1
Vårbokslut för barn- och ungdomsnämnden 2017
Ansvarsenhet 6
Nuläge
Huvudsaklig verksamhet
Barn- och ungdomsnämnden ansvarar för förskoleverksamhet, pedagogisk omsorg, skolbarnsomsorg, förskoleklass, grundskola och grundsärskola för barn i åldern 1-16 år.
Verksamheten har i stort löpt på enligt plan under årets fyra första månader och läsåret 2016-2017 avslutas i juni. Planering och arbete pågår för fullt med att organisera verksamheten inför läsåret 2017-2018.
Det är en fortsatt stor utmaning att kunna anpassa organisation utifrån beslutad omsorgs- och elevpeng. I förskolan kommer antal barn att vara som lägst inför höstterminen och det handlar om att omorganisera och kunna hantera volymvariationen så resurseffektivt som möjligt. I grundskolan pågår arbete med att anpassa klassorganisation utifrån elevantal och det finns ett antal skolor som har delningstal som inte är optimala. Det ställer stora krav på organisationen och rektorerna måste organisera på annat sätt. Det är i dagsläget oklart hur många nyanlända eleverna som kommer att gå om skolår 9, istället för att börja
introduktionsprogram på gymnasiet. Utöver detta kommer antalet kommunplacerade nyanlända barn och elever öka i kommunen och var de kommer att gå i förskola och grundskola är idag oklart, men det kommer att medföra ökade kostnader. Det är dessutom osäkert hur många asylsökande nyanlända barn och elever som kommer att finnas i kommunen.
Det råder fortsatt en brist på behöriga förskollärare, fritidspedagoger och lärare, vilket gör att det är stora svårigheter att skapa en väl fungerande inre organisation i både förskola,
grundskola och fritidshem. Barn- och ungdomsnämndens största utmaning är att det ska vara en likvärdig utbildning i alla förskolor och grundskolor. Både vad gäller tillgång till behöriga pedagoger, barn- och elevhälsa samt skolledare. Att det är lärarbrist i Sverige och en ökad personalrörlighet påverkar verksamheten negativt och särskilt de verksamheter som ligger utanför tätorten. Det är förutsättningar kring lärarlöner, effekter av lärarlönelyft,
statsbidrag för speciallärarutbildning, arbetslag, pedagogisk måltid och barn- och
elevgruppers storlek som medför personalomsättning och kompetensbrist. Det finns ett stort antal lediga tjänster och rekrytering pågår för fullt.
En ny förskoleenkät för vårdnadshavare har genomförts i GR i slutet av 2016. Alingsås har goda resultat och en hög svarsfrekvens med 71,7%. Syftet med enkäten är att få ett underlag om hur vårdnadshavarna uppfattar att förskoleverksamheten svarar mot målen i förskolans läroplan. I grundskolan genomförs GR enkäten endast i skolår 2, i och med att
Skolinspektionen nu genomför årlig elev-, personal- och vårdnadshavarenkät för skolår 5 och skolår 9. Skolinspektionens enkät genomfördes höstterminen 2016. Resultaten i enkäterna kommer att användas i Alingsås systematiska kvalitetsarbete under 2017.
Barn- och ungdomsnämnden och kostenheten ska enligt beslut i kommunfullmäktige ta över ansvar för uppföljning och kontroll av städverksamhet i hela kommunen. Arbete pågår med kompetensöverföring och omorganisation och kostenheten kommer att ta över ansvaret
2 2017-09-01. Inga resurser har ramöverförts och denna fråga ska enligt beslut i KF lyftas i budgetberedningen inför år 2018-2020.
Enligt regeringens vårproposition ska obligatorisk lovskola införas för elever i skolår 8 och skolår 9, som riskerar att inte nå kunskapskraven för betyget E i ett eller flera ämnen och därmed riskerar att inte uppnå behörighet till ett nationellt program i gymnasieskolan läsåret 2017-2018. Det riktade statsbidraget avskaffas och finansieringen överförs till
kommunfinansieringsprincipen. Det är idag svårt att beräkna hur många elever det är som kan vara berörda av att erbjudas obligatorisk lovskola hösten 2017 och 2018. Denna fråga får belysas ytterligare i delårsbokslut.
Åtaganden
Arbetet är i full gång med att fullgöra alla åtaganden i barn- och ungdomsnämndens fleråsstrategi och arbetet kommer att fortgå under året. Barn- och ungdomsnämndens åtaganden och aktiviteter bidrar till utvecklingen i kommunen i riktning mot de prioriterade målen, men utfall är osäkert i dagsläget.
Flera åtaganden är långsiktiga av sin karaktär, utifrån att de utmaningar som barn- och ungdomsnämnden står inför och fortsatt arbete kommer att behövas kommande år. Det är många komplexa frågor som rör hela Sverige, fortsatt kompetensbrist och ökad konkurrens och åtgärder som kommer att beslutas utifrån Skolkommissionens slutrapport. Flera
åtaganden berör även andra förvaltningar och bolag i kommunen, där barn- och
ungdomsnämnden kan samverka och lyfta frågor, där beslutsfattande ligger utanför barn- och ungdomsnämndens ansvarsområde.
Ett åtagande som har försenats ytterligare är åtagandet att utveckla vårdnadshavare portal i Arena för lärande och enligt reviderad tidplan ska portalen lanseras inför läsårsstart 2017- 2018.
