Användarmeddelande
Ny programversion Flex Lön version 19.3a
Bäste kund!
På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i Flex Lön version 19.3a . Bland nyheterna kan nämnas utökad karenshantering för olika avtalsvarianter samt en rapport för sammandrag av AGI.
Med vänlig hälsning Flex Applications
Innehåll
NYHETER FLEX LÖN VERSION 19.3A ... 3
KARENSHANTERING FÖR FLER AVTAL ... 3
Sjuklön efter karensperiodens slut ... 3
Olika sjukavdrag/sjuklön för hel dag och del av dag ... 3
AGI – RAPPORT MED SAMMANDRAG ... 4
CSR-FÖRFRÅGAN BYTER NAMN TILL FOS-FÖRFRÅGAN ... 5
SVENSKA KYRKAN – FÖRÄNDRINGAR I LÖNESTATISTIKEN ... 5
Nya befattningskoderna BKSK ... 5
Frånvaro hela oktober ... 5
Lönedefinition ... 5
Förändrade styrkoder ... 5
SVENSKA KYRKAN – FÖRÄNDRINGAR I PENSIONSRAPPORTERINGEN ... 6
Anställningsperioder ... 6
Löneform hämtas från anställningsperioden ... 6
Löneväxling ... 6
Ändrade fält för redovisning ... 6
Kontroller ... 6
KPA – FÖRÄNDRINGAR I HALVÅRSRAPPORTERINGEN FÖR AKAP-KL ... 7
Nyheter Flex Lön version 19.3a
Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv – Behörighetsgrupper FLEX Lön, flik Menyer, så att nya funktioner blir tillgängliga.
Karenshantering för fler avtal
Den 1 januari 2019 trädde de nya karensreglerna i kraft som berör alla arbetsgivare i Sverige.
Lagtexten är formulerad så att sjuklön ska betalas ut under dag 1 - 14 samt att ett karensavdrag ska göras med 20% av genomsnittlig veckosjuklön. I kollektivavtalen regleras sedan hur detta ska göras i praktiken, och där har det visat sig finnas en stor variation på hur lagen ska tillämpas.
De övergripande reglerna för karenshantering har vi samlat under Inställningar – Personalkategorier, fliken Karens. Här har vi lagt in två nya inställningar som beskrivs nedan.
Utöver dessa inställningar är det inställningar på lönearterna, såsom löneartsformler, som styr hur beräkningen ska göras.
Sjuklön efter karensperiodens slut
Vissa avtal har skrivelser som innebär att sjuklön och sjukavdrag inte ska göras från sjukperiodens start, utan först efter karensperiodens slut. Om en anställd går hem efter halva dagen på måndag och därefter är sjuk hela veckan tänker man sig att sjuklön ska betalas för halva tisdagen och resten av veckan (om karensperioden blir halva måndagen och halva tisdagen).
För att aktivera denna hantering kryssar du för berörda personalkategorier i inställningen på fliken
Karens. Det man också behöver tänka på är att lönearten för karensavdrag måste vara markerad med frånvaroorsaken sjukdom, eftersom denna uppsättning innebär att perioden för sjuklön och karensavdrag inte överlappar. Ett tips är att kontrollera att sjukperioden ser riktig ut i kalendariet. Formeln för karensavdrag behöver också anpassas till avtalets beräkning.
Olika sjukavdrag/sjuklön för hel dag och del av dag
I vissa kollektivavtal beräknas sjukavdrag och sjuklön per dag istället för ett timpris. Av dessa förekommer det några avtal där man ska göra avdrag/sjuklön per dag om man är frånvarande
hela dagen, men avdrag/sjuklön per timme vid sjukdom del av dag. Eftersom man inte kan ha olika enhet på en och samma löneart måste man därför ha olika lönearter för sjukavdrag och sjuklön för hel dag och del av dag.
För att aktivera denna hantering kryssar du för berörda personalkategorier i inställningen på fliken Karens. Du anger därefter vilken löneart som ska användas för del av dag. Den systemfasta lönearten för sjukdom dag 1 - 14 kommer användas för hel dag, vilket också visas i inställningarna.
Formlerna på de olika lönearterna måste anpassas
för att stämma överens med beräkningen enligt ert kollektivavtal.
AGI – Rapport med sammandrag
Efter det att reformen med Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) infördes är det många som saknat ett sammandrag av månadens kostnader för att t.ex. lämna som underlag till ekonomi. Det som främst efterfrågats är just en sammanställning för underlag och beräkning av arbetsgivaravgifter per åldersgrupp, avdrag på arbetsgivaravgiften samt dragen preliminärskatt.
Sammandraget tar du ut under Arbeta med – Arbetsgivardeklaration på individnivå. Ta fram önskad redovisningsperiod och klicka på knappen Sammandrag i knappraden.
CSR-förfrågan byter namn till FOS-förfrågan
Inför varje nytt beskattningsår ska man som löneutbetalare hålla sig uppdaterad på vilken skattetabell och vilket eventuellt jämkningsbeslut som gäller för de anställda. Detta görs till Centrala Skatteregistret, CSR, med en s.k. CSR-förfrågan. Under 2019 har Skatteverket bytt namn på tjänsten för CSR-förfrågan till Fråga Om Skatteavdrag, förkortat FOS.
