22.2. Bilaga 1. Verksamhetsplan 2020, kommunstyrelsen

(1)

Verksamhetsplan 2020

Kommunstyrelsen

(2)

Innehållsförteckning

1 Inledning ...3

1.1 Kommunstyrelsens uppdrag ... 3

2 Omvärldsanalys...4

3 Nulägesanalys ...7

4 Systematiskt kvalitetsarbete ...11

5 Ekonomi ...12

5.1 Budget på nämndens verksamhetsområde ... 12

5.2 Nämndens resursfördelning per verksamhetsområde ... 12

5.3 Riktade budgetmedel ... 14

5.4 Investeringsram... 14

5.5 Exploateringsbudget ... 15

6 Kvalitetsstyrning ...16

6.1 Målgrupp (Kunder – brukare – invånare - intressenter) ... 16

6.2 Verksamhet... 18

6.3 Medarbetare ... 19

6.4 Ekonomi ... 20

7 Målstyrning...21

7.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 21

7.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt... 21

7.3 Attraktiv och effektiv organisation... 23

8 Risker och åtgärder - internkontroll ...25

8.1 Risk att kvitto och underlag saknas till kortköp... 25

8.2 Risk för felaktiga löneutbetalningar ... 25

8.3 Arbetsmiljömässiga behov som behöver hanteras i och med flytt från Turebergshuset ... 25

8.4 Personuppgifter hanteras inte i enlighet med GDPR ... 25

8.5 Fastighetsförvaltning av kommunägda fastigheter saknar ett långsiktigt perspektiv .. 25

9 Plan för uppföljning av privata utförare ...27

(3)

1 Inledning

1.1 Kommunstyrelsens uppdrag

Beskrivning

Kommunstyrelsen är fullmäktiges verkställande organ och ansvarar för att leda och samordna kommunens verksamheter.

Kommunstyrelsen har också uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs av såväl nämnder som kommunägda bolag. En särskild uppgift för styrelsen är att bereda ärenden till fullmäktige samt ha hand om den ekonomiska förvaltningen.

Kommunstyrelsen svarar bland annat för kommunens mark- och fastighetsinnehav, central

upphandlingsfunktion, kontaktcenter, övergripande näringslivsfrågor, kommunens försäkringsskydd, övergripande personalpolitik, den kommuninterna administrationen samt kommunövergripande säkerhetsfrågor och utvecklingsarbete inom olika område.

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och krisledningsnämnd.

(4)

2 Omvärldsanalys

Trygghet

Den eskalering av skjutningar och sprängattentat som sker inom den kriminella världen kommer sannolikt medföra politiska åtgärder på nationell nivå. I nuläget är det svårt att se vilken typ av åtgärder det skulle kunna vara som på ett direkt sätt påverkar kommunen. Polisen har redan startat ett nationellt kameraövervakningsprojekt som syftar till att det på polisens initiativ skall sättas upp fler övervakningskameror på strategiska platser. Polisen har tagit initiativ till att genomföra en nationell trygghetsmätning som skulle medföra en bättre möjlighet att dels mäta tryggheten dels kunna jämföra med andra kommuner eller med tidigare år.

Säkerhet

Det övergripande säkerhetsarbetet inom Sollentuna kommun syftar till att förebygga risker och skador på den egna verksamheten. Detta arbete omfattar även att skapa ett väl anpassat säkerhetsskydd för all verksamhet som idag omfattas av krav på säkerhetsskydd enligt nuvarande och stärkt lagstiftning.

Kraven på säkerhetsskyddet har över tid förändrats genom ett ändrat säkerhetsläge, utvecklingen i omvärlden och på informationsteknikområdet, ökningen av säkerhetskänslig verksamhet som bedrivs i enskild regi och en ökad nationell och internationell samverkan.

Den finns stor diskrepans mellan IT-branschens produktions- och affärsmodeller, den pågående samhällsdebatten kring krisberedskap samt de krav MSB tycker att offentliga organisationer ska kunna leva upp till. Skulle det i framtiden komma krav på till exempel egna serverhallar och förbud mot att använda molntjänster skulle det innebära en mycket stor produktionsomställning för Sollentuna kommun i IT-frågor.

Utvecklingen av totalförsvaret kommer ha en fortsatt stor påverkan på samtliga samhällsaktörer. Inom kommunen behöver nyckelpersoner utbildas i vad den utvecklingen innebär. Kommunen kommer behöva förhålla sig till begreppen höjd beredskap och krig och planera för att kunna upprätthålla samhällsviktig verksamhet i händelse av ett sådant tillstånd. Krigsplacering av personal är en del av det arbetet.

Näringsliv

Näringslivets generella efterfrågan på arbetskraft är fortsatt hög i regionen och i Sollentuna.

Detsamma för utbildad arbetskraft. Samtidigt nådde arbetskraftsbristen i regionen under slutet av 2018 historiskt höga nivåer, visar Stockholmsbarometern som tas fram av Stockholms Handelskammare.

Under 2019 har bristen på arbetskraft minskat i takt med avmattningen i konjunkturen, men bristen är alltjämt på relativt höga nivåer. Samtidigt är det mycket svårt för personer med låg utbildningsnivå och nyanlända att komma in på arbetsmarknaden.

Andra förändringar som påverkar näringslivet, kopplat till kompetensförsörjningen är relaterat till Arbetsförmedlingens förändrade uppdrag. Personalstyrkan bantas, kontor läggs ner och

matchningsuppdraget läggs till stor del på privata aktörer. Mycket tyder också på att kommunerna får ta ett ytterligare större ansvar för arbetsmarknadsinsatser. Förändringen sker i ett läge där många av landets kommuner går tuffare ekonomiska tider till mötes.

Vikande byggkonjunktur

Sverige befinner sig i en vikande byggkonjunktur vilket påverkar kommunens möjlighet till intäkter i samband med markförsäljning. Kommuner ska enligt EU:s statsstödsregler sälja sin mark till det pris marknaden värderar den till. Värdering görs antingen av oberoende expert eller genom ett öppet anbudsförfarande där utfallet beror på hur högt marknaden bedömer slutpriset för de bostäder som ska byggas. Redan i fjol konstaterades marknaden för nyproducerade bostäder som sårbar och efterfrågan började minska. En effekt av minskad efterfrågan är att bostadsprojekt avstannar eller förskjuts i tid.

Ett minskat byggande innebär sannolikt en reducerad befolkningstillväxt och ett minskat behov av nya lokaler för kommunal service. Byggkonjunkturen kan därför komma att påverka intäkterna i samband med markförsäljningen men i förlängningen även i minskade skatteintäkter.

Digitalisering

(5)

Det finns en tydligare rörelse mot digitala tjänster i svenska kommuner, man digitaliserar och

automatiserar processer i syfte att förenkla för medborgare/invånare/företagare. Kopplat till detta har vissa kommuner börjar ta kontrollen över sin egen utvecklingskapacitet. Detta betyder i praktiken att man inrättar utvecklingsavdelningar i syfte att sörja för verksamhetens utvecklingsbehov, framför att så som vi, köpa företrädesvis färdiga produkter ämnade för många. Denna fråga kan med fördel utredas vidare om kommunen vill skapa större framdrift i digitaliseringsfrågor.

