Tjänsteskrivelse - Riktlinje för utveckling, förvaltning och drift av digitala IT-stöd

(1)

1(3) TJÄNSTESKRIVELSE

2021-12-01 Kommunstyrelsen Nykvarns kommun

Kenneth Norberg

Digitaliserings- och IT-chef Telefon 08-555 010 00 kenneth.norberg@nykvarn.se

Tjänsteskrivelse - Riktlinje för utveckling, förvaltning och drift av digitala IT-stöd

Diarienummer: KS/2021:669

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen beslutar följande:

1. Riktlinjer för utveckling, förvaltning och drift av IT-stöd godkänns.

2. Riktlinjer för systemförvaltning i Nykvarns kommun antagagen 2010-11-01 upphävs.

Sammanfattning

Utveckling, förvaltning och drift av digitala IT-stöd i Nykvarns kommun är en motor i kommunens övergripande utveckling och en möjliggörare för effektiva informationsflöden och ökad öppenhet.

Med Nykvarns kommuns strategiska styrprinciper för utveckling, förvaltning och drift av digitala IT-stöd skapas ett kommungemensamt helhetsperspektiv för förvaltningar, kontor, förtroendevalda och bolag.

Riktlinje för utveckling, förvaltning och drift av digitala IT-stöd ersätter tidigare systemförvaltningsmodell.

Ärendebeskrivning

Samhällets utveckling mot allt mer digital information som används av allt fler över allt längre tidsperioder kommer att ställa informationsförvaltningsfrågorna i centrum för nästan alla verksamheter framöver.

(2)

TJÄNSTESKRIVELSE

2021-12-01 Kommunstyrelsen

2(3)

Med Nykvarns kommuns strategiska styrprinciper för utveckling, förvaltning och drift av digitala IT-stöd skapas ett kommungemensamt helhetsperspektiv för förvaltningar, kontor, förtroendevalda och bolag.

Bedömning

Samhällets utveckling mot allt mer digital information i den offentliga sektorn kommer att ställa informationsförvaltningsfrågorna i centrum för många

verksamheter framöver. Med dessa styrprinciper skapas ett kommungemensamt helhetsperspektiv för förvaltningar, kontor, förtroendevalda och bolag.

Ekonomiska konsekvenser

Förslaget innebär inga ekonomiska konsekvenser.

Konsekvenser för barn och unga

Förslaget innebär inga konsekvenser för barn och unga.

Ärendets beredning Kommunledningsgruppen Handlingar i ärendet

Riktlinje för utveckling, förvaltning och drift av digitala IT-stöd Beslutet skickas till

Akten

Frida Nilsson Kommundirektör

Daniela Fuciu

Biträdande kommundirektör

(3)

3(3) NYKVARNS KOMMUN

Besöksadress: Centrumvägen 24 A Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon: 08-555 010 00 Fax: 08-555 014 99 www.nykvarn.se

(4)

Riktlinje för utveckling, förvaltning och drift av digitala IT-stöd

Antagen av [funktion], [ÅÅÅÅ-MM-DD] ,

diarienummer: [Diarie-nr], ansvarig: [kontor/avdelning]

Reviderad: "[XX, ÅÅÅÅ-MM-DD]" , diarienummer: [XX/ÅÅÅÅ:XX]

Innehållsförteckning

1 Bakgrund 2

2 Strategiska styrprinciper 2

2.1 Princip 1 2

2.2 Princip 2 3

3 Strategisk inriktning 3

3.1 Utveckling 3

3.2 Förvaltning 4

3.3 Drift 4

4 Ansvar och uppföljning 4

5 Bilaga 4

(5)

2(6)

1 Bakgrund

Denna riktlinje anger den övergripande politiska inriktningen för områdena utveckling, förvaltning och drift av digitala stöd i Nykvarns kommun.

Utveckling, förvaltning och drift av digitala IT-stöd i Nykvarns kommun är en motor i kommunens övergripande utveckling och en möjliggörare för

effektiva informationsflöden och ökad öppenhet.

Samhällets utveckling mot allt mer digital information som används av allt fler över allt längre tidsperioder kommer att ställa

informationsförvaltningsfrågorna i centrum för nästan alla verksamheter framöver.

