• No results found

Kultur- och fritidsnämnden kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning.

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Kultur- och fritidsnämnden kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning."

Copied!
107
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Kallelse / Underrättelse Kultur- och fritidsnämnden Utskicksdatum

2019-02-25

Kultur- och fritidsnämnden kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning.

Tid: Måndagen den 25 februari 2019 kl. 13:00 Plats: Salen, Centralplan 1, Alvesta kommun

Ledamöter

Lavinia Strömberg (S), ordförande Erik Olofsson (S)

Mats Martinsson (S)

Kim Lindstedt (C), 1:e vice ordförande Jan Stemberger (C)

Kajsa Sivertsson (M), 2:e vice ordförande Helén Gustavsson (M)

Annika Svensson (AA) Heléne Nydén (SD)

Ersättare

Roland Magnil (S) Khaled Alnajjar (S) Monica Pihl (C) Annie Petersson (C) Emelie Berg (V) Stig Jacobsson (L) Roxana Sepulveda (KD) Kerstin Svensson (AA) Oskar Andersson (SD)

Om du inte kan närvara kalla ersättare samt meddela förändringen genom att kontakta

ditt parti samt nämndsekreteraren på therese.lofqvist@alvesta.se eller 0472-155 01.

(2)

Kallelse / Underrättelse Kultur- och fritidsnämnden Utskicksdatum

2019-02-25

Förteckning över kultur- och fritidsnämndens ärenden den 25 februari 2019

1. Närvaro

2. Val av justerare

3. Fastställande av dagordning 4. Information från ordföranden 5. Information från förvaltningschef

6. Beslut om att inrätta arbetsutskott samt formerna för utskottet

7. Val av ledamöter och ersättare till kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott för mandatperioden 2019-2022

8. Val av representanter från kultur- och fritidsnämnden till kommunala tillgänglighetsrådet

9. Förslag till kultur- och fritidsnämndens sammanträdesplan för år 2019 10. Sjukfrånvarostatistik per december 2018

11. Komplettering gällande bidrag till fritidsföreningar 2019

12. Förslag till ny organisation för verksamhet för Alvesta kommuns unga 13. Besvarande av granskningsrapport från revisionen

14. Årsrapport

15. Information om arbetet med kultur- och fritidsplan 16. Information om sökta/utbetalade bidrag

17. Redovisade delegationsbeslut

18. Övriga ärenden

(3)

Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum

2019-02-25 1(1)

Kultur- och fritidsnämnden

Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

KFN §

Fastställande av dagordning Redogörelse

Ordföranden frågar kultur- och fritidsnämnden om utskickad dagordning kan godkännas och behandlas på dagens sammanträde:

1. Närvaro

2. Val av justerare

3. Fastställande av dagordning 4. Information från ordföranden 5. Information från förvaltningschef

6. Beslut om att inrätta arbetsutskott samt formerna för utskottet 7. Val av ledamöter och ersättare till kultur- och fritidsnämndens

arbetsutskott för mandatperioden 2019-2022

8. Val av representanter från kultur- och fritidsnämnden till kommunala tillgänglighetsrådet

9. Förslag till kultur- och fritidsnämndens sammanträdesplan för år 2019

10. Sjukfrånvarostatistik per december 2018

11. Komplettering gällande bidrag till Fritidsföreningar 2019 12. Förslag till ny organisation för verksamhet för Alvesta

kommuns unga

13. Besvarande av granskningsrapport från revisionen 14. Årsrapport

15. Information om arbetet med kultur- och fritidsplan 16. Information om sökta/utbetalade bidrag

17. Redovisade delegationsbeslut 18. Övriga ärenden

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna ordförandens förslag till dagordning.

3

(4)

Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum

2019-02-25 1(1)

Kultur- och fritidsnämnden

Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

KFN §

Information från ordföranden Redogörelse

Ordföranden informerar kultur- och fritidsnämnden om pågående/aktuella ärenden.

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen.

4

(5)

Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum

2019-02-25 1(1)

Kultur- och fritidsnämnden

Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

KFN §

Information från förvaltningschef Redogörelse

T.f. förvaltningschef Suzanne Hammargren informerar kultur- och fritidsnämnden om pågående/aktuella ärenden.

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen.

5

(6)

Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum

2019-02-25 1(1)

Kommunstyrelsen

Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

KFN §

Beslut om att inrätta arbetsutskott samt formerna för utskottet

Redogörelse

Enligt 6 kap. 20 § 2st kommunallagen får en nämnd bestämma att ett utskott ska finnas, om inte fullmäktige har bestämt något om utskott för nämnden.

Kommunfullmäktige har inte beslutat om utskott för kultur- och fritidsnämnden.

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar att inrätta ett arbetsutskott bestående av tre ledamöter och tre ersättare.

Protokollet skickas till

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott Personalavdelningen

6

(7)

Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum

2019-02-25 1(1)

Kommunstyrelsen

Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

KFN §

Val av kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott för mandatperioden 2019-2022

Redogörelse

Enligt 6 kap. 20 § 2st kommunallagen får en nämnd bestämma att ett utskott ska finnas, om inte fullmäktige har bestämt något om utskott för nämnden.

Kultur- och fritidsnämnden ska utse ett arbetsutskott för mandatperioden 2019–2022.

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar att som ledamöter och ersättare i kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott för mandatperioden 2019–

2022 utse:

Protokollet skickas till

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott Personalavdelningen

7

(8)

Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum

2019-02-25 1(1)

Kultur- och fritidsnämnden

Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

KFN § Dnr KFN

Val av representant till kommunala tillgänglighetsrådet Redogörelse

Kommunala tillgänglighetsrådets syfte och mål är att fungera som ett organ för ömsesidigt utbyte av information, kunskap och synpunkter mellan politiker och handikapporganisationerna.

Tillgänglighetsfrågorna berör alla samhällsområden.

Nämnden ska utse en representant och en ersättare för perioden 2019- 2022.

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden besluta att utse en representant och en ersättare från nämnden som representanter till tillgänglighetsrådet.

Protokollet ska skickas till Kommunala tillgänglighetsrådet

8

(9)

Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum

2019-02-25 1(1)

Kultur- och fritidsnämnden

Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

KFN §

Beslut om sammanträdesplan 2019 Redogörelse

Den 27 november 2018 fastställde kommunfullmäktige sin

sammanträdesplan för år 2019. Kultur- och fritidsförvaltningen har utifrån kommunfullmäktiges sammanträdesplan upprättat ett förslag till sammanträdesplan för kultur- och fritidsnämnden. Vid

framtagande av planen har hänsyn även tagits till tidplanerna för hanteringen av årsredovisning, delårsrapport, internkontrollplan med mera.

Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att kultur- och fritidsnämnden fastställer nedan sammanträdesplan. Nämndsmötena föreslås fortsatt äga rum på måndagar klockan 13:00.

