Direktionen 2020-11-19

(1)

Plats och tid Distansmöte, klockan 09.00 – 12.45

Omfattning § 89 - 104

Beslutande

Ledamöter Dzenita Abaza (S), ordförande Susanne Eliasson (M)

Linus Hellman (S) Leila ben Larbi (V) Björn Brändewall (L)

Jeanette Sandström (S) § 89-103 Björn Andreen (M), vice ordförande Kristina Sjöström (S)

Martin Olsson (M) Sören Bondesson (S)

Tjänstgörande ersättare Mona Magnusson (M), ersättare för Sten Bondesson (C)

§ 89-103

Övriga deltagande

Ersättare Ylva Hällblad (S)

Patrik Olsen (M) § 89-103 Felix Brundin (S)

Jaafar Al-Jabiri (C) Karin Karlsson (KD) Eva Wahlgren (C)

Tjänstepersoner m.fl. Ann-Charlotte Anderberg, tf förbundsdirektör Stefan Regebro, verksamhetsområdeschef Carina Cerafiani, ekonomichef § 89-103 Chatharina Gustafsson, administrativ chef

Robert Bergkvist, ansvarig samordnare för KAA § 95 Caroline Johansson, controller § 96, 97

Kerstin Berg, kostchef § 104

Ingegerd Andersson, förbundssekreterare

Datum för justering 2020-12-01

Underskrifter Sekreterare ___________________________________

Ingegerd Andersson

Ordförande ___________________________________

Dzenita Abaza

Justerande ___________________________________

Susanne Eliasson

Datum för anslag Justering har tillkännagivits genom anslag på Kalmarsunds gymnasieförbunds anslagstavla 2020-12-01

(2)

§ 89 GYF 2020/0412-10.15

Preliminär utbildningsorganisation 2021/2022

Beslutsunderlag

Förbundskansliets skrivelse 2020-11-04.

Preliminär utbildningsorganisation 2020-11-04.

Bakgrund

Preliminär utbildningsorganisation inför läsåret 2021/2022 inom Kalmarsunds gymnasieförbund föreslås enligt upprättat förslag 2020-11-04.

Förslaget är utarbetat efter analys av årets ansökningar och i samråd med

verksamhetsområdeschefen och samtliga rektorer. En prognos för antalet sökande 2021/2022 har upprättats. Målet är att i största möjliga mån tillgodose sökandes

förstahandsval inom ramen för en verksamhet med hög kvalitet och kostnadseffektivitet.

Utifrån prognoserna har en ekonomisk konsekvensanalys genomförts för respektive program och skolenhet. Den preliminära organisationen för 2021/2022 omfattar sammanlagt 1 201 platser på de nationella programmen.

Även organisation av utbildningar på introduktionsprogrammet framgår av det upprättade förslaget. Programinriktat val kommer att erbjudas på samtliga förbundets nationella program. Platser till individuellt alternativ bestäms efter behov utifrån elevernas förutsättningar. Utbildningen ges på Lars Kaggskolan och på Jenny Nyströmsskolan utifrån elevernas individuella behov. På Stagneliusskolan ges utbildningen med profil AST. Språkintroduktion ges på Lars Kaggskolan och Jenny Nyströmsskolan utifrån elevernas utbildningsnivå, förutsättningar och målsättning.

Yrkesintroduktion föreslås att ges mot arbetsområdet fordon som är baserat på det nationella yrkespaketet. Inom yrkesintroduktion föreslås även en allmän antagning om fem elevplatser.

Gymnasiesärskolan avser att vara oförändrad 2021/2022.

Beslut

Direktionen fastställer preliminär utbildningsorganisationen inom Kalmarsunds gymnasieförbund för läsåret 2021/2022 enligt upprättat förslag 2020-11-04.

Beslutsexpediering Rektorsgruppen

Antagningshandläggaren

Studie- och yrkesvägledare i förbundet och medlemskommunerna

(3)

§ 90 GYF 2020/0451-01.04

Budget och verksamhetsmål 2021 – Ekonomisk planering 2022-2023

Beslutsunderlag

Budget och verksamhetsmål 2021 – Ekonomisk planering 2022-2023.