Med Nykvarns kommuns invånare i fokus och ett kommungemensamt helhetsperspektiv, ger utveckling, förvaltning och drift av digitala stöd förutsättningar att:

 Stärka allmänhetens möjlighet till insyn och delaktighet i den demokratiska processen

 Stärka innovationskraften för invånare och företag genom tillgängliggörande av kommunens informationsresurser

 Höja kvalitén och öka effektiviteten i Nykvarns kommuns verksamheter

 Stärka Nykvarns kommuns attraktionskraft som arbetsgivare genom IT-lösningar som främjar effektivitet, samverkan, delaktighet och öppenhet

(6)

3(6)

2 Strategiska styrprinciper

Med Nykvarns kommuns strategiska styrprinciper för utveckling, förvaltning och drift av digitala IT-stöd skapas ett kommungemensamt

helhetsperspektiv för förvaltningar, kontor, förtroendevalda och bolag.

Styrprinciperna finns för att:

 Ge nytta för Nykvarns kommuns invånare och företag

 Stärka demokrati och öppenhet

 Skapa tydliga och transparanta strukturer för utveckling, förvaltning och drift av digitala IT-stöd

2.1 Princip 1

Ge nytta för Nykvarns kommuns invånare och företag samt stärka demokrati och öppenhet

Principerna är till för att vägleda kommunen att framgångsrikt hantera invånarnas behov av moderna kommunikationsvägar och framtida digitala tjänster.

Vägledning för området:

 Kommunen erbjuder samhällsservice i form av trygga och tillförlitliga digitala tjänster

 Digitala tjänster utgår från behovet hos invånare och företag i kommunen

 Digitala tjänster är lätta att hitta, enkla att använda, likartade och samordnade

(7)

4(6)

 Digitala tjänster främjar insyn, stärker delaktigheten och motverkar utanförskap

 Kommunen tillgängliggör sina informationsresurser för vidare användning

2.2 Princip 2

Tydliga och transparanta strukturer för utveckling, förvaltning och drift av digitala IT-stöd

En kraftfull och snabb utveckling förutsätter tydliga och transparenta strukturer för utveckling, förvaltning och drift av digitala IT-stöd.

Vägledning för området:

 IT-kostnaderna är tydligt finansierade, transparenta och förutsägbara.

Nyckeltal och analyser är tillgängliga för jämförelse med andra kommuner

 Uppföljning av IT-relaterade kostnader och verksamhet sker samordnat med övrig verksamhetsuppföljning

 Kommunens IT-miljö följer gemensamma processer för att optimera skalfördelar och verksamhetsnytta.

3 Strategisk inriktning

Med dessa beskrivna styrprinciper som utgångspunkt ska den strategiska inriktningen fokusera på följande inom områdena utveckling, förvaltning och drift:

(8)

5(6)

3.1 Utveckling

All verksamhetsutveckling ska vara integrerad med den

kommunövergripande IT-utvecklingen och bedrivas processorienterat över organisationsgränser.

IT-utvecklingsprocessen ska karaktäriseras av kommungemensamma lösningar före verksamhetsunika och ta tillvara nyttan av tidigare gjorda investeringar samt att standardiserade lösningar utvecklade på marknaden går före specialanpassningar.

3.2 Förvaltning

All förvaltning ska, i enlighet med synsättet på utveckling, utgå från informationsförvaltning.

Därmed kan och behöver verksamheterna ta ansvar för att upprätthålla en effektiv och systematisk kontroll av sin egen informationshantering.

3.3 Drift

All IT-drift ska alltid ske på det för kommunen mest effektiva sättet. Extern IT-drift, eller att köpa tjänst, bedöms vara det mest effektiva alternativet för Nykvarns kommun för att kommunen ska kunna utvecklas i takt med

framtidens krav på offentlig service och myndighetssamverkan samt att på sikt uppnå en ökad attraktionskraft för både medborgare och medarbetare.

4 Ansvar och uppföljning

Kommunstyrelsen har helhetsansvar för IT och dess nytta för invånare, företag och kommunal verksamhet samt den demokratiska processen. Varje nämnd och styrelse ska, i sin verksamhetsplanering, aktivt verka för att utveckling, förvaltning och drift av digitala IT-stöd drivs i linje med riktlinjen.

