Vad innebär identifieringskrav vid uttag av enskilda arkiv hos en arkiv- myndighet?
(Arial 24p).]
Offentlighets- och yttrandefrihetsprincipen kan hotas om undersökande journalister registreras
Av: Stefan Creutz Holmgren
Handledare: Germund Larsson
Södertörns högskola | Institutionen för historia och samtidsstudier Kandidatuppsats15 hp
Arkivvetenskap | Vårterminen 2021
Arkivarie- och informationsförvaltningsprogrammet
SÖDERTÖRNS HÖGSKOLA Alfred Nobels allé 7
141 89 Huddinge Arkivvetenskap
© Stefan Creutz Holmgren
Framsidesbild: Forskarsalen i Stockholm (Marieberg). Foto: Helena Långström/Riksarkivet
Abstract
The aim of this study is to examine if the freedom of information and thus also the freedom of expression in Sweden can be harmed if Swedish archives will start to identity control and register scholars who wants to take part private of archives in public archives. To find an answer, I have looked at the advantages and disadvantages of such registration and control.
If a registration is introduced there is some thought about sort out and preservation and you can see if the principle of openness and thus freedom of expression can be damaged in such a registration.
I have analysed and compared Swedish laws concerning the principle of openness and for archives as well as the EU’s General Data Protection Regulation (GDPR) and conducted semi-structured interviews with a lawyer, an archivist, and a journalist.
I have concluded that it is possible for the Swedish National Archive to register who takes part in their individual archives, but it is uncertain how long this information can be pre- served. Most of the informants believe that the principle of openness and thus freedom of expression can be damaged if control of identification is introduced. The journalist believes that the registered information can be used to map journalists and prevent them from ac- cessing information in private archives.
Keywords
Private Archives, Freedom of speech, Investigative Journalism
Innehåll
Inledning ...1
Syfte och frågeställningar ...2
Avgränsningar ...2
Tidigare forskning ...3
Teoretisk utgångspunkt ...8
Metoder och material ...10
Metoder ...10
Material ...12
Etiska överväganden ...14
Undersökning ...14
Lagstiftning ...14
Registering vid arkiv - fallstudie ...19
Intervjuer ...21
Diskussion och konklusion ...25
Käll- och litteraturförteckning ...29
Bilaga: intervjuguide ...32
Inledning
Under de snart tre år jag har studerat arkivvetenskap och journalistik, har det för båda äm- nena alltid talats om öppenhet och transparens. På de arkivvetenskapliga kurserna talar man om att tillgängliggöra arkiven så långt det är möjligt. På de journalistiska kurserna framförs det med stolthet Sveriges unika och långa tradition av yttrandefrihet, att journalister har rätt att få publicera vad de vill och att det i stort sett är mycket lätt att få tag i information i Sverige jämfört med andra länder.
Därmed blev jag mycket förvånad när jag upptäckte att Riksarkivet införde identifie- ringskrav med identitetshandlingar för att få ta del av material från enskilda arkiv. Under sista halvåret på det första pandemiåret 2020 arbetade jag som forskningsassistent för ett projekt1. Arbetet bestod av att digitalisera ett enskilt arkiv som är deponerat hos Riksarkivet i Marieberg. Efter en tillfällig nedstängning i början av den så kallade andra vågen i novem- ber, införde Riksarkivet identifieringskontroll för forskare. För att ta del av enskilda hand- lingar var vi forskare tvungna att uppvisa id-handling. Detta beskrivs närmare som en fall- studie längre fram i uppsatsen.
Vi svenskar är inte vana att behöva identifiera oss när vi önskar få ta del av allmänna hand- lingar hos en myndighet. Vi tänker sällan på att vårt land är unikt genom att ha den första press- och offentlighetslagstiftningen i världen. Tanken med den lagstiftningen, åtminstone numera, är att journalister anonymt ska kunna granska myndighetsutövningen och kan pub- licera information utan repressalier. Samtidigt kan deras läsare i sin tur gå tillbaka till samma källa för att i sin tur kontrollera att medierna ger ut korrekt information.
Mot denna bakgrund blev började jag bli fundera på vilka konsekvenser detta skulle kunna få för offentlighets- och yttrandefriheten. Vilka konsekvenser det kan få om till exempel Riksarkivet inför identifieringskontroll och om detta skulle påverka undersökande journa- lister? Kan det vara möjligt i en vidare bemärkelse, att dessa kan få svårare att utföra sitt arbete eller finna information? Om denna kontroll kan leda till registrering av forskare, så skulle detta kunna ha vittgående allvarliga konsekvenser. Det skulle vara enkelt för de
1 Det globala laboratoriet - Torsten Husén och internationaliseringen av pedagogisk forskning, Örebro Uni- versitet.
personer som har tillgång till beställningsregistren att de skulle kunna se vad för material, eller åtminstone ämne, en journalist undersöker och är intresserad av och därmed kartläggas.
För att få svar på mina frågor har jag analyserat och jämför svensk lagstiftning som rör offentlighetsprincipen, arkiv och skydd för journalister med Europeiska unionens data- skyddsförordning samt intervjuat tre aktörer som på olika sätt arbetar med arkiv och berörs av mina frågeställningar. De har gett information utifrån sin yrkesroll om offentlighet, da- tasäkerhet, transparens och kartläggning av besvärliga undersökande journalister eller andra forskare.
Syfte och frågeställningar
I denna uppsats vill jag undersöka vilka konsekvenser det får för offentlighetsprincipen (samt vad det skulle innebära för yttrandefriheten) om Riksarkivet införde någon form av identifieringskrav och/eller registrering vid uttag av enskilda arkiv.
För att finna svar på mitt syfte har jag tänkt bemöta det med följande frågor:
Hur ser lagstiftningen ut rörande registrering?
Finns det några argument för- eller mot att införa en sådan registrering och kontroll?
Hur skulle bevarande eller gallring av sådana uppgifter se ut?
Vilka konsekvenser skulle en registrering få för offentlighetsprincipen och därmed yttrandefriheten?
Avgränsningar
Jag kommer i min undersökning att inrikta mig på enskilda arkiv2. Detta beror på att det är en juridisk skillnad på arkiv3 som är skapade av en statlig eller privat organisation/-person.
De arkiv som har skapats av en statlig organisations handlingar ska bland annat både bevaras och vara tillgängliga för de som önskar enligt Arkivlagen 3 § (SFS 1990:782). Enskilda
2 Riksarkivets definition är att det är arkiv som inte omfattas av yttrandefrihetslagstiftningen och därmed inte är allmänna handlingar. Begreppet enskilt är en juridisk definition som åberopar en privatperson eller en pri- vat organisation och inte en myndighet (Riksarkivet, 2019, ss. 7-9).
3 Ordet arkiv i sig själv kan ha flera betydelser: antingen självaste arkivlokalen, självaste beståndet av beva- rande handlingar (Eriksson, 2014, s. 70f) eller även självaste ”arkivinstitutionen” (Riksarkivet, 2019, s. 7).
arkiv är undantagna från denna lagstiftning och jag kommer längre fram gå in på närmare på orsaken till detta.
