10.2. Bilaga 1. Verksamhetsplan 2019, kommunstyrelsen

(1)

Verksamhetsplan 2019

Kommunstyrelsen

(2)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 3

1.1 Kommunstyrelsens uppdrag ... 3

2 Omvärldsanalys ... 4

3 Ekonomi ... 7

3.1 Budget på nämndens verksamhetsområde ... 7

3.2 Nämndens resursfördelning per verksamhetsområde ... 7

3.3 Riktade budgetmedel ... 8

3.4 Investeringsram ... 9

3.5 Exploateringsbudget mark ... 9

4 Nulägesanalys ... 10

5 Systematiskt kvalitetsarbete ... 15

6 Kvalitetsstyrning ... 17

6.1 Invånare ... 17

6.2 Samhälle och utveckling ... 19

6.3 Internt... 20

7 Målstyrning ... 23

7.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 23

7.2 Attraktiv och effektiv organisation ... 23

8 Risker och åtgärder - internkontroll ... 26

8.1 Rätt kompetens inom personalstrategiska frågor kan inte rekryteras ... 26

8.2 Information och kompetens förloras när medarbetare slutar ... 26

8.3 Personuppgifter hanteras inte i enlighet med GDPR ... 26

(3)

1 Inledning

1.1 Kommunstyrelsens uppdrag

Beskrivning

Kommunstyrelsen är fullmäktiges verkställande organ och ansvarar för att leda och samordna kommunens verksamheter.

Kommunstyrelsen har också uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs av såväl nämnder som kommunägda bolag. En särskild uppgift för styrelsen är att bereda ärenden till fullmäktige samt ha hand om den ekonomiska förvaltningen.

Kommunstyrelsen svarar bland annat för kommunens mark- och fastighetsinnehav, central upphandlingsfunktion, kontaktcenter, kommunövergripande säkerhetsfrågor och

utvecklingsarbete inom olika områden samt den kommuninterna administrationen.

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och krisledningsnämnd.

(4)

2 Omvärldsanalys

Kompetensförsörjning

Enligt Stockholmsbarometern som tas fram av Stockholms Handelskammare är

arbetskraftsbristen oförändrad och håller sig på en fortsatt hög nivå. Samtidigt är det fortfarande svårt för personer med låg utbildningsnivå och nyanlända att komma in på arbetsmarknaden.

I Sollentuna kommun har vi generellt goda möjligheter att rekrytera nya medarbetare. Dock finns en kompetensbrist främst avseende lärare, förskollärare och ingenjörer. Bland

socialsekreterare har personalomsättningen minskat och tillgång till kompetens ökat. En relativt hög personalomsättning kommer troligtvis kvarstå och som arbetsgivare behöver vi lägga fokus på att öka andel heltidsanställda ytterligare, minska sjukfrånvaron och behålla medarbetaren några år extra. Det är därför viktigt att fortsätta arbetet kring att vara en attraktiv arbetsgivare och fokusera på att utveckla och behålla befintlig kompetens.

Den lägsta åldern för att ta ut allmän pension kommer höjas från 61 till 62 år från och med 2020. Därefter höjs lägsta åldern för att ta ut allmän pension successivt till 64 år fram till år 2026. Även åldern för då man har rätt att vara kvar på jobbet höjs år 2020 från 67 till 68 år.

Därefter höjs åldern då man har rätt att vara kvar på jobbet successivt till 69 år fram till år 2023.

För Sollentuna kommun innebär förändringarna att medarbetare troligtvis kommer välja att arbeta kvar längre än idag.

Osäkerhet i bostadsbyggande

Det har visat sig att marknaden för nyproducerade bostäder är sårbar och att efterfrågan har börjat minska. Boverket bedömer att antalet påbörjade bostäder i Sverige minskar från

ca 68 000 år 2017 till ca 54 000 år 2018 och ca 51 000 år 2019. Det är i huvudsak byggandet av bostadsrätter som förväntas minska. I Storstockholm förväntades byggstarterna minska med cirka 30 procent under 2018 (Boverket 2018).

Efterfrågan på bostäder påverkas av exempelvis utbud, konjunktur, ränteläge, hushållens betalningsförmåga och förändrade regler avseende exempelvis amorteringskrav och

ränteavdrag. En effekt av minskad efterfrågan är att bostadsprojekt avstannar eller förskjuts i tid vilket resulterar i att bostadsproduktionen blir lägre förväntat, vilket påverkar inflyttningen till kommunen. Ett minskat byggande innebär troligen en reducerad befolkningstillväxt och således ett minskat behov av nya lokaler för kommunal service.

Digitalisering

Kommunens kunder förväntar sig snabbare och enklare service i takt med utvecklingen av nya tjänster på den privata marknaden. Tidigare låg fokus framför allt på att erbjuda e-tjänster som förenklade tillgängligheten vid ansökningsprocesser och ledde till minskad pappershantering.

Nu ökar istället efterfrågan - och utbudet - på automatiserade processer där beslut produceras utan att en tjänsteman agerat aktivt i det specifika fallet eller möjligen deltar i processen som en slutlig kvalitetsgarant. Kommunen kommer behöva följa den utvecklingen de närmaste åren.

Fram till nyligen har varje kommun varit sin egen e-tjänsteutvecklare. Styrning och

sammanhållning på regional eller nationell nivå har ofta saknats i dessa frågor. Bolaget Inera, som ägs av kommuner och landsting, bland annat Sollentuna, arbetar med utveckling av digitala tjänster och gör det med större emfas än tidigare på kommunala tjänster (tidigare låg fokus främst på vårdrelaterade e-tjänster). Kommunen kommer behöva ingå i dessa sammanhang för att öka kvaliteten och sänka kostnader på digital tjänsteutveckling.

Förflyttningen mot tjänstebaserade leveranser fortsätter, t ex mot molntjänster. För Sollentuna kommun betyder det färre köp av licenser och programvaror för egen produktion. IT-tjänster

(5)

Civilt försvar

Totalförsvaret består av militärt försvar och civilt försvar. Sveriges kommuner är en del av det civila försvaret. Regeringen har ökat anslagen till kommuner och landsting för att utveckla detta försvar. Därmed kommer det också ställas omfattande krav på kommunerna att arbeta med frågan framöver. Samtliga nämnder kommer att påverkas, om än på olika sätt. Kommunen kommer till exempel behöva krigsplacera personal för att i krigstid kunna bedriva

samhällsviktig verksamhet samt kunna förse kommunens invånare med vatten och

livsmedelsförsörjning under sådana omständigheter. Civilt försvar bedöms bli en viktig del av kommunens arbete under den kommande tioårsperioden.

Informationshantering

Informationshantering blir en allt viktigare del av den kommunala verksamheten. Det handlar om att ha goda strukturer för att lagra och komma åt sin information när den behövs, både i det dagliga arbetet (i exempelvis ett verksamhetssystem) och på längre sikt (i ett e-arkiv).

Informationen ska dessutom hanteras säkert, både ur individens perspektiv, vilket ett aktivt GDPR-arbete ska säkerställa, och samhällets. Säkerhetsskydd för information som är vital för att samhällets funktioner inte ska utsättas för otillbörlig påverkan eller sabotage kommer att bli ett alltmer viktigt perspektiv på kommunens informationsresurser.

Arbetsmarknad och näringsliv

Näringslivets generella efterfrågan på arbetskraft är fortsatt hög i regionen och i Sollentuna.

