Protokoll PU 2021-05-28 §§ 7-13

(1)

Kommun Vara kommun

Beslutsinstans Personalutskottet

Tid och plats fredagen den 28 maj 2021, klockan 09:00 till 11:15, digitalt och via Netpublicator. Ordföranden befinner sig på sin hemadress: Naum Hålltorp, Vara.

Beslutande

Ledamöter Per Gunnarsson (M), ordf.

Ulf Genitz (C) deltar digitalt Malin Andersson (S) deltar digitalt

Övriga närvarande

Övriga HR-chef Elin Sundén, deltar digitalt

Nämndsekreterare Linda Samuelsson Winbo, deltar digitalt

Utses att justera Ulf Genitz

Justeringens plats och tid Kommunhuset 2021-06-01, klockan 09:00.

Justerade paragrafer §§ 7-13

Underskrifter Sekreterare

________________________

Linda Samuelsson Winbo

Ordförande

________________________

Per Gunnarsson

Justerare

________________________

Ulf Genitz

(2)

Justerare Utdragsbestyrkande

Bevis om tillkännagivande av justerat protokoll

Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.

Kommun Vara kommun

Beslutsinstans Personalutskottet

Datum för sammanträdet 2021-05-28

Datum då tillkännagivandet

publiceras 2021-06-01

Datum då publiceringen av

tillkännagivandet upphör 2021-06-22

Förvaringsplats av protokollet Kansliavdelningen

Sekreterare Linda Samuelsson Winbo

2

(3)

Ärendelista

Paragraf Ärende Diarienummer Sida

Ändring i ärendelistan 4

Politisk organisation för mandatperioden 2023-2026 KS 2021/158 5 - 6 Arvodesreglemente för mandatperioden 2023-2026 KS 2021/181 7

Heltidsresan 2021 KS 2021/203 8

Introducering av nytt lönesystem. KS 2021/204 9

Sjukskrivningar 2021 KS 2021/206 10

Information från förvaltning och ledamöter (PU) KS 2021/59 11 - 13

(4)

§ 7 Diarienummer

Ändring i ärendelistan

Personalutskottets beslut

- Ärenden protokollförs i den ordning de behandlats på dagens sammanträde.

- Punkten övriga frågor utgår då inga övriga frågor anmäls.

4

(5)

§ 8 Diarienummer KS 2021/158

Politisk organisation för mandatperioden 2023-2026

- Kommunstyrelsen ger personalutskottet i uppdrag att göra en översyn av den politiska organisationen i Vara kommun inför mandatperioden 2023-2026 och återkomma med ett förslag på hur denna organisation ska se ut.

- Den nuvarande politiska organisationen skickas ut på remiss till partigrupperna i Vara kommun för svar till kansliavdelningen senast den 31 augusti 2021.

- Personalutskottet tar del av sammanställningen över de externa uppdragen där kommunen har att tillsätta minst en ledamot under nästa mandatperiod.

Sammanfattning av ärendet

Enligt kommunstyrelsen reglemente ingår det i kommunstyrelsens styrfunktion att övergripande ansvara för den organisatoriska utformningen av den kommunala verksamheten. Inför de två senaste nya mandatperioderna har den politiska organisationen setts över och kommunstyrelsen har vid dessa två tillfällena givit personalutskottet i uppdrag att ansvara för utredningen.

Om en politisk översyn ska göras inför nästa mandatperiod 2023-2026 är det av vikt att en sådan översyn påbörjas snarast för att en utvärdering ska kunna sammanställas inför mandatperioden början.

En sammanställning har gjorts för hur den politiska organisationen ser ut idag. Därutöver har även en sammanställning som redogör för kommunens externa politiska uppdrag. Baserat på sammanställningen finns det totalt 24 externa uppdrag där kommunen behöver tillsätta minst en ledamot för respektive uppdrag under nästa mandatperiod.

Förvaltningens förslag är att personalutskottet föreslår kommunstyrelsen att liksom tidigare år besluta om att ge personalutskottet i uppdrag att genomföra en översyn av den politiska organisationen.

