Policy för
kommunikation
och information.
”Bilden av Ystads kommun formas av det samlade intrycket som människor får av våra tjänster och vår service. Därför måste vi, likt varje framgångsrik organisation, ha en helhetssyn på vår informations- och kommunikationsverksamhet.
I dagens informationsbrus krävs att vår kommunikation håller hög kva- litet för att den ska få uppmärksam- het. Men det är också nödvändigt att förvaltningar och bolag långsik- tigt och konsekvent arbetar utifrån dessa kommunikativa riktlinjer. Då kan vi gemensamt förmedla en enhetlig och positiv bild av Ystads kommun”
Innehåll:
Sid 3. Syfte. Övergripande mål. Övergripande strategi. Värdegrund. Varumärke.
Sid 4. Roller och ansvarsfördelning. Gemensamma verktyg för all kommunikation.
Sid 5. Intern kommunikation.
Sid 6. Kommunikation med medborgarna. Kommunikation med massmedia.
Sid 7. Kommmunikation med näringslivet. Kommunikation med besökare.
Syfte
Policyn är en vägledning för hur informationsarbetet ska bedri- vas i de olika verksamheterna inom Ystads kommun och de kommunala bolagen. Den ska bidra till att skapa ett gemensamt förhållningssätt i kommunikations- och informationsfrågor samt klargöra informationsansvaret inom de kommunala verk- samheterna och bolagen.
Policyn ska öka genomslagskraften i den samlade kommuni- kationen och informationen och i förlängningen bidra till att åstadkomma en öppen dialog mellan kommunen, dess invånare och omvärlden.
Slutligen ska den interna informationen ge medarbetarna, som är vår viktigaste tillgång, förutsättningar för att utföra sina arbetsuppgifter på ett bra sätt.
Övergripande mål
Det är alla medarbetares ansvar att policyn omsätts i handling i det dagliga arbetet.
Insatserna ska planeras och integreras med övrig verksamhet för att vara ett aktivt stöd i arbetet.
Kommunikationen och informationen ska kännetecknas av öppenhet, förtroende och utveckling.
Informationen ska vara tydlig och begriplig och anpassas efter målgrupp, budskap och medium. Engelska ord bör undvi- kas där motsvarande finns på svenska.
Den gemensamma värdegrunden, Varumärket Ystad och den övergripande strategin ska vara vägledande till stöd i alla kommunikations- och informationsinsatser.
Kommunens grafiska profil ska följas – anvisningar finns i Profilhandboken.
Övergripande strategi
Förvaltnings- och bolagsledning
Med hjälp av den gemensamma övergripande policyn formule- rar och reviderar varje förvaltning och bolag konkreta strategier och planer som blir styrande för kommunikationsarbetet inom den egna verksamheten.
Åtgärderna presenteras på såväl kort som lång sikt och ska vara mätbara i uppföljningsarbetet.
Den centrala ledningsgruppen upprättar de förvaltningsöver- gripande informationsplanerna. Dessa ska utvärderas och följas upp årligen.
I samband med budgetarbetet görs en översyn och eventuell revidering av informations- och kommunikationspolicyn.
Medarbetarna
Medarbetarna ska genom god kunskap om kommunens mål och inriktning samt genom ett kundorienterat synsätt bidra till en positiv bild av Ystads kommun. Varje kontakt är viktig för bil- den av Ystad.
Profilhandboken
För att underlätta kommunikationsarbetet finns en tydlig profil för våra kommunikationsinsatser. Kopplat till kommunikations- och informationspolicyn finns Profilhandboken. I handboken och på www.ystad.se /-personalsidor finns anvisningar för tillämpningar av den grafiska utformningen inom kommunen
och anvisningar hur logotyp, kommunens vapen och slogan ska användas. Det är varje förvaltnings och bolags ansvar att anvis- ningarna följs för att visa en enad och gemensam profil.
Varje medarbetare ska ha kännedom om den grafiska profi- len. Den ska också ingå som en del av informationen vid intro- duktionen av nyanställda.
Värdegrund
Kommunikationen såväl inom Ystads kommun som med om- världen ska kännetecknas av öppenhet, förtroende och utveck- ling.