Detsamma gäller efterfrågan på utbildad arbetskraft. Samtidigt har arbetskraftsbristen i regionen inte varit så hög på tio år som under slutet av 2018, visar Stockholmsbarometen som tas fram av Stockholms Handelskammare. Företagare i Sollentuna värderar också tillgången till

medarbetare med relevant kompetens, som låg, enligt Svenskt Näringslivs undersökning Företagsklimat. Tillväxten för företag i Sollentuna har varit god för många branscher under den senaste tioårsperioden, men kompetensförsörjningen är en faktor som kan bromsa en fortsatt positiv utveckling.

Samtidigt är det mycket svårt för personer med låg utbildningsnivå och nyanlända att komma in på arbetsmarknaden. Personer som har en svag ställning på arbetsmarknaden är därför en grupp som måste ges relevanta utbildningsinsatser och stöd för att kunna matcha den kompetens som efterfrågas.

Arbetskraftsbristen är en hämmande faktor för exempelvis byggbranschen. Branschens

konjunktur i Stockholm har försämrats successivt under 2018, visar Stockholmsbarometern. En långsammare byggtakt kan innebära att färre bostäder färdigställs, vilket kan bli en utmaning för att kunna trygga kompetensförsörjningen.

Sollentunas befolkningsprognos är, trots en konjunkturnedgång i byggbranschen, positiv.

Tillväxten kan vara positiv ur ett kompetensförsörjningsperspektiv, men innebär också en utmaning för att kunna möta efterfrågan på mark och lokaler för företagsverksamhet.

Kommunens markreserv är idag begränsad.

Delaktiga invånare och företag

Kravet på att få vara med och tycka till i olika frågor väntas öka från invånare och företag.

Förväntningarna på nya former för dialog och kommunikation kommer att öka och den digitala utvecklingen kommer att skapa nya förutsättningar. Krav och förväntningar på innovativa lösningar och kommunikationsformer kommer att öka från såväl näringslivet som från invånare.

Förändringar i lagstiftning m.m.

Ny redovisningslag från 1 januari 2019. Lagen påverkar i detta skede inte så mycket mer än att information i delårsrapport och årsredovisning ska presenteras på ett annat sätt. Vad som kan påverka är om ett nytt beslut tas om hur pensionsskulden ska redovisas. Regeringen bedömer att det bör utredas vidare vilka konsekvenser en ändrad redovisningsmodell för kommunala

pensionsförpliktelser får för den kommunala ekonomin samt hur en sådan ändring påverkar balanskravet och kravet på god ekonomisk hushållning.

(6)

I april 2019 införs en ny lag om elektroniska fakturor. Lagen innebär att myndigheter ska kunna ta emot e-fakturor, något som är möjligt i Sollentuna kommun redan idag. Sveriges kommuner och landsting (SKL) bedömer att cirka 50 kommuner idag saknar möjlighet att ta emot e- fakturor. Sollentuna kommun kommer i samband med det pågående e-handelsprojektet försöka få även de leverantörer som inte omfattas av den nya lagen att övergå till elektronisk faktura, då det är bättre ur miljö- och arkiveringsperspektiv, men även kostnadsbesparande.

Under 2019 kommer riksdagen ta ställning till ett nytt lagförslag, ”förslag till enklare och flexiblare upphandlingsregler och vissa regler om överprövningsmål” (SOU 2018:44). Syftet har varit att förenkla och göra reglerna mer flexibla under det så kallade tröskelvärdet.

Nyheter inom arbetsrätten

En ny skyldighet för arbetsgivare är att upprätta en plan för återgång i arbete infördes under året. Planen gäller för de arbetstagare som varit frånvarande i 30 dagar på grund av

arbetsoförmåga och som kan antas vara frånvarande från arbetet mer än 60 dagar. Syftet med den nya regleringen i 30 kap. 6 § Socialförsäkringsbalken (SFB) är att stärka individers möjlighet till rehabilitering och underlätta återgången i arbete efter en sjukperiod. I Sollentuna kommun har nya rutiner införts för att säkerställa att plan för återgång i arbete upprättas för medarbetare med lång sjukfrånvaro som omfattas av de nya reglerna.

Jämställdhet

Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) långsiktiga jämställdhetsarbete visar genomgående goda resultat men det finns mycket kvar att göra. För att ge kvinnor och män likvärdiga möjligheter till karriär och löneutveckling behövs ett aktivt och kraftfullt jämställdhetsarbete.

Vid CEMR-konferensen 2018 har ett nytt positionspapper och handlingsplan tagits fram.

Liksom tidigare är det några av punkterna som berör HR-arbetet mer bland annat gällande att stärka kvinnors ställning på arbetsmarknaden och ekonomiska självständighet samt att

underlätta att kombinera arbete och familjeliv. Om uppföljningen av CEMR deklarationen blir mer omfattande kommer det att påverka hur vi behöver arbeta med deklarationen.

Förändringar i utjämningssystemet

Under 2018 färdigställdes utredningen av kostnadsutjämningssystemet. Utredningen skulle se över och uppdatera systemet för att kunna möta dagens och framtidens utmaningar. Utmaningar inom utjämningssystemet är ökat flyktingmottagande, demografiska förändringar med allt fler yngre och äldre, bristen på arbetskraft samt investeringsbehov i till exempel skolor och sjukhus.

Betänkandet om ändrat kostnadsutjämningssystem har lämnats till regeringen. Då förslagen i betänkandet kommer att leda till förändringar för olika kommuner och landsting ska den behandlas i en bred remissrunda. Utredningen har föreslagit att det nya systemet ska börja gälla år 2020.

(7)

3 Ekonomi

3.1 Budget på nämndens verksamhetsområde

Verksamhetsområde Budget 2018

Rev.budget 2018

Beslutad budget

2018

Generella tillägg/avdr ag 2019

Budget 2019

Politisk verksamhet 25 655 2 336 27 991 -2 086 25 905

Kommunledning 102 813 -850 101 963 13 366 115 329

Stadsbyggnadsavd. 13 642 -2 286 11 356 -11 356 0

Kommunrevisionen 1 667 0 1 667 -1 667 0

Samarbetsorgan 3 439 0 3 439 111 3 550

Räddningstjänst 35 616 0 35 616 2 284 37 900

Samhällsbyggnadsverksa

mhet 0 0 0 5 566 5 566

Kommunens fastigheter 0 0 0 -47 100 -47 100

Summa 182 832 -800 182 032 -40 882 141 150

Beslutad ram 182 832 0 182 032 -40 882 141 150

Kvar att fördela 0 -800 0 0 0

Verksamhetsområde Intäkter 2019

Kostnader 2019

Budget netto 2019

Politisk verksamhet -1 300 27 205 25 905

Kommunledning -110 893 226 222 115 329

Samarbetsorgan 3 550 3 550

Räddningstjänst -2 829 40 729 37 900

Samhällsbyggnadsverksa

mhet -18 550 24 116 5 566

Kommunens fastigheter -309 919 262 819 -47 100

Summa -443 491 584 641 141 150

3.2 Nämndens resursfördelning per verksamhetsområde

Politisk verksamhets budget är lägre än föregående år på grund av att medel flyttats till Samhällsbyggnadsnämnden.

Verksamhetsområdet kommunlednings budget har förutom uppräkning utökats med medel för e-handel, förstärkning ordningsvakt, digitalisering och ökade kostnader i samband med IT- upphandlingen som kommer att fortgå under 2019. Dessutom har omflyttningar internt medfört förändrad ram för verksamhetsområdet. Totalt har kommunledningens budget förändrats med 13,4 miljoner kronor. Efter genomförd förändring av tjänstemannaorganisationen ingår

näringsliv- och arbetsmarknadsavdelningen i kommunstyrelsens organisation. Finansiering och styrning av avdelningen sker från Kompetens och arbetsmarknadsnämnden utom

näringslivsverksamheten som finansieras och styrs från kommunstyrelsen.

