Plats och tid Nästegårdsskolan den 7 maj 2014 kl. 08.00-11.00
Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.
Ingemar Gruvaeus (C)
Gabriela Bosnjakovic (M) § 21-26
Övriga deltagande Berit Hallersbo, HR-chef.
Anela Lennartsson, utredningssekr.
Leif Olsson, rektor Nästegård, § 21
Justerare Ingemar Gruvaeus
Justeringens plats och tid Kommunhuset i Vara den 13 maj 2014 kl. 16.30
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer 21-28
Anela Lennartsson
Ordförande
Alexandra Gustafsson
Justerare
Ingemar Gruvaeus
ANSLAG/BEVIS
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag
Organ Vara kommun, personalutskottet
Sammanträdesdatum 2014-05-07
Datum för anslagets upp-
sättande 2014-05-13 Datum för anslagets
nedtagande 2014-06-03
Förvaringsplats för proto-
kollet Kommunkansliet
Underskrift
Innehållsförteckning
Besök på Nästegårdsskolan ... 2
Information om Lagmansgymnasiet ... 3
Svar till kommunstyrelsen avseende rådens sammanställning och uppdrag inför mandatperioden 2015-2018 ... 4
Digitalt deltagande på fullmäktige, nämnder och utskott ... 7
Arvodesregler för förtroendevalda mandatperioden 2015-2018 ... 8
Diskussion om pension för förtroendevalda ... 10
Kurser och konferenser ... 11
Övriga frågor ... 12
PU § 21
Besök på Nästegårdsskolan
Personalutskottet besöker på sammanträde på Nästegårdsskolan i Kvänum, Vara kommun och får information från rektor Leif Olsson om skolans verk- samhet.
__________
PU § 22
Information om Lagmansgymnasiet
Bildningsnämnden har beslutat att gymnasieutbildning i Vara kommer att er- bjudas med Vara kommun som huvudman vad avser antagningar läsåret 2014/2015.
Just nu avvaktar verksamheten omvalsperioden som pågår till 15 maj.
____________
PU § 23 Dnr 16/2014 Dpl 001
Svar till kommunstyrelsen avseende rådens sammansättning och uppdrag inför mandat- perioden 2015-2018
Beslut
Personalutskottets lämnar nedanstående bedömning som svar till kommunsty- relsen avseende de kommunala råden:
Folkhälsorådet (FHR)
Bedöms fungera väl utifrån de rutiner och bestämmelser som finns idag och ingen korrigering behöver göras.
Brottsförebyggande rådet (BRÅ)
Bedöms fungera väl utifrån de rutiner och bestämmelser som finns idag och ingen korrigering behöver göras.
Gestaltningsrådet
Rådet har inte varit igång de senaste åren varför en bedömning av rådets verk- samhet är svår att göra.
Kommunala pensionärsrådet (KPR)
Bedöms fungera väl utifrån de rutiner och bestämmelser som finns idag och ingen korrigering behöver göras.
Kommunala rådet för funktionshindrade (KRF)
De bestämmelser som finns framtagna för rådet bedöms vara tydliga. Rådet behöver dock uppmanas att följa bestämmelserna och inkomma med syn- punkter på dessa om rådet anser att bestämmelserna inte fungerar för rådets verksamhet.
__________
Bakgrund
Kommunstyrelsen har den 27 november 2013 § 131 behandlat frågan om ny politisk organisation i Vara kommun för mandatperioden 2015-2018. Perso- nalutskottet fick då i uppdrag att bland annat se över råden sammansättning och uppdrag inför kommande mandatperiod.
Beredning och behandling
Ledamöterna i personalutskottet har informerat sig om rådens verksamhet och struktur genom att läsa antagna bestämmelser och tidigare beslut samt pratat med representanter från de olika råden.
