Bilpolicy – Scandic Hotels Sverige
Inledning
Denna bilpolicy gäller fr o m 2019-03-01 och reglerar berättigande till, nyttjande av samt villkor gällande förmånsbilar och tjänstebilar i Scandic Hotels Sverige och ersätter tidigare gällande Bilpolicy.
På Scandic Hotels har vi två kategorier av bilar, förmånsbilar och tjänstebilar.
Scandic har som ambition att minimera miljöbelastningen från bilflottan och strävar därför efter att kontinuerligt uppdatera valbara modeller till alternativ med låga koldioxidutsläpp.
Idag innebär detta användning av helt eller delvis elektrifierade bilalternativ där körmönster och förutsättningar tillåter, i andra fall dieselbilar med lågt CO2-utsläpp och Ad Blue
teknologi eller lätthybrider.
Genom vid var tid gällande vagnparksprogram för Scandic Hotels Sverige fattas beslut angående leasing av förmånsbilar och tjänstebilar utifrån en månatlig totalkostnad, sk TCO.
Bilar får endast beställas från de företag som Scandic har ramavtal med. Scandic förbehåller sig rätten att bestämma valbara bilmodeller i vagnparken utifrån bl a vilka drivmedel som Scandic från tid till annan godkänner. Endast föreskrivna däck får användas.
Se bilaga 1 gällande Scandics förmåns- och tjänstebilsportal via Alphabet.
För både förmånsbilar och tjänstebilar gäller en leasingtid om 4 år alternativt 15 000 mil.
Det ska framgå i anställningsavtalet om en anställd är berättigad till förmånsbil respektive tjänstebil och berättigande ska godkännas av HR Direktör samt vid behov i samråd med respektive EC-medlem alternativt CMD Sverige (för personer tillhörande Scandic Sverige).
Förmånsbil
En förmånsbil är en bil som är kopplad till en befattning som en del av förmånspaketet.
Berättigade till förmånsbil enligt denna Bilpolicy är:
• Medlemmar av EC som har sin anställningsort i Sverige
• VP eller Director som rapporterar till medlem i EC
• Medlemmar i Scandic Sveriges ledningsgrupp (CMT)
• General Manager
Förmånsbilen följer inte med en anställd som byter befattning inom företaget till en befattning där en förmånsbil inte är del av förmånspaketet. I detta fall ska förmånsbilen lämnas tillbaka till företaget i samband med att den nya befattningen påbörjas.
En anställd som i enlighet med denna policy är berättigad till förmånsbil och ej utnyttjar rätten erhåller istället ett bruttolönetillägg, vilket för närvarande är 3 400 kr per månad.
Beloppet är pensionsgrundande för lagstadgad pension och för tjänstepension (ITP).
Beloppet är inte semesterlönegrundande. Det är inte tillåtet att under pågående leasingperiod lämna tillbaka en förmånsbil och istället erhålla bruttolönetillägg.
Scandic har tillsammans med leasinggivaren tagit fram en webportal med vid var tid gällande valbara modeller och tjänstebilar får endast väljas utifrån denna lista, se bilaga 1.
Beskattning av bilförmånen resp. bruttolönetillägget enligt den här bilpolicyn sker i enlighet med Skatteverkets vid var tid gällande regelverk. Beskattning av privatnyttjande av tjänstebil enligt den här bilpolicyn sker i enlighet med Skatteverkets vid vart tillfälle gällande regelverk.
Vid åsidosättande av denna policy, missbruk eller vårdslöshet kan rätten till tjänstebil omprövas.
Tjänstebil
En tjänstebil är ett arbetsredskap som medarbetare som kör minst 700 mil / år i tjänsten kan erbjudas för att utföra sitt arbete. För dessa medarbetare gäller att de behöver bilen
regelmässigt och kontinuerligt i tjänsten i motsvarande omfattning. Tjänstebilen kan då även nyttjas privat, även om den i grunden är att betrakta som ett arbetsredskap.
Tjänstebilen följer inte med en anställd som byter befattning inom företaget till en befattning där en tjänstebil inte behövs i den omfattning som anges ovan. I detta fall ska tjänstebilen lämnas tillbaka till företaget i samband med att den nya befattningen påbörjas.