Näringslivsverksamheten ingår i verksamhetsområdet Kommunledning.

Samhällsbyggnadsavdelningens personalkostnader redovisas under kommunstyrelsens budget, netto om 5,6 miljoner kronor. Avdelningen använder en köp- och säljstruktur för att tydliggöra samhällsbyggnadsverksamheten utifrån nämndperspektiven. Detta innebär att samtliga

(8)

personalkostnader fördelas ut efter genomförd tidredovisning till respektive nämnd;

klimatnämnd, miljö- och byggnadsnämnd, natur- och tekniknämnd, samhällsbyggnadsnämnd samt kommunstyrelsen. Av respektive nämnds verksamhetsplan redovisas resursfördelning fördelat på nämnd och verksamhet.

I och med förändrad tjänstemannaorganisation ingår även miljö- och hälsoskyddsavdelningen i kommunstyrelsens organisation. Finansiering och styrning av avdelningen sker från Miljö- och byggnadsnämnden.

Samarbetsorgan ramen har justerats utifrån 2019 års förbundsavgifter.

Räddningstjänst ram har justerats utifrån 2019 års avgift till brandkåren Attunda.

3.3 Riktade budgetmedel

Interna omflyttningar är omfattande under 2019 jämfört med tidigare år som beror på omorganisationen, totalt en minskning av budgeten med 49 miljoner kronor.

 Medel från Miljö- och byggnadsnämnd, Trafik- och fastighetsnämnd och Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnd (Trafik- och fastighetsnämnd och Utbildnings- och

arbetsmarknadsnämndupphör från och med 2019)

 Kommunens fastigheter flyttas från Trafik- och fastighetsnämnd

 Medel till Samhällsbyggnadsnämnd

 Medel till Klimatnämnd

 Förändring av Stadsbyggnadsnämnd till Samhällsbyggnadsnämnd

Generell pris- och lönekompensation uppgår till 3,7 miljoner kronor som är uppräknad i kommunstyrelsens budget.

Effektiviseringar av inköpshanteringen och lokalfrågor beräknas generera lägre kostnader om 1,1 miljoner kronor vilket minskat kommunstyrelsens budget med motsvarande. Detta är en effekt av föregående års satsning på att anställa en e-handelscontroller.

Årets nivåpåverkande förändringar innebär en ökning med 2,6 miljoner kronor.

 E-handelsprojektet fortsätter med bland annat investeringar i systemstöd och utveckling, 1,2 miljoner kronor.

 Minskad intäkt avseende upphörande av hyresavtal brandkåren Attunda, 2,0 miljoner kronor.

 Förstärkning av bevakningskostnaderna genom att ytterligare en ordningsvakt anlitas, 1,0 miljoner kronor.

 Effekten av fastighetsfissionen medför minskade kostnader för lokaler, 3,0 miljoner kronor

 Flera digitaliseringsprojekt drivs inom kommunledningskontoret, 1,0 miljoner kronor.

 Nämndsförändringsarbetet och flytt av kommunrevisionen organisatoriskt, 0,4 miljoner kronor.

Tillfälliga satsningar för 2019 ger en ökning om 3,0 miljoner kronor.

 Kostnaderna för att hantera EU valet beräknas bli 2,0 miljoner lägre jämfört med föregående års allmänna val.

 Satsningar om 5,0 miljoner kronor som görs på IT-upphandlingen vilken fortgår under året, digitalisering av arkivet tidigareläggs på grund av utflyttningen av Turebergshuset samt förbättringar på kommunens hemsida, sollentuna.se.

(9)

3.4 Investeringsram

2019

Nämndens investeringsbudget 2,2

Investeringsbudget, fastigheter 772,5

Investeringsbudget, gång- och cykelvägar 30,0

Investeringsbudgeten om 2,2 miljoner kronor är det behov kommunledningskontoret ser för 2019.

Investeringsbudgeten för fastigheter baseras dels på kommunens lokalresursplan som utgår från respektive nämnds identifierade lokalbehov, dels på fastighetsägarinvesteringar som är inom normal fastighetsförvaltning och dels utifrån nuvarande status kring pågående projekt.

Investeringsbudgeten för gång- och cykelvägar gäller nyinvesteringar.

För exploateringsbudget se bilaga "Verksamhetsplan 2019 Samhällsbyggnadsnämnden".

3.5 Exploateringsbudget mark

Budget 2019

Exploateringsbudget mark 377

(10)

4 Nulägesanalys

Förändringar i verksamhet Ny nämndorganisation 2019

Den 17 december beslutade fullmäktige om en ny nämndorganisation som gäller från och med 2019-01-01. Den politiska organisationen har förändrats med nya nämnder, vilket bland annat innebar att nya diarier har tagits fram och arbetsuppgifter fördelats om bland stödjande tjänstemän efter den nya organisationen.

De nya nämndernas verksamhetsstyrning utgår från att resurser hämtas från kommunstyrelsens personal på samhällsbyggnadsavdelningen genom en köp- och säljstruktur. Detta innebär att samtliga personalkostnader fördelas ut efter genomförd tidredovisning till respektive nämnd;

klimatnämnden, miljö- och byggnadsnämnd, natur- och tekniknämnd, samhällsbyggnadsnämnd samt kommunstyrelsen. Av respektive nämnds verksamhetsplan redovisas resursfördelning fördelat på nämnd och verksamhet.

Nya politiker har registreras i förtroendemannaregistret och försetts med arbetsverktyg beroende på uppdrag. Budget och verksamhetsplan har justerats utifrån de nya nämnderna. Arbetet med anpassningar i olika system är ett omfattande arbete som kommer att fortsätta under våren 2019.

Ny tjänstemannaorganisation

Fullmäktige fattade beslut om förändringar i den nya tjänstemannaorganisationen den 14 juni på övergripande nivå. Under hösten 2018 har arbete med att förändra tjänstemannaorganisationen utifrån beslutet genomförts. Nedan redovisas förändringarna:

 Ansvaret för fritidsgårdarna för barn mellan 13 och 15 år har överförts från barn- och utbildningsnämnden till kultur- och fritidsnämnden.

 Den personal på utbildnings- och arbetsmarknadskontoret som arbetar med gymnasiefrågorna ingår i utbildningskontoret från och med 1 januari 2019.

 Samhällsbyggnadsavdelningen består av nuvarande stadsbyggnadsavdelningen,

bygglovsenheten och de delar av trafik- och fastighetskontoret som berör gata och park.

 Avdelningen för miljö- och hälsa är en ny avdelning på kommunledningskontoret från och med 1 januari 2019.

 De delar av trafik- och fastighetskontoret som hanterar fastigheter kommer att tillhöra Sollentuna Kommunfastigheter AB.

 På kommunledningskontoret har bildats en avdelning för näringsliv- och arbetsmarknad, där övergripande näringslivsfrågor ligger direkt under kommunstyrelsen.

 Avdelningen för näringsliv och strategisk kommunikation har ombildats till avdelningen för samordning och kommunikation.

 Projektet kring nya Turebergshuset hanteras av kommunledningskontoret.

Digitalisering, e-tjänster och IT-arbetsplats

Under 2018 har ett stort fokus legat på den stora upphandling av IT-drift som pågår efter snart tio år med Tieto som driftsleverantör och detta arbete fortsätter även 2019. Upphandlingen kräver resurser och personal som arbetar med den. I samband med driftsupphandlingen har servicedesken insourcats, det vill säga återtagits i kommunal regi, vilket förväntas leda till bättre service för kommunens medarbetare. Utvärdering och utveckling av befintliga e-tjänster

kommer också att fortsätta.

