Anton Holmgren (S) Patrik Wahlström (S) Tobias Eriksson (S) Monica Johansson (V) Gudrun Gustafsson (M) Per Tingström (KD) Lisa Mörndal (FP)

(1)

Bevis

Justeringar har tillkännagivits genom anslag på kommunens officiella anslagstavla vid Stadshuset.

Organ Bildningsnämnden

Sammanträdesdatum 2013-04-03 Datum för anslagets

uppsättande 2013-04-12

Datum för anslagets

nedtagande 2013-05-06 Förvaringsplats för

protokollet Underskrift

Ann-Birthe Larsen Rosén Utdragsbestyrkande Marita Reinholdsson (V) 2:e vice ordförande

Anton Holmgren (S) ledamot

Patrik Wahlström (S) ledamot

Tobias Eriksson (S) ledamot

Monica Johansson (V) ledamot

Lucas Lodge (M) ledamot

Gudrun Gustafsson (M) ledamot

Per Tingström (KD) ledamot

Lisa Mörndal (FP) ledamot

Marianne Erlandsson (S) ersättare för Leine Johansson (S) Eva-Lena Karlsson (S) ersättare för Lisa Björk (S)

Icke tjänst- görande ersättare

Arne Nilsson (S), Cenneth Holmberg (V), Emanuel Fyhr (V), Johan Teiffel (M), Tomas Petersson (M), Kenneth Harrstedt (M), Evy Jonsson (C)

Övriga deltagande

Matz Ingvarsson, förvaltningschef, Michael Tsiparis, bibliotekschef, Eva Svensson, controller, Tracey Golrang, HR-specialist § 16, Veronica Hällblad, HR-specialist § 16 samt Per Nygren, kommunsekreterare

Paragrafer 1-16

Underskrifter

Sekreterare

Per Nygren

Ordförande

Lis Lyrbo (S)

Justerande

Anders Stenberg (M)

(2)

Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

§ 1 Presentation av nämndens ledamöter, ersättare och förvaltningstjänstemän

§ 2 Val av fem ledamöter och fem personliga ersättare i bildningsnämndens arbetsutskott samt val av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande i

bildningsnämndens arbetsutskott

§ 3 Val av adjungerade ledamöter till styrelsen för Stiftelsen Anérska fonden

§ 4 Representanter till ungdomsrådet

§ 5 Val av nämndens representant till regional styrgrupp för Teknikcollege Östra Småland

§ 6 Val av firmatecknare

§ 7 Delgivning (kvittering av handlingar)

§ 8 Bildningsnämndens sammanträdesplan 2013

§ 9 Läsplattor till nämndens förtroendevalda

§ 10 Delegationsordning för bildningsnämnden

§ 11 Bidragsbestämmelser för kultur- och fritidsföreningar

§ 12 Representanter för bildningsnämnden vid öppnande av anbud

§ 13 Dokumenthanteringsplan för bildningsnämnden

§ 14 Internkontrollplan 2013

§15 Kompetensutveckling för nämndens förtroendevalda

§16 Information från förvaltningen

(3)

Presentation av nämndens ledamöter, ersättare och förvaltningstjänstemän

Bildningsnämndens ledamöter, ersättare och förvaltningstjänstemän presenterar sig.

Bildningsnämndens beslut

* Presentationen noteras som delgiven.

---

(4)

Val av fem ledamöter och fem personliga ersättare i

bildningsnämndens arbetsutskott samt val av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande i bildnings- nämndens arbetsutskott

* Till ledamöter och ersättare i bildningsnämndens arbetsutskott för perioden till och med 2014-12-31 väljs:

Ledamöter Ersättare (personliga)

Lis Lyrbo (S) Patrik Wahlström (S)

Anton Holmgren (S) Marita Reinholdsson (V) Anders Stenberg (M) Lisa Mörndal (FP)

Lisa Björk (S)

Monica Johansson (V) Lucas Lodge (M) Evy Jonsson (C)