(9)

6(6)

Kommunledningsgruppen tillsammans med kommunens digitalisering- och IT-chef leder och samordnar tillämpning av Riktlinje för utveckling,

förvaltning och drift av digitala IT-stöd och ansvarar för att i samband med kommunens årliga verksamhetsplanering göra en omvärldsbevakning och granskning av riktlinjen. Syftet är att säkra att riktlinjen fortsatt fyller sin roll som styrverktyg för IT inom Nykvarns kommun.

5 Bilaga

1. Ordlista med definitioner

NYKVARNS KOMMUN

(10)

1(7) KOMMUNÖVERGRIPANDE RUTIN

1. Definitioner

Begrepp Förklaring

Analog hantering/förvaring av information

Hantering/förvaring av t.ex.

pappersdokument, akter, kartotek eller hängmappar. Förvaringsplatsen kan vara t.ex. arkivlokal eller aktskåp.

Användare Individ som utnyttjar

informationstillgångar.

Autentisering Kontroll av uppgiven identitet.

Dokumenthanteringsplan/

Informationshanteringsplan

Systematisk presentation av de

allmänna handlingar/information som hanteras av en myndighet.

Gallringsbeslut Beslut som medger att allmänna

handlingar får förstöras så att de inte kan återskapas.

Hemlig information Information som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och

sekretesslagen.

Hot Möjlig, oönskad händelse med negativa

konsekvenser för verksamheten.

Identitet Unik beteckning för en viss individ.

Information All information som hanteras inom hela

den kommunala verksamheten oavsett

(11)

2(7)

om den behandlas manuellt eller med IT-baserade system och oberoende av i vilken form eller miljö den förekommer.

Informationsanvändare Användare av kommunens

informationstillgångar (Medarbetare, konsulter).

Informationsförvaltare Informationsförvaltaren har det dagliga ansvaret för att upprätthålla

informationssäkerheten genom att samordna, utveckla och stödja informationssäkerhetsarbetet inom kontorets verksamhetsansvar, system eller informationstillgång.

Informationsklassning Ett formellt sätt att fastställa rätt skyddsnivå för information.

Informationssäkerhet Arbete med att skydda information så att sekretess, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet upprätthålls.

Informationssäkerhetsincident Säkerhetshändelse som kan/kunnat få/har fått allvarliga konsekvenser för verksamheten. Enskilda eller en serie av oönskade eller oväntade

informationssäkerhetshändelser vilka med stor sannolikhet kan äventyra verksamheten och hota

informationssäkerheten.

Informationstillgångar En organisations

(12)

3(7)

informationsrelaterade tillgångar.

Exempel på informationstillgångar är:

information (databaser, filer, metodik, dokument, etc.), program

(tillämpningar, operativsystem, etc.), tjänster (nätförbindelser, abonnemang, etc.), fysiska tillgångar (datorer,

datamedia, lokala nätverk, etc.).

Informationsägare Informationsägare är den som skapar

och/eller fastställer information.

It-drift I IT-drift ingår drift och övervakning av

servrar, operativsystem, databaser, nätverk med mera.

It-infrastruktur IT-infrastruktur är ett samlingsnamn på den teknik som krävs för att koppla samman datorer och system och göra det möjligt för dem att kommunicera med varandra. Till IT-infrastruktur räknas datakommunikation,

säkerhetslösningar, lagring, backup, tillgänglighet, datorarbetsplatser, skrivare, med mera.

It-system En sammansställning av datorer,

minnesenheter, program,

kommunikationsutrustningar, metoder och procedurer organiserade med uppgift att genomföra elektronisk behandling av information i syfte att

(13)

4(7)

tillgodose ett uttalat behov.

It-säkerhetsincidenter Enskilda eller en serie av oönskade eller oväntade it- säkerhetshändelser vilka med stor sannolikhet kan äventyra It-system.

Klient Klient är programvaran (hårdvaran)

som används för att komma åt en informationsresurs.

Konfidentialitet Skydd mot obehörig åtkomst till

information.

Kontinuitetsnivå Verksamhetens acceptabla nivå av

förhållandet mellan risk och kostnad.

Kontinuitetsplan för verksamheten Dokument som beskriver hur verksamheten skall bedrivas när identifierade, kritiska

verksamhetsprocesser allvarligt

påverkas under en längre, specificerad tidsperiod.

Kontinuitetsplanering En metod för att säkerställa organisationens leveransförmåga genom att planera för fortsatt verksamhet vid förlust av operativ förmåga.

