Regler för ekonomi- och
verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun
Antagna av fullmäktige 2001-06-18, § 76 att gälla fr.o.m. 2001-07-01 Reviderade av fullmäktige 2003-02-17, § 24
Reviderade av fullmäktige 2004-11-15, § 153
Tekniskt justerad 2005-04-20 med anledning av fullmäktiges beslut 2005-03- 14, § 22
Reviderad av fullmäktige 2006-05-08, § 105 Reviderade av fullmäktige 2006-11-27, § 226 Reviderade av fullmäktige 2009-12-16, § 119
Reviderade av fullmäktige 2010-06-09, § 44 att gälla från och med 2011-01-01 Reviderad (inkl namnbyte till regler) av fullmäktige 2010-11-24, § 113 att gälla fr.o.m. 2011-01-01
Reviderade av fullmäktige 2011-06-15, § 80
Reviderade av fullmäktige 2011-12-14, § 151, Dnr 2011/537 KS.101 Reviderade av fullmäktige 2012-06-18, § 67, Dnr 2012/0276 KS109 OBS!
Versionen 2011-12-14 gäller för verksamhetsåret 2012 inkl. för arbetet med årsredovisning och annan uppföljning för 2012.
Reviderade av fullmäktige 2013-06-12, § 78 Dnr 2013/0277 Reviderade av fullmäktige 20XX-XX-XX
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 3
2 God ekonomisk hushållning ... 4
2.1 Ekonomi ... 4
2.2 Mål och riktlinjer för verksamheten ... 4
2.3 Ledningssystem och styrprocesser ... 4
3 Kommunens ledningssystem ... 5
3.1 Ansvar för ledningssystemet ... 5
3.2 Resursfördelning ... 5
3.3 Målstyrning ... 8
3.4 Kvalitetsarbete ... 10
3.5 Kommunens styrdokument – koppling till ledningssystemet ... 11
3.6 Uppdrag – koppling till ledningssystemet ... 12
4 Kommunens styrprocesser ... 13
4.1 Planering och anvisningar ... 13
4.2 Budgetprocessen ... 13
4.3 Uppföljningsprocessen ... 15
4.4 Intern kontrollprocessen ... 16
5 Regler för den ekonomiska redovisningen ... 17
6 Ansvar för kommunens anläggningstillgångar ... 18
6.1 Fastigheter och anläggningar ... 18
6.2 Maskiner och inventarier (lös egendom) ... 18
7 Ansvar inom nämnd och tjänstemannaorganisation ... 19
1 Inledning
Ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna beskriver Sollentuna kommuns tolkning av kommunallagens krav på God ekonomisk hushållning.
Kommunens ledningssystem syftar till att precisera hur lagstiftningens krav på god ekonomisk hushållning förverkligas i Sollentuna kommun.
Ledningssystemet konkretiserar också hur fullmäktige, genom de kommungemensamma styrprocesserna, styr verksamheterna utifrån lagstiftning och politiska ambitioner.
Dokumentet beskriver kommunens ledningssystem inklusive
styrprocesserna och de regler som är kopplade till ledningssystemet.
I detta dokument används benämningen ”verksamhetsår”. Med detta avses det kalenderår för vilket en viss budget har fastställts.
2 God ekonomisk hushållning
Sollentuna kommun gör följande bedömning av vad som ska ligga till grund för God ekonomisk hushållning. Bedömningen visar också vad som ska ingå i den samlade utvärderingen av om kommunen lever upp till God
ekonomisk hushållning.
2.1 Ekonomi
De ekonomiska förutsättningarna på kort och lång sikt ska följas och det ekonomiska resultatet ska vara tillfredställande. Vid utvärdering undersöks om
• Balanskravet är uppfyllt
• De finansiella målen är uppnådda
2.2 Mål och riktlinjer för verksamheten
Verksamheten ska ha mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Vid utvärdering undersöks
• Måluppfyllelsen för de kommunövergripande målen
• Den kommunövergripande kvalitetsredovisningen 2.3 Ledningssystem och styrprocesser
Kommunens ledningssystem inklusive styrprocessen (budget, uppföljning och internkontroll) ska följas samt kontinuerligt utvärderas och vid behov utvecklas.