Informationssäkerhet och IT-säkerhet har uppmärksammats det senaste året bland annat på

(11)

funktionen ska kommunen fortsätta med att anlita en extern DPO som arbetar med tillsynen i samarbete med en nyrekryterad intern informationssäkerhetsansvarig.

Civilt försvar

2018 har Sollentuna kommun analyserat behoven för att under 2019 påbörja arbetet avseende de förberedelser som behövs för verksamheten under höjd beredskap så att kommunen på sikt kan fullgöra sin uppgift inom totalförsvaret i händelse av krigsfara och krig.

Prioriterade uppgifter för kommunen under perioden är:

- Kompetenshöjning gällande totalförsvar - Säkerhetsskydd

- Krigsorganisation och krigsplacering

Arbetet med de prioriterade uppgifterna kompetenshöjning gällande totalförsvar och

säkerhetsskydd ska genomföras under perioden 2018 till 2020-12-31. Arbetet med framtagande av krigsorganisation och krigsplacering av personal ska vara påbörjat men behöver inte vara avslutat till 2020-12-31. Kommunen kommer påbörja arbetet under 2019 genom

kompetenshöjande utbildningsinsatser av chefer och förtroendevalda gällande totalförsvar och säkerhetsskydd.

Uppföljning av grunduppdrag

I verksamhetsplanen för 2019 har Sollentuna kommun valt att arbeta med så kallade kritiska kvalitetsfaktorer som en del i kvalitetsstyrningen. En kritisk kvalitetsfaktor är något som måste bli uppfyllt för att en verksamhet ska hålla hög kvalitet i sitt grunduppdrag. Det finns fyra kommunövergripande kvalitetsfaktorer. Dessa är; trygga invånare, studerande, arbetande och besökare; delaktighet i samhället; Sveriges bästa företagsklimat samt god fysisk och social arbetsmiljö. Kommunstyrelsen har kompletterat med ett antal kvalitetsfaktorer. Dessa är god extern service, bra beslutsunderlag, rättssäker informationshantering och god intern service.

Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare

Kommunledningskontorets uppdrag är att samordna och driva kommunens trygghetsarbete framåt, bland annat genom att implementera EST-metoden och samverkansöverenskommelsen.

Kommunledningskontorets olika avdelningar har under 2018 bidragit aktivt till det

trygghetsskapande arbetet i kommunen. En central del i detta arbete har varit samordning av kommunens resurser. Två stora projekt ingår som ett led i detta arbete: EST och Projekt Tureberg/Edsberg.

För att följa upp hur invånarna upplever tryggheten i kommunen genomförs vartannat år en medborgarundersökning där Nöjd-Region-Index (NRI), Trygghet ingår. Resultatet av NRI, Trygghet 2018 har ökat med 2 enheter mellan 2016 och 2018, men uppnår inte målvärdet 64.

Den delfråga där trygghetsindexet har minskat är kopplat till bostadsinbrott och främst i svaren från kvinnor.

Delaktighet i samhället

Sollentuna kommun vill möjliggöra att en bra integration uppnås. Integrationen handlar om att vara delaktig i samhället. Alla människor behöver en plats i samhällsgemenskapen och det är viktigt att alla människors kunskaper och färdigheter tas tillvara och värdesätts.

Under 2018 har kommunledningskontoret haft tre extratjänster. Syftet med extratjänster är att stimulera anställningar av personer som har svårt att få ett arbete utan stöd och målet med extratjänst är att det ska på sikt öka möjligheterna till att få en osubventionerad anställning.

Kommunens ledningsgrupp har beslutat att under 2019 arbeta vidare med de tre påbörjade extratjänster som finns i kommunens verksamhet, detta då Arbetsförmedlingen inte kommer att besluta om några nya anvisningar under 2019.

(12)

God extern service Resultat WSA 2018

Undersökningen av webben genomfördes av Web Service Award. Mätperioden var mellan september till november. 396 personer svarade på frågor om bland annat användarvänlighet, information, design och kontakt. Det totala helhetsbetyget, WSI (Web Service Index), blev 59.

Detta är en ökning jämfört med förra året då WSI slutade på 57. Sollentuna kommun ligger fortfarande över branschvärdet totalt sett.

Generellt var besökare via mobilen mer nöjda än de som besökte sidan via dator. En större andel kvinnor än män svarade på undersökningen. De flesta i åldersspannet 41-55 år. En majoritet besöker webbplatsen cirka en gång i månaden. En stor del av de svarande sökte information om kontaktuppgifter.

Betyget för användarvänligheten ligger över branschvärdet men har minskat något sedan föregående år. Det är främst betyget för sökfunktionen som har ett lågt värde. Designen upplevs mer tilltalande bland de mobila besökarna än desktopanvändarna. Betyget är jämförbart med föregående år.

När det gäller betyget för information så har det ökat bland de mobila besökarna men minskat något hos besökare via desktop. Generellt så har tydlighet och uppdaterad information fått bättre betyg. Däremot har nyhetsvärdet minskat. Värdet för kontakt ligger på jämförbar nivå med föregående år. Svarskvalitén har ökat men värderingen av kontaktmöjligheterna har minskat något.

Extern ärendehantering

Under året mättes inkomna ärenden 2018. Jämfört med år 2017 var det främst färre

telefonsamtal som inkom. År 2017 hade kommunen 128 000 ärenden och år 2018, 114 000 ärenden.

Antal inkomna ärenden 2018 2017

Telefonsamtal 77 000 83 000

E-post 21 000 20 000

Besök 23 000 25 000

En anledning till färre antal ärenden än 2017 är att samtal som kopplades vidare inom kommunen blev registrerade av två handläggare. Detta uppmärksammades 2018 och dessa räknas inte in i statistiken. Uppföljningarna som har genomförts i samband med inkomna ärenden visar på en hög och stabil nöjdhet.

En förbättring av den externa ärendehanteringen för att öka lösningsgraden och tillgängligheten gentemot kunderna som kontaktar kommunen har genomförts under 2018. Det arbetet kommer att fortsätta och en uppföljning av den undersökning som genomförts 2018 kommer att ske vid årsskiftet.

Bra beslutsunderlag Politikerenkät

Sollentuna kommun genomför årligen en enkät med politiker i samtliga nämnder och styrelser som målgrupp. Enkäten följer upp flera aspekter som grund för förbättringsarbete, och som indikator mäts det genomsnittliga betyget i politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlag.

(13)

Då det är relativt få som svarar och förändringarna är marginella jämfört med tidigare år är det svårt att dra mer långtgående slutsatser. Det som ändå går att konstatera är att det är en

uppåtstigande trend och inte en fallande, vilket indikerar att beslutsunderlagen som minst behåller kvalitetsnivån.

Antal respondenter kommunstyrelsen samt kommunfullmäktige: 120 stycken Rättssäker informationshantering

Kommunstyrelsen behöver säkerställa att den information som kommer in och den information som skapas hanteras på ett effektivt och informationssäkert sätt, i enlighet med lagstiftning. För att dokumentera hur kommunen hanterar verksamhetssystem och datalagring enligt GDPR används KLASSA, som är ett självskattningsverktyg. KLASSA används för att identifiera de informationsmängder som kommunens system hanterar och för att värdera informationen i systemen samt att utifrån det ta fram handlingsplaner som identifierar en del av de åtgärder som behöver vidtas.

Sveriges bästa företagsklimat

Kommunledningskontoret ansvarar för att samordna och driva näringslivsarbetet, samt för att bistå övriga förvaltningar och verksamheter i ett utvecklingsarbete. Då näringslivsarbetet är av tvärsektoriellt slag förutsätter det att förvaltningarna identifierar sitt ansvar och sin

utvecklingspotential i arbetet med företagen. För att undersöka hur privatpersoner, företag och övriga grupper upplever kontakten med Sollentuna kommun genomförs årligen tre mätningar.

