Internkontrollplan. Beslutad av kommunstyrelsen Dnr

(1)

Internkontrollplan

2015

Beslutad av kommunstyrelsen 2015-02-09

Dnr 2014.0750.100

(2)

U N D E R R U B R I K

Internkontrollplan 2015

Finspångs kommun 612 80 Finspång

Telefon 0122-85 000 • Fax 0122-850 33 E-post: kommun@finspang.se

Webbplats: www.finspang.se

(3)

Internkontrollplan

Internkontroll

”Det är risken för att negativa konsekvenser av väsentlig betydelse kan uppstå som skall bedömas. Arbetet med intern kontroll bör därför prioritera väsentliga områden där det finns risk för allvarliga fel med stora konsekvenser.”

Intern kontroll är ett verktyg som skall användas för att säkerställa de, av fullmäktige, fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen. Internkontrollen omfattar såväl de politiska som de professionella systemen och rutinerna som används för att styra verksamhet och ekonomi.

En bra internkontroll kännetecknas av följande:

 Ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning.

 En rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten.

 Säkerställande av att lagar, policyer, reglementen m.m. tillämpas.

 Skydd mot förluster och/eller förstörelse av kommunens tillgångar.

 Eliminering och/eller upptäckt av allvarliga fel och brister.

Finspångs kommuns internkontrollplan 2015 sammanfattas i en övergripande plan som gäller hela kommunen. Utöver den finns även sektorsspecifika internkontrollplaner. I den övergripande planen redovisas kommungemensamma rutiner/processer. Arbetet med dessa bör bedrivas på ett likartat sätt oavsett verksamhetsinriktning. De sektorsspecifika internkontrollplanerna skall ses som ett komplement där särskilda rutiner och regelverk står i fokus.

Internkontrollen skall ses som ett hjälpmedel och inte ett mål eller rutin i sig själv.

Internkontroll bör planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god internkontroll är det därför nödvändigt att varje sektor har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande enligt plan.

En fungerande internkontrollplan bör kontinuerligt utvecklas och förändras i takt

med att verksamhets- och ekonomistyrningen förändras. Det är alltså ett dynamiskt

verktyg som hela tiden är aktuellt parallellt med bland annat kommunens strategiska

planer och balanserade styrkort. Det är viktigt att arbetet med internkontrollen

dokumenteras och återrapporteras till beslutsfattarna. I de fall det görs

stickprovskontroller skall dessa dokumenteras enligt en gemensamt framtagen mall

och dokumentationsblankett. Finspångs kommuns arbete med internkontrollen bör

alltså regelbundet redovisas enligt överenskommen tidplan.

(4)

Internkontrollplan

Kontrollmiljö

 Hur samverkar vi?

 Har vi rätt kompetens?

 Hur ser de sociala relationerna ut?

 Hur fungerar dialogen om problem?

 Rapporteras och/eller åtgärdas dåligt fungerande rutiner/processer?

En väl fungerande kontrollmiljö utgör grunden för en bra internkontroll.

Riskanalys

En riskbedömning görs i tre steg:

1. Kartlägga vilka risker som finns

Vilka rutiner/processer får inte gå fel?

2. Uppskatta väsentlighetsgraden (konsekvenserna) och risken (sannolikheten) för relevanta rutiner/processer.

3. Beakta hur riskerna skall bearbetas, d.v.s. vad måste vi ta itu med och på vilket sätt?

Externa risker:

 På vilket sätt sker bevakningen av omvärldsrisker, d.v.s. förändringar i ekonomi, politik, teknik och näringsliv?

 Hur vet vi att vi följer de lagar och föreskrifter som beslutats externt?

 Hur vet vi att vi lever efter, och uppfyller, de krav och mål som har fattats av Kommunstyrelsen respektive Kommunfullmäktige?

 Hur fungerar kontrollen av sekretesshanteringen?

Interna risker:

 Kan vi lita på den information vi har tillgång till?

 Hur ser tillgången till stöldbegärliga tillgångar ut? (stödbegärliga tillgångar = t.ex. kontanter, bensin och inventarier)

 Hur upprätthåller vi personalens kompetens, entusiasm m.m.?

 På vilket sätt ser vi till att nyanställd personal lär sig processen kring den interna kontrollen?

