Mitt i en pandemi – erfarna
aktörers teorier om framtidens kontor
In the midst of a pandemic – theories of the future office by experienced actors
Författare: Ida Bexell & Johanna Lindskog Handledare: Kristina Harrysson, LBE Arkitekt Handledare företag: Christian Lunde, LBE Arkitekt Examinator: Björn Mattsson
Examensarbete i byggteknik
Sammanfattning
I mars år 2020 konstaterades det att covid-19 är en pandemi. Till följd av
coronapandemin har många kontorsanställda tvingats, eller valt att arbeta hemifrån.
Distansarbetet har i sin tur inneburit att många företags kontorslokaler har stått tomma och att kontorets framtid har ifrågasatts.
Kontoret har varit en plats dit anställda åker för att utföra arbetsuppgifter, träffa kollegor och kunder. En plats som skapar utrymme för erfarenhetsutbyte, interaktioner och innovativa lösningar på problem. Pandemin har gjort att möjligheten till fysiska möten har begränsats och i stor utsträckning ersatts helt av digitala möten. Trots att det koncentrerade arbetet har fungerat bra hemifrån lever behovet av fysiska möten kvar.
Pandemin har inneburit en acceleration av den tekniska utvecklingen och kontorets framtid är något som diskuteras flitigt. Syftet med arbetet är att undersöka vilka funktionsbehov det finns för kontoret som arbets- och mötesplats efter år 2020. För att undersöka vilka funktioner kontor behöver i framtiden har personer med olika yrkesroller och erfarenheter av kontorsutveckling intervjuats. Examensarbetet baseras på intervjuer som resulterat i respondenternas egna teorier och erfarenheter av trender i kontor.
Resultatet visar att arbete på distans leder till problem med uteblivna erfarenhetsutbyten och gör det svårt att skapa nya relationer. Det är därför viktigt för företag att ha en fysisk mötesplats, där fysiska möten kan ske som bidrar till relationsbyggandet. Resultatet visar att kontoren sällan har anpassats till företaget och de anställdas individuella behov utan att det i stället har utförts generella lösningar. Genom att skapa generella lösningar tillgodoses inte behovet av optimerade arbetsytor. Arbete på distans har gjort det svårt för medarbetare att känna tillhörighet till företaget. Företagskulturen och identitetsskapandet är viktigt för att både attrahera kunder och arbetstagare men också för att motivera medarbetarna att nå företagens interna mål.
Ett kontorefter år 2020 ska vara en plats som är optimerad för verksamheten och en plats som stimulerar till produktivitet för varje individ. Nyvunna erfarenheter av distansarbete har lett till att kontoret behöver utvecklas i takt med den tekniska utvecklingen. Kontoret behöver vara en plats som är optimerad för impulser, möten, erfarenhetsutbyte och samtidigt en plats som skapar företagets kultur och identitet.
Nyckelord: kontor, kontorslokal, arbetsplats, mötesplats, kontorsutveckling, distansarbete, digitalisering, funktionsbehov, pandemi, covid-19
Abstract
In March 2020 the covid-19 pandemic was confirmed. Due to the pandemic, many office employees have been forced or have chosen to work from home. Distance work
implicated that many office spaces have been left empty, and the future of the office is now questioned.
The office has been a place where employees go to fulfill workassignments, meet colleagues and clients. A place that creates space for exchange of experience, interaction and innovative solutions to problems. The pandemic has limited the possibility of physical meetings and to a great extent changed to digital meetings. Even though the concentrated assignments have been successfully practiced from home, the need of physical meetings has been made obvious.
The pandemic has resulted in an acceleration of the technical development and the future of the office has been much discussed. The purpose of this bachelor thesis is to examine the needs of the office as a meeting- and workplace after the year of 2020. To investigate the functions of the future office, several people with different work roles and
experiences of office development has been interviewed. This bachelor thesis is based on interviews and the results of the respondents own theories and experiences of office trends.
The findings in the study reveals that a great office is a place that is optimized for the business and a place that stimulate productivity for every individual. Newly found experiences has led to the conclusion that the office has to develop in the same pace as the technological development. The office needs to be a place for impulses, meetings, exchange of experience and at the same time a place that creates the company’s culture and identity.
Keywords: office, office space, workplace, meeting place, office development, distance work, digitalization, needs of function, pandemic, covid-19
Förord
Detta examensarbete är genomfört och skrivet av Ida Bexell och Johanna Lindskog.
Arbetet fulländar en kandidatexamen inom byggteknik genom programmet Byggnadsutformning på Linnéuniversitet i Växjö.
Programmet Byggnadsutformning är en kombination av byggnadstekniska- och arkitekturorienterade ämnen. Detta arbete undersöker vilka funktioner framtida kontor bör erbjuda, som i sin tur ligger till grund för utformningen av en lokal.
Vi vill tacka våra handledare Kristina Harrysson och Christian Lunde från LBE Arkitekt som har stöttat oss och varit engagerade genom hela arbetets gång. Tack till alla
respondenter som har tagit sig tid och givit oss intressanta intervjuer till detta arbete men också bidragit med lärdomar till vårt kommande arbetsliv. Vi vill även tacka våra fantastiska klasskamrater som har präglat våra år på Linnéuniversitetet.