Bakgrund

Budgetförslag inför år 2021 utgår från 2020 års budget inklusive löneökningar, justering för ökning av antalet 16-19 åringar och förändringar av statsbidrag. Statsbidrag som ingår i anslaget för kommunalekonomisk utjämning och omfattar gymnasie- och komvuxverksamhet, beräknas enligt den totala befolkningsprognosen för varje kommun. Utfallet för statsbidragen, både för komvux och för gymnasiet, uppgår till 1 861 tkr inför 2020. (Förändringar av statsbidragen korrigeras enligt det slutgiltiga cirkuläret från Sveriges Kommuner och Landsting inför år 2021.) Sammantaget innebär detta en budgetram för år 2021 som uppgår till 487 086 tkr.

Under det kommande decenniet ökar antalet 16-19 åringar inom medlemskommunerna, vilket innebär att den potentiella målgruppen till gymnasieskolan blir större. Enligt befolkningsprognosen i medlemskommunerna kommer antalet 16-19 åringar att öka med en procentuell ökning för ålderskategorin med ca 16 % fram till år 2029.

Prioriterade områden under planeringsperioden med mål, ansvar och uppdrag är:

- Kunskap, utveckling och lärande - Normer, värden och inflytande - Integration

- En skola på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet

Ordföranden tackar för ett väl utfört arbete kring budgetdokumentet.

Beslut

Direktionen godkänner upprättat förslag till ”Budget och verksamhetsmål 2021 - Ekonomisk planering 2022-2023”.

Beslutsexpediering Medlemskommunerna

(4)

§ 91 GYF 2020/0512-03.01

Gåva för insatser året 2020

Beslutsunderlag

Bakgrund

Året 2020 har varit kantat av pandemin och har ställt verksamheten inför en rad utmaningar. Alla har gjort ett fantastiskt jobb att på olika sätt arbeta för att minska smittspridningen. Från att genomföra undervisning på annat sätt, få förändrade arbetsuppgifter till att ta nödvändiga politiska beslut. Förbundets medarbetare och politiker har bidragit till att gymnasieförbundet ändå har kunnat genomföra en kvalitativ undervisning trots covid-19.

Förbundet vill därför tacka sina medarbetare och politiker genom att förslå att ett presentkort delas ut till alla.

I samband med pandemin har riksdagen beslutat om tillfälliga lättnader i

skattelagstiftningen. Därmed ger man företag/myndigheter möjligheter att ge sina anställda exempelvis tillgång till fri parkering (infört hos Kalmarsunds

gymnasieförbund innan sommaren) och även skattefria gåvor under vissa

förutsättningar. Arbetsgivaren får inte ge gåvan i pengar, men kan ge den i form av varor eller presentkort som inte kan bytas mot pengar. Reglerna för gåva gäller från 1 juni och till och med 31 december 2020. Skattefriheten gäller utöver möjligheten att lämna skattefria gåvor som redan finns, till exempel i form av julgåvor.

Ekonomiska konsekvenser

Ett presentkort till alla förbundets medarbetare/politiker (inklusive visstids- och

timanställda) om 500 kronor styck ger en kostnad om ca 340 tkr, vilket ryms inom årets budget 2020.

Beslut

Direktionen beslutar att ge alla anställda/politiker ett presentkort om vardera 500 kronor att nyttjas inom Kalmar stad.

Protokollsanteckning

Björn Brändewall (L), Björn Andreen (M), Susanne Eliasson (M), Martin Olsson (M), Patrik Olsen (M), Mona Magnusson (M) och Karin Karlsson (KD) lämnar följande anteckning:

"Vi välkomnar en gåva till förbundets personal för deras insatser under detta svåra år.

Presentkorten kommer dock bara att kunna användas i butiker i Kalmar stad. Denna lösning må vara administrativt enkel, men vi anser att presentkort även bör erbjudas inom de övriga medlemskommunerna Borgholm, Mörbylånga och Torsås.

Presentkorten finansieras gemensamt genom medlemsbidrag (indirekt skatter) från alla fyra kommunerna, och då bör de inte endast användas för att gynna handlare i Kalmar."

(5)

§ 92 GYF 2020/0413-01.02

Revidering av ANDT-policy

Beslutsunderlag

ANDTS-policy.

Bakgrund

En styrgrupp bestående av olika professioner från förbundets gymmnasieskolor har under inledningen av hösten 2020 utvärderat den tidigare ANDT-policyn samt framarbetat ett förslag på reviderad policy inför 2021.

