Treserva NYTT
Mars 2013
I den hä r utgä vän
Kommunikation ... 2
Felanmälan/support ... 2
Migrering ... 2
Lotsar utbildar ... 3
Viktiga datum……….4
Privata utförare………...4
Väd ä r Treservä?
Treserva är ett nytt IT-baserat verksamhetsstöd som ersätter VO.
Fullt infört 2014, kommer Treserva att beröra all personal inom Lidingö stads Äldre- och handikappomsorg. Även de pri- vata utförarna kommer att arbeta i systemet.
BITARNA FALLER PÅ PLATS
Arbetet med Treserva blir allt mer intensivt och det är otroligt spän- nande att se hur fler och fler av bitarna faller på plats.
Sedan senaste nyhetsbrevet är nu alla LOTSutbildningar i första omgången klara och LOTSarna har nu i sin tur börjat hålla utbild- ningar för sina kollegor. Bland de första LOTSutbildningarna är legitimerad personal, som ska börja arbeta i Treserva redan från start 27 maj. Mer om utbildningen kan du läsa på sidan tre. Sedan mitten av mars har också återskapandet av information från VO till Treserva startat. Allt detta arbete måste ske manuellt och är ytterst tidskrävande.
Arbetet med kommunikation i projektet har ökat. Under de senaste veckorna har jag varit ute och träffat chefer från de olika delarna för att framför allt informera om hur de praktiskt ska börja gå över och arbeta i Treserva. Vi har också informationsmöten med alla privata utförare, så att de får mer kunskap om hur och när de ska gå in i systemet.
Det märks att vi börjar närma oss driftsstart och att allt fler prak- tiska frågor, framför allt om ekonomi, börjar dyka upp. Vi kommer att gå ut med mer information och även ställa samman de vanlig- aste ekonomifrågorna i ett ”Frågor och svar” dokument.
AGNETA ALDOR
PROJEKTLEDARE TRESERVA
27 maj är Dagen D för Treserva!
Den 27 maj kommer beställarenhetens personal, all legitimerad personal och alla enhetschefer, både inom egen regi och privat regi att börja arbeta i Treserva. Under hösten kommer all omvårdnadspersonal inom hemtjäns- ten, socialpsykiatrin och dagverksamheten att komma in i Treserva.
Ä HO/TP-13:039 Rev Ä
Du kommer vä l ihä g?
27 maj
start för Treserva
Att flytta över ärendena från VO till Treserva, kan vid första anblick- en te sig som en ganska enkel uppgift, men det tar längre tid än man kan tro. Cajsa Orlander Lazarevic, Johanna Eriksson och Helen Fu- renius berättar lite om migreringsarbetet.
Totalt för kommunen är det 3000 poster som ska flyttas från VO till Treserva. För det stora flertalet poster gäller att det är mer än ett beslut per person som ska föras in.
– Vi måste hela tiden kolla och dubbelchecka uppgifterna som vi matar in, berättar Cajsa, det tar tid men å andra sidan blir det lite av en kvali- tetskontroll också.
– Enligt ursprungsplanerna ska det ta en kvart att flytta över ett ärende, men det stämmer sällan, säger Helen. Många gånger måste vi gå till- baka och prata med handläggaren om uppgifterna, därför vill vi upp- mana alla som lägger in förändringar och nya ärenden i VO att signa- lera detta till oss. Det gäller också om ni ser att det dyker upp någon information om Treserva i ärendet.
– Även om det är ett riktigt slitjobb just nu, så ser vi att resultatet kom- mer att bli riktigt bra, säger Johanna. Det kommer att bli mer överskåd- ligt för utförarna och vi tror att vi kommer att se ett ökat informations- flöde.
Men hinner ni bli klara i tid? – Såklart kommer vi det, svarar alla med en mun, vi hjälps åt och även om det kommer att bli tight på slutet ska vi hinna.
“...vi vill uppmana alla som lägger in förändringar och nya ärenden i VO att signalera detta till oss. ”
Mer information och kommunikation
Överflyttning tar tid
I och med att driftstarten för Treserva närmar sig med stormsteg, blir arbe- tet med det nya verksamhetssystemet mer påtagligt för alla. Vi kommer under övergångstiden att arbeta mycket med kommunikationen kring Treserva. Målet är att alla ska känna sig trygga med det nya systemet och veta hur det fungerar när man börjar arbeta med det.
I dag finns mycket information samlat under (K: ), delar av det materialet samt en hel del nytt kom- mer vi nu att lägga under en särskild projektportal på Ö-nätet under Äldre och handikappomsorgen/
Verksamhetsystem.