Kultur- och fritidsnämndens sammanträdesplan 2019

Handlings- och ärendestopp

Beredning (klockan

13:00)

Utskick KFNAU

KFNAU

(Klockan 13:00)

Utskick KFN

KFN

(Klockan 13:00)

KSAU KS KF

4/2

12/2

18/2

25/2

26/3 9/4 7/5

4/3 12/3 18/3

26/3

1/4

8/4

14/5 4/6 17/6

6/5 14/5 20/5

28/5

3/6

10/6

27/8 10/9 24/9 19/8 27/8 2/9

10/9

16/9

23/9

29/10 12/11 26/11 23/9 1/10 7/10

15/10

21/10

28/10

19/11 3/12 17/12 21/10 29/10 4/11

12/11

18/11

25/11

Jan -20 Jan -20 feb -20

11/11 19/11 25/11

3/12

9/12

16/12

2020

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta förslag till sammanträdesplan för år 2019.

9

(10)

Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum

2019-02-25 1(1)

Kultur- och fritidsnämnden

Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

KFN §

Sjukfrånvarostatistik per december månad 2018 Redogörelse

T.f. förvaltningschef informerar kultur- och fritidsnämnden om kultur- och fritidsförvaltningens sjukfrånvarostatistik per december månad 2018.

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen.

10

(11)

Antal sjukdagar per snittanställd rullande 12 månader

Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

KFF 11,91 13,07 13,98 14,32

14,62 14,59 14,85

15,42 16,29 16,47 16,35 17,23

A. Kommun 21,86 22,08 22,02 21,76

21,4 21,16 21,07

21,01 21,12 21,14 21,2 21,15

Analys: Dagar per snittanställd ökar. Förhållandevis litet antal anställda gör att få sjukskrivna ger stort utslag i statistiken.

0 5 10 15 20 25

Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

KFF A. Kommun

(12)

Antal sjukdagar per snittanställd månad för månad.(ej rullande 12 månader)

Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

KFF 1,07 1,58 0,96 1,18

0,91 1,07 1,04

1,94 2,06 1,07 1,52 1,93

A. Kommun 1,94 2,15 2,02 1,67

1,6 1,45 1,34

1,48 1,87 1,81 1,76 1,75

Analys: På en liten förvaltning ger små förändringar stort utslag när man räknar i snitt på personalgruppen.

0 0,5 1 1,5 2 2,5

Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

KFF A. Kommun

(13)

Sjukfrånvaro i Procent per förvaltning rullande 12

Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

KFF 3,59 3,96 4,11 4,22

4,32 4,32 4,41

4,49 4,74 4,81 4,78 4,93

A. kommun 6,15 6,22 6,18 6,14

6,03 6 6

5,99 6 6,01 6,05 6,02

Analys:

Efter att det stagnerat under förra sommaren stiger siffrorna igen och det kan bero på få sjukskrivna som slår igenom på få anställda. Förhållandevis låg sjukfrånvaro trots ökningen.

0 1 2 3 4 5 6 7

Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

KFF A. kommun

(14)

Sjukfrånvaro i % per förvaltning månad för månad

Jan Feb Mars April Maj Juni Juli

KFF 3,96 6,13 4,09 4,26 3,19 3,06 3,44

A. Kommun 6,81 8,53 6,97 6,01 5,48 4,75 3,67

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt

(15)

Aug Sept Okt Nov Dec

5,84 7,84 7,12 5,38 5,3

5,02 6,61 6,74 6,62 5,65

Okt Nov Dec

KFF A. Kommun

(16)

Andel sjukskrivna med 59 dagar eller mer i procent av total sjukfrånvaro

Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

KFF 57,62 54,73 53,59 53,56

52,89 60,14 61,83

61,13 63,42 63,09 64,92 64,83

A. kommun 64,7 63,83 62,67 62,2

61,38 61,36 61,56

60,93 61,05 61,17 61,14 60,96

0 10 20 30 40 50 60 70

Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

KFF A. kommun

(17)

Antalet personer som har 5 eller fler sjukfrånvarotillfällen senaste 12 månaderna

Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

KFF 6 7 7 7 7 7 7 7 8 8 7 7

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

KFF

KFF

(18)

Frisknärvaro rullande 12 månader

Antal personer som senaste 12 månaderna inte har någon sjukfrånvaro i procent % Förvaltning

Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

KFF 46,97 52,24 56,06 53,03 52,31 53,13 53,13 55,38 52,31 51,52 51,52 47,69

A. Kommun 32,73 31,65 31,44 31,62 32,4 32,52 32,14 34,57 32,53 32,36 31,92 31,34

0 10 20 30 40 50 60

Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

KFF A. Kommun

(19)

Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum

2019-02-25 1(1)

Kultur- och fritidsnämnden

Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

KFN § KFN 2019/

Komplettering gällande bidrag till Fritidsföreningar 2019 Beslutsunderlag

1. Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen, daterad den 11 februari 2019

Redogörelse

Bidragsberättigade föreningar inom Alvesta kommun kommer senast den 15 april varje år in med ansökningar om föreningsbidrag. Följande förening har inom utsatt tid inkommit med de handlingar som krävs för att berättigas föreningsbidrag för 2019:

- Vrankunge Byggnadsförening 13 854 kronor

Utbetalningar utifrån fattade beslut inom Kultur och fritidsnämnden sker i mars 2019

.

Förslag till beslut:

Kultur och fritidsförvaltningen föreslår Kultur- och fritidsnämnden att besluta om utbetalning enligt:

- 13 854 kronor i bidrag för drift av egen anläggning för Vrankunge Byggnadsförening

11

(20)

Kultur och fritidsförvaltningen Martin Sallergård

Fritidschef Tel. 0472-150 21

E-post: martin.sallergard@alvesta.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2019-02-11

Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen 212000-0639 Centralplan 1 342 80 Alvesta 0472-150 00 vx www.alvesta.se kulturochfritid@alvesta.se

Till

Kultur- och fritidsnämnden 25/2

Komplettering gällande bidrag till Fritidsföreningar 2019

Bidragsberättigade föreningar inom Alvesta kommun kommer senast den 15 april varje år in med ansökningar om föreningsbidrag. Följande förening har inom utsatt tid inkommit med de handlingar som krävs för att berättigas föreningsbidrag för 2019:

- Vrankunge Byggnadsförening 13 854 kronor.

Utbetalningar utifrån fattade beslut inom Kultur och fritidsnämnden sker i mars 2019

.

Förslag till beslut:

Kultur och fritidsförvaltningen föreslår Kultur- och fritidsnämnden att besluta om utbetalning enligt:

- 13 854 kronor i bidrag för drift av egen anläggning för Vrankunge Byggnadsförening

……… ………

Martin Sallergård Suzanne Hammargren

Fritidschef Tf förvaltningschef

(21)

Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum

2019-02-25 1(2)

Kultur- och fritidsnämnden

Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

KFN § KFN 2019/

Förslag till ny organisation för verksamhet för Alvesta kommuns unga

Beslutsunderlag

1. Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen, daterad den 30 januari 2019

Redogörelse

Verksamhet för unga i Alvesta behöver ha en samsyn och ett delat ansvar mellan kultur- och fritidsnämnden, utbildningsnämnden och förvaltningen för arbete och lärande. Detta för att förbättra

förutsättningar för ett ökat engagemang för unga i Alvesta och att på bästa sätt effektivisera och samordna resurser.