I det nya förslaget föreslås det att Kalmarsunds gymnasieförbund årligen ska anpassa sina aktiviteter till den aktuella problembilden genom att genomföra aktiviteter och avsätta resurser med utgångspunkt i de nationella och regionala ANDTS-strategierna, med tillägg kring spel om pengar utifrån socialtjänstlagen och hälso- och

sjukvårdslagen. Kalmarsunds gymnasieförbund har även under (S) i ANDTS valt att väga in ungdomars dataspelande eftersom det finns risk för att det tar mycket tid i anspråk som i sin tur kan påverka skolprestationer, sömn, socialt liv eller andra aktiviteter.

ANDTS- policyn har huvudfokus på det förebyggande arbetet och ska fungera som ett stöd och som en vägledning för verksamheter inom Kalmarsunds gymnasieförbund. Det övergripande målet följer det som är uttryckt nationellt. Med ambition om en skola och samhälle fritt från narkotika, dopning, minskade medicinska och sociala skador

orsakade av alkohol och ett minskat tobaksbruk samt det folkhälsopolitiska målet att minska skadeverkningarna av överdrivet spelande.

Ekonomiska konsekvenser

Planerade aktiviteter ryms inom befintlig budgetram med tillägget att respektive skola erbjuds att ansöka om extra ekonomiska medel i verksamhetsutvecklingsfonden om man önskar ytterligare aktiviteter än de som återfinns i ANDTS-policyn.

Beslut

Direktionen godkänner upprättad ANDTS-policy.

Beslutsexpediering Förbundskonferensen

Verksamhetsområdeschefen fvb till styrgruppen

(6)

§ 93

Anmälningsärenden

1. Beslut från Torsås kommunfullmäktige § 88 – Beslut om godkännande av årsredovisningen för 2019 samt ansvarsfrihet. GYF 2019/0489-03.04.

2. Beslut från Torsås kommunfullmäktige § 200 – Avsägelse av politiska uppdrag inom Kalmarsunds gymnasieförbund, Marcus Johansson (C), ersättare.

GYF 2020/0443-02.12.

3. Förbundskansliets årsrapport gymnasieantagningen för läsåret 2020/2021.

GYF 2020/0414-10.15.

4. Mötesanteckningar 2020-10-13, möte mellan arbetsutskottet och fackliga representanter från centrala samverkansgruppen. GYF 2020/0240-01.01.

5. Protokoll från centrala samverkansgruppen 2020-10-14.

Beslut

Direktionen tar informationen om anmälningsärenden till protokollet.

(7)

§ 94 GYF 2020/0054-01.01

Anmälan av delegationsbeslut

Beslutsunderlag

Beslutsjournaler, november månad 2020.

Rektor, Axel Weüdelskolan

3:2 Beslut om att utbildning på kursen ska upphöra om elev inom Vux, Lärvux, SFI saknar förutsättningar att tillgodogöra sig densamma, 7 beslut.

Rektor, Gymnasiesärskolan

2:18 Antagning vid senare tidpunkt än vid början av utbildningen, 1 beslut.

2:19 Byte av studieväg för enskild elev, 1 beslut.

2:3 Beslut om vilka kurser som ska erbjudas som individuellt val.

Rektor, Jenny Nyströmsskolan

1:4 Meddela hemkommunen om en elev som inte fyllt 20 år utan giltigt skäl, är frånvarande i betydande utsträckning, 1 st.

1:21 Beslut om vilka kurser som ska erbjudas som individuellt val.

Rektor, Lars Kaggskolan

1:42 Beslut om fjärr- och distansundervisning för enskild lärare, 8 st med symtom.

6:8 Tillsvidareanställning eller vikariat 6 månader eller längre av övrig personal, 4 beslut.

Rektor, Stagneliusskolan

1:22 Undervisning i fler språk än franska, spanska och tyska, 1 beslut.

1:25 Besluta om antalet undervisningstimmar för varje kurs och för gymnasiearbetet samt fördelning av undervisningstiden över läsåren samt redovisa hur eleven fått sin garanterade undervisningstid.

1:34 Fördelning av elever på inriktingar i högre årskurs då inriktningsgaranti ej medgivits, 1 beslut.

1:41 Besluta om att fjärr- och distansundervisning för enskild elev får tillämpas om eleven har symptom eller tillhör riskgrupp, 1 st med symtom.

1:42 Beslut om fjärr- och distansundervisning för enskild lärare, 4 st med symtom.

Rektor, Ölands utbildningscenter

3:2 Beslut om att utbildning på kursen ska upphöra om elev inom Vux, Lärvux, SFI saknar förutsättningar att tillgodogöra sig densamma, 8 beslut.

