkl den egna organisationen samt förutsättningar för kvalitativt boende på landsbygden. Till landsbygd inräknas här hela Vara kommun, dvs både boende i tätorter som utanför tätorter. Bedömningen är att denna kostnad inte ryms i den enligt inriktningsbeslutet tilldelade ramen för år 2022 och planåren framåt.

Det finns ett behov av att öka investeringsbudgeten för mark år 2022 och år 2023 med 2 000 tkr upp till 4 000 tkr. Enligt de planer som finns nu är det aktuellt med tillköp av mark i områdena Heljeved och Torsgården under de kommande två åren varför behov av en ökad investeringsram då uppstår.

Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande) Lars Gezelius (M) lämnar följande tilläggsyrkande:

- Kommunstyrelsen beslutar att till budgetberedningen förtydliga nämndens behov av ytterligare driftsmedel om 600 000 kronor för att kunna arbeta med de mål som nämnden och KF har beslutat om genom att utöka bemanningen med en Samhällsplanerare. Det innebär att kommunstyrelsen ser behov av att driftbudgetramen för

Samhällsbyggnadsförvaltningen uppgår till 9 798 000 kronor (2022), 9 888 000 kronor (2023), 9 979 000 kronor (2024) och 10 071 000 kronor (2025)

Beslutsgång

Ordföranden frågar om arbetsutskottet kan besluta enligt förslag till beslut med tilläggsyrkande om ytterligare driftmedel om 600 000 kronor och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott gör det.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från ekonom, dokumentid 111009

10

(11)

- Budget 2022, plan 2023-2025 – inför budgetberedning Samhällsbyggnadsförvaltningen, dokumentid 111069

Beslutet ska skickas till - Förvaltningschef - Ekonomichef

- Ekonom (kommunstyrelsen)

(12)

Ombudgetering av markbudgeten från 2020 till 2021

Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner att ombudgeteringen av markbudgeten där 2 000 tkr av budgeten 2020 flyttas över till år 2021 läggs som ett yrkande till kommande

kommunfullmäktigesammanträde.

Sammanfattning av ärendet

Förslag är att ombudgetera 2 000 tkr av investeringsbudget för markinköp från år 2020 då budget inte har använts under året men det finns indikationer på att budgeten för år 2021 som också uppgår till 2 000 tkr kommer överskridas i och med att det beslutade köpet av Önum 2:76 kommer bokföras under år 2021 fastän beslutet fattades under år 2020.

Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande)

Arbetsutskottet informeras om att förslag till beslutet egentligen skulle varit en del av

verksamhetsredovisningen men att detta förslag till beslut föll bort och därför inte hanterades av kommunstyrelsen. Arbetsutskottet diskuterar möjligheten att på nästa

kommunfullmäktigesammanträde lämna förslag till beslut i detta ärende som ett yrkande i samband med att årsredovisningen behandlas och kommer fram till att denna hantering är att föredra för att hålla ihop ombudgeteringen och årsredovisningen.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om kommunstyrelsens arbetsutskott kan besluta att förslaget lämnas som ett yrkande på kommunfullmäktiges sammanträde och finner att arbetsutskottet gör det.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från ekonom, dokumentid 111228 - Investeringsuppföljning, dokumentid 110649 Beslutet ska skickas till

- Kommundirektör - Ekonomichef

- Ekonom (Kommunstyrelsen)

12

(13)

Utvärdering intern kontroll 2020 - kommunövergripande analys

1. Kommunstyrelsen godkänner rapporten ”Utvärdering intern kontroll- kommunövergripande analys 2020”.

2. Kommunstyrelsen föreslår följande åtgärder till samtliga nämnder och kommunala bolag:

1. Varje nämnd och bolag ser över arbetsfördelning, strukturer och rutiner relaterat till internkontrollprocessen. Därutöver bör rutiner relaterat till processerna diarieföring och delegationsbeslut särskilt beaktas och åtgärder vidtas vid konstaterade och/eller befarade avvikelser.

2. Varje nämnd och bolag fortsätter att utveckla arbetet med planerade kontrollmoment och åtgärder med fokus på ett tydliggörande hur risker kan minimeras.

3. Varje nämnd och bolag ser över interna rutiner avseende

uppföljning av innevarande års internkontrollplan. Uppföljning bör göras kontinuerligt och i enlighet med fastställda gemensamma rutiner. I uppföljningsrapport vid delårsrapport augusti bör granskningar ha genomförts på samtliga beslutade

kontrollmoment.

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll. Till det ansvaret hör att utvärdera kommunens samlade arbetssätt för intern kontroll, med utgångspunkt från nämndernas/bolagens uppföljningsrapporter, och föreslå åtgärder till förbättring om så behövs. Utifrån kommunstyrelsens ansvar ämnar rapporten ge en kommunövergripande bild, utvärdering och däri analys av arbetet med intern kontroll 2020.

Sammantaget bedöms den interna kontrollmiljön vara god. Dock finns tendens till vissa brister runtom i organisationen vad gäller ansvarsfördelning, struktur och rutiner både för själva internkontrollprocessen men även ur en generell synvinkel. Detta bör beaktas i kommande arbete.

Framöver bör även respektive nämnd/bolag fortsätta sitt arbete med att tydliggöra hur risker kan minimeras. Fokus bör vara vilka kontrollmoment i form av rutiner, processer eller arbetsmoment

(14)

som finns eller behöver tas fram. Detta för att få ett än mer kvalitativt arbete med intern kontroll, vilket i sin tur ämnar leda till ändamålsenlig och effektiv verksamhet.

Respektive nämnd och bolag bör dessutom se över interna rutiner för att säkerställa att uppföljning görs kontinuerligt samt på ett systematiskt sätt i enlighet med fastställda gemensamma rutiner.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från controller, dokumentid 110761

- Rapport ”Utvärdering intern kontroll- kommunövergripande analys 2020”, dokumentid 110204

Beslutet ska skickas till

- Kommundirektör Anna Cederqvist - Samtliga förvaltningschefer

- Samtliga nämnder och kommunala bolag - Lekmannarevisorerna

14

(15)

Motion från Socialdemokraterna (S) angående levande landsbygd

Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige anser att motionen är besvarad.

Fredrik Nelander (S) lämnade den 19 maj 2020 in en motion angående levande landsbygd.