Ansökan innovationsfond läsåret 2017-2018
För att påskynda arbete med åtagande att minska referenskostnad och minskad nettokostnadsavvikelse för förskolan i enlighet med åtagande i flerårsstrategi, samt effektivare användning av resurser i grundskolan, översyn och renodling av lärares och rektorers arbetsuppgifter i enlighet med åtagande i flerårsstrategi, har barn- och
ungdomsnämnden ansökt om 333 tkr ur innovationsfond för 2017 och 415 tkr för 2018.
Om ansökan om medel ur innovationsfonden ej beviljas kommer barn- och
ungdomsnämnden att tvingas avstå SKLs PRIO-satsning för effektivare resurs användning i grundskolan. Utökandet pilotprojekt ”Planering förskola” kommer att ske i lägre takt. I denna prognos ingår inga kostnader för ansökan.
Intern kontroll
Merparten av processer/rutiner i internkontrollplanen fortlöper under året och kontroller görs löpande även om förvaltningen rapporterar till nämnden enligt gällande plan.
3 Kontrollmomenten kommer att vara genomförda och flera områden kommer troligtvis att fortsätta att ha en hög riskfaktor inför 2018.
De områden som berörs är verksamhet och medarbetare och de processer som har en hög riskfaktor eller där nuvarande organsation måste ses över.
Processer:
- digitala lärverktyg - rekrytering
- personals schemaplanering - behörigheter
- arbetsmiljö - våld och hot - information
- studiehandledning - internutbildning - brandskydd
- hjärt- och lungräddning - socioekonomisk struktur - modersmålsstöd
- barn- och elevhälsa
Första rapporten till nämnden är delårsbokslut. Kontrollmomenten följer den plan som är antagen av nämnden.
Omedelbar åtgärd
Regeringen har lagt fram ett förslag till stadieindelad timplan, som kommer att införas i Sverige från och med 1 juli 2018. Förvaltningen har arbetat med att se över den timplan som finns i Alingsås i relation till det nya förslaget till stadieindelad timplan och ser att
undervisningstid behöver flytta från de tidigare skolåren 1-6 till skolår 7-9. I och med att förvaltningen tidigt började arbeta med denna fråga är skolorna redo att göra förändringen redan inför läsåret 2017-2018. Barn- och ungdomsnämnden kommer i maj nämnden att fatta beslut om justerad elevpeng utifrån förändrad timplan, där undervisningstid flyttas från skolår 1-6 till skolår 7-9 och därmed ligga i fas inför lagändringen 1 juli 2018.
Regeringen har i början på mars beslutat om förtydligande och förstärkningar i styrdokument bl a läroplaner för att tydliggöra skolans uppdrag att stärka elevernas digitala kompetens.
Programmering kommer att införas i framförallt teknik- och matematikämnena. De reviderade styrdokumenten träder i kraft 1 juli 2018, men skolorna får arbeta utifrån de reviderade styrdokumenten redan 1 juli 2017. Under det kommande läsåret måste lärare
kompetensutvecklas för att kunna undervisa i programmering.
Det är idag många nya skolledare, som har sitt första chefsuppdrag. De är oerfarna som chefer och behöver stöd i att sätta sig in i ett omfattande och komplext uppdrag. Det är dessutom ett stort antal skolledare går eller ska börja Rektorsutbildningen till hösten. Det är en befattningsutbildning som en skolledare måste ha genomfört för att vara behörig rektor,
4 samt att utbildningen ska påbörjas snarast efter tillträde som rektor. Det är dessutom ett antal skolledare som är fortsatt sjukskrivna även om sjuktalet har gått ner något. Detta har medfört att skolledarresursen har utökats för att kunna möta upp de krav som finns på huvudmannen att rektor ska kunna genomföra rektorsutbildningen, samt att skapa förutsättningar för rehabilitering och återgång i full tjänst som skolledare, samt att stötta skolledarna att kunna utföra sitt uppdrag i alla delar.
För att mota kompetensbrist och minska personalomsättning kommer förvaltningen att ansöka om statsbidrag för kompetensutveckling till speciallärare till hösten, för att kunna rekrytera och behålla lärare som läser till speciallärare. Istället för att lärare söker sig till andra kommuner med bättre förutsättningar för att kunna utbilda sig till speciallärare. För att på sikt kunna bemanna speciallärartjänster med behöriga speciallärare.
Omorganisation och rekrytering till kostenheten pågår för att kunna ta över ansvar för kontroll och uppföljning av kommunens städverksamheten 2017-09-01.
Ekonomi
Drift
Belopp i tkr Budget
2017
Vårbokslut 2017
Prognos helår
Avvikelse prognos/budget 2017
Vårbokslut 2016
Differens 2016/201 7
Verksamhetens intäkter 125 515 44 314 125 340 -175 42 378 1 936 Personalkostnader -509 674 -192 430 -511 154 -1 480 -175 261 -17 169
Lokalhyror -124 396 -40 295 -123 996 400 -39 513 -782
Köp av tjänster -229 900 -81 538 -231 400 -1 500 -72 781 -8 757
Övriga kostnader -26 379 -7 156 -28 379 -2 000 -9 567 2 411
Verksamhetens kostnader -890 349 -321 419 -894 929 -4 580 -297 122 -24 297
Verksamhetens
nettokostnader -764 834 -277 106 -769 589 -4 755 -254 744 -22 362
Kommunbidrag 764 834 254 945 764 834 0 245 963 8 982
Årets resultat 0 -22 161 -4 755 -4 755 -8 781 -13 380
Årsprognos per april 2017 för det ekonomiska resultatet är -4 755 tkr. I denna prognos ingår ej ökade kostnader för nyanlända elever, där barn- och ungdomsnämnden får minskad intäkt från migrationsverket och kommunen får en ökad kostnad med totalt 3 170 tkr. Under
förutsättning att barn- och ungdomsnämnden kan ta i anspråk av kommunens centrala flyktingfond med 3 170 tkr gäller prognosen -4 755 tkr. Om barn- och ungdomsnämnden inte erhåller dessa medel blir prognosen - 7 925 tkr.