3:4 Beslut om mottagande och antagande av elev till vuxenutbildningen på gymnasial nivå, 135 antagna.

(8)

Kostchef

Förbundsdirektör

1:1 Beslut om tidsplan för gymnasieantagningen inför läsåret 2020/2021, revidering.

5:2 Sluta avtal med en enskild fysisk eller juridisk person att utföra uppgifter inom utbildning eller annan verksamhet (entreprenad) med bibehållet huvudmannaskap, 1 st.

5:4 Ingå avtal som ej rör lokaler och som ej uppgår till gränsen för direktupphandling enligt LOU, 1 st.

5:32 Teckna personuppgiftsbiträdesavtal, 1 st.

Ekonomichef

5:4 Ingå avtal som ej rör lokaler och som ej uppgår till gränsen för direktupphandling enligt LOU, 1 st.

Antagningshandläggare

1:3 Meddela hemkommunen om elev börjar eller slutar i annan kommun, 1 st.

Beslut

Direktionen godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut.

(9)

§ 95 GYF 2020/0459-10.01

Det kommunala aktivitetsansvaret – Läsårsrapport 2019/2020

Information

Administrativ samordnare för kommunalt aktivitetsansvar (KAA) Robert Bergkvist, ger information till direktionen om KAA med utgångspunkt från den årliga läsårsrapporten.

I uppdraget som samordnare för KAA ingår bland annat att hålla sig informerad om hur de ungdomar i kommunen är sysselsatta som har fullgjort sin skolplikt men inte har fyllt 20 år och inte genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i

gymnasieskola eller gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. I uppdraget ingår även att erbjuda individuella åtgärder till de ungdomar som bedöms lämpliga.

Åtgärderna ska i första hand syfta till att motivera den enskilde att påbörja eller återuppta en utbildning. Hemkommunen ansvarar för alla aktiviteter som inte är knuta till skola. Insatserna ska dokumenteras på lämpligt sätt och ett register ska föras över de ungdomar som omfattas av ansvaret.

Utöver löpande arbete med registrering, utskick av kontaktbrev, kartläggningssamtal, studiebesök osv har bland annat följande insatser genomförts:

• Utvecklingsarbete kring aktiviteter hos kommunerna.

• Deltagit i kommunernas möten såsom DUA (delegation för unga till arbete) eller liknande, ca en gång i månaden/kommun.

• Nätverksmöten med medlemskommunerna (är samordnare)

• Deltagit i regionalt nätverksmöte

• Kontinuerliga möten med arbetsgrupper i kommunerna (är samordnare)

• Besökt förbundets skolor och arbetat med elever inför avhopp/utskrivning.

• Haft kontakt med friskolor vid behov.

Förebyggande insatser

Täta kontakter sker om elevernas närvaro med elevhälsan och kartläggningssamtal förs med elev utifrån frånvaro. KAA-samordnaren använder sig av metoden ”7 tjugo” vilket är ett omfattande material att använda i arbetet med eleverna där fokus ligger på

personlig utveckling och förändringsprocesser. Metoden har använts i klasserna bygg- och anläggning samt hantverksprogrammet, vilket har gett lyckat resultat.

Utöver det arbetar KAA-samordnaren mycket med studie- och yrkesvägledning samt motivationshöjande insatser som studiebesök på folkhögskolor och arbetsplatser, praktik m m.

ESF-rådets projekt ”Motivation leder till framgång” avslutades 2020-08-31.

Beslut

Direktionen ger samordnaren i uppdrag att redovisa rapporten för medlemskommunerna samt att direktionen ges en uppföljning av KAA två gånger/år, dvs. även under

vårterminen.

Direktionen tar informationen och läsårsrapporten 2019/2020 till handlingarna.

(10)

§ 96 GYF 2019/0539-01.05

Godkännande av rapport för intern kontroll 2020, ekonomifunktionen

Information

Direktionen beslutade 2019-11-21 om kontrollpunkter inom områdena representation och hantering av riskvaror. Controller Caroline Johansson informerar om granskningen och resultatet.

Inom dessa områden såg förbundet att det fanns risk för felaktig kontering och verifikationsunderlag (redovisningsrisk) samt felaktig hantering av riskvaror (legal risk).