3 Kommunens ledningssystem
Ledningssystemet beskriver den kommungemensamma modellen, med processer, för hur Sollentuna kommun hanterar:
• Resursfördelning
• Målstyrning
• Kvalitetsarbete
I regelverket redogörs också för ledningssystemets kopplingar till kommunens övriga styrdokument samt olika typer av uppdrag.
Styrprocesserna i ledningssystemet beskrivs i kapitel 4.
3.1 Ansvar för ledningssystemet
Kommunledningskontoret har ett övergripande ansvar för att utifrån detta regelverk, löpande utforma och beskriva struktur och detaljer i
ledningssystemet.
3.2 Resursfördelning
Resursfördelningen utgör grunden för den ekonomiska styrningen av nämnderna. Resursfördelningen har till uppgift att strukturera
fördelningsprinciperna i syfte att bygga upp en kvalitetssäkrad fördelningsprocess inför kommande verksamhetsår.
Budgetprocessen ska vara transparant. Arbetet med resursfördelning ska skilja på beräkningsunderlag, redovisning av tvingande
åtaganden/lagstiftning från staten och politiska prioriteringar.
• Beräkningsunderlag
o Befolkningsprognos och volymförändringar o Kapitaltjänstkostnader för gjorda investeringar,
exploateringsverksamhet.
o Tidigare beslutade åtagande i planen från föregående års budgetbeslut.
• Tvingande åtagande/lagstiftning från staten
• Politiska prioriteringar
o Förändrade ambitioner utifrån politisk plattform/handlingsprogram o Löne- och priskompensation
o Produktivitetskrav för respektive verksamhetsområde
Resursfördelningen i budgetbeslutet ska omfatta följande delar:
• Driftbudget för respektive nämnd
• Investeringslimit för respektive nämnd
• Exploateringsbudget (kommunstyrelsen)
Resursfördelningen ska även med motsvarande uppdelning upprättas som en treårig ekonomisk plan. I de 3-åriga planerna uttrycks fullmäktiges
viljeinriktning i ett längre perspektiv. Dessa planer syftar främst till att skapa planeringsförutsättningar samt allokera resurser i samband med långsiktiga beslut.
3.2.1 Nivå på den ekonomiska styrningen
Den ekonomiska styrningen genom budget och 3-årig plan sker ur politiskt perspektiv på olika nivåer:
Fullmäktige ger i budgetbeslutet respektive nämnd en ram för det kommande året. Ramen anges netto. För respektive nämnd anges också nettobelopp på anslagsbindningsnivå, d.v.s. bindning av belopp sker till vissa verksamheter. För vissa nämnder görs ingen uppdelning av ramen utan anslagsbindningen sker på samma nivå som ramen totalt.
Respektive nämnd fördelar sedan anslagen budget vidare en nivå samt gör en uppdelning på intäkter och kostnader.
Beslut i Verksamhetsnivå Brutto/netto *)
Fullmäktige Ram Netto
Anslagsbindning Netto
Nämnd Nämndens
rapporteringsnivå
Brutto
*) Vid bruttoredovisning redovisas intäkter, kostnader och netto Vid nettoredovisning redovisas enbart netto
Den exakta indelningen i anslagsbindning och nämndens rapporteringsnivå för det kommande verksamhetsåret beslutas av fullmäktige respektive kommunstyrelsen inom ramen för budgetprocessen. Indelningsbesluten ska präglas av långsiktighet. Tillfälliga behov av särskild uppföljning hanteras via budgetuppdrag till nämnden.
Kommunallagens krav på att budgeten upprättas och presenteras brutto sker genom nämndernas rapportering till kommunstyrelsen. Det är
bruttobudgeten som beloppsmässigt anger den kommunala verksamhetens volym.