Tidigare forskning
Det finns inte så mycket forskning om att tillgängliggöra arkiv och den största delen är inriktad på arkiv som innehåller statliga handlingar och mestadels om hur dessa ska till- gängliggöras mot forskare. Att tillgängliggöra arkiv handlar generellt om, hur man ska göra det enkelt för forskare att få tillgång och kunna göra efterforskningar. Den mesta forskning och litteraturen inom detta ämnesområde handlar om hur arkiv ska tillgängliggöras i till exempel utvecklingsländer eller diktaturer. De senaste åren har det även skrivits om hur arkiv kan tillgänggöra sina elektroniska handlingar för forskare, hur man kan använda arti- ficiell intelligens, som att göra bland annat ett e-arkiv till en virtuell tredimensionell värld eller tillgängliggöra i form av praktiska inredningar för arkivlokaler. Däremot finns det ingen litteratur om att tillgängliggöra enskilda arkiv som förvaras hos privata eller statliga organisationer. Jag har därför inriktat mig på den forskning som handlar om arkivens ut- veckling generellt och arkivariernas attityd till forskare. När det kommer till kopplingen mellan journalister och tillgängliggörande av arkiv så är forskningen obefintlig.
Att tillgängliggöra arkiv är en relativt ny företeelse och Blais & Enns ger ett exempel från Kanada. Det kanadensiska nationalarkivet byggdes upp av den förste riksarkivarien Douglas Brymner och sedermera hans efterträdare Arthur Doughty när de började samla alla möjliga historiska handlingar från olika håll i världen på 1880-talet. Brymners vision var att ”kana- densiska offentliga arkiv skulle vara som ett förråd med historia” (Blais & Enns, 1990- 1991, s. 101, min översättning). Trots deras ambitioner att samla ihop och bevara landets historia, så var det först på 1960-talet när arkiv blev intressanta för historieforskare som de började de öppna upp sig mot dessa forskare. För allmänheten var det först på 1980-talet som samlingarna i arkivet blev tillgängliga för dem. Detta var inte något som skedde på arkivets initiativ utan de blev en skyldighet när den kanadensiska staten såg över servicen till allmänheten. Numera är arkiv i Kanada av stort intresse och inte bara hos forskare, utan via bland annat skolprogram har allmänheten fått upp ögonen hur användbara arkiv är, något som Blais & Enns anser att man ska utnyttja i stället för att skapa hinder, för att det i sin tur kan leda till att allmänheten källkritiskt själva kontrollerar sanningshalten i vad de läser.
Författarna finner detta lite förvånande, då ett arkivs traditionella uppgift är att bevara och
tillhandahålla uppgifter. De framför också att det verkar som de arkivarier som arbetade i det nationella arkivet fick ett nära band till sin samling och de antar att detta nära band gjorde att arkivarierna var så avogt inställda att göra det tillgängligt för andra. Samtidigt bör man ha i åtanke att när det började på 1800-talet, så hade arkivet ingen samhällsservice utan forskare nöjde sig med olika former av referensmaterial som arkivet gav ut arkivet (Blais &
Enns, 1990-1991, ss. 101-103;105-107).
Liknande utveckling har skett även i andra delar av världen och ett ytterligare exempel är vad som skedde i Storbritannien. Natalie Ceeney beskriver hur det brittiska riksarkivet på de senaste 183 åren gått från att vara en sluten myndighetsorganisation för bevarande till ett helt öppet, och deras viktigaste uppgift numera är att tillgängliggöra arkiv. När The National Archives, brittiska nationalarkivet, föregångare Public Record Office bildades år 1838 var de en stödjande funktion enbart för regeringen och andra myndigheter. Först 120 år senare fick allmänheten tillgång till arkivet med begränsningen att handlingar ej får visas förrän 50 år efter de upprättats (numera ändrat till 20 år) (Ceeney, 2008, s. 60). Ceeney skriver att riksarkivets kärnverksamhet har gått från bevarande av till att tillgängliggöra arkivet under parollen ”väcka historien till liv” (Ceeney, 2008, s. 61, min översättning)
I USA publicerades boken Modern archives: principles and Techniques år 1956 av forska- ren Theodore R. Schellenberg där han ger sin syn både på hur arkiv och arkivarier ska ar- beta. Han anser att ett arkivs huvudsyfte är att bevara och tillgängliggöra handlingar (Schellenberg, (1956) 1998, s. 224). Beträffande enskilda arkiv anser Schellenberg att fors- kare kan få en närmare kontakt med forskningsämnet då ”privata handlingar mer troligen avspeglar naturliga mänskliga fördomar och känslor […] och de kan utgöra en mer kon- centrerad källa till färgglada uppgifter” (Schellenberg, (1956) 1998, s. 18, min översättning).
En arkivaries inställning bör vara att handlingarna ska vara till lika stor användning för myndighetspersoner som forskare samt att alltid tillvarata allmänhetens intresse och vara tillgängliga utan kostnad så långt det bara går. (Schellenberg, (1956) 1998, ss. 224, 226).
De enda gångerna som handlingar inte ska vara tillgängliga är när det kan skada ett lands relationer med andra länder, affärs- och finansinformation eller liknande (Schellenberg, (1956) 1998, ss. 227-229).
Det har även i nutid blivit så att arkivinstitutioner blivit beroende av allmänheten för att de ska kunna berättiga sin verksamhet. Blais & Enns lyfter fram detta perspektiv från de en- skilda arkivarierna och deras attityd. I en övergripande kontext representerar de både sin yrkesroll och arkivet när de representerar arkivet utåt. En avogt inställd arkivarie kan för- störa ryktet för både sitt yrke, sitt arkiv samt riskera allmänhetens och finansiärers stöd.
Detta är något ett arkiv bör ha i åtanke, då fortfarande många personer inte vet hur man använder ett arkiv. Arkivarier är vana att handskas med vana forskare och när det kommer amatörforskare, så är det ofta dessa inte får den hänsyn eller stöd som de behöver (Blais &
Enns, 1990-1991, ss. 102, 106).
Brett & Jones har gjort en undersökning bland arkivarier som är medlemmar i Society of American Archivists om hur de ser på att de behöver vara förebilder och påverka sin arkiv- institution. Detta kan vara allt från att generellt öka allmänhetens eller ens egen organisat- ions medvetande om sitt arkiv och sin specifika arkivinstitution till att påverka beslutsfattare att få finansiering. Detta kan ske på olika sätt, allt från ”hissamtal” till ökad synlighet på sociala medier och internet, ett aktivt nätverkande, skriva artiklar och instruktioner. 80 % av respondenterna fann att detta arbete var viktigt för sitt arbete och sin institution och att de vet om att de behöver använda många hjälpmedel för att nå resultat (Brett & Jones, 2013, s. 51ff). Det är uppenbart, när man läser denna undersökning, att respondenterna mer tänker på att deras påverkan är viktig för arkivinstitutionens verksamhet och existens samt därmed deras arbete, än hur de kan påverka allmänhetens inställning till dem.