Följande kontrollpunkter granskades:

1. Representationskonto/restaurangnotor

2. Inventering och kontroll av inköp av alkoholhaltiga drycker

Vid kontrollerna framkom att de rutiner som granskats i huvudsak fungerar tillfredsställande. Dock planeras en internutbildning att genomföras inom området kontering avseende representation. Ansvariga ska också ta fram en rutin för hantering av alkoholhaltiga drycker och kasserade volymer ska dokumenteras fortsättningsvis.

Ärendet återkommer för beslut vid direktionens sammanträde 2020-12-16.

Beslut

Direktionen tar informationen till protokollet.

(11)

§ 97 GYF 2020/0444-01.05

Interna kontrollpunkter 2021

Information

Controller Caroline Johansson meddelar att förbundskansliet föreslår att följande områden granskas år 2021:

1. Representation (uppföljning av 2020 års kontroll) 2. Beslutsattest (efterlevnad av beslut)

3. Firmateckning (efterlevnad av beslut)

4. Hantering av riskvaror (uppföljning av 2020 års kontroll) Följande risker finns inom områdena:

1. Felaktig kontering och verifikationsunderlag (redovisningsrisk) 2. Felaktig beslutsattest leverantörsfakturor (legal risk)

3. Felaktig firmatecknare (legal risk) 4. Hantering av riskvaror (legal risk)

Beslut

(12)

§ 98 GYF 2020/0171-01.04

Budgetprognos efter 10 månader

Medlemskommunernas bidrag till Kalmarsunds gymnasieförbund år 2020 utgår från 2019 års bidrag inklusive löneökningar, justering för ökning av antalet 16–19 åringar, förändringar av statsbidrag samt nivåhöjning av förbundets medlemsbidrag med 10 386 tkr. Inför år 2020 har även budgeten för Torsås kommun justerats för verksamhetsflytt av SFI från Torsås till Kalmar. Sammantaget innebär detta ett medlemsbidrag för år 2020 om 477 mkr.

Bidraget fördelas, inklusive statsbidragen, med 89 % till gymnasieskolan och 11 % till kommunal vuxenutbildning. Detta bidrag tillsammans med andra externa intäkter i form av försäljning samt rekvirerade statsbidrag utgör de medel vilka förbundet finansierar planerad verksamhet inför år 2020. Från 2018 års negativa resultat återstår 3,3 mkr att återställa vilket förbundet planerar att åtgärda under 2020. Detta kräver ett resultat om minst 3,3 mkr år 2020.

Budgetutfallsprognosen för 2020 baseras på det ekonomiska utfallet t o m 2020-10-31.

Riktpunkten för perioden är ca 83 %. I uppföljningen ingår ett antal kalkylerade poster som bygger på senast kända uppgifter och prognoser på den förväntade ekonomiska utvecklingen. Exempel på sådana poster är bland andra semesterlöneskuld och pensionskostnader.

Resultatet av 2019 års intensiva ekonomiska fokus med täta budgetmöten,

kostymanpassningar, åtgärdsinsatser och medlemskommunernas nivåhöjning gav en marsprognos på helår om 8,8 mkr. Skolenheterna angav i denna prognos ett helårsutfall om 9,1 mkr. Vid delåret prognostiserades helårsresultatet bli positivt om 13,8 mkr där skolenheterna stod för 12,5 mkr av dessa. Skolenheterna levererar en prognos i samma nivå även nu efter oktober månad (12,1 mkr). Förbundets totala resultat beräknas bli 2,1 mkr bättre än efter delåret, 16 mkr.

Beslut

(13)

§ 99 GYF 2020/0447-03.01

Hantering och placering av likviditetsöverskott

Information

Ekonomichef Carina Cerafiani informerar enligt följande:

Enligt förbundets finansieringspolicy ska likviditetsöverskott som inte är tillfälligt, amorteras eller placeras hos KLP (Kalmar läns pensionskapitalförvaltning). Det innebär att X antal kronor tas från bankkontot för att minska förbundets skulder eller minska framtida kostnader för pensioner. Dock ej mer än den betalningsberedskap som förbundet beslutat om i finansieringspolicyn.

Att amortera lån innebär inga risker men placeringar hos KLP innebär vissa

marknadsmässiga risker som kan påverka förbundets resultat, dock ej avstämning av balanskravet.

Målet med placeringen av likviditetsöverskottet är att eliminera lån eller nå en volym som motsvarar förbundets ansvarsförbindelse.

Beloppet som föreslås är 10 mkr, en försiktighetsåtgärd vilket är ca 25 % av förbundets mål som innebär att ha en fullt finansierad ansvarsförbindelse.