Kommunstyrelsen remitterade ärendet till tekniska nämnden den 5 oktober 2020. I motionen skriver motionären att boende på landsbygden som är beroende av enskilda vägar och som tillhör en vägsamfällighetsförening får bidrag av Trafikverket och Vara kommun. När Trafikverket besiktigar broar på de enskilda vägarna nedklassas flera broar för tyngre transporter. För en landsbygdskommun som Vara där många företag inom lantbruket använder tunga transporter skapar detta en risk för att enskilda föreningar får stoppa egna pengar för en driftsäker väg med nuvarande klassning.

Med hänvisning till ovanstående aspekter föreslår motionären att:

- Tekniska nämnden ges i uppdrag att se över behovet av broar på enskilda vägar som tillhör vägsamfällighetsföreningar

- Tekniska nämnden ges i uppdrag att se över möjligheterna till bidrag till föreningarna som möjliggör en driftsäker väg med samma klassning på broarna som innan dom blev nedklassade eller om dom kommer att bli nedklassade då har möjlighet att få bidrag för att bibehålla sin klassning.

Tekniska nämnden har i sitt yttrande meddelat att de anser att motionen bör avslås med motiveringen att tekniska nämnden saknar den kompetens och de resurser som behövs för att själva besiktiga, åtgärda eller utvärdera genomförda åtgärder på broar.

Kommunstyrelsens arbetsutskott diskuterar och lämnar följande förslag till beslut:

- Motionären har uppmärksammat svårigheterna att upprätthålla en god kvalitet på vägar och broar på landsbygden, samt möjligheten att ekonomiskt finansiera desamma.

Förvaltningen gör bedömningen att det är ett viktigt område att bevaka för att dels utöva påtryckning på Trafikverket och övriga myndigheter samt även en mer kraftfull

delregional samverkan för att på det sättet få större kraft och tyngd i dessa frågor. En permanent tjänst som samhällsplanerare, med ansvar för infrastruktur- och kollektivtrafik kommer att tillsättas (under förutsättning att erforderliga beslut fattas), vilket gör att

(16)

förvaltningen får större möjligheter att arbeta proaktivt och kraftfullt inom dessa områden.

Motionen anses därmed besvarad.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om arbetsutskottet kan besluta enligt förslag till beslut att motionen ska anses vara besvaras och finner att arbetsutskottet gör det.

Beslutsunderlag

- Motion från Socialdemokraterna, handlingsid TN 2020.1692

- Tjänsteskrivelse från gatu/parkchef och gatuingenjör, dokumentid 105300 Beslutet ska skickas till

- Kommunstyrelsen

- Gatu- och parkchef för kännedom

16

(17)

Yttrande angående handlingsplan för förorenade områden i kommunen

Kommunstyrelsen tackar för möjligheten att yttra sig och gör följande medskick:

 Kommunstyrelsen ställer sig positiv till handlingsplanen och ser det som angeläget att åtgärda sådant som Vara kommun själva ansvarar för. Dels för att det är en naturlig del i kommunens hållbarhetsarbete och dels för att det är rimligt utifrån att myndigheten bedriver tillsyn mot såväl privata aktörer som offentliga.

 Samhällsbyggnadsförvaltningen önskar vidare att ett tillägg och förtydligande görs i texten under rubriken ”Arbete med fysisk planering” enligt följande:

” Inom Vara kommun uppskattas att det årligen förekommer ungefär ett tiotal exploateringsärenden eller andra planärenden som direkt eller indirekt berör förorenade områden.

Av objekten med riskklass 1 och 2 är det ett fåtal som ligger i områden i direkt angränsning till, eller som på annat sätt kan beröra närliggande områden, som kan komma att exploateras i framtiden.”

Handlingsplan för förorenade områden i kommunen ska antas av miljö- och byggnadsnämnden.

Handlingsplanen är en viktig utgångspunkt vid uppföljning för arbetet med förorenade områden för såväl tillsynen som kommunens samlade insatser för att nå uppsatta mål. För att

handlingsplanen ska få genomslag önskar Miljö- och byggnadsnämnden att den förankras i hela organisationen. Miljö- och byggnadsnämnden önskar därmed få in synpunkter på förslaget från berörda nämnder innan handlingsplanen antas under våren 2021.

Kommunstyrelsen ställer sig positiv till handlingsplanen och ser det som angeläget att åtgärda sådant som Vara kommun själva ansvarar för. Dels för att det är en naturlig del i kommunens hållbarhetsarbete och dels för att det är rimligt utifrån att myndigheten bedriver tillsyn mot såväl privata aktörer som offentliga. Det vill säga att om Vara kommun ställer krav i en ände så behöver Vara kommun också göra rätt i den andra änden.

 Sammahällsbyggnadsförvaltningen önskar vidare att ett tillägg och förtydligande görs i texten under rubriken ”Arbete med fysisk planering” enligt följande:

(18)

” Inom Vara kommun uppskattas att det årligen förekommer ungefär ett tiotal exploateringsärenden eller andra planärenden som direkt eller indirekt berör förorenade områden.

Av objekten med riskklass 1 och 2 är det ett fåtal som ligger i områden i direkt angränsning till, eller som på annat sätt berörs av områden, som kan komma att exploateras i framtiden.”

Kommunstyrelsens arbetsutskott är överens om att i en redaktionell ändring ändra så att svaret till miljö- och byggnadsnämnden blir att kommunstyrelsen ställer dig positiv till

handlingsplanen.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om kommunstyrelsens arbetsutskott kan besluta enligt förslag med redaktionella ändringar och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott gör det.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från samhällsbyggnadschef, dokumentid 110756

- Remissförslag till handlingsplan för förorenade områden, handlingsid 2020.2778 Beslutet ska skickas till

- Miljö- och byggnadsnämnden

18

(19)

Information om process för hantering av förorenade områden där kommunen har ett ansvar

Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsen har tagit del av informationen.

Inom Vara kommun finns ett tjugotal kända fastigheter där kommunen har ett ansvar att hantera förorenade eller potentiellt förorenade områden. Det har fram tills nu inte funnits en tydlig process för hur detta ska hanteras inom förvaltningsorganisationen. Detta utifrån vilken

förvaltning som ansvarar för vad och hur konsultkostnader samt eventuella saneringsåtgärder ska finansieras. Förvaltningschefsgruppen är nu överens om följande arbetssätt, med utgångspunkt tagen från kommunens förstudiemodell:

1. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår KS att ge ett förstudieuppdrag på en aktuell fastighet. Detta utifrån en behovsbeskrivning och prioritering som ges av förvaltningen.

