Plats och tid SKYPE, kl. 9.40-10.05
Beslutande Herman Bynke, ordförande
Heidi Hansen
Björn Lundmark § 1-11 Håkan Andersen
Övriga deltagande Jan-Erik Wallin, verkställande direktör Emelia Runeberg, kanslichef
Marcus Axelsson, projektledare/fastighetsing
Justerare Heidi Hansen
Justeringens plats och tid 2021-02-12 klockan 16.30
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer 1-12
Emelia Runeberg
Ordförande
Herman Bynke
Justerare
Heidi Hansen
Utseende av justerare
Styrelsen utser Heidi Hansen att justera dagens protokoll.
§ 2
Godkännande av dagordningen Styrelsen godkänner föreslagen dagordning.
§ 3
Föregående mötesprotokoll
Styrelsen tar del av föregående mötesprotokoll och lägger det till handlingarna.
§ 4
Byte av sammanträdesdag den 13 maj 2021 till den 12 maj 2021
Beslut
Styrelsen beslutar att byta sammanträdesdag den 13 maj 2021 till den 12 maj 2021 klockan 09.00 (cirka)
§ 5
Årsredovisning 2020
Beslut
Styrelsen godkänner årsredovisning med förvaltningsberättelse för 2020 och föreslår följande resultatdisposition:
Balanserad vinst 8 537 413 Årets vinst 962 502 Disponeras så att 9 499 915 i ny räkning överföres
§ 6
Uppföljning av bolagets mål i affärsplanen
Beslut
Styrelsen godkänner uppföljning av mål utifrån affärsplanen
Sammanfattning
När styrelsen fastställde sin affärsplan antogs fyra mål. Verkställande direktör redogör för styrelsen om genomförd uppföljning av arbetet utifrån målen.
5.1.1 Ekonomisk hållbarhet
Bolaget ska arbeta för att ständigt ha ett resultat som gör att man har möjlighet att underhålla sitt bestånd utan att soliditeten försämras. Soliditeten bör ligga på nuvarande nivå för att bolaget ska kunna klara såväl svängningar i konjunk- turen som större punktinsatser.
Fokus under planperioden:
- Om intresse finns från dominerande hyresgäst eller annan fastighets- förvaltare försälja berörd fastighet eller del av denna.
- Underhålla och eventuellt utveckla de fastigheter som bolaget långsik- tigt har för avsikt att äga.
- Mer aktivt marknadsföra lediga lokaler då hyresgäst avser att flytta.
- Kapitalkostnaderna växer kraftigt varför finansieringslösningarna bör ses över.
Resultat
Under året har bolaget erbjudit nuvarande hyresgäster att lägga bud på Kon- struktören 1, efter en intresseanmälan som inkom. Underhållsbehovet har också setts över i fastigheterna, framförallt på Plåtslagaren 1.
Under året har även lediga lokaler marknadsförts med skyltar med mera.
Finansieringslösningar för ökade kapitalkostnader har inte varit aktuellt under året.
5.1.2 Miljömässig hållbarhet
Vara Industrifastigheter ska arbeta i linje med Vara kommuns miljömål.
Vara Industrifastigheter ska vid alla ny- och ombyggnationer väga in miljöa- spekter i materialval avseende såväl produktion som underhåll.
Fokus under planperioden:
- Samtliga fastigheters energianvändning ska följas och vid behov ska in- satser göras för en effektivisering.
- Följa utvecklingen gällande solceller, energilagring mm och installera där det är ekonomiskt försvarbart.
Resultat
5.1.3 Social hållbarhet
I Vara Industrifastigheters bestånd ska det finns lokaler för såväl små som lite större företag med god eller mindre god betalningsförmåga. Bolaget ska vid all nyproduktion och ombyggnationer lägga stor vikt vid att göra lokalerna flex- ibla.
För att bolaget ska kunna hålla en god service gentemot hyresgäster, vara kvali- tetsmedvetet och också nytänkare krävs att personal och samarbetspartners trivs och ges möjlighet till ständig kompetensutveckling. Vara Industrifastig- heters ständiga strävan är att vara ett attraktivt och välmående företag, där alla medarbetare och samarbetspartners ska känna sig delaktiga och uppskattade och där allas kompetenser tas tillvara och utvecklas.
Fokus under planperioden:
- Så långt bolaget har möjlighet, bidra till att nystartade företag kan hitta sin första lokal för sin verksamhet.
- Nya typer av upplåtelseformer ska studeras och eventuellt prövas för att nå ännu fler kundgrupper.
- Förtydliga och bättre klargöra ambitioner och roller gentemot samar- betspartners då eventuella frågeställningar dyker upp.
Resultat
Lediga lokaler har marknadsförts och de som efterfrågat information har getts den. Nya typer av upplåtelseformer har inte varit aktuellt att studera under året.
Under året har bolaget arbetat med att kontinuerligt förtydliga ansvar och för- väntningar gentemot samarbetspartners.
5.2 Rättvisande och hållbar hyressättning
Bolagets intäkter domineras till absolut största delen av hyresintäkter, intäkter som ska täcka drift-, kapital- och underhållskostnader. Hyressättningen är dock ett viktigt instrument för att nystartade och ofta resurssvaga företag ska få en dräglig ekonomisk start. Bolaget har här en viktig roll att spela.
Fokus under planperioden:
- Fortsatt erbjuda enkla lokaler till lägre hyra, där hyresgäst själv kan inreda, fixa ytskikt och eventuellt bygga om.
- Utreda möjligheten till en ”hyrestrappa” för nystartade företag.
Resultat
Att erbjuda enkla lokaler till lägre hyra där hyresgäst själv kan inreda, fixa yt- skikt och eventuellt bygga om är aktuellt vid varje ny hyresgäst.
Hyrestrappa för nystartade företag har inte efterfrågats under året.
§ 7
Uppföljning av intern kontrollplan 2020
Beslut
Styrelsen godkänner redovisningen av genomförda kontroller enligt intern kon- trollplan för 2020.
Sammanfattning
Utifrån en framarbetad riskanalys har styrelsen beslutat om en intern kontroll- plan för 2020. Uppföljning av kontrollmomenten har genomförts och redovi- sas för styrelsen.
§ 8
Eventuell fastighetsförsäljning
Inga anbud har ännu inkommit, sista dag var senast den 4 februari. Eventuella intressenter har meddelat att de inte nåtts av informationen att sista dag var den 4 februari. Bolaget avvaktar därför ytterligare och ärendet lyfts istället upp på ett kommande styrelsemöte.
§ 9
Utvärdering av styrelsen
Styrelsen konstaterar att utvärderingen som genomfördes i Vara Bostäder AB är aktuell även för Vara Industrifastigheter AB.
§ 10
Kallelse till bolagsstämma Styrelsen beslutar att:
1. kalla till årsstämma den 22 april 2021
2. ge verkställande direktör i uppdrag att skicka kallelse till stämman
§ 11
Information från VD
Beslut
Styrelsen tar del av informationen och lägger densamma till handlingarna.
- Konstruktören 1, inget anbud inkommit, men däremot en rekommen- dation från PWC att i samband med fastighetsförsäljning bilda ett bo- lag. Verkställande direktör ska utreda detta vidare och är det aktuellt kommer ärendet att lyftas till ett kommande styrelsemöte.
- Pågående arbete med utredning att ordna distansarbetsplatser.
§ 12
Utvärdering av VD
Styrelsen konstaterar att resultatet av utvärdering av VD för Vara Bostäder är gällande även för Vara Industrifastigheter AB.