Beslut

(14)

§ 100 GYF 2020/0448-03.01

Riktlinjer för resultatutjämningsreserv

Information

Ekonomichef Carina Cerafiani informerar om förbundets förslag på riktlinjer för resultatutjämningsreserv (RUR).

Från och med 2013 är det enligt kommunallagen möjligt att under vissa angivna förutsättningar reservera delar av ett positivt resultat till RUR. Denna reserv kan användas för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel, det vill säga täcka underskott i samband med en framtida lågkonjunktur.

Syftet med RUR är att förbundet ska kunna bygga upp en reserv under goda tider som kan användas under år med svag utveckling för förbundet eller förbundets medlemskommuner.

Reservering till RUR får göras då årets resultat efter balanskravsjusteringar uppgår till minst 1 procent av totala medlemsbidrag och statsbidrag. RUR får endast användas för att täcka negativa resultat, det vill säga så mycket som krävs för att balanskravsresultatet ska komma upp till noll. Beslut om RUR kan fattas i samband med beslut om budgeten men även löpande under året.

Beslut

(15)

§ 101 GYF 2020/0468-03.02

Utbetalning av anslutningsbidrag och kontantbidrag

Information

Ekonomichef Carina Cerafiani informerar om förbundets förslag gällande nytt beslut om utbetalning av anslutningsbidrag och kontantbidrag.

För en elev som har rätt till studiehjälp enligt studiestödslagen ska den kommun som är elevens hemkommun, ansvara för elevens kostnader för dagliga resor mellan bostaden och skolan. Detta gäller för resor där färdvägen är minst sex kilometer. Stödet ska ges kontant eller på annat lämpligt sätt enligt kommunens bestämmande.

Utöver busskort, delar förbundet även ut anslutningsbidrag från hemmet till

busshållplats samt ger kontantbidrag när kollektivtrafik inte finns tillgängligt. Beloppen som gäller idag beslutades 1995 i samband med att gymnasieförbundet bildades och har inte uppdateras sedan dess.

Enligt lag är kommunen inte skyldig att ge högre ersättning än vad som motsvarar 1/30 av prisbasbeloppet för varje hel kalendermånad som eleven har kostnader för resor mellan bostaden och skolan.

De senaste 6 åren, från 2014 till 2019, uppgår antalet utbetalningar av anslutningsbidrag i genomsnitt till 14 st per år. Kontantbidragen har endast utbetalats 4 gånger under samma tidsperiod.

Anslutningsbidragen är idag mellan 110 kronor och 195 kronor per månad beroende på avståndet till busshållplatsen. Kontantbidragen är idag mellan 165 kronor och

460 kronor per månad beroende på avståndet.

Gymnasieförbundet har varit i kontakt med ett antal kommuner för att utreda vilka nivåer och beslutsgrunder övriga kommuner har för sina belopp. Kommunerna har dock inte kunnat redovisa vad beloppen baseras på med undantag för de som har utgått från milersättning. Det är också stor skillnad mellan de olika kommunernas bidrag per månad.

För att få en tydligare och enklare bidragsutbetalning som kan följa med tidens kostnadsutveckling, föreslår förbundskansliet att anslutningsbidrag och kontantbidrag sammanfogas och benämns ”kontant resebidrag”. Vidare föreslår förbundskansliet att förbundet väljer ersättningsnivå per mil (18,5 kr/mil år 2020).

Beslut

(16)

§ 102 GYF 2020/0408-03.04

Revisorernas utlåtande avseende delårsbokslut 2020

Information

Ekonomichef Carina Cerafiani redovisar revisorernas utlåtande avseende delårsbokslut 2020.

Revisorerna har gjort följande bedömning:

- Att delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt.

- Att förbundet, enligt prognosen, kommer att redovisa en ekonomi i balans för år 2020.

Enligt prognosen kommer hela det kvarstående underskottet från tidigare år att återställas.

- Att det prognostiserade resultatet är förenligt med de finansiella mål som fastställts i budget 2020.

- Att verksamhetens prognostiserade utfall delvis är förenligt med de fastställda målen i budget 2020. Inom de prioriterade områdena finns 21 delmål varav fem följs upp i delårsrapporten. Uppföljningen visar att tre av målen når uppsatta målvärden.

- Delårsrapporten uppfyller syftet att ge direktionen möjlighet att använda den som underlag för styrning, ledning och kontroll av verksamheten.