Enligt beräkning för tertial 1 har nämnden ytterligare 700 tkr i minskade intäkter från migrationsverket mot budgeterat, i och med att fler nyanlända elever har fått
5 uppehållstillstånd och blivit kommunplacerade. Vårens elever från andra kommuner har ökat mot planerat och det ger en ökad intäkt med 525 tkr. Därmed blir prognosen för
verksamhetens intäkter 175 tkr lägre än budget. Personalkostnaderna beräknas bli 1 480 tkr högre än budget. Det är fler anställda i förskola och grundskola samt resursförstärkning av skolledare. Antalet anställda har ökat på grund av fler sjukskrivningar och ökat behov av resurspersonal för barn i behov av stöd, vilket ger ökade personalkostnader. Arbete med att anpassa organisationen efter volymvariationer pågår. Personalkostnad för städsamordnare under månaderna september till december är inräknad i den ökade personalkostnaden.
Hyresjusteringen för Hemsjö ombyggnation är klar samt att pågående byggnationer har förskjutits något i tid gör att lokalhyran blir 400 tkr lägre än budgeterat. Fler elever går i skola i annan kommun och fristående skolor. Det gör att kostnaderna ökar med 1 500 tkr för köpta tjänster, medan några av kommunens skolor har svårighet att anpassa organisationen till färre elever. Samtidigt finns behov av att skapa plats i skollokalerna Sollebrunn och Noltorp för att få plats med förberedelseklasser. Åtgärder med uppställning av paviljonger har utförts i Sollebrunn och planeras inför hösten i Noltorp. Det medför en ökad etableringskostnad med 2 000 tkr. Prognosen, som bygger på årets första fyra månader och planerat kommande åtta månader, ger i och med detta ett negativt resultat.
Statsbidrag för att minska barngrupper i förskolan har sökts för hösten 2017 och våren 2018.
Beslut om tilldelning av statsbidrag sker i slutet av juni. Detta kan komma att påverka prognosen både vad gäller verksamhetens intäkter och personalkostnader.
Prognos antal barn och elever
Prognos för antal förskolebarn i kommunen stämmer överens med budgeterat antal. Det är dock 24 färre barn i kommunens förskoleverksamhet än planerat och motsvarande ökning av förskolebarn finns i fristående verksamheter. Från januari månad till april är ökningen i kommunala förskolor 95 barn. Trots att det är 24 barn färre i verksamheten än planerat, finns inte ett ekonomiskt överskott, pga. högre personalkostnader. Något som beror både på ökad sjukfrånvaro samt viss överkapacitet i verksamheten. Antal barn på Nattugglan är lägre än prognostiserat, det är idag totalt 14 barn inskrivna i verksamheten.
Prognos för antal barn i pedagogisk omsorg är högre än budgeterat antal. Det är fler placerade barn till hösten.
Prognos för antal elever i grundskolan är att det är något fler elever än planerat.
Fördelningen mellan köpta platser i annan kommun och fristående skolor har ändrat på sig under våren och förväntas bli liknande inför hösten. Det är bland annat fler nyanlända elever, som har blivit kommunplacerade. Antalet elever kan även öka pga att nyanlända elever kommer att gå om skolår 9, istället för att börja introduktionsprogram på gymnasiet. Prognos för antal barn i fritidshem har ökat mot planerat, främst i de fristående skolorna.
Enligt prognoser från integrationsavdelningen kommer det att komma 85 barn och elever i åldrarna 0-15 år under året. Av dessa har 23 st redan kommit och det är ca 62 barn som väntas ytterligare. Antalet kommunplacerade barn och elever kommer därmed att fortsätta att
6 öka, men det är oklart om det är förskolebarn eller grundskoleelever. Dessa barn och elever ingår ej i prognosen.
Det råder därmed större osäkerhet kring antal elever i förskolan och grundskolan än vad som är normal in- och utflyttning. Detta kommer att följas upp i delårsbokslutet.
Vårbokslut
Vårbokslut 2017 visar ett resultat på – 22 161 tkr (jfr – 8 781 tkr 2016). Av resultatet är 19 236 tkr den uppbokade semesterskulden, personalkostnad som genereras under året av samtliga månadsanställda och betalas ut när personalen har semester, framförallt under semestermånaderna juni-augusti. Utan semesterlöneskulden är nämndens vårbokslut -2 925 tkr. Skillnaden mellan vårbokslut (utan semesterlöneskuld) och prognos 1 är – 1 830 tkr. Att prognosen är sämre än vårbokslut beror på höstens högre lokalhyror och
personalanpassningar till höstens volymökningar.
Barn- och ungdomsnämndens verksamhet är inte i ekonomisk balans under vårens första månader. Dels beror det på högre kostnader för lokalanpassningar och köpta tjänster för elever i andra kommuners skolor och fristående verksamheter. De verksamheter inom kommunen som har det negativa resultatet är skolår 1-6 och skolår 7-9. För grundskolan finns flera stora utmaningar att anpassa organisationen per skola efter de antal elever i varje årskurs samt att personalen i grundskolan har högre sjukskrivningstal än tidigare år.
Samma period förra året ansökte barn-och ungdomsnämnden om 2 000 tkr mer i intäkter från migrationsverket än i år. Samtidigt har statsbidrag för lärarlönelyft, minskade
barngrupper i förskolan och fritidshemssatsning tillkommit med 4 369 tkr.