Krav på digitala tjänster fortsätter att öka och är dessutom en förutsättning för en papperslös ärendehantering. Digitala tjänster inom flertalet områden ställer andra krav på förmågan att kunna erbjuda säkra tjänster för känslig eller sekretessbelagd information. Det gäller sedan en tid framför allt personuppgiftshanteringen men i och med utvecklingen av det civila försvaret kommer det också ställas krav på myndigheter att kunna hantera säkerhetsklassad information på ett säkert sätt men även att digitalt kunna ta emot och skicka skyddsvärd information.

Inom en tvåårsperiod kommer nationell lagstiftning gällande Public Sector Information (EU- lagstiftning). Detta ställer ytterligare krav på offentliga aktörer att publicera öppen data i syfte att möjliggöra samskapandet av tjänster mellan privata och offentliga aktörer för ökad samhällsnytta.

Kommunen behöver förbereda kvalitetssäkring och publicering av vissa datamängder.

Redan idag finns möjlighet till informationsdelning via applikationer, automatiserad handläggning och bearbetning av data för dataanalys i realtid och teknikutvecklingen har en exponentiell utvecklingstakt.

Detta leder till ökade förväntningar från invånare om enkelt utformad och snabb service samt individualiserade tjänster.

Tillgänglighetsdirektivet som snart kommer träda i kraft vars syfte är att reglera funktionsnedsattas rätt till tillgänglig information ställer krav på en annan typ av digital hantering på websidor. Med

anledning av det behöver även andra digitala system vara kompatibla med det format som krävs för att ett dokument eller digital tjänst skall vara tillgänglig utifrån tillgänglighetskravet.

Informationssäkerhet

Under 2018 genomfördes EU:s NIS-direktiv i Sverige. Direktivet höjer kraven på

informationssäkerhet inom delar av den offentliga sektorn. I Sollentuna kommun omfattas i dagsläget endast de kommunala bolagen i dagsläget. När region Stockholm och kommunerna inom regionen kommer överens om hur flytten av hemsjukvården till kommunerna ska finansieras, kommer kraven i NIS-direktiven även omfatta kommunens omvårdnadssektor. Hur kommunen väljer att organisera hemsjukvården påverkar utfallet av NIS-direktivet i verksamheten. Eventuellt kan kommunens IT-drift samt berörda nämnders förvaltningar behöva implementera ett ledningssystem för

informationssäkerhet.

Kompetensförsörjning

En fortsatt kompetensförsörjningsutmaning finns såväl i riket som i Stockholms län, främst avseende bristyrkeskategorier så som exempelvis behöriga lärare, förskollärare och socialsekreterare.

Bristyrkena har över tid blivit fler och inkluderar främst specialiserad och akademiskt utbildad personal. På längre sikt kvarstår kompetensförsörjningsutmaningen och kommunsektorn har stora rekryteringsbehov enligt SKL:s rapport 2016-2026. Även pensionsavgångar och nyrekryteringsbehov av chefer i sektorn är stort även om denna grupp inte är homogen sett till yrke eller utbildning.

En trend kan ses i kommunal sektor i Stockholms län där kommunernas personalomsättning ökat successivt under de senaste åren. Detta ställer ökade krav på välfungerande HR-processer och aktiviteter i form av åtgärder knutna till arbetsgivarvarumärket, rekrytering, introduktion och andra åtgärder i syfte att behålla kompetens. Bland kommunerna i Stockholms län kan också märkas en trend där mer riktade resurser satsats på rekryteringsinsatser och aktiviteter knutna till

arbetsgivarvarumärket.

Kompetensförsörjningsutmaningen i Sollentuna inkluderar ovan nämnda yrken. Bland

socialsekreterare har personalomsättningen minskat och tillgång till kompetens ökat. En totalt relativt hög personalomsättning kommer troligtvis kvarstå för kommunen sett till ovan nämnda generella ökning i Stockholms län. Det är därför viktigt att fortsätta arbetet kring att vara en attraktiv arbetsgivare och fokusera på att utveckla och behålla befintlig kompetens.

Förändringar i utjämningssystemet

(6)

En utredning av kostnadsutjämningssystemet färdigställdes 2018. Den skulle se över och uppdatera systemet för att kunna möta dagens och framtidens utmaningar. Då förslagen i betänkandet kommer att leda till förändringar för olika kommuner och regioner har den behandlats i en bred remissrunda.

Den ekonomiska effekten för Sollentuna kommun är cirka 2,5 miljoner kronor minus. Utredningen har föreslagit att det nya systemet ska börja gälla år 2020 och riksdagens beslut i ärendet tas 20 november 2019.

Förändringar i lagstiftning

Ny lag om kommunal bokföring och redovisning började gälla 2019-01-01 och den kommer bland annat att påverka kommunens budgetarbete, intäktsredovisning och redovisning av pensionsskulden.

Troligtvis kommer det innebära ett mer volatilt resultat för kommunen över åren. Hänsyn behöver tas till koncernbolagen och deras redovisning utifrån deras regelverk och hur det påverkar den totala redovisningen samt hur dessa ska integreras i redovisningen på rätt sätt.

Under 2020 kommer med största sannolikhet en ny lagstiftning angående statistik inom

upphandlingsområdet. Detta innebär att upphandlande myndighet kommer att behöva lämna in olika statistiska uppgifter. Detta kan medföra att kommunen behöver komplettera sitt

upphandlingsstödsystem med en rapportmodul.

Agenda 2030

FN antog 2015 en resolution för långsiktigt hållbar ekonomisk, social och miljömässig utveckling, kallad Agenda 2030. Globala målen är den mest ambitiösa agendan för hållbar utveckling som världens länder någonsin antagit och finns till för att till år 2030 till exempel avskaffa extrem fattigdom, minska ojämlikheter och orättvisor i världen, främja fred och rättvisa, och lösa

klimatkrisen. Målen riktar sig till samtliga FNs medlemsländer, både offentlig och privat sektor och civilsamhället. Alla länder har ett nationellt och ett internationellt ansvar. De 17 målen bryts ned i 169 delmål. Samtliga mål ska vara uppnådda år 2030. Sollentuna har ansvar för att, inom ramen för kommunens rådighet, uppnå målen i Agenda 2030. Målen är följande:

(7)

3 Nulägesanalys

I verksamhetsplanen för 2020 arbetar kommunstyrelsen med kritiska kvalitetsfaktorer utifrån ett nuläge som en del i kvalitetsstyrningen. En kritisk kvalitetsfaktor är något som måste bli uppfyllt för att en verksamhet ska hålla hög kvalitet i sitt grunduppdrag. De kritiska kvalitetsfaktorerna delas in i fyra perspektiv:

 Kunder – brukare – invånare - intressenter: Behov och nöjdhet hos de som kommunen finns till för

 Verksamhet: Hur verksamheten levererar det som brukarna/kunderna behöver

 Medarbetare: Arbetsmiljö, hälsa, personalutveckling, attraktivitet som arbetsgivare

 Ekonomi: resursförbrukning, resultat och relevanta finansiella faktorer

Kommunstyrelsen har identifierat ett antal kvalitetsfaktorer. Dessa är god extern service, god intern service, bra beslutsunderlag, effektiva kommunövergripande processer, effektiv medborgarservice, goda arbetsförutsättningar samt ansvarsfull ekonomi.