2. Förstudien har som syfte att presentera ett lämpligt åtgärdsförslag med en bedömd kostnad. Förstudien utförs i samverkan med olika roller inom såväl Tekniska

förvaltningen, Samhällsbyggnadsförvaltningen och förvaltningen för Utveckling och Service. En stor del av arbetet kommer i de flesta fall ske genom inköpt konsulthjälp.

3. Utifrån förstudiens resultat ger KS i uppdrag till Tekniska Nämnden att utföra eventuella saneringsåtgärder.

4. Såväl förstudiekostnader som eventuella saneringskostnader ska enligt redovisningsregler gå på driftmedel. Det föreslås att den ram för markförvaltning som ligger inom Tekniskas ansvar utökas för att täcka såväl förstudiekostnader som saneringsåtgärder. Detta bereds inför varje års budgetarbete.

5. Det finns en önskan från samhällsbyggnadsförvaltningen att det under 2021 saneras på den mark som kommunen har sålt till Lagerhuset och där kommunen påtagit sig detta ansvar. Kostnad för detta föreslås därför att tekniska förvaltningen hanterar i

budgetarbetet under våren 2021.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från samhällsbyggnadschef, dokmentid 110720 Beslutet ska skickas till

- Mark- och exploateringsstrateg

- Förvaltningsekonom för kommunstyrelsen

(20)

- Förvaltningsekonom för tekniska nämnden

20

(21)

Remissvar - Utredning om framtiden kring tre kommunala fastigheter.

Kommunstyrelsens arbetsutskott lämnar följande yttrande i samrådsremissen avseende utredning om framtiden kring tre kommunala fastigheter:

Samhällsbyggnadsförvaltningen ser inget behov av att hyra lokaler i fastigheterna.

Samhällsbyggnadsförvaltningen känner inte till något behov av att hyra lokaler i någon av de fastigheter som nu är föremål för utredning.

Kommunstyrelsens arbetsutskott diskuterar och kommer fram till att lämnar följande som arbetsutskottets remissvar:

- Samhällsbyggnadsförvaltningen ser inget behov av att hyra lokaler i fastigheterna.

Beslutsgång

Ordföranden frågar arbetsutskottet om det kan besluta enligt det gemensamma förslaget till beslut och finner att arbetsutskottet gör det.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från mark- och exploateringsstrateg, dokumentid 170755 - Utredning om tre kommunala fastigheter, handlingsid 2021.392

Beslutet ska skickas till - Samhällsbyggnadschef

- Chef för tekniska förvaltningen - Fastighetschef

- Lokalstrateg - Tekniska nämnden

(22)

Information om utomhusbadet

Kommunstyrelsens arbetsutskott tar del av informationen.

Kommunstyrelsen har mottagit beslut från bildningsnämnden som hemställer till

kommunfullmäktige att ställa sig positiv till köp av fastigheten Snickaren 4 och tillhörande anläggning (Vara Utomhusbad) från Vara småstad AB. Med tanke på att Vara Småstad inte kommer att bedriva verksamhet vid utomhusbadet i år och eftersom säsongen börjar inom relativt kort tid ser förvaltningen ett behov av att ärendet hanteras så snart som det är möjligt.

Förvaltningen har påbörjat beredningen av ärendet och anser att kommunen ska köpa fastigheten under förutsättning att priset är i jämförelse med marknadsvärdet. Bildningsförvaltningen har inför nämndens beslut tagit fram tydliga underlag som redovisar för hur driften ska skötas och att detta inte innebär en merkostnad för bildningsnämnden.

Underlag och tydliga förslag till beslut kommer att tas fram inför ärendets hantering i kommunstyrelsen i april.

22

(23)

Riktlinjer för försäljning av kommunal egendom

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att remittera föreslagen riktlinje till - Tekniska nämnden

- Vara Koncern AB - Vara Bostäder AB

Yttrande ska lämnas till kommunstyrelsen senast den 30 april 2021.

Kommunstyrelsens arbetsutskott gav förvaltningen i uppdrag att, i dialog med tekniska nämnden och Vara Koncern AB, arbeta fram koncerngemensamma riktlinjer för försäljning av fast

egendom.

Kommunstyrelsen i Vara kommun har sedan tidigare tagit ett beslut om principer vid försäljning av kommunägda fastigheter. Beslutet är från 1982. Det finns därför anledning att se över dessa principer.

Då Vara kommun saknar riktlinjer för försäljning av lös egendom, har ett förslag på riktlinje som gäller all försäljning av kommunal egendom, fast som lös, arbetats fram.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från kommunjurist, dokumentid.108371

- Riktlinje för försäljning av kommunal egendom, dokumentid. 109335 Beslutet ska skickas till

- Författningssamlingen - Tekniska nämnden - Vara Koncern AB - Vara Bostäder AB

- Vara Industrifastigheter AB - Vara Konserthus AB - VaraNet AB

(24)

Uppdatering av kopieringstaxan

Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att:

1. Anta kopieringstaxa.

2. Upphäva tidigare kopieringstaxa från 2011.

Kommunstyrelsen beslutar att:

1. Införa en ny punkt i sin delegationsordning enligt vilken kanslichef med kommunjurist som ersättare ges delegation att besluta att avgift enligt kopieringstaxan ska tas ut i förväg.

Kopieringstaxan för kommunen och de helägda bolagen har uppdaterats för att stämma bättre överens med gällande lagregler, avgiftsförordningen samt de rekommendationer som läggs fram av Öppna data-utredningen. Både reglernas utformning och språket har även uppdaterats och förenklats i syfte att göra reglerna mer tydliga och lättlästa.

En möjlighet att ta betalt vid utlämnande av digitala kopior har införts, liksom vid skanning av handlingar. En möjlighet att ta betalt i förskott i det enskilda fallet har införts.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelsen från kommunjurist, dokumentid 109233 - Kopieringstaxa, dokumentid 109703

Beslutet ska skickas till - Författningssamlingen - Kanslichef

- Vara Koncern AB - Vara Konserthus AB - Vara Bostäder AB

- Vara Industrifastigheter AB - VaraNet AB

24

(25)

Förbundsordning Göliska IT

Kommunfullmäktige fastställer Göliska ITs reviderade förbundsordning.