Scandic har tillsammans med leasinggivaren tagit fram en webportal med vid var tid gällande valbara modeller och tjänstebilar får endast väljas utifrån denna lista, se bilaga 1.
Beskattning av privatnyttjande av tjänstebil enligt den här bilpolicyn sker i enlighet med Skatteverkets vid vart tillfälle gällande regelverk.
Vid åsidosättande av denna policy, missbruk eller vårdslöshet kan rätten till tjänstebil omprövas.
Frånvaro och avslut av anställning
Vid sammanhängande frånvaro på grund av sjukdom eller tjänstledighet som överstiger tre månader ska såväl förmånsbil som tjänstebil som regel lämnas tillbaka till företaget. Vid föräldraledighet får den anställde behålla sin bil. Vid tjänstledighet ska bilen lämnas tillbaka innan tjänstledigheten påbörjas. Samma regler gäller bruttolönetillägget vid förmånsbil.
Medarbetare som slutar sin anställning skall lämna tillbaka bilen till Scandic senast sista anställningsdagen enligt samma rutin som vid återlämnade av bil.
Administration
Scandics leasingbilar ägs av Alphabet Fleet Services. Alphabet förvärvar bilar som därefter hyrs ut till Scandic mot en avgift. Inköp och försäljning av bilar samt all administration sköts av Alphabet Fleet Services. I den digitala förarboken på www.alphabetonline.se hittar man svar på vanligt förekommande frågor gällande förmånsbilar.
Månatlig kostnad
Den maximala kostnaden per månad i SEK ligger i tre nivåer 1) Förmånsbilar: Medlemmar av EC: 7 000
Övriga berättigade: 5 500
2) Tjänstebilar: 5 200
I ovanstående summor ska följande ingå: leasinggivarens administrationsavgifter,
leasingkostnad, försäkring, service & reparationer, sommar- och vinterhjul inkl. hantering, bogserlina, brandsläckare, första hjälpen utrustning samt annan extrautrustning.
Beroende på att de faktorer som ingår i beräkningen av månadskostnaden kan variera över tid, kan därmed också bilmodellerna som ryms i respektive kategori variera över tid.
Eventuella lokala kampanjer beaktas ej.
Miljö- och säkerhetskrav
Endast bilar som uppfyller nedan principer får användas som förmånsbilar och tjänstebilar inom Scandic Sverige.
Reglerna för vad som klassas som miljöbilar av Skatteverket ändrades den 1 juli 2018, varpå Scandic också beslutat att ändra sina krav. Skatteverkets nya definition på miljöbil i form av Bonus/Malus-beskattning tar ej hänsyn till de faktiska utsläppsnivåerna baserat på förarens körmönster, därför har Scandic valt att anpassa kraven. Syftet med detta är att minimera de verkliga koldioxidutsläppen utifrån inte bara teoretiska värden utan även baserat på förarens körsträcka, körmönster och laddningsmöjligheter.
Scandics miljömål är att varje år minska den genomsnittliga utsläppsnivån från förmåns- och tjänstebilarna vartefter som relevanta bilmodeller erbjuds på marknaden och
laddningsmöjligheterna utökas.
Följande principer gäller för förmåns- och tjänstebilar inom Scandic Sverige:
1) Bil av varianten plug-in hybrid bör väljas och får endast väljas om:
1.1) Förarens estimerade totala körsträcka understiger 2500 mil per år, samt pendlingssträckan där bilen ska brukas möjliggör stort nyttjande av bilens elmotor. Förarens huvudsakliga pendlingsmål ska nås genom eldrift.
1.2) Laddmöjligheter finns på arbetsplatsen och/eller vid bostaden.
2) Bil av varianten elbil bör väljas och får endast väljas om tillräckliga laddningsmöjligheter finns på arbetsplatsen och/eller vid bostaden.
3) Om helt eller delvis elektrifierad bil ej är möjlig att välja skall bilar med dieselmotor med låga utsläpp samt Ad Blue teknologi användas, alternativt en diesel med lätthybrid. En bil med dieselmotor ska förbruka maximalt 0,5 liter diesel per mil vid blandad körning samt släppa ut maximalt 130g CO2/km.