Folkhälsorådet (FHR)
Folkhälsorådet är ett samverkansorgan mellan Västra Götalandsregionen och kommunen i syfte att samordna resurser för förebyggande och hälsofrämjande arbetet. Rådet består av politiker från kommunen och regionen samt tjänste-
män från kommun och region. Folkhälsoarbetet ska vara politiskt förankrat, bedrivas kontinuerligt, tvärsektoriellt, långsiktigt och ses med helhetssyn.
I folkhälsorådet finns representanter från kommunens samtliga nämnder samt regionens hälso- och sjukvårdsnämnd.
Behandling
Elof Jonsson (C) som är kommunstyrelsens representant i folkhälsorådet in- formerade personalutskottet den 9 april 2014 § 15 att det fysiska mötet funge- rar i stort sett bra. De övergripande folkhälsofrågorna kommer folkhälsorådet att fortsätta utveckla och förtydliga.
Brottsförebyggande rådet (BRÅ)
Organisatoriskt är brottsförebyggande rådet placerat under kommunstyrelsen och mötet sker vid fyra tillfällen per år. Utgångspunkten för arbetet bygger på ett samverkansavtal tecknat mellan kommunen och Polisen, där prioriterade områden lyfts fram. Samverkansavtalet med åtagandeplan följs upp och revide- ras årligen utifrån aktuella problemområden och behov av förebyggande insat- ser.
Rådet består av kommunstyrelsens arbetsutskott, en representant från vartdera nämnd, folkhälsoplanerare, representant från Polisen och representant från Näringslivskommittén.
Behandling
Gabriela Bosnjakovic (M) är ledamot i brottsförebyggande rådet (BRÅ) Den april 2014 § 15 informerade hon personalutskottet att rådet fungerar bra. Man får en lägesrapport över brottssituationen i kommunen. Framöver kommer rådet se över möjligheterna till mer samarbete med Essunga och Grästorp.
Även gränserna mellan politikernas och tjänstemännens uppgifter och ansvars- områden kommer ses över för att skapa tydligare gränsdragningar.
Gestaltningsrådet
Till kommunstyrelsen knyts ett gestaltningsråd med följande arbetsformer:
Gestaltningsrådet ska lyda under kommunstyrelsen.
Rådet ska ha max. sju representanter, varav fyra är yrkesverksamma inom konstområdet och tre är lokala representanter som är väl förankrade i byg- den, kreativa och med konst- och kulturintresse.
Rådet hålls samman av stadsarkitekt Rune Winsnes.
Sammanträdesersättning utbetalas enligt kommunens arvodesreglemente.
Behandling
Gestaltningsrådet har inte haft någon aktiv verksamhet under 2013 och 2014 och inte heller någon vald styrelse.
Tekniska utskottet har den 15 april 2014 § 49 hemställt till kommunstyrelsen att ny styrelse ska utses i gestaltningsrådet för framtida verksamhet. Om en sådan utses och verksamheten återupptas kan en ny bedömning behöva göras av rådets sammansättning och uppdrag.
Kommunala pensionärsrådet (KPR)
Kommunala pensionärsrådet är knutet till socialnämnden och innehar repre- sentanter från verksamma pensionärsorganisationer inom Vara kommun, kommunstyrelsen och socialnämnden.
Syftet är att pensionärerna ska genom KPR få större delaktighet i samhällets insatser och kan där ta initiativ och arbeta aktivt för förändringar i den kom- munala verksamheten samt ge förslag till åtgärder som berör de äldres förhål- landen i samhället.
Rådet är ett organ för överläggningar, samråd och ömsesidig information mel- lan organisationerna å ena sidan och kommunen å andra sidan.
Behandling
Personalutskottets ordförande Alexandra Gustafsson (S) har pratat med ordfö- randen i kommunala pensionärsrådet (KPR) Anders Palm Lundin som bedö- mer att rådet fungerar väl och att ingen korrigering behöver göras.
Kommunala rådet för funktionshindrade (KRF)
Kommunala rådet för funktionsnedsatta är en samverkansgrupp mellan kom- munen och handikappsorganisationer. I rådet finns representanter från samt- liga nämnder samt handikappsorganisationer i kommunen som är anknutna till en riksorganisation för funktionshindrade.