Öppenhet
För att den kommunala servicen ska kunna utvecklas och stän- digt förbättras, krävs öppenhet och lyhördhet för kundernas, dvs.
invånarnas, besökarnas och företagens krav, behov och förvänt- ningar.
Informationen ska i alla lägen förmedlas så snabbt som möj- ligt. Det är bättre att ge underhandsinformation än att avvakta.
Den interna informationen bör föregå den externa.
Förtroende
Kunderna ska känna trygghet och ha förtroende för kommunen och dess service. Det innebär att all information ska vara sann och saklig samt följa gällande lagar och förordningar.
Utveckling
”Ständig utveckling och förbättring” är mottot för alla verksam- heter som bedrivs inom kommunen.
Ett kontinuerligt kvalitetsarbete ger rutiner för hur den interna och externa kommunikationen måste följas upp för att kunna utvecklas.
Varumärke
Ett varumärke är en identitet.
Det behöver inte nödvändigtvis vara en produkt eller ett före- tag. Det kan vara en tjänst, en lokal eller till och med en person.
Till vardags pratar vi ofta om varumärken som logotyper.
Logotypen kan vara en del av varumärkets identitet. Men ett varumärke är så mycket mer. Den information som förmedlas kan vara lika särskiljande som varumärkets utseende. Vad man säger, hur man säger det och vilka känslor det väcker är en del av varumärket.
Ju tydligare ett varumärke är, desto större chans har det att bli framgångsrikt. En tydlig identitet sticker ut och märks. En tyd- lig identitet skiljer sig från andra.
Varumärket Ystad
Begreppen Närhet, Kultur, Miljö och Kvalitet bildar den platt- form för livskvalitet som kommunens utveckling grundas på.
Dessa utgör en del av varumärket ”Ystads kommun”.
Kommunfullmäktige har fastlagt plattformen som har en fast förankring i hela kommunen.
Varumärket består också av alla de goda företeelser som till- sammans skapar positiv drivkraft, engagemang och attraktivitet.
Närhet: Ystads roll i näringslivet och som brofäste till Centraleuropa ska utvecklas. Ystad ska spela en aktiv roll i
3
Skåne och i Södra Östersjöregionen. Den lilla kommunens och stadens kvaliteter med närhet mellan boende, arbete och fritid ska det värnas om. Det ska finnas närhet mellan beslutsfattare och kommuninvånare. Medborgarna ska engageras och ges ökad delaktighet i de demokratiska processerna och i samhällsplane- ringsarbetet.
Kultur: Ystads rika kulturarv ska bevaras. Samtidigt ska det finnas en öppenhet för nya kulturströmningar. Ystad ska vara ett kulturcentrum som attraherar besökare från omgivande regioner.
Kulturen ska bygga på ett brett och aktivt deltagande, så att den utgör en viktig del i ystadbornas vardag.
Miljö: De miljöaktiviteter som Ystad redan har för arbete, boende och fritid ska värnas och förädlas. Banden mellan stad och land ska fortsätta stärkas. Ystad ska ta sin del av ansvaret för vår jord genom att verka för en varaktigt hållbar samhällsut- veckling.
Kvalitet: Kvalitet ska vara allas angelägenhet så att kommun- invånarnas och kundernas behov och förväntningar tillgodoses med kvalitet på varor och tjänster.
Roller och ansvarsfördelning
Det yttersta ansvaret vilar på kommunstyrelsen som är ansvarig för införande och utveckling av kommunikations- och informa- tionspolicyn.
Ett särskilt ansvar vilar på den centrala ledningsgruppen (för- valtnings- och bolagschefer) som samordnar och följer upp kommunens samlade informationsverksamhet, bland annat när det gäller utformning av gemensamma budskap och kanaler.
Ledningsgruppen svarar också för en årlig översyn av policyn.
Förvaltnings- och bolagschefer ansvarar för att policyn upprätt- hålls inom respektive organisation.