Ida Bexell & Johanna Lindskog Växjö, 14 juni 2021
Innehållsförteckning
1 Introduktion ... 1
1.1 Bakgrund och problembeskrivning ... 1
1.2 Syfte ... 2
1.3 Avgränsningar ... 2
2 Teoretiska utgångspunkter ... 3
2.1 Förklaringar av begrepp ... 3
2.2 Kontorets historia ... 4
2.3 Kontorstyper ... 4
2.3.1 Trälhav ... 4
2.3.2 Cellkontor ... 4
2.3.3 Öppet kontor ... 5
2.3.4 Aktivitetsbaserat kontor ... 5
2.3.5 Coworking-kontor ... 6
2.3.6 Kontorshotell ... 6
2.4 Läge ... 6
3 Metod och genomförande ... 7
4 Resultat ... 9
4.1 Anpassad lokal som optimerar verksamheten ... 9
4.2 Plats för möten och kreativt arbete ... 10
4.3 Variation i kontorsmiljöerna ... 11
4.4 Delade kontorsytor ... 11
4.5 Branding och identitetsskapande ... 13
4.6 Attraktiva mötesplatser ... 14
4.7 Efterfrågan efter år 2020 ... 14
5 Analys ... 17
5.1 Analys och diskussion av resultat ... 17
5.1.1 Lokal anpassad för arbetsuppgiften ... 17
5.1.2 Minskade kontorsytor ... 17
5.1.3 Kontorstrenden efter år 2020 ... 17
5.1.4 Fortsatt önskan om kontor ... 18
5.1.5 Digitala och fysiska möten ... 18
5.1.6 Samnyttjan av ytor ... 19
5.1.7 Företagskultur och identitet ... 19
5.2 Analys och diskussion av metod och genomförande ... 20
Källförteckning ... 23 Bilagor ... 25
1 Introduktion
Coronaviruset identifierades först av de kinesiska myndigheterna i staden Wuhan i början av januari år 2020 (Folkhälsomyndigheten [Fohm] 2020a). I mars år 2020 konstaterade Världshälsoorganisationen WHO att covid-19 är en pandemi (Fohm 2020b). Samma månad gick Folkhälsomyndigheten (2020c) ut med information om att de arbetsgivare som hade möjlighet skulle rekommendera sina anställda att arbeta hemifrån. Företag tvingades till en omställning som innebar att anpassa arbetet för att kunna fortsätta bedriva sina verksamheter. Medarbetarna begränsades till att interagera med kollegor och kunder via tekniska redskap (Bartsch, Weber, Büttgen & Huber 2021).
Redan innan pandemin var digitaliseringen av arbetssätt ett faktum. Förändringen det senaste året handlar inte om en revolution utan snarare en acceleration. Digitaliseringen av arbetssätt är ingen ny utveckling utan den har pågått under en längre tid (Tarkett u.å.). År 2020 har påskyndat digitaliseringen av arbetsuppgifter, vilket har resulterat i att kontorslokaler i nuläget inte används i den utsträckning de gjorde innan pandemin.
1.1 Bakgrund och problembeskrivning
Bodin Danielsson (2014) som är arkitekt och kontorsforskare vid
Stressforskningsinstitutet, Stockholms universitet och KTH ger sitt perspektiv på den tekniska utvecklingen på våra framtida kontor. Bodin Danielsson beskriver att när det kommer till val av arbetsplats, kommer allt fler yrkesgrupper välja att jobba mer flexibelt i framtiden. Med virtuella möten kan företagen hitta både ekonomiska och tidsmässiga fördelar. Bodin Danielsson förklarar att det finns videokonferenskameror som ger en samlad bild där alla runt mötesbordet syns. Tekniken finns där. Hindret som Bodin Danielsson förklarar det är att vi måste skapa kontorsmiljöer som är anpassade till den tekniska utvecklingen som kommer att påverka våra framtida kontor.Den digitalisering och tekniska utveckling som Bodin Danielsson skriver om hände på riktigt år 2020. Det som hade utvecklats successivt och sakta tvingades nu ske med snabbare fart (Nagel 2020).
I en studie gjord av Kantar Sifo på uppdrag av Tele2 (2020) visar det sig att 6 av 10 vill fortsätta att jobba mer hemifrån efter år 2020. Flertalet anser att de jobbar mer effektivt på distans och att det har gått att hitta en tydlig balans mellan arbete och fritid. Samtidigt saknar många det sociala samspelet och mötet med kollegor som sker på kontoret. Det handlar om att hitta en balans mellan det sociala kontoret och det effektiva distansarbetet.
Virtuella möten gör det svårare att läsa av stämning och hantera gruppdynamik och distansarbetet ha gjort att det finns kollegor och kunder som aldrig träffats fysiskt. Med tiden har hanteringen av tekniken bakom virtuella möten blivit effektivare men de sociala interaktionerna mellan människor upplevs svårare desto längre pandemin pågår.