Endast föreskrivna däck får användas då detta påverkar utsläppen. Fyrhjulsdrift är tillåtet att väljas av förare med utgångsplacering Gävle, Bollnäs, Falun, Borlänge, Karlstad samt samtliga orter norr om dessa på grund av säkerhetsaspekten vid vinterväglag. Kontakta
biladministratör för aktuell bilmodell.
Beställning av ny bil samt bilbyte vid leasingtidens slut
Nyanställda medarbetare och medarbetare som genom ny tjänst är berättigade till tjänstebil eller förmånsbil skall i första hand ta över en eventuell befintlig bil inom Scandic. Efter kontraktets utgång kan en ny bil beställas.
Vid byte av bil när innevarande leasingperiod är slut, får föraren ca. 6 månader innan ett informationsbrev av leasingföretaget om hur bilbytet ska gå till. Se även bilaga 2.
OBS! innan beställning av ny bil görs skall beställaren kontakta tjanstebil@scandichotels.com för att kontrollera om Scandic har bil stående som kan tas över av beställaren.
Vid beställning av tjänstebil och förmånsbil skall den anställde ta fram en offert enligt rutinen beskriven i bilaga 2.1
Kostnader som betalas av Scandic
Scandic betalar samtliga driftkostnader för förmånsbilen och tjänstebilen såsom kostnader för drivmedel (ej el) för privat körning och körning i tjänsten, service, reparationer och besiktning. Kostnad för el för elbil/laddhybrid står föraren för baserat på det låga förmånsvärdet för dessa bilar, föraren ansvarar själv för tillgång till laddstation. Även trängselskatter i samband med tjänsteresa betalas av Scandic, övriga trängselskatter förmånsbeskattas av föraren.
Kostnader för rimlig skötsel ingår. Detta innebär tvätt ca 2 ggr/ månad resp. så som väderlek och omständigheter kräver, ej rekonditionering, ej polering och ej lackkonservering.
Grundprincipen är maskintvätt som betalas med drivmedelskortet.
Kostnader som betalas av den anställde
Alla eventuella parkeringsböter och böter mot fortkörning betalas alltid av den anställde.
Om bot inte betalas i tid och genererar extra administrationsavgift betalas detta av den anställde via löneavdrag. Även reparationer av skada som uppkommit genom brott mot denna policy eller uppenbart slarv ska genomföras och betalas av den anställde.
Efter leasingperiodens slut värderas bilen och för alla skador som definieras som onormalt slitage utgår en debitering enligt avtal mellan leasingföretaget och Scandic. Sådana skador kan vara t.ex. stenskott i vindrutan, repor och bucklor i plåten eller skador på inredningen.
Föraren kan bli betalningsskyldig för sådana skador som beror på uppenbart slarv eller skador som inte har åtgärdats i tid.
Försäkringar och skada
Samtliga förmånsbilar och tjänstebilar är försäkrade. I händelse av olycka och/eller skada svarar Scandic tillsammans med försäkringsbolaget för kostnaderna under förutsättning att vårdslöshet, uppsåt, olovlig körning eller rattonykterhet ej förekommit. Det är alltid den enskilde föraren som ansvarar för anmälan till polis och försäkringsbolag.
Skador på bilen ska anmälas till försäkringsbolag och åtgärdas omedelbart eftersom rätten till ersättning försvinner om det har gått för lång tid från när skadan uppstod. Tidsgränsen till försäkringsbolaget uppgår till 3 månader.
Service och underhåll
Den som har förmånsbil eller tjänstebil ansvarar för att bilen sköts på ett riktigt sätt. Föraren svarar också för att service och underhåll genomförs enligt bilfabrikantens anvisningar, att nödvändiga reparationer blir utförda samt att byte av sommar- och vinterdäck görs i rätt tid enligt lag. Dessutom ansvarar föraren för att serviceboken blir korrekt ifylld vid
servicetillfället.
