Protokoll PU 2014-02-07 §§ 7-12

(1)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum

Utdragsbestyrkande

Personalutskottet 2014-02-07 1

Plats och tid Lagmansgymnasiet den 7 februari 2014 kl. 08.00-10.00

Beslutande Anna Jäderström (M), ordf.

Ingemar Gruvaeus (C) Bengt-Åke Svensson (S)

Övriga deltagande Berit Hallersbo, HR-chef.

Anela Lennartsson, utredningssekr.

Maria Westh, kommunjurist § 8-9

Justerare Bengt-Åke Svensson

Justeringens plats och tid Kommunhuset i Vara den 14 februari 2014 kl. 11.30

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 7-12

Anela Lennartsson

Ordförande

Anna Jäderström

Justerare

Bengt-Åke Svensson

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Vara kommun, personalutskottet

Sammanträdesdatum 2014-02-07

Datum för anslagets upp-

sättande 2014-02-14 Datum för anslagets

nedtagande 2014-03-07

Förvaringsplats för proto-

kollet Kommunkansliet

Underskrift

(2)

Innehållsförteckning

Information om Lagmansgymnasiet ... 2

Utredning - rådens sammanställning och uppdrag inför mandatperioden 2015-2018... 3

Utredning - arbetsformer för nämnder och styrelser mandatperioden 2015-2018... 4

Utredning – arvodesregler för mandatperioden 2015-2018 ... 6

Kurser och konferenser ... 8

Flytt av personalutskottets sammanträde i mars 2014 ... 9

(3)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande PU § 7

Information om Lagmansgymnasiet

HR-chef Berit Hallersbo informerar att Lagmansgymnasiet fått 82 sökande elever till hösten 2014. Ytterligare tiotal elever har sökt från Grästorp.

Lagmansgymnasiet har arbetat mycket med marknadsföring under hösten 2013 vilket märks på antagningssifforna som är högre nu än vid samma tidpunkt förra året.

Idag har bildningsnämndens arbetsutskott sammanträde avseende gymnasiet.

Bildningsnämnden har sammanträde den 11 mars då beslut om Lagmansgym- nasiets verksamhet ska fattas.

____________

(4)

PU § 8 Dnr 16/2014 Dpl 001

Utredning - rådens sammanställning och uppdrag inför mandatperioden 2015-2018

Beslut

Personalutskottet tar upp detta ärende på sitt sammanträde i mars för vidare diskussion.

__________

Bakgrund

Kommunstyrelsen har den 27 november 2013 § 131 behandlat frågan om ny politisk organisation i Vara kommun inför nästkommande mandatperiod.

I samma beslut gav kommunstyrelsen personalutskottet i uppdrag att:

 Se över rådens sammansättning och uppdrag inför nästa mandatperiod

 Göra en översyn av arvodesreglerna

 Se över arbetsformer för nämnder och styrelser

Personalutskottet kommer att genomföra tre olika utredningar utifrån kom- munstyrelsens uppdrag varav rådens sammanställning och uppdrag är ett.

Personalutskottets behandling

Till dagens sammanträde har personalutskottet fått en sammanställning över kommunala råd, deras uppdrag och verksamhet.

Ledamöterna kommer under kommande månaden ta del av underlaget och flyttar detta ärende till sitt sammanträde i mars.

_______

(5)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

PU § 9 Dpl 15/2014 Dpl 001

Utredning - arbetsformer för nämnder och styrelser mandatperioden 2015-2018

Beslut

Personalutskottet ger förvaltningen i uppdrag att tillsammans med IT- avdelningen undersöka vilken utrustning som är nödvändig för digitala sam- manträden och kostnader för detta. IT-avdelningen bjuds även in till personalutskottets nästa sammanträde.

____________

Bakgrund

Kommunstyrelsen har på sitt sammanträde den 27 november 2013 § 131 behandlat frågan om ny politisk organisation i Vara kommun inför nästkom- mande mandatperiod.