Verksamhetsrisker:

 Hur vet vi att vi uppfyller befintliga mål?

 På vilket sätt mäter vi produktivitet respektive effektivitet?

 Hur vet vi att rätt personer gör rätt saker till ”rätt” kostnad?

 Hur vet vi att våra system, såsom t.ex. ekonomisystemet, inte missbrukas av den

personal som använder det? (Exempel på missbruk: Betalar egna räkningar via

Kommunen, betalar försörjningsstöd till närstående etc.)

(5)

Internkontrollplan

Genomförandet av en väsentlighets- och riskbedömning

1. Ta fram rutiner/processer som anses angelägna att bedöma.

2. Gradera rutinen/processen enligt följande matris:

Konsekvens

4 – Allvarlig 4 8 12 16

3 – Kännbar 3 6 9 12

2 – Lindrig 2 4 6 8

1 – Försumbar 1 2 3 4

Sannolikhet 1 – Osannolik

2 – Mindre sannolik

3 – Möjlig 4 – Sannolik Konsekvens

4: Är så stor att det helt enkelt inte får hända

3: Uppfattas som besvärande av alla berörda personer (int. & ext.) 2: Uppfattas som liten av alla berörda personer (int. & ext.)

1: Uppfattas som obetydlig av alla berörda personer (int. & ext.) Sannolikhet

4: Det är mycket troligt att fel ska uppstå 3: Det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 2: Risken är mycket liten för att fel ska uppstå

1: Risken är praktiskt tagen obefintlig att fel ska uppstå

Riskbedömningen bör göras utifrån tre perspektiv; medborgaren, Finspångs kommun som helhet respektive den anställde. Dessa tre perspektiv bör vägas in för att få fram en samlad riskbedömning.

Kontrollaktiviteter

Kontrollaktiviteter är de konkreta åtgärder som vidtas för att motverka, minimera eller i vissa fall eliminera risker. De bör, så långt som möjligt, integreras i Kommunens ordinarie verksamhetsprocesser och således ingå som naturliga beståndsdelar som organisationen och ledningen behöver för att nå sina mål.

En mycket viktig beståndsdel i internkontrollstrukturen är att åstadkomma en kultur där var och en tar sitt ansvar för den interna kontrollen. En väl fungerande organisation förutsätter:

 en genomtänkt och dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning

 tydliga och mätbara mål och regelverk

 dokumenterade rutinbeskrivningar

(6)

Internkontrollplan

 en anpassad kompetensnivå, att berörd personal är väl insatt i rutiner, uppgifter och ansvar

För att lyckas i arbetet med intern kontroll krävs följande:

 En genomtänkt riskkartläggningsprocess samt en väsentlighets- och riskbedömning

 Ett vidgat perspektiv på intern kontroll

 Få med politikerna ”på tåget”

Låt politikerna ta del av väsentlighets- och riskbedömningen

 Inkludera andra än ekonomer

 Tillvarata teknikens möjligheter

 Information och utbildning

 Översyn av policydokument och regler

 Hitta en bra struktur för återrapportering

 Ha tålamod!

(7)