Rådets uppgifter är bland annat att hålla sig underrättad om samhällsplanering och befintliga resurser avseende service, följa förändring och efterfrågan av samhällets service, samla in funkitonsnedsattas synpunkter och erfarenheter med mera.
Behandling
Personalutskottets ordförande Alexandra Gustafsson (S) har pratat med ordfö- randen i kommunala rådet för funktionshindrade (KPR) Stefan Westergren som bedömer att det på rådets sammanträden tenderar att förekomma en del diskussioner om enskilda ärenden.
I de bestämmelser som antogs av kommunfullmäktige 29 oktober 2007 § 81 finns nedanstående skrivet:
Kommunala rådet för funktionshindrade (KRF) är ett organ för samråd och ömsesidig information mellan kommunen och före- trädare för handikapporganisationerna som verkar inom kom- munen (ej enskilda ärenden).
Personalutskottets bedömning är att bestämmelserna borde förtydligas för KRF. Om KRF därefter har synpunkter på de antagna bestämmelserna för rådet ska rådet inkomma med synpunkter till kommunstyrelsen.
_________
PU § 24 Dpl 15/2014 Dpl 001
Digitalt deltagande på fullmäktige, nämnder och utskott
Beslut
Personalutskottet ger IT-avdelningen i uppdrag att till personalutskottets nästa sammanträde återkomma med teknisk lösning som uppfyller de juridiska kra- ven och en mer exakt kostnadsberäkning för möjliggörande av digitalt delta- gande på sammanträden.
__________
Bakgrund
Kommunstyrelsen har på sitt sammanträde den 27 november 2013 § 131 be- handlat frågan om ny politisk organisation i Vara kommun för mandatperioden 2015-2018. I samma beslut gav kommunstyrelsen personalutskottet i uppdrag att bland annat se över arbetsformer för nämnder och styrelser för att se över möjligheterna för digitalt deltagande på sammanträden.
Beredning
Personalutskottet har 7 februari 2014 § 14 tillsammans med kommunjuristen Maria Westh diskuterat kommunallagen utifrån aspekten digitalt deltagande på sammanträde. Utifrån denna diskussion fick förvaltningen i uppdrag att till- sammans med IT-avdelningen undersöka vilken utrustning som är nödvändig för digitala sammanträden och kostnader för detta. Den 9 april 2014 § 9 fick personalutskottet en översiktlig lösning och kostnadsberäkning av IT- avdelningen avseende digitalt deltagande på sammanträden.
__________
Personalutskottets behandling
Personalutskottet diskuterar frågan om digitalt deltagande vidare. Önskemålet är att IT-avdelningen inkommer med en exaktare lösning på digitalt deltagande på sammanträden. Lösningen ska utgå från de enklaste sammanhangen där digitalt deltagande kan möjliggöras, exempelvis utskott eller nämnd i kommun- huset.
Personalutskottet önskar att ta del av denna lösning på sitt kommande sam- manträde i juni 2014.
__________
PU § 25 Dnr 14/2014 Dpl 024
Arvodesregler för förtroendevalda mandatpe- rioden 2015-2018
Personalutskottets förslag till beslut
Kommunfullmäktige antar arvodesregler för förtroendevalda mandatperioden 2015-2018.
Jäv
Gabriela Bosnjakovic (M) deltar inte i beslutet på grund av jäv.
___________
Bakgrund
Kommunens revisorer har genomfört en granskning avseende ersättning för förlorad arbetsförtjänst för förtroendevalda. Revisorerna har behandlat revis- ionsrapporten på sammanträde den 5 september 2013 och därvid beslutat överlämna rapporten till kommunstyrelsen för yttrande.
Kommunstyrelsen har den 7 november 2013 § 99 gett personalutskottet i upp- drag att genomföra en utredning avseende ersättning för förlorad arbetsför- tjänst för förtroendevalda i enighet med HR-chefens yttrande på revisionsrap- porten - ersättning för förlorad arbetsförtjänst.