Resultat av Svenskt Näringslivs enkät 2018

Varje år gör Svenskt Näringsliv en enkätundersökning och ranking om det lokala

företagsklimatet i Sveriges 290 kommuner. Enkäten genomfördes mellan januari och april 2018.

Totalt har 144 företag deltagit, vilket ger en svarsfrekvens på 42 procent.

Resultatet visar att företagarna är fortsatt nöjda med Sollentunas företagsklimat.

Sollentunaföretagens sammanfattande omdöme av det lokala företagsklimatet är i år 3,90 på en sexgradig skala. Högst betyg i länet får Solna, följd av Upplands-Bro, som båda får över 4,0.

Snittbetyget för det sammanfattande omdömet om företagsklimatet i kommunen uppdelat på bransch visade att företagsklimatet för vård- och omsorgsföretag rankades mycket högt, 5,0 på en sexgradig skala.

Nöjd-kund-indexmätning för 2017

Undersökningen Nöjd-Kund-Index som publicerades i maj 2018 mäter servicen i samband med kommunernas myndighetsutövning. Undersökningen, som genomförs av SKL i samarbete med Stockholm Business Alliance (SBA) omfattar 159 kommuner och baseras på enkätsvar från kunder som haft en kontakt med kommunerna under år 2017. Med kunder avses privatpersoner, företag samt övriga grupper. Undersökningen har genomförts via telefon samt e-post.

Sollentuna kommuns totala NKI har sjunkit från 71 till 68. Det är främst bygglov och miljö- och hälsoskydd som får låga betyg. Området markupplåtelse får högt betyg och redovisar en

markant ökning jämfört med 2016.

Då Sollentuna kommuns totala NKI främst har sjunkit inom bygglov och miljö- och hälsoskydd påbörjas nu ett arbete med att analysera resultaten mer i detalj i samarbete med Miljö- och byggnadsnämnden och Kommunstyrelsen.

God fysisk och social arbetsmiljö

I kommunledningskontorets handlingsplan, upprättad utifrån resultatet av medarbetarenkäten som genomfördes 2017, ingår fyra områden; målstyrning, organisation, samarbete och arbetsrelaterad utmattning. Arbete inom alla områden har under året genomförts. Bland annat har regelbundna möten med samtliga chefer på kommunledningskontoret genomförts där målstyrning och samarbete diskuterats. Ett arbete kring aktiva åtgärder mot diskriminering har även genomförts genom bland annat strukturerade samtal vid föräldraledighet och

avgångssamtal då medarbetare avslutar sin anställning.

(14)

Sjukfrånvaron är fortsatt låg inom kommunledningskontoret med 4,65 procent jämfört med Sollentuna kommun totalt 5,5 procent, dock har den ökat något sedan 2017 och ligger över målvärdet. Kommunledningskontoret har låg extern personalomsättning på 13,23 procent jämfört med Sollentuna kommun totalt 14,8 procent. Personalomsättningen på

kommunledningskontoret har ökat med 2,37 procentenheter jämfört med år 2017. Den externa personalomsättningen ligger under målvärdet.

God intern service

Chefers/specialisters nöjdhet med stöd

För att kvalitetssäkra förvaltningarnas nöjdhet avseende vissa styr-/stödfunktioners arbete genomförde kommunledningskontoret en undersökning gällande upplevelsen av stöd i kommungemensamma processer, till exempel rekryteringsprocessen och inköpsprocessen.

Undersökningen besvarades av de olika förvaltningarnas ledningsgrupper och den totala bedömningen av nio processer blev 4,3 (skala 1-6).

Enkät IT-arbetsplatsen

IT-enheten följer upp användarnas nöjdhet med IT-arbetsplatsen och teleservice förmåga att hjälpa till. Svarsfrekvensen är dessvärre låg, endast 25 procent svarar på enkäten. 2018 års resultat visar att nöjdheten med IT-arbetsplatsen är låg. 54 procent svarade att de var nöjda till mycket nöjda, vilket innebär att nästan 50 procent var missnöjda av olika grad. Resultatet speglar verkligheten, IT-arbetsplatsen har fungerat sämre det sista året.

Enkät om Solsidan 2018

Undersökningen har genomförts sedan 2015 och består av en enkätundersökning som

kommunikationsenheten skickar ut via e-post till kommunens medarbetare. Svarsprocenten för undersökningen 2018 var 10,5 procent. Undersökningen innehåller ett antal frågor, bland annat ifall medarbetarna är inne på Solsidan, hur de uppfattar intranätets innehåll och struktur, hur de använder intranätet och om de saknar något.

Många av de synpunkter användarna lämna i fritext handlar om sökfunktionen och strukturen, som man upplever som mindre bra.

I undersökningen får medarbetarna också ge ett sammanfattande betyg. Användarna ger Solsidan det sammanlagda betyget 3,2 på en femgradig skala, vilket är samma som föregående år. Antal svarande som uppger att de är nöjda eller mycket nöjda uppgår till 81,3 procent och Solsidan når därmed inte målet på 85 procent för 2018.

Intern service

Under 2018 genomfördes en mätning av den interna servicen gällande enkelhet, generell nöjdhet, svarstid och uppklarning i ärenden där kunderna (det vill säga medarbetare och chefer i Turebergshuset) använt sig av beställningsportalen på Solsidan. Antalet respondenter är för lågt och internservice behöver i framtiden ta fram en lösning så att fler kunder svarar. Av de 246 enkäterna så blev resultatet på en skala 1-5:

 Enkelhet 4.74

 Generell nöjdhet 4.67

 Svarstid 4.72

 Uppklarning 4.69

(15)

5 Systematiskt kvalitetsarbete

Målstyrning

Nulägesanalysen visar på ett antal utvecklingsområden som kommer att prioriteras under 2019:

Sollentuna ska vara en tillgänglig kommun för alla som behöver få kontakt med kommunen. Ett arbete med att utveckla kommunikationen genom olika kanaler, budskap och varianter av dialoger och återkoppling pågår. Under 2018 genomfördes en förstudie som ska ligga till grund för att utveckla en ny extern webb. Arbetet med ny webb pågår under 2019 och målbilden är att den nya webben ska kunna lanseras i slutet av året. Ett arbete har även skett med att förbereda den externa varumärkeskommunikationen som påbörjas under 2019.

Ett strategiskt och långsiktigt kommunövergripande arbete med att utveckla intern struktur, styrning, uppföljning och stöd pågår. Informationssäkerhet är ett prioriterat område där kommunledningskontorer behöver fortsätta stärka och utveckla rutiner och arbetssätt för att kunna möta de ökade kraven på säkerhet för personuppgifter samt arbetet kopplat till dokument- och informationshantering, e-arkiv och ökad tillgänglighet till kommunal information.

Arbetet med att bli en än mer attraktiv arbetsgivare fortsätter. Genom workshops och fokusgrupper, som genomförts under 2018, har kommunledningskontoret fått en bild av hur kommunen upplevs idag, vad kontoret kan lyfta som gör kommunen unik och om det behöver göras en förflyttning för att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare. En

medarbetarenkät ska genomföras under våren 2019. Baserat på resultatet ska

kommunledningskontoret utarbeta en handlingsplan utifrån aktuella utvecklingsområden. Andra prioriterade områden, delvis på grund av den omfattande omorganisation som genomförs 2019, är arbetet med att förbättra och förtydliga roller samt samarbetet mellan olika enheter och avdelningar.