Personalkostnaderna har ökat vid jämförelse mellan vårbokslut 2016 och 2017.
Personalkostnaderna utgör en betydligt högre andel av kommunbidraget detta år jämfört med förra. Lärarlönelyftet och dess påverkan på den totala lönekostnaden är en orsak till högre personalkostnader samt att det finns fler anställda i skolor och förskolor jämfört med förra året. Ökningen av anställningar beror på fler elever i grundskolan, sjukskrivningar och ökat behov av resurspersonal för barn i behov av stöd.
Köp av tjänster har ökat jämfört med förra året på grund av att det är fler barn och elever som går i annan förskola och skola än i kommunal regi. Det är fler elever i grundskolan, medan volymökningen inte är lika stor i kommunala grundskolor än skolor med annan
huvudman. Antalet elever som går i fristående skola har ökat med 6 % mellan april 2016 och april 2017, medan antalet elever som går i kommunal skola har ökat med 3% samma period, samtidigt som antalet elever som går i skola i annan kommun har ökat med 7,7 %. I
förskolan har antalet barn i fristående förskolor ökat med 3,7 % medan i kommunens förskola finns ingen ökning av antalet barn april 2016 till april 2017.
7 Investeringar
Tkr Budget
2017
Vårbokslut 2017
Prognos helår
Avvikelse prognos/budget 2017
Vårbokslut 2016
Differens 2016/2017
Reinvestering 0 0
Inventarier skola 1 700 221 1 700 0 340 -119
Inventarier förskola 780 56 780 0
Arbetsmiljö 180 180 0
Kostenheten 150 37 150 0 0 37
Anpassningsinvestering 0 0
Inventarier skola 200 0 200 0 8 -8
Inventarier förskola 440 110 440 0 156 -46
Ombyggnation 0 0 0 0
Kostenheten 150 0 150 0 0 0
Totalt utgifter 3 600 424 3 600 0 504 -136
Redan under förra året ökade behovet av reinvesteringar på förskolor och skolor. Det är flera lokaler som har byggts om och då har investeringsmedel riktats dit för att skapa en enhetlig standard. Elevantalet ökar och därmed behovet av att öka antalet stolar och bord i klassrum och matsalar. Med detta har andra skolor och förskolor fått stå tillbaka med att reinvestera.
Barn- och ungdomsnämndens investeringsbehov är 930 tkr större än budget. Det är möbler i klassrum, projektorer samt elevskåp på högstadieskolorna som är de behov där barn- och ungdomsnämnden inte har tillräckliga investeringsmedel. Därmed ansöker barn- och ungdomsnämnden om utökad investeringsram med 930 tkr, för innevarande år.
Liksom förra året har inte inköp av inventarier startat under första tertialet, det är inför och under hösten som inköpen sker.
8 Planeringsunderlag – antal
barn och elever i Alingsås kommun
budget prognos avvikelse
2017 2017 2017
Förskola 2 149 2 149 0
Kommunal verksamhet 1 769 1 745 -24
Fristående verksamhet 380 404 24
I annan kommun*) 22 22 0
Från annan kommun**) -22 -22 0
Vårdnadsbidrag 15 15 0
Pedagogisk omsorg 42 50 8
Kommunal verksamhet 25 30 5
Fristående verksamhet 17 20 3
I annan kommun*) 0 0 0
Från annan kommun**) 0 0 0
Förskoleklass 536 530 0
Kommunal verksamhet 477 474 -3
Fristående verksamhet 62 60 -2
I annan kommun*) 3 5 2
Från annan kommun**) -6 -9 3
Grundskola åk 1-9 4 475 4 479 4
Kommunal verksamhet 3 855 3 841 -14
Fristående verksamhet 670 680 10
I annan kommun*) 45 65 20
Från annan kommun**) -95 -107 -12
Grundsärskola 41 41 0
Kommunal verksamhet 41 41 0
Fristående verksamhet 0 0 0
I annan kommun*) 2 2 0
Från annan kommun**) -2 -2 0
Fritidshem 2 212 2 230 18
Kommunal verksamhet 1 953 1 960 7
Fristående verksamhet 250 270 20
I annan kommun*) 30 25 -5
Från annan kommun**) -21 -25 -4
*) Barn och elever som bor i Alingsås kommun som går i annan kommunal verksamhet. Interkommunal ersättning betalas av Alingsås kommun.
**) Barn och elever i Alingsås kommunala verksamhet från annan kommun. Interkommunal ersättning från andra kommuner utgår för dessa barn och elever.
9 Personal
Jämställdhet
Deltagande i kompetenshöjande mänskliga rättigheter utifrån handlingsplan Ökad anställning av personer med funktionsnedsättning
Antal personer Utbildningstillfälle
3 stycken Om mänskliga rättigheter – ur ett
funktionshinderperspektiv
Arbetsmiljö
Förvaltningen har under perioden valt att focusera på ett förtydligande av det systematiska arbetsmiljöarbetet på chefsnivå. Internutbildning har genomförts för chefer där
grundläggande kunskap har förmedlats. Ett flertal nya chefer har även genomgått den centrala arbetsmiljöutbildningen. Ett årshjul och kalender har fastslagits på förvaltningen för att tydliggöra olika processer som pågår under året inom personalområdet, där arbetsmiljö är en stor del. Förvaltningen har kunnat se ett behov av att förtydliga administratörernas
uppdrag, varför en arbetsgrupp bestående av administrativ chef, representanter från
administrationsgruppen samt någon rektor deltar. Syftet är att administratörernas arbetsmiljö ska förbättras på sikt vad gäller arbetsbelastning, roller, uppgiftsfördelning och mål.