3.2.2 Volymkompensation (gäller vissa verksamheter)
I den mån kommunens ekonomi så tillåter tillämpar Sollentuna kommun en volymkompensationsmodell för vissa verksamheter. Volymkompensations- modellen har två funktioner:
• Vid framräknade av underlag för resursfördelning i budgetprocessen sker särskild uträkning gällande volymkompensation för det kommande verksamhetsåret.
• Över- eller underskott till följd av volymavvikelser från den i budgeten antagna volymen ska rapporteras som budgetavvikelse.
Vilka verksamheter som ingår i volymkompensationsmodellen för ett verksamhetsår framgår av fastställd budget.
Överskott till följd av volymminskningar får inte användas för att finansiera befintlig eller ny verksamhet.
3.2.3 Särskilda regler för resultatenheter
Att vara resultatenhet innebär att enheten balanserar sitt resultat vid varje bokslut.
För att en enhet ska utgöra resultatenhet ska följande kriterier vara uppfyllda:
• Enheten ska vara organisatoriskt avgränsad från övriga enheter inom den egna förvaltningen.
• Enheten bär alla kostnader som är direkt och indirekt förknippade med enhetens verksamhet.
• Enheten står för alla avvecklingskostnader
• Köp från en resultatenhet ska vara frivilligt.
• Enheten balanserar sitt resultat (buffert) vid varje bokslut (se nedan).
• Enheten har en ansvarig chef
• Enheten har klara ekonomiska mål
• Enheten får intäkter efter prestation
• Enheten har egen resultaträkning
Årets resultat
Resultatenhetens årliga resultat överförs till en buffert. Detta avser både positivt och negativt resultat. Varje resultatenhet har sin egen buffert.
Kommunledningskontoret ansvarar för redovisning och sammanställning av resultatenheternas buffertar.
Buffert
Bufferten är resultatenhetens historiskt ackumulerade över- och underskott.
Buffert skall användas för att i första hand täcka eventuella förluster, d v s vara en säkerhet för att i vårt fall slippa ”låna” pengar för att finansiera förlusten. I vissa fall behövs medel för ändamål som den ordinarie verksamheten inte orkar bära.
Exempel på områden som buffert får användas till är:
•
att täcka negativa resultat•
omstruktureringar, ex förändring av organisation, effektiviseringar etc.•
förändring av verksamhet, exempelvis åldersblandade klasser (grundskolan) och kursbaserad skola (gymnasiet)•
utveckling av arbetsmetoder, exempelvis utbildningsinsatser•
utveckling av effektiva arbetsrutiner, exempelvis införande av it-system Bufferten får inte användas för löpande driftskostnader och investeringar.Varje nämnd bör, efter samråd med kommunledningskontoret, fastställa ett mål för hur stor buffert resultatenheterna ska bygga upp, exempelvis inom 3 år. Målet bör uttryckas i procent av omsättningen och ett minimibelopp.
Eventuella beslut om justering av buffert fattas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Justeringar kan främst förekomma vid omstrukturering eller nedläggning av resultatenhet.
Användningen av buffert kan beslutas av respektive resultatchef utifrån de riktlinjer som gäller för användandet av bufferten. När buffert önskas tas i anspråk ska detta rapporteras vid den löpande ekonomiska uppföljningen till överordnade nivå (förvaltningschef).
Fastställande av resultatenheter
Kommunstyrelsen fastställer vilka enheter som ska utgöra resultatenheter.
3.3 Målstyrning
Målstyrningen hanteras i den kommungemensamma målstyrningsmodellen.
Målstyrningsmodellen har till uppgift att säkerställa en tydlig styrning och uppföljning från kommunövergripande politiska prioriteringar ner till enskilda verksamheters insatser.
Målstyrningsmodellen utgår från att fullmäktige för varje mandatperiod fastställer:
• Politisk plattform för mandatperioden
• Övergripande politiska fokusområden. (Fokusområdena kan, vid behov, revideras under mandatperioden.)