Göliska IT, som är ett fristående kommunalförbund, bildades den 1 januari 2005 via

sammanslagning av Götene, Lidköping och Skara kommuners IT-enheter. Sedan dess har även Essunga, Grästorp och Vara kommun anslutit sig till kommunalförbundet. V6-kommuner utgör således tillsammans förbundskommuner och dess fullmäktigen reglerar Göliska ITs uppdrag genom förbundsordningen och genom tillsättning av deras förbundsdirektion.

Syftet med kommunalförbundet är att leverera drift, support och vidareutveckling av en IT- baserad kommunikations-, system- och användarmiljö, som stödjer ägarkommunernas strategier för intern och extern information och kommunikation samt de kommunala verksamheternas produktion av medborgarnytta.

Med bakgrund i den snabba utvecklingen inom verksamhetsområdet och med stöd i aktuell lagstiftning har förbundsordningen genomgått en revidering. Justeringar har genomfört enligt följande: Översyn av syftesformuleringarna kopplat till kommunalförbundets uppdrag.

Tydliggörande av Göliska ITs ansvar och mandat gällande informationssäkerhet. Justeringar gällande förbundsordningens beslutsordning. Redaktionella justeringar för att skapa en enhetlig nomenklatur.

Revideringarna har genomförts i samråd mellan Göliska ITs ledning, V6-kommunernas kommunjurister och kommundirektörer.

Den reviderade förbundsordningen antogs av Göliska ITs förbundsdirektion den 12 februari 2021. Kommunfullmäktige i respektive kommun inom V6 föreslås besluta att fastställa Göliska ITs förbundsordning enligt förslaget samt att delegera hantering av IT-avtal, utöver förändringar av principiell karaktär, till respektive kommuns kommunstyrelse.

Under 2021 kommer även nytt IT-avtal mellan parterna att arbetas fram.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse 2021-03-03 Revidering av förbundsordning för kommunalförbundet Göliska IT, dokumentid 110703

- Förslag till reviderad förbundsordning för kommunalförbundet Göliska IT daterad 2021- 02-12, handlingsid 2021.61

(26)

Beslutet ska skickas till - Göliska IT

- Ola Bengtsson, samverkansledare V6

26

(27)

Delegation att besluta om föreskrifter enligt pandemilagen

Kommunstyrelsens arbetsutskott tar del av informationen.

Kommunjurist Christopher Runeberg informerar om att kommunerna i och med den så kallade begränsningsförordningen ges möjlighet att meddela föreskrifter om förbud mot att vistas på särskilt angivna platser som t.ex. badplatser och parker.

Innan föreskrifter utfärdas måste de även skickas på remiss till smittskyddsläkaren och Folkhälsomyndigheten.

Då förbud mot att vistas på en viss plats kan behöva fattas med väldigt kort varsel, föreslås att fullmäktige ger en nämnd eller kommunstyrelsen mandat att utfärda sådana föreskrifter.

Inledningsvis ser förvaltningen att förslaget skulle kunna vara att delegationen lämnas till tekniska nämnden som redan idag arbetar med frågor som berör ordningslagen. Det finns också planer på att upprätta riktlinjer som redogör för hur regelverket är tänkt att användas.

Ärendet med förslag till beslut och underlag kommer att vara klart inför behandling i kommunstyrelsen i april.

(28)

Årsredovisning Göliska IT 2020 och beviljande av ansvarsfrihet

Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att

1. Godkänna kommunalförbundet Göliska ITs årsredovisning 2020.

2. Bevilja direktionen och de enskilda ledamöterna ansvarsfrihet.

Kommunfullmäktige motiverar sitt beslut med hänvisning till revisorernas skrivelse.

Kommunalförbundet Göliska IT har inkommit med årsredovisning för verksamhetsåret 2020.

Enligt Göliska IT:s förbundsordning (senast reviderad 18 april 2017) paragraf 11 ska års- redovisningen skickas till respektive medlemskommun för godkännande och prövning av ansvarsfrihet för förbundsdirektionen efter revision.

Göliska IT är ett kommunalförbund som fungerar som en sammanslagen IT-avdelning för de sex ägarkommunerna Essunga, Grästorp, Götene, Lidköping, Skara och Vara. Göliska IT är helt intäktsfinansierat och kommunerna köper IT-drift, support och olika tjänster åt sina

verksamheter utifrån en tjänstekatalog.

Det yttersta ansvaret för kommunalförbundets verksamhet har förbundsdirektionen som utövar beslutanderätt, förvaltning och verkställighet. Förbundsdirektionen bemannas med en ledamot och en ersättare från varje ägarkommun utsedd av respektive fullmäktige.

För verksamhetsåret 2020 redovisar Göliska IT ett positivt resultat på 2 441 tkr, vilket överträffar budget med 2,0 procent. Budgeterat resultat för 2020 var noll kronor.

Årsredovisningen har granskats av kommunalförbundets revisorer som gjort bedömningen att förbundets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt

tillfredställande sätt och att den interna kontrollen är tillräcklig. Revisorerna tillstyrker att respektive fullmäktige godkänner årsredovisningen och beviljar direktionen och dess enskilda ledamöter ansvarsfrihet.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse av nämndsekreterare, dokumentid 2021.110420

- Årsredovisning 2020 Kommunalförbundet Göliska IT, handlingid 2021.452 - Revisionsberättelse 2020 Kommunalförbundet Göliska IT, handlingsid 2021.444

- Granskning av årsredovisning 2020 Kommunalförbundet Göliska IT, handlingsid 2021.445

28

(29)

- Kommunalförbundet Göliska IT

(30)

Svar på Länsstyrelsens insamlande av synpunkter på Trafikverkets underlag

Vara kommun ser positivt på att Länsstyrelsens samlar in synpunkter från kommunerna i länet som underlag för sitt remissvar.

Vara kommuns yttrande på Trafikverkets underlag gäller att det är svårgenomträngligt och därigenom svårt att använda i den kommunala planeringen. Eftersom kommunen ser att underlaget kan vara en god grund för de dialoger kommunen för med Trafikverket gällande kommunal planering, exploatering av kommunal mark och utveckling av infrastruktur till och från kommunikationer av riksintresse ser Vara kommun också vikten av att underlaget är lättillgängligt, överblickbart och tydligt.