För att förbättra de digitala verktyg/tjänster som kommunen tillhandahåller och som ska bidra till att göra vardagen enklare för medarbetare och chefer kommer ett antal aktiviteter att genomföras under året gällande den interna IT-miljön.

Kvalitetsstyrning

Kommunledningskontoret arbetar systematiskt och kontinuerligt med att säkerhetsställa att såväl kommunstyrelsen som kommunen i helhet bibehåller goda resultat och fortsätter att förbättra verksamheten. Det löpande arbetet ska ske utifrån lagstiftning, föreskrifter, nationella och kommunalt styrande dokument samt med hög kvalitet i service och tjänster. Detta följs kontinuerligt upp under året utifrån ett antal beslutade kvalitetsfaktorer, med kopplade kvalitetsindikatorer. För de verksamheter där kommunstyrelsen finner avvikelser planeras åtgärder in direkt och kan då regleras i ett tidigt skede.

Av kommunstyrelsens kvalitetsfaktorer är fyra kommungemensamma:

 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare

 Delaktighet i samhället

 Sveriges bästa företagsklimat

 God fysisk och social arbetsmiljö

Dessa fyra kvalitetsfaktorer har kommunövergripande styrdokument som stöd och

kommunledningskontoret ansvarar för att samordna och driva arbetet framåt, för att stödja och bistå förvaltningar och verksamheter i ett utvecklingsarbete samt för en kommungemensam rapportering. Övriga utvalda kvalitetsfaktorer är god extern service, bra beslutsunderlag, rättssäker informationshantering och god intern service.

(16)

Undersökningar 2019

Undersökning Resultatet redovisas i:

Medarbetarundersökning Maj

Web Service Index Nov

NKI April

Svenskt näringsliv - företagsklimat (enkät) Maj Svenskt Näringsliv - företagsklimat (ranking) Oktober

NRI 2020

Politikerenkät Juni

Kommunens kvalitet i korthet - KKiK Februari 2020

Enkät IT-arbetsplats Juni

Enkät Solsidan September

Enkät Chefers/specialisters nöjdhet med KLKs stöd

Juni

JÄMIX Maj

(17)

6 Kvalitetsstyrning

Kvalitetsstyrning handlar om hur vi genomför vårt grundläggande uppdrag utifrån lagstiftning, föreskrifter, nationella och kommunalt styrande dokument samt i vilken grad kommuninvånarnas krav på kvalitet i service och tjänster uppfyllts.

I Budget 2019 har fyra styrdokument prioriterats som stöd i detta arbete.

6.1 Invånare

Kvalitetsfaktorer:

6.1.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare Beskrivning

Sollentuna ska upplevas som en trygg miljö att bo, arbeta och studera i. Samtliga invånare i Sollentuna ska känna sig trygga och säkra överallt i kommunen dygnet runt. Kommunen ska vara en aktiv part i att bidra till nå detta. Trygghetsarbetet ska präglas av en integrering mellan ett händelseinriktat arbete och ett långsiktigt brottsförebyggande och trygghetsskapande arbete.

Det ska ske genom god, effektiv och systematisk samverkan dels mellan förvaltningar, dels mellan kommunen och externa parter såsom bland annat polisen, Sollentunahem och brandkåren Attunda. Som stöd i arbetet finns en beslutad trygghets- och säkerhetsstrategi.

Utifrån denna bas ska tre områden prioriteras för att förbättra tryggheten och säkerheten i Sollentuna:

1. Brottsförebyggande arbete 2. Social hållbarhet

3. Trygga utemiljöer

Kvalitetsindikator Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvär de 2019

Antal kommundelar som ingår i EST-samarbetet - - 2 4

Motivering målvärde

I nuläget omfattas EST-arbetet av två kommundelar, Tureberg och Edsberg. Under 2019 ska EST- arbetet omfatta ytterligare minst två.

Trygghetsarbetet ska genomsyras av god, effektiv och systematisk samverkan dels mellan förvaltningar, dels mellan kommunen och externa parter såsom bland annat polisen,

Sollentunahem och brandkåren Attunda. Detta sker till exempel genom metoden EST – Effektiv samordning av trygghet. Den problembild som framkommer av EST-arbetet ska ligga till grund för prioriteringar i förvaltningarnas trygghetsarbete. Samverkansöverenskommelsen mellan kommunen och polisen och tillhörande medborgarlöfte är ytterligare ett medel i att uppnå detta.

Kommunledningskontorets uppdrag är att samordna och driva kommunens trygghetsarbete framåt, bland annat genom att implementera EST-metoden och samverkansöverenskommelsen.

Kommunledningskontoret har också i uppdrag att genomföra kommunövergripande uppföljning av samtliga förvaltningars trygghetsarbete i enlighet med trygghetsstrategin samt uppföljning av samverkansöverenskommelsen med polisen.

Beslutad trygghets- och säkerhetsstrategi gäller 2014-2018 med förlängning till 2019. En ny övergripande policy kommer att tas fram under 2019.

Kvalitetsfaktorer:

6.1.2 Delaktighet i samhället Beskrivning

Alla som bor i Sollentuna ska känna att de är en del av vår kommun och för att lyckas med integration bör nyinflyttade sollentunabor liksom de som bott här hela sitt liv vara öppna och

(18)

nyfikna på varandra. I ett öppet och inkluderande samhälle finns trygghet och styrka. Integration är det som sker när människor, oavsett religion och kulturell bakgrund, möts och lär känna varandra. Som stöd i arbetet finns en beslutad integrationsplan.

Prioriterade områden är 1. Sysselsättning 2. Bostäder

3. Nyanlända barns och ungas skolgång

2016 Utfall

2017 Utfall 2018

Målvär de 2019 Antal praktik- eller subventionerade arbetsplatser för nyanlända 3 3 Motivering målvärde

Kommunens ledningsgrupp har beslutat att under 2019 arbeta vidare med de 20 påbörjade extratjänster som finns i kommunens verksamhet, detta då Arbetsförmedlingen inte kommer att besluta om några nya anvisningar under 2019.

Kommunledningskontoret har 2019 tre extratjänster.

Sollentuna kommun vill möjliggöra att en bra integration uppnås. Integrationen handlar om att vara delaktig i samhället. Alla människor behöver en plats i samhällsgemenskapen och det är viktigt att alla människors kunskaper och färdigheter tas tillvara och värdesätts.

Utifrån de prioriterade områdena specificerar integrationsplanen sex nämndövergripande huvudmål. Kommunledningskontorets uppdrag är att samordna och driva kommunens integrationsarbete utifrån de beslutade nämndövergripande målen. Kommunledningskontoret har också i uppdrag att genomföra kommunövergripande rapporter och uppföljning av samtliga förvaltningars integrationsarbete utifrån beslutad integrationsplan.

Kvalitetsfaktorer:

6.1.3 God extern service Beskrivning

Sollentuna kommun ska genom en lättillgänglig hemsida och god service förenkla för invånare och företagare att komma i kontakt med kommunen. Ärenden ska hanteras så snabbt och enkelt som möjligt.

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvär de 2019 Webbesökarnas nöjdhet med kommunens webbplats (index) 57 % 57 % 59 % 59 % Motivering målvärde

Detta är ett utvecklingsområde och kommer att följas upp i målstyrningen 2019.

Tillgänglighet e-post på Kontaktcenter - Andel skriftliga svar

inom en dag 95 % 96 % 95 %

Kontaktcenter ska bibehålla samma höga kvalitet. Målvärdet är satt med en minimumnivå på lägst 95 % av andelen som får återkoppling på e-post och andra skriftliga kontakter inom 1 arbetsdag.

