Plats och tid SKYPE, kl. 08.00-09.40
Beslutande Herman Bynke, ordförande Heidi Hansen
Björn Lundmark Håkan Andersen
Övriga deltagande Jan-Erik Wallin, VD, ej § 18 Emelia Runeberg, kanslichef
Marcus Axelsson, fastighetschef, ej § 18
Justerare Heidi Hansen
Justeringens plats och tid 2021-02-12 klockan 16.30
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer § 1-18
Emelia Runeberg
Ordförande
Herman Bynke
Justerare
Heidi Hansen
§ 1
Utseende av justerare
Styrelsen utser Heidi Hansen att justera dagens protokoll.
§ 2
Godkännande av dagordningen Styrelsen godkänner föreslagen dagordning.
§ 3
Föregående mötesprotokoll
Styrelsen tar del av föregående mötesprotokoll och lägger detsamma till hand- lingarna.
§ 4
Byte av sammanträdesdag den 13 maj 2021 till den 12 maj 2021
Beslut
Styrelsen beslutar att byta sammanträdesdag den 13 maj 2021 till den 12 maj 2021 klockan 08.00.
§ 5
Årsredovisning 2020
Beslut
Styrelsen godkänner årsredovisning med förvaltningsberättelse för 2020 och föreslår följande resultatdisposition:
Balanserad vinst 23 098 195 Årets vinst 547 637 Disponeras så att 23 645 832 i ny räkning överföres
§ 6
Resultat och värdering av fastigheterna
Beslut
Styrelsen tar del av resultat och värderingar av fastigheterna år 2020.
Sammanfattning
Resultat och värdering av fastighetsbeståndet för år 2020 har tagits fram och redovisas för styrelsen.
För varje fastighet analyseras intäkts- och kostnader för att få en bra bild över hur det ser ut fastighet för fastighet. Detta kan ses som ett underlag för styrel- sen för att identifiera varför vissa fastigheter har sämre resultat än andra.
§ 7
Uppföljning av bolagets mål i affärsplanen år 2020
Beslut
Styrelsen godkänner uppföljning av mål utifrån affärsplanen.
Sammanfattning
När styrelsen fastställde sin affärsplan antogs fyra mål. Verkställande direktör redogör för styrelsen om genomförd uppföljning av arbetet utifrån målen.
5.1.1 Ekonomisk hållbarhet
Bolaget ska arbeta för att ständigt ha ett resultat som gör att man har möjlighet att underhålla och förnya sitt bestånd utan att soliditeten försämras. Soliditeten bör i stället öka för att bolaget ska kunna klara såväl svängningar i konjunktu- ren som större punktinsatser.
Fokus under planperioden:
- Minska beståndet av kostnadskrävande reparationsobjekt genom att se över alla fastigheter och bjuda ut dem till försäljning som har stort un- derhållsbehov med fokus på fastigheter som ligger solitärt.
- Underhålla och eventuellt utveckla de fastigheter som bolaget långsik- tigt har för avsikt att äga.
- Kapitaltjänstkostnaderna växer kraftigt varför finansieringslösningarna bör ses över.
Resultat
Under året har bolaget avyttrat fastighet i Vedum som låg solitärt samt samtliga hyresfastigheter i Kvänum. Arbetar även för att kontinuerligt se över under- hållsbehovet och utifrån resultatet av hyresförhandlingar genomför nödvändigt underhåll.
Finansieringslösningar för kapitaltjänstkostnader har inte varit aktuellt under året.
5.1.2 Miljömässig hållbarhet
Vara Bostäder ska arbeta i linje med Vara kommuns miljömål.
Vara Bostäder ska vid alla ny- och ombyggnationer väga in miljöaspekter i materialval avseende såväl produktion som underhåll.
Fokus under planperioden:
- Se över och utveckla avfalls- och returmaterialshanteringen.
- Samtliga fastigheters energianvändning ska följas och vid behov ska in- satser göras för en effektivisering.
- Följa utvecklingen gällande solceller, energilagring mm och installera där det är ekonomiskt försvarbart.
Resultat
Under året har bolaget anpassat avfallshanteringen efter kommunens nya möj- lighet med utsortering av komposterbart material. Fastigheters energianvänd- ning följs upp kontinuerligt varvid åtgärder vidtas där så behövs eller är moti- verat. Solceller på Brinkeskogen utreds.
5.1.3 Social hållbarhet
I Vara Bostäders fastighetsbestånd ska det finns boenden för såväl små som större hushåll och för hushåll med god eller mindre god betalningsförmåga.