Logg Insamlad information om de

operationer som utförs i ett IT- system.

Logg ger spårbarhet för händelser.

(14)

5(7)

Medarbetare Den som är anställd i Nykvarns

kommun.

Media Fysiskt objekt som innehåller data.

Operativsystem Program som skapar miljö att exekvera

andra program/system på en specifik hårdvara.

Outsourcing Drift av IT-system utförs av annan

organisation.

Personuppgiftsansvarig Personuppgiftsansvarig (PUA) Enligt GDPR är den part som bestämmer ändamålet med behandlingen av personuppgifter.

Personuppgiftsbiträdesavtal Ett skriftigt avtal mellan en personuppgiftsansvarig och ett personuppgiftsbiträde.

Policy Anger ledningens viljeinriktning och

stöd för informationssäkerhet. Policyn beskriver ”att något ska finnas”.

Riktighet Egenskap att information inte

obehörigen, av misstag eller på grund av funktionsstörning har förändrats.

Risk Produkten av sannolikheten för att ett

givet hot realiseras och därmed uppkommande skadekostnad.

Riskanalys Process som identifierar

säkerhetsrisker, bestämmer deras

(15)

6(7)

betydelse och identifierar skyddsåtgärder.

Riskhantering Samordnade aktiviteter för att leda och

styra en organisation med avseende på risk.

Sekretess Skydd för information i enlighet med

offentlighets- och sekretesslag (2009:400).

Sekretessförbehåll En inskränkning i någons rätt att

utnyttja eller lämna vidare information.

Skalskydd Skydd av fysiskt utrymme.

Skyddsvärde Det värde en informationsmängd har

efter att informationen klassats.

SLA [Service Level Agreement] Dokument som reglerar vad som överenskommits mellan systemägare och tjänsteleverantör gällande främst tillgänglighet i drift och förvaltning av visst IT-system.

Spårbarhet Möjlighet att entydigt kunna härleda

utförda aktiviteter i IT- systemet till en identifierad användare.

Sårbarhet Brist i skyddet av en tillgång exponerad

för hot.

Säkerhet Egenskap eller tillstånd som innebär

skydd mot risk i samband med insyn, förlust eller påverkan; oftast i samband

(16)

7(7)

med medvetna försök att utnyttja eventuella svagheter.

Tillgänglighet Säkerhetsprincip med innebörden att

informationstillgångar är tillgängliga för behöriga användare, i förväntad

utsträckning och inom önskad tid Ändringshantering Processen för att på ett strukturerat

sätt samla in behov och önskemål om förändring, beskriva förändringens påverkan, värdera och prioritera dessa och utifrån detta besluta och

genomföra ändringar.

Ändringshanteringsprocess En process för att göra medvetna beslut vid förändring av it- system.

Innehåller exempelvis beskrivning av förändring, riskhantering och

återställningsrutin

NYKVARNS KOMMUN

(17)

Systemförvaltning i Nykvarns kommun

Antagen av förvaltningsledningsgruppen nov 2010

RIKTLINJ E

(18)

NYKVARNS KOMMUN

Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se

1

RIKTLINJ E

Innehållsförteckning

Systemförvaltningsmodell ... 2

Förvaltningsobjekt ... 2

Organisation och roller ... 3

Systemägare ... 4

Informationsägare ... 5

Systemförvaltare (systemansvarig) ... 5

Systemadministratör ... 6

Driftansvarig ... 6

Förvaltning ... 7

Förvaltningsstyrning ... 7

Förvaltningsplan ... 7

Löpande förvaltningsarbete ... 7

Möten ... 8

Rutiner ... 8

Etablera förvaltningsmodell ... 9

Revision av förvaltningsmodell... 10

(19)

NYKVARNS KOMMUN

2

RIKTLINJ E

Systemförvaltningsmodell

Förvaltning av kommunens system ska till en rimlig kostnad skapa ett mervärde för användarna av systemet. Idag är rollerna inom systemförvaltningen otydliga,

kostnaderna är svåra att överblicka och verksamheternas IT-stöd är otydligt. Därför har en förvaltningsmodell tagits fram för kommunen. Systemförvaltningsmodellen lyfter fram verksamheternas behov och fokuserar inte enbart på systemet och tekniken utan även på verksamheten och dess processer.