Medelvärde av bedömning gällande nöjdhet med Kontaktcenter 4,2 4,1 4,2 4,2 Motivering målvärde

Kontaktcenter ska bibehålla samma höga resultat som tidigare år gällande generell nöjdhet.

Medelvärde av bedömning gällande tillgänglighet på

(19)

Kvalitetsindikator Utfall 2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvär de 2019 Motivering målvärde

Kontaktcenter ska bibehålla samma höga resultat som tidigare år gällande lösningsgrad.

Tillgänglighet e-post (KKiK) - Andel svar på e-post inom en dag - 98 % 94 % 95 % Motivering målvärde

Utfall 2018 blev 94 % och vi eftersträvar att höja detta till 95 % 2019. Detta är en kommunövergripande indikator och kommer att följas upp i målstyrningen 2019.

Kvalitetsfaktorer:

6.1.4 Bra beslutsunderlag Beskrivning

Administrativa avdelningen ansvarar för att ta fram beslutsunderlag till politiken. För att säkerställa kvaliteten på underlagen genomförs årligen en enkät med politiker i samtliga nämnder och styrelser.

2016 Utfall

2017 Utfall 2018

Målvär de 2019 Genomsnittligt betyg i politikerenkäten avseende nöjdheten

med beslutsunderlag för kommunstyrelsen 4,3 4,4 4,5 4,5

Nöjdheten med beslutsunderlagen är generellt god och målsättningen är att den ska fortsätta ligga på en hög nivå, genomsnittligt betyg 4,5 av 5.

Genomsnittligt betyg i politikerenkäten avseende nöjdheten

med beslutsunderlag för kommunfullmäktige 4,2 4,4 4,6 4,6

Nöjdheten med beslutsunderlagen är generellt god och målsättningen är att den ska fortsätta ligga på en hög nivå, genomsnittligt betyg 4,6 av 5.

Kvalitetsfaktorer:

6.1.5 Rättssäker informationshantering Beskrivning

Den information som kommer in och den information som skapas ska hanteras på ett effektivt och informationssäkert sätt, i enlighet med lagstiftning. Informationen ska hanteras så att den finns tillgänglig under hela livscykeln och för samtliga intressenter, både interna och externa, som efterfrågar den.

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvär de 2019

Andel genomförda åtgärder utifrån KLASSA - - - 100 %

6.2 Samhälle och utveckling

Kvalitetsfaktorer:

6.2.1 Sveriges bästa företagsklimat Beskrivning

Det ska vara attraktivt och enkelt att starta, utveckla och driva företag i Sollentuna. Kommunen ska därför vara en aktiv part i att bidra till att skapa goda möjligheter för ett differentierat näringsliv. För att nå målsättningen om att ha Sveriges bästa företagsklimat är det av stor betydelse att det finns ett väl fungerande samarbete mellan Sollentuna kommun, näringsliv,

(20)

myndigheter, universitet/högskolor och andra kommuner. Kommunen ska verka för att ha goda relationer och nätverk med näringslivet och för att företagare kan möta andra företagare, kommunen, myndigheter och utbildningsanordnare i organiserade former. Som stöd i detta arbete finns en beslutad näringslivsstrategi.

Utifrån denna bas ska fyra områden prioriteras för att förbättra näringslivsklimatet i Sollentuna:

1. Stadsutveckling 2. Infrastruktur

3. Samarbete mellan skola, näringsliv och andra aktörer 4. Kommunikation, dialog, service och bemötande

2016 Utfall

2017 Utfall 2018

Målvär de 2019 Nöjd-Kund-Index totalt i SBA:s servicemätning/SKL:s öppna

jämförelser Företagsklimat 68 70 67 75

Målvärde fastställt i näringslivsstrategin.

Ranking lokalt företagsklimat, placering 2 2 5 1

Målvärde fastställt i näringslivsstrategin.

Kommunens näringslivsstrategi bildar utgångspunkt för det löpande näringslivsarbetet. Adderat till näringslivsstrategin utgår arbetet från de årliga resultaten från Svensk Näringslivs

undersökning Företagsklimat samt från SKL:s Löpande Insikt (en nöjd-kund-index-mätning).

Det lokala näringslivets bidrar också med inspel via till exempel företagsbesök och dialogsamtal. De utgör ytterligare en indikator på vilka frågor som kan vara angelägna att prioritera i kommunens näringslivsarbete.

Näringslivsarbetet är av tvärsektoriellt slag och förutsätter att förvaltningarna identifierar sitt ansvar och sin utvecklingspotential i arbetet med företagen. Kommunledningskontoret ansvarar för att samordna och driva näringslivsarbetet, samt för att bistå övriga förvaltningar och

verksamheter i ett utvecklingsarbete.

6.3 Internt

Kvalitetsfaktorer:

6.3.1 God fysisk och social arbetsmiljö Beskrivning

För att skapa en god fysisk och social arbetsmiljö finns en personalpolicy som beskriver vilka förväntningar som Sollentuna kommun har på dig som medarbetare och vad du kan förvänta dig av oss som arbetsgivare. Inom området ingår bland annat:

1. Systematiskt arbetsmiljöarbete

2. Arbete med aktiva åtgärder mot diskriminering

3. Arbete med attraktiv arbetsgivare och strategisk kompetensförsörjning 4. Medarbetarsamtal och lönesamtal

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvär de 2019

(21)

Kvalitetsindikator Utfall 2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvär de 2019 Motivering målvärde

Kommunledningskontoret strävar efter en personalomsättning (extern rörlighet) under 16 procent. En viss personalomsättning kan vara positiv för förnyelse och tillförande av ny kompetens men en alltför hög omsättning skapar effektivitetsbrister.

HME (hållbart medarbetarengagemang) - 82,8 - 80

Bland kommunerna i Stockholms län år 2016-2018 uppgick HME värdet till mellan 75-82. Andel som svarade positivt på KLK år 2017 var 82,8 procent. Då stora delar av kommunledningskontoret genomfört en omorganisation är målet att uppnå över 80 procent 2019.

Andelen som svarar positivt på frågorna om styrning i

medarbetarundersökningen (HME-delen) (%) - 81,1 % - 80 %

Andel som svarade positivt på KLK år 2017 var 81,2 procent jämfört med 82,7 procent för hela kommunen. Då stora delar av kommunledningskontoret genomfört en omorganisation är målet att uppnå över 80 procent 2019.

Andelen som svarar positivt på frågorna om motivation i

medarbetarundersökningen (HME-delen) (%) - 82,7 % - 80 %

Andelen som svarar positivt på frågorna om ledarskap i

medarbetarenkäten (HME-delen) (%) - 90,3 % - 85 %

Andel chefer med 6-25 underställda medarbetare - - - Ingen

Detta är en ny indikator och kommer att ta fram ett nuläge under 2019, därav indikatorns 0-värde.

HR ska genom att leda och samordna kommunens arbete bidra till att Sollentuna kommun är både en attraktiv och professionell arbetsgivare. HR´s uppdrag är att arbeta strategiskt och konsultativt i frågor som rör kompetensförsörjning, arbetsmiljö, lönebildning, lag- och avtals frågor samt medarbetar- och ledarskapsutveckling.

Inom de kommunövergripande processerna för systematiskt arbetsmiljöarbete, aktiva åtgärder mot diskriminering och arbete med attraktiv arbetsgivare och strategisk kompetensförsörjning arbetar Sollentuna kommun enligt följande ordning.

Undersök; samtliga förvaltningar ska under T1 2019 analysera sitt arbete. Vilka åtgärder har genomförts under 2018, finns åtgärder som inte genomförts, har de genomförda åtgärderna lett till förväntat resultat?