God extern service

Kontaktcenter är kommunens kundtjänst och servar invånare och företagare med att svara på frågor, ta emot felanmälningar och lotsa rätt i olika ärendeprocesser i kommunen. För att säkerställa att de som kontaktar kommunen upplever nöjdhet, tillgänglighet och hög lösningsgrad hos kontaktcenter genomförs dagliga mätningar. Per augusti kan utläsas att

 medelvärde av bedömning gällande nöjdhet med kontaktcenter är 4,1 (skala 1-5)

 medelvärde av bedömning gällande tillgänglighet på kontaktcenter är 4 (skala 1-5)

 andel invånare som upplever en hög lösningsgrad på kontaktcenter är 73,2 procent

Sollentuna kommun har deltagit i undersökningen Web Service Index under flera år och den ger svar på hur sollentuna.se uppfattas när det gäller användarvänlighet, information, design och kontakt. Syftet med undersökningen är att dra lärdom av besökarnas synpunkter, samtidigt som man kan jämföra sig med andra webbplatser och få insyn i vilka områden man bör arbeta med för att förbättra webbplatsen.

2018 uppgick Web Service index (sammanfattande resultat av undersökningen) till 59 i

undersökningen när det gäller desktopanvändare. Resultatet var bättre än föregående år med en ökning från 57, och högre än både bransch- och riksvärde. Resultatet för 2019 har inte kommit ännu.

God intern service

Det ska vara enkelt och lättillgängligt för alla förvaltningar att använda den interna servicen och få stöd. För att följa upp medarbetarnas nöjdhet med IT-arbetsplatsen genomförs årligen en enkät. I årets undersökning svarar 54 procent att de är nöjda. Med ledning av utfallet kan utläsas att det finns ett stort behov av att utveckla IT-arbetsplatsen och stödet till verksamheter med utbildningsmaterial och utvecklingsinsatser. Utveckling av IT-arbetsplatsen blir därför ett viktigt område under 2020. Det väntas dock inga större förflyttningar 2020 då detta år blir ett stabiliseringsår för förnyad leverans.

Internservice mäter andel medarbetare som anger att de är nöjda med den service som erbjuds,

resultatet är högt och stabilt, till och med oktober 2019 är det genomsnittliga resultatet 4,7 (skala 1-5).

Bra beslutsunderlag

I slutet av våren genomfördes den årliga politikerenkäten. Den visar att nöjdheten med

beslutsunderlagen inför möten i kommunfullmäktige och kommunstyrelsen är generellt sett god och förutsättningen för att den skall fortsätta ligga på en hög nivå likaså. Genomsnittligt betyg i

politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlag för kommunstyrelsen respektive kommunfullmäktige var 4,4 och 4,5 (skala 1-5).

Det genomsnittliga betyget har förvisso gått ner något sedan förra året men förändringen är marginell.

Hänsyn bör tas till att det är ny mandatperiod. Inför nästa år kommer kansliet ta fram ett nytt underlag eller komplettera enkäten med en eller flera fokusfrågor för att kunna få en tydligare bild kring vissa saker. Den totala svarsfrekvensen har ökat med 28 procent jämfört med föregående års enkät.

Eftersom det alltjämt är relativt få som svarar och förändringarna är marginella jämfört med tidigare år är det svårt att dra mer långtgående slutsatser.

Effektiva kommunövergripande processer

(8)

Kommunledningskontoret bistår den politiska ledningen i styrningen av den kommunala organisationen genom styrdokument, anvisningar, information och utbildning som syftar till att samtliga kontor ska arbeta på ett likartat sätt i processer som är kommungemensamma, till exempel verksamhetsplanering och budget, upphandling, rekrytering, arbetsmiljö, informationshantering och krisberedskap. Dessa processer skapar ordning och reda, leder till effektivitet och ökad kvalitet, kostnadseffektivitet och bidrar till måluppfyllelse för hela kommunen och bolagskoncernen.

Kommunledningskontoret mäter varje år i form av en enkät kontorens uppfattning om hur väl kommunledningskontorets arbetar med dessa processer. Enkäten har ännu inte skickats ut för 2019. 2018 var resultatet 4,3 (skala 1-6), då var flera av processerna nya och potential finns för förbättring.

Av de kommunövergripande processerna har kommunstyrelsen valt att prioritera utveckling av informationssäkerhetsprocessen i målstyrningen under 2020.

Effektiv medborgarservice

Det ska vara enkelt för kommunens externa kunder att få svar på sina frågor. I dagsläget kan utläsas att andelen som får svar via e-post eller andra skriftliga kontakter inom en dag är 95,3 procent. Det är ett högt resultat men återkopplingen till kund fungerar inte alltid optimalt eftersom kontaktcenter och kontoren inte har ett gemensamt system för att hantera information. Ett gemensamt system kan ytterligare förbättra servicen och effektivisera det interna arbetet i kommunen. Upphandling av ett system är en viktig aktivitet under 2020. Kundärendesystemet möjliggör också kundundersökningar på de ärenden som går vidare till kontoren för lösning med frågor om exempelvis tillgänglighet, enkelhet och service. På detta vis kan kontoren själva få ut statistik på kundnöjdhet samt svarstid löpande under året och planera för verksamheten och sätta mätbara mål.

Goda arbetsförutsättningar

För att skapa goda arbetsförutsättningar finns en personalpolicy som beskriver förväntningar på ledarskap och medarbetarskap. En förutsättning är välfungerande HR-processer i verksamheterna i form av: attrahera, rekrytera, introducera och utveckla. Detta utgör processer som ska säkerställa personalförsörjningen. I personalpolicyn ingår bland annat:

1. Ledarskap och medarbetarskap 2. Systematiskt arbetsmiljöarbete

3. Arbete med aktiva åtgärder mot diskriminering

4. Verksamhetsnära arbete med attraktiv arbetsgivare och kompetensförsörjning 5. Medarbetarsamtal och lönesamtal

Arbete med ledarskapsinsatser fortgår, däribland ett ledarförberedande program, ett

ledarutvecklingsprogram och en handledningsgrupp för chefer i samarbete med andra kommuner. Vad gäller medarbetarskap fortsätter medarbetarakademin som planerat, samt pågående införande av kommunens kärnvärden, nytänkande, ansvarstagande och välkomnande (NAV).

Avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet så fortgår det enligt plan. Hållbart

medarbetarengagemang (HME) uppmättes till 80,5 för kommunledningskontoret för 2019. En ny medarbetarenkät förbereds till januari/februari 2020 och beslut är fattat om en komprimerad tidsplan i syfte att minska tiden från mätning till handlingsplaner. En uppdatering av mallen för agenda för APT- möten har skett och arbetsmiljö är numera en stående punkt i denna mall. För 2020 utreds även möjligheterna till digital arbetsmiljörapportering i samma system som idag används för

verksamhetsplanering.

Under 2019 har HR-processerna genomlysts, där ingår aktiva åtgärder mot diskriminering. Även detta område övervägs att ingå i den digitala rapportering av systematiskt arbetsmiljöarbete som utreds.

Gällande kompetensförsörjning planeras ett omtag avseende strategisk kompetensförsörjning sett till att förtydliga och förenkla för förvaltningarna att prioritera åtgärder i syfte att attrahera och behålla medarbetare. Därutöver sker under 2020 i samarbete med kommunikationsavdelningen ett arbete kopplat till arbetsgivarvarumärkesarbete. Detta avser bland annat budskapsformuleringar och andra aktiviteter med rekryteringsanknytning.

För 2019 har löneöversyn genomförts i kommunen. För 2020 förstärks löneöversynen med

(9)

obligatoriska löneutbildningar för chefer i syfte att höja kvaliteten vid lönesättande samtal. 2020 är också ett så kallat avtalsår där ett par centrala löneavtal ska omförhandlas med parterna, detta avser Kommunal och AKV, allmän kommunal verksamhet. Det kan leda till förseningar i löneöversynen för grupper ingående i dessa avtal.

