Plats och tid Vara Bostäders kontor, klockan 15.00-16.30
Beslutande Carl-Uno Olsson, ordf.
Viktor Lindholm Henrik Ljungdahl Peter Björk, § 4-13
Övriga deltagande Jan-Erik Wallin, VD, ej § 13 Emelia Runeberg, kanslichef
Herman Lindholm
Justerare Henrik Ljungdahl
Justeringens plats och tid I anslutning till sammanträdet
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer 1-13
Emelia Runeberg
Ordförande
Carl-Uno Olsson
Justerare
Henrik Ljungdahl
§ 1
Utseende av justerare
Styrelsen utser Henrik Ljungdahl att justera dagens protokoll.
§ 2
Godkännande av dagordning Styrelsen godkänner föreslagen dagordning.
§ 3
Föregående mötesprotokoll
Styrelsen tar del av föregående mötesprotokoll och lägger detsamma till handlingarna.
§ 4
Årsredovisning 2019
Beslut
Styrelsen godkänner årsredovisning med förvaltningsberättelse för 2019 och föreslår följande resultatdisposition:
Balanserad vinst 3 093 404 Årets vinst 5 466 Disponeras så att 3 098 870 i ny räkning överföres
§ 5
Uppföljning av mål utifrån affärsplanen
Beslut
Styrelsen godkänner uppföljning av mål utifrån affärsplanen.
Sammanfattning
När styrelsen fastställde sin affärsplan antogs fyra mål. Verkställande direktör redogör för styrelsen om genomförd uppföljning av arbetet utifrån målen.
Ekonomisk hållbarhet
Arbete för att säkerställa robustheten genom inventering av de mest känsliga svagheterna åtgärdas så snart de konstaterats. Bolaget har vidare arbetat med att fortsätta kontrollera faktureringsrutiner.
Miljömässig hållbarhet
Fokus på att minska kommunikationen via vanligt brev. E-fakturering är på gång och i övrigt nästan enbart mejldialog.
På styrelsemötena ges möjlighet att delta på distans via Skype.
Social hållbarhet
Kommunikationslösningarna ska upplevas säkra och trygga, vilket innebär ett ständigt arbete med robustheten i nätet. Samt översyn av ”vita områden” och initiering av samlat erbjudande av anslutningar.
Ny teknik
Tyvärr har det inte funnits tid att ta del av utvecklingen under 2019.
§ 6
Uppföljning intern kontrollplan
Beslut
Styrelsen tar del av resultatet av uppföljning av intern kontroll för 2019 och ger VD i uppdrag att genomföra föreslagna åtgärder.
Sammanfattning
Utifrån en framarbetad riskanalys har styrelsen beslutat om en intern kontroll- plan för 2019. Uppföljning av kontrollmomenten har genomförts och redovi- sas för styrelsen.
§ 7
Redovisning av underhållsbudget 2019
Verkställande direktör redovisar underhållsintäkter Kick-back och kostnader under år 2019.
§ 8
Kommande underhålls- och investeringsbehov
Verkställande direktör redogör för kommande underhålls- och investeringsbe- hov.
Fortsatt arbete med Prio 1 åtgärder för att öka robustheten
- Genomgång och sammanställning av samtliga kabelbrunnar i Vara tätort.
- Undersöker vidare fusket som är i Kvänum tätort. Lutar åt att vi kom- mer få gräva upp
- minst ett hål i gatan inom kort för att komma vidare.
- Genomgång av alla VaraNets patchar i noderna. Vart de går och vad som påverkas av dem. När det är klart kommer vi boka in 1-2 nattarbe-
- Åtgärda det som behövs
Redundans Kvänum/Öttum
- Hyra av svartfiber Smedtofta – Jung (Lidköpings bredband) - Samma design som övriga stamnätet
- Om ovanstående är möjligt, hur fördela kostnaderna?
Utvidgning av stamnätet till Torsgården etapp 1 och 2
- Etapp1 ca 100 000 kr som vi får investera och ta ut av nya kunder - Del av redundansplanen
§ 9
Kallelse till bolagsstämma
Styrelsen beslutar att kalla till bolagsstämma, vilken är planerad till den 26 mars 2020. Verkställande direktör får i uppdrag att utfärda kallelse.
§ 10
Information från VD
Beslut
Styrelsen tar del av informationen och lägger densamma till handlingarna.
Sammanfattning
Verkställande direktör informerar styrelsen om:
- Pågående och kommande arbeten samt vilken prioritering arbetet har och i vilken fas det befinner sig, bland annat;
- Utbyggnad av E20 del 1 och del 2 vilket möjliggör att lägga rörkablar som underlättar ytterligare förbindelser.
- Arbete med att identifiera brunnar i Vara som är täckta av asfalt.
- Garantibesiktning Sweroc
- Sex fiberföreningar utreder sammanslagning av föreningarna.
- Verkställande direktörs förordnande går ut 30 juni 2019. Ordföranden har informerats om situationen och diskussioner pågår.
§ 11
Utvärdering av styrelsen
Styrelsen diskuterar om styrelsen anser sig arbeta med rätt frågor och styrelsen anser att de arbetar med rätt frågor. Styrelsen går inte in i detaljfrågor utan ärendena ligger på en bra nivå. Styrelsen anser sig befinna sig på en fyra.
Styrelsen anser att de arbetar på rätt sätt. Det är positivt att ärendena är väl för- beredda till styrelsemötena. Styrelsen anser sig befinna sig på en fyra.
Styrelsen anser att styrelsens arbete i grupp fungerar bra. Det är positivt att för- eningarna har en adjungerande ledamot under mötena. Det är tydligt att det inte drivs någon partipolitik i bolaget och arbetet i styrelsen fungerar väldigt bra. Styrelsen anser sig befinna sig på en femma.
§ 12
Övriga frågor
Styrelsen påminns om inplanerad bolagsutbildning den 21 februari klockan 8.30-12.00.
Styrelsen önskar att till kommande styrelsemöte få en prisjämförelse över hur bolagets prissättning för svartfiberuthyrning ligger till i jämförelse med lik- nande bolag.
§ 13
Utvärdering av verkställande direktör
Styrelsen diskuterar verkställande direktörs arbete under 2019 och är eniga i att de har stort förtroende för det arbete som utförs Styrelsen anser att arbetet har fungerat väldigt väl och värdesätter verkligen det arbete verkställande direktö- ren har gjort.
_________