Målstyrningsmodellen innehåller följande delar:
• Kommunövergripande mål med tillhörande mått
• Åtaganden med tillhörande mått
• Handlingsplaner och aktiviteter
3.3.1 Kommunövergripande mål
Fullmäktige fastställer de kommunövergripande målen. Målen utgår från de övergripande politiska fokusområdena.
Kommunstyrelsen fastställer lämpliga mått med därtill hörande målnivåer som en delkomponent i uppföljning av de kommunövergripande målen.
Finansiella mål fastställs av fullmäktige utifrån lagstiftningens krav på finansiella mål för kommunen.
3.3.2 Åtaganden
De kommunövergripande målen ska uppnås genom nämndernas åtaganden.
Nämnderna fastställer åtaganden, inklusive mått, för sin nämnd.
3.3.3 Handlingsplaner och aktiviteter
Att åtagandena kan uppnås säkerställs genom handlingsplaner (kan vid behov brytas ner i en aktivitetsstruktur) inom kommunens olika
verksamheter. Gemensam form för handlingsplaner och aktiviteter säkerställs genom en gemensam grundform för verksamhetsplanering på nämnd- och förvaltningsnivå. Kommunstyrelsen fastställer gemensamma former för nämndernas verksamhetsplanering.
3.3.4 Principer för uppföljning inom styrmodellen
Uppföljning inom styrmodellen sker underifrån genom analys av vad som utförts tillsammans med aktuella mått.
Kommunövergripande mål Mått
Åtaganden Mått
Handlingsplaner Aktiviteter
Kommunledningskontoret preciserar uppföljningsmodellen genom en anvisning för uppföljningen. Uppföljningsmodellen ska säkerställa en gemensam och likvärdig bedömning av samtliga komponenter i styrmodellen.
Analys av handlingsplaner och åtaganden görs av respektive nämnds
tjänstemannaorganisation. Analys av åtaganden prövas i nämnd och därefter i kommunstyrelsen.
Analys av kommunövergripande mål görs av kommunledningskontoret med stöd av förvaltningstjänstemän och prövas i kommunstyrelsen och därefter i fullmäktige.
3.4 Kvalitetsarbete
3.4.1 Kommungemensam grund för kvalitetsarbete
Med kvalitet menar vi hur väl vi uppfyller de krav, behov och förväntningar som ställs på oss som kommun.
I kommunens arbete med kvalitet ingår att inom respektive verksamhet, systematiskt förbättra kommunens förmåga att möta olika behov, krav och förväntningar genom ett ständigt förbättringsarbete.
I kommunens arbete med kvalitet ska ingå att kontinuerligt och systematiskt:
• definiera relevanta intressentgrupper och deras behov, krav och förväntningar
• avväga och prioritera hur behov, krav och förväntningar ska tillgodoses utifrån kommunens möjligheter i form av
o lagstiftning och myndighetskrav o förmåga i form av resurser
• till relevanta intressegrupper kommunicera vilken kvalitet kommunen ska leverera och vem som ansvarar för det
• säkerställa och följa upp att vald kvalitet levereras
• till relevanta intressegrupper kommunicera vilken kvalitet som har levererats
Varje verksamhet, på olika organisatoriska nivåer i kommunen, måste definiera vilka intressegrupper, interna såväl som externa, som är relevanta för den egna verksamheten. Omvärldsanalys, dels i form av att löpande bedöma den egna verksamheten i relation till vad andra organisationer åstadkommer, dels att inhämta idéer, kunskap och inspiration från andra organisationer, ska vara en integrerad del i kvalitetsarbetet.
Med kvalitet avser kommunen också att nämnderna generellt, så långt det är möjligt, använder metoder baserade på forskning, kunskap och beprövad erfarenhet i sin verksamhet.
Såväl förtroendevalda som anställda har ansvar för kommunens kvalitet.
3.4.2 Kvalitetssystem – ett stöd i kvalitetsarbetet
Som stöd för nämnder och kommunledning ska kommunen ha ett
kvalitetssystem. Kvalitetssystemets uppgift är att långsiktigt tillhandahålla en kommungemensam struktur för respektive verksamhets kvalitetsarbete.