Ansvarsfull ekonomi

Kommunstyrelsen ska hantera sin ekonomi på ett ansvarsfullt sätt och verka för en god ekonomisk hushållning. Samtliga avdelningar/enheter använder sina resurser på ett effektivt sätt och inför 2020 ska kostnadsmedvetenheten öka i verksamheterna och i uppdragen som utförs. Det innebär bland annat att relevanta statsbidrag söks, aktiva beslut tas för att sänka kostnaderna, medvetenhet finnas vid inköp och förbrukning och att i periodens resultat ska upparbetade intäkter och kostnader ingå och

uppbokningar görs och faktureringar sker under rätt period.

Övriga ansvarsområden

En digital samhällsbyggnadsprocess

Samhällsbyggnadsavdelningen är en avdelning inom kommunledningskontoret. Avdelningen ansvarar för översiktlig planering, strategisk planering, markförvaltning och GIS-samordning. En av

avdelningens viktigaste uppgifter är att skapa en digitalt standardiserad process för samhällsbyggnad.

En obruten digital samhällsbyggnadsprocess innebär att informationshantering sker digitalt genom hela processen där bland annat översiktsplaner och detaljplaner ingår.

Digitalisering

Digitaliseringskravet och den nya GDPR-lagstiftningen har tydliggjort behovet av en mer strukturerad och likriktad informationshantering och ärendehantering. För att kommunen skall kunna hålla en god kvalitet i denna typ av frågor behöver kommunen överlag lägga större fokus på det administrativa arbetet och detta behöver på ett tydligare sätt ledas och drivas av kansli- och säkerhetsenheten.

Digitaliseringsarbetet kommer under 2020 att utifrån den sammantagna kartläggningen och analysen som tas fram utifrån 2019 års arbete arbeta för en tydligare riktning för kommunens

digitaliseringsarbete.

Civilt försvar

Utvecklingen av det civila försvaret och säkerhetsskyddet inom kommunen behöver förstärkas.

Kommunen behöver utöka sin förmåga att kunna uppfylla det geografiska områdesansvaret gentemot medborgarna gällande vatten, el och livsmedel.

Kommunikation

Kommunledningskontoret arbetar med kommunens kommunikationsfrågor och utgör en samarbetspart till kontor och avdelningar. Under 2020 kommer att antal sakområden att ha ett tydligt fokus i det övergripande kommunikationsarbetet. Bland annat kommer arbetet fortsätta med att aktivera varumärket externt och internt och i det arbetet ingår även en översyn av det grafiska uttrycket.

Kommunen har årligen genomfört en egen undersökning om Solsidan har om hur användarna uppfattar intranätet. Denna mätning genomförs för sista gången hösten 2019 då en ny intranätslösning ska arbetas fram under 2020. Under 2019 genomfördes en förstudie avseende ny intranätslösning och det arbetet går under 2020 in i nästa fas.

Trygghetsarbete

Kommunledningskontoret ansvarar för att samordna och driva trygghetsarbetet, samt för att bistå övriga förvaltningar och verksamheter i deras arbete. Trygghetsarbetet följs för närvarande upp genom de lägesrapporter som tas fram inom arbetet med EST (Effektiv samordning av trygghet). Genom EST-metoden tydliggörs problem- och utvecklingsområden inom kommunen vilket möjliggör planering, åtgärder och uppföljning av kontorens planerade aktiviteter mot det uppmärksammade problemet. Kansli- och säkerhetsenheten planerar att under 2020 följa upp nöjdheten med detta stöd.

I samband med delårsrapport och verksamhetsberättelse kommer rapportering om kommunledningskontorets samordning vad gäller trygghetsarbetet att ske.

(10)

Näringsliv

Kommunledningskontoret ansvarar för att samordna och driva näringslivsarbetet, samt för att bistå övriga förvaltningar och verksamheter i ett utvecklingsarbete. Då näringslivsarbetet är av

tvärsektoriellt slag förutsätter det att förvaltningarna identifierar sitt ansvar och sin

utvecklingspotential i arbetet med företagen. För att undersöka hur Sollentuna kommun upplevs och hur den står sig i relation till övriga kommuner används två huvudsakliga statistikkällorna för

information, SKL:s mätning Löpande Insikt (en nöjd kund-mätning) samt Svenskt Näringslivs studie Lokalt Företagsklimat.

I samband med delårsrapport och verksamhetsberättelse kommer rapportering om kommunledningskontorets samordning vad gäller näringslivsarbetet att ske.

(11)

4 Systematiskt kvalitetsarbete

Kommunledningskontoret arbetar systematiskt och kontinuerligt med att säkerhetsställa att såväl kommunstyrelsen som kommunen i helhet bibehåller goda resultat och fortsätter att förbättra

verksamheten. Det löpande arbetet ska ske utifrån lagstiftning, föreskrifter, nationella och kommunalt styrande dokument samt med hög kvalitet i service och tjänster. Detta följs kontinuerligt upp under året utifrån ett antal beslutade kvalitetsfaktorer, med kopplade kvalitetsindikatorer. För de

verksamheter där kommunstyrelsen finner avvikelser planeras åtgärder in direkt och kan då regleras i ett tidigt skede.

Utvalda kvalitetsfaktorer är god extern service, god intern service, bra beslutsunderlag, effektiva kommunövergripande processer, effektiv medborgarservice, goda arbetsförutsättningar samt ansvarsfull ekonomi.

Utvecklingsområden som kommer att prioriteras i målstyrningen under 2020:

 Ökad dialog och tillgänglighet för invånarna

 Stärkt bild av Sollentuna som plats, organisation och arbetsgivare

 Utvecklat digitalt kontor

 Enklare vardag för medarbetare och chefer

 Förbättrad informationssäkerhet

 Attraktiv arbetsgivare

Kostnadsmedvetenheten behöver öka utifrån ett sämre konjunkturläge och under 2020 kommer ekonomi att vara en väsentlig del i kommunledningskontorets arbete.

Undersökningar och enkäter som kommer att följas upp är bland annat:

Undersökning Resultatet redovisas i:

Medarbetarundersökning Mars

Web Service Index November

Företagsklimat, NKI kommunernas myndighetsutövning April Svenskt Näringsliv - företagsklimat (enkät) Maj Svenskt Näringsliv - företagsklimat (ranking) Oktober

SCB:s medborgarundersökning December

Politikerenkät Juni

Kommunens kvalitet i korthet - KKiK Januari

Enkät IT-arbetsplats April

Enkät Chefers/specialisters nöjdhet med KLKs stöd Oktober

JÄMIX Maj

(12)

5 Ekonomi

5.1 Budget på nämndens verksamhetsområde

Verksamhetsområde Budget 2019 Förändringar

2020 Budget 2020

Politisk verksamhet 25 905 -2 000 23 905

Kommunledning 115 329 9 894 125 223

Samarbetsorgan 3 550 0 3 550

Räddningstjänst 37 900 2 000 39 900

Samhällsbyggnadsverksamhet 5 566 56 5 622

Evakuering och flytt Turebergshuset 14 000 14 000

Kommunens fastigheter -47 100 11 800 -35 300

Summa 141 150 35 750 176 900

Beslutad ram 141 150 35 750 176 900

Kvar att fördela 0 0 0

Verksamhetsområde Intäkter 2020 Kostnader 2020

Budget netto 2020

Politisk verksamhet 23 905 23 905

Kommunledning -108 000 233 223 125 223

Samarbetsorgan 3 550 3 550

Räddningstjänst 39 900 39 900

Samhällsbyggnadsverksamhet -61 300 66 922 5 622

Evakuering och flytt

Turebergshuset -22 000 36 000 14 000

Kommunens fastigheter -297 163 261 863 -35 300

Summa -488 463 665 363 176 900

5.2 Nämndens resursfördelning per verksamhetsområde

Politisk verksamhet

Verksamhetsområdets budget har minskat med 2 miljoner kronor vilket motsvarar den tillfälliga ramökningen i samband med EU-val 2019.