* Till ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande i bildningsnämndens arbetsutskott för perioden till och med 2014-12-31 väljs:

Ordförande/sammankallande Lis Lyrbo (S)

1:e vice ordförande Anders Stenberg (M) 2:e vice ordförande Marita Reinholdsson (V) ---

Beslutsexpediering:

- De valda

- Kommunstyrelsen

- Kommunkontoret, personalavdelningen

(5)

Val av adjungerade ledamöter till styrelsen för Stiftelsen Anérska fonden

Bildningsnämnden övertar alla uppgifter som tidigare kultur- och fritidsnämnden hade gällande Stiftelsen Anérska fonden och utser adjungerade ledamöter till Styrelsen för Anérska fonden.

Nuvarande adjungerade styrelseledamöter utsedda av tidigare kultur- och fritids- nämnden är Thommy Brännström (S) och Gudrun Gustafsson (M).

Mer information om Oskarshamns kommuns stiftelser och donationsfonder finns på kommunens hemsida www.oskarshamn.se/donationer.

Beslutsunderlag

- Utvecklingschef Lars Ljungs tjänsteskrivelse till kommunstyrelsen 2013-03-15, om – Överföring av ansvar för handläggning av fonder och stiftelser

* Följande förtroendevalda väljs som adjungerade ledamöter till styrelsen för Anérska fonden:

Lis Lyrbo (S)

Anders Stenberg (M) ---

Beslutsexpediering:

- De valda

- Stiftelsen Anérska fonden - Kommunstyrelsen

(6)

Representanter till ungdomsrådet

Till följd av den förändrade nämndsorganisationen behöver ungdomsrådets stadgar ses över och anpassas, främst avseende rådets sammansättning. Mot denna bakgrund föreslår förvaltningschef Matz Ingvarsson, i en tjänsteskrivelse, att bildningsnämnden ska avvakta med att utse representanter till ungdomsrådet.

Bildningsnämndens överläggning

Proposition

Ordföranden ställer proposition på förvaltningschefens förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta.

Beslutsunderlag

- Förvaltningschef Matz Ingvarsson tjänsteskrivelse 2013-03-25, om – Förslag gällande representanter till ungdomsrådet

* Bildningsnämnden avvaktar med att utse representanter till ungdomsrådet.

---

Beslutsexpediering:

- Kommunstyrelsen - Ungdomsrådet

(7)

Val av nämndens representant till regional styrgrupp för Teknikcollege Östra Småland

* Till nämndens representant till regional styrgrupp för Teknikcollege Östra Småland väljs Lis Lyrbo (S).

---

Beslutsexpediering:

- Den valda

- Teknikcollege Östra Småland

(8)

Val av firmatecknare

Enligt avsnitt 2 punkt 3.8 i Reglementen för styrelse och nämnder i Oskarshamns kommun, undertecknande av handlingar, ska avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av nämnden undertecknas av ordföranden eller vid förfall för ordföranden av vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar.

Beslutsunderlag

- Förvaltningschef Matz Ingvarssons tjänsteskrivelse 2013-03-22, om – Förslag gällande val av firmatecknare

* Till firmatecknare för perioden till och med 2014-12-31 utses bildningsnämndens ordförande Lis Lyrbo, i kombination med förvaltningschef Matz Ingvarsson.

* Såsom ersättare för Lis Lyrbo utses i första hand bildningsnämndens 1:e vice ordförande Anders Stenberg, i andra hand bildningsnämndens 2:e vice ordförande Marita Reinholdsson och som ersättare för Matz Ingvarsson utses verksamhets- chefen för resursteamet Eva Johansson.

---

Beslutsexpediering:

- Kommunstyrelsen

- Ekonomiavdelningen, kommunkontoret - Kommunens revisorer

(9)

Delgivning (kvittering av handlingar)

Enligt avsnitt 2 punkt 3.7 i Reglementen för styrelse och nämnder i Oskarshamns kommun sker delgivning med nämnden med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden bestämmer.