Hur arkiv ska bemöta de ovana forskarna och de krav som ställs på dem i det nuvarande digitala informationssamhället beaktar även Natalie Ceeney. Hon framför en del synpunkter på hur arkiv ska möta nutida krav om digital tillgänglighet. För att göra detta måste man omvärdera både arkivens arbete i stort och även hur de handhas. Hon menar på att arkiv står inför en omvälvande tid och att arkivarier då kan få svårt att hänga med i tiden. Det har gått från att tillgängligheten styrs av forskarnas behov till att det uppmuntras att information generellt ska finnas till hands för alla (Ceeney, 2008, ss. 57-58). Samtidigt är detta kanske inte så konstigt, då fler får upp ögonen för arkiv. Även Kate Dorney framför att arkiv är viktiga för det är där information är skyddad för eftervärlden. Både forskare och privatper- soner kan där hitta information och det är därmed en källa för kunskap (Dorney, 2010, s.
19).
En ytterligare aspekt som Ceeney finner intressant, är att de flesta arkiv över hela världen har några saker gemensamt:
”Arkiv har skapats på olika sätt för att uppfylla lagliga krav, för att skydda rättigheter, för att ta bort rättigheter, för att underhålla, för att skapa sammanhållning eller som kollektivt minne. De har skapats för att legitimera regimer, ibland helt öppet inför internationell kritik, likväl för att ge demokratisk
ansvarsskyldighet och aktivt demokratiskt engagemang”.
(Ceeney, 2008, s. 58, min översättning)
Denna aspekt och likheter är även något som går in i den teori jag kommer använda i denna uppsatts. Teoretiker Jacques Le Goffs har en teori om att arkivarier bistår eliten för att ma- nipulera arkivens bestånd och därmed det nationella minnet.
För att belysa de problem som en undersökande journalist kan ha i sitt yrke, kommer jag använda Bob de Graaffs erfarenhet om att finna arkivmaterial och använda det vid publice- ring. Han konstaterar att det ibland kan vara svårt att begära ut information från myndig- heter, men hans erfarenheter säger att hur mycket myndigheter än försöker hemlighålla in- formation, så kommer den alltid fram förr eller senare. Han påpekar också att man inte får glömma bort att arkiv inte bara är till för historiker, utan även för journalister och medbor- gare (de Graaff, 2009, s. 83 & 86).
de Graaff redogör för en egenupplevd händelse med flera incidenter med nederländska myn- digheter i samband med den första av två bokpubliceringar om den nederländska prins Bern- hards förehavanden under andra världskriget. Det börjar som det ofta kan göra för en fors- kare, eller en journalist, att han finner material om sitt eget land i ett annat lands arkiv. I de Graaffs fall börjar det med att han besöker kanadensiska nationalarkivet och får veta att de fått flera förfrågningar under åren från Nederländerna om en tysk-nederländsk dubbelagent från andra världskriget som lyckades nästla sig in i högkvarteret hos nederländska prins Bernhard i slutet av kriget. Då ingen hade kunnat hitta information i nederländska arkiv om denna agents förehavanden och vad som hänt honom, hade de även försökt hitta information i Kanada. Då Kanada hjälpte Nederländerna att bygga upp en säkerhetstjänst efter landets frigörelse, har viss information hamnat i kanadensiska nationalarkivet. Arkivpersonal hade aldrig hittat något, men de Graaff började gå igenom nationalarkivets nederländska hand- lingar och fann spridda handlingar om denna agent. Dessa handlingar innehöll bland annat information om agentens gripande och att denne hade prinsens beskydd. Detta material skulle senare publiceras i en bok om agenten. I samma bok använde han sig även av
arkivmaterial från försvarsdepartementet och var därmed tvungen att få deras godkännande för publicering. Deras arkivpersonal faktakontrollerade innehållet och gav sitt godkän- nande, men förvånade honom med att de denna gång även skulle sända manuskriptet i sin tur till arméns informationstjänst. Några dagar senare fick de Graaff först ett telefonsamtal från en gemensam vän till prins Bernhard som berättade att prinsen var upprörd över boken och en stund senare ett samtal från den statliga informationstjänsten4 som bad honom byta titeln på boken, så att prinsens namn inte skulle nämnas i den. Vid samtal med halvstatliga bokförlaget fick han veta att de fått påtryckningar från myndighetshåll och på grund av hans blivande bok, riskerade de att förlora alla uppdrag med nederländska staten. Alla dessa hän- delser gjorde att de Graaff ändrade titeln. När sedan boken publicerades insåg de neder- ländska myndigheterna att bokens manuskript hade ändrats. de Graaff hade nämligen kom- pletterat manuskriptet i sista minuten med material från en författare som nederländska in- formationstjänsten tidigare hade försökt hemlighålla. De hade kontaktat författarens änka och övertalat henne att inte lämna ut hans arbetsmaterial om prinsen. Dock hade de Graaff fått tillgång till materialet efter författarens personarkiv deponerats i ett amerikanskt univer- sitetsarkiv och var helt öppet för forskning. Detta medförde att den ansvarige för informat- ionstjänsten krävde att tryckeriet skulle sända fem referensexemplar för påseende till rätts- väsendet och ministerrådet. En prolog till denna händelse är att några år senare när prinsen dog, skrev samma informationsansvarige en rapport till försvar av prinsen och vissa hän- delser som han hade varit inblandad i. I avsnittet om dubbelagenten, ignoreras då de Graaffs böcker om prinsen och rapportförfattaren nämner i stället ett tidigare verk och konstaterar att inget väsentligt har skrivits om prinsen och agenten (de Graaff, 2009, ss. 77-80).
Det jag har anfört i detta avsnitt som tidigare forskning angående tillgängliggörande av arkiv är att fram till mitten av 1950-talet var de mer slutna och började först öppna upp sig mot forskare och de senaste decennierna mot allmänheten. Denna utveckling har drivits på från de som vill göra uttag från arkiv för att kunna kontrollera eller få mer information. Detta har medfört att både arkivarier och arkivinstitutioner har fått ändra sitt arbetssätt. Arkivforskare anser att arkivinstitutioner ska tillgängliggöra sina arkiv så långt det går och mot en låg kostnad samt att arkivarier ska göra allt för att möjliggöra detta. Jag tar även upp ett fall där
4 Rijksvoorlichtingsdienst, på engelska Netherlands Government Information Service (de Graaff, 2009, ss.
78-79).
en forskare, men skulle lika gärna vara en undersökande journalist, hittar information i ett annat lands arkiv som forskare inte funnit i hemlandet och vilka problem man kan ha när myndigheter vill försvåra eller påverka publicering.
Teoretisk utgångspunkt
För denna uppsats har jag valt att använda mig av den franska kulturhistorikerns Jacques Le Goff teorier om historia och arkiv. Han lyfter fram att historiska fakta oftast är tvivelaktiga, både när det spreds via muntlig tradition och när den började samlas i arkiv. Arkivbestånd har historiskt sett alltid styrts av de som sitter vid makten. Dessa makthavare har alltid sett till att bevara det som är till fördel för dem. Att eliten hela tiden har styrt över vad som ska bevaras är uppenbart anser Le Goff. Före det fanns skriftliga källor, och därmed arkiv, ba- serade sig det kollektiva minnet och identiteten på myter som spreds via muntliga berättelser (Le Goff, 1992, s. 58) och dessa bevarades omkring femtio till hundra år av de historiker som antingen varit vittne till händelsen eller hade fått den berättad för sig (Le Goff, 1992, s. XVI). Jag anser det mycket troligt att om någon önskade utplåna ett minne och hade de maktbefogenheterna, såg denne till att tysta den som kände till eller berättade den aktuella historien.