Kommunledningsverksamhet

Verksamhetsområdet kommunlednings budget har förutom uppräkning utökats med medel för en upphandlare, e-arkiv och nytt intranät. Budgeten har även minskats utifrån att arbete med e-handel, IT- upphandling och sollentuna.se gått in i nya skeden eller avslutats. Dessutom har den negativa budgeten för hyresrabatten (11 miljoner kronor) flyttats till evakuering och flytt Turebergshuset.

Justering har gjorts mellan kompetens- och arbetsmarknadsnämnd och kommunstyrelsen efter omorganisationen.

Verksamhetens intäkter är främst interna och består till största delen av vidarefakturering av IT- kostnader (arbetsplats, skolnät och system) samt kontorens avtal med serviceenheten.

Samarbetsorgan

(13)

Ingen förändring mot 2019.

Räddningstjänst

Budgeten har ökat utifrån den minskade intäkten avseende upphörande av hyresavtal med brandkåren Attunda, när de flyttar in i nya lokaler.

Samhällsbyggnadsverksamhet

Samhällsbyggnadsavdelningens personalkostnader redovisas under kommunstyrelsens budget, netto om 5,6 miljoner kronor. Avdelningen använder en köp- och säljstruktur för att tydliggöra

samhällsbyggnadsverksamheten utifrån nämndperspektiven. Detta innebär att samtliga

personalkostnader fördelas ut efter genomförd tidredovisning till respektive nämnd; klimatnämnd, miljö- och byggnadsnämnd, natur- och tekniknämnd, samhällsbyggnadsnämnd samt

kommunstyrelsen. Av respektive nämnds verksamhetsplan redovisas resursfördelning fördelat på nämnd och verksamhet. Samhällsbyggnadsavdelningen ansvarar också för översiktlig planering, strategisk planering, markförvaltning och GIS-samordning.

Evakuering och flytt Turebergshuset

Kommunledningskontoret och andra förvaltningar har betalat 22 miljoner kronor i hyra avseende Turebergshuset. Under evakueringslösningen kommer förvaltningarna att fortsätta betala samma belopp till projektet som i sin tur står för hyreskostnaderna och övriga kostnader om 36 miljoner kronor.

Hyreskostnaderna och övriga kostnader 36 miljoner kronor finansieras genom ökat anslag om 25 miljoner kronor under åren 2020-2022 samt via ursprungsnettobudgeten avseende hyror om 11 miljoner kronor.

I samband med budgetarbetet bestämdes att hantering av evakueringshyrorna bör ske inom Turebergsprojektet därav flyttades nettokostnadsbudgeten för hyror till Turebergsprojektet.

Kommunens fastigheter

Kommunens fastighetsbudgetram ökar med 11,8 miljoner kronor netto. Ingen förändring sker i uppdelning av verksamhetsområden jämfört med år 2019. Utgångsläget för beräkning av nämndens budgetram för 2020 utgörs av felaktigt budgeterade fastighetskapitalkostnader om 8,2 miljoner kronor som flyttas till kommunstyrelsen från natur och tekniknämnden samt 3,6 miljoner kronor för ökade kapitalkostnader avseende fastighetsägarinitierade investeringar.

Intäkter om 297,2 miljoner kronor består till större del av interna hyror avseende skolor/förskolor, idrottshallar och gruppboenden.

Kostnader om 261,8 miljoner kronor består av kapitalkostnader, tillfälliga hyror i form av paviljonghyror, uppvärmnings- förbrukningsavgifter samt övriga löpande drift- och underhållskostnader.

Både intäkter och kostnader är lägre jämfört med år 2019 då kommunstyrelsen har sålt fastigheterna Gärdeskolan, Tegelhagenskola och Töjnanskola till Sollentuna kommunfastigheter AB.

Försäljning av 22 fastigheter som beräknas träda i kraft under 2020 påverkar kommunens

fastighetsbudget netto med 1,1 miljoner kronor. Vilket betyder att överskottet avseende kommunens fastigheter minskar med 1,1 miljoner kronor. Underskottet kommer att balanseras av förväntad utdelning av Sollentuna kommunfastigheter AB på kommunövergripande nivå.

(14)

5.3 Riktade budgetmedel

Nivåpåverkande förändringar, tkr

Budget 2020

Planerad tidpunkt för start

Kommentar

E-handel 400 201901 Införandedelen klar

Brandkåren Attunda -2 000 201901 Minskad intäkt avseende upphörande av hyresavtal med brandkåren Attunda, i och med ny brandstation

Upphandlare -900 201901 Ny upphandlare till ekonomiavdelningen

E-arkiv -500 201901 Fortsatt utveckling av E-arkiv

Kapitalkostnader

(fastighetsinv.) -3 600 201901 Ökade kapitalkostnader kommer belasta resultatet i sin helhet i slutet av året

Tillfälliga satsningar, tkr Budget 2020

Planerad tidpunkt för start

Kommentar

EU val 2019 2 000 201901 Val genomfört 2019

IT-upphandling 7 500 201901 Upphandlingen ska vara klar under 2019

sollentuna.se 700 201901 Delvis genomförd satsning under 2019

Nytt intranät -2 300 201901 Medel för att arbeta fram en ny intranätslösning

Evakuering Turebergshuset -25 000 201901

Ökade hyres- och övriga kostnader i samband med evakueringen och kommer belasta resultatet i sin helhet i slutet av året

5.4 Investeringsram

2020

Nämndens investeringsbudget

Investeringslimit KS 2 200

Investeringsbudget anläggningar 493 000

Investeringslimit KS

Från och med 2020 finns planerade investeringar för IT, ramen väntas nyttjas fullt ut. Eventuellt kan ramen behöva utökas under senare delen av året.

Investeringsbudget anläggningar

Investeringsbudgeten om 493 miljoner kronor består av 30 miljoner kronor avseende investeringar i gång och cykelvägar, 110 miljoner kronor avseende fastighetsägarinitierade investeringar och hyresgästanpassningar samt större nybyggnadsinvesteringar av skolor och förskolor om 223 miljoner kronor, större investeringar i kultur och fritidsanläggningar om 110,1 miljoner kronor samt investering i gruppboende om 20 miljoner kronor.

Per den första juli 2019 såldes tre pågående projekt Tegelhagens skola, Töjnan skola och Gärdeskolan till Sollentuna kommunfastigheter AB. Vilket betyder att behovet avseende investeringsmedel i större nybyggnadsinvesteringar av skolor och förskolor samt kultur och fritidsanläggningar om 333,1 miljoner kronor har minskat med 176,5 miljoner kronor.

(15)

Sollentuna kommunfastigheter AB som även har i uppdrag att förvalta kommunägda fastigheter har upprättat en sammanställning avseende fastighetsägarinitierade investeringar för år 2020 enligt budgetlimiten. Planen innehåller bland annat ytskiktsrenoveringar, obligatoriska ventilationsåtgärder (OVK), renovering efter fuktskador samt buffertpost om 15 miljoner kronor för oförutsedda utgifter.

