Trafik- och fastighetkontoret
2016-04-13 1 (2)
Susanna Arbro
Omförhandling av hyresavtal med Sollentunahem
För att kunna få ett mer detaljerat beslutsunderlag krävs en större utredning.
Först behöver kommunen utreda om avtalen ska sägas upp för omförhandling enligt avtalens löptid eller om alla avtal ska omförhandlas samtidigt och vad som ska villkoras förutom hyreskostnad. Villkoren ska spegla vad som ska anses vara rimligt i kostnader för ändamålsenliga verksamhetslokaler. Riskanalys för genomförandet bör tas fram i tidigt skede.
Sollentunahem är den hyresvärd som kommunen idag har flest inhyrningar hos.
Det finns stora skillnader i hyresnivåer på de inhyrda lokalerna. Stora lokaler med långa kontrakt bör enligt trafik- och fastighetskontorets bedömning ha en lägre kvadratmeterhyra än mindre lokaler.
Kommunen har tidigare på grund av resursbrist inte varit tillräckligt aktiv att utvärdera, analysera och omförhandla hyresavtal i den utsträckning som skulle behövas för helheten. Därav finns det många olika varianter och ålder på dessa avtal.
Både kall- och varmhyra förekommer, samt vad som verkligen gäller i avtalen är i många avseenden otydligt för både förvaltare och lokalsamordnare vilket i sin tur drabbar förvaltningarna, verksamheterna och de boende.
Med hyresavtal menas:
Lokalavtal
Bostadsavtal
Bilplatsavtal
Figur 1 Andel hyresavtal per förvaltning i Sollentuna kommun
2016-04-13 2 (2)
Vad som behöver utredas
Antal hyresavtal som är uppsägningsbara.
Antal parkeringsplatser som är uppsägningsbara.
Nya hyresavtal med nya gränsdragningslistor och särskilda bestämmelser som speglar kommunens egna hyresavtal för verksamhetslokaler.
Nya hyresavtal som är mer affärsmässiga och enklare att förvalta för trafik- och fastighetskontoret samt för övriga förvaltningar och verksamheten.
Nya hyresavtal som har marknadsmässiga varmhyror eller kallhyror – lättare för respektive förvaltning att budgetera och jämföra avtal oavsett om det är kommunen eller Sollentunahem.
Innan vi säger upp borde vi besöka dessa fastigheter och lokaler och prata med förvaltningen och verksamheterna.
En genomgång av avtal och fastigheter, besiktningar och uppmätning av lokaler tar tid och är kostnadsdrivande.
Tidplan
Påbörjas under 2016 om TFK får uppdraget via en beställning från KLK. Utredningen beräknas bli klar under december 2017 eller andra kvartalet 2018 beroende på vilket val kommunen gör för omförhandling av hyresavtalen; antingen vid ordinarie löptid eller samtliga avtal efter en större utredning tillsammans med Sollentunahem.
Ekonomi
Konsulthjälp för tekniska utredningar och juridisk hjälp ca: 400-700 tkr. Beräknad resursutnyttjande: 1,5-2 tjänstemän TFK. Utredningskostnaderna gällande
omförhandling kommer att tas inom befintlig budgetram.
Uppdraget genererar därmed en ökad kostnad under 2017 och besparingar är möjliga först 2018.
Effektmål
Utredningen ska spegla vad som ska anses vara rimligt i hyreskostnader för ändamålsenliga verksamhetslokaler i Sollentuna kommun vid inhyrning och även uthyrning av kommunägda. Utredningen bör resultera i minskade hyreskostnader för kommunens förvaltningar och bättre underlag för att göra mer affärsmässiga
hyresavtal i framtiden som speglar marknaden i övrigt.
Risk
Omförhandlingar kan resultera i långa processer som är kostnadsdrivande och tidskrävande.