När det skriftliga källorna kom till, började det kollektiva minnet att bevaras lite längre och systematiskt. Dock var den informationen som bevarades egentligen ren propaganda från elitens sida. Det var två typer av skriftliga minnen som uppstod. Den ena är olika former av monument såsom gravar, statyer, minnesmärken och liknande med eller utan inskriptioner.
Dessa restes av makthavare och syftet var att bevara i det kollektiva minnet olika regenter, historiska händelser och annat som makthavarna önskade att folket skulle minnas. Det andra typen är de skrivna handlingarna som man utfärdade på material som kunde bevara texten.
Informationen på dessa arkivbärare bestod främst av att bevara särskilda minnen för fram- tiden, både data, ord och fraser (Le Goff, 1992, ss. 58-69).
När sedan händelser började skrivas ned mer organiserat och sparas på olika former av mer lätthanterliga databärare än monument, såsom till exempel papyrus, i till exempel civilisat- ioner som Egypten, Kina och Mesopotamien, så visar det sig här också att det är bara nöd- vändig information som bevaras såsom handlingar som visar legala överenskommelser eller affärstransaktioner alternativt information som nästkommande generationer behövde känna
till. Den informationen är begränsat till tre ämnen ”religion, historia och geografi” (Le Goff, 1992, s. 60, min översättning). Le Goff framhåller att den som innehade makten påverkade bevarandet:
”Detta är ett särskilt urbant minne och ett kungligt minne också. Inte bara blir ’huvudstaden vaggan för den himmelska världen och det humaniserade rymden’ - och, låt oss tillägga, centrum för en minnespolitik - utan kungen distribuerar, över hela det område över vilket han härskar, ett program för att komma ihåg att han är i centrum”.
(Le Goff, 1992 s. 60, min översättning)
Från antikens dagar har bibliotek och arkiv bevarat olika samlingar som har hjälpt historiker.
Detta har hjälpt och ändrat den historiska vetenskapen för de forskare som har tillhandahål- lits information från dessa arkivinstitutioner och detta ändrade den historiska vetenskapen då de nu kunde få tillgång till bevarade original handlingar. Därmed kunde historikerna själva undersöka urkunderna och därmed ha ett kritiskt förhållningssätt till dem (Le Goff, 1992, ss. XVI-XVII)n. Det är något som Le Goff framhäver att man måste ha, då det alltid fanns en baktanke med att bevara de handlingar som finns kvar, då ”dokumentet är inte objektivt, oskyldigt råmaterial utan uttrycker tidigare samhällets makt över minnet och över framtiden: dokumentet är det som återstår” (Le Goff, 1992, s. XVII, min översättning). Det vill säga att det förflutna alltid måste omtolkas och det beror på dels att man kan anta att hitta nya dokument i samlingarna, dels att man läser om dokument (Le Goff, 1992, s. 108).
Le Goffs teori är att oavsett hur information har bevarats, om det varit muntligen av olika berättare eller nedskrivet så har de som varit vid makten kontrollerat informationen. De har alltid styrt över vad som har bevarats för att på så sätt styra det kollektiva minnet. Le Goff anser också att arkiv är viktiga för att man alltid måste göra nya eftersökningar i dem för att antingen hitta ny information eller omvärdera gammal information.
Detta är något som jag önskar påstå fortfarande fortlever och därmed är Le Goffs teorier applicerbara på nutida förhållanden, då det är de som har den beslutande makten som avgör vad som ska gallras eller bevaras i våra arkiv. I Sverige är det något man kan säga till viss del fortfarande sker. För våra statliga organisationer är det Riksarkivet som beslutar om vad som ska gallras och vad som ska bevaras, men de får sina direktiv via lagstiftarna5 och
5 Arkivlagen (SFS 1990:782, 1990), arkivförordningen (SFS 1991:446, 1991) och förordning med instrukt- ion för Riksarkivet (SFS 2009:1593, 2009)
regeringen6 samt för kommuner är det ytterst kommunfullmäktige i respektive kommun som bestämmer.
Metoder och material
Riksarkivet har jag valt som mitt undersökningsobjekt då de är Sveriges arkivmyndighet.
Det har sin uppkomst ända sedan Gustav Vasas styre, men blev först en officiell arkivmyn- dighet år 1618 med namnet riksens archivum. Fram till år 1878 var de en del av Kunglig Majestäts kansli och har därefter varit en egen förvaltningsmyndighet (Riksarkivet, 2021a).
Deras långsiktiga uppdrag regleras mer långsiktigt i arkivlagen, lite mer kortsiktigare i ar- kivförordningen och i förordningen med instruktion för Riksarkivet och kortsiktigt per års- basis via regeringens regleringsbrev7 (Riksarkivet, 2021b).
Metoder
Jag har valt att använda mig av två metoder för min undersökning för att kunna finna svar på min frågeställning, komparativ textanalys av lagtexter och semistrukturerade intervjuer.
Den komparativa textanalysen av lagtexter är för att kunna se på vilka lagliga grunder en registrering skulle kunna vara möjlig, samt att jag även kommer titta på de lagar som rör offentlighets- och yttrandeprinciperna för försöka finna svar därifrån om de kan kompro- metteras vid en registrering.
För de semikvalitativa intervjuerna bestämde jag mig ett i tidigt stadium för att jag ville ställa samma frågor till alla informanter för att kunna få en så heltäckande bild som möjligt.
Därmed valde jag att använda mig av metoden med strukturerade intervjuer8. Kännetecknen för dessa intervjuer är att de baserar sig på en frågeguide9, där frågorna är desamma för alla informanter och ställs i samma ordning. Syftet med denna teknik är att den eller de som utför intervjuerna ska vara så neutrala som möjligt och därmed att svaren blir enkla att jäm- föra (Edwards & Holland, 2013, s. 3).
6 Regleringsbrev avseende Riksarkivet (Regeringen, 2020)
7 Regleringsbrevet för år 2021 fattade regeringen beslut om i december föregående år. I detta framgår inget särskilt uppdrag om enskilda arkiv och är därmed utesluten från denna undersökning (Regeringen, 2020).
8 Övriga intervjumetoder är ostrukturerad (inga förberedda frågor, viktigaste är att informanten får lämna sin information från sitt perspektiv) och semistrukturerade intervjuer (förutbestämda frågor, men de ställs olika till informanterna (Edwards & Holland, 2013, s. 3 & 29)
9 Lista på frågor eller ämnen som ska besvaras under intervjun (Edwards & Holland, 2013, s. 54)
Antalet intervjuer är alltid svårt att avgöra på förhand om man ska jämföra grupper eller göra mer komplexa studier. Detta beror på att man generellt brukar säga att forskare ska göra intervjuer tills att man får en så kallad mättnad, det vill säga att det inte dyker upp någon ny information i svaren och de tillsammans ger en komplexitet och detaljrik narrativ (Edwards & Holland, 2013, ss. 65-66). Mättnaden kan även uttryckas om den information man insamlat har hög kvalité och är omfattande. Detta kan därmed medföra att man inte behöver utföra så många intervjuer (Brett & Jones, 2013, s. 622). En eller ett par enstaka intervjuer kan även räcka om syftet är att en forskare önskar undersöka om något är möjligt att göra eller titta på något som är unikt (Edwards & Holland, 2013, s. 66) eller där frågorna är smala alternativt om ämnet frågorna täcker är tydligt (Sim, Saunders, Waterfield, &
Kingstone, 2018, s. 622). Faktorer som är mer knutna till en forskares förutsättning är att denne kan vara nödsökad att begränsa antalet intervjuer på grund av tidsbrist eller att man vet om att ens handledare, examinator, läsekrets eller liknande nöjer sig med ett visst antal intervjuer (Edwards & Holland, 2013, s. 66).