För att verksamhet för unga ska genomsyras av hållbarhet, stabilitet och kvalitét ska resurser växlas mellan kultur- och

fritidsförvaltningen, utbildningsförvaltningen och förvaltningen för arbete och lärande.

• Förutsättningar för förbättrad verksamhet för unga är att personal från de tre förvaltningarna har uppdrag i varandras verksamheter.

Personal både från skolorna och fritidsgårdarna ska ha ett gemensamt uppdrag riktat mot eleverna både på skoltid och på kvällstid. Chef för skolpersonal är rektor och chef för fritidsledare är chef för Ung i Alvesta, medan arbetsledning sker av chef i den verksamhet som man schemamässigt tjänstgör i.

• Målgruppen för fritidsgårdarna är åldrarna 12 år upp till 18 år. Den huvudsakliga inriktningen för verksamheten är mot de unga i

åldrarna 12 år till 16 år. Inriktningen mot den äldre ungdomsgruppen sker i samverkan med förvaltningen för arbete och lärande.

• Öppettiderna på alla fem fritidsgårdarna sker utifrån de behov ungdomarna har. Detta organiseras genom växling av resurser mellan kultur- och fritidsförvaltningen, utbildningsförvaltningen och förvaltningen för arbete och lärande. I förekommande fall kan stöd från föreningar och frivilliga krafter tillkomma.

Andra samarbetsområden förvaltningarna utvecklar och förbättrar gemensamt är ANDT-arbete, integrationsarbete och demokrati för unga. Fältarbetet kommer att bedrivas med personal från både kultur- och fritidsförvaltningen och förvaltningen för arbete och lärande.

12

(22)

Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum

2019-02-25 2(2)

Kultur- och fritidsnämnden

Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

Den organisation som föreslås stärker arbetet som sker nära barn och ungdomar på deras fritid.

I enlighet med Barnens bästa gäller! – i

Kronobergs län

är fokus på att ge alla barn en bra uppväxtmiljö och stöd i ett tidigt skede från vuxna de möter i sin vardag. Ur ett

folkhälsoperspektiv är bra och tillgängliga fritidsmiljöer en salutogen faktor för god hälsa.

Förvaltningarnas gemensamma strävan är att effekterna av detta beslut ska genomsyra verksamheterna från och med augusti 2019.

Förslag till beslut:

Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta förvaltningens förslag till

beslut enligt ovan.

(23)

Kultur- och fritidsförvaltningen Suzanne Hammargren T f Kultur- och fritidschef Tel. 0472-152 60

E-post: suzanne.hammargren@alvesta.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2019-01-30

Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen 212000-0639 Centralplan 1 342 80 Alvesta 0472-150 00 vx www.alvesta.se kff@alvesta.se

Kultur- och fritidsnämnden Utbildningsnämnden

Nämnden för arbete och lärande

Förslag till ny organisation för verksamhet för Alvesta kommuns unga

Bakgrund

Kultur- och fritidsnämnden bildades första januari 2017 utifrån kommunfullmäktiges beslut den 20 juni 2016 i § 105/2016. Den nya nämndens ansvarsområde var bland andra, Fritidsgårdsverksamhet.

Tidigare samarbete med gemensam personal i skolor och på fritidsgård upphörde i stora delar efter övergången. Det har påverkat organisering och schemaläggning samt det positiva med att ha samma personal som möter ungdomarna både dag- och kvällstid, med större möjlighet till betydelsefullt relationsskapande.

Kultur- och fritidsnämnden, utbildningsnämnden och nämnden för individ- och familjeomsorg (numera förvaltningen för arbete och lärande) har gett förvaltningarna i uppdrag att ge förslag till riktlinjer för organisation av Alvesta kommuns verksamhet för unga. Verksamhet för unga i Alvesta kommun ska genomsyras av hållbarhet, stabilitet och kvalité.

Syfte

Verksamhet för unga i Alvesta behöver ha en samsyn och ett delat ansvar

mellan kultur- och fritidsnämnden, utbildningsnämnden och förvaltningen

för arbete och lärande. Detta för att förbättra förutsättningar för ett ökat

engagemang för unga i Alvesta och att på bästa sätt effektivisera och

samordna resurser.

(24)

2(3)

Förslag till ny organisation för verksamhet för Alvesta kommuns unga

För att verksamhet för unga ska genomsyras av hållbarhet, stabilitet och kvalitét ska resurser växlas mellan kultur- och fritidsförvaltningen, utbildningsförvaltningen och förvaltningen för arbete och lärande.

• Förutsättningar för förbättrad verksamhet för unga är att personal från de tre förvaltningarna har uppdrag i varandras verksamheter.

Personal både från skolorna och fritidsgårdarna ska ha ett gemensamt uppdrag riktat mot eleverna både på skoltid och på kvällstid. Chef för skolpersonal är rektor och chef för fritidsledare är chef för Ung i Alvesta, medan arbetsledning sker av chef i den verksamhet som man schemamässigt tjänstgör i.

• Målgruppen för fritidsgårdarna är åldrarna 12 år upp till 18 år. Den huvudsakliga inriktningen för verksamheten är mot de unga i

åldrarna 12 år till 16 år. Inriktningen mot den äldre ungdomsgruppen sker i samverkan med förvaltningen för arbete och lärande.

• Öppettiderna på alla fem fritidsgårdarna sker utifrån de behov ungdomarna har. Detta organiseras genom växling av resurser mellan kultur- och fritidsförvaltningen, utbildningsförvaltningen och förvaltningen för arbete och lärande. I förekommande fall kan stöd från föreningar och frivilliga krafter tillkomma.

Andra samarbetsområden förvaltningarna utvecklar och förbättrar gemensamt är ANDT-arbete, integrationsarbete och demokrati för unga.

Fältarbetet kommer att bedrivas med personal från både kultur- och fritidsförvaltningen och förvaltningen för arbete och lärande.

Den organisation som föreslås stärker arbetet som sker nära barn och

ungdomar på deras fritid.

I enlighet med Barnens bästa gäller! – i Kronobergs län

är fokus på att ge alla barn en bra uppväxtmiljö och stöd i ett tidigt skede från vuxna de möter i sin vardag. Ur ett folkhälsoperspektiv är bra och tillgängliga fritidsmiljöer en salutogen faktor för god hälsa.

Förvaltningarnas gemensamma strävan är att effekterna av detta beslut ska genomsyra verksamheterna från och med augusti 2019.

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta förvaltningens förslag till beslut enligt ovan.

Suzanne Hammargren

(25)

3(3)

T f förvaltningschef

(26)

Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum

2019-02-25 1(1)

Kultur- och fritidsnämnden

Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

KFN § KFN 2019/

Svar angående granskning gällande verkställighet av fullmäktigebeslut

Beslutsunderlag

1. Revisionsrapport, november 2018

2. Tjänsteskrivelse, daterad den 8 februari 2019 Redogörelse

Revisorerna har valt att granska verkställigheten av kommunfullmäktiges beslut för perioden 2016 - 2018 hos kommunstyrelsen och kommunens olika nämnder.