Under perioden har också ett arbete med handlingsplaner utifrån medarbetarenkäten 2016 fortlöpt, både på enhets- och förvaltningsnivå. Arbetsbelastningen fortsätter att visa på höga nivåer även under 2016.
Arbetsskador
Jämfört med samma period förra året har framför allt inrapporterade tillbud ökat markant.
Även arbetsskaderapporteringen har mer än fördubblats från förra året under samma period.
Inrapporteringarna är främst gjorda inom verksamhetsområde skola.
30 tillbud har inrapporterats där orsak underbemanning har angetts. Sett till
händelsestatistiken har 36 tillbud beskrivits via textbeskrivning. 28 tillbud är inrapporterade där händelsen inneburit skada av person. 38 tillbud är orsakade av person. 10 tillbud är inrapporterade utifrån psykisk överbelastning, dock kan ytterligare tillbud av liknande karaktär återfinnas där kategoriseringen varit annat tillbud (textbeskrivning).
Flest antal arbetsskador, 6 stycken, har inrapporterats via händelsekategorin skadad av person.
Ett fortsatt arbete för att tillbud och arbetsskador ska bli en naturlig del av det systematiska arbetsmiljöarbetet på förvaltningen krävs. En stor del av de inrapporterade händelserna har inte angivna åtgärder i systemet LISA, vilket problematiserar uppföljningen av tillbud och arbetsskador både centralt på förvaltningen, men även i lokala samverkansgrupper.
10 Tabell, antal anmälda tillbud och arbetsskador
Typ 2016 2017 Differens 2016-2017
Tillbud 25 127 102
Arbetsskador 11 23 12
Sjukfrånvaro1
Det totala sjuktalet på förvaltningen har ökat de första fyra månaderna 2017 (8,8 %) jämfört med samma period 2016 (7,3 %), se tabell nedan. Det är kvinnor som har högre sjukfrånvaro jämfört med männen. Båda grupper har dock ökat jämfört med samma mätperiod 2016. Den största sjukfrånvaron återfinns bland medarbetare i åldrarna över 50 år. Höga sjuktal
återfinns även 2017 bland yrkesgrupperna barnskötare och förskollärare. Barnskötare har totalt en sjukfrånvaro på 10,67 % och förskollärare på 10,04 % januari-april 2017.
Fritidspedagoger har ökat med flera procentenheter från 2016, denna yrkesgrupps totala sjukfrånvaro januari-april 2017 är 13,31 %.
Förvaltningens höga sjuktal har analyserats i tidigare bokslut, flera faktorer påverkar utfallet.
Bemanning och brist på stabilitet i arbetsgrupperna på enheterna bidrar till en ökad upplevd arbetsbelastning för de medarbetare som arbetar kvar och som då får ta ett större ansvar.
Introduktion av nyanställda medarbetare blir av kortare karaktär, vilket leder till osäkerhet och i vissa fall en sämre kvalitet. Otydlighet i roller och processer medverkar också till att den upplevda arbetsbelastningen blir högre. Gränsdragning mellan privat- och arbetsliv har blivit otydligare då medarbetare ständigt har möjlighet att vara uppkopplade och nåbara.
Då förvaltningens chefer har en mycket hög arbetsbörda minskar möjligheten till att vara närvarande, vilket krävs för att i längden skapa effektiva och välfungerande arbetsgrupper.
Ytterligare faktorer som påverkar sjuktalen är så klart även fysisk påverkan på kroppen, då främst inom förskola. Även privata omständigheter och fysiska sjukdomar påverkar det totala sjuktalet.
Under perioden har HR-funktionen på förvaltningen erbjudit så kallade ”rehab-ronder”. Dessa innebär att respektive chef har möjlighet att träffa HR-konsult för att samtala om aktuella ärenden och därigenom få stöd att komma vidare i rehabiliteringsarbetet. I maj månad anordnar förvaltningen utbildning i rehabilitering via central HR-funktion i syfte att förtydliga ny fastställd rutin på kommunnivå. I maj har också förvaltningen ett inbokat avstämningsmöte med företagshälsovården gällande nyttjanderapporter av deras tjänster samt möjlighet till dialog kring framtida samarbete.
Ett fortsatt arbete för att förbättra bemanningssituationen och möjligheten att rekrytera rätt kompetens pågår löpande. Inom verksamhetsområde förskola har verksamhetschef påbörjat ett arbete för att förändra arbetssätt och möjligheten att bemanna enheter utifrån barnens faktiska närvaro i större utsträckning. Införande av nytt schemaläggningssystem planeras inför hösten 2017.