Bolaget ska vid all nyproduktion och ombyggnationer lägga stor vikt vid att göra bostäderna tillgängliga för alla. Särskild ambition ska också vara på att undvika segregerade boenden.
Vara Bostäder ska samtidigt som bolaget självt vidtar åtgärder uppmuntra de boende att vårda och sköta såväl den yttre som den inre miljön på ett sätt som främjar välbefinnande, trygghet och gemenskap.
För att bolagets personal ska kunna hålla en god service gentemot hyresgäster, vara kvalitetsmedvetna och också nytänkare krävs att personalen trivs och ges möjlighet till ständig kompetensutveckling. Vara Bostäders ständiga strävan är att vara en attraktiv och välmående arbetsplats, där alla medarbetare ska känna sig delaktiga och uppskattade och där allas kompetenser tas tillvara och utveck- las.
Fokus under planperioden:
- Allas intresse och engagemang för en ren och trivsam miljö i själva lä- genheten, i de gemensamma utrymmena och ute omkring våra byggna- der.
- Förtydliga och bättre klargöra ambitioner och roller gentemot samar- betspartners då eventuella frågeställningar dyker upp.
- Nya typer av upplåtelseformer ska studeras och eventuellt prövas för att nå ännu fler kundgrupper.
Resultat
Uppföljning och ev. orosanmälan vid risk för ovårdad lägenhet på grund av innehavares bristande förmåga.
Riktlinjer gällande skötsel av uteplatser med tillhörande utemiljöer har tagits fram.
Kontinuerligt förtydligande av ansvar och förväntningar gentemot samarbets- partners.
Nya typer av upplåtelseformer har inte studerats då det inte varit aktuellt under året Ej varit aktuellt under året.
5.2 Rättvisande och hållbar hyressättning
Ur allas synvinkel bör hyressättningen vara sådan att den upplevs rättvis mellan bolagets hyresgäster såväl som att hyressättningen är sådan att det finns möj- lighet till en god och sund förvaltning. Idag skiljer sig hyresnivåerna åt på ett sätt som gör att en årlig procentuell höjning ger en markant skillnad i höjning i kronor räknat även om lägenheterna är lika stora. Skillnaderna har uppmärk- sammats och förändring gjorts vid förhandling inför 2019 års hyressättning.
Detta förändrade synsätt bör fortsätta dels för den upplevda rättvisan men också, och inte minst, för att bolaget ska ha resurser till att underhålla de äldre fastigheterna.
Fokus under planperioden:
- Verka för en hyressättning sådan att resurser skapas för ett bra under- håll gällande varje enskild fastighet.
Resultat
Motparten i hyresförhandlingarna har inte varit intresserad av sådan lösning.
Däremot har överenskommelse gjorts gällande standardhöjningar och tillval.
§ 8
Uppföljning av intern kontrollplan 2020
Beslut
Styrelsen godkänner redovisning av genomförd uppföljning av intern kontroll- plan år 2020.
Sammanfattning
Utifrån en framarbetad riskanalys har styrelsen beslutat om en intern kontroll- plan för 2020. Uppföljning av kontrollmomenten har genomförts och redovi- sas för styrelsen.
§ 9
Eventuella solceller Brinkestigen
Beslut
Styrelsen ger verkställande direktör i uppdrag att utreda tekniska och ekono- miska förutsättningar för investering i solceller på Brinkestigen i Vara.
Sammanfattning
Styrelsen har i affärsplanen för 2020-2022 angett att bolaget ska ”följa utveckl- ingen gällande solceller, energilagring mm och installera där det är ekonomiskt försvarbart”.
I och med att byggnationen på Brinkestigen snart är färdigställd och entrepre- naden avslutas kan det vara lämpligt att se över möjligheten att där installera solceller där.
§ 10
Utvärdering av styrelsen
Styrelsen diskuterar om styrelsen anser sig arbeta med rätt frågor och styrelsen anser sig arbeta med rätt frågor. Styrelsen upplever att de får ut bra underlag till mötena vilket möjliggör för styrelsen att läsa in sig och vara aktiva i diskussion- erna under mötet. Styrelsen skattar arbetet som en femma.
Styrelsen anser också att de arbetar på rätt sätt och skattar arbetet till en femma.
Styrelsen anser att styrelsens arbete i grupp fungerar bra. Det är en bra sam- mansättning av styrelseledamöter och alla arbetar bra tillsammans. Styrelsen anser sig befinna sig på en femma.
§ 11
Kallelse till årsstämma Styrelsen beslutar att:
1. kalla till årsstämma den 22 april 2021
2. ge verkställande direktör i uppdrag att skicka kallelse till stämman.
