Användarmeddelande
Ny programversion Flex Lön version 18.3a
Bäste kund!
På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i Flex Lön version 18.3a under 2018. Bland nyheterna kan nämnas hantering för nya reglerna gällande karensavdrag och förbättrad funktionalitet för AGI – Arbetsgivardeklaration på individnivå.
Med vänlig hälsning Flex Applications
Innehåll
NYHETER FLEX LÖN VERSION 18.3A ... 3
KARENSAVDRAG ERSÄTTER KARENSDAG ... 3
AGI – BOKFÖRING AV ARBETSGIVARAVGIFTER ENLIGT NYA BERÄKNINGEN ... 3
AGI – SUMMOR OCH KOLUMN FÖR FÖRMÅN ... 3
NYTT PENSIONSAVTAL TPA 18 FÖR SVENSKA KYRKAN ... 4
KYRKANS LÖNESTATISTIK GÖRS OM ... 4
URVAL PÅ FRIA BEGREPP I RAPPORTEN SEMESTERSALDO ... 4
WILDCARDS I FILNAMN VID EXPORT AV RAPPORTER TILL PDF ... 4
KONCERNIMPORT AV KOSTNADSFÖRDELNING VIA FLEX SERVICE ... 5
Flytta importerade filer ... 5
Importera flera filer på en gång ... 6
Schemalägga import i Flex Service ... 6
FORMELVARIABEL FÖR INTERMITTENT ARBETSVECKA ... 6
SPV – FÖRÄNDRINGAR I PA16 ... 6
STÖD FÖR TLS 1.2 (OFFICE365) VID MAILUTSKICK FRÅN FLEX PORTAL ... 7
Nyheter Flex Lön version 18.3a
Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv – Behörighetsgrupper FLEX Lön, flik Menyer, så att nya funktioner blir tillgängliga.
Karensavdrag ersätter karensdag
Från och med den 1 januari 2019 gäller nya regler för karens vid sjukdom. Reglerna för karensdag slopas och ersätts av ett karensavdrag för att det avdrag som görs ska vara rättvist och förutsägbart. Avdraget är 20 procent av den sjuklön man får vid sjukfrånvaro en genomsnittlig arbetsvecka.
Hur detta avdrag ska beräknas kan styras av ditt kollektivavtal.
Flex Lön kommer givetvis ha stöd för de nya reglerna vid årsskiftet. De nya reglerna kommer innebära att en ny löneart för karensavdrag behöver sättas upp med en beräkningsformel enligt den beräkning som gäller för just dig.
Vi kommer ta fram en separat instruktion som förklarar de nya reglerna samt hur du ska göra inställningarna i systemet. Instruktionen kommer att finnas tillgänglig på vår hemsidas kundzon så snart den är klar. Vill du ha hjälp med dessa inställningar behöver du i god tid boka en konsult för detta.
AGI – Bokföring av arbetsgivaravgifter enligt nya beräkningen
I och med införandet av Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) har reglerna för öresavrundning förändrats. I AGI kapas alla ören per individ och fält, vilket innebär att det kan bli en relativt stor skillnad jämfört med den gamla beräkningen, där man först
summerade underlaget för hela företaget och därefter kapade ören. Då samtliga arbetsgivare från den 1 januari 2019 omfattas av reglerna för AGI har beräkningen i bokföring av arbetsgivaravgifter anpassats för de nya reglerna.
Du behöver inte göra något för att få tillgång till denna funktion. Flex Lön beräknar i
bokföringen automatiskt arbetsgivaravgifter på lön utbetald efter den 1 januari 2019 enligt de nya reglerna.
AGI – Summor och kolumn för förmån
Funktionen för AGI har kompletterats med en kolumn för förmåner samt en summering för brutto, förmåner och skatt. Syftet är att ytterligare underlätta vid avstämningar.
Nytt pensionsavtal TPA 18 för Svenska kyrkan
Det nya pensionsavtalet TPA 18 gäller för Svenska kyrkan från den 1 januari 2018. Detta innebär förändringar i rapporteringen av pensionsgrundande lön för inkomstår 2018 som sker i januari 2019 för att hantera det nya avtalet. För mer information om vad som gäller för rapporteringen med det nya avtalet, se vår separata instruktion som finns tillgänglig på vår hemsidas kundzon.
Kyrkans lönestatistik görs om
Rapporteringen av lönestatistik för Svenska kyrkan har gjorts om inför rapporteringen 2018 på uppdrag av Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation. För att underlätta rapporteringen kommer denna att vara mer lik rapporteringen till SCB och Svenskt Näringsliv. För mer information om den nya rutinen, se vår separata instruktion som finns tillgänglig på vår hemsidas kundzon.