En systemförvaltningsmodell består av metoder och verktyg för att förvalta kommunens system. Metoder är exempelvis rutiner och beslutsfattande, verktyg är mallar eller IT-system. Modellen syftar till att

• skapa tydliga roller

• definiera mål för IT-stöd till medarbetare och kommuninvånare

• tydliggöra de ekonomiska resurserna och få underlag för uppföljning

• skapa möjligheter för ett ökat samarbete mellan verksamheterna Med en gemensam förvaltningsmodell för kommunen ska satsade pengar kunna relateras till mål och aktiviteter och möjliggöra uppföljning av aktiviteter.

Förvaltningsobjekt

Ett förvaltningsobjekt är en definition på en avgränsad del som kan liknas vid en tårtbit med verksamheten, processer, applikation och den tekniska plattformen.

Ett förvaltningsobjekt kan med andra ord bestå av en del av ett system eller flera system beroende på hur verksamheten och dess processer definieras.

Teknik Processer

Verksamhet

Applikation

(20)

NYKVARNS KOMMUN

3

RIKTLINJ E

Organisation och roller

För varje förvaltningsobjekt ska det finnas en styrgrupp som är beslutande och en förvaltningsgrupp som är operativ.

Styrgruppen bemannas lämpligen av systemägare och IT-chef. Systemägare har det ekonomiska ansvaret för objektet (systemet) och IT-chef har det strategiska och operativa ansvaret för IT-verksamheten och IT-infrastruktur.

Förvaltningsgruppen bemannas i ett virtuellt team med kompetens och erfarenheter från objektets olika delar (verksamhet, processer, applikationer och teknik).

Systemförvaltaren har samordningsansvaret och ger förslag på förvaltningsgrupp utifrån verksamheten. Förvaltningsgruppen kan bestå av enbart systemförvaltare och drifttekniker men bör utökas efter förvaltningsobjektets påverkan och användning i olika verksamheter.

Det är av vikt att definiera ansvar och befogenheter för de olika roller i förvaltningsstyrning. Nedan visas en tabell som beskriver detta.

Ansvar Beskrivning Exempel på roll

Strategisk nivå Strategiska beslut som tas i verksamheten ingår inte i förvaltningsarbetet men påverkar dess arbete

Kommunchef,

Resultatchef, Systemägare, IT-chef

Budget nivå Godkänner

förvaltningsplaner, tecknar avtal. Beslutar om

indragning alternativt utökning av resurser. Ingår i styrgruppen.

Systemägare, IT-chef

Beslutsnivå Verkställande ansvar för att förvaltningsobjektet

fungerar enligt beslutad förvaltningsplan. Prioriterar och genomför ändringar inom resursramar.

Bemannar

förvaltningsgrupp.

Systemförvaltare

Operativ nivå Operativt arbete med förvaltning. Exempelvis genomför ändringar, medverkar vid

Systemförvaltare, systemadministratör driftansvarig

(21)

NYKVARNS KOMMUN

4

RIKTLINJ E

användarstöd, driftaktiviteter.

Rollerna inom budgetnivå och beslutsnivå kan aldrig innehas av samma person. Likaså kan flera personer inte inneha rollerna på budgetnivå och beslutsnivå. D v s det ska bara finnas en systemägare och en systemförvaltare.

Systemägare

Systemägaren har det övergripande ansvaret och fattar de strategiska besluten om systemet. En systemägare måste alltid vara en fysisk person och är ofta chef för den verksamhet som har huvudintresse av systemet.

 Har det övergripande ansvaret för systemet

 Har det yttersta ansvaret för IT-säkerhet inom och runt det egna systemet

 Ansvarar för att styrande IT-säkerhetspolicys och riktlinjer gäller inom och runt det egna systemet

 Ansvarar för att ta fram en systemsäkerhetsplan för systemet

 Ansvarar för att ta fram manuella rutiner som kan användas vid ett systemavbrott

 Har budgetansvar för systemet vad gäller drift, förvaltning, utveckling och eventuell avveckling

 Ansvarar för prioritering av aktiviteter runt systemet

 Ansvarar för att förvaltningsplan tas fram i samråd med IT-chef

 Ansvarar för att följa upp förvaltningsplan avseende aktiviteter, budget och mål

 Ansvarar för att vidareutveckling av systemet överensstämmer med framtagna mål, policys och riktlinjer

 Säkerställer att systemets informationsinnehåll kan exporteras/importeras till andra berörda system

 Ansvarar ytterst för att användarna har rätt kompetens för att använda systemet

 Utser systemförvaltare

(22)

NYKVARNS KOMMUN

5

RIKTLINJ E

Informationsägare

Informationsägaren ansvarar för informationen som hanteras inom systemet. Denna roll är en chefsroll och sammanfaller ofta med systemägaransvaret.