Här finns möjligheter till stöd i arbetet med ständiga förbättringar men kvalitetssystemet säkrar även en gemensam plattform för att analysera resultat och utgöra underlag för prioriteringar av kommunens samtliga verksamheter.
Kommunstyrelsen ansvarar för
• struktur och anvisningar gällande kvalitetssystemet
• kommungemensam kvalitetsredovisning
• att ta fram nyckeltal kopplade till, av fullmäktige och kommunstyrelsen, antagna styrdokument för att möjliggöra uppföljning av
styrdokumentens efterlevnad
Nämnderna ansvarar, utöver vad som beskrivs i avsnitt 3.3.1, för
• att kontinuerligt fylla på och underhålla kvalitetssystemet med verksamhetsspecifika nyckeltal
• att, minst en gång per år, behandla en fördjupad kvalitetsredovisning för nämndens verksamheter.
• att i enlighet med kommunstyrelsens anvisningar delta i arbetet med den kommungemensamma kvalitetsredovisningen och leverera nyckeltal som ingår i den kommungemensamma kvalitetsredovisningen 3.5 Kommunens styrdokument – koppling till
ledningssystemet
Fullmäktige och nämnder fastställer styrdokument. Dessa finns
sammanställda i Sollentuna författningssamling. Kommunen har ett särskilt regelverk för styrdokumentens funktion, innehåll och namnsättning.
För att följa upp och utvärdera hur organisationen efterlever kommunens styrdokument används processen för intern kontroll. Kommunstyrelsen har via sin uppsiktsplikt också ett ansvar för att kontrollera hur styrdokumenten följs.
Vissa styrdokument krävs enligt lagstiftning för att förtydliga framförallt ansvarsfördelningen inom kommunen. Övriga styrdokument kompletterar det generella ledningssystemet. Vid antagandet av enskilt styrdokument behöver tydliggöras hur kopplingarna till målstyrningsmodell respektive kvalitetssystem ser ut samt om, och i så fall hur, uppföljning ska tas in i uppföljningsprocessen, se vidare nedan.
3.5.1 Planer och motsvarande dokument
Om planer kräver särskild uppföljning ska detta planeras in i uppföljningsprocessen.
3.5.2 Om mål i styrdokument
Kortsiktiga mål inom mandatperioden uttrycks inte i separata styrdokument utan ska uttryckas i kommunens styrmodell.
Mer långsiktiga mål inom särskilda områden beslutas i särskilda
styrdokument; vision, policy etc. Den långsiktiga utvecklingen för dessa mål följs upp via kvalitetssystemet. Särskilda satsningar mot dessa långsiktiga mål hanteras via målstyrningsmodellen.
I vissa fall kräver myndighet mål i särskilt styrdokument. Även dessa följs upp via kvalitetssystemet.
3.5.3 Regler och motsvarande styrdokument
Regler och motsvarande dokument är i normalfallet kopplade till den löpande verksamheten. Generellt bör eftersträvas att dessa styrdokument, så långt som det är praktiskt möjligt, kan följas upp via kvalitetssystemet.
3.6 Uppdrag – koppling till ledningssystemet
Enligt lagstiftning kan fullmäktige löpande besluta om uppdrag till
nämnderna. Uppdrag bör så långt som möjligt kopplas till ledningssystemet och därmed inordnas i kommunens ordinarie styrprocess. Kopplat till budgetprocessen ger kommunstyrelsen utredningsuppdrag till nämnderna.
4 Kommunens styrprocesser
I ledningssystemet eftersträvas att hålla samman kommunens styrprocesser så att de samverkar. Följande styrprocesser är kopplade till
ledningssystemet:
• Budgetprocessen
• Uppföljningsprocessen
• Intern kontrollprocessen
4.1 Planering och anvisningar
4.1.1 Tidplan och anvisningar
Kommunstyrelsen ska senast september månad sammanställa och tillgängliggöra en kommungemensam årsplanering för de gemensamma styrprocesserna.