Verksamheterna
Informationsansvaret följer med verksamhetsansvaret. Det är förvaltnings- och bolagscheferna som ansvarar för att kommu- nikationen fungerar såväl internt som externt. Hur förvaltning- en eller bolaget organiserar sin informationsverksamhet är en ledningsfråga. En förutsättning för en väl fungerande kommu- nikation, är att förvaltningen och bolaget har medarbetare som svarar för kommunikations- och informationsfrågor.
Medarbetarna
Det är alla medarbetares ansvar att kommunikations- och infor- mationspolicyn omsätts i handling i det dagliga arbetet.
Medarbetarna har ansvaret att själva söka den information som behövs för att skapa bättre beslutsunderlag och sprida de beslut som fattas i kommunen.
Informationsansvarig och informationsnätverk Kommunens Informationsavdelning svarar för utveckling och arbetet kring kommunens informationsverksamhet.
Syftet är att:
– Fördjupa kunskapen om kommunikationen och underlätta den
– Skapa förutsättningar för en enhetlig kommunikation för förvaltningar och bolag
– Upprätthålla och underhålla den grafiska profilen – Svara för kommunens samlade informationsverksamhet
Kommunens informationsansvarige svarar för det dagliga arbetet med den övergripande kommunikationen och informa- tionen samt för produktionen av övergripande informations- material. Denne ansvarar dessutom för struktur, form, innehåll och marknadsföring genom kommunens hemsida. Infor- mationsansvarig hanterar principiella informationsfrågor mot externa intressenter, leder informationsenheten och arbetet i informationsnätverket. Detta utgör, med utgångspunkt från denna policy, basen för kommunens samlade informations- verksamhet.
Informationsnätverket består av medarbetare från varje för- valtning och bolag som svarar för det dagliga arbetet med kommunikations- och informationsfrågor och för det praktiska genomförandet. Informationsnätverket är rådgivande och ett
”boll-plank” till förvaltningar och bolag i frågor som rör kommunikation, information och grafisk profil. Nätverket är kommunens remissinstans i informationsfrågor.
Marknadsförings- och näringslivsgruppen upprättar mark- nadsföringsplan och näringslivsinformation. Näringslivsan- svarig ansvarar för att upprätthålla kontakterna med näringslivet och stimulera till företagsetableringar och investeringar.
Gemensamma verktyg för all kommunikation
För att underlätta kommunikationsarbetet ska det finnas en tyd- lig profil för kommunikationsinsatser. Vår tillgänglighet är ytterst en fråga om vårt anseende. De gemensamma kontaktvä- garna är: personliga möten, telefon, e-post, dokument- och ärendehanteringssystemet DoÄr och kommunens hemsida www.ystad.se.
Personliga möten
Möjlighet till personlig kontakt måste alltid finnas och erbjudas i kommunens alla verksamheter.
Telefon
Våra kunder ska enkelt kunna få kontakt med oss på telefon samt få svar inom kortast möjliga tid. Kontaktinformation ska bland annat finnas i telefonkatalogen och på kommunens hemsida www.ystad.se.
E-post
Avsikten med elektronisk posthantering är att möjliggöra kommunikationen mellan kommunens anställda, allmänheten och företag som snabbt behöver komma i kontakt med oss.
Särskilda riktlinjer för e-posthanteringen kommer att utarbetas.
Dokument- och ärendehanteringssystem Med teknikens hjälp är vårt dokument- och ärendehante- ringssystem, DoÄr, ett stöd för vår dokumenteringsprocess från det att man upprättar en handling tills dess att den arki- veras.
När kommunens nätverk är fullt utbyggt, kommer samtliga användare att från sin egen arbetsplats ha digital åtkomst till dokumenten i systemet. Tillgången till sådan information skapar bättre beslutsunderlag samt underlättar såväl samarbetet mellan olika verksamhetsområden som spridningen av korrekt infor- mation till allmänheten.
Internet
Intern nätinformation: Den interna informationen via hemsi- dans personalinloggning är en viktig informationskälla till samt- liga medarbetare och förtroendevalda som är kopplade till nät- verket. Arbetsledaren är ansvarig för att informationen når ut till de medarbetare som inte har tillgång till nätverket.