Beslutsunderlag

- Förvaltningschef Matz Ingvarssons tjänsteskrivelse 2013-03-22, om – Förslag gällande delgivning (kvittering av handlingar)

*

Delgivning med bildningsnämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller berörd områdeschef.

Vid ordförandens frånvaro kan delgivning i stället ske med förste vice ordföranden.

Vid både ordförandens och förste vice ordförandens frånvaro kan delgivning i stället ske med nämndens andre vice ordförande.

---

Beslutsexpediering:

- Kommunstyrelsen

- Ekonomiavdelningen, kommunkontoret - Kommunens revisorer

(10)

Bildningsnämndens sammanträdesplan 2013

* Följande sammanträdesplan 2013 fastställs för bildningsnämnden och dess arbetsutskott:

Arbetsutskott Nämnd

Onsdag 24 april Onsdag 8 maj

Måndag 27 maj –

Budgetinformation klockan 13.00

Onsdag 29 maj Onsdag 12 juni

Måndag 12 augusti Onsdag 21 augusti

Onsdag 25 september Onsdag 9 oktober

Onsdag 27 november Onsdag 11 december

Arbetsutskottets sammanträden börjar klockan 08.00. Nämndens sammanträden börjar klockan 09.30. Ordföranden äger rätt att ändra dag, plats och tid för sammanträdena.

Facklig samverkan/förhandling enligt MBL sker enligt rutinen för facklig samverkan inför nämnd.

Nämndens decembersammanträde hålls på Oscarsgymnasiet.

Bildningsnämndens sammanträden är öppna för allmänheten. Undantag kan göras för vissa punkter på dagordningen.

---

Beslutsexpediering:

- Bildningsnämndens förtroendevalda - Bildningsförvaltningens samtliga chefer

- Bildningsförvaltningens registratorer och postmottagare

- Samtliga tjänstemän vid bildningsnämndens centrala förvaltning

(11)

Läsplattor till nämndens förtroendevalda

Bildningsnämnden behöver ta ställning till digitaliseringen av nämndens sammanträden och hur nämndens förtroendevalda ska ta del av nämndshandlingar.

I en tjänsteskrivelse redogör förvaltningschef Matz Ingvarsson för hur digitaliseringen av nämndens sammanträden bör utformas så att administrativt dubbelarbete vid förvaltningen i möjligaste mån undviks. Att tillhandahålla nämndshandlingarna både digitalt och i pappersform innebär administrativt dubbelarbete och fortsatta kostnader för kopiering, kuvertering, sortering, frankering och porto jämfört med en digitaliserad process.

Mot denna bakgrund föreslås att bildningsnämndens sammanträden digitaliseras genom den lönsamma investeringen att förse såväl ordinarie ledamöter som ersättare med var sin läsplatta.

Proposition

Ordföranden ställer proposition på förvaltningschefens förslag och finner att bildnings- nämnden beslutar bifalla detta.

Beslutsunderlag

- Förvaltningschef Matz Ingvarssons tjänsteskrivelse 2013-03-25, om – Förslag gällande läsplattor till nämndens förtroendevalda

* Bildningsnämndens sammanträden digitaliseras genom den lönsamma

investeringen att förse både ordinarie ledamöter och ersättare med var sin läsplatta.

---

Beslutsexpediering:

- Kommunstyrelsen - IT-avdelningen

- Utvecklingsledare Carina Wretlund

(12)

Delegationsordning för bildningsnämnden

I ärendet föreligger förslag till delegationsordning för nya bildningsnämnden. De föreslagna delegeringarna syftar till att

skapa utrymme för mer övergripande frågor och ärenden av principiell natur på nämndsnivå och

att möjliggöra en effektivare verksamhet genom kortare beslutsvägar och snabbare handläggning.