Kommunledningskontoret ansvarar för anvisningar till de olika momenten i styrprocesserna.
4.1.2 Kommunledningskontorets stöd till partierna
Inför och under partiernas budgetarbete ska kommunledningskontoret bistå samtliga partier som är representerade i fullmäktige med den allmänna information som tas fram enligt reglerna i detta dokument samt enligt kommunstyrelsens detaljutformning av kommunens budgetprocess.
4.2 Budgetprocessen
Budgetprocessen omfattar beslutsunderlag och beslut motsvarande lagstiftningens krav. Detta innebär att budgetprocessen omfattar:
• resursfördelning för kommande verksamhetsår och övriga ekonomiska delar samt skattesats och treårig ekonomisk plan
• de kommunövergripande målen och hur de ska förverkligas samt följas upp i enlighet med styrmodellen
• budgetuppdrag till nämnderna
Budgetprocessen består av följande delprocesser:
• Föreberedande process
• Preliminär budget
• Nämndberedning preliminär budget
• Fastställande av budget
• Nämndernas verksamhetsplanering
• Avstämning budgetförutsättningar
4.2.1 Förberedande process
• Lokalresurs- och lokalförsörjningsplan
Lokalförsörjningsplanen utgör underlag för budgetprocessens planering och budgetering för investeringar i fastigheter. Lokalförsörjningsplanen tas fram i följande steg:
o Respektive nämnd utarbetar en lokalresursplan omfattande nämndens framtida behov av lokaler ur ett långsiktigt perspektiv.
I budgetprocessen måste tillses att finansiering av den löpande driften för de fastigheter och anläggningar som nämnden lyfter fram i lokalresursplanen ryms inom nämndens budget respektive
ekonomiska plan.
o Trafik- och fastighetsnämnden (TFN) tar därefter, med utgångspunkt i lokalresursplanerna och i dialog med berörda nämnder, fram en lokalförsörjningsplan för hela kommunen.
Lokalförsörjningsplanen från TFN ska tidsmässigt vara klar när arbetet med preliminär budget påbörjas. Planen lämnas som
information till kommunstyrelsens arbetsutskott och hanteras sedan som underlag i arbetet med förslag till budget.
o En slutgiltig prioritering i lokalförsörjningsplanen ingår som en del av fullmäktiges budgetbeslut.
• Eventuell annan långsiktig planering kopplat till
verksamhetsplaneringen. Enligt kommunstyrelsens anvisningar.
• Utredningsuppdrag
Utredningsuppdrag som lämnats av kommunstyrelsen eller fullmäktige, till exempel vid föregående års budgetprocess eller vid delårsbokslutet.
• Kommungemensam omvärldsanalys samt kommungemensam kvalitetsredovisning
Inriktning och upplägg beslutas av kommunstyrelsen. Omvärldsanalys och kvalitetsredovisning lämnas som information till fullmäktige.
4.2.2 Preliminär budget
• Kommunstyrelsen ska senast i mars månad besluta om en preliminär budget som lämnas till nämnderna för beredning.
4.2.3 Nämndberedning preliminär budget
• Nämndberedningen ska innehålla
o Beredning av föreslagen resurstilldelning och förslag till budgetuppdrag
o Beskrivning av tänkbara utvecklingsinsatser mot de kommunövergripande målen
o Eventuella utredningsuppdrag
4.2.4 Fastställande av budget
• Fullmäktige ska fastställa budgeten i juni månad.
• Fullmäktiges budgetbeslut ska omfatta:
o Politisk inriktning för verksamhetsåret
o Finansiella mål samt kommunövergripande mål inklusive fastställande av nämndernas åtaganden
o Budget
o 3-årig ekonomisk plan o Skattesats
o Regler för nämndernas budget under verksamhetsåret
4.2.5 Nämndernas verksamhetsplanering
• Nämnderna ska utifrån fullmäktiges budgetbeslut upprätta en verksamhetsplan. Planen ska som minimum innehålla
o Åtaganden med mått till de kommunövergripande målen o Budget redovisad brutto på nämndens rapporteringsnivå enligt
kommunstyrelsens anvisningar.
o Eventuell övrig planering enligt kommunstyrelsens anvisningar
• Nämnderna ska enligt kommunstyrelsens tidplan återrapportera verksamhetsplanen till kommunstyrelsen för bedömning att planen är upprättad enligt kommunstyrelsens anvisningar och enligt fullmäktiges intentioner i budgetbeslutet.
