Från mål till resultat
‐ en guide till begrepp och synsätt i uppföljning av resultat
Styrningens olika former
I Göteborgs Stad är vi präglade av målstyrning där kommun‐
övergripande mål och inriktningar anges och där de olika
verksamhetsnivåerna självständigt konkretiserar och utför åtgärder för att uppnå dessa mål, med de medel de har till förfogande.
Kommunfullmäktiges viktigaste styrinstrument är den årliga budgeten med ekonomiska ramar, vars mål, inriktningar och uppdrag nämnder och styrelser förväntas värdera, anpassa och lyfta vidare in i sin verksamhet. Men vi får också till oss styrning från lagstiftning,
föreskrifter och liknande som vi måste hantera på ett annat sätt. Här har styrningen ofta form av specifika krav som vi i möjligaste mån ska
tillmötesgå i våra rutiner och arbetsflöden. Den grundläggande
styrningen finns i reglementen och ägardirektiv där uppdraget beskrivs.
Dessa förväntas vi utföra för att uppfylla vårt kommunala ändamål.
Oavsett form av styrning är det viktigt att vi åstadkommer resultat och försöker läsa av det för att kunna förbättra och utveckla vårt sätt att möta styrningens intentioner. Det är inte alltid enkelt när angelägna behov, politiska ambitioner och osäkra planeringsförutsättningar ska passas in i de ekonomiska ramarna och när prioriteringar blir en ständig nödvändighet. Därför är det än viktigare att läsa av resultat för att kunna fördela resurser där de gör störst nytta.
Kommunfullmäktige har behov av att få information om resultat från samtliga nämnder och styrelser som underlag för sitt beslutsfattande.
Kommunstyrelsens behov av uppföljning är kopplat till uppdraget att leda, samordna och ha uppsikt över att verksamheten bedrivs effektivt samt att nämnder/styrelser hushållar väl med stadens medel.
Så här får vi till oss styrningen och så här förväntas vi hantera den (styrfilosofi).
Vi ska åstadkomma resultat oavsett styrsignalernas form
Vad är resultat?
Bilden nedan visar hur vi ser på resultat som både det som kommer ut från verksamheten till mottagaren (prestationer) och vad dessa bidrar till (effekter).
Källa: Ekonomistyrningsverket, 2012:42 (modifierad)
Verksamheten drivs av både av uppdrag och mål samt resurser (finansiering, personal och kompetens).
Prestationer är service och tjänster (t ex antal byggda lägenheter, förskoleplatser) som har åstadkommits av verksamheten eller som på annat sätt har blivit tillgängliga, åtkomliga eller synliga för invånare, brukare, kunder och medarbetare. Arbetet med att genomföra den planerade verksamheten brukar kallas aktiviteter som i sin tur skapar prestationer. Verksamheten har i uppdrag att producera prestationer som också förväntas leda till effekter. Resultatredovisningen av
prestationer omfattar ofta volymen. Det svarar på frågorna: ”Hur många prestationer?” och ”Vilka prestationer?”.
Prestationer leder till effekter. Effekter är resultat som orsakas av prestationer. En prestation kan t ex vara en genomförd utbildning. Den kunskap medarbetarna/elever tar med sig och använder sig av blir effekten. Det är viktigt att hålla isär vad som egentligen är effekter av de aktiviteter som görs och prestationerna som kommer ut av det och vad som förändras eller utvecklas av andra skäl. Sjukfrånvaron är ett
Så här ser vi på resultat
bidrog säkert, men den största orsaken var förändrade regelverk för sjukskrivning.
För att kunna följa och analysera de olika stegen används olika typer av
mått:
resursmått (antal anställda, verksamhetskostnader)
prestationsmått (antal utförda prestationer t ex antal förskoleplatser, färdigställda lägenheter),
effektmått (NKI, betyg, hur brukare, kunder har påverkats).
Ibland behövs även bakgrundsmått (socioekonomiska,
befolkningssammansättning som kön, födelseland, ålder) för att kunna göra analyser.
När resultat inte kan beräknas på ett enkelt, entydigt eller exakt sätt kan en indikator användas för att ge en fingervisning om hur resultat
utvecklas eller uppnås. De kan användas i bedömningen av måluppfyllelse i förhållande till uppställda mål.
Som ett stöd för analys av resultat finns ett stödmaterial som kan hjälpa till att stegvis genomföra en analys (se Analyskedjan).
Vad menar vi då med resultat i förhållande till de olika direktiv vi får till oss?
Resultat i målstyrningen
När det gäller kommunfullmäktiges budgetmål finns en tydlig riktning om vart arbetet ska leda men målen är inte alltid mer konkretiserade.