Internkontrollplan 2015 Ledningsstaben

Rutin/process Risk

Sanno- likhet

Konse- kvens

Risk-

värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När

Budget/Strategisk plan

Att ekonomiska mål inte

nås 4 3 12 Kommundirektör Sker i kvartalsrapport,

delårsrapport samt i

årsredovisning KS/KF

Varje kvartal Att verksamhetsmål inte

nås 4 3 12 Kommundirektör Sker i delårsrapport och i

årsredovisning KS/KF september,

april Politiska

beslut

Att politiskt fattade beslut inte

verkställs 3 3 9 Kommundirektör Genomgång av politiska

uppdrag KS april,

oktober

Arbetstillfreds- ställelse

Ineffektiv organisation 2 3 6 HR-chef Medarbetarenkät

vartannat år KS

Snarast efter genomförd enkät

Risk för övertid 4 2 8 HR-chef Beskrivs i årsredovisning KS/KF april

Risk för allt för stor

arbetsbörda 3 3 9 HR-chef Beskrivs i årsredovisning KS/KF april

Risk för allt för stor

personalomsättning 2 3 6 HR-chef Beskrivs i årsredovisning KS/KF april

Personalförsörjning

Att organisationen inte

har rätt kompetens 3 3 9 HR-chef Beskrivs i årsredovisning KS/KF april

Svårt/omöjligt att rekrytera och behålla personal inom bristyrken

3 3 9 HR-chef Årlig identifiering och

kartläggning av bristyrken KS/KF april

Sjukfrånvaro Att sjukfrånvaron ökar 4 3 12 HR-chef Uppföljning av

personalstatistik två

gånger per år Resp sektorschef mars, augusti Inköp/utbetalningar

Att vi bryter mot

leverantörsavtal 2 2 4 Ekonomichef Årligt stickprov Kommundirektör oktober

Att momsen redovisas fel 2 2 4 Ekonomichef Årligt stickprov Kommundirektör oktober Upphandling Att otillåten

direktupphandling sker 3 3 9 Ekonomichef Årig genomgång av

föregående års reskontra Kommundirektör mars Upphandling För få personer

inblandade –

relationsrisker 3 4 12 Inköps-

samordnare

Genomgång av

upphandlingsprotokoll 2

ggr/år Kommundirektör mars

Fakturering/bidrags- Att fakturering/ 3 2 6 Ekonomichef Årligt stickprov Kommundirektör oktober

(8)

Internkontrollplan 2015 Ledningsstaben

Rutin/process Risk Sanno-

likhet Konse-

kvens Risk-

värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När ansökningar ansökningar drar ut på

tiden

Att kundfakturor inte

betalas i tid 4 2 8 Ekonomichef Andel krav och inkasso, 2

ggr/år Kommundirektör februari,

november Hantering av hand-

resp. dagkassor

Att handkassor

redovisas/används fel 3 3 9 Ekonomichef Stickprov, 3 ggr/år Kommundirektör november Att dagskassor

redovisas/hanteras fel 3 3 9 Ekonomichef Stickprov, 3 ggr/år Kommundirektör november Beslutsattester

Att utbetalningar

attesteras av fel person 1 4 4 Ekonomichef Årlig genomgång av

attestregistret Kommundirektör oktober Att beslutsattestant

beslutsattesterar ”egna”

kostnader 3 3 9 Ekonomichef Årligt stickprov Kommundirektör oktober

Tillgång på likvida medel

Att det inte finns medel till kommande

utbetalningar 2 4 8 Ekonomichef

Uppföljning av likviditetsplan varje

månad KS Varje

månad Personuppgifter

Sekretess

Att rutiner för hantering av personuppgifter enligt personuppgiftslagen brister.

3 3 9 Informationschef Årligt stickprov Kommundirektör maj

Delegation Brister i rutiner samt att

rutiner inte efterlevs 3 3 9 Informationschef Årlig genomgång av

rutiner/stickprov Kommundirektör februari Avtal att avtalsarkivet inte är

uppdaterat/brister i

bevakning 2 3 6 Informationschef Årlig genomgång av

rutiner/stickprov Kommundirektör juni Styrdokument

Att styrdokument inte hålls uppdaterat/inte

efterlevs 3 3 9 Informationschef Årlig genomgång Kommundirektör februari

Klagomål och synpunkter

Brister i

kvalitetssäkring/verksamh

etsutveckling 3 3 9 Informationschef Statistik över inkomna

klagomål/synpunkter –

årlig uppföljning Kommundirektör februari Allmänna handlingar Handlingar lämnas inte ut

skyndsamt 2 3 6 Informationschef

Tid för att lämna ut handlingar, årlig

uppföljning Kommundirektör december

Antal handlingar, årlig

(9)

Internkontrollplan 2015 Ledningsstaben

Rutin/process Risk Sanno-

kvens Risk-

Nämndsadministration

Bristande

underlag/kvalitet för beslut i beredning och tjänsteskrivelser

3 3 9 Informationschef Dialog med ks KS december

IT

Produktionsbortfall på grund av avbrott i IT- tjänster och

att IT-tjänster inte levereras enligt överenskommelse

4 3 12 IT-chef

Incidentrapporter vid avbrott och

SLA-uppföljning var fjärde vecka

Systemägare/

Kommundirektör december

Intern revision HSA Intern revision SITHS

Felaktig systembehörighet

i förhållande till tjänst 2 4 8 Säkerhetsansvari

g SITHS Revisionsfrågor Sektorschef

Social omsorg december Ufärdande av felaktig ID-

handling 3 4 12 Säkerhetsansvari

g SITHS revisionfrågor/revisionsko

ntroll Sektorschef

Social omsorg januari Driftentreprenad

Arena Grosvad

Uppföljning av gällande

avtal 3 3 9 Fritidschef Uppföljningträffar med

Medley Kommundirektör maj

Föreningsbidrag Uppföjning av

utbetalningar 3 3 9 Fritidschef Stickprov Kommundirektör maj

(10)