• Därutöver ska nämnderna säkerställa att verksamheten internt planerar för handlingsplaner och eventuella aktiviteter i enlighet med
målstyrningsmodellen.
4.2.6 Avstämning budgetförutsättningar
Kommunstyrelsen ska under hösten göra en bedömning av förutsättningarna för den av fullmäktige beslutade budgeten. Om förutsättningarna ändras väsentligt ska kommunstyrelsen senast i november lämna förslag på revidering av beslutad budget till fullmäktige. Vid valår inplaneras ett budgetbeslut för nytillträtt fullmäktige i enlighet med kommunallagens krav.
4.3 Uppföljningsprocessen
4.3.1 Löpande uppföljning av ekonomi och verksamhet
Kommunstyrelsen ansvarar för att utforma och ta fram anvisningar för en ändamålsenlig uppföljning av kommunens ekonomi och verksamhet.
Nämnderna ska löpande rapportera om utfall och bedömning av ekonomi och verksamhet till kommunstyrelsen som i sin tur gör en helhetsbedömning av utvecklingen. Om nämnden befarar avvikelser ska nämnden själv genom egna prioriteringar, omprövningar och andra åtgärder se till att nämndens anslag inte överskrids. Vid betydande budgetavvikelse ska nämnden ta fram åtgärdsplan i samråd med kommunstyrelsens arbetsutskott.
Om kommunstyrelsen bedömer att nämnden inte kan hantera avvikelserna ska kommunstyrelsen föreslå fullmäktige vilka åtgärder som ska vidtas.
Mer detaljerade regler för avvikelsehanteringen samt övriga regler gällande hanteringen av tilldelad budgetram framgår av fastställd budget.
Den löpande uppföljningen ska bestå av följande delar:
• Månadsrapporter
Genomförs enligt kommunstyrelsens beslut om periodicitet.
Förvaltningarna rapporterar till kommunledningskontoret.
• Förstärkt månadsrapport per april
Genomförs per april. Nämnderna rapporterar till kommunstyrelsen.
• Delårsrapport per augusti med delårsbokslut och prognos Fullmäktige godkänner delårsrapporten.
• Årsredovisning
Ska godkännas av fullmäktige senast sista mars om inte särskilda skäl föreligger.
• Kvalitetsredovisning
En kommunövergripande kvalitetsredovisning tas fram integrerat med budgetprocessen och meddelas fullmäktige.
4.3.2 Nämndvis återrapportering till fullmäktige
Fullmäktiges presidium tar årligen fram en plan för nämndernas särskilda redovisningar direkt till fullmäktige. Planen ska omfatta ett urval av nämnder årligen. Vid upprättande av planen görs avstämning med kommunstyrelsens planerade uppsiktsinsatser. Rapporteringen till fullmäktige syftar till att utifrån vissa specificerade frågor ge en bild av nämndens verksamhet och dess utveckling.
4.3.3 Kommunstyrelsens uppsikt
Kommunstyrelsen bedriver löpande uppsikt över nämndernas verksamhet i enlighet med kommunallagen och kommunstyrelsens reglemente. Inom ramen för detta uppsiktsarbete genomförs fördjupade granskningar av nämndernas verksamheter.
4.4 Intern kontrollprocessen
Kommunens internkontroll har en egen tidplan. En internkontrollplan fastställs årligen av kommunstyrelsen och uppföljning av föregående års internkontroll görs årligen. Se vidare särskilt styrdokument för intern kontroll.