Kommunstyrelsen har även den 27 november 2013 § 131 behandlat frågan om ny politisk organisation i Vara kommun inför nästkommande mandatperiod och i samma beslut gett personalutskottet i uppdrag att göra en översyn av arvodesreglerna för kommande mandatperiod.
Beredning
Personalutskottet har genomfört översynen av arvodesreglerna på följande sätt:
1. Den 4 december 2013 § 32 beslutade personalutskotten att båda ovanstå- ende uppdrag från kommunstyrelsen ingår i översynen av arvodesregler för mandatperioden 2015-2018. I översynen av arvodesreglerna har hänsyn ta- gits till revisorernas påpekanden i revisionsrapporten avseende ersättning för förlorad arbetsförtjänst.
2. Utskottet har tagit del av kringliggande kommuners arvodesregler.
3. Kontinuerliga diskussioner har förts på personalutskottet avseende nuva- rande arvodesregler tillsammans med HR-chef och kommunjurist.
4. HR-chef och kommunjurist har fått i uppdrag av utskottet att utifrån perso- nalutskottets diskussioner inkomma med ett nytt förslag på arvodesregler för förtroendevalda mandatperioden 2015-2018.
_________
Personalutskottets behandling
Inför dagens sammanträde har personalutskottet tagit del av kommunjuristens och HR-chefens förslag på arvodesregler för förtroendevalda mandatperioden 2015-2018.
Alexandra Gustafsson (S) informerar att personalutskottet gör följande änd- ringar i tjänstemännens förslag på arvodesregler:
Oppositionsrådets tjänstgöringsgrad blir 100 procent med arvodering 80 procent av kommunalrådets arvode.
Ovanstående ändring medför att redaktionella ändringar behöver göras i hela dokumentet. Exempelvis hänvisningar till heltidsarvode behöver ändras till kommunalrådsarvode då det blir två olika arvoden för 100 procentig tjänstgöring.
I förslaget om arvodesregler 2015-2018 behöver förtydligande göras att bolagens styrelse ska likställas med övriga förtroendevalda.
Personalutskottet antar i övrigt tjänstemannaförslaget för arvodesregler 2015- 2018 med mindre redaktionella ändringar och förtydliganden och lämnar över detsamma till kommunstyrelsen för vidare behandling.
_________
PU § 26 Dnr 149/2013 Dnr 024
Diskussion om pension för förtroendevalda
Personalutskottet diskuterar tillsammans med HR-chef Berit Hallersbo om pensionsregler för förtroendevalda.
Ärendet tas återigen upp på personalutskottets nästa sammanträde.
__________
PU § 27
Kurser och konferenser
Beslut
Inget deltagande från personalutskottet.
__________
INBJUDAN TILL KOMMUNALEKONOMISK KONFERENS OCH UT- SÄTLLNING
Plats: Malmö
Datum: 20-21 augusti 2014 Anmälan: Senast 19 juni 2014 __________
PU § 28
Övriga frågor
Nästa personalutskott
Personalutskottet har önskemål om att besöka socialförvaltningens verksam- hetsområden, ex. Stenkilsgården i Stora Levene.
Sekreteraren ser över möjligheterna till detta.
Bisyssla förtroendevalda (Dnr 98/2010)
Personalutskottet ska årligen begära in en blankett för bisysslor för förtroende- valda som innehar arvode 50 procent eller mer.
Beslut
HR-chef ges i uppdrag att skicka blanketten till berörda förtroendevalda. Re- sultatet ska därefter redovisas till personalutskottet.
Löner socialsekreterare individ- och familjeomsorgen
Personalutskottet diskuterar löner för socialsekreterare på individ- och familje- omsorgen, IFO.
Verksamheternas möjligheter till utnyttja vikariepoolen Personalutskottet har fått till sig att vissa boenden inte kan utnyttja kommu- nens vikariepool. HR-chef informerar om rutinen och diskussion förs avseende detta.
___________