Genom informationen förmedlas kunskap om gällande rutiner, om beslut och planer inom verksamheterna och för kommunen som helhet. Det är av största vikt att medarbetarna får kännedom om och tillgång till interna riktlinjer, handböcker, interna blan- ketter, policy m.m. som gäller för kommunen. Händelser från omvärlden som kan ge goda idéer eller som kan få betydelse för våra verksamheter – omvärldsbevakning – bör finnas här.
Medarbetarna ska också känna sig delaktiga och ha möjlighet att kommunicera på den gemensamma anslagstavlan.
Extern nätinformation: Hemsidan www.ystad.se ska vara den gemensamma portalen för kommunens samlade kommunikation av kommunens service, näringsliv, turism och politik. Med- arbetare, invånare, företagare och massmedier ska här få en överblick över kommunens utbud och kunna erhålla interaktiva tjänster.
Genom att ha en samlad aktuell och uppdaterad information, kan vi underlätta för medarbetarna att sprida korrekt och mål- gruppsanpassad information – muntlig eller skriftlig – till de som inte själva har tillgång till mediet.
Kommunens hemsida ska vara ett forum för dialog med politi- ker och tjänstemän samt ge en insyn i hur kommunen styrs.
Hemsidan, www.ystad.se, ska vara basen för vår information.
Intern kommunikation
Den interna kommunikationen är kommunikations- och infor- mationsflöden som berör alla medarbetare hos Ystads kommun.
Den interna kommunikationen ska präglas av öppenhet och samarbete och även rikta sig till förtroendevalda.
Syfte
Intern kommunikation är en förutsättning för att bygga och utveckla bilden av Ystads kommun. Det interna profileringsar- betet syftar till att stärka värdegemenskapen inom kommunen.
Vår gemensamma Värdegrund och Varumärket ska genomsyra alla verksamheter och omfatta alla medarbetare.
Välinformerade, kunniga och motiverade medarbetare är kommunens viktigaste tillgång för en bra kommunikation med våra kunder. Kunskapen om mål, förutsättningar och verksam- heter är en nödvändighet för att kunna känna delaktighet och för- stå sin betydelse i den totala verksamheten. Detta är också en förutsättning för att medarbetarna ska kunna förmedla en tydlig bild av vad kunderna kan förvänta sig av den service och de tjänster som kommunen erbjuder.
Mål
Medarbetarna ska vara kunniga och välinformerade om den egna verksamheten, om kommunen som helhet och om kommunens visioner, mål och den policy som finns upprättad.
Medarbetarna ska ha ett kundorienterat synsätt för att kunna ge en tydlig bild av vad medborgarna kan förvänta sig av tjänsterna.
Medarbetarna ska känna till den gemensamma kommunika- tions- och informationspolicyn.
Medarbetarna ska känna till kommunens Värdegrund, Varumärke och personalpolicy för att kunna förmedla en enhet- lig och positiv bild av Ystad.
Strategi
Ystads kommun ska som arbetsgivare ge de förutsättningar som krävs för att uppnå målen genom att:
Medarbetarna ges kunskap och en överblick över kommu- nens verksamheter, utbud av tjänster, service och upplevelser.
Kunskap och förståelse skapas för verksamhetens mål, visio- ner och förutsättningar.
En lyhörd dialog stimuleras mellan medarbetarna och våra kunder, så att kvaliteten i vårt arbete ständigt förbättras.
En tydlig och förtroendegivande bild ges av kommunen och de kommunala tjänsterna.
Medarbetarna alltid ska kunna vända sig till sin närmaste chef med frågor och kunna få besked om såväl den egna arbets- situationen som de övergripande förändringarna i kommunens verksamheter.
Att tänka på
Nyheter och förändringar inom kommunen bör alltid kommuni- ceras internt innan de kommuniceras externt för att ge kunderna korrekt information.
– Det är viktigt att skilja på intern och extern information – Det är chefens ansvar att stimulera den interna dialogen och
skapa mötesplatser
– Medarbetarna ska ha kännedom om vilka regler som kan gälla vid kommunikation, såsom förvaltningslagen, upp- hovsrätt, offentlighetsprincipen, sekretess- och personupp- giftslagen m.fl.