Internkontrollplan 2015 Sektor barn och utbildning

Rutin/Process Risk Sanno-

kvens Risk-

värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapportering till När Behörighet till gymnasiet Elever är ej behöriga till

gymnasiet 4 3 12 Sektorschef Sammanställning av

betygskatalog KS jan, aug

Meritvärde år 9 Bristande måluppfyllelse 4 3 12 Sektorschef Sammanställning av

Betyg i alla ämnen Bristande måluppfyllelse 4 2 8 Sektorschef Sammanställning av

Kunskapsstationer Bristande kunskaper 4 3 12 Enhetschef central

elevhälsa Sammanställning av

resultat Sektorschef jan, aug

Myndighetsbeslut grundskola

Bristande eller felaktiga

myndighetsbeslut 2 4 8 Sektorschef Sammanställning av beslut KS april

Nationella prov åk 3, 6

och 9 Bristande kunskaper 4 3 12 Sektorschef Sammanställning av

resultat KS augusti

Kösituation förskola Förskoleplatser saknas 3 3 9 Sektorschef Sammanställning av

kösituationen KS apr, nov

Beläggning förskola Förskoleplatser saknas 3 3 9 Sektorschef Beräkning och prognos av

beläggning KS apr, nov

(11)

Internkontrollplan 2015 Sektor kultur och bildning

Rutin Risker Sannolikhet Konsekvens Risk-värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När Ekonomiskt bistånd Att bistånd

betalas till fel person , förskingring

3 2 6 Enhetschef Stickprov 2 ggr per

år

Sektorschef mars

Återkrav ekonomiskt bistånd

Att biståndtagare inte får den ersättning man har rätt till - drabbar enskild

2 2 4 Assistent &

ekonom Stickprov 2 ggr per

år Sektorschef mars

Ekonomiskt bistånd Antalet

bidragstagare och antal hushåll

3 1 3 ansv strateg Uppföljning av

statistik Kommunstyrelsen kvartalsvis Ekonomiskt bistånd Förekomsten av

handlingsplaner Att man inte arbetar med rutinen

2 1 2 Enhetschef Uppföljning i

verksamhetssystem Sektorschef

mars

Behörighet i verksamhetssystem IFO

Obehöriga kommer in i systemen

3 3 9 Systemförvalt

are Sammanställning

av

stickprovskontroll

Sektorschef jan, aug

Aktanteckningar i Procapita IFO

Bristande kvalitet på dokumentation och utebliven dokumentation

3 3 9 Arbetsmarkna

dsutvecklings chef

Journalgranskning Stickprov

kontinuerligt

Sektorchef jan., aug.

Uppföljning av klagomål, Lex Sarah

Åtgärder vidtas inte och återkoppling uteblir

3 3 9 Utv-strateg,

arbetsmarknad sutv.chef

Kvartalsvis granskning av antal ärenden och att åtgärd/återkoppling skett utifrån kvalitets- och ledningssystemet,

KS, S MyN verksamhets- ansvarig, strateger,

mars, apr., aug & okt

(12)

Internkontrollplan 2015 Sektor kultur och bildning

Rutin Risker Sannolikh

et Konsekvens Risk-värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När Prov på vatten-

temperaturen i sektorns boenden

Legionellasmitta 3 4 12 Enhetschef Anteckning i

protokoll

skyddsrond/fastighe tssyn att kontrollen genomförts Stickprov

Sektorschef jan.

Tillståndspliktig verksamhet

Verksamheter som kräver

tillstånd anmäls inte till

socialstyrelsen

3 1 3 Enhetschef Genomgång av

anmälda verksamheter

Sektorschef dec

Jävsituation Risk för jävsituation vid handläggning och genomförande av insatser

2 4 8 Enhetschef Stickprov 2 ggr/år Sektorschef Jan, aug.