Vid tidigare översyn har tid sparats genom att utskottet skickat en remiss till den nuvarande politiska organisationen innan uppdraget formellt givits. Eftersom personalutskottets nästa sammanträde är först i september 2021 föreslår förvaltningen att utskottet liksom tidigare år skickar en remiss till partigrupperna för att spara tid vid ett eventuellt uppdrag från

kommunstyrelsen och att remissvaren ska vara kansliavdelningen till handa senast den 31 augusti 2021.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare, dokumentid. 113324

(6)

- Sammanställning över den nuvarande politiska organisationen, dokumentid. 112199 - Sammanställning övriga uppdrag, dokumentid. 113384

- Organisationsskiss, nutid 2021, dokumentid. 112198

- Sammanställning över övriga uppdrag, dokumentid. 113384 Beslutet ska skickas till

- Kommunstyrelsen - Samtliga partigrupper

6

(7)

Arvodesreglemente för mandatperioden 2023-2026

Personalutskottet ger förvaltningen i uppdrag att se över arvodesreglerna inför nästkommande mandatperiod.

Enligt kommunallagen (2017:725) 4 kap. 16 § får kommunfullmäktige besluta om att förtroendevalda ska få ersättning för arvode som är förenat med uppdraget. Arvodet ska

bestämmas till lika belopp för lika uppdrag. Fullmäktige får även besluta om att förtroendevalda ska få pension eller andra ekonomiska förmåner.

Förtroendevalda har även rätt till ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar när de fullgör sitt kommunala uppdrag. De har även rätt till ersättning för

eventuella resekostnader samt barntillsyn som uppkommer i samband med deras uppdrag. Det är kommunfullmäktige som ska besluta om riktlinjer för dessa ersättningar enligt kommunallagen 4 kap. 15 §.

För förtroendevald som har ett uppdrag på heltid eller betydande del av heltid, exempelvis kommunalråd eller oppositionsråd, kan kommunfullmäktige enligt kommunallagen 4 kap. 18 § besluta om förmåner som svarar mot de löne- och anställningsvillkor som gäller för de som är anställda hos kommunen, exempelvis föräldraledighet.

Förvaltningen föreslår att förvaltningen ges i uppdrag att se över Arvodesreglementet inför kommande mandatperiod och med hänsyn till översynen av den politiska omorganisationen.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare, dokumentid. 113333.

- Reviderat arvodesreglemente, uppdaterat med personalutskottets tolkningar, dokumentid.

113337.

Beslutet ska skickas till - Författningssamling - Löneenheten

- Kanslichef

(8)

Heltidsresan 2021

Personalutskottet tar del av informationen och lägger den till handlingarna.

HR-chef Elin Sundén informerar personalutskottet om att beslut är taget om att pilotprojektet som startades för ett år sedan inom LSS-verksamheten förlängs under hösten och året ut.

Kommunen och fackliga parter är överens om att det behövs ett omtag i frågan och detta kommer att ske genom en förlängning av projektet under hösten. I det fortsatta arbetet kommer fokus att ligga på att starta om projektet, arbeta med förändringsledning och hitta avtalslösningar för att lösa de frågor och problem som projektet hittills har stött på. Eftersom heltidsresan är en stor förändring så ser HR-chef att det kommer att krävas en resurs som arbetar med projektet och med bemanningsfrågor i stort och av den anledningen kommer en bemanningschef att rekryteras inom kort.

8

(9)

Introducering av nytt lönesystem.

Projektet med att introducera att nytt lönesystem är nu inne i en testkonvertering.

Testkonverteringen betyder att nuvarande lönesystem Besched kommer att behöva vara kvar för en tid för den personal som arbetar utifrån årsarbetstidsavtalet och heltidsresan. Det nya

lönesystemet Personec P ska kunna ”prata” med varandra och miljön detta testas nu.

För anställda som inte går på årsarbetstidsavtalet ska alla registreringar göras i det nya systemet som är ett system som används i alla V6-kommuner.

Det nya lönesystemet kommer att innebära en förändring i semesterhantering då det nya systemet inte kan hantera semester på timme för anställda som arbetar enligt årsarbetstidsavtalet då

systemet följer kollektivavtalet.

Utbildningsinsatser för personal och chefer planeras och dessa kommer att ske mestadels digitalt.

Lönesystemsbytet kommer bli dyrare än budgeterat bland annat med anledning av att

konsultinsatser för att bygga systemen har baserats på antaganden kring vad kostnaden skulle vara samt att det på vägen kommer nya delar som ska ingå i lönesystemet.

(10)

Sjukskrivningar 2021

Siffrorna för det första kvartalet har kommit och visar på att det totala sjukskrivningstalet minskat något under perioden även om den totala sjukfrånvaron är högre jämfört med 2020.

Korttidsfrånvaron har varit något högre första kvartalet 2021 jämfört med samma period 2020.