Kultur- och fritidsnämnden tillkom 2017-01-01 efter att tidigare varit ett utskott underställt kommunstyrelsen. Revisionen visar

sammantaget på en god verkställighet hos kultur- och fritidsnämnden gällande fullmäktigebeslut.

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden antar förvaltningens tjänsteskrivelse som svar till revisorerna.

Protokollet ska skickas till Kommunstyrelsen

13

(27)

Kultur- och fritidsförvaltningen Suzanne Hammargren T f Kultur- och fritidschef Tel. 0472-153 90

E-post: suzanne.hammargren@alvesta.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2019-02-08

Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen 212000-0639 Centralplan 1 342 80 Alvesta 0472-150 00 vx www.alvesta.se kff@alvesta.se

Kommunstyrelsen

Svar på granskningsrapport gällande verkställighet av fullmäktigebeslut

Revisorerna har valt att granska verkställigheten av kommunfullmäktiges beslut för perioden 2016-2018 hos kommunstyrelsen och kommunens nämnder.

Kultur- och fritidsnämnden tillkom 2017-01-01.

Under perioden 2017-2018 har kultur- och fritidsnämnden fått sammanlagt sex uppdrag från kommunstyrelsen.

Vid revisionens tillfälle var fyra av uppdragen verkställda.

Av de två uppdrag som inte var verkställda vid tidpunkten för revisionens granskning så var ett uppdrag delvis verkställt och ett uppdrag icke verkställt.

Sammanfattningsvis visar revisionen på en god verkställighet hos kultur- och fritidsnämnden.

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden antar förvaltningens tjänsteskrivelse som svar till revisorerna.

Suzanne Hammargren

T f förvaltningschef

(28)
(29)

www.pwc.se

Revisionsrapport

Pär Sturesson

Certifierad kommunal revisor

Elin Freeman Revisionskonsult

November 2018

Granskning av

verkställigheten av fullmäktiges beslut.

Alvesta kommun

(30)

Verkställigheten av fullmäktiges beslut

November 2018 1 av 12

Alvesta kommun PwC

Innehåll

1. Sammanfattning och revisionell bedömning ... 2 2. Inledning ... 4 2.1. Bakgrund ... 4 2.2. Syfte och Revisionsfråga ... 4 2.3. Revisionskriterier ... 4 2.4. Kontrollmål ... 4 2.5. Avgränsning ... 4 2.6. Metod ... 4 3. Iakttagelser och bedömningar ... 5 3.1. Formell reglering ... 5 3.1.1. Kommunallagen ... 5 3.1.2. Kommunfullmäktiges arbetsordning ... 5 3.2. Sker verkställigheten av fullmäktige fattade beslut om åtgärd eller uppdrag hos berörd nämnd/styrelse? ... 5 3.2.1. Iakttagelser ... 5 3.2.2. Bedömning ... 9 3.3. Finns rutin för uppföljning av verkställigheten hos berörd nämnd/styrelse 9 3.3.1. Iakttagelser ... 9 3.3.2. Bedömning ... 10 3.4. Finns rutin för uppföljning av verkställigheten hos kommunstyrelsen mot bakgrund av uppsiktsplikten? ... 10 3.4.1. Iakttagelser ... 10 3.4.2. Bedömning ... 11 Bilaga 12

(31)

Verkställigheten av fullmäktiges beslut

November 2018 2 av 12

Alvesta kommun PwC

1. Sammanfattning och revisionell bedömning

Av 6 kapitlet 4 § i kommunallagen framgår att det är en uppgift för nämnderna att svara för att fullmäktiges beslut verkställs. Kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för verkställigheten enligt 6 kapitlet 13 §, där det framgår att det åligger särskilt styrelsen att verkställa fullmäktiges beslut. Kommunfullmäktige kan enligt 6 kap, 14 § besluta att annan nämnd ska verkställa fullmäktiges beslut.

I samband med planering och fastställande av revisorernas granskningsinsatser under år 2018 beslutades att granska verkställigheten av kommunfullmäktiges beslut.

Har kommunstyrelsen och nämnderna samt kommunstyrelsen genom sin uppsiktsplikt en ändamålsenlig kontroll av att fullmäktiges beslut verkställs?

Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämnderna samt kommunstyrelsen genom sin uppsiktsplikt delvis har en ändamålsenlig kontroll av att fullmäktiges beslut verkställs.

Vi grundar vår bedömning på det finns beslut i fullmäktige från år 2016 och framåt som inte har verkställts, att rutinerna för uppföljning av verkställigheten kan förbättras samt att kommunstyrelsens uppsiktsplikt kan förstärkas för att säkerställa att fullmäktiges beslut verkställs.

Bedömningar mot kontrollmål:

Kontrollmål Kommentar

Sker verkställigheten av fullmäktige fattade beslut om åtgärd eller uppdrag hos berörd

nämnd/styrelse?

Delvis uppfyllt

Vi bedömer att styrelsen och nämnderna endast delvis har verkställt fullmäktiges fattade beslut.

Detta grundar vi på att 16 av 27 beslut är helt verkställda, sex delvis verkställda och fem ej

verkställda. Det är sju stycken beslut från åren 2016 och 2017 som inte är helt verkställda. Två beslut från år 2018 som inte är verkställda är hänförbara till medborgarförslag som väcktes i fullmäktige år 2017.

Resterande ej verkställda beslut är fattade år 2018.

Vi bedömer vidare att motioner och

medborgarförslag i allt väsentligt besvaras inom tidsfristen, enligt kommunallagens krav. Vi noterar att i fullmäktiges arbetsordning är ambitionen högre då det framgår att motionen bör beredas inom sex månader. Av de 22 besvarade motionerna besvarades 18 inom beredningsfristen om ett år. Det är 11

motioner som besvarats inom tidsfristen om sex

(32)

Verkställigheten av fullmäktiges beslut

November 2018 3 av 12

Alvesta kommun PwC

månader.

Avseenden medborgarförslagen som väckts mellan januari 2016 – september 2017 har 14 av 15

besvarats. Av de 15 medborgarförslagen har 13 besvarats inom beredningsfristen om ett år. Det medborgarförslag som ännu ej besvarats är från år 2016.

Finns rutin för uppföljning av verkställigheten hos berörda

nämnder/styrelse?

Delvis uppfyllt

Vi bedömer att det endast delvis finns rutiner för uppföljning av verkställigheten hos berörd

nämnd/styrelse. Vi grundar vår bedömning på att det saknas kommungemensamma rutiner för uppföljning av verkställighet av fullmäktiges beslut som bör var dokumenterade.

Finns rutin för uppföljning av verkställigheten hos kommunstyrelsen mot bakgrund av

uppsiktsplikten?

Delvis uppfyllt

Vi bedömer att det delvis finns rutiner för uppföljning av verkställigheten hos

kommunstyrelsen mot bakgrund av uppsiktsplikten.

Vi grundar vår bedömning på att kommunkansliet har sammanställt återrapportering av

verkställigheten till fullmäktige som avser samtliga nämnder under åren 2016 och 2017. Någon

återrapportering till fullmäktige år 2018 har inte skett. Enligt uppgift från kanslichefen planeras återrapportering ske till fullmäktige i november 2018. Återrapporteringen till fullmäktige utgår från kommunallagens intentioner om att motioner och medborgarförslag ska besvaras inom 12 månader.