 Ansvarar för att registrering av PUL-uppgifter sker enligt gällande policys och riktlinjer

 Ansvarar för att informationens tillförlitlighet och tillgänglighet följer uppsatta mål, policys och riktlinjer

 Ansvarar för att informationen skyddas mot obehörig åtkomst

 Säkerställer att systemet har ett erforderligt behörighetskontrollsystem

 Säkerställer att det finns rutiner för åtkomst till information i systemet

 Definierar krav på lagring av data och arkivering samt att informationen går att återskapa

Systemförvaltare (systemansvarig)

Systemförvaltare förvaltar systemet på uppdrag av systemägare, dvs inom givna ekonomiska ramar och fastställd förvaltningsplan. Systemförvaltare har det

funktionella ansvaret för systemet. För större system kan en systemförvaltare ha hjälp av en systemadministratör.

 Har huvudansvar för systemets förvaltning

 Ansvarar för systemets IT-säkerhet enligt policys och riktlinjer

 Rapporterar fortlöpande till systemägare ekonomi, status och avvikelser

 Ansvarar för att en förvaltningsplan tas fram

 Tillsätter förvaltningsgrupp

 Analyserar och ser till att driftstörningar åtgärdas

 Upprättar och följer upp rutiner för behörighetsadministration

 Föreslår erforderlig utveckling och anpassning av systemet

 Ansvarar för genomförandet av aktiviteter enligt förvaltningsplan

 Ansvarar för att dokumentation av systemet är uppdaterad

 Svarar för att programlicenser finns i tillräcklig omfattning för systemet

(23)

NYKVARNS KOMMUN

6

RIKTLINJ E

 Informerar användarna om förändringar och driftstörningar

 Verkar för att användarna har den utbildning/kompetens som krävs för att använda systemet

 Följer upp och analyserar inrapporterade problem och önskemål från användare

 Följer upp och analyserar användarnas behov av utveckling av systemet

 Sammankallar till förvaltningsstyrningsmöten och styrgruppsmöten

 Utser systemadministratör i samverkan med linjechef

Systemadministratör

Systemadministratören har i uppdrag att administrera systemet för exempelvis en grupp av användare, en enhet eller avdelning. För mindre system är systemförvaltaren ofta systemadministratör.

 Tillhandahåller användarstöd för systemet

 Genomför intern användarutbildning

 Informerar användarna

 Rapporterar störningar till systemförvaltare

 Administrerar användarnas behörighet till systemet efter anvisningar från systemförvaltare/systemägare

 Agerar första linjen support gentemot användare avseende system och teknisk miljö

 Eskalerar problem vidare till andra linjen support vid behov

Driftansvarig

Ansvarar för drift och underhåll av systemet på uppdrag av systemägare och systemförvaltare. Driftansvarig medverkar vid framtagandet av förvaltningsplan.

Driftansvarig kan vara en leverantör.

 Ansvarar för daglig drift och underhåll av systemet enligt anvisningar från systemägare/systemförvaltare

 Utför säkerhetskopiering enligt informationsägarens/systemägarens krav

 Agerar andra linjen support och eskalerar tekniska driftproblem till produktleverantören vid behov

 Agerar kontaktperson vid tekniska frågor gentemot produktleverantör

(24)

NYKVARNS KOMMUN

7

RIKTLINJ E

 Säkerställer tekniska förutsättningar för kommunikation/samverkan med andra system

 Föreslår erforderlig uppgradering av hårdvara

 Ansvarar för att systemsäkerhetsplan efterföljs vad gäller drift och underhåll av systemet

 Säkerställer att fastställda driftrutiner efterföljs

 Informerar systemförvaltare om driftstörningar i systemet

 Tar fram systemdokumentation enligt framtagen mall

 Installerar nya versioner av systemet enligt fastslagen förvaltningsplan

Förvaltning

Förvaltningsstyrning

Förvaltningsstyrning är arbetet med :

 utarbetande av en förvaltningsplan

 uppföljning av förvaltningsarbetet

 regelbundna möten

 rapportering till styrgrupp

 informationsspridning

 utvärdering av IT-stöd.

