Protokoll PU 2014-12-03 §§ 62-67

(1)

Plats och tid Kommunhuset den 3 december 2014 kl. 10.00–12.20 (ajournering 10.15–10.40)

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Anna Jäderström (M) Ingemar Gruvaeus (C)

Övriga deltagande Berit Hallersbo, HR-chef Maria Westh, kommunjurist Nathalie Winqvist, utredare

Justerare Ingemar Gruvaeus

Justeringens plats och tid Kommunhuset i Vara den 11 december kl. 16.00

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 62-67

Nathalie Winqvist

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

Ingemar Gruvaeus

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Vara kommun, personalutskottet

Sammanträdesdatum 2014-12-03

Datum för anslagets upp-

sättande 2014-12-11 Datum för anslagets

nedtagande 2015-01-02

Förvaringsplats för proto-

kollet Kommunkansliet

Underskrift

(2)

Innehållsförteckning

Diskussion om kommunstyrelsens återremittering avseende digitalt

deltagande i fullmäktige och nämnder ... 2

Redovisning avseende utvärdering av organisationsförändring ... 4

Återkoppling avseende lösta vakanser inom hemtjänst och OF under sommaren 2014 ... 5

Informationsärenden ... 6

Övriga frågor ... 7

Arvodesregler gällande Överförmyndarnämnden ... 8

(3)

PU § 62 Dnr 15/2014 Dpl 001

Diskussion om kommunstyrelsens återremit- tering avseende digitalt deltagande i fullmäk- tige och nämnder

Förslag till beslut

Personalutskottet ger kommunjurist Maria Westh i uppdrag att arbeta fram ett förslag till föreskrifter samt ändringar i alla reglementen avseende digitalt deltagande i nämnder och utskott.

__________

Bakgrund

Kommunstyrelsen gav vid sitt sammanträde 27 november 2013, § 131, personalutskottet i uppdrag att bland annat se över arbetsformer för nämnder och styrelser, för att se över möjligheterna till digitalt deltagande på sammanträden.

Personalutskottet har utrett ärendet på följande vis:

 Den 7 februari 2014 § 9 informerade kommunjurist Maria Westh personalutskottet om de juridiska möjlighetera till digitalt deltagande på sammanträden. Personalutskottet kunde efter denna information dra slutsatsen att det juridiskt sett är möjligt med digitalt deltagande på sammanträden för en eller flera ledamöter.

 På sina sammanträden den 9 april § 14 och 7 maj § 24 har utskottet sett över de tekniska möjligheterna till digitalt deltagande på sammanträden tillsammans med IT-avdelningen. Utskottet kunde konstatera att de tekniska möjligheterna till detta finns.

 Den 3 juni § 30 skickade personalutskottet en förfrågan till bildnings- nämnden och miljö- och byggnadsnämnden om intresse att prova digitalt deltagande på sammanträden.

 Bildningsnämnde och miljö- och byggnadsnämnden har svarat på personalutskottets förfrågan avseende digitalt deltagande. Intresset saknas inom båda nämnderna till att prova digitalt deltagande på sammanträ- den.

 Den 8 oktober KS § 113 PU § 47 beslutade kommunstyrelsen att åter- remittera ärendet avseende digitalt deltagande på samanträden till personalutskottet för vidare utredning.

 Den 22 oktober PU § 55 togs ärendet upp på nytt i personalutskottet.

Utskottet beslutade att bjuda in kommunjurist Maria Westh till personalutskottets nästa sammanträde för att diskutera hur ärendet går vidare.

__________

(4)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum

Personalutskottet 2014-12-03 3

Utdragsbestyrkande Personalutskottets behandling

Personalutskottet diskuterar ärendet. Vid nästa sammanträde kommer personalutskottet ta del av ett förslag till föreskrifter. I föreskrifterna kommer bland annat förslag till ändringar i reglementen avseende digitalt deltagande att pre- senteras.

__________

(5)

PU § 63 KS 113/2014 Dpl

Redovisning avseende utvärdering av organi- sationsförändring

Beslut

Personalutskottet vill på sitt nästa sammanträde ta del av de åtgärder som vidtagits avseende den utvärdering som gjorts till följd av organisationsföränd- ringen.