Arbetsmetoder

gymnasiet Förekomsten av åtgärdsprogram Att man inte arbetar med rutinen Elevers rätt

1 3 3 Enhetschef Stickprov 1 gång

per år Sektorschef mars

Måluppfyllelse gymnasiet/ kommun som

huvudman

Behörighet till universitet/högskola Meritvärden, slutbetyg etc.

Att enskild inte får en bra utbildning

4 2 8 Sektorschef Avläsning i

betygsregister, sammanställning

KS augusti

Måluppfyllelse vuxenutbildning/sfi

Uppföljning av betyg,

genomströmning etc.

4 2 8 Sektorschef Avläsning i

betygsregister, sammanställning

KS augusti

Uppföljningsansvaret Ungdomar i ålder 16 - 20

skolgång/sysselsätt ning i inte är känt

2 3 6 Sektorschef sammanställning KS mars

(13)

Internkontrollplan 2015 Sektor samhällsbyggnad

Rutin Risk Sannoli

khet Konsek

vens Risk-

Handlingsprogram LSO

Fastställda mål enligt handlingsprogram uppnås ej

3 3 9 Enhetschef Halvårsvis uppföljning

handlingsprogram KS feb

Kompetenskrav på befattningar inom räddningstjänsten följs ej

2 4 8 Enhetschef Halvårsvis avstämning mot

personalregister Sektorchef sept.

Uppföljning tomtkön

Antal hushåll i kö överensstämmer inte med tillgång på tomter och planering

2 2 4 Handläggare Halvårsvis kontroll av kön KS sept.

Avgift till kön erläggs inte 2 2 4 Handläggare Årsvis avstämning mot

Ekonomisystemet Sektorchef sept.

Incidenter/skador

Antal

försäkringsärenden/skador

som inte rapporteras ökar 2 2 4 Enhetschef Halvårsvis avstämning av

statistik KS mars

Driftentreprenad Träffade avtal /överens-

kommelser följs inte 3 3 9

Samhällsbyggnad sstrateg/

Trafikstrateg Stickprov månadsvis Sektorchef sept.

Bostadsanpassnings- bidrag

Antal inkomna ansökningar ökar och kostnader stiger utan kunskap om orsak

2 2 4 Handläggare Kvartalsvis avstämning

mot ärenderegister och

ekonomisystem Sektorchef nov.

Handläggningstid överstiger lagstad-

gad tid 3 3 9 Handläggare Halvårsvis kontroll mot

ärenderegister Sektorchef nov.

(14)

Internkontrollplan 2015 Sektor vård och omsorg

Rutin/process Risk Sannolik

het Konsekv ens Risk-

värde Ansvarig Metod Rapport till När

Granskning av påloggningsfil ÄO i Procapita

Ej behöriga loggar in i enskilda

ärenden 3 3 9 Systemförvaltare

Granskning av att de som loggar in är berörda av det aktuella ärendet

Stickprov kvartalsvis

Sektorchef jan. aug.

Utredningar ÄO Utredningar avslutas inte i

rimlig tid 4 2 8 Myndighets-

chef Granskning av akter

Kontinuerligt Sektorchef april, aug., okt Hälsoplaner i

hemsjukvård Fall, undernäring, trycksår och palliativa planer

Hälsoplaner finns ej 4 3 12 MAS och

enhetschef HSL Stickprov 1 gång per år Sektorschef Dec

Journalanteckningar och sammanställning av daganteckning ÄO

Bristande kvalitet på dokumentationen och utebliven dokumentation

3 3 9 Enhetschef Journalgranskning

Stickprov kontinuerligt Sektorchef jan., aug.

Genomförande- planer ÄO

Genomförandeplaner upprättas

inte 3 3 9 Enhetschef

Granskning av att de upprättas och dess kvalitet

Stickprov kontinuerligt Sektorchef jan. aug.

Brukares medel Hanteringen sköts inte på

ett korrekt sätt 3 3 9 Assistent

Följa upp och kontrollera hanteringen Stickprov

2ggr/år Sektorchef jan. aug.