Jag bestämde mig för att intervjua tre aktörer som olika på sitt sätt kan ge mig svar på mina frågeställningar. Tyvärr önskade ingen på Riksarkivet att ställa upp på intervjuer, vilket jag ursprungligen planerade. Därmed valde jag i stället att intervjua tre personer med olika yr- kesroller med anknytning till arkiv och att dessa tre ska komma från olika organisationer, så att jag kan kunna fånga upp och spegla olika tankegångar och synsätt.
De tre informanterna som deltog i undersökningen är verksjuristen och dataskyddsombudet Sofia Kullman på Riksantikvarieämbetet och Digisam10 som arbetar med juridiska frågor såsom att tillgängliggöra arkiv samt även är dataskyddsombud och därmed är insatt i lag- stiftning kring dessa frågor. Stadsarkivarien Lennart Ploom på Stockholm stad är som an- svarig för en arkivinstitution van att rent generellt tillgängliggöra arkiv och även hjälpa forskare att få ta del av handlingar. Undersökande journalisten Jack Werner11 som är frilan- sare och är van att forska i arkiv och han är ofta på Riksarkivet för att ta del av deras hand- lingar.
10 Digisam skapar samverkar för digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvet som med- verkande myndigheter och institutioner bedriver. Vår vision är ett kulturarv som är digitaliserat, tillgängligt och användbart för alla. Digisams sekretariat är placerat som en enhet vid Riksantikvarieämbetet (Digisam, 2021-05-02).
11 Bakgrund som prisbelönt journalist, debattör, författare, radio och bloggare (Wikipedia, 2021c; Werner, Linkedin: Jack Werner, 2021b).
Intervjuerna skedde formellt (Edwards & Holland, 2013, s. 31) genom att jag kontaktade informanterna i förväg och bokade in en tid för intervjuerna. Intervjuerna skedde på distans, en via videosamtal och två per telefon och detta beror på rådande pandemi. Nackdelen med att göra intervjuerna per telefon är att man förlorar den visuella kontakten och därmed har avsaknad av bland annat ögonkontakt och kroppsspråk (Edwards & Holland, 2013, s. 48).
Dock då intervjuerna gjordes med en semistrukturerad frågemetod där informanternas re- aktioner eller kroppsspråk inte är avgörande för svaren, så finner jag inget som tyder på att det har påverkat informanternas svar på något avgörande sätt. Fördelen med dessa kommu- nikationsmedel är att både jag och informanterna kunde välja att sitta ostört där det passade oss, så att inga andra störde eller distraherade oss, det vill säga vi valde vår egen utrymmes- sfär kring oss (Edwards & Holland, 2013, s. 44).
Med denna intervjumetod finns det några generella nackdelar som man som forskare ska vara medveten om. De största problemen som jag själv finner är att det aldrig går att åter- skapa kvalitativa intervjuer, det vill säga att en annan forskare aldrig helt och hållet kan återskapa den undersökning som jag i denna uppsats presenterar. Intervjuguiderna finns att använda, men bör ha i beaktande att vid ett intervjutillfälle så spelar sociala interaktioner mellan den som håller i intervjun och den som svarar samt intervjusituationen såsom plats och många andra faktorer (Edwards & Holland, 2013, s. 92).
Material
De lagar och förordningar som berör arkiv i någon form som finns hos myndigheter är tryck- frihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, Arkivförordning (1991:446), arkiv- lagen (1990:782) och förordning (2009:1593) med instruktion för Riksarkivet. De flesta av dessa lagtexter berör enbart arkiv med allmänna handlingar, det vill säga statliga organ som arkivbildare. För persons integritet och därmed skydd av personuppgifter är det dataskydd- förordningen som jag har använt mig av i min analys. Jag kommer även avsluta med en fallstudie för att med egna ord beskriva vad som skedde på Riksarkivet förra hösten när identifieringskontrollen under en kort tid infördes.
Tryckfrihetsförordningen12 (TF) (SFS 1949:105) antogs den 2 december 1766 och är värl- dens äldsta lag för offentlighetsprincip. Den nuvarande versionen antogs av riksdagen år 1949 (Riksarkivet, 2021c). Den anger landets offentlighetsprincip och bland annat vad som är och inte är en allmän handling (Eriksson, 2014, s. 85).
Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL) anger generellt beskrivet hur myndig- heter ska hantera allmänna handlingar och förbud mot att lämna ut dem (SFS 2009:400, 2009). Denna lag är intressant för mitt ämne, då den berättigar regeringen att utfärda för- ordningar om vilka handlingar som ska räknas att vara av allmän art (Eriksson, 2014, s. 81).
Arkivlagen (1990:782) (ArkivL) anger hur statliga organ ska arbeta med arkiv från när de skapas till att de bevaras samt bestämmelser för arkivmyndigheten. Lagen ger regeringen rätt att utfärda vissa bestämmelser, så kallade förordningar (SFS 1990:782; Eriksson, 2014, s. 81).
Arkivförordningen (1991:446) stipulerar bland annat arbetsuppgifterna för de utsedda ar- kivmyndigheterna och ger Riksarkivet rätt att utfärda föreskrifter (SFS 1991:446).
Förordning (2009:1593) med instruktion för Riksarkivet (anger att Riksarkivet ska vara den statliga arkivmyndigheten, för vilka statliga organ de ska råda över och hur de ska arbeta samt vilka uppgifter som ska prioriteras (SFS 2009:1593, 2009).
Dataskyddsförordningen (GDPR13) är en EU-förordning14 som tar upp hur personuppgifter ska behandlas av organisationer (Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679).
12 Trots namnet är det en av landets grundlagar. Namnet kommer från den ursprungliga lagen från år 1766 (Eriksson, 2014, s. 81).
13 Står för The General Data Protection Regulation.
14 En EU-förordning är en lag som alla medlemsländer måste följa och implementera (Europeiska unionen, 2021).
Etiska överväganden
Då det är viktigt att uppfylla krav på både god forskar- och forskningsetik, speciellt vid intervjuer, har jag förberett mig genom att läsa informationen i Vetenskapsrådets bok God forskningssed (Vetenskapsrådets expertgrupp för etik, 2017). Förutom att undersökningen ska vara av så kallat akademiskt förhållningssätt (eller CUDOS-kraven15 som Vetenskaps- rådet benämner det), så är det också viktigt för Vetenskapsrådet med dels en ”god veten- skaplig kvalitet” (Vetenskapsrådets expertgrupp för etik, 2017, s. 16) dels individskydds- kravet, det vill säga att ”individer som medverkar i forskning ska skyddas från skada och kränkning” (Vetenskapsrådets expertgrupp för etik, 2017, s. 13). Det sistnämnda har jag varit noga med och låtit informanterna välja att framstå med sina fullständiga namn eller vara anonyma med alias.