Beslut

(17)

§ 103 GYF 2020/0122-10.01

Redovisning av kommunikationsarbetet samt lägesrapport om skolornas arbete för att minska smittspridningen av coronaviruset

Information

Tf förbundsdirektör Ann-Charlotte Anderberg ger följande information.

Redovisning av kommunikationsarbetet kopplat till covid -19

Arbetsutskottet gav förbundskansliet i uppdrag 2020-11-12 att stärka

kommunikationsarbetet samt att vidareutveckla informationsinsatser genom olika kanaler och dagligen kommunicera uppdateringar angående insatser kopplade till utbrottet av covid-19 till alla berörda elever, personal, föräldrar och allmänhet.

Det finns idag personer som arbetar med att uppdatera skolornas hemsidor och med anledning av ovan har skolledningarna fått i uppdrag att tydliggöra för dessa att de är en nyckelfunktion. Deras uppdrag har förtydligats och det har även säkerställts att

funktionen har en ersättare. Nyckelpersonen ska ha administrativ tjänst med möjlighet att snabbt kunna publicera information på hemsidan när behov uppstår. Ersättarna kommer inom kort att få genomgång/utbildning av förbundets kommunikatör.

Förbundsledningen tillsammans med förbundets kommunikatör ser även över möjligheten att samordna övergripande information som är gemensamma för verksamheterna. Riktlinjer kommer att tas fram.

Lägesrapport om skolornas arbete för att minska smittspridningen

Smittspridningen ökar i Kalmar län och förbundets krisledningsorganisation har därför förstärkt sin mötesfrekvens. Central krisledningsgrupp och central skyddskommitté träffas återigen varje vecka. Dokument, checklistor, rutiner och riskbedömningar revideras och uppdateras kontinuerligt.

Fram t.o.m. torsdag v 47 har 33 fall av konstaterad Covid -19 rapporterats in till

förbundskansliet. Skolledningarna har därför vidtagit åtgärder genom att delvis gå över till fjärrundervisning.

Från och med mitten av v 45 har Stagneliusskolan fjärrundervisning (en vecka fjärr-/en vecka närundervisning) för åk 3 på ekonomi- och samhällsprogrammen (ej

mediainriktningen).

Från och med v 46 har Lars Kaggskolan fjärrundervisning för åk 2 och 3 på

naturvetenskaps- och teknikprogrammen (två veckor fjärr-/två veckor närundervisning) och Jenny Nyströmskolan har fjärrundervisning för åk 2 och 3 på

naturvetenskapsprogrammen (två veckor fjärr-/två veckor närundervisning).

Utöver ovanstående åtgärder har även en del grupper (individuellt val) med elever från olika skolor fjärrundervisning. Besluten om fjärrundervisning gäller till 18 december.

Axel Weüdelskolan bedriver uteslutande fjärr- och distansundervisning. All personal arbetar hemifrån och endast digitala möten genomförs. I och med detta kan Axel Weüdelskolans lokaler tillfälligt nyttjas av Jenny Nyströmsskolan.

(18)

Vid arbetsutskottet 2020-11-10 gavs förbundsledningen i uppdrag att ytterligare minska antal elever på Stagneliusskolan till hälften. Fr.o.m. den 12 november gick skolan därför över till enbart fjärrundervisning för både åk 2 och åk 3 på ekonomi- och

samhällsprogrammen (ej mediainriktningen). Åtgärden omfattar ca 660 elever.

Den 19 november kommer regeringen att ta beslut om ett tillägg av § 11c i regeringens förordning 2020:115 om utbildning på skolområdet och annan pedagogisk verksamhet vid spridning av viss smitta angående gymnasieskolan. Detta innebär att fr.o.m.

23 november har huvudmän för gymnasieskola även möjlighet att besluta om fjärrundervisning med hänvisning till trängsel i skolans lokaler. Huvuduppdraget är fortfarande undervisning i skolans lokaler. Det är viktigt att tänka på lämpligheten att bedriva fjärr- och distansundervisning med hänsyn till elevers olika förutsättningar på individnivå men också utbildningens art och vilken årskurs som omfattas.

Ordförande gav förbundsledningen i uppdrag 2020-11-17 att med anledning av regeringens kommande beslut om §11c, ta fram och redovisa förslag till direktionen 2020-11-19 om ytterligare utglesning på Jenny Nyströmskolan och Lars Kaggskolan.

Direktionen kan vid sittande bord inte ta beslut enligt § 11c, då regeringens beslut ännu inte är fattat. Ordföranden kommer därför inom kort att ta ett ”brådskande beslut” på delegation.