Inledningen till delegationsordningen är något omarbetad. Den nya delegationsordningen innehåller inte verkställighetsbeslut och beslut där beslutanderätten kommer från lag (ex skollagen) till skillnad från barn- och utbildningsnämndens tidigare delegationsordning.

Den innehåller endast beslutanderätt som är delegerad av nämnden.

Delegationsordningen omfattar hela nämndens verksamhetsområde (kultur, fritid, utbildning) och är jämfört med de båda tidigare nämndernas delegationsordningar kompletterad med separat beslutade delegeringar/nya delegeringar och vissa punkter föreslås ändras/utgå. Den har anpassats utifrån kommunstyrelsens delegationsordning främst inom områdena allmänt, ekonomi och personal.

Föreslagna ändringar jämfört med de båda tidigare nämndernas delegationsordningar framgår på följande sätt:

Grön text gäller främst kultur- och fritid Lila text gäller främst utbildning

Vinröd text kan beröra både kultur, fritid och utbildning Genomstruken text förslås utgå

Bildningsnämnden övertar tidigare kultur- och fritidsnämndens uppgifter när det gäller Stiftelsen Anérska fonden, John Uddenbergs donationsfond och Ellen Larssons donationsfond. I förslaget till delegationsordningen har hänsyn tagits till detta.

Psynk är ett projekt som fokuserar på psykisk hälsa bland barn och unga. Projektet drivs av Sveriges Kommuner och Landsting och syftar till att synkronisera samhällets alla insatser för barn och unga som har, eller riskerar att få, psykisk ohälsa. Tidigare barn- och utbildningsnämnden delegerade till sitt arbetsutskott att fatta beslut i de nämndsfrågor som föranleds av Psynk-projektet. Eftersom det är ett tidsbegränsat projekt föreslås att

nämnden beslutar om delegering i en separat stjärnsats istället för att föra in det i delegationsordningen.

Beslutsunderlag

- Förvaltningschef Matz Ingvarssons tjänsteskrivelse 2013-03-25, om – Förslag gällande delegationsordning för bildningsnämnden

- Förslag till – Delegationsordning för bildningsnämnden

(13)

Under överläggningen görs en mindre ändring i faktatexten.

Proposition

Ordföranden ställer proposition på föreliggande förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta.

* Föreliggande förslag till delegationsordning för bildningsnämnden fastställs.

* Bildningsnämndens arbetsutskott ges delegation att fatta beslut i de nämndsfrågor som föranleds av Psynk-projektet.

* Delegationsordningen ska ses över och utvärderas vid bildningsnämndens samman- träde i juni 2013.

---

Beslutsexpediering:

- Kommunstyrelsen - Kommunens revisorer

- Kommunkontoret (ekonomi-, personal- och IT-avdelningen) - Samtliga delegater

(14)

Bidragsbestämmelser för kultur- och fritidsföreningar

Till behandling föreligger förslag till bidragsbestämmelser för kultur- och

fritidsföreningar. Föreslagna ändringar i förhållande till tidigare bidragsbestämmelser framgår med röd text.

Proposition

Ordföranden ställer proposition på att föreliggande förslag till bidragsbestämmelser fastställs och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta.

Beslutsunderlag

- Förslag till – Bidragsbestämmelser för kultur- och fritidsföreningar i Oskarshamns kommun

* Föreliggande förslag till bidragsbestämmelser för kultur- och fritidsföreningar i Oskarshamns kommun fastställs.

---

Beslutsexpediering:

- Kommunstyrelsen - Kommunens revisorer - Kulturchefen

- Fritidschefen

(15)

Representanter för bildningsnämnden vid öppnande av anbud

Enligt 9 kap 7 § lag (2007:1091) om offentlig upphandling, får den upphandlande myndigheten inte ta del av innehållet i anbudsansökningarna och anbuden förrän tidsfristen för att komma in med anbudsansökan respektive anbud har gått ut.