Förutom ett ändrat namn kommer rutinen i Flex Lön vara oförändrad. Precis som tidigare skapar du en frågefil som du skickar till Skatteverket. Därefter får du en svarsfil som du läser in i Flex Lön. Rutinerna hittar du under Servicerutiner – FOS förfrågan, samt Servicerutiner – FOS återinläsning.
Svenska Kyrkan – Förändringar i lönestatistiken
Lönestatistiken som enheter i Svenska Kyrkan ska rapportera till SCB via Statisticon avseende oktober varje år har genomgått en rad förändringar för rapporteringen 2019. Den största förändringen är att befattningskoderna BSF byts ut mot BKSK i rapporteringen, men det finns även många andra delar i rapporteringen som förändras.
Nya befattningskoderna BKSK
I och med att BSF-koderna ersätts med BKSK behöver hanteringen i statistiken göras om.
Uppgifterna för BKSK-koderna rapporteras i filen under delen med styrkoder på följande sätt:
Styrkod 936 – Yrkeskod (BKSK - etikett) Etikett - delen från BKSK som hämtas från personregistret.
Styrkod 938 – Ansvarstyp
Sju flaggor som markerar de sju olika ansvarstyperna. Exemplet enligt bilden blir då ”1110000”.
Styrkod 939 – Ansvarsnivå
Ansvarsnivåerna A, B, C eller ingen hämtas från personregistret.
Frånvaro hela oktober
Om en anställd varit frånvarande hela oktober månad ska detta redovisas med en etta i styrkod 930. Annars ska det vara en nolla här.
Lönedefinition
I styrkod 996 ska information om hur den redovisade lönen i styrkod 051 hämtats eller beräknats. Det vill säga om det handlar om en deltidslön, heltidslön, timlön eller faktiskt utbetald lön. I Flex Lön redovisas alltid heltidslönen för månadsavlönade eller timlönen för timavlönade. Därför kommer värdet i denna styrkod vara 3 vid timlön och 2 vid månadslön.
Förändrade styrkoder
Utöver ovan nämnda har ett flertal andra styrkoder förändrats. Vissa har tagits bort, andra har fått nya nummer. För mer information, se instruktionen från Statisticon.
Svenska Kyrkan – Förändringar i pensionsrapporteringen
Inför rapporteringen till Kyrkans pensionskassa gällande rapporteringsår 2019 har det gjorts ett antal förändringar.
Anställningsperioder
Tidigare fanns det en logik för att två efter varandra följande anställningsperioder skulle slås ihop vid rapportering. Då detta skapar en krångligare logik som både riskerar fel och missförstånd har vi i samråd med Xlent, som ansvarar för den tekniska insamlingen, beslutat att inte längre slå ihop några anställningsperioder. Detta gäller både då man har flera anställningsperioder på samma anställningsnummer och då man har flera anställnings- nummer.
Löneform hämtas från anställningsperioden
Löneformen som redovisas per anställningsperiod hämtas nu också från angiven löneform på just anställningsperioden.
Löneväxling
För att löneväxling ska vara kostnadsneutral för arbetsgivaren räknas beloppet för löneväxlingen upp med 5,8% i rapporteringen.
Då endast anställda födda 159 eller senare får löneväxla tas endast uppgifter om löneväxling med för dessa.
Ändrade fält för redovisning
Överenskommen lön
För månadsavlönade ska nu också månadslön heltid rapporteras.
Löner
Rapporteringen är förändrad så att löneuppgifter inte redovisas separat, utan som en del av anställningsperioden.
Avslutskoder
Avslutskoder har tagits bort från redovisningen. Dessa användes bara för att hantera situationen då en anställd slutat i december men fått slutlön i januari. Istället löses den situationen med ett nytt fält i filen.
Tjänstledighet
Tidigare redovisades endast tjänstledigheter på 100%, men från och med redovisningsår 2019 ska alla tjänstledigheter redovisas.
Kontroller
För att så tidigt som möjligt fånga upp fel i underlaget har vi lagt in ytterligare kontroller vid skapande av underlaget. Följande kontroller är tillagda:
BKSK-etikett måste finnas.
Timanställda måste ha arbetade dagar, månadsavlönade får inte ha arbetade dagar.
E-postadress till kontaktperson måste finnas.
EmploymentID måste finnas för samtliga anställningsperioder.
KPA – Förändringar i halvårsrapporteringen för AKAP-KL
2018 infördes halvårsrapportering för anställda som tillhör pensionsavtalet AKAP-KL och rapporteras till KPA. Vid rapporteringen det året upptäcktes ett problem med de rapporterade anställningsdatumen. De anställningsperioder som redovisas i filen för andra halvåret måste stämma överens med de anställningsperioder som skickades i filen för det första halvåret. I Flex Lön version 19.3a är detta justerat så att rapporteringen avseende juli till december tar med anställningsperioder för hela året.
