BESLUT 1 (2)
2017-03-22 Dnr RA 231-2017/403
Andra AP-fonden Box 11155 404 24 Göteborg
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Beslut efter inspektion av arkivvården vid Andra AP-fonden Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Andra AP-fonden den 23 februari 2017. Med hänvisning till de brister som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga Andra AP-fonden följande:
• Upprätta strategi för bevarande av elektroniska handlingar, i enlighet med RA-FS 2009:1, 3 kap 1-2 §§
• Säkerställa att systemdokumentation bevaras, i enlighet med RA-FS 2009:1, 3 kap 1-2 §§
• Färdigställa arkivförteckningen enligt allmänna arkivschemat för tiden 2001-2012 i enlighet med övergångsbestämmelserna i RA-FS 2008:4
• Komplettera processbeskrivningarna grafiskt eller i text så att det för varje process framgår vad som initierar processen och vad som avslutar den, samt de vanligen förekommande aktiviteterna, i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap 15 §
• Komplettera redovisning av handlingsslag och handlingstyper så att handlingsslagen framgår och beskrivs, att eventuell sekretess framgår samt uppgifter om samband mm i de fall handlingstypen utgörs av en sammanställning av uppgifter ur en databas, i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap 16-17§§
• Komplettera arkivredovisningen med redovisning av förvaringsenheter, i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap 3 § och 18 §
• Uppdatera arkivbeskrivningen och versionshantera den i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap 5-6 §§
• Säkerställa att handlingar som ingår i myndighetens arkiv efter avslutad
handläggning ges en skyddad förvaring i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om arkivlokaler RA-FS 2013:4 så snart som möjligt.
Vi bifogar den inspektionsrapport som upprättades vid inspektionen, där skälen för föreläggandena redovisas.
2 (2)
2017-03-22 Dnr RA 231-2017/403
Anmärkningar
Dessutom ger vi följande anmärkningar:
• Tydliggöra avgränsningen mellan de allmänna handlingar som finns i fondens arkiv från dotterbolagens handlingar, i enlighet med RA-FS 1994:7 3 kap 1 § och 3 §
• Överväga hur webbplats och intranät i form av allmän handling kan bevaras i fondens arkiv
Myndighetens återrapportering
Myndigheten ska redovisa vilka åtgärder som gjorts eller planeras med anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 15 december 2017. Vi utgår från att ni även tar hänsyn till anmärkningarna.
Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
De som deltagit i Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av enhetschef Petra Dornbusch efter föredragning av arkivarie Sofia Särdquist. Detta beslut kan i enlighet med 20 § arkivförordningen (SFS 1991:446) inte överklagas.
Petra Dornbusch Enhetschef
Sofia Särdquist Arkivarie Föredragande