1 Redovisningen omfattar månadsavlönad personal.
11 Redovisning av total sjukfrånvaro
Sjukfrånvaro i %, månads-
anställda
2016 2017 Differens 2016- 2017
Totalt 7,3% 8,8% 1,5%
< 29 år 5,8% 6,3% 0,5%
30-49 år 7,4% 8,7% 1,3%
> 50 år 8,7% 9,7% 1,0%
Kvinnor 7,7% 9,2% 1,5%
Män 5,3% 7,2% 1,9%
Personal och kompetensförsörjning
Personalsammansättning – Antal anställningar i april 2017
Månadsavlönad
Antal personer
Antal anställningar
Antal
årsarbetare Medelålder
Sysselsättningsgrad (snitt)
AID-struktur 1 264 1 322 1 226,3 46,1 93%
Administration 79 80 74,8 51,5 94%
Kultur turism och fritidsarbete 58 58 52,8 39,8 91%
Skol- och barnomsorgsarbete 1 086 1 136 1 054,0 45,9 93%
Barnskötare 170 170 159,4 44,6 94%
Dagbarnvårdare 4 4 4,0 52,0 100%
Elevassistent 98 98 88,7 39,7 91%
Fritidspedagog 72 72 69,1 42,5 96%
Förskollärare 313 313 296,5 46,2 95%
Grundskolelärare 321 359 329,3 46,7 92%
Övrigt lärararbete 111 111 99,7 52,7 90%
Övrigt skol-/förskolearbete 9 9 7,3 39,9 81%
Socialt och kurativt arbete 10 10 9,7 44,9 97%
351015
Behandlingsassistent/Socialpedagog 4 4 4,0 38,0 100%
352010 Kurator 6 6 5,7 49,5 95%
Teknikarbete 22 22 20,8 49,0 94%
521015 Vaktmästare 19 19 17,8 51,4 93%
Köks- och måltidsarbete 3 3 3,0 33,3 100%
601011 Kostekonom 3 3 3,0 33,3 100%
Vård- och omsorgsarbete m m 16 16 14,4 49,1 90%
301014 Logoped 2 2 2,0 39,5 100%
206019 Skolsköterska 10 10 8,6 53,7 86%
Övrigt vård omsorgsarbete 4 4 3,8 42,5 95%
204510 Psykolog 4 4 3,8 42,5 95%
Tabell 1. Antal anställda. I gruppen Övrigt lärarbete ingår specialpedagoger, speciallärare samt lärare praktiska/estetiska ämnen.
12 Antalet årsarbetare (inklusive månadsavlönade) har fortsatt att öka i förvaltningen. I december 2016 uppgick antal årsarbetare till 1198 och i april 2017 är antalet årsarbetare 1226, vilket innebär en ökning med ca 28 medarbetare. Den största ökningen av
personal ser vi bland elevassistenter och barnskötare, där andelen visstidsanställda är ca 30 %. Jämfört med april 2016 uppgick antal årsarbetare till 1144 och vid den jämförelsen är ökningen större med ca 82. Den största ökningen är i grundskola skolår 1-6 och det är elevassistenter som står för största andelen. Även antal tjänster inom förskolan har ökat.
Medelåldern har ökat något under perioden, från 45,8 i december 2016 till 46,1 i april 2017. Skolsköterskorna utgör fortfarande yrkesgruppen med högst medelålder, 53,7 år.
Yrkesgruppen med lägst medelålder utgörs liksom i december 2016 av kostekonomerna, med en medelålder på 33,3 år.
Förvaltningen upplever fortfarande stora svårigheter i att personal och det är
kompetensbrist. Det råder också stora svårigheter i att rekrytera vikarier som kan täcka upp för ordinarie personal vid frånvaro. Det pågår ett fortsatt arbete kring
bemanningssituationen och en fortsatt dialog och samarbete förs med bemanningsenheten.
För att få behöriga speciallärare på sikt, kommer förvaltningen att ansöka om statsbidrag för speciallärare från höstterminen och ett antal lärare kommer att kunna ta del av
statsbidraget för fortsatta studier.
Personalplanering inför läsåret 2017/2018 pågår och förvaltningen ser fortfarande stora svårigheter i att rekrytera framförallt legitimerade lärare. Förvaltningen har i början på 2017 påbörjat ett kompetensförsörjningsarbete med fokus på bristyrkena barnskötare, förskollärare, grundskollärare F-6, grundskollärare 7-9 samt grundskollärare mot fritidshem. Det pågår ett arbete i att planera för vilka insatser och aktiviteter som ska genomföras inom förvaltningen under året vad gäller att attrahera, rekrytera, behålla, utveckla samt avsluta personal. Förvaltningen kommer inför hösten 2017 att färdigställa en handlingsplan för hur arbetet skall genomföras.
En av de insatser som förvaltningen har påbörjat, och kommer att arbeta vidare med under året, är att utse yrkesambassadörer för respektive bristyrke. Yrkesambassadörerna kommer att ges möjlighet att aktivt delta vid flertalet av de aktiviteter som förvaltningen kommer att genomföra under året, i synnerhet vid aktiviteter som syftar till att attrahera nya medarbetare till vår förvaltning.
Förvaltningen har även påbörjat en översyn av lönebildningsarbetet för den pedagogiska personalen. Syftet är att skapa en tydligare löneprocess samt en tryggare och mer genomtänkt lönesättning. Förvaltningen ser arbetet som en nödvändig insats för att bli en ännu mer attraktiv arbetsgivare bland befintlig samt ny pedagogisk personal.