Urval på fria begrepp i rapporten Semestersaldo
Rapporten Semestersaldon har kompletterats med möjlighet att göra urval på fria begrepp.
Detta är användbart för dig som har byggt upp grupperingar av anställda med hjälp av egna begrepp och behöver ta ut rapporten för en sådan grupp.
Du kan också välja att visa fria begrepp för respektive anställd i rapporten genom att kryssa i valet Visa fria begrepp.
Wildcards i filnamn vid export av rapporter till PDF
Funktionen för att exportera en hel rapportbeställning till PDF med ett knapptryck har nu kompletterats med möjligheten att använda wildcards i filnamnen per rapport. Det gör det möjligt att återanvända samma rapportbeställning varje månad och automatiskt få dagens datum eller utbetalningsdatum i filnamnet. På så sätt riskerar man inte att skriva över förra månadens filer.
Wildcards kan användas i fältet för PDF-filnamn som i exemplet nedan:
Resultatet av exporten till PDF blir då dessa fyra PDF-filer som alla inleds med utbetalningsdatumet (2018-07-25).
Följande wildcards finns att använda:
Wildcard Funktion
{ftgnr} Företagsnummer
{ftg_namn} Företagets namn
{datum} Dagens datum
{utbdatum} Utbetalningsdatum som gäller för periodens rapporter, dvs.
senaste avräknade löneperioden. Denna fungerar bara för
periodens rapporter. Om man använder den för andra rapporter, såsom rapporter under historik eller personal får man istället dagens datum.
Detta wildcard kan bara användas i Flex Lön.
Wildcards för företagsnummer och namn är användbara då man har en koncern eller en löneservicebyrå som hanterar flera företag. På så sätt kan man få företagets namn och nummer i filnamnet för att underlätta hanteringen.
Koncernimport av kostnadsfördelning via Flex Service
Följande tillägg har gjorts i funktionen för att importera kostnadsfördelning till anställda i personregistret.
Flytta importerade filer
Man kan nu i importmallen välja att en fil, efter att den importerats, flyttas av systemet till en OLD-mapp i samma mapp som filen ligger i vid import. För att aktivera denna funktion väljer du i importmallen att Flytta importerade filer.
Importera flera filer på en gång
Du kan nu i importmallen välja att importera flera filer på en gång genom att använda wildcards i sökvägen. Detta är användbart om du t.ex. i en koncern har en fil per företag och vill importera dessa vid samma import. Om du anger en asterisk (*) i sökvägen importeras alla filer med samma filnamn, där asterisken kan vara vad som helst i filnamnet. Exempelvis c:\temp\*.txt importerar alla .txt-filer i mappen C:\temp\. Följande exempel importerar alla filer som börjar med filnamnet ”kostnadsfördelning” och har filändelsen ”.txt”.
Schemalägga import i Flex Service
Det finns nu också möjlighet att schemalägga en import av kostnadsfördelningar via Flex Service. På så sätt kan man t.ex. schemalägga att en import ska göras varje natt om ett annat system skapar filer som ska importeras.
Formelvariabel för intermittent arbetsvecka
En ny formelvariabel för att avgöra om den anställdes semesteravtal är inställt på hantering för bruttosemester eller nettosemester har lagts till som kan användas i lönearternas formler.
Formelvariabeln heter ”SemIntermittent” och returnerar ett ”B” om man använder
bruttosemester eller ett ”N” om man använder
nettosemester. Med hjälp av denna variabel kan du skapa formler som kan hantera både bruttoberäkning och nettoberäkning.
Till höger finns ett exempel på hur man kan använda formelvariabeln för att testa vilket typ av avtal en anställd har.
SPV – Förändringar i PA16
Från och med den 1 januari 2019 uppdateras tjänstepensionsavtalet PA16 med några förändringar som påverkar pensionsunderlaget som redovisas till SPV. Alla detaljer kring förändringarna hittar du i vår separata instruktion för pensionsrapportering till SPV.
Stöd för TLS 1.2 (Office365) vid mailutskick från Flex Portal
Vi har nu byggt in stöd i Flex Portal för att kunna skicka mejl med TLS 1.2, vilket innebär t.ex.
stöd för Office 365. Exempel på mejl som skickas från portalen är när en anställd lägger in en frånvaroansökan direkt i portalen och ett meddelande går ut till chefen om detta. Ett annat exempel är mejl som skickas vid återställning av lösenord från inloggningssidan.
Inga inställningar behöver göras för detta utöver de generella inställningarna för e-post under Arkiv – Systeminställningar, fliken E-post.