Andra etiska krav som Vetenskapsrådet framhåller är att man ska vara sanningsenlig om både forskning och eventuella beroendeförhållande, att inte stjäla resultat, hålla god ordning samt att forskarens granskning ska vara opartisk (Vetenskapsrådets expertgrupp för etik, 2017, s. 6). Det sistnämnda har jag behandlat genom att när jag har tagit kontakt med till- tänkta informanter har jag varit öppen och ärlig om vad min uppsats ska handla om och bakgrunden till den samt att vissa av dem har även fått frågorna i förväg för att känna att min forskning är helt transpararant. De har slutligen fått godkänna de transkriberade svaren och dessa finns i bevarade för att uppvisas för den som önskar. Svaren är bevarade elektro- niskt i en varsin PDF-fil för att skydda informationen och därmed den informanten.
Undersökning
Lagstiftning
Registrering av personuppgifter
Registrering av personuppgifter faller under dataskyddförordningen (Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679, 2016) och då det är en EU-förordning står den över
15 Står för Communism, universalism, disinterestedness, organized scepticism, dvs att den som önskar sa få ta del av resultaten, arbete ska enbart värderas utifrån vetenskapliga principer, forskaren ska bidra med ny kunskap, forskaren ska vara skeptisk och vara säker på sitt resultat (Vetenskapsrådets expertgrupp för etik, 2017, s. 13).
svensk lagstiftning. Denna förordning skyddar enskilda medborgares personuppgifter16 när organisationer inom EU handhar dem (ingressen §1; kap. I art. 2, § 2c). Den lagliga grunden för att få hantera personuppgifter är mycket strikta. För att få göra det ska personen ha först och främst gett sitt samtycke. Därefter ska insamlingen av uppgifterna vara nödvändig för att sluta avtal, fullgöra en rättslig förpliktelse, skydda betydande grundläggande intressen för den registrerade eller för en annan fysisk person eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse, led i myndighetsutövning eller på något sätt nödvändig för ändamålet. (GDPR (kap. II, art. 6 § 1).
I förordningens finns det ett antal principer angivna för att en organisation ska få behandla personuppgifter:
Informationen som samlas in ska hanteras på ett regelrätt sätt17,
den får bara användas för det som företaget har uppgivit18,
samla in så få uppgifter som möjligt19,
de får inte lagras längre än vad det behövs och
de ska inte heller sparas så att uppgiftslämnarens anonymitet röjs20 samt
uppgifterna ska bevaras på så sätt så att integriteten skyddas och uppgifterna får inte komma i felaktiga händer21.
Det är också värt att notera att dataskyddsförordningen ger rätt till organisationer att arki- vera information, även om uppgifterna samlats in för ett helt annat syfte (kap. IX, art. 89).
Ett annat undantag är att det finns fyra områden där förordningens strikta krav på person- uppgiftsbehandling inte gäller och det är för ”journalistiska, akademiska, konstnärliga eller
16 ”Personuppgifter: varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person (nedan kal- lad en registrerad), varvid en identifierbarfysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller onlineidentifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysi- ologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet” (GDPR artikel 4, punkt 1).
17 ”Uppgifterna ska behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt […]” (kap. 2, art. 5 § 1a).
18 ”De ska samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål […]” (GDPR kap. 2, art. 5 § 1b)
19 De ska vara korrekta och om nödvändigt uppdaterade […] (GDPR kap. 2, art. 5 § 1d ).
20 De får inte förvaras i en form som möjliggör identifiering av den registrerade under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamålet […] (GDPR kap. 2, art. 5 § 1e ).
21 De ska behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna, inbegripet skydd mot obehörig eller otillåten behandling och mot förlust, förstöring eller skada genom olyckshändelse […]
(GDPR kap. 2, art. 5 § 1f ).
litterära ändamål” (Ingressen § 153; kap. 2, art. 5 § 1e). Anledningen för detta undantag är att inte begränsa informations- och yttrandefrihet inom Europeiska unionen (Ingressen § 153). Detta är intressant för det skulle kunna ge Riksarkivet en möjlighet att spara eventuella personuppgifter om de önskar och de har två olika undantag att hänvisa till.
Allmän handling och myndighetsarkiv
Det ämne som min undersökning kretsar kring är offentlighetsprincipen, en grundläggande rättighet för demokratier. I Sverige regleras denna rättighet i tryckfrihetsförordningens (TF) (SFS 1949:10522). Lagen stipulerar i portalparagrafen att dess syfte är att ”tryckfriheten syf- tar till att säkerställa ett fritt meningsutbyte, en fri och allsidig upplysning och ett fritt konst- närligt skapande” (TF 1 kap. § 1).
I tryckfrihetsförordningens andra kapitel framgår det vad som definierar det som i dagligt tal kallas för allmänna handlingar. Lagen definierar att en handling23 är allmän om den förvaras hos en myndighet24 (TF 2 kap. 4 §) samt är antingen inkommen25 eller upprättad26 (TF 2 kap 4 §). Som upprättad handling räknas även minnesanteckningar27 om de har valts att arkiveras (TF 2 kap 12 §). I bör även framföras att det finns begränsningarna för att få ta del av allmänna handlingar. De generella är för att skydda Sveriges som rike, dess finans- politik eller dess relation med andra länder, skydda myndighetsutövning, skydda privatper- soner och skydda djur- och växtriket samt för att förhindra brott. Det framgår även att vidare begränsningar ska stipuleras grundligt i Offentlighets- och sekretesslagen28 (SFS 2009:400 2 kap. 2 §).
22 Tryckfrihetsförordningen gäller bara för tryckta alster med vissa undantag (TF 1 kap. 2 §) och andra me- dier såsom TV, radio och Internet är skyddade genom Yttrandefrihetsgrundlag (SFS nr: 1991:1469).
23 ”Med handling avses en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som endast med tekniska hjälpmedel kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt” (TF 2 kap. 3 §).
24 ”Med myndighet jämställs i detta kapitel riksdagen och beslutande kommunal församling” (TF 2 kap. 5§).
25 ”En handling anses ha kommit in till en myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit be- hörig befattningshavare till handa” (TF 2 kap, 9 §).
26 ”En handling anses ha upprättats hos en myndighet, när den har expedierats [...] slutbehandlats [...] eller [...] när den har justerats av myndigheten eller färdigställts på annat sätt” (TF 2 kap, 10 §).
27 ”Med minnesanteckning avses promemorior och andra uppteckningar eller upptagningar som har kommit till endast för föredragning eller beredning av ett ärende, dock inte till den del de har tillfört ärendet någon sakuppgift” (TF (2 kap 12 §).