I planen avseende investeringar i gång och cykelvägar finns investeringar i två gång- och cykelbroar om 15 miljoner kronor som det råder osäkerhet kring.

5.5 Exploateringsbudget

Exploateringsbudget för markåtgärder Budget 2020

Försäljning av mark 143 800

Förädling / inköp av mark -378 900

Netto -235 100

Kommentar

Kommunstyrelsens exploateringsbudget avser åtgärder för att anskaffa, bearbeta och iordningställa mark för att kunna bygga bostäder, affärslokaler eller lokaler för kommunal service.

Exploateringsverksamhet som avser detaljplanering och genomförande av detaljplaner omfattas av samhällsbyggnadsnämndens reglemente.

I kommunstyrelsens exploateringsbudget för 2020 ingår planerad markförsörjning i Norrsätra verksamhetsområde och i Södersätra, båda inom Väsjöområdet. I Mässområdet planeras för både markförvärv och markförsäljning av nuvarande fastighetsägare i samband med den stadsutveckling som pågår där. I budgeten har även hänsyn tagits till det uppdrag (2016/05925) om strategiska fastighetsförvärv som gavs i syfte att förvärva mark för kommunala verksamhetsbehov.

(16)

6 Kvalitetsstyrning

Kvalitetsstyrning handlar om hur kommunen genomför grundläggande uppdrag utifrån lagstiftning, föreskrifter, nationella och kommunalt styrande dokument samt i vilken grad kommuninvånarnas krav på kvalitet i service och tjänster uppfylls.

Till varje kvalitetsfaktor kopplas minst en kvalitetsindikator. Kvalitetsindikatorn ska ha en riktning och en styrgräns för när grön respektive nedre accepterad gul nivå är uppnådd. Grön nivå anger det önskade resultatet, medan gul nivå kräver löpande uppföljning. Röd nivå kräver omedelbar åtgärd.

6.1 Målgrupp (Kunder – brukare – invånare - intressenter)

Kvalitetsfaktorer:

6.1.1 God extern service Beskrivning

Sollentuna kommun ska genom en lättillgänglig webb och sin externa kundtjänst kontaktcenter förenkla för invånare och företagare att få svar på sina frågor, felanmäla samt få hjälp i olika ärendeprocesser.

Kvalitetsindikator Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall

2019 Styrgräns

2020 Styrgräns kvinnor 2020

Styrgräns män 2020

Medelvärde av bedömning gällande

nöjdhet med Kontaktcenter 4,1 4,2 4,1 4

Motivering styrgränser/målvärde

Kontaktcenter ska bibehålla samma höga resultat som tidigare år gällande generell nöjdhet. Styrgräns är satt till 4. Nedre styrgräns är 3,9 och satt utifrån spridning på individuella resultat (skala 1-5).

Medelvärde av bedömning gällande

tillgänglighet på Kontaktcenter 4,1 4,2 4 4

Kontaktcenter ska bibehålla samma höga resultat gällande tillgänglighet som tidigare år. Styrgräns är satt till 4. Nedre styrgräns är 3,9 och satt utifrån spridning på kontaktcenters resultat under året (skala 1-5).

Webbesökarnas nöjdhet med

kommunens webbplats (index) 57 59 - 65

Målvärdet för 2019 var 59. I slutet av 2019 lanserades en ny webb för Sollentuna kommun och därav höjs styrgränsen för 2020 till 65. Den nedre styrgränsen är satt till 59 utifrån förväntat resultat 2019.

Andel invånare som upplever en hög

lösningsgrad på Kontaktcenter, % 72 74 73,2 74

Kontaktcenter ska bibehålla samma höga resultat som tidigare år gällande generell nöjdhet. Styrgräns är satt till 74 % och nedre styrgräns är 70 %.

(17)

Kvalitetsfaktorer:

6.1.2 God intern service Beskrivning

Det ska vara enkelt och lättillgängligt för alla förvaltningar att använda den interna servicen och få stöd.

Kvalitetsindikator

Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Styrgräns 2020

Styrgräns kvinnor 2020

Andel nöjda med IT-arbetsplatsen (%) - - 54 60

Efter ett lågt utfall i mätningen 2019, på grund av bristfällig leverans, väntas inga större förflyttningar 2020. 2020 blir ett stabiliseringsår men med förnyad leverans väntas ändå resultatet förbättras något, styrgräns är satt till 60 %. Nedre styrgräns är 54 % utifrån utfall 2019.

Andel medarbetare som anger att de är nöjda med den service som

internservice erbjuder

4,7 4,7 4,7

Internservice har till och med oktober 2019 ett genomsnittligt värde på 4,7 av 5 möjliga. 4,7 är en hög högt resultat och för 2020 är därför styrgräns satt till 4,7. Nedre styrgräns är 4,6 och satt utifrån spridning på individuella resultat (skala 1- 5).

Kvalitetsfaktorer:

6.1.3 Bra beslutsunderlag Beskrivning

Beslutsunderlagen är en väsentlig del av beslutsprocessen i den kommunala organisationen. Om underlaget i form av tjänsteutlåtanden, rapporter, yttranden och protokoll är innehållsrika, begripliga och välskrivna ger det kommunens förtroendevalda en bra grund att stå på när beslut ska fattas.

Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Genomsnittligt betyg i politikerenkäten avseende nöjdheten med

beslutsunderlag för kommunstyrelsen

- - - 0 - -

Politikerenkäten kommer göras om och nollmätning kommer att ske därför kan ingen styrgräns sättas.

Genomsnittligt betyg i politikerenkäten avseende nöjdheten med

beslutsunderlag för kommunfullmäktige

- - - 0 - -

Politikerenkäten kommer göras om och nollmätning kommer att ske därför kan ingen styrgräns sättas.

(18)

6.2 Verksamhet

Kvalitetsfaktorer:

6.2.1 Effektiva kommunövergripande processer Beskrivning

Kommunledningskontoret bistår den politiska ledningen i styrningen av den kommunala organisationen genom styrdokument, anvisningar, information och utbildning som syftar till att samtliga kontor ska arbeta på ett likartat sätt i processer som är kommungemensamma, till exempel verksamhetsplanering och budget, upphandling, rekrytering, arbetsmiljö, informationshantering och krisberedskap. Dessa processer skapar ordning och reda, leder till effektivitet och ökad kvalitet, kostnadseffektivitet och bidrar till måluppfyllelse för hela kommunen och bolagskoncernen.

Kommunledningskontoret mäter varje år i form av en enkät kontorens uppfattning om hur väl kommunledningskontorets arbetar med dessa processer.

Av de kommunövergripande processerna har kommunstyrelsen valt att prioritera utveckling av informationssäkerhetsprocessen i målstyrningen under 2020.

Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Andel förvaltningsledare som uppger att de arbetar aktivt i KLASSA med samtliga system

- - -

Detta är ett utvecklingsområde och kommer att följas upp i målstyrningen 2020.

Medelvärde av chefers/specialisters nöjdhet med kommunledningskontorets stöd i centrala processer

- - - - - -

Enkäten har gjorts om till 2019 och det resultatet har inte kommit ännu, därför kan ingen styrgräns sättas. Mätning för 2019 sker i november/december.

Kvalitetsfaktorer:

6.2.2 Effektiv medborgarservice Beskrivning

Invånare och företagare förväntar sig snabb återkoppling i sin kommunikation med kommunen. För det krävs en väl fungerande organisation som hanterar inkommande frågor med stor effektivitet.

Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Tillgänglighet e-post på Kontaktcenter

- Andel skriftliga svar inom en dag 95 96 93,5 95

Kontaktcenter ska bibehålla samma höga kvalitet. Styrgränsen är satt utifrån tidigare utfall till 95 % av andelen som får återkoppling på e-post och andra skriftliga kontakter inom 1 arbetsdag. Nedre styrgräns är 93 % och satt utifrån lägsta tidigare utfall.

Tillgänglighet e-post (KKiK) - Andel

svar på e-post inom en dag 98 94 - 95

Utifrån tidigare resultat och vår egna interna mätning är styrgränsen satt till 95 % och nedre styrgräns är 92 %.

(19)

6.3 Medarbetare

Kvalitetsfaktorer:

6.3.1 Goda arbetsförutsättningar Beskrivning

För att skapa goda arbetsförutsättningar finns en personalpolicy som beskriver förväntningar på ledarskap och medarbetarskap. En förutsättning är välfungerande HR-processer i verksamheterna i form av: attrahera, rekrytera, introducera och utveckla. Detta utgör processer som ska säkerställa personalförsörjningen. I personalpolicyn ingår bland annat:

1. Ledarskap och medarbetarskap 2. Systematiskt arbetsmiljöarbete

3. Arbete med aktiva åtgärder mot diskriminering

4. Verksamhetsnära arbete med attraktiv arbetsgivare och kompetensförsörjning 5. Medarbetarsamtal och lönesamtal

Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Sjukfrånvaro, %. 3,8 4,7 5,7 6

Kommunledningskontoret eftersträvar en lägre sjukfrånvaro än kommunen och länsgenomsnittet. Styrgränsen är satt till 6,0 % och nedre styrgräns är satt till 6,5 %. Länsgenomsnittet 2018 var 6,5%.

Personalomsättning, extern %. 10,9 13,2 13 13

Kommunledningskontoret strävar efter en personalomsättning under 13 %, nedre styrgräns är 15 %. Länsgenomsnittet är för 2018 ca 15 %.

HME (hållbart

medarbetarengagemang), index. 82,8 - 80,5 81

Genomsnittet från andra kommuner på HME totalt var för 2018 80,5 och för Sollentuna kommun 80,9.

Kommunledningskontoret eftersträvar ett HME-värde på minst 81. Nedre styrgräns är 78.

Positiva svar på frågorna om styrning i medarbetarundersökningen (HME-

delen), index 79,7 - 77,6 80

Utfallet 2019 var 77,6 jämfört med 79,7 2017. Kommunledningskontoret strävar efter 80 för 2020. Nedre styrgräns är 77.

Positiva svar på frågorna om motivation i medarbetarundersökningen (HME- delen) index

80,9 - 80,3 81,2

Utfallet 2019 var 80,3 jämfört med 80,9 2017. Kommunledningskontoret strävar efter 81,2 för 2020. Nedre styrgräns är 78.

Positiva svar på frågorna om ledarskap i

medarbetarenkäten (HME-delen) index 87,7 - 83,9 84

Utfallet 2019 var 83,9 jämfört med 87,7 2017. Kommunledningskontoret strävar efter 84 för 2020. Nedre styrgräns är 80.

(20)

6.4 Ekonomi

Kvalitetsfaktorer:

6.4.1 Ansvarsfull ekonomi Beskrivning

KS ska hantera sin ekonomi på ett ansvarsfullt sätt och verka för en god ekonomisk hushållning.

Samtliga avdelningar/enheter använder sina resurser på ett effektivt sätt genom att utföra sina uppdrag med stor kostnadsmedvetenhet. Det innebär bland annat att relevanta statsbidrag söks, aktiva beslut tas för att sänka kostnaderna, medvetenhet finnas vid inköp och förbrukning och att i periodens resultat ska upparbetade intäkter och kostnader ingå och uppbokningar görs och faktureringar sker under rätt period.

Kvalitetsindikator Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall

2019 Styrgräns

2020 Styrgräns kvinnor 2020

Leverantörstrohet 89,4 90

Måttet ska i ett första läge synliggöras och därmed öka medvetenheten. Varje avdelning och enhet bör sträva efter att förbättra sitt utfall. Nedre styrgräns är 80 %.

(21)

7 Målstyrning

Målstyrning fokuserar på utveckling och att skapa större förändringar.

Minst en målindikator kopplas till respektive mål. Målindikatorn ska mäta ett förväntat resultat, det vill säga det som målet syftar till. Målindikatorn ger en indikation på måluppfyllelsen eller den långsiktiga utvecklingen inom målet. Ett målvärde ska anges som visar om önskat resultat uppnås (grön) eller inte uppnås (röd).

Övergripande mål:

7.1 Trygghet och välfärd genom livet

Nämndmål:

7.1.1 Ökad dialog och tillgänglighet för invånarna.

Beskrivning

Invånarna är nöjda med den service som erbjuds. Sollentuna är en tillgänglig kommun för alla som behöver få kontakt - det görs genom att erbjuda moderna, användarvänliga och tillgängliga digitala tjänster och lösningar som ska upplevas effektiva samt med gott bemötande samt en tydlig känsla av att finnas till för invånarna.

För att invånarna ska känna sig delaktiga och engagerade i det som händer i kommunen utvecklas kommunikationen kontinuerligt, bland annat genom olika varianter av dialoger och återkoppling. Det är en nyckel till demokratiskt inflytande.

Förväntat resultat

Kommunens digitaliseringsarbete ska ha en tydlig riktning i syfte att ge invånare, företag och föreningar en bra digital service.

Fler ska kunna ta del av och påverka den politiska beslutsprocessen i medborgardialoger. Resultatet följs upp utifrån sammanställning och analys av genomförda medborgardialoger.

Övergripande mål:

7.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt

Nämndmål:

7.2.1 Stärkt bild av Sollentuna som plats, organisation och arbetsgivare Beskrivning

En tydlig bild av Sollentuna som plats och kommun påverkar människors vilja att flytta hit, bo kvar och driva verksamhet i kommunen. Det bidrar också till att kommunen uppfattas som en attraktiv arbetsgivare.

En organisation som utgår från en gemensam plattform för hur bilden av Sollentuna stärks.

En tydligare och mer positiv bild av Sollentuna som plats, organisation och arbetsgivare.

Indikatorer

Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2020

Målvärde kvinnor 2020

Målvärde män 2020

Nöjd-Region-Index (NRI) 68 71

Under de senaste åren när Sollentuna kommun har genomfört medborgarundersökningen har det högst mätvärdet för NRI varit 68. Målvärdet för 2020 är satt utifrån det.

Nöjd-Medborgar-Index (NMI) 63 68

Under de senaste åren när Sollentuna kommun har genomfört medborgarundersökningen har det högst mätvärdet för NMI varit 66. Målvärdet för 2020 är satt utifrån det.

(22)

Nämndmål:

7.2.2 Utvecklat digitalt kontor Beskrivning

Kommunen tar nu steget från pappershantering till digitala lösningar, en utveckling som pågått i ett par decennier men som nu tagit fart i och med att kommunen lämnar Tureberghuset under ett par år medan huset renoveras och byggs om. Mängden pappershandlingar i arkiv, närarkiv och på arbetsrum behöver därmed decimeras kraftigt. Gallringen av pappershandlingar är dock endast ena sidan av myntet. Det viktigaste är att finna digitala lösningar som innebär att nya papper inte produceras.