Detta ska istället ske i nämnder eller styrelser. Skrivningar i budgeten i form av inriktningar och undertexter kan ge vägledning. Att bryta ner ett mål kan både betyda att man på nämnds‐ och styrelsenivå delar upp målet i flera mål anpassat till verksamheten eller att det behålls intakt på denna nivå och bryts ner och anpassas på lägre nivåer i
organisationen.
Möjligheten att mäta måluppfyllelse är starkt beroende av att målen konkretiseras och blir uppföljningsbara. I staden har vi därför idén om att kommunfullmäktiges mål ska brytas ned till SMARTA mål på nämnds‐
och styrelsenivå:
• S – specifika, det vill säga avgränsade och tydliga
• M – mätbara, för att vi ska kunna följa upp om vi bidrar till måluppfyllelse eller ej
• A – accepterade av såväl medarbetare som chefer
• R – realistiska och möjliga att nå
• T– tidssatta, när de ska vara uppfyllda och
• A– ansvarssatta, vem som är ansvarig för att så sker.
Det kan vara svårt att leva upp till alla ovanstående punkter men
målvärden och strategier kan hjälpa till att göra målet tydligt. Strategier beskriver övergripande vägval, arbetssätt, metoder för hur man ska nå målet. Målvärde förtydligar vad som krävs för att man ska anse att målet är uppfyllt.
Det blir betydligt enklare att mäta resultat om målet bryts ner, det vill säga konkretiseras och anpassas till den egna verksamheten. Då blir det tydligt hur man praktiskt ska gå tillväga för att uppfylla dem. Detta kallas att operationalisera.
Många av kommunfullmäktiges mål för staden är svåra att uppnå på kort sikt och det kan ta tid att se effekter trots många aktiviteter. I praktiken är det viktigt att bestämma redan när målet formuleras hur mätning av resultat ska gå till, vad analysen ska ta hänsyn till och när det är rimligt att se resultat. Det är också viktigt att fastställa utgångsläget före aktiviteter som jämförelse i analysen av måluppfyllelse.
Så här ser vi på resultat i förhållande till mål
Vissa mål är inte relevanta eftersom verksamheten inte kan påverka det alls. En nämnd kan ha god måluppfyllelse utifrån sin anpassade
målformulering även om den har liten betydelse för hela stadens måluppfyllelse. Nämnden kan också ha valt att inte särskilt prioritera målet.
De mått/indikatorer som används för att värdera måluppfyllelse på stadenövergripande nivå är inte alltid relevanta på nämnds‐ och
styrelsenivå; där är nämndens eller styrelsens målformulering och dess målvärde viktigare. Däremot kan mätningen på nämnds‐ och
styrelsenivå bidra till att det går att göra en bedömning för hela staden.
Resultat av grunduppdrag
Vid uppföljning av resultat i förhållande till verksamhetens grunduppdrag (ibland kallat kärnverksamhet) handlar det om att bedöma om en verksamhet med god kvalitet bedrivs med hjälp av de resurser verksamheten förfogar över. Styrningen består inte av ett eller flera mål utan av lagstiftning, nationella överenskommelser eller
stadens egna riktlinjer för vad som är en god verksamhet (äldreomsorg, skola, hållbar infrastruktur med mera). Inom välfärdsområdet har det till exempel på nationell nivå tagits fram mått som nu används i staden vid uppföljning.
Vid uppföljning av grunduppdrag ligger tyngdpunkten ofta på
prestationer men för att belysa värdet av verksamheten för invånare, brukare och kunder ska självklart även effekter och kvaliteten på
tjänsten följas upp. En verksamhet kan ha hög produktivitet, det vill säga god förmåga att omvandla resurser till prestationer, men det är inte självklart att det är ”rätt prestationer” som möter behov och
förväntningar hos dem verksamheten riktar sig till. Därför måste vi både följa upp att vi gör rätt saker och att vi gör saker rätt för att kunna dra slutsatser om de resurser vi använder ger de prestationer och effekter vi önskar.
Viktig information får vi även genom att följa upp om och hur vi avviker från att göra rätt saker på rätt sätt. Genom att synliggöra avvikelser från krav, rutiner, överenskommelser och löften i våra aktiviteter och
arbetsflöden, identifierar vi samtidigt var vi har förbättringspotential.
Då får vi redskap för att gå vidare med åtgärder efter slutsatserna från uppföljningen av prestationer och effekter.
Så här ser vi på resultat i förhållande till
grunduppdraget från reglemente eller ägardirektiv