Vara kommun anser att funktionen som planeringsunderlag för underlaget som helhet först på riktigt kan utvärderas när det börjat användas praktiskt. Vidare anser kommunen att det är otydligt vilken myndighet som ska ha helhetsansvar för att underlaget implementeras.

Kommunen anser att det är av vikt att det tydliggörs i underlagets inledning att ansvaret för implementering av planeringsunderlaget är delat, vem som har det övergripande ansvaret, samt hur det är tänkt att användas.

Länsstyrelsen i Västra Götaland har mottagit Trafikverkets remiss TRV 2020/161363 gällande reviderade och till viss del förändrade utpekanden av riksintresse kommunikationer.

Länsstyrelsen vill inför sitt remissvar inhämta synpunkter på Trafikverkets underlag från länets kommuner.

Svaren från Västra Götalandsläns kommuner ska vara Länsstyrelsen till handa senast 2021-04- 01.

Kommunerna har i samband med utskicket av samrådet från Länsstyrelsen även lämnats möjlighet att lämnar synpunkter direkt till Trafikverket vilket kommunen gjort i Yttrande - Trafikverkets remiss TRV 2020/161363 gällande översyn av riksintressen kommunikationer.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från samhällsplanerare, dokumentid 110674

- Trafikverkets planeringsunderlag: Generella funktionsbeskrivningar samrådsversion, handlingsid 2021.319

30

(31)

- Länsstyrelsens följebrev: Revidering av riksintresse kommunikationer - Länsstyrelsens insamlande av synpunkter Västra Götalands län, handlingsid 2021.318

- Svar till Trafikverkets remiss gällande översyn av riksintressen – Vara kommun, dokumentid 110774.

- Länsstyrelsen Västra Götaland - Samhällsplanerare

- Samhällsbyggnadschef

(32)

Yttrande till Trafikverket med anledning av remissen gällande översyn av riksintressen.

Vara kommun har i ärende 2021/73 besvarat Länsstyrelsen Västra Götalands insamlande av frågor angående Trafikverkets remiss gällande översyn av riksintressen kommunikationer.

Eftersom Vara kommun anser att kommunen har ytterligare svar på remissen yttrar sig kommunen även direkt till Trafikverket genom detta beslut.

Vara kommun lämnar följande yttrande på Trafikverkets remiss TRV 2020/161363 gällande översyn av riksintressen kommunikationer:

Vara kommuns yttrande på Trafikverkets underlag gäller att det är svårgenomträngligt och därigenom svårt att använda i den kommunala planeringen. Eftersom kommunen ser att underlaget kan vara en god grund för de dialoger kommunen för med Trafikverket gällande kommunal planering, exploatering av kommunal mark och utveckling av infrastruktur till och från kommunikationer av riksintresse ser Vara kommun också vikten av att underlaget är lättillgängligt, överblickbart och tydligt.

Vidare lämnar också Vara kommun synpunkter i den svarsmall Trafikverket har tillhandahållit.

Denna svarsmall finns bifogad ärendet med titeln Svar till Trafikverkets remiss gällande översyn av riksintressen – Vara kommun.

Vara kommun har genom Länsstyrelsen i Västra Götaland mottagit en remiss från Trafikverkets gällande översyn och revidering av riksintresse kommunikationer.

Remisstiden för översynen av riksintressen gäller från 1 februari 2021 till 23 april 2021.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från samhällsplanerare, dokumentid 110771

- Trafikverkets planeringsunderlag: Generella funktionsbeskrivningar samrådsversion, handlingsid 111019

- Riksintressen för trafikslagens anläggningar – sektorsbeskrivning inklusive kriterier för utpekande, dokumentid 110971

- Svar till Trafikverkets remiss gällande översyn av riksintressen – Vara kommun, dokumentid 110774

32

(33)

Beslutet ska skickas till - Trafikverket

- Länsstyrelsen Västra Götaland - Samhällsplanerare

- Samhällsbyggnadschef

(34)

Sommarlovskort 2021

Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att

1. Med anledning av covid-19 och Folkhälsomyndighetens rekommendationer om att minska smittspridningen beslutar kommunstyrelsen att inte erbjuda sommarlovskort under sommaren 2021.

2. Under förutsättningen att restriktioner från Folkhälsomyndigheten inte kvarstår år 2022 erbjuds sommarlovskort från 2022 och framåt.

Vara kommun har sedan sommaren 2012 erbjudit subventionerade sommarlovskort till ungdomar i kommunen, i årsklasserna 8-9 samt årskurs 1 och 2 på gymnasieskolan. För detta finns en budgetpost på 100 000 kronor på Samhällsbyggnadsförvaltningen.

Med anledning av rådande coronapandemi är Folkhälsomyndighetens rekommendationer sedan våren 2020 att invånare i Sverige bör undvika alla onödiga resor, för att minska smittspridningen i samhället. Sedan den 17 februari 2021 är rekommendationerna skärpta för Västra Götalands län vad gäller kollektivtrafiken och gäller nu att alla invånare i länet bör undvika kollektivtrafikresor i möjligaste mån. Det går i nuläget inte att förutse hur länge rekommendationerna kommer att gälla, och det går inte att utesluta att de kommer att gälla även under sommarmånaderna.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från samhällsplanerare, dokumentid 111020 Beslutet ska skickas till

- Samhällsplanerare - Samhällsbyggnadschef

34

(35)

Övriga frågor 2021

Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Hjälp från näringslivet

Fredrik Nelander (S) har fått en fråga från näringsidkare i Arentorp som undrar om det skulle finnas en önskan från kommunen att näringslivet i Arentorp tillsammans med kommunen arbetar för att driva frågorna kring vägen i Arentorp framåt. Samhällsplanerare svarar att kommunen gärna mottar hjälp från näringslivet om det erbjuds.

(36)

Samverkan telefonisttjänst Vara-Essunga

Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunstyrelsen

1. antar samverkansavtal telefonisttjänst mellan Vara och Essunga kommun.

2. ger kommunikationschef uppdraget att underteckna avtalet Sammanfattning av ärendet

Under hösten 2020 upphandlades en ny telefonileverantör inom V6. Det innebär att samtliga kommuner får samma telefonilösning och på så sätt nya förutsättningar att hjälpa varandra. Den nya telefonilösningen innebär även att Göliska IT kommer att ta över all support vad gäller telefonin för samtliga kommuner.