Verktyg
De gemensamma verktygen ska tillsammans bidra till ökad kun- skap och överblick över kommunens verksamheter samt under- lätta samarbete och kunskapsutbyte mellan medarbetare i olika förvaltningar och bolag.
Kontaktytan för kommunens medarbetare ska vara:
– Arbetsplatsträffar – Personaltidning
– Kommunens hemsida, www.ystad.se, inkl. den interna nät- informationen
– DoÄr – dokument och ärendehanteringssystemet – Telefon, e-post, PM och telefax
– Anslagstavlor
– Introduktion för nyanställda
5
Kommunikation med medborgarna
Syfte
Kommunikation med medborgarna syftar till att tillvarata med- borgarnas rätt att ta del av och påverka kommunens verksamhet samt att öka medborgarnas engagemang och inflytande. En öppen och trovärdig kommunikation, som stödjer och stärker vår profil, bidrar till att skapa en enhetlig bild av Ystads kommun.
Mål
Medborgarnas rätt till kunskap om Ystads kommun.
Medborgarna ska känna till vilken service, vilka tjänster och vilka upplevelser kommunen erbjuder. De ska veta vart de kan vända sig när de söker information om tjänster och service.
Medborgarens kunskaper om och engagemang för den kommunala demokratin och beslutsprocessen ska utvecklas och dialogen med kommunens beslutsfattare ska öka.
Vår information ska, i så god tid som möjligt, lyfta fram de frågor som är aktuella för beslut.
Service och information ska finnas tillhands när den behövs och efterfrågas.
Strategi
En snabb kommunikation ger förutsättningar för ett effektivt arbete och motverkar osäkerhet och ryktesspridning.
Utveckling av hemsidan www.ystad.se ska ske kontinuerligt.
Genom kommunens tidning till medborgarna ska samordningen av den gemensamma informationen utvecklas.
Välutbildade medarbetare är en förutsättning för en väl fun- gerande information.
Medarbetarna måste vara lyhörda för kundernas behov, önske- mål och synpunkter för att utvecklingen ska bli framgångsrik.
Invånarna i Ystads kommun ska uppleva att det är enkelt att komma i kontakt med och få information om kommunen. De ska känna att de möts av en öppen och serviceinriktad attityd.
Verktyg
Dessa ska tillsammans bidra till ökad kunskap och överblick över kommunens verksamheter:
– Kommunens hemsida www.ystad.se – Kommunens tidning till hushållen – Annonser, trycksaker
– Telefon, e-post, brev, telefax – Personliga möten
– Annonspelare – Anslagstavlor
Kommunikation med massmedia
Bilden av Ystads kommun skapas bland annat av artiklar i tid- ningar, inslag i radio och TV samt annan media. Kommunens kon- takter med massmedia är en del av den externa informationen.
Syfte
Massmedias rapportering av kommunens verksamhet har stor betydelse för medborgarnas möjligheter till insyn och påverkan samt kännedom om rättigheter, förmåner, skyldigheter och den framtida utvecklingen av kommunen.
Mål
Kommunens kontakter med massmedia ska präglas av ärlighet och öppenhet med utgångspunkt från offentlighetsprincipen samt värnande om yttrande- och meddelarfrihet.
Kommunikationen ska vara korrekt och informationen lättill- gänglig.
Strategi
Den centrala informationsenheten ska vid behov bistå med hjälp vid presskonferenser och vid utformningen av pressmeddelan- den.
Skriftliga informationsunderlag ska vara språkligt och inne- hållsmässigt korrekta.
Genom att förse massmedia med korrekt informationsunder- lag ökar medborgarnas möjlighet till insyn och påverkan.
Verktyg – Kommunens hemsida www.ystad.se – Pressmeddelanden
– Presskonferenser
– Personliga kontakter med massmedia
Kommunikation med näringslivet
Kommunstyrelsen är det organ som hanterar näringslivspoliti- ken i Ystads kommun. Ett näringslivsråd är etablerat mellan Ystads och Skurups kommuner som gemensamt ska arbeta med utåtriktade aktiviteter för näringslivets utveckling i kommu- nerna. I Ystads kommun ansvarar marknads- och näringslivs- gruppen för den interna samordningen och för utåtriktade akti- viteter.