Uppföljning av klagomål, Lex Sarah & Lex Maria

Åtgärder vidtas inte och

återkoppling uteblir 3 3 9 MAS, Utv.-

strateg Enhetschefer

Nattfasta SÄBO

Tidsrymd mellan sista målet på kvällen till första mål på morgonen är för lång

4 3 12 Enhetschefer Kostombuden mäter

10 stickprov/mån & boende Sektorchef april, aug., okt. dec

(15)

Internkontrollplan 2015 Sektor vård och omsorg

Hygienrond och följsamhets-

observationer Smittspridning 3 4 12 Enhetschef

10 följsamhetsobs./mån. &

avd. Granskning av att hygienronder

sker samt säkerställa kvaliteten i hygienrutinerna 2 ggr/år

Sektorchef jan. , aug.

Rehabiliterings- nivåbestämning inom kommunens boendeformer

Brukarna får inte den rehabilitering/habilitering

som de behöver 3 3 9 Enhetschef Granskning av journal

5 stickprov/chefsområde &

kvartal Sektorschef jan. ,aug.

Prov på vatten- temperaturen i sektorns boenden

Legionellasmitta 3 4 12 Enhetschef

Anteckning i protokoll skyddsrond/fastighetssyn att kontrollen genomförts Stickprov

Sektorschef jan.

Verksamheter som kräver tillstånd anmäls inte till

socialstyrelsen 3 1 3 Enhetschef Genomgång av anmälda

verksamheter Sektorschef dec.

Biståndsbeslut Beslut verkställs inte inom lagstadgad tid med risk för

straffavgift 3 3 9 Controller Kvartalsvis uppföljning via

verksamhetssystemet att beviljade insatser verkställs

KF, S MyN revisionen, sektorschef, strateger, ekonom

mars, apr aug & okt.

Ärenden avseende våld i nära relation

Skyddsbehovet kan inte

tillgodoses 2 4 8 Myndighetschef Uppföljning av aktuella

ärenden kontinuerligt Sektorschef jan., apr., aug., okt.

Brukare med demens:

Individuell insats och uppföljning av beslut (SOSFS 2012:12 ikraftträdande 2015-03- 31)

Att individuella insatsbeslut ej sker

Att uppföljning ej sker inom rimlig tid (5-7 veckor från inflytt)

3 4 12 Myndighetschef

Granskning av

handläggningsprocessen (beslut/uppföljning) om särskilt boende för dementa

Sektorchef jan. ,aug.

Brukare m demens Genomförandeplan – bemanning dygnet runt

Att genomförandeplanen och bemanning samt

kompetens inte 3 4 12 Enhetschef Granskning av att de

upprättas och dess kvalitet

Stickprov kontinuerligt Sektorchef jan. ,aug.

(16)

Internkontrollplan 2015 Sektor vård och omsorg

samt kompetens (SOSFS 2012:12 ikraftträdande 2015-03-31)

överensstämmer med beviljade insatser

Jävsituation

Risk för jävsituation vid handläggning och

genomförande av insatser 2 4 8 Enhetschef

Stickprovskontroll myndighetsutövning och i

verkställighet Sektorschef dec.

Färdtjänsttillstånd Tillstånd på fel nivå och på

fel grunder 3 2 6 Handläggare Årsvis genomgång av

register och gällande regler KS sept.

Färdtjänsttillstånd

Regler för tillstånd överensstämmer inte med aktuell trafikorganisation

2 2 4 Handläggare Uppföljning av beslutade

bestämmelser Sektorchef sept.

(17)

Internkontrollplan 2015 Sektor social omsorg

Rutin/process Risk Sannoli

khet Konsek

vens Risk-

Myndighetsbeslut Bristande eller felaktiga myndighetsbeslut SoL

&LSS

2 4 8 Sektorschef Sammanställning av beslut KS april

Antal placerade barn och ungdomar

Hög andel placerade barn 3 3 9 Sektorschef Sammanställning av

placeringar KS jan, apr,

aug, nov Antal placerade vuxna Hög andel placerade 4 3 12 Myndighetschef Sammanställning av

placeringar 1 ggr/mån

Sektorchef varje månad Utredningar barn och

unga Lagstadgadutredningstid

hålls ej 2 4 8 Sektorschef Sammanställning av

utredningstider KS jan, apr,

aug, nov Utredningar vuxna Utredningstider hålls ej 4 2 8 Myndighetschef Sammanställning av

utredningstider Sektorschef apr, aug, okt Utredningar LSS Utredningstider hålls ej 4 2 8 Myndighetschef Sammanställning av

utredningstider Sektorschef apr, aug, okt Behörighet i

verksamhetssystem IFO, VoO (LSS)