I samma beslut gav kommunstyrelsen personalutskottet i uppdrag att:

Personalutskottet kommer att genomföra tre olika utredningar utifrån kom- munstyrelsens uppdrag varav arbetsformer för nämnder och styrelser är ett.

Kommunjurist Maria Westh deltar på detta ärende.

Diskussion förs avseende möjligheterna till deltagande på sammanträden på distans, det vill säga att ledamöter närvarar på sammanträden digitalt.

Kommunjuristen informerar att kommunallagen gjordes om den 2 februari 2014 avseende digitala möten. Nedanstående gäller:

 Det finns numera möjlighet för fullmäktige och nämnder att ha sammanträ- den där en eller flera ledamöter deltar digitalt. Detta ställer stora krav på ljud och bild. Ledamoten som deltar digitalt måste vara synlig via bild och kunna se övriga ledamöter. Vederbörande måste höras på sammanträdet och kunna höra sammanträdet. Uppkopplingen måste fungera hela tiden. Om uppkopplingen inte fungerar, måste mötet avbrytas tills uppkopplingen fungerar igen. Om samtliga faktorer fungerar anses personen ifråga deltagande på mötet och har samma beslutanderätt som övriga fysiskt deltagande leda- möter.

 Om digitala möten ska tillåtas eller inte avgörs av varje kommun, det vill säga fullmäktige och nämnder. Om det ska tillåtas så ska det skrivas in i ar- betsordningen för fullmäktige och reglementen för nämnederna.

(6)

 Kommunallagen belyser också att det fysiska mötet är viktigt. Det är ordfö- randen som avgör hur många ledamöter ska kunna delta digitalt samtidigt på ett sammanträde.

 Även sekretessen på ett sammanträde är en viktig aspekt för samtliga leda- möter att tänka på. Många nämndssammanträden är inte öppna för allmän- heten vilket innebär att sekretessen inte får urhållkas. Ordföranden och ledamoten har båda ansvar för detta.

Personalutskottet diskuterar ovanstående och anser att det är positivt att den här möjligheten ges. Detta skulle kunna göra att fler personer engagerar sig i politiken om man öppnar upp för digitala sammanträden.

Personalutskottet diskuterar vidare huruvida det är möjligt att ha ledamöter som deltar digitalt på ett utskott. Kommunjuristen informerar att detta är en tolkningsfråga. Kommunallagen belyser att det är viktigt att det fysiska mötet upprätthålls. På ett utskott så deltar tre ledamöter. Om två av dem deltar digitalt utholkas det fysiska mötet.

Kommunjuristen förklarar också att delatagande på sammanträden på distans ska ses om ett komplement och ska inte ersätta det fysiska mötet.

Personalutskottet vill veta mer om vilken teknik behövs för den här typen av sammanträden. Till nästa sammanträde ska förvaltningen, det vill säga HR-chef och utredningssekreterare, undersöka med IT-avdelningen om:

 Vilken utrustning behövs för att delatagande på sammanträden på distans ska fungera?

 Vilka sammanträdeslokaler ger den här möjligheten?

 Kostnad, plattform, bild och ljus för digitala sammanträden.

Till nästa sammanträde bjuds även IT-avdelningen till personalutskottet för att redogöra för detta.

___________

(7)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

PU § 10 Dnr 14/2014 Dpl 024

Utredning – arvodesregler för mandatperi- oden 2015-2018

Beslut

Personalutskottet ger HR-chef och kommunjurist i uppdrag att till personalutskottets nästa sammanträde presentera ett förslag på arvodesregler för förtro- endevalda utifrån den diskussion som förts på dagens sammanträde.

__________

Bakgrund

Kommunens revisorer har genomfört en granskning avseende ersättning för förlorad arbetsförtjänst för förtroendevalda. Revisorerna har behandlat revisionsrapporten på sammanträde den 5 september 2013 och därvid beslutat överlämna rapporten till kommunstyrelsen för yttrande.

Kommunstyrelsen har den 7 november 2013 § 99 gett personalutskottet i uppdrag att genomföra en utredning avseende ersättning för förlorad arbetsför- tjänst för förtroendevalda i enighet med HR-chefens yttrande utifrån revisionsrapporten - ersättning för förlorad arbetsförtjänst.