Den längre sjukfrånvaron har varit något högre under 2021 jämfört med 2020. Den totala sjukfrånvaron var i mars 2020 12,7% och i mars 2021 8,8%.

Äldreomsorgen och OF är de verksamheter där de totala sjuktalen är högst under årets tre första månader och detta kommer troligtvis att kvarstå även framöver. Siffrorna som är höga även avseende långtidsfrånvaro är inte enbart ett resultat av den pandemi som pågår och de riktlinjer som måste åtföljas av personal inom verksamheterna utan det är utöver pandemin många delar som påverkar och som måste ses över om siffrorna ska kunna ändras.

10

(11)

Information från förvaltning och ledamöter (PU)

HR-chef lämnar följande information:

- Semesterbemanning

Från bemanningsenheten informeras det om att semesterbemanningen ser bra ut. Det är svårare att rekrytera till tjänster utöver semesterbemanningen.

- Arbetsmiljöverket

Arbetsmiljöverket genomförde en inspektion under våren. Återkopplingen från

arbetsmiljöverket har varit positiv men brister har identifierats kring dokumentation och efterlevnad. Slutrapporten kommer troligtvis under vecka 22.

- Verksamhets- och ledarutveckling

Verksamhetsutvecklingen genomförs i större format vart 4e år. Den nya verksamhetsutvecklingen startar 2022. En ersättningsrekrytering efter att verksamhetsutvecklare Mona Wallin kommer att gå i pension under våren pågår och en ny tjänst planerar att organiseras under HR-avdelningen fortsättningsvis.

Hållbarhetsarbetet ska in i vardagen och i organisationens DNA och vi ska skapa förutsättningar för att göra hållbara val. Alla anställda ska få möjlighet att arbeta med detta kontinuerligt på APT och i workshops.

- Ledarforum

Ett uppsamlingsheat för nya chefer och strateger planeras till den 6-7 september. Forumet kommer att ske digitalt och innehållet är följande:

- Vara kommuns ledning och styrning - Leda för självledarskap

- Dialogen – Bästa verktyget - Kärnkvadranteten + IDI - Lärkontrakt

- Coachande i teori och praktik

(12)

- Leda förändring

- Framtida ledare och Ny som chef

Framtida ledare, kompetensförsörjning för blivande ledare som arrangeras tillsammans i V6.

Ny som chef – grundläggande basintroduktion i samverkan med Götene, Grästorp och Essunga

- Kick-Off

Projektet från Samordningsförbundet och handlar om inkludering och fördomsfri

rekrytering där ett 30-tal chefer och alla vid AME har deltagit har avslutats. Andelen som närvarat i projektet har generellt varit låg vilket kan ha sin förklaring i pandemin och att arbetet med pandemin har bidraget till att andra frågar har varit prioriterade. Från Vara komman var andelen anmälda hög. Metodmaterial har tagits fram som ett resultat av projektet.

- Omställningsfonden

Respektive förvaltning har identifierat kompetens- och utvecklingsinsatser som sedan förankrats i samverkan.

Del av medlen som finns för år 2021-2023 kommer användas för - Körkortsutbildning för medarbetare inom Kost- och lokalvård

- Fortsättning/ny omgång av den svenskundervisning som tidigare anordnats - Utbildning i medborgarservice för medarbetarna i växel/reception.

- Specifika insatser i projektledning och digitalisering

- Avslutningssamtal

Sedan senaste sammanträdet har det kommit in tre avslutningssamtal även om det är flera som har avlutat sin anställning. Slutsatsen av de tre samtalen är att de som har avslutat sin anställning har trivts bra i kommunen men har avslutat sina anställningar för att de har hittat ett arbete närmare hemmet.

- Information från HR-avdelningen

HR-avdelningen har funderingarna över hur det kommer att se ut efter corona och frågan hur corona har påverkat vår syn på arbetet efter pandemin, vem som kan jobba hemifrån och vad som verksamheten tillåter.

12

(13)

- Rekryteringar

Chefer rekryteras inom Socialnämnden, en ny fastighetschef ska rekryteras och verksamhetschefer inom bildningsförvaltningen.

- Information från ledamöter

- Per Gunnarsson (M) informerar om att ny lön för kommundirektören har beslutats om.

- Ulf Genitz (C) informerar om att det diskuteras även inom socialförvaltningen om vad som kommer att hända efter pandemin särskilt med tanke på att stora delar av personalen har fått dra ett stort lass.