13 Andel timavlönade
Timmar utbet Apr 2017
Belopp Apr 2017
Heltidsarbetare Apr 2017
Timmar utbet Jan - Apr 2017
Belopp Jan - Apr 2017
Heltidsarbetare Jan - Apr 2017 Faktisk tillgänglig tid 208 862,27 30 995 471 1 265,83 730 206,42 120 402 982 1 106,37
Arbetad tid 176 222,97 29 744 030 1 068,02 583 287,76 114 157 468 883,77
1 MÅNADSLÖN 162 334,20 27 865 905 983,84 537 915,99 108 004 629 815,02
2 TIMLÖN 11 985,41 1 578 018 72,64 39 619,48 5 180 687 60,03
3 FACKLIG INTERN 191,00 25 970 1,16 501,73 80 052 0,76
4 FYLLNADSTID 967,27 99 678 5,86 3 084,01 366 499 4,67
5 ÖVERTID 745,09 85 975 4,52 2 166,55 282 713 3,28
6
OB/JOUR/BEREDSKAP/FÖRSKJ 0,00 43 041 0,00 0,00 187 124 0,00
8 TILLÄGG MM 0,00 45 443 0,00 0,00 55 763 0,00
Frånvaro 32 639,30 1 251 441 197,81 146 918,66 6 245 514 222,60
10 SEMESTER 3 610,80 1 006 706 21,88 20 949,37 5 118 388 31,74
11 FERIE/UPPEHÅLL 0,00 67 784 0,00 0,00 409 952 0,00
12 SJUKDOM 16 817,54 1 028 223 101,92 69 152,19 3 980 518 104,78
13 TIDSBEGR SJUK/AKTIV-ERS 93,00 0 0,56 474,00 0 0,72
15 REHABILITERING -183,75 -1 862 -1,11 154,25 2 542 0,23
16 FÖRÄLDRALEDIGHET 1 537,66 -1 034 995 9,32 6 603,34 -4 079 390 10,01
17 VÅRD AV SJUKT BARN 1 521,69 1 531 9,22 8 237,87 3 805 12,48
18 ÖVRIG FRÅNVARO 9 242,36 184 054 56,01 41 347,64 809 698 62,65
Under perioden januari-april 2017 har antalet timavlönade och månadsavlönade ökat sedan motsvarande period 2016. I april 2017 har förvaltningen timanställda motsvarande 60 heltidsarbetare samt månadsavlönade motsvarande 815 heltidsarbetande. Detta motsvarar en ökning med ca 8 timavlönade heltidsarbetare och 80 månadsavlönade sedan 2016.
Vid en jämförelse av frånvaron för perioden januari-april 2017 med motsvarande period 2016 är det framförallt sjukfrånvaron som har ökat. Under 2017 har sjukfrånvaron ökat bland timanställda motsvarande 20 heltidsarbetare, vilket är en oroande utveckling. Även den övriga frånvaron ökar.
Vad gäller fyllnadstidstimmar är de 1000 timmar mindre än motsvarande period 2016.
Övertidstimmarna ligger dock på ungefär samma nivå, men en ökning om ca 100 timmar.
Sammanfattande analys vårbokslut
Arbetet med att fullgöra åtaganden löper på enligt plan, förändringar kan ske utifrån
aviserade statsbidrag och förändrade förutsättningar. Detta får barn-och ungdomsnämnden återkomma till i delårsbokslut. För 2017 prognostiserar barn- och ungdomsförvaltningen en årsprognos per april med underskott – 4 755 tkr, under förutsättning att 3 170 tkr kan tas i anspråk av kommunens centrala flyktingfond. Alternativt en prognos med underskott – 7 925 tkr.
Arbete med att anpassa organisationen inför höstterminen pågår för fullt. I förskolan ska volymvariationen hanteras på ett effektivt sätt, behovet av barnomsorgsplatser är som högst under våren och som lägst i augusti. För grundskola och fritidshem ökar antalet elever i de
14 flesta verksamheter i tätorten, medan barn- och elevantal utanför tätorten i princip är
oförändrat. Antalet kommunplacerade nyanlända elever kommer att öka, medan det är svårt att veta hur många asylsökande elever som kommer att finnas kvar i verksamheten. Det råder större osäkerhet om antal elever i grundskolan än vad som är normal in- och utflyttning. Detta kommer att följas upp i delårsbokslutet.
Det är en stor utmaning med personalförsörjning och kunna ge eleverna en samlad och likvärdig skolgång. Kompetensfrågorna måste fortsätta att prioriteras liksom
arbetsmiljöfrågor.
Av det prognostiserade underskottet kan – 2 700 tkr härledas till ökade kostnader för fler nyanlända elever, pga minskade intäkter från migrationsverket – 700 tkr, samt
etableringskostnader för uppställning av paviljonger – 2000 tkr för volymökning och behov av klassrum till förberedelseklasser. Barn- och ungdomsnämnden kommer att ansöka om ytterligare medel från kommunens centrala flyktingfond i juni.
Förvaltningen arbetar med att ta fram en rapport med nyckeltal utifrån den struktur som Expertgruppen för studier i offentlig ekonomi (ESO) presenterade i rapporten Mer tur än struktur – en ESO-rapport i om kommunal effektivitet. Syftet är att utifrån denna struktur kunna jämföra Alingsås kommun med andra kommuner med liknande förutsättningar. För att få ett aktuellt underlag avvaktar förvaltningen att Kolada ska kunna presentera kostnader för 2016. I arbetet med att jämföra kostnader med andra kommuner, kan förvaltningen
konstatera att barn- och ungdomsnämnden 2015 hade högre lokalkostnader per elev än jämförbara kommuner och ett antal kommuner i GR. Denna fråga måste fortsätta att utredas.
T ex att Fabs vinstkrav utifrån barn-och ungdomsnämndens lokalutnyttjande motsvarar ca 2 900 tkr, som även medför en ökad kostnad för lokalbidrag till fristående verksamhet vilket motsvarar ca 500 tkr, totalt 3 400 tkr, samt vad som utöver vinstkravet medför en högre lokalkostnad. Barn- och ungdomsnämnden kommer att få ta ställning till vilka åtgärder som ska vidtas och även lyfta vidare dessa frågor till Kommunstyrelsen.
Barn- och ungdomsnämnden måste hitta effektiviseringar som inte härrör sig till kostnader för undervisning eller elevhälsa.
15 Framtid
Verksamhet
Barn- och ungdomsnämndens verksamheter står fortsatt inför stora utmaningar, som ska hanteras av både kommunal och nationell nivå.