Kommunstyrelsen har även den 27 november 2013 § 131 behandlat frågan om ny politisk organisation i Vara kommun inför nästkommande mandatperiod och i samma beslut gett personalutskottet i uppdrag att:

Personalutskottet har den 4 december 2013 § 32 beslutat att alla dessa uppdrag ingår i den generella utredningen om arvodesregler för kommande mandatperiod.

Kommunjurist Maria Westh deltar på detta ärende.

Personalutskottet diskuterar tillsammans med kommunjurist och HR-chef nu- varande arvodesregler för förtroendevalda och anser att dessa behöver ses över noga och revideras innan de lämnas över till kommunfullmäktige för anta- gande.

I § 2a i arvodesreglerna för förtroendevalda 2011-2014 för Vara kommun står följande text:

För förtroendevald som innehar uppdrag med 100 % för kommunens räkning utgår inte sammanträdes- eller förrättningsar- vode då uppdrag utförs vardagar (kl. 08.00 – 17.00).

Anna Jäderström (M) frågar om det är nödvändigt att tiden står med i den här texten, det vill säga kl. 8-17. Personer som har den här typen av arvoden är

(8)

kommunens representanter och arbetar när det behövs, även om det är helger och kvällar. Deras arbetstid är inte bara 8-17. Kommunjurist ifrågasätter också varför denna tid står med.

I övrigt anser personalutskottet att det i arvodesreglerna borde skrivas tydligare beskrivning på vad som krävs av ledamöter som får månadsarvoden. I Lidkö- pings arvodesregler står det en bra beskrivning avseende månadsarvoden som skulle kunna skrivas om och tillämpas på Varas arvodesregler.

Personalutskottet diskuterar vidare ersättning för förlorad arbetsförtjänst base- rad på schablon. Vanligtvis ska varje ledamot inkomma med ett intyg avseende vilket arbetsinkomst denne har. Utifrån denna inkomst utbetalas ersättning för förlorad arbetsförtjänst. För personer som har nystartade företag kan det vara svårt att visa vilka vinster företaget kommer att ha framöver.

Kommunjuristen anser att utbetalningar med schablon inte ska vara en enkel utväg utan ska användas bara i de fall där det inte går att styrka förlorad arbets- förtjänst. I de fallen där det används, alltså i det enskilda fallet, så kan det vara rimligt att det är personalutskottet som avgör frågan. Den som söker kan i såd- ana fall visa ett intyg från revisor att det inte går att bedöma inkomsten i före- taget i dagsläget. Om utbetalningar via schablon beviljas ska detta vara tidbe- stämt, exempelvis ett år i taget.

Kommunjuristen påpekar också att det är viktigt att det av personalutskottets slutliga förslag till beslut avseende arvodesreglerna framkommer att hänsyn tagits till revisorernas i revisionsrapporten avseende ersättning för förlorad arbetsförtjänst och att utredningen utförts utifrån detta.

Personalutskottet föreslår att kommunjuristen och HR-chefen arbetar med arvodesreglerna utifrån ovanstående diskussion och till personalutskottets nästa sammanträde presenterar ett reviderat förslag.

__________

(9)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande PU § 11

Kurser och konferenser

Information

Anna Jäderström (M) informerar personalutskottet om utbilningen ”Informat- ion via webb om nya bestämmelser för förtroendevalda OPF-KL” som hon deltagit i den 24 januari 2014.

__________

(10)

PU § 12

Flytt av personalutskottets sammanträde i mars 2014

Beslut

Personalutskottet flyttar sitt sammanträde i mars 2014 från 5 mars till 14 mars.

Sammanträden börjar klockan 8 och hålls i HR-chefens kontor.

__________

Bakgrund

Personalutskottets nästa sammanträde är inplanerat den 5 mars. Eftersom flera av ledamöterna har svårt att delta detta datum föreslås att detta sammanträde flyttas istället till 14 mars istället.

__________