Då kommunikationsbehovet för invånarna i kommunerna ändrats under de senaste åren upplever kommunerna ett minskat inflöde av samtal. För att upprätthålla en bra kvalitet i telefonistrollen krävs större volymer av ärenden och därför är samverkan med andra kommuner en lösning.

Essunga kommun har sedan 2007 haft en gemensam växelfunktion med Grästorp. I och med detta samverkansavtal tar Vara kommun över ansvaret för att svara och koppla samtal inom Essunga kommun.

Övertagandet är möjligt för Vara kommun då övergången till den nya telefonilösningen innebär att telefonisupport som tidigare legat i kommunens växel går över till Göliska IT. Detta i kombination med att antalet samtal minskat under åren, medför att tid frigörs för kommunens receptionister som då kan ta emot en större samtalsvolym.

Samarbetet startar i augusti 2021, i samband med att Essunga kommun kommer över i det nya telefonisystemet. Tjänsten motsvarar 50% av en heltid som kommer debiteras Essunga två gånger per år. Avtalet sträcker sig till sista december 2022, men löper på om ingen av parterna säger upp avtalet 6 månader innan dess utgång. I samband med en ny avtalsperiod ska tjänsten utvärderas och avtalet uppdateras vid behov.

Då behandling sker av personuppgifter i samband med försäljning av telefonisttjänsten har även ett separat personuppgiftsbiträdesavtal tagits fram.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från kommunikationschef, dokumentid 110608

- Samverkansavtal telefonisttjänst mellan Vara och Essunga kommun. Dokumentid 109797

36

(37)

Beslutet ska skickas till - Kommunikationschef

(38)

Samverkan telefonitjänst Vara-Grästorp

Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunstyrelsen

1. antar samverkansavtal telefonisttjänst mellan Vara och Grästorps kommun.

2. ger kommunikationschef uppdraget att underteckna avtalet.

Under hösten 2020 upphandlades en ny telefonileverantör inom V6. Det innebär att samtliga kommuner får samma telefonilösning och på så sätt nya förutsättningar att samverka. Den nya telefonilösningen innebär även att Göliska IT kommer att ta över all support vad gäller telefonin för samtliga kommuner.

Då kommunikationsbehovet för invånarna i kommunerna ändrats under de senaste åren upplever kommunerna ett minskat inflöde av samtal. För att upprätthålla en bra kvalitét vad gäller

svarsfunktionen är därför samverkan med andra kommuner en lösning. Grästorps kommun har sedan 2007 haft en gemensam växelfunktion med Essunga kommun. I och med detta

samverkansavtal tar Vara kommun över ansvaret för att svara och koppla samtal åt Grästorps kommun.

Övertagandet är möjligt för Vara kommun då övergången till den nya telefonilösningen innebär att telefonisupport som tidigare legat i kommunens växel går över till Göliska IT. Detta i kombination med att antalet samtal minskat under åren, medför att tid frigörs för kommunens receptionister som då kan ta emot en större samtalsvolym.

Samarbetet startar i augusti 2021, i samband med att Grästorps kommun kommer över i det nya telefonisystemet. Tjänsten motsvarar 50% av en heltid och kommer debiteras Grästorps kommun två gånger per år. Avtalet sträcker sig till sista december 2022, men löper på om ingen av

parterna säger upp avtalet 6 månader innan dess utgång. I samband med en ny avtalsperiod ska tjänsten utvärderas och avtalet uppdateras vid behov.

Då behandling sker av personuppgifter i samband med försäljning av telefonisttjänsten har även ett separat personuppgiftsbiträdesavtal tagits fram.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från kommunikationschef, dokumentind 110714

- Samverkansavtal telefonisttjänst mellan Vara och Grästorps kommun. Dokumentid 110715

38

(39)

Beslutet ska skickas till - Kommunikationschef

(40)

Riktlinjer för e-post i Vara kommun

Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige antar riktlinjerna för e-post.

Enligt förvaltningslagen ska myndigheter se till att kontakten med medborgarna blir smidig och enkel. Det innebär bland annat att det ska vara möjligt att kontakta en myndighet per e-post och det ska även vara möjligt för myndigheten att lämna svar på samma sätt. Vid användning av e- post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är en allmän handling samt registrering och arkivering.

Kommunens e-postsystem är ett arbetsredskap som inte ska användas för privat bruk. Vara kommun skiljer på två typer av e-postbrevlådor; funktionsbrevlåda och individuell brevlåda.

Samtliga medarbetare och förtroendevalda i kommunen tilldelas en kommunal e-postadress. Som innehavare av en individuell e-postbrevlåda är det den enskildes ansvar att dagligen öppna och svara på e-post och avgöra om något behöver registreras/diarieföras av den enskilde själv eller vidarebefordras till registrator. Frågor som inkommer via e-post ska besvaras så snart som möjligt och senast inom två arbetsdagar.

Kontakten med kommunen via e-post bör i första hand styras till funktionsbrevlådorna för att förenkla kommunens hantering när det gäller registrering av allmänna handlingar. Offentlighets- principen ”Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet” finns i 2 kap. i

tryckfrihetsförordningen. Enligt dessa har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet eller är inkommen till myndigheten, en allmän handling, förutsatt att den inte omfattas av sekretess. Känsliga eller sekretessbelagda personuppgifter får inte behandlas eller sparas i e-postsystemet.

Ett e-postmeddelande räknas som ankommet eller upprättat när det har skickats från eller till annan myndighet, företag eller allmänheten. Intern e-post som inte tillför någon sakuppgift såsom utkast och förlagor är arbetsmaterial och därmed inte allmänna handlingar. Meddelanden av liten eller tillfällig betydelse (koncept/utkast/reklam) får rensas från övrig e-post.

Utgångspunkten är att övriga e-postmeddelanden är allmänna handlingar, eventuella undantag från detta framgår av kommunens dokumenthanteringsplan.

E-post är en effektiv kommunikationskanal som snabbt når fram till många. Men flödet av e-post är stort och det finns ett antal åtgärder att fundera över för att begränsa mängden och underlätta för mottagaren att ta till sig e-postmeddelandet.