Bilen skall hållas ren genom regelbunden men inte överdriven rengöring. Lackering på nya bilar håller en hög standard vilket gör att speciella lackbehandlingar ej ska göras. (jämför också under ”Kostnader som betalas av Scandic”)
Vid bristande aktsamhet kan företaget ta tillbaka bilen.
Allmänna förhållningsregler Rökning får ej förekomma i bilen.
Om husdjur transporteras i bilen ansvarar föraren för eventuell allergisanering om sådant behov föreligger vid återlämnandet.
Körjournal
Senast den femte dagen varje månad måste föraren registrera bilens mätarställning och tjänstemil på www.alphabetonline.se. Förutom registrering hos Alphabet är innehavaren av förmånsbil respektive tjänstebil skyldig att föra körjournal för att kunna styrka hur mycket av de körda milen som avser tjänstemil. Körjournalen måste vara korrekt ifylld och ansvaret för detta ligger på respektive förare.
Enligt rättspraxis är körjournal ett viktigt bevismedel vid bedömning av bilförmån och drivmedelsförmån där relevant. Scandics förare av förmånsbilar har fritt drivmedel i samband med bilförmån. Det är för de privata resor som föraren blir beskattad för
drivmedelsförmån under förutsättning att man kan visa hur mycket som har körts i tjänsten.
Kan föraren inte visa hur mycket som har körts i tjänsten blir denne förmånsbeskattad för allt drivmedel. Om föraren kör 3000 mil eller mer i tjänsten under ett kalenderår finns det möjlighet att få bilförmånen sänkt med 25%. Även detta ska kunna styrkas med körjournal.
Det är förarens ansvar att dokumentera sin körjournal enligt gällande regelverk för att styrka vid eventuell granskning.
För tjänstebilsförare gäller följande definition avseende när en tjänsteresa påbörjas från hemmet vid arbetsdagens start.
Som tjänsteresa räknas när man åker från hemmet direkt ut till kund utan att passera sitt normala tjänsteställe. För att läsa mer om gränsdragningen tjänsteresa och arbetsresa (vs privat resa) hänvisar vi till Skatteverkets hemsida:
http://www4.skatteverket.se/rattsligvagledning/edition/2014.14/326316.html?q=tj%C3%A4 nsteresa+arbetsresa
Drivmedelskort
Vid nybeställning av förmånsbil eller tjänstebil beställer Scandics bilansvarige ett drivmedelskort. Vid bilbyte används samma drivmedelskort som tidigare.
Drivmedelskortet ska i första hand användas för inköp av drivmedel, biltvätt, spolarvätska och tillbehör såsom torkarblad. Drivmedelskortet kan används för parkering och då uteslutande för parkering i tjänsten.
Missbruk av drivmedelskortet kan leda till att det dras in.
Återlämnande av bil
Efter leasingperioden skall bilen återlämnas till leasingföretaget. Föraren skall följa leasingföretagets instruktioner gällande återlämning vilka finns
http://www.alphabetonline.se under Min bil/ Återlämning av bil.
Här anger du bl a när och var bilen återlämnas. Normalt återlämnas bilen på samma plats där den nya levereras. I övriga fall skall leasingföretaget kontaktas och återlämningsplats överenskommas.
Observera att du som förare har skyldigheten att informera leasingföretaget om när och var bilen återlämnats!
Vid återlämnandet skall bl a följande finnas med i bilen:
• Servicebok med samtliga servicetillfällen ifyllda och stämplade
• Nycklar och extranycklar
• Vinter- och sommardäck
• Lösa tillbehör såsom navigationsskivor
• Alla tillbehör och extrautrustning enligt kontraktet
• Bilen skall vara rengjord in- och utvändigt
• Eventuella skador skall vara anmälda och reparerade
Ytterligare information
Mer information avseende leverantörer, försäkring och kontaktuppgifter finns via
www.alphabetonline.se. Här kan föraren få hjälp med det mesta kring bilen samt hitta länkar och kontaktinformation till leverantörer och Alphabet Kundtjänst.
Bilförarens godkännande av bilpolicyn
Samtliga bilförare skall ta del av och förhålla sig till villkoren i denna policy.
Denna bilpolicy gäller fr o m 2019-03-01
Henrik Dider, Human Resources Director, Scandic Sweden