Antalet barn och elever fortsätter att öka i kommunen inför läsåret 2017-2018 och
volymökning sker i alla verksamheter och verksamheten forsätter att expandera vad gäller barn, elever och lokaler. Volymökningen fortsätter därefter inför läsåret 2018-2019 och det är av yttersta vikt att barn- och ungdomsnämnden har bra förutsättningar att ta emot fler barn och elever i verksamheten. Det är oklart hur andelen och antalet nyanlända elever kommer att öka eller minska i kommunen. Liksom hur många av dessa elever som kommer att kommunplaceras i kommunen och när detta kommer att ske.
I mitten av april kom Skolkommissionens slutrapport Samling för skolan - Nationell strategi för kunskap och likvärdighet SOU 2017:35. Här lyfter Skolkommissionen fram konkreta förslag, uttalar stöd till fortsatta processer och ett antal utvecklingsområden. De övergripande områden som pekas ut är:
- Stärkt huvudmannaskap genom statligt stöd och samverkan - Kompetensförsörjning till skolväsendet
- Lärares och skolledares professionella utveckling - Kärnuppgifterna undervisning och skolledarskap - Ökat nationellt ansvar för skolans finansiering - En god miljö för lärande och utveckling - Aktivt skolval och minskad skolsegregation - Läroplansutveckling och utvärderingssystem
- Ett robust skolsystem med utvecklingskraft och stärkt likvärdighet
Denna rapport kommer att ligga till grunden för fortsatta diskussioner och det är i dagsläget oklart om den fortsatta processen och hur den kommer att påverka skolverksamheten.
Barnrättighetsutredningen har lämnat förslag till att Barnkonventionen ska bli svensk lag från 1 januari 2018. Det är i dagsläget även oklart om den fortsatta processen och hur den
kommer att påverka myndighetsutövning i verksamheten och ärendeberedning i kommunens politiska organ.
De många riktade statsbidragen fortsätter att vara en stor utmaning för verksamheten, det är mycket administration och problem kvarstår kring statsbidrag med egenfinansiering, samt frågan om långsiktig finansiering. I Skolkommission finns förslag på ny resursfördelning, där SCB har fått i uppdrag att konstruera en modell för resursfördelning som baseras på
kommunernas socioekonomiska variabler och eventuell migrationsbakgrund. Modellen tar fram ett index för alla kommuner och utifrån detta index kan kommunerna komma att få statliga resurser, under förutsättning att kostnader för undervisning och elevhälsa bibehålls enligt 2015 års kostnadsnivå. Detta kommer att ersätta ett antal riktade statsbidrag. Enligt modellen har en kommun med mindre indexvärde än 100 lägre förväntad andel som riskerar att inte uppnå behörighet. En kommun som har indexvärde 100 har en nivå som ligger på rikets genomsnitt. En kommun med indexvärde större än 100 har en högre förväntad andel obehöriga jämfört med rikssnitt. Alingsås har indexvärde 83, vilket är bättre än många av jämförbara kommuner, men som ligger lägre än de flesta kommuner i GR. Det finns även en
16 Skolkostnadsutredning som pågår och ska leda till ökad transparens och
kostnadsuppföljning på skolenhetsnivå.
Det är också oklart hur förslag till Nationell IT-strategi för grundskolan kommer att hanteras.
Vilka krav som kommer att ställas på kommunerna vad gäller lärverktyg, infrastuktur, kompetensutveckling och tidplan för genomförande. Förvaltningen arbetar med att ta fram förslag till en Digital Agenda för Alingsås förskola och grundskola. Samt att regeringen har beslutat om förtydliganden och förstärkningar i styrdokument och läroplaner, för att stärka elevernas digitala kompetens och som medför behov av kompetensutveckling.
Ekonomi
Barn- och ungdomsnämnden har stora ekonomiska utmaningar framför sig. Under
verksamhetsdelen kan flera ökade uppdrag kopplas till ökade kostnader utifrån effekter av volymökning. Därmed behöver barn- och ungdomsnämnden fortsätta att se över inre organisation och antalet skolenheter för att omfördela medel mellan kostnadsposterna lokalkostnad och personalkostnad. Ett förslag som i Skolkommissionens rapport är att staten kommer att tilldela resurser riktade till undervisning och elevhälsa utifrån elevernas
socioekonomisk struktur mellan landets kommuner. Om kommunen är beredd att söka dessa statliga medel får huvudmannen inte, enligt Skolkommissionens förslag, reducera några medel för undervisning och elevhälsa under tiden statliga medel betalas ut.
Nyanlända elever behöver fortsätta längre i grundskolan och även fortsätta i
förberedelseklass. Det leder dels till fler elever än planerat och att dessa elever kräver högre personaltäthet än elever som inte går i förberedelseklass.
Personal
Att rekrytera behörig personal fortsätter att vara en stor utmaning för alla verksamheter, det gäller förskollärare, fritidspedagoger, lärare, elevhälsa och skolledare. Under en treårsperiod är det också ett flertal pensionsavgångar att ta hänsyn till utifrån ovanstående problematik.
Möjligheten att påverka antalet utbildade inom ovanstående grupper är begränsad men förvaltningen medverkar i olika forum för att belysa behovet framåt.
Sjukfrånvaron är en ytterligare aspekt som påverkar förvaltningen i hög grad även framåt, dels ur ett bemanningsperspektiv men också utifrån kontinuitet i verksamheterna och arbetsmiljön som helhet.
Arbetsmiljöfrågorna måste fortsätta att prioriteras.