40

(41)

Dessa åtgärder och en mer utförlig beskrivning av hanteringen av e-post finns att läsa om i dokumentet Riktlinjer för e-post i Vara kommun. Riktlinjerna är framtagna för att vara

vägledande för alla inom kommunkoncernen vid hantering och kommunikation via e-post på ett enhetligt, lagenligt och effektivt sätt.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från kommunikationschef, dokumentid 110587 - Dokumentet Riktlinjer för e-post. Dokumentid 102079

Beslutet ska skickas till - Författningssamlingen

(42)

Samverkan för barn och ungas hälsa

Kommunfullmäktige antar överenskommelsen mellan Västra Götalands kommuner och Västra Götalandsregionen; Samverkan för barns och ungas hälsa.

Vara kommun har mottagit en överenskommelse mellan Västra Götalands kommuner och Västra Götalandsregionen för Samverkan för barns och ungas hälsa från Skaraborgs kommunalförbund.

Kommunerna rekommenderas att besluta om överenskommelsen.

Syftet med överenskommelsen är att främja och tydliggöra strukturer och ansvar för samverkan, samarbete och samordning mellan berörda verksamheter. Målgruppen är barn och unga till och med 20 år som behöver samordnade insatser och tvärprofessionell kompetens från olika

verksamheter i kommunerna och VGR.

Den nya överenskommelsen ersätter nuvarande riktlinjer för Västbus, vilka reviderades senast 2012. Syftet med den nya överenskommelsen är att främja samverkan, samarbete och

samordning mellan berörda verksamheter samt tydliggöra varje parts ansvar för olika insatser.

Målgruppen är barn och unga 0 - 20 år, oavsett diagnos eller funktionsnedsättning, som behöver samordnade insatser och tvärprofessionell kompetens från olika verksamheter inom VGR och kommunerna. Behov av stöd, vård och behandling för barn och unga ska fångas upp och tillgodoses. Tidiga, samordnade och vid behov integrerade insatser ska motverka svåra och komplexa problem senare i livet. Barn och unga i samhällsvård har samma rätt till kontinuerlig skolgång och hälso- och sjukvård samt tandvård som alla andra barn. Detsamma gäller för stöd i skolarbetet, stöd i den dagliga livsföringen och miljöanpassningar i hem och skola.

Överenskommelsen om samverkan för barn och ungas bästa fullgör i Västra Götaland lagstiftningens krav på överenskommelser om samverkan kring placerade barn respektive hälsoundersökningar. Samtidigt förtydligar överenskommelsen verksamheternas ansvar och anger struktur och form för samverkan kring barn och unga med behov av insatser från både kommun och region, i den mån det inte regleras i andra avtal eller överenskommelser.

Överenskommelsen reglerar respektive huvudmans åtaganden (kommun-region) och inte huvudmännens interna organisering och ansvarsfördelning.

Inför ärendets behandling i kommunstyrelsen skickades underlaget ut på remiss till bildnings- och socialnämnd som är de nämnder vars förvaltningar arbetar med frågan i sina verksamheter.

Synpunkterna från bildnings- och socialnämnden har därefter sammanställts inför ärendets behandling i kommunstyrelsen.

42

(43)

Remissinstanserna föreslår att Vara kommun ska besluta om att anta överenskommelsen.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från folkhälsostrateg, dokumentid 110446

- Bildningsnämndens beslut 2021-02-24 § 18-– Socialnämndens beslut 2021-02-17 § 14 - Samverkan för barns och ungas hälsa, överenskommelse mellan kommunerna i Västra

Götaland och Västra Götalandsregionen. Dokumentid. 110447

- Skaraborgs kommunalförbund - Socialnämnden

- Bildningsnämnden - Folkhälsostrateg

(44)

Medborgarlöfte 2021

Kommunstyrelsen godkänner medborgarlöfte mellan Polisen och Vara kommun för år 2021.

Ett medborgarlöfte är en del av lokalpolisområde Västra Skaraborg och Vara kommuns

samverkansöverenskommelse i det långsiktiga brottsförebyggande och trygghetsskapande arbetet. I medborgarlöftet lyfts ett antal riktade insatser upp som ska fokuseras på under en avgränsad

tidsperiod och där både Polisen och kommunen lämnar ett antal löften till medborgarna.

Medborgarlöftet förnyas årligen och ett förslag är nu framtagit för 2021, men innan det antas har kommunstyrelsens arbetsutskott beslutat att skicka förslaget till berörda nämnder för yttrande.

I framtagandet av förslag till medborgarlöftet har parterna utvärderat medborgardialoger som genomförts av både Polisen och kommunen under det gångna året för att på det viset få fram en lägesbild. Lägesbilden visar att kommuninvånarna önskar en mer synlig och tillgänglig polis och pekar också ut några områden som extra viktiga för en ökad upplevd trygghet. Vidare finns en oro för droger, trafik och inbrott. Resultatet från dialoger tillsammans med statistik visar en gemensam lägesbild där följande fokusområden är prioriterade:

- Otrygga miljöer i centrala Vara samt vid skolor och fritidsgårdar i hela kommunen.

- Trafik

- Narkotika och andra droger främst bland ungdom.

Utifrån ovanstående har gemensamma medborgarlöftet för 2021 formulerats enligt nedanstående:

Polisen och Vara kommuns gemensamma medborgarlöfte för 2021 är fokus på otrygga miljöer i centrala Vara, vid skolor och fritidsgårdar samt trafik och att gemensamt förebygga och förhindra bruk av droger.

Uppföljning av insatser sker kontinuerligt i gruppen VEST samt till det lokala Brottsförebyggande rådet (BRÅ) och i kanaler som kan nås av medborgarna.

Åtgärderna som Polisen och Vara kommun åtager sig i och med medborgarlöftet är bland annat följande:

- Polisen: Återkommande fotpatrullering på sådana platser som kan upplevas som otrygga - Polisen: Genomföra trafikkontroller

- Polisen: Täta, återkommande kontakter med skola, fritid och socialtjänst för att tidigt upptäcka bruk av droger bland ungdomar

44

(45)

- Polisen: Genomföra förebyggande insatser på initiativ och medverkan från skolan mot användande av droger i skolmiljö

- Vara kommun: Beredskap och resurs för att kunna genomföra orossamtal, förhindra och förebygga utanförskap, fysisk och psykisk ohälsa, våld och missbruk med särskild fokus på ungdomar

- Vara kommun: Vid behov införa utökad övervakning vid skolor, Resecentrum eller vid andra utsatta platser i syftet att skapa en trygg och säker offentlig miljö för alla

Tillsammans: genomföra tätortsvandringar och dialogmöten

Medborgarlöftet har varit på remiss i bildningsnämnden, socialnämnden, tekniska nämnden och miljö- och byggnadsnämnden. Lämnade synpunkter har arbetats in i medborgarlöftet för 2021.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från folkhälsostrateg, dokumentid 100448.