Försändelser med anbud skall, samtidigt och så snart som möjligt efter anbudstidens utgång, öppnas vid en förrättning där minst två personer som utsetts av den

upphandlande myndigheten skall delta.

Anbuden skall föras upp i en förteckning, som skall bestyrkas av dem som deltar i förrättningen.

Beslutsunderlag

- Förvaltningschef Matz Ingvarssons tjänsteskrivelse 2013-03-22, om – Förslag till representanter för bildningsnämnden vid öppnande av anbud.

*

Vid öppnande av anbud som berör bildningsnämndens verksamhet ska nämndens ordförande, förste vice ordförande samt förvaltningschef och/eller berörd

områdeschef närvara som företrädare för bildningsnämnden.

Vid förhinder för nämndens ordförande eller förste vice ordförande, går i första hand nämndens andre vice ordförande in som ersättare. Vid förhinder för nämndens ordförande eller förste vice ordförande, går i andra hand ledamot i arbetsutskottet in som ersättare, enligt partiordningen i kommunens reglemente för inkallande av ej personlig ersättare till tjänstgöring.

---

Beslutsexpediering:

- Ekonomiavdelningen - Kommunens revisorer

(16)

Dokumenthanteringsplan för bildningsnämnden

I ärendet föreligger tidigare kulturnämndens samt barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplaner. Tidigare kulturnämndens dokumenthanteringsplan har rent språkligt/stavningsmässigt reviderats. Bildningsnämnden föreslås fastställa dessa såsom bildningsnämndens dokumenthanteringsplan. En översyn av dokumenthanteringsplanen behöver göras under 2013.

Proposition

Ordföranden ställer proposition på föreliggande förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta.

Beslutsunderlag

- Förslag till – Dokumenthanteringsplan för bildningsnämnden.

* Föreliggande förslag till dokumenthanteringsplan för bildningsnämnden fastställs.

* Förvaltningschefen får i uppdrag att under 2013 göra en översyn av nämndens dokumenthanteringsplan.

---

Beslutsexpediering:

- Kommunstyrelsen

- Kommunkontoret (arkivansvarig) - Kommunens revisorer

- Bildningsnämndens registratorer och postmottagare

(17)

Internkontrollplan 2013

I ärendet föreligger tidigare barn- och utbildningsnämndens beslutade internkontrollplan 2013. Bildningsnämnden föreslås fastställa denna såsom bildningsnämndens

internkontrollplan 2013.

Proposition

Ordföranden ställer proposition på föreliggande förslag och finner att bildnings- nämnden beslutar bifalla detta.

Beslutsunderlag

- Barn- och utbildningsnämndens beslutade internkontrollplan 2013 Bildningsnämndens beslut

* Tidigare barn- och utbildningsnämndens interkontrollplan 2013 fastställs som bildningsnämndens internkontrollplan 2013.

---

Beslutsexpediering:

- Kommunstyrelsen - Ekonomiavdelningen - Kommunens revisorer

- Områdescheferna för kultur, fritid och skola

(18)

Kompetensutveckling för nämndens förtroendevalda

Förvaltningschef Matz Ingvarsson redogör för kommungemensamma riktlinjer för styrning, övergripande bestämmelser för kommunstyrelsen och övriga nämnder samt nämndsspecifika bestämmelser för bildningsnämnden.

Med utgångspunkt från förvaltningschefens redogörelse diskuteras olika frågeställ- ningar gällande bildningsnämndens målgrupper, uppdragsgivare, roll i den kommunala organisationen med mera.

---

(19)

Information från ordförande/förvaltningen

- Bildningsnämndens ordförande Lis Lyrbo (S) informerar om att arbetsutskottet ska delta i Skolriksdagen den 6-7 maj 2013.

- Förvaltningschef Matz Ingvarsson informerar om bildningsförvaltningens organisation.

- HR-specialister Veronica Hällblad och Tracey Golrang informerar om bestämmelser om ersättning till förtroendevalda i Oskarshamns kommun.

* Informationen noteras som delgiven ---