__________

Bakgrund

På begäran av fackförbundet Vision anlitades en extern konsult för att utvär- dera den organisationsförändring som genomfördes 1 juli 2013. Utvärderingen påbörjades i september 2014 med intervjuer med medarbetare på berörda av- delningar. Även övriga medarbetare har erbjudits att inkomma med synpunkter avseende organisationsförändringen, både muntligen och skriftligen. Alla för- valtningschefer har intervjuats.

Kommunens ledningsgrupp beslutade vid sitt sammanträde den 4 december 2014 att genomföra en del justeringar i organisationen för att på så vis nå de mål som sattes upp vid organisationsförändringen 1 juli 2013.

__________

Personalutskottets behandling

Personalutskottet har fått information om utvärderingen och en process har startat för att utreda de brister som utredningen visat på. Personalutskottet tycker att det är viktigt att den kommande processen inte upprepar misstaget med bristande förankring och delaktighet.

Vid nästa sammanträde kommer personalutskottet ta del av de justeringar som vidtagits i syfte att nå uppsatta mål avseende organisationsförändringen.

__________

(6)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande PU § 64

Återkoppling avseende lösta vakanser inom hemtjänst och OF under sommaren 2014

Personalutskottet tar del av information avseende lösta vakanser som HR-chef Berit Hallersbo presenterar.

__________

Bakgrund

Vid personalutskottets sammanträde den 26 september 2014 informerade HR- chef Berit Hallersbo om att kommunen kommer att satsa på att ge enhetsche- ferna en bättre service. Detta då förbättringsområden, med bland annat kom- munikation, har identifierats inom hemtjänsten och OF.

__________

HR-chef informerar om att vakanser oftast löses av ansvarig enhetschef. Det är endast denne som har befogenhet att beordra in övertid. Statistiken visar såle- des endast de vakanser som kommunens vakansförening inte lyckats lösa.

Personalutskottet kommer att få ytterligare information om ärendet vid sitt nästa sammaträde.

__________

(7)

PU § 65

Informationsärenden

Lagmansgymnasiet

HR-chef Berit Hallersbo har inget nytt att informera avseende Lagmansgymna- siet. Läget upplevs fortfarande som stabilt. I februari kommer ansökningstalen till Lagmansgymnasiet att ses över.

__________

(8)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande PU § 66

Övriga frågor

Förtydligande av förgående protokoll

Redaktionella ändringar kommer att göras i protokollet § 54 från personalutskottets sammanträde den 22 oktober.

Nästa personalutskott

Kommunstyrelsen ställer in sitt sammanträde den 7 januari. Därmed ställs även personalutskottets sammanträde den 12 januari in.

Personalutskottets nästa sammanträde blir således måndag den 9 februari 2015 kl.10.00.

Personalutskottet kommer vid sitt sammanträde den 9 februari bland annat att få ta del av den analys som har gjorts avseende arbetsklimatundersökningen.

__________

(9)

PU § 67

Arvodesregler för överförmyndarnämnden

Förslag till beslut

Fullmäktige beslutar om ny lydelse i ”Arvodesregler till förtroendevalda 2015- 2018” under 5 §, avseende arvode för överförmyndarnämnden, enligt följande:

Överförmyndarnämnd, 3 ledamöter (administreras av Lidköpings kommun)

% av kommunalrådets

månadsarvode Sammanträdesarvode

Samtliga ledamöter 0 % Ja

__________

Bakgrund

På kommunfullmäktiges sammanträde den 16 juni 2014 togs beslut om arvodesregler för bland annat överförmyndarnämnden (§ 40).

Enligt dessa arvodesregler ingick arbetet i KSAU:s arbetsuppgifter. Detta blir otydligt då det inte finns någon garanti för att överförmyndarnämnden kommer bestå av KSAU:s ledamöter. Därför behövs en förändring.

__________

Personalutskottet tar del av informationen och föreslår ändringar avseende arvode för överförmyndarnämnd enligt ovan.

__________

(10)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

(11)