Analysera; utifrån analysen ska samtliga förvaltningar planera åtgärder och aktiviteter för 2019.

Aktiviteterna läggs in i Stratsys senast i juni 2019.

Åtgärda; Planerade aktiviteter genomförs under 2019.

Följa upp och utvärdera; HR följer tillsammans med förvaltningarna upp arbetet efter tertialrapport 2 samt efter årsrapport. Kontoren analyserar vid årets slut sitt arbete för 2019 och arbetet fortsätter enligt kvalitetshjulet. Uppföljning sker också genom mätning av nyckeltal samt medarbetarenkät. Andel medarbetarsamtal och lönesamtal följs upp vid medarbetarenkäten.

(22)

Kvalitetsfaktorer:

6.3.2 God intern service Beskrivning

Det ska vara enkelt och lättillgängligt för alla förvaltningar att använda den interna servicen, få stöd och detta präglas av en effektiv samordning med verksamheten i fokus och med ett digitalt angreppssätt.

2016 Utfall

2017 Utfall 2018

Målvär de 2019 Medelvärde av chefers/specialisters nöjdhet med

kommunledningskontorets stöd i centrala processer - - 4,3 % 4,5 % Motivering målvärde

Andel nöjda till mycket nöjda med sin IT-arbetsplats (%) - - 54 % 75 % Motivering målvärde

Då målvärdet inte har uppnåtts 2018 är det ett aktuellt utvecklingsområde och kommer att följas upp i målstyrningen 2019.

Andelen som är nöjda eller mycket nöjda med den samlade

bedömningen av Solsidan (%) 81 % 84 % 81 % 85 %

Då målvärdet inte har uppnåtts 2018 är det ett aktuellt utvecklingsområde och kommer att följas upp i målstyrningen 2019.

(23)

7 Målstyrning

Övergripande mål:

7.1 Trygghet och välfärd genom livet

Nämndmål:

7.1.1 Ökad service, tillgänglighet och dialog för nöjda invånare Beskrivning

Invånarna är nöjda med den service vi erbjuder. Vi är en tillgänglig kommun för alla som behöver få kontakt med oss - med gott bemötande samt en tydlig känsla av att vi finns till för invånarna.

Vi utvecklar kommunikationen, genom olika kanaler, budskap och varianter av dialoger och återkoppling för att invånarna ska känna sig delaktiga och engagerade i det som händer i kommunen. Det är en nyckel till demokratiskt inflytande.

Målet är flerårigt.

Primär målgrupp: Invånare

Sekundär målgrupp: Företagare och andra externa intressenter Förväntat resultat

De som tar kontakt med kommunen upplever god service, tillgänglighet och bemötande och är nöjda med lösningen på sitt ärende. Kommunens externa webbplats är informativ och

lättillgänglig.

Indikatorer Utfall

2016 Utfall

2017 Utfall 2018

Målvär de 2019 Webbesökarnas nöjdhet med kommunens webbplats (index) 57 % 57 % 59 % 59 % Motivering målvärde

Målvärdet för 2019 är satt till 59. Ambitionsnivån med webbens utveckling kommer att höjas och ett mål på längre sikt ska arbetas fram.

Tillgänglighet e-post (KKiK) - Andel svar inom en dag - 98 % 94 % 95 % Motivering målvärde

Utfall 2018 blev 94 % och vi eftersträvar att höja detta till 95 % 2019.

Övergripande mål:

7.2 Attraktiv och effektiv organisation

Nämndmål:

7.2.1 En attraktiv arbetsgivare Beskrivning

Vi arbetar kontinuerligt för att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare. Våra ledare är drivna och kompetenta. Ledare och medarbetare skapar tillsammans engagemang och delaktighet i alla led och gemensamt utvecklar vi vårt arbete. Vi har ett anpassat och flexibelt arbetssätt i tiden som lockar nya medarbetare och bidrar till att vi vill stanna, trivas och prestera.

Målgrupper: Medarbetare och chefer på KLK Förväntat resultat

Medarbetarna upplever att det är ett gott samarbete mellan enheter/avdelningar. Roller och ansvarsområden är tydliga så att arbetet bedrivs effektivt.

(24)

Indikatorer Utfall 2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvär de 2019 Andelen som svarar positivt på frågan om "arbetet är

organiserat på ett effektivt sätt så att jag vet vem som gör vad" i medarbetarenkäten (%)

- 63,3 % - 70 %

Vi arbetar ständigt med att kartlägga processer, se över vilka som är delaktiga och vem som har huvudansvar vilket gör att förväntningar finns att öka utfallet.

Andelen som svarar positivt på frågan om "samarbetet fungerar bra mellan min arbetsplats och andra enheter" i

medarbetarenkäten (%). - 68,1 % - 70 %

Vi har förtydligat och följer upp hur cheferna arbetar i de fyra dimensionerna i sitt ledarskap där internt samspel innefattas, detta bör öka samarbetet även på medarbetarnivå vilket gör att förväntningar finns att öka utfallet.

Nämndmål:

7.2.2 Effektiva kommunövergripande processer Beskrivning

Genom utvecklad intern struktur, styrning, uppföljning och stöd håller vi fokus på effektivitet, kvalitet och måluppfyllelse för hela kommunen och de kommunägda bolagen. Med en utvecklad och rättssäker administration säkerställer vi ordning, reda och kostnadseffektivitet.

Ett strategiskt och långsiktigt arbete pågår gällande inköp, lokalförsörjning, objektsförvaltning och e-handel.

Målgrupper: Samtliga förvaltningar, hela kommunen och egna verksamheter Förväntat resultat

Genom systematisk styrning och stöd från centrala funktioner till förvaltningarna samt genom att ärenden hanteras snabbt och rättssäkert ökar chefers/specialisters nöjdhet gällande

processerna.

De åtgärdsplaner som har framkommit genom klassificeringen i verktyget KLASSA ska ha åtgärdats.

2016 Utfall

2017 Utfall 2018

Målvär de 2019

Andel genomförda åtgärder utifrån KLASSA - - - 100 %

Samtliga åtgärder ska ha genomförts för att uppfylla krav på informationshantering enligt GDPR Medelvärde av chefers/specialisters nöjdhet med

kommunledningskontorets stöd i centrala processer - - 4,3 % 4,5 % Motivering målvärde

Enkäten genomfördes för första gången 2018 med ett medelvärde på 4,3 (skala 1-6). 2019 eftersträvar vi att uppnå 4,5.

Nämndmål:

7.2.3 Enklare vardag för medarbetare och chefer

(25)

Det ska vara enkelt och lättillgängligt för alla förvaltningar att använda servicen och den präglas av effektiv intern samordning med verksamheten i fokus och med ett digitalt angreppssätt.

Målgrupper: Medarbetare och chefer i kommunen Förväntat resultat

Nöjdheten med den service och tjänster som erbjuds, samt med kommunikationen via Solsidan, ligger på en hög, stabil nivå.

2016 Utfall

2017 Utfall 2018

Målvär de 2019 Andel nöjda till mycket nöjda med sin IT-arbetsplats (%) - - 54 % 75 % Motivering målvärde

Från och med 2018 beräknas utfallet utifrån andel nöjda, ganska nöjda eller mycket nöjda med sin IT- arbetsplats. Ett systematiskt förbättringsarbete kommer genomföras för att nöjdheten ska öka till 75 % 2019

Andelen som är nöjda eller mycket nöjda med den samlade

bedömningen av Solsidan (%) 81 % 84 % 81 % 85 %

Indikatorn ligger fast från tidigare år utifrån att Solsidan har tyngdpunkt på förvaltning och underhåll.