Uppföljning enligt fullmäktiges arbetsordning om att motioner och medborgarförslag bör beredas inom sex månader följs inte upp.

(33)

Verkställigheten av fullmäktiges beslut

November 2018 4 av 12

Alvesta kommun PwC

2. Inledning

2.1. Bakgrund

Av 6 kapitlet 4 § i kommunallagen framgår att det är en uppgift för nämnderna att svara för att fullmäktiges beslut verkställs. Kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för verkställigheten enligt 6 kapitlet 13 §, där det framgår att det åligger särskilt styrelsen att verkställa fullmäktiges beslut. Kommunfullmäktige kan enligt 6 kap, 14 § besluta att annan nämnd ska verkställa fullmäktiges beslut.

I samband med planering och fastställande av revisorernas granskningsinsatser under år 2018 beslutades att granska verkställigheten av kommunfullmäktiges beslut.

2.2. Syfte och Revisionsfråga

Har kommunstyrelsen och nämnderna samt kommunstyrelsen genom sin uppsiktsplikt en ändamålsenlig kontroll av att fullmäktiges beslut verkställs?

2.3. Revisionskriterier

 Kommunallagen (2017:725)

 Kommunstyrelsen och nämndernas reglemente

 Övriga relevanta styrdokument

2.4. Kontrollmål

 Sker verkställigheten av fullmäktige fattade beslut om åtgärd eller uppdrag hos berörd nämnd/styrelse?

 Finns rutin för uppföljning av verkställighet hos berörda nämnder/styrelse?

 Finns rutin för uppföljning av verkställighet hos kommunstyrelsen mot bakgrund av uppsiktsplikten?

2.5. Avgränsning

Granskningen avgränsas till beslut som är tagna i fullmäktige från 1 januari 2016 och framåt.

2.6. Metod

Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och ärendegranskning. Protokoll, tjänsteskrivelser och dokumenterade rutiner samt andra för granskningen relevanta handlingar har granskats. I ärendegranskningen har kommunfullmäktiges beslut som föranleder en åtgärd, eller som ger ett uppdrag till den kommunala organisationen, följts upp. Inom ramen för granskningen har intervjuer genomförts med kommunsekreterare och nämndsekreterarna för kultur- och fritidsnämnden, utbildningsnämnden, nämnden för individ- och familjeomsorg, omsorgsnämnden samt nämnden för samhällsplanering.

Rapporten har faktaavstämts av samtliga intervjuade och tf kommunchef och tf.

kanslichef.

(34)

Verkställigheten av fullmäktiges beslut

November 2018 5 av 12

Alvesta kommun PwC

3. Iakttagelser och bedömningar

3.1. Formell reglering

3.1.1. Kommunallagen

Av kommunallagen (KL) 6 kap 4 § framgår att nämnderna bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs. Av KL 6 kap 1 § framgår att

kommunstyrelsen har att leda och samordna kommunens verksamhet samt utöva uppsikt över nämndernas verksamhet.

Beslut ska, om inte annat sägs, verkställas så snart det är möjligt. Inväntande av beslutets lagakraftvinnande behöver endast ske i de fall det av särskilda skäl kan antas att beslutet kommer att överklagas och att ett återställande av verkställt beslut inte är möjligt.

Av KL 5 kap 35 § framgår att en motion eller ett medborgarförslag bör beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen eller medborgarförslaget väcktes. Om hinder föreligger ska detta anmälas till fullmäktige inom samma tid.

Fullmäktige får då avskriva motionen eller medborgarförslaget från vidare handläggning.

Enligt KL 6 kap 34 § framgår att frågor som väckts genom medborgarförslag ska om möjligt handläggas av nämnden så att ärendet kan avgöras inom ett år från det att det väcktes i fullmäktige. En nämnd som handlägger sådana ärenden ska minst en gång om året informera fullmäktige om de beslut som fattats i ärendena. Nämnden ska även informera om de ärenden som inte avgjorts inom den tid som anges i första stycket.

3.1.2. Kommunfullmäktiges arbetsordning

Kommunfullmäktiges arbetsordning antogs i § 120/2014. Arbetsordningen reviderades senast i § 133/2017. Fullmäktige beslutade 2017-05-02, § 35 att ändra fullmäktiges arbetsordning så att möjligheten att väcka medborgarförslag i Alvesta kommun upphörde från och med 2018-01-01. Av § 15 i kommunfullmäktiges arbetsordning framgår hur motioner ska hanteras. En motion bör beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom sex månader från det att förslaget väckts. Om beredningen inte kan avslutas inom tolv

månader, ska detta och vad som kommit fram vid beredning anmälas till

kommunfullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva motionen från vidare handläggning. Vidare anger arbetsordningen att kommunstyrelsen två gånger per år ska redovisa de motioner som inte beretts färdigt. Redovisningen bör göras på fullmäktiges ordinarie sammanträde i april och oktober.

3.2. Sker verkställigheten av fullmäktige fattade beslut om åtgärd eller uppdrag hos berörd nämnd/styrelse?

3.2.1. Iakttagelser

I detta avsnitt redovisas resultatet av beslutsgenomgången där vi redovisar i vilken utsträckning fullmäktiges beslut av verkställighets- eller uppdragskaraktär har verkställts av berört politiskt organ. Samtliga beslut redovisas också i separat bilagd

(35)

Verkställigheten av fullmäktiges beslut

November 2018 6 av 12

Alvesta kommun PwC

sammanställning med uppgift om huruvida aktuellt beslut har verkställts eller inte (se bilaga).

Det totala antalet fullmäktigeparagrafer av verkställighets- eller uppdragskaraktär som getts till kommunstyrelsen eller nämnderna att verkställa under perioden 1 januari 2016 till 25 september 2018 uppgår till 27 stycken (exklusive motioner och medborgarförslag).

Flertalet fattade beslut i fullmäktige under denna period är inte av uppdrags- eller verkställighetskaraktär, utan är beslut i form av fastställelser av taxor, avgifter,

ersättningar och arvoden, antaganden av styrande dokument, interpellationer etc. Vid tidpunkten för granskningen har följande sammanställning gjorts:

Beslut av verkställighets- eller uppdragskaraktär perioden jan 2016 – sept 2018

År Verkställda Delvis verkställda Ej verkställda Totalt

2016 5 3 1 9

2017 10 3 - 13

t.o.m. sept

2018 1 - 4 5

Totalt 16 6 5 27

% 59 % 22 % 19 % 100 %

Ej verkställda beslut

Dnr 2016/561.106, 2016-11-29, § 170

Beslut om länsgemensam folkhälsopolicy för Kronobergs län

Kommunstyrelsen fick i uppdrag att upprätta lokal handlingsplan för folkhälsoarbetet i Alvesta kommun.

- Handlingsplan har ej upprättats Dnr 2018/193.041, 2018-06-19, § 61

Beslut om mål och budget 2019 med plan 2020-2021

- Nytt uppdrag, lämnades till kommunstyrelsen i juni. Första uppdraget behöver inte redovisas till fullmäktige förrän 15 november.