28 Offentlighets- och sekretesslagen ger anvisningar om bland annat ”[…] bestämmelser [för myndigheters och vissa andra organ] om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar […]” (SFS 2009:400) 1 kap. § 1)
I tryckfrihetsförordningen nämns även vissa undantag från vad som ska räknas som all- männa handlingar och ett av dem är den som kallas antingen för biblioteksundantaget eller -regeln. Denna specialregel lyder att om en privatpersons eller -organisations handlingar, till exempel ett arkiv, har tillförts ett myndighetsarkiv, är dessa inte att betrakta som all- männa handlingar enligt lagstiftarna:
”från en enskild har tillförts ett allmänt arkiv uteslutande för förvaring och vård eller forsknings- och studieändamål eller privata brev, skrifter eller upptagningar som annars har överlämnats till en myndighet uteslutande för något av de angivna ändamålen”.
(TF2 kap. 14 §)
Detta innebär att även när ett enskilt arkiv har deponerats hos Riksarkivet, så blir de inte en allmän handling för de inkommit till myndigheten. Därmed gäller antingen deponentens villkor eller att Riksarkivet kan sätta upp eget regelverk.
Om man går tillbaka till propositionen som föreligger tryckfrihetsförordningen, proposition 1948:230, Kungl. Maj:ts proposition till riksdagen med förslag till tryckfrihetsförordning m. m., finner man orsaken till detta undantag. I förarbetet framgår det att före nuvarande tryckfrihetsförordningen fanns det inget förbehåll, utan myndigheter lämnade ut enskilda handlingar som hade inkommit till dem. I propositionen står det att Justitiekanslersämbetet anser att det inte ska upphöra. Dock står det vidare i förarbetet att det är Riksarkivet som vill ha detta undantag, för att ”möjliggöra förvärv i olika former av viktigare papper genom att medgiva de inskränkningar i offentligheten, som den enskilde ägaren finner påkallade.”
(Prop. 1948:230, s. 132). Länsantikvarien i Visby framhåller att även då de enskilda arkiven inte är allmänna handlingar enligt kommande lags definition, så är de så närliggande dem, att det bör finnas föreskrifter om villkor vid mottagande av dem (Prop. 1948:230, s. 132–
133).
I Offentlighets- och sekretesslagen framgår det i portalpargraven att även enskilt arkiv som deponerats hos en myndighet ska sekretessgranskas innan utlämning: ”Denna lag innehål- ler bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar” (OSL 1 kap. 1 §). Vidare i lagen står det även förtydligat att om en arkivmyndighet tar över ett arkiv från någon annan, tar de även över sekretessföreskrifterna (OSL 11 kap. 6 §).
Lagstiftarnas definition vad ett arkiv är, finner man i Arkivlagen (ArkivL) (SFS 1990:782).
Ett arkiv utgör enligt lagstiftarna av förutom allmänna och minnesanteckningar29, även så- dana handlingar ”som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering” (ArkivL § 3).
Häri går det att tolka att det som att Riksarkivet skulle som arkivmyndighet kunna fatta ett beslut om att de ska ta hand om ett enskilt arkiv och det därmed skulle bli en allmän hand- ling. I Arkivförordningen (AF) (SFS 1991:446) framgår det att en myndighet ska arkivera sina handlingar när ärendet är avslutat eller direkt om de inte tillhör något ärende samt att vid detta tillfälle ska det även fattas beslut om vilka av dessa handlingar som ska bevaras med ledning av tryckfrihetsförordningens andra kapitel (ArkivL 3 §). Det är även här det framgår att Riksarkivet är den statliga arkivmyndigheten och att närmare bestämmelser om deras organisation och uppgifter ges i förordning med instruktion för Riksarkivet (ArkivL 8–9 §).
För enskilda arkiv finns inget skydd angivet i lagtexterna, förutom att enligt arkivförord- ningen ska det på Riksarkivet ska det finnas ett särskilt organ med namnet Samarbetsrådet för enskilda arkiv. Detta råd ska ”ska genom samarbete mellan Riksarkivet och den enskilda arkivsektorn främja utvecklingen av enskild arkivverksamhet och bevarande av för kultur- arvet betydelsefulla enskilda arkiv i landet” (SFS 1991:446 § 22). På Riksarkivets hemsida framgår det hur detta samarbetsråd arbetar. Förutom att rådet överlägger om vilka som ska få bidrag och att de kan göra rikstäckande åtgärder, så utgör de även ett ”forum för inform- ations- och meningsutbyte” (Riksarkivet, 2021d).
Gallring och bevarande
Enligt dataskyddförordningen får inte personuppgifter skyddas längre än vad det behövs (GDPR kap. 2, art. 5 § 1e), men samtidigt finns det undantag som ger organisationer rätt att arkivera information även om uppgifterna samlats in för ett helt annat syfte (kap. IX, art.
89) och speciellt om det är för ”journalistiska, akademiska, konstnärliga eller litterära än- damål” (Ingressen § 153; kap. 2, art. 5 § 1e). Därmed skulle det finnas en möjlighet för Riksarkivet att bevara de registrerade personuppgifterna.
29 Lagtexten refererar till Tryckfrihetsförordningen 2 kap. 12 § som minnesanteckningar och hur de definie- ras. Se ovan om Tryckfrihetsförordningen för närmare förklaring.
I arkivlagen framgår det att allmänna handlingar får gallras med vissa förbehåll (ArkivL 10
§), i arkivförordningen framgår det att Riksarkivet som arkivmyndighet ska verka för
”ändamålsenlig gallring” (ArkivL 5 §).
Skydd för journalister
Journalister är skyddade när de arbetar av tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105). Tryck- friheten innebär både som jag angett tidigare att en statlig organisation får förhindra publi- cering30, men den innebär även ”(…) en frihet för var och en att i tryckt skrift uttrycka tankar, åsikter och känslor samt att offentliggöra allmänna handlingar och i övrigt lämna uppgifter i vilket ämne som helst.” (TF 1 kap. 1 §) samt att journalisten ska få ta reda på uppgifter som denne behöver (så kallad anskaffarfrihet) och få publicera information om vilket ämne som helst (TF 1 kap. 7 §). Bland annat en myndighet får inte heller göra efter- forskningar till exempel vem som är källan till information (efterforskningsförbud) eller lägga sig i vad som har tryckts (repressalieförbud) (TF 3 kap. 5–6 §§). Att det inte ska finnas någon censur i landet är förtydligat i lagtexten där det framgår att bland annat myndigheter får inte granska texter före publicering eller förhindra tryckning eller distribution (TF 1 kap.
8 §). Värt att också nämna i detta sammanhang är källskydd. Det är ett skydd mot den som önskar få lämna information anonymt (meddelarskydd) (TF 3 kap. 3 §), men kan även ses som ett skydd för journalisten att få arbeta fritt och kunna anskaffa material.
Registrering vid arkiv - fallstudie
Trots denna till synes rigorösa lagstiftning som vi i Sverige har kan man fråga sig om den i alltid fungerar. Detta visar på min egen upplevda händelser med Riksarkivet under förra hösten.
Före december år 2020 om forskare önskade få ta tillgång till material hos Riksarkivet kunde de förbeställa detta genom att sända ett mejl till deras kundtjänst eller direkt forskarexpe- ditionerna. De i sin tur bekräftade i ett svarsmejl från vilket datum materialet skulle kunna finnas till hands för forskning alternativt bekräftade det datum man uppgett i beställningen.