Sådana lösningar är också fundament för förbättrad service till kommunens invånare och företagare och för att uppnå större effektivitet i verksamheten.

Samtliga pappersarkiv i Turebergshuset ska ha gallrats och de handlingar som ska bevaras ska ha digitaliserats, dvs. skannats in i ett verksamhetssystem eller till e-arkivet. Samtliga medarbetare ska ha gått igenom samtliga papper på sitt eget kontor/arbetsplats och gallrat merparten, en del genom att skanna in handlingarna i ett system eller genom att kasta dem. Samtliga kontor ska ha inventerat vilka processer i verksamheten som genererar papper och planlagt digital lösning som leder till att

pappershanteringen upphör. Medarbetarna ska ha fått förståelse för att kommunen nu tar steget från papper till digitala lösningar på riktigt och arbetar utifrån begreppet ”Digitalt först”. Arbetet leds från administrativa avdelningen och avdelningen för samordning och kommunikation tillsammans.

För att följa upp resultatet kommer eventuella mätningar tas fram under 2020.

Indikatorer

Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2020

Andel elektroniska fakturor (%) 45 54 75

Målet är att ständigt öka andel elektroniska fakturor, dock finns vissa fakturor som inte kan gå elektroniskt på grund av sekretess. Målvärdet för 2020 är 75 % vilket innebär aktivt arbete för att få leverantörer att ansluta sig. 2020 ska E- handeln i kommunen komma igång och detta borde kunna innebära en ökning i andel anslutna leverantörer.

(23)

Övergripande mål:

7.3 Attraktiv och effektiv organisation

Nämndmål:

7.3.1 Enklare vardag för medarbetare och chefer Beskrivning

Kommunledningskontoret ska ombesörja att det finns interna tjänster och lösningar som underlättar vardagen för medarbetare och chefer. Det handlar bland annat om att det finns en väl fungerande plattform för intern kommunikation och digitala tjänster. Det ska vara lätt för chefer och medarbetare att planera, följa upp och utveckla verksamheten.

Att en ny lösning för intern kommunikation är framtagen och att implementering påbörjas 2020/2021.

Implementeringen ska därefter vara klar under 2021. Den nya lösningen ska vara anpassad efter organisationens behov och bättre stödja de arbetssätt som kommunen ska utgå ifrån vid återflytten till Turebergshuset 2022. Det kommer arbetats fram hur lösningen ska mätas och följas upp och vad som ingår i det omfånget.

Det är lättare för chefer och medarbetare att planera, följa upp och utveckla sin verksamhet - mallar, stödmaterial och stödsystem (beslutsstöd m.fl.) är enkla att förstå och använda.

Indikatorer

Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2020

Medelvärde av chefers/specialisters nöjdhet med ekonomiavdelningens stöd i planering och uppföljning av

verksamhet och ekonomi

Frågan är ny och saknar tidigare utfall, därför har inget målvärde satts.

Nämndmål:

7.3.2 Förbättrad informationssäkerhet Beskrivning

Informationssäkerhet är de åtgärder som vidtas för att hindra att information läcker ut, förvanskas eller förstörs och för att informationen ska vara tillgänglig när den behövs. För kommunen kan det handla om att skydda information mot en uppsättning hot för att säkerställa verksamhetens kontinuitet, minimera verksamhetsrisken och maximera avkastningen på investeringar och verksamhetsnytta.

Kommunens verksamheter ska veta vilken information de har, hur den förvaras, hur viktig

informationen är, hur skyddsvärd den är ur integritets- respektive säkerhetsskyddsperspektiv. Det kräver inventering och analys av informationen och att åtgärder vidtas om säkerheten bedöms vara för låg.

Indikatorer Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall

2019 Målvärde

2020 Målvärde kvinnor 2020

Andel förvaltningsledare som uppger att de arbetar aktivt i KLASSA med samtliga system

100

För att uppfylla lagkrav för informationssäkerhet krävs en måluppfyllelse på 100 procent.

(24)

Nämndmål:

7.3.3 Attraktiv arbetsgivare Beskrivning

Sollentuna kommun arbetar kontinuerligt för att attrahera, rekrytera, introducera, utveckla och behålla medarbetare. Våra ledare är professionella och har ett utvecklande ledarskap. Ledare och medarbetare skapar tillsammans resultat, engagemang och delaktighet. Gemensamt utvecklar vi vårt arbete. Vårt arbetssätt bidrar till att medarbetare och chefer vill stanna, trivas och prestera.

Medarbetarna upplever att det är ett gott samarbete mellan enheter/avdelningar. Roller och ansvarsområden är tydliga så att arbetet bedrivs effektivt.

Indikatorer

Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2020

Andelen som svarar positivt på frågan om "arbetet är organiserat på ett effektivt sätt så att jag vet vem som gör vad" i medarbetarenkäten (%)

63,3 - 69,2 72

Vi arbetar ständigt med att kartlägga processer, se över vilka som är delaktiga och vem som har huvudansvar vilket gör att förväntningar finns att öka utfallet.

Andelen som svarar positivt på frågan om "samarbetet fungerar bra mellan min arbetsplats och andra enheter" i medarbetarenkäten (%).

68,1 - 69,8 72

Samarbete mellan enheter/avdelningar är av vikt och kommunledningskontoret strävar efter att bibehålla eller öka värdet för 2020.

(25)

8 Risker och åtgärder - internkontroll

Nämnden ska årligen fastställa risker och åtgärder inom ramen för internkontroll. Från och med 2018 redovisas riskhanteringen integrerat i nämndens verksamhetsplan.

8.1 Risk att kvitto och underlag saknas till kortköp

Beskrivning av risk

Tydliga regler for hur borttappade kvitton hanteras saknas för Maestrokort. Risk att kvitto och underlag saknas till bokföringen.

Kontroll/åtgärd Hur och när?

Processkartläggning Processen kartläggs under våren och interna regler uppdateras.

8.2 Risk för felaktiga löneutbetalningar

Attest på löneutbetalningar saknas. Risk för felaktiga löneutbetalningar eftersom det saknas attestmöjlighet från chefer.

Kontroll på preliminära lönetransaktioner Inför obligatorisk kontroll på preliminära lönetransaktioner.

Följs upp med stickprovskontroller i tertial 2.

8.3 Arbetsmiljömässiga behov som behöver hanteras i och med flytt från Turebergshuset

På grund flytten vid årsskiftet 2019/2020 kan det av arbetsmiljömässiga skäl uppkomma behov som behöver tas om hand.

Skyddsrond Skyddsronder för KLK flyttas fram från hösten 2019 till

våren 2020. Ergonomironder beställs på förhand via FHV Feelgood AB av HR.

8.4 Personuppgifter hanteras inte i enlighet med GDPR

Det finns risk att rutiner för hantering av personuppgifter enligt GDPR brister då det är ett nytt/utökat krav från och med 2018.

Kontroll ska göras på alla KLKs avdelningar.

Kontroll av PUB-avtal Kontroll sker I samband med delårsrapporten. Två typer av kontroller ska göras.

1. Alla system inom kommunledningskontoret ska kontrolleras att PUB-avtal finns.

2. Fem stickprov ska göras på externa PUB-avtal där innehållet ska granskas och kvalitetssäkras. Kontrollerna omfattar alla KLKs avdelningar och ska sammanställas avdelningsvis.

8.5 Fastighetsförvaltning av kommunägda fastigheter saknar ett långsiktigt perspektiv

Att helhetssyn avseende underhåll och investering samt framtida behov saknas