Dnr 2018/153.040, 2018-09-25, § 98

Beslut om riktlinjer för budget och redovisning

- Nytt uppdrag, lämnades till kommunstyrelsen i september 2018.

Dnr 2017/252.820, 2018-06-19, § 75

Svar på medborgarförslag skatepark Moheda

Fullmäktige beslutade att ställa sig positiv till medborgarförslagets intentioner och ge kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att vidare utreda möjligheten att inrätta en skatepark i Moheda.

- Uppdraget remitterades till kultur- och fritidsnämnden i juni 2018. Anmälan av medborgarförslaget gjordes i fullmäktige 2017-10-31.

Dnr 2017/372.819, 2018-06-19, § 76

Svar på medborgarförslag angående att utnyttja en del av Borslövsvallen i Moheda till aktivitetsplats och lekplats

Fullmäktige beslutade att ställa sig positiv till medborgaförslagets intentioner och ge kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att vidare utreda möjligheten att inrätta en aktivitetsplats och lekplats i Moheda.

- Uppdraget remitterades till kultur- och fritidsnämnden i juni 2018. Anmälan av

(36)

Verkställigheten av fullmäktiges beslut

November 2018 7 av 12

Alvesta kommun PwC

medborgarförslaget gjordes i fullmäktige 2017-12-19.

Delvis verkställda beslut

Dnr 2016/127.041, 2016-09-27, § 113

Förslag till kompletterande beslut till fullmäktiges beslut om att anta budget 2017 med plan 2018-2019

Kommunstyrelsen fick uppdrag att ta fram förslag till ny kultur- och fritidsnämnd och besluta om internkontrollplan för 2017 samt internbudget för 2017 med flerårsplan för 2018 och 2019 för information till fullmäktige på decembersammanträdet 2016.

-Internkontrollplan för 2017 beslutades först i februari 2017. Internkontrollplanen beslutades av kommunstyrelsen (KS 2017/054.042) men togs aldrig upp i fullmäktige.

Dnr 2017/182.041, 2017-06-19, § 50

Beslut om mål och budget 2018 med plan 2019-2010

Fullmäktige gav en rad uppdrag till kommunstyrelsen. De uppdrag som inte har verkställts är punkt 15-17:

1. Genomföra jämställdhetsanalys

2. Utarbeta och besluta om resursfördelningsmodell som hanterar faktiskt utfall avseende volymförändringar gällande omsorgs- och utbildningsnämnden 3. Under år 2018 utarbeta en modell för över- och underskottshantering.

Dnr 2016/150.820, 2017-06-19, § 62

Besvarande av motioner angående framtidsplanerna för Virdavallen och Hanaslövs fritidsområde

Fullmäktige gav kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att bl.a. utreda behov och kostnader för utveckling av Hanaslövsområdet samt utreda behov för en fortsatt upprustning av Virdavallen.

- Enligt uppföljningen av verkställigheten av fullmäktiges beslut som utfördes 2017-12- 05 pågick en utredning för att undersöka behoven. Enligt de intervjuade är ärendet fortfarande pågående vid tidpunkten för granskningen.

Dnr 2015/108.821, 2016-05-03, § 66

Besvarande av medborgarförslag angående konstgräsplan i Alvesta tätort - Ärende är enligt kommunkansliet pågående.

Dnr 2016/147.903, 2016-06-20, § 93

Besvarande av motion angående digitaliseringen

- Pågående arbete av IT-chef. Ny IT-chef anställdes under våren 2018.

Dnr 2016/547.000, 2017-05-02, § 42

Besvarande av medborgarförslag angående kontroll av uppgifter och information på Alvesta kommuns hemsida.

- Detta är ett fortlöpande arbete som har fått ett extra fokus i dagsläget med särskilt avsatta personella resurser.

Det totala antalet fullmäktigebeslut av verkställighets- eller uppdragskaraktär åren 2016 – september 2018 uppgår till 27 stycken. Vid tidpunkten för granskningen har sammanlagt 16 stycken av de 27 besluten helt verkställts, 6 beslut har delvis verkställts och 5 beslut har inte verkställts.

(37)

Verkställigheten av fullmäktiges beslut

November 2018 8 av 12

Alvesta kommun PwC

Följande sammanställningar har gjorts gällande motioner och medborgarförslag. Samtliga motioner och medborgarförslag redovisas också i separat bilagd sammanställning med huruvida de är besvarade och om beslutad tidsfrist har hållits.

Tabellen nedan avser motioner och medborgarförslag som var besvarade respektive ej besvarade vid redovisningen till kommunfullmäktige i september 2018. De motioner och medborgarförslag som har redovisats avser de som väcktes januari 2016 – september 2017. De motioner och medborgarförslag vars beredningsfrist ej löpt ut har exkluderats:

Besvarade Ej besvarade Avskriven Totalt

Motioner 22 (96 %) 0 (0 %) 1 (4 %) 23 (100 %)

Medborgarförslag 14 (93 %) 1 (7 %) - 15 (100 %)

Ej besvarade medborgarförslag vid protokollgenomgång i september 2018:

2016-09-27, § 128

Medborgarförslag angående park för skate och parkour i Alvesta kommun -Enligt de intervjuade expedierades ärendet till kultur- och fritidsavdelningen men har inte följts upp.

Nedan tabell visar andelen motioner och medborgarförslag som har följt kommunallagens 5 kap. 35 §, vilket innebär att en motion/medborgarförslag bör beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen/medborgarförslaget väckts. De

motioner och medborgarförslag som har redovisats avser de som väcktes januari 2016 – september 2017. De motioner och medborgarförslag vars beredningsfrist ej löpt ut har exkluderats:

Inom

tidsfristen om 1 år

Ej inom tidsfristen om 1 år

Totalt

Motioner 18 (82 %) 4 (18 %) 22 (100 %)

Medborgarförslag 13 (87 %) 2 (13 %) 15 (100 %)

Nedan tabell visar andelen motioner och medborgarförslag som har följt

kommunfullmäktiges arbetsordning, 15 §, vilket innebär att en motion bör beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom sex månader från det att motionen väcktes. De motioner och medborgarförslag som har redovisats avser de som har väckts januari 2016 – mars 2018. De motioner och medborgarförslag vars beredningsfrist ej löpt ut har exkluderats:

Inom

tidsfristen om sex månader

Ej inom tidsfristen om sex månader

Totalt

Motioner 11 (44 %) 14 (56 %) 25 (100 %)

Medborgarförslag 10 (45 %) 12 (55 %) 22 (100 %)

(38)

Verkställigheten av fullmäktiges beslut

November 2018 9 av 12

Alvesta kommun PwC

Nedan tabell avser samtliga motioner och medborgarförslag väckta januari 2016 till september 2018, inklusive de motioner/medborgarförslag som har väckts efter september 2017 vars beredningsfrist om 1 år ej löpt ut:

Besvarade inom 1 år

Ej besvarade inom ett år

Ej besvarade men

beredningsfristen har ej löpt ut

Totalt

Motioner 21 (68 %) 3 (10 %) 7 (22 %) 31 (100 %)

Medborgarförslag 20 (91 %) 2 (9 %) - 22 (100 %)

3.2.2. Bedömning

Vi bedömer att styrelsen och nämnderna endast delvis har verkställt fullmäktiges fattade beslut. Detta grundar vi på att 16 av 27 beslut är helt verkställda, 6 delvis verkställda och 5 ej verkställda. Det är sju stycken beslut från åren 2016 och 2017 som inte är helt

verkställda. Två beslut från år 2018 som inte är verkställda är hänförbara till

medborgarförslag som väcktes i fullmäktige år 2017. Resterande ej verkställda beslut är fattade år 2018.