§ 12
Information om köp av fastigheter från Vara kommun
En extra bolagsstämma är genomförd för bolagets köp av fastigheter från Vara kommun, enligt kommunfullmäktiges beslut. Utgångspunkten är att över- gången ska ske den 1 mars men det finns ännu några frågetecken kvar som håller på att redas ut mellan bolaget och Vara kommun.
Verkställande direktör informerar även om att fastigheterna idag inte har till- gång till fiber, men att fortsatt utredning kring detta håller på att ske så att hy- resgästerna ska kunna erbjudas en säker internetuppkoppling via fiber.
§ 13
Uthyrningspolicy övertagna fastigheter
Beslut
Styrelsen beslutar att inriktning gällande uthyrning av lägenheterna blir enligt följande::
- Lägenheterna med adress Badhusgatan 17A och B i Vara, Sveagatan 1 och 3 i Kvänum samt Kyrkogatan 2 i Vedum ska vara ”Seniorlägenhet- er 65+”.
- Lägenheterna på Bitternavägen 4 i Vedum är inriktningen Trygghets- boende 70+ så länge kommunen tillhandahåller nuvarande service. Av- vecklas servicen övergår inriktningen till att vara ”Seniorlägenheter 65+” även där.
Denna inriktning gäller intill dess att efterfrågan på denna typ av boende upp- hör gällande respektive fastighet. Om så sker skall ny inriktning prövas av sty- relsen.
Sammanfattning
Idag är lägenheterna med adress Badhusgatan 17A och B i Vara, Sveagatan 1 och 3 i Kvänum samt Kyrkogatan 2 i Vedum benämnda ”Seniorlägenheter 65+. Lägenheterna på Bitternavägen 4 i Vedum är benämnda Trygghetsboende 70+. Där finns möjlighet till trygghetsvärdinna dagtid som även arrangerar aktiviteter intill boendet. Möjlighet att äta lunch finns även i intilliggande loka- ler. Styrelsen är enig i att denna inriktning ska kvarstå.
§ 14
Utredningsuppdrag gällande eventuellt garage
Beslut
Styrelsen ger verkställande direktör i uppdrag att utreda teknisk och ekonomisk förutsättning för byggnation av garage med laddmöjlighet för elfordon.
Sammanfattning
Bolaget har en större efterfrågan än nuvarande tillgång på garageplatser. Samti- digt saknas det i samhället möjlighet för många som ej bor i egenägd bostad att ladda sitt elfordon på ett tilltalande sätt.
P-platserna invid järnvägen som tillhör Svalan 7 är utnyttjade i mycket begrän- sad omfattning varför det utrymmesmässigt skulle kunna byggas ett garage för ca 8-9 fordon där.
§ 15
Årsförhandling av hyror, lägesrapport och diskussion
Ordförande, verkställande direktör och fastighetschef har deltagit i de förhand- lingar som genomförts med hyresgästföreningen gällande årshyror.
Parterna är fortfarande inte överens och protokoll- och underlag från förhand- lingarna har skickats vidare till hyresmarknadskommittén. Kommitteen kom- mer nu att höra respektive part innan de lämnar ett medlingsbud (under förut- sättning att de kommer överens).
§ 16
Information från VD
Beslut
Styrelsen tar del av informationen och lägger densamma till handlingarna.
Sammanfattning
Verkställande direktör informerar styrelsen om:
- För närvarande finns 21 lägenheter i omlopp och 1 lägenhet ledig på Brinkestigen.
- Slutbesiktning sker den 12 februari gällande Brinkestigen
- Kommunstyrelsens arbetsutskott har kallat till bokslutsberedning den 3 mars 2021.
- Vara Koncern AB har bju23 maj träffa revisorerna
- Tvisten med Vara Entreprenad fortgår. Parterna har getts möjlighet att komplettera och tingsrättsförhandling kommer därefter att ske.
§ 17
Återrapportering från ordförande gällande uppdrag kring konsultavtal VD
Styrelsen har under 2020 gett ordföranden i uppdrag att se över möjligheten att ändra verkställande direktörs anställningsform från anställning till konsult.
Ordföranden återrapporterar till styrelsen att frågan inte längre är aktuell utan att anställningen fortlöper som tidigare.
§ 18
Utvärdering av VD
Styrelsen diskuterar verkställande direktörs arbete under 2020 och är eniga i att det arbete verkställande direktör gör görs väldigt bra. Verkställande direktör sköter det löpande arbetet på ett mycket tillfredställande sätt och styrelsen har ett stort förtroende för det arbete som verkställande direktör utför. Det märks att verkställande direktör brinner för det han gör och att utveckla bolaget. Sty- relsen värdesätter allt det arbete verkställande direktör gör.