Obehöriga kommer in i systemen

3 3 9 Systemförvaltare Sammanställning av

stickprovskontroll

Sektorschef jan, aug

Journalanteckningar och sammanställning av daganteckning IFO&LSS

Dålig kvalitet på dokumentationen och utebliven dokumentation

3 3 9 Enhetschef Journalgranskning

Stickprov kontinuerligt Sektorchef jan., aug.

Genomförande- planer

LSS & IFO

Genomförandeplaner

upprättas inte 3 3 9 Enhetschef Granskning av att de

upprättas och dess kvalitet Stickprov kontinuerligt

Brukares medel Hanteringen sköts inte på

ett korrekt sätt 3 3 9 Assistent Följa upp och kontrollera

hanteringen Stickprov 2ggr/år

Uppföljning av klagomål, Lex Sarah & Lex Maria

Åtgärder vidtas inte och

återkoppling uteblir 3 3 9 MAS, Utv.-

strateg Enhetschefer

Nattfasta LSS Tidsrymd mellan sista målet på kvällen till första mål på morgonen är för lång

4 3 12 Enhetschefer Kostombuden mäter

10 stickprov/mån &

boende

Sektorchef april, aug., okt. dec

(18)

Internkontrollplan 2015 Sektor social omsorg

Rutin/process Risk Sannoli

khet Konsek

vens Risk-

Hygienrond och följsamhets- observationer

Smittspridning 3 4 12 Enhetschef 10 följsamhetsobs./mån. &

avd. Granskning av att hygienronder

sker samt säkerställa kvaliteten i

hygienrutinerna 2 ggr/år

Sektorchef jan. ,aug.

Rehabiliterings- nivåbestämning inom kommunens boendeformer

Brukarna får inte den rehabilitering/habilitering som de behöver

3 3 9 Enhetschef Granskning av journal

5 stickprov/chefsområde &

kvartal

Sektorschef jan. ,aug.,

Prov på vatten- temperaturen i sektorns boenden

Legionellasmitta 3 4 12 Enhetschef Anteckning i protokoll

skyddsrond/fastighetssyn att kontrollen genomförts Stickprov

Sektorschef jan.

Verksamheter som kräver tillstånd anmäls inte till

socialstyrelsen 3 1 3

Enhetschef Genomgång av anmälda verksamheter

Sektorschef dec.

LP-stiftelse beslut 2011-12-19 Ks § 702

Få besökare i verksamheten och uppsökande verksamhet utförs inte

2 2 4 Enhetschef Uppföljning av

verksamheten

inom LP-kontakt med definierad målgrupp Stickprov

Sektorschef dec.

Biståndsbeslut Beslut verkställs inte inom lagstadgad tid med risk för

straffavgift 3 3 9 Controller Kvartalsvis uppföljning

via verksamhetssystemet att beviljade insatser verkställs

KF, S MyN revisionen, sektorschef, strateger, ekonom

mars, apr aug & okt.

Ärenden avseende våld i

nära relation Skyddsbehovet kan inte

tillgodoses 2 4 8 Myndighetschef Uppföljning av aktuella

ärenden kontinuerligt Sektorschef jan., apr., aug., okt.

Jävsituation Risk för jävsituation vid handläggning och

genomförande av insatser 2 4 8 Enhetschef Stickprovskontroll

myndighetsutövning och i

verkställighet Sektorschef dec.

(19)

Bilaga 1

Rapporteringskalender för övrig rapportering

Årlig internkontroll-

rapport Kommundirektör Beskrivs i årsredovsining KS april

Systematisk

kvalitetsredovisning för-

och grundskola Qualis Sektorschef Analys av enkäter och bedömningar från

föregående verksamhetsår KS sep

Systematisk

kvalitetsredovisning för- och grundskola Qualis

Sektorschef Verksamhetsplanering med prioriterade

utvecklingsområden

KS sep

Systematisk

kvalitetsredovisning för-

och grundskola Qualis Sektorschef Halvårsuppföljning av arbetet med prioriterade

utvecklingsområden KS jan