Vi räknar med att portalen ska vara uppe i början av april. Mer informat- ion kommer under nyheter på ÄHOs sida på Ö-nätet.
Eftersom det också finns många pri- vata utförare som inte har åtkomst till Ö-nätet kommer vi också att lansera en portal med mer information för dessa. Materialet kommer att ligga under vår externa webb,
www.lidingo.se
Nyhetsbrevet får i och med detta nummer nytt utseende. Målet är att komma ut med minst ett nummer per månad och att det ska innehåll intres- sant information för alla läsare som är berörda av Treserva.
Har du allmänna frågor om
Treserva? Hör av dig till mig, så ska vi försöka besvara dessa. Tekniska frå- gor/ felmeddelande ska du anmäla på webben– se notis här intill.
Beatrice Harling Treserva kommunikation
2
Felänmä län/support Nu kan du som redan är inne i Treserva lägga in dina supportärenden via webben. Här kan du göra felanmälan, behörighets- ansökningar, ändrings- förslag och andra suppor- tärenden.
Du hittar länken på Ö- nätet/Förvaltningar/
Äldre– och handikapp- omsorg.
Privata utförare använder istället mailadressen:
aho.systemstod@lidingo.
se
LOTS:ade genom utbildningen
I mitten på mars hölls den första utbildningen för HSL personal i Treserva verksam- hetsstöd. LOTS:arna Kerstin Björnlund, sjuksköterska, Lidingö korttids och Sabina Westman, sjuksköterska, Lidingö Hospice höll i utbildningen.
Arbetet med att få Treserva på plats till driftstarten den 27 maj ångar på. Nu pågår ut- bildningar för HSL personal, som kommer att vara bland de första att börja arbeta i det nya systemet. Utbildningen i Treserva genomförs av så kallade Lotsar, dvs personer från organisationen som genomgått en utbildning i systemet och har till uppgift att i sin tur utbilda sina kollegor.
– Det fungerar väldigt bra och är lärorikt både för oss som är LOTSar och för våra kolle- gor som vi utbildar, säger Sabina Westman. Kursdeltagarna var också mycket nöjda och tycker att det är en stor fördel att ha en kollega som utbildare, eftersom de känner till arbetssituationen och förstår eventuella frågor.
-Vi kommer under våren att ha 5 utbildningstillfällen á 3 dagar per tillfälle för den legiti- merade personalen säger Linda Hermansson, delprojektledare för Treserva HSL.
För HSL personalen betyder det nya systemet att de kommer att kunna kommunicera med avdelningarna på ett smidigare sätt, samtidigt som systemet innebär en högre kundsäkerhet. Taggade efter en dags utbildning ser nu kursdeltagarna fram mot att börja arbeta i Treserva 27 maj.
3
Kerstin Björnlund och Sabina Westman är två Treserva Lotsar
Tryggt med kollegor som utbildare , tyckte kursdeltagarna.
3
4 Viktiga datum
april Utföraravdelningens enhets- chefer utbildas
22 april 25 april
Privata utförare utbildas
6 maj Legitimerad personal börjar föra in viss information 8 maj Medarbetarlotsar utbildas
(socialpsykiatri , hemtjänst + dagverksamhet)
15 maj All information ska vara inlagd.
Enhetschefer börjar verkställa i systemet
27 maj DRIFTSTART TRESERVA 6 juni Boendesamordnare rapporte-
rar i Treserva
10 juli Första ekonomikörningen i Treserva (kompletterat med webbinfo/Excel ark) 7 augusti Andra ekonomikörningen i
Treserva (kompletterat med webbinfo/Excel ark)
september Treservautbildning för omvård- nadspersonal i hemtjänst, boende, daglig verksamhet och socialpsykiatri
oktober november december 2014
Glad påsk önskar Treservaprojektgrupp
Under mars har alla privata utförare, både från boenden och hemtjänst, bjudits in för informationsmöten om Treserva och vad övergången kommer att innebära för dem.
De privata utförarna kommer att verkställa sina ärenden i systemet men framför allt arbeta med ekonomirapporte- ring. De kommer också att göra sina genomförandeplaner i systemet, antingen genom att skapa dem i systemet eller genom att skicka filer som de skapat i sina egna system.
– Förhoppningsvis kommer Treserva också att bli ett smi- digt verktyg för våra privata utförare, säger Agneta Aldor.
En skillnad mot Lidingös egna utförare är att privata utfö- rare ofta har flera kommuner som uppdragsgivare och de måste alltså rapportera i ett antal olika system. Efter in- formationsmötena kommer nu de privata utförarna att utse LOTSar som ska gå på utbildning i slutet av april.