Vi bedömer vidare att motioner och medborgarförslag i allt väsentligt besvaras inom tidsfristen, enligt kommunallagens krav. Vi noterar att i fullmäktiges arbetsordning är ambitionen högre då det framgår att motionen bör beredas inom sex månader. Av de 22 besvarade motionerna besvarades 18 inom beredningsfristen om ett år. Det är 11 motioner som besvarats inom tidsfristen om sex månader.

Avseenden medborgarförslagen som väckts mellan januari 2016 – september 2017 har 14 av 15 besvarats. Av de 15 medborgarförslagen har 13 besvarats inom beredningsfristen om ett år. Det medborgarförslag som ännu ej besvarats är från år 2016.

3.3. Finns rutin för uppföljning av verkställigheten hos berörd nämnd/styrelse

3.3.1. Iakttagelser

För att kunna säkerställa att fullmäktiges beslut verkställs är det av stor vikt att de

verkställande nämnderna har ändamålsenliga rutiner för uppföljning och bevakning av att beslut verkställs. Det är även av stor vikt att nämnden har en tillräcklig intern kontroll avseende ärendebalansen inom sin nämnd.

Nedan redogör vi för nämndernas rutiner för uppföljning och bevakning av de beslut som nämnden har att verkställa.

3.3.1.1. Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen diarieför samtliga ärenden i sitt ärendehanteringssystem. Det framgår av intervjuerna att ärendehanteringssystemet inte är tillräckligt ändamålsenligt och att upphandling av nytt ärendehanteringssystem pågår. Ärendehanteringssystemet används inte för bevakning av ärenden, det är sidoordnade rutiner i form av ett Word-dokument som används. Word-dokumentet sparas i gemensam mapp som medarbetarna på kommunkansliet har tillgång till. Enligt de intervjuade kan enbart besluten utläsas i

(39)

Verkställigheten av fullmäktiges beslut

November 2018 10 av 12

Alvesta kommun PwC

diariet, inte vart ärendet befinner sig i ärendehanteringen. De anger även att sökbarheten är begränsad.

De intervjuade anger att när fullmäktige remitterar ett beslut till kommunstyrelsen för beredning diarieförs det i ärendehanteringssystemet och i det sidoordnade Word- dokumentet. De registrerar även ett datum när de förväntar sig att ärendet ska vara verkställt. Kommunsekreteraren, i samråd med tjänstemännen på kommunkansliet, gör bedömningen vilken förvaltning/avdelning/tjänsteman som ska handlägga ärendet vidare. Kommunkansliet distribuerar ärendet vidare till respektive nämnds

funktionsbrevlåda, om sådan finns, annars via e-post till förvaltningschefen. De anger som regel tidsangivelser när de skickar remisser till nämnderna för yttrande. I samband med distribution av ärendet får svarande nämnd/avdelning möjlighet att yttra sig om de inte har möjlighet att svara inom angiven tidsram.

De framgår av de intervjuade att år 2017 påbörjades ett arbete med att förbättra rutinerna för uppföljning av verkställigheten av fullmäktiges beslut, men på grund av hög

arbetsbörda och personalförändringar på kommunkansliet har rutinerna för uppföljning och återrapportering till fullmäktige inte kunnat fullföljas under år 2018.

3.3.1.2. Nämnder

Remitterade ärenden distribueras till nämnden via respektive funktionsbrevlåda. Ärendet diarieförs och tilldelas ett nytt nummer i respektive nämnds serie i diariet.

Nämndsekreteraren skickar därefter ärendet vidare till berörd chef som förväntas

verkställa beslutet alternativt tas ärendet upp på nästkommande nämndsmöte för vidare direktiv. Om beslutet inte är försett med tidsangivelse när det förväntas vara

kommunstyrelsen tillhanda diskuteras tidsplan på nämndsmötet.

Enligt de intervjuade finns det möjlighet att lägga till bevakningar i

ärendehanteringssystemet men att den funktionen inte används. Likt kommunstyrelsen har nämnderna egna sidoordnade Word-dokument där de bevakar sin ärendebalans.

Tjänsteskrivelser och beslut läggs in i diariet först när ärendet är verkställt. De intervjuade anger att de skickar påminnelser till berörda tjänstemän för att få in yttranden i tid.

3.3.2. Bedömning

Vi bedömer att det endast delvis finns rutiner för uppföljning av verkställigheten hos berörd nämnd/styrelse. Vi grundar vår bedömning på att det saknas

kommungemensamma dokumenterade rutiner för uppföljning av verkställighet av fullmäktiges beslut.

3.4. Finns rutin för uppföljning av verkställigheten hos kommunstyrelsen mot bakgrund av

uppsiktsplikten?

3.4.1. Iakttagelser

Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning, antagen i fullmäktige i § 120/2014, senast reviderad av fullmäktige i § 133/2017, fastställs i § 26 att återrapportering av beslut fattade av kommunfullmäktige bör ske till fullmäktige i april och oktober.

(40)

Verkställigheten av fullmäktiges beslut

November 2018 11 av 12

Alvesta kommun PwC

Efter genomgång av fullmäktiges protokoll kan vi konstatera att verkställigheten av kommunfullmäktiges beslut har redovisats till fullmäktige två gånger per år under åren 2016 och 2017. Återrapportering har inte skett de månader som kommunfullmäktiges arbetsordning anger. Protokollet avseenden återrapporteringen för år 2016 innehåller ingen information avseende antal beslut fattade av fullmäktige under perioden och inte heller hur stor andel som har verkställts. Protokollen avseende återrapporteringen för år 2017 anger antal beslut av verkställighets- och uppdragskaraktär som fattats av

fullmäktige under perioden samt huruvida de har verkställts eller inte.

Vidare kan vi konstatera att det inte har skett någon återrapportering till fullmäktige under år 2018. Förklaringen till detta anges vara att arbetsbördan har varit för hög och att det inte har funnits tillräckligt med resurser i form av personal. Enligt uppgift från

kanslichef planeras redovisning ske till fullmäktige i november 2018.

Avseenden motioner anger fullmäktiges arbetsordning i § 15 att en motion bör beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom sex månader från det att förslaget väcktes.

Av fullmäktiges protokoll framgår att redovisning av obesvarade motioner och medborgarförslag har skett två gånger per år. Av protokollen kan utläsas antalet

obesvarade motioner och medborgarförslag. Uppföljningen som sker till fullmäktige utgår från kommunallagens intention om att motioner och medborgarförslag ska besvaras inom tolv månader. Uppföljning enligt fullmäktiges arbetsordning om att motioner och

medborgarförslag bör beredas inom sex månader följs inte upp.