Kommande åtgärder att gälla från och med 2020-11-23

På Jenny Nyströmskolan kommer delar av åk 2 och 3, både högskoleförberedande och yrkesprogram, att ha fjärrundervisning. Åtgärden omfattas ca 350 elever.

På Lars Kaggskolan kommer naturvetenskaps- och teknikprogrammen i åk 2 och 3 att ha fjärrundervisning. Åtgärden omfattar ca 440 elever.

Följande åtgärder har gjorts i skolmatsalarna

På Jenny Nyströmskolan har 70 sittplatser tagits bort. Ny restaurangdel om 171 m2 yta och ca 130-140 sittplatser är klar att användas fr o m vecka 48.

På Lars Kaggskolan har 150 sittplatser tagits bort och eleverna får även nyttja

personalrestaurangen samt klassrum. En förpackningsmaskin för portionsförpackningar är inköpt, vilket innebär att vissa elever kommer att serveras mat i sina programlokaler istället för i matsalen. En process är påbörjad för paviljong.

På Stagneliusskolan har 150 sittplatser tagits bort och eleverna får även nyttja

personalrestaurangen. Fler elever har fördelats till Jenny Nyströmsskolan. Även här är en process påbörjad för paviljong.

Frånvaron har ökat något hos både personal och elever sedan slutet av oktober. Jämfört med tidigare år anses detta inte alarmerande då hösten är en tid då förkylning och influensa ökar.

Direktionen framför ett varmt tack och en eloge till alla som på olika sätt jobbar hårt i förbundets verksamheter för att minska smittspridningen av covid -19.

Beslut

(19)

§ 104 GYF 2020/0485-10.01

Lägesrapport från skolmatsalarna

Kostchef Kerstin Berg informerar om hur skolmatsalarna används inom förbundet, dess förändringar och framtida behov samt visar tillbyggnaden för nya matsalsdelen på Jenny Nyströmskolan.

Verksamheten Restaurang & café består av tre stora tillagningskök. Dessa finns på Jenny Nyströmskolan, Stagneliusskolan och Lars Kaggskolan. Därutöver finns ett serveringskök på AST-enheten i Campus Storken (maten tillagas på Jenny

Nyströmskolan). Sammanlagt tillagas ca 3 200 portioner en normal skoldag. Livsmedel inhandlas för ca 8,5 mkr/år. På de tre stora skolorna finns även cafeterior.

Restaurang och café har totalt 33 anställda inklusive administration. Vid frånvaro kan resurserna fördelas om mellan skolorna. All frånvaro ordinarie skoldagar måste dock ersättas fullt ut, vilket innebär att verksamheten är beroende av visstidsanställda. Sedan september är verksamheten utökad med tre tjänster á fem timmar per dag med anledning av det extra arbete som covid-19 utgör.

För att klara framtida elevprognoser för Stagneliusskolan är gymnasieförbundet i behov av att bygga ut eller bygga nytt större kök och restaurang. Under läsåret 2018/2019 gjordes en anpassning av köket för att klara livsmedelssäkerheten ytterligare 5-6 år i avvaktan på Kalmar kommuns beslut angående fastigheten Forellen 1. Omfördelningen av elever på Stagneliusskolan har gjort att topparna under lunchserveringen har kunnat kapats vilket skapat en bättre miljö.

På Lars Kaggskolan är det trångt i elevrestaurangen och borden är tätt placerade. Där finns behov av större yta och större kökskapacitet alternativt omfördelning av elever.

Köket är litet, kapaciteten är nådd, det saknas förråd och i nuläget används delar av restaurangytan till förvaring.

Jenny Nyströmskolans nya restaurangdel är klar att användas fr o m vecka 48. Köket är stort och har kapacitet för ca 1 900 portioner med viss anpassning av maskinpark. Detta ger ytterligare möjlighet att fördela elever från andra skolor till Jenny Nyströmskolans matsal.

Anledningen till att restaurangen på Jenny Nyströmskolan byggts ut är att kökets kapacitet är betydligt större än på de andra skolorna. Begränsningen har varit

sittplatserna. Kök är betydligt dyrare att bygga än restauranglokal. Den nya delen, som tidigare varit en innergård, kommer att upplevas som en utemiljö med plats för ca 130-140 sittplatser. Restaurangytan var tidigare 492 m2 och utökas nu med 171 m2.

Beslut