Syfte
Ystads kommuns näringslivspolitik ska skapa goda förutsätt- ningar för att driva, lokalisera och starta företag i kommunen. Ett starkt och differentierat näringsliv i tillväxt är en viktig grund för kommunens utveckling och välstånd. Kommunen arbetar aktivt för att bli Sveriges ledande centrum för Östersjöhandel med ett näringslivsvänligt klimat som stimulerar företagsetableringar och investeringar.
De lokala företagen stöds med effektiv service för att öka deras konkurrenskraft och utvecklingsförmåga. Kommunens närings- livspolitik ska skapa goda förutsättningar för att driva, lokalise- ra och starta företag.
Mål
Kunskap: Näringslivet ska ha kunskap om den service och de tjänster kommunen erbjuder och veta vart de kan vända sig när de söker information och behöver komma i kontakt med kommunen.
Tillgänglighet: Näringslivet ska uppleva att det är enkelt att komma i kontakt med Ystads kommun och att det möts av en öppen, korrekt och serviceinriktad attityd.
Etablering: Näringslivet ska överväga och välja att etablera verksamheter i Ystads kommun.
Kontakter: Kommunens service ska präglas av korrekt, snabb och enkel handläggning samt av hög tillgänglighet och gott bemötande.
Strategi
För att skapa en god kommunikation med näringslivet ska kommunen ge kunskap och överblick av kommunens service och tjänster.
Näringslivet ska på ett enkelt sätt kunna komma i kontakt med rätt instans inom kommunen. Kommunen ska tillhandahålla en ”lotsfunktion” som löser problemen eller lotsar företagen vidare till rätt instans.
Näringslivet ska få tydlig information om vad det kan för- vänta sig av kommunens service.
Samverkan ska öka mellan kommunen och näringslivet i olika utvecklingsprojekt.
En god dialog ska skapas mellan kommunen och näringslivet.
Verktyg
Bilden av Ystads kommun som företagsvänlig kommun skapas i hög grad av företagens erfarenheter från de dagliga kontakterna med kommunen.
Den gemensamma kontaktytan ska vara:
– Kommunens hemsida www.ystad.se – Trycksaker
– Företagskatalog – Nyhetsbrev
– Annonser, telefon, e-post, telefax, brev – Personliga möten
– Företagsorganisationer
Målgrupper – Befintliga företag
– Investerare och företagare som kan etablera sig i Ystads kommun.
Kommunikation med besökare
Kommunens samtliga styrelser, nämnder, förvaltningar och bolag fattar beslut och utför tjänster och service som påverkar Ystads kommuns attraktivitet som besöksdestination.
Ledning o Utveckling har kommunens ansvar för marknads- föring och information om Ystad som besöksmål. Turistbyrån svarar för samordningen av kommunikationen med kommunens besökare.
Syfte
Marknadsföringen av Ystads kommun som besöks- och inflytt- ningsort syftar till att öka antalet besökare och invånare i kommunen samt att utveckla kommunens attraktivitet. Nöjda besökare är de bästa marknadsförarna av Ystads kommun.
Mål
Kommunen ska tillgodose det informationsbehov som besökare och andra har när det gäller evenemang, aktiviteter och service.
Våra besökare och presumtiva inflyttare ska ha kunskap om det utbud som kommunen erbjuder. De ska veta vart de kan vända sig när de söker information om kommunen.
Våra besökare ska enkelt komma i kontakt med och få infor- mation om Ystads kommun och mötas av en öppen, trovärdig och serviceinriktad attityd.
Medarbetarna i kommunen ska aktivt arbeta för att öka anta- let besökare i kommunen och aktivt samarbeta med intresserade parter utanför kommunens gränser.
Verktyg Den gemensamma kontaktytan ska vara:
– Kommunens hemsida www.ystad.se – Trycksaker
– Mässor
– Annonser, annonspelare – Telefon, e-post, telefax, brev – Personliga möten
Målgrupper
Besökare och presumtiva inflyttare från Skåne, storstadsområ- dena i Sverige och från Östersjöländerna.
7