Enligt intervjuerna med nämndsekreterarna framgår att kommunkansliet i vissa ärenden har efterfrågat statusuppdateringar av ärenden men att uppföljningsarbetet inom

kommunstyrelsen har varit eftersatt på grund av arbetsbelastningen på kommunkansliet.

Vidare anger nämndsekreterarna att de löpande rapporterar till kommunstyrelsen i takt med att de verkställer beslut. Verkställda beslut eller yttranden distribueras från

nämnderna till kommunstyrelsen via funktionsbrevlådan.

3.4.2. Bedömning

Vi bedömer att det delvis finns rutiner för uppföljning av verkställigheten hos kommunstyrelsen mot bakgrund av uppsiktsplikten. Det grundar vi på att

kommunkansliet har sammanställt återrapportering av verkställigheten till fullmäktige som avser samtliga nämnder under åren 2016 och 2017. Någon återrapportering till fullmäktige år 2018 har inte skett. Enligt uppgift från kanslichefen planeras

återrapportering ske till fullmäktige i november 2018. Återrapporteringen till fullmäktige utgår från kommunallagens intentioner om att motioner och medborgarförslag ska besvaras inom tolv månader. Uppföljning enligt fullmäktiges arbetsordning om att motioner och medborgarförslag bör beredas inom sex månader följs inte upp.

(41)

Verkställigheten av fullmäktiges beslut

November 2018 12 av 12

Alvesta kommun PwC

Bilaga

Beslut år 2016 – 2018 för kommunstyrelsen, utbildningsnämnden, kultur- och

fritidsnämnden, nämnden för individ- och familjeomsorg, omsorgsnämnden, nämnden för samhällsplanering samt nämnden för myndighetsutövning.

2018-11-15

Elin Freeman Pär Sturesson

Projektledare Uppdragsledare

(42)

www.pwc.se

Bilagor 1-7

Pär Sturesson

Certifierad kommunal revisor

Elin Freeman Revisionskonsult

November 2018

Granskning av verkställigheten av fullmäktiges beslut

Alvesta kommun

(43)

Granskning av verkställigheten av fullmäktiges beslut

November 2018 1 av 36

Alvesta kommun PwC

Innehåll

1. Kommunstyrelsen ... 2 1.1. Beslut år 2016 ... 2 1.2. Beslut år 2017 ... 12 1.3. Beslut år 2018 ... 19 2. Utbildningsnämnden ... 22 2.1. Beslut år 2016 ... 22 2.2. Beslut år 2017 ... 22 2.3. Beslut år 2018 ... 23 3. Kultur- och fritidsnämnden ... 24 3.1. Beslut år 2016 ... 24 3.2. Beslut år 2017 ... 24 3.3. Beslut år 2018 ... 25 4. Nämnden för individ- och familjeomsorg ... 27 4.1. Beslut år 2016 ... 27 4.2. Beslut år 2017 ... 27 4.3. Beslut år 2018 ...28 5. Omsorgsnämnden ... 30 5.1. Beslut år 2016 ... 30 5.2. Beslut år 2017 ... 30 5.3. Beslut år 2018 ... 31 6. Nämnden för samhällsplanering ... 32 6.1. Beslut år 2016 ... 32 6.2. Beslut år 2017 ... 32 6.3. Beslut år 2018 ... 33 7. Nämnden för myndighetsutövning ... 35 7.1. Beslut år 2016 ... 35 7.2. Beslut år 2017 ... 35 7.3. Beslut år 2018 ... 35

(44)

Granskning av verkställigheten av fullmäktiges beslut

November 2018 2 av 36

Alvesta kommun PwC

1. Kommunstyrelsen

1.1. Beslut år 2016

Dnr, datum & § Beslut Iakttagelser Verkställt Behandlat inom 1 år Dnr

2015/020.530, 2016-03-01, § 3

Anmälan av medborgarför- slag angående bussturer till och från Hanaslövsbacken Kommunfullmäktige beslutar att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen för bered- ning inom 6 månader.

Dnr 2015/020.530, 2017-11-28, § 120 Kommunfullmäktige be- slutar att:

1. Anse medborgarförsla- get besvarat genom att en arrangerad bussresa till Hanaslövs fritidsområde kommer att ske under sportlovsveckan 2018.

2. Anse medborgarförsla- get besvarat genom att en utvärdering kommer att genomföras…

Ja Nej

Dnr

2016/146.312, 2016-03-01, § 4

Anmälan av medborgarför- slag angående

gång/cykelväg i Vislanda Kommunfullmäktige beslutar att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen för bered- ning inom 6 månader.

Dnr 2016/146.312, 2016-11-01, § 152 Fullmäktige beslutar att medborgarförslaget bes- varas genom att:

En cykel- gångväg längs väg 610 behandlas i de samtal som Alvesta kom- mun för med Trafikver- ket.

Alvesta kommun kommer beakta medborgarförsla- get i samband med upp- rättande av den lokala cykelvägsplanen.

Ja Ja

Dnr

2016/072.339, 2016-03-01, § 9

Anmälan av motion (KD) angående medlemskap i föreningen Håll Sverige Rent

Kommunfullmäktige beslutar att överlämna motionen till kom- munstyrelsen för beredning inom 6 månader.

Dnr 2016/072.339, 2016-06-20, § 91 Kommunfullmäktige be- slutar att anse motionen

för besvarad. Ja Ja

Dnr

2016/073.029, 2016-03-01, § 10

Anmälan av motion (KD) angående förslagsverksam- het

Kommunfullmäktige beslutar att överlämna motionen till kom- munstyrelsen för beredning inom 6 månader

Dnr 2016/073.029, 2016-06-20, § 92 Kommunfullmäktige be-

slutar att avslå motionen. Ja Ja

References

Related documents

Kvittering av värdepostförsändelser för respektive valdistrikt i samband med 2018 års val får ske av ordförande, vice ordförande och sekreterare. PostNord ABs anställda som

Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår kultur- och fritidsnämnden besluta att ge i uppdrag till kultur- och fritidsförvaltningen i samverkan med utbildningsförvaltningen

Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för kommunens kultur- och fritidsverksamhet och ska verka för att skapa varierande mötesplatser för kultur, integration och

I jämförelse mot budget redovisar Kultur- och fritidsnämnden en avvikelse som uppgår till minus 2,3 miljoner kronor för perioden januari till april 2017. Uppkommen avvikelse

För att värna om detta föreslås förslaget på reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog sändas på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige, kommunala

Som har meddelats tidigare så är det inte möjligt att kopiera de uppgifter kommunen lagt in i valdatasystem EP till valdatasystem RKL, utan kommunen måste på nytt lägga in

Budget för Kulturskolan för 2022 är 8 miljoner kronor, inklusive 75 procent ledningsstöd, och följer med verksamheten från barn- och utbildningsnämnden till kultur-

Detta eftersom kommu- ner äger och kontrollerar tillträde till kommunal mark och ger tillstånd till operatörer att anlägga nät och beslutar om vissa villkor för detta.Vid