5 Regler för den ekonomiska redovisningen
Sollentuna kommun följer den kommunala redovisningslagen och principen om rättvisande bild. Kommunen följer också Rådet för kommunal
redovisnings rekommendationer.
Sollentuna kommuns sammanställda redovisning har upprättas enligt lagen om kommunal redovisning och rekommendationer från rådet för kommunal redovisning. I koncernbokslutet ingår de bolag eller kommunförbund där kommunen innehar en röstandel över 20 procent.
Redovisningsinformation för den kommunala organisationen utöver kraven i kommunallagen och den kommunala redovisningslagen bygger på en:
• Kommungemensam kontoplan med åtskillnad av interna transaktioner.
Kontoplanen fastställs av kommunledningskontoret.
• utformning så att verksamhetsrapportering kan ske enligt av statistiska centralbyrån rekommenderad verksamhetsindelning
• genomgående organisationsanknuten ansvarskodning
• möjlighet till objekt-, projekt- och aktivitetsredovisning.
Kommunledningskontoret har ett övergripande ansvar för utformningen av den kommungemensamma kodplanen samt utformning av redovisning och budget i ekonomisystemet. Nämnderna har löpande ansvar för att se till att kodstrukturerna stämmer med aktuella förhållanden samt att den
ekonomiska informationen är aktuell både vad gäller budget och utfall.
Redovisningsinformation hanteras i ett kommungemensamt ekonomisystem.
6 Ansvar för kommunens anläggningstillgångar
6.1 Fastigheter och anläggningar
6.1.1 Fastighetsägande
Kommunstyrelsen är, fastighetsrättsligt, kommunens företrädare avseende kommunens ägande av samtliga fastigheter samt aktier, andelar,
bostadsrätter och motsvarande.
6.1.2 Investeringar
Kommunstyrelsen ansvarar för investeringar inom exploateringsverksamheten.
Trafik- och fastighetsnämnden ansvarar för övriga investeringar i kommunägda fastigheter.
6.2 Maskiner och inventarier (lös egendom)
Respektive nämnd ansvarar för maskiner och inventarier inom sina respektive ansvarsområden.
7 Ansvar inom nämnd och tjänstemannaorganisation
Respektive nämnd har huvudansvar för ekonomi- och verksamhetsstyrning inom sina ansvarsområden. Nämnden ansvarar för att styrningen sker i enlighet med reglerna i kommunens allmänna ekonomi- och
verksamhetsstyrningsregler samt regelverk i beslutad budget.
För att möjliggöra en effektiv och ändamålsenligt styrning enligt
kommunens ledningssystem ställs vissa grundkrav på ansvarsfördelningen inom tjänstemannaorganisationen.
7.1.1 Budgetansvar
Budgetansvar har den tjänsteman som tilldelats egen ansvarskod i
ekonomisystemet med därtill hörande attesträtt. Budgetansvaret omfattar ansvar för att tilldelade ekonomiska resurser används i enlighet med beslutade regler och anvisningar. I ansvaret ligger också skyldighet att redovisa korrekt information och signalera avvikelser.
7.1.2 Verksamhetsansvar
Kommunens ledningssystem innehåller ansvar för verksamhetsplan och kvalitetssystem. Detta ansvar vilar på förvaltningens chefer inom var och ens verksamhetsområde med skyldighet att redovisa korrekt information och signalera avvikelser.
7.1.3 Funktion för att hantera ledningssystem och styrprocesserna
Varje nämnd ska ha en särskild funktion (förvaltningschefen, controllerfunktion eller motsvarande) som ska hantera följande:
• Samordna, planera och leda styrprocesserna
• Vara samtalspartner/coach till chefer på alla nivåer i planering och uppföljning– ifrågasätta analys och bedömning.
• Bevaka och bistå i utredning av avvikelser.
• Utforma rapporter och utbilda i ledningssystemet.
• I samarbete med förvaltningsledning och enligt
kommunledningskontorets anvisningar, till nämnden lämna
tjänstemannabedömning gällande uppfyllelse av nämndens åtaganden.