Det är med andra ord åtgärder som syftar till att administrera och styra förvaltningsarbetet.

Förvaltningsplan

Förvaltningsplanen är en årsvis plan med mål för förvaltningsobjektet, vilka aktiviteter som ska utföras, budget för att genomföra mål och aktiviteter och en tidplan.

Förvaltningsplanen initieras av systemförvaltare och tas fram i förvaltningsgruppen.

Förvaltningsplanen redovisas sedan för förvaltningsobjektets styrgrupp.

När man sätter upp mål för förvaltningsobjektet ser man till verksamheters krav och uppställda mål. Det kan även vara intervjuer med nyckelpersonal.

Se bilaga Förvaltningsplan Nykvarn.

Löpande förvaltningsarbete

Förvaltningsarbetet fortskrider under året och består av bland annat av användarstöd och ändringshantering. Drift och produktion av systemet ligger utanför

(25)

NYKVARNS KOMMUN

8

RIKTLINJ E

förvaltningsarbetet men dess verksamhet påverkar i stor grad förvaltningen av systemet.

 Användarstöd är åtgärder för att ge användarna stöd vid problem och åtgärder för att förebygga problem (ex vis utbildning)

 Ändringshantering är det som hanteras från det att behov uppstår till ändring av förvaltningsobjektet. Det kan vara rättningar, anpassningar, förbättringar eller borttag

Möten

Varje förvaltningsgrupp för respektive förvaltningsobjekt bestämmer antal möten inom förvaltningsgruppen, men 4 möten/år är ett riktvärde. Systemförvaltaren rapporterar till styrgrupp, som riktvärde 2 gånger/år.

Rutiner

Det är viktigt att bygga upp rutiner för hur förvaltningsarbetet ska fortlöpa.

Förvaltningsgruppen ska dokumentera hur användarstödet ska hanteras och vilka kanaler användaren ska använda sig av för att få stöd. Likaså hur nya användare hanteras med tillgång till processer och system.

Ändringshanteringen dokumenteras från det att behov kommer in, att ärenden bereds och prioriteras till att de åtgärdas.

När en uppdatering eller en ny version av ett system ska implementeras dokumenteras hur versionen testats och godkänns innan driftsättning. Likaså ska uppföljning av den nya versionen/uppdateringen ske.

Respektive förvaltningsgrupp tar fram rutiner för sitt förvaltningsobjekt.

Checklista rutiner Användarstöd : - helpdesk - ärendehantering

- användaradministration - utbildning

Ändringshantering : - behov

- beredning ärenden - prioritering ärenden - åtgärder

(26)

NYKVARNS KOMMUN

9

RIKTLINJ E

Driftsättning : - test

- godkännande - uppföljning

Etablera förvaltningsmodell

För att etablera förvaltningsmodellen inom kommunen initierar IT-chef möten med samtliga systemförvaltare för att gå igenom modellen. Därefter sätter systemförvaltare upp förvaltningsorganisation i samråd med IT-chef. Förvaltningsgrupp definierar förvaltningsobjektet och dess relationer till andra system och sätter upp rutiner med stöd av IT-chef. En förvaltningsplan för 2011 tas fram för varje förvaltningsobjekt och förankras med styrgrupp.

Tidplan etablering

Datum Aktivitet Berörda

2010-11-17 Presentation av

systemförvaltningsmodell

FLG, IT-chef 2010-11-24 Fastställande av

förvaltningsorganisation

FLG/Systemägare

2010-12-01 Genomgång av

systemförvaltningsmodell med systemförvaltare

Systemförvaltare, IT-chef

2010-12-02 -- 2010-12- 23

Framtagning av

förvaltningsorganisation, objekt, rutiner,

förvaltningsplan m.m

Förvaltningsgrupp, IT-chef

-- 2011-01-10 Presentation av förvaltningsplan

Systemförvaltare, Styrgrupp

(27)

NYKVARNS KOMMUN

10

RIKTLINJ E

Revision av förvaltningsmodell

Ägare av förvaltningsmodellen är kommunens IT-chef som gör eventuella revideringar av modellen efter förankring med förvaltningsorganisationerna.