- Medborgarlöfte för 2021, dokumentid 110592 - Bildningsnämnden beslut 2021-02-24 § 30 - Socialnämndens beslut 2021-02-17 § 19

Beslutet ska skickas till - Polis

- Kommunstyrelsen - Socialnämnden - Bildningsnämnden - Tekniska nämnden

- Miljö- och byggnadsnämnden - Folkhälsostrateg

(46)

Folkhälsorådets bestämmelser

Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att:

1. Anta bestämmelser för folkhälsorådet, att gälla från och med 1 september 2021.

2. Ge respektive nämnd i uppdrag att utse representant till rådet i enlighet med bestämmelserna.

Under 2018 fattade kommunfullmäktige beslut om att ge kommunstyrelsen i uppdrag att se över bestämmelserna för de kommunalt utsedda råden. Utredningsarbetet har bland annat syftat till att skapa en mer enhetligt struktur bland rådens bestämmelser.

Folkhälsorådet har tidigare helt saknat bestämmelser. Arbetet med att ta fram nya bestämmelser har skett i samråd med kommunens folkhälsostrateg och kommunstyrelsens arbetsutskott

beslutade den 18 november 2020 § 183 att skicka förslag på bestämmelser till folkhälsorådet för yttrande.

Folkhälsorådet har i sitt yttrande lämnat förslag om att § 2 ska tydliggöra att representationen från de kommunala nämnderna ska utgå från nämndernas arbetsutskott. Vidare har ett förslag om förtydligande av förvaltningens representation föreslagits och en skrivning om att lägga till information om folkhälsopris föreslagits.

Bestämmelserna har uppdaterats med folkhälsorådets förslag om information gällande

folkhälsopris samt folkhälsorådets förslag om att förtydliga förvaltningens representation. Att representationen ska utgå från de kommunala nämndernas arbetsutskott har inte uppdaterats i bestämmelserna. Dels utifrån att alla nämnder inte har något arbetsutskott och dels utifrån att den regleringen skulle innebära att kommunfullmäktige detaljstyr en nämnd och därmed hämmar nämndens egen möjlighet att självständigt fatta beslut utifrån sitt mandat.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från kanslichef, dokumentid 110456 - Bestämmelser för folkhälsorådet, dokumentid 102712 Beslutet ska skickas till

- Författningssamlingen - Bildningsnämnden

46

(47)

- Kommunstyrelsen

- Miljö- och byggnadsnämnden - Socialnämnden

- Tekniska nämnden - Folkhälsorådet

(48)

Instruktion till ombud vid årsstämmor den 22 april 2021

Vara kommuns ombud i Vara Koncern AB instrueras vid årsstämman, under förutsättning av revisorernas tillstyrkan, att rösta enligt följande:

 Godkännande av årsredovisning med bokslut, revisionsberättelse och lekmannarevisorernas granskningsrapport.

 Styrelsens förslag till disposition av vinst eller förlust enligt fastställd balansräkning godkänns.

 Styrelsen och verkställande direktören beviljas ansvarsfrihet för 2020 års förvaltning.

 Fastställa arvodesnivåer enligt kommunfullmäktiges arvodesreglemente.

 Välja auktoriserad revisor utifrån upphandlat avtal samt välja lekammarevisorer enligt kommunfullmäktiges beslut.

 Fastställa bolagets affärsplan

Ombudet instrueras vidare att instruera Vara Koncern ABs ombud detsamma för Vara Bostäder AB, Vara Industrifastigheter AB, Vara Konserthus AB och VaraNet AB.

Enligt Vara kommuns bolagspolicy, antagen av kommunfullmäktige 2015-02-23 § 18, ska bolagens ägare utfärda ombudsinstruktion. Instruktionen ska omfatta hur ombudet ska rösta i de ärenden som förekommer på bolagsstämman.

Kommunfullmäktige fungerar som ägare av kommunens bolag och ska lämna instruktioner till kommunens ombud vid bolagsstämmor i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Kommunfullmäktige har delegerat till kommunstyrelsen att lämna instruktioner till

kommunens ombud vid bolagsstämmor i de frågor som inte är av principiell karaktär eller annars av större vikt.

Kommunfullmäktige har utsett Gabriela Bosnjakovic (M) till ombud och Fredrik Nelander (S) till ersättande ombud till Vara Koncern AB. Vara Koncern AB har i sin roll som ägare till dotterbolagen utsett Per Gunnarsson (M) till ombud och Carl-Uno Olsson (S) till ersättande ombud till Vara Bostäder AB, Vara Industrifastigheter AB, Vara Konserthus AB och VaraNet AB.

Kommunen som ägare kan instruera sitt ombud i hur denne ska rösta vid bolagsstämman samt instruera sitt ombud om hur denne ska instruera Vara Koncern ABs ombud att rösta vid dotterbolagens stämmor.

48

(49)

Eftersom föreslagen ombudsinstruktion gäller under förutsättning av revisorernas tillstyrkan bedöms instruktionen inte vara en fråga av principiell beskaffenhet eller större vikt. Beslutet kan därför fattas av kommunstyrelsen.

Om det inför kommunstyrelsens behandling av ärendet framkommer att revisorerna inte tillstyrker för något av de kommunala bolagen lyfts instruktionen till ombudet för det specifika bolaget upp till kommunfullmäktige för beslut.

Beslutsunderlag

- Årsredovisning Vara Koncern AB, handlingsid 2021.654 - Årsredovisning Vara Konserthus AB dokumentid 111017 - Årsredovisning VaraNet AB handlingsid 2021.560 - Årsredovisning Vara Bostäder AB, handlignsid 2021.562

- Årsredovisning Vara Industrifastigheter AB, handlingsid 2021.561 Beslutet ska skickas till

- Kommunens ombud

- Kommunens ombudsersättare - Vara Koncern AB