Alternativt fanns möjligheten att vid besök i forskarsalen fylla i en beställningsblankett och materialet togs fram medan forskaren väntade.
30 ”[..] utan att en myndighet eller ett annat allmänt organ hindrar detta i förväg” (TF 1 kap. 1 §)
I slutet av november 2020 införde de att beställningar ska ske via personligt användarkonto i Nationell ArkivDatabas (NAD). En fördel som Riksarkivet framhåller är att de kan ge en bättre service:
”[…] Genom att förbeställa får du en bättre överblick över vilket material du beställt. Du kan enkelt kommunicera med oss kring din beställning och dina önskemål. Beställningssedlar behövs inte längre fyllas i förhand och du kan använda tiden på plats mer effektivt. Om du förbeställer och din beställning blir godkänd så är materialet tillgängligt när du kommer och väntetiden blir kort. Den nya tjänsten ger också bättre hjälp för dig som beställer material som omfattas av sekretess eller villkor. Du får en
förhandsvarning om att en prövning måste göras och att det därför kommer ta längre tid innan handlingarna eventuellt finns tillgängliga.” (Riksarkivet, 2020e)
I samband med att Riksarkivet hade till- fälligt stängt sina forskarexpeditioner på grund av pandemins andra våg införde de detta nya beställningsförfarande. På be- kräftelsen för den första beställningen jag gjorde i slutet av november (se figur 1) står det att från och med den 1 december införs identifieringskontroll och hänvis- ning till att öka säkerheten för handling- arna (Riksarkivet, Stockholm (Marieberg), 2020a). På nästkommande bekräftelse från den 2 december (se figur 2) har texten ändrats till att de infört kon- troll (Riksarkivet, 2020b). I den tredje bekräftelsen från den 8 december (se bi- laga 1, figur 3) har texten informations- texten ändrats till att man ska uppge sitt namn och beställningsnummer (se figur 3). (Riksarkivet, Stockholm (Marieberg), 2020c).
Vad som praktiskt hände när jag som forskare kom till forskarsalen var att så snart personalen såg i sitt IT-system att jag skulle ta del av ett enskilt arkiv, bad de om att få se ett identitetskort. De tog
Figur 1
Bekräftelse på beställning, 2020-11-25 (beskuren).
Figur 2
Bekräftelse på beställning, 2020-12-02 (beskuren).
Figur 3
Bekräftelse på beställning, 2020-12-08 (beskuren).
Källa (alla figurer): Stefan Creutz Holmgren
kortet och registrerade ospecificerade personuppgifter från legitimationen i någon form av datorsystem.
Värt att notera är att Riksarkivet aldrig informerar om vad för exakta personuppgifter de registrerar eller att användare får aktivt ge sitt samtycke. Den information de ger på sin hemsida om hur de använder personuppgifter är:
”Riksarkivet är som huvudregel personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som Riksarkivet behandlar.
Riksarkivet utför olika behandlingar av personuppgifter på olika rättsliga grunder. Det innebär att de rättigheter den registrerade kan utöva skiljer sig åt [...]”
(Riksarkivet, 2021f).
Den tjänstgörande personalen kunde inte ge något besked om varför detta hade införts och flera av dem erkände att de inte heller förstod den nya rutinen. Den ende som kunde ge mig en förklaring var den person som en dag tjänstgjorde som jourhavande för sektionen Arkiv och Heraldik. Denna person svarade mig kort att enskilda arkiv bestämmer Riksarkivet över och gör som de önskar.
Vid förfrågan inför denna uppsats svarar Riksarkivets verksjurist mig att ”införandet av ID- kontroll berodde, enligt Björn [Asker, chef för Enheten Marieberg, min anmärkning], på ett missförstånd bland handläggarna. Det finns inga handlingar om detta, varken beslut eller underlag” (Sturesdotter Andersson, 2021).
Jag har försökt att få registerutdrag från Riksarkivet för att få ta del av vad för uppgifter de registrerade. Först ville inte Riksarkivets kundtjänst bekräfta att de registrerade några upp- gifter (Riksarkivet kundtjänst, 2021a) och efter hänvisning till dataskyddsförordningen fick jag en bekräftelse att deras dataskyddsombud skulle återkoppla till mig (Riksarkivet, kundtjänst, 2021b). Dessvärre har ingen återkoppling skett i slutet av maj år 2021.
Intervjuer
Då många av de åsikter som framförs i svaren speglar informantens yrkesroll, har jag valt att använda deras titlar i stället för namn i sammanställningen av de svar informanterna (de som blivit intervjuade) har givit. Därmed kallar jag Sofia Kullman (Kullman, 2021) för Ju- risten, Lennart Ploom (Ploom, 2021) för Arkivarien och Jack Werner (Werner, Journalist, 2020a) för Journalisten.
Fråga 1: vad ser du för fördelar att införa ID-kontroll eller registrera vem som tittar i enskilda arkiv?
Juristen anser att det kan finnas skäl för detta om det finns personuppgifter i materialet och därmed skydda dessa individer. Arkivbildaren kanske inte tänker på detta, då denne har handlingarna i sitt förvar och få har då tillgång till materialet. När sedan arkivbildaren de- ponerar materialet hos Riksarkivet, så är det för att det ska på något sätt bli tillgängligare och då måste man tänka på de personer som nämns i arkivmaterialet. Det kan röra sig om både levande och döda personer och det är mest känsligt om personen är i livet samt mindre känsligt om personen är avliden. Juristen ser skyddet och tidsaspekten med ”att skydde dem är att tänka på de efterlevande” (Kullman, 2021).
Både arkivarien och journalisten ser att det finns en brukar- och skyddsaspekt för en regi- strering. Arkivarien ser att det möjligen kan finans ett historiskt intresse, att forskare kan gå tillbaka och se hur arkiven har använts, men han tillägger i sitt svar i fråga 3 att han inte ser något forskningsvärde i att göra detta.
Journalisten kan se att intresset kan ligga hos arkivbildaren, att denne ska kunna gå tillbaka och se hur dennes arkiv använts, speciellt om denne inte angett några förbehåll för arkivet.
Beträffande skyddsaspekten bedömer Arkivarien att det kan vara ett sätt att försöka skydda materialet från stöld, men det är svårt att bevisa en stöld om inte materialet inventeras före
och efter uttaget. Journalisten tänker på att det kan vara en fördel att veta vilka som tittar i ett arkiv om det innehåller till exempel integritetskänsligt material.
Fråga 2: Vilka nackdelar ser du för en sådan registrering?
Juristen ser inga nackdelar, utan hennes svar på denna fråga innehåller enbart argument för registrering och de svaren framgår i hennes redovisade svar i första frågan.
Arkivarien svarade spontant ”främsta nackdelen jag ser är att det inte finns några fördelar”
(Ploom, 2021). Han tänker återigen på stöldaspekten och säger att bara att veta vem som tittar på ett arkiv gör inte att man kan bevisa stöld, men kanske kan det ha en avskräckande effekt. Samtidigt ser han en integritetsaspekt på en registrering. Dock kommer man bara veta vem som tittat på vilket arkiv, inte på exakt vad för material säger han.