En stor utmaning för företagen har varit att inte träffas fysiskt och fortfarande behålla kreativiteten i arbetet (Frisk 2021). Kommunikationen via virtuella möten är
ändamålsenlig, men utan fysisk kontakt med kollegor uteblir det naturliga kallpratet och det som återstår är grundläggande informationsutbyte. De mer kreativa arbetsuppgifterna kräver möten och interaktioner mellan kollegor och kunder.
1.2 Syfte
Syftet med detta arbete är att undersöka vilka funktionsbehov det finns för kontoret som arbets- och mötesplats efter år 2020. Fokus i arbetet ligger på erfarna aktörers vetskap om trender i kontorsutveckling.
Frågeställningarna som besvaras i denna rapport är:
• Hur har de nyvunna erfarenheterna av att arbeta på distans påverkat synen på kontoret som mötesplats?
• Hur ser kontorets framtid ut, kommer kontorslokalen i egenskap av arbets- och mötesplats vara efterfrågad efter år 2020?
• Hur optimeras kontorslokalernas för ett arbetsliv efter år 2020?
1.3 Avgränsningar
År 2020 ses i detta arbete, på grund av pandemin, som en brytningspunkt mellan det tidigare arbetssättet och det arbetssätt som idag, efter en snabb omställning, är alltmer digitaliserat. Utgångspunkten i detta arbete när det talas om framtiden är därför efter år 2020.
Arbetet undersöker framtidens kontorslokaler utifrån rådande läge i pandemin orsakat av covid-19. Pandemin är pågående under tiden detta arbete utreds. Utvecklingar och förändringar i pandemin kan ske som kan påverka funktionsbehovet på kontorslokaler vilket arbetet reserverar sig för.
Detta arbete avgränsas till att endast utreda företagslokaler som de med kontorsbaserad arbetsroll använder och inte arbetsplatser i arbetstagarnas privata hem.
De kontorstyper som nämns i examensarbetet är typer som dykt upp under arbetets gång.
Det finns fler kontorstyper än de som inkluderats i arbetet. Typerna har avgränsats till de som under intervjuerna diskuterats av respondenterna och de som dykt upp under insamlingen av teori.
2 Teoretiska utgångspunkter
Detta kapitel inleds med förklaringar av begrepp, följt av kontorets historia och avslutas med olika kontorstyper.
2.1 Förklaringar av begrepp
Branding: Begreppet branding innefattar företagets varumärke och identitet (Abratt &
Kleyn 2012). Genom att ha ett starkt varumärke marknadsför företaget sig självt genom sitt varumärke. Företagets identitet utåt skapar en bild av vad som kan förväntas av företaget. Branding handlar inte bara om kundernas upplevelse eller uppfattning utan även de anställdas. Varumärket kan förmedlas genom bland annat symboler/logotyper och utvalda företagsfärger.
Coworking: Coworking innebär att flera företag hyr in sig på samma kontorsyta.
Företagen tecknar medlemskap hos en coworking-aktör som är ansvarig för fastigheten (Fastighetsägarna u.å.).
Företagskultur: Företagskultur definieras som en komplex samling av värderingar och normer hos ett företag (Büschgens, Bausch & B. Balkin 2013). Företagskulturen grundar sig i att företaget har en gemensam inställning till både hur företaget skall uppfattas utåt och till hur det skall fungera internt tillsammans med sina medlemmar. Företagskulturen har som syfte att motivera och engagera arbetstagare och medlemmar att nå de mål som finns hos företaget men också försöka att attrahera nya arbetstagare.
Kontorshubbar: Kontorshubbar även kallat “hubbar” eller satellitkontor är en typ av coworking-kontor där flera företag kan hyra in sig samtidigt med kortsiktiga avtal (Gullers 2018). Hubbarna placeras i huvudsak lokalt med närhet till arbetstagarna och avlastar stadens infrastruktur. Kontorshubbarna fungerar som en social mötesplats för att jobba kreativt (Svensson 2017).
Vakansgrad: Vakansgrad beskriver ledighet inom fastighetsbeståndet (Svenska Akademien 2015).
Yteffektivitet: Bodin Danielsson (2014) skriver att yteffektivitet i huvudsak handlar om ekonomi och mer specifikt kostnaden per kvadratmeter yta. Yteffektivitet används för att beskriva hur mycket folk som får plats inom en given yta. Vid val av hyreslokal används ofta yteffektivitet som nyckeltal för att jämföra olika kontorslokaler med varandra.
2.2 Kontorets historia
Ordet kontor kommer ursprungligen från franskans ord conter vilket betyder
räkenskapsrum (Conradson 1988). Kontoret har fått ansvara för företagets planerade aktiviteter och fungerat som dess hjärna.
Under 1500-talet i Sverige fick några få män från överklassen uppgiften av Gustav Vasa att ta hand om kontorssysslor (Hufvudstaden u.å.). Kontoristerna var de första i Sverige med denna yrkestitel. Det fanns under denna period inga direkta kontorsutrymmen utan arbetet utfördes exempelvis på borgerliga herrgårdar eller i brukens salonger.
Vid slutet av 1700-talet började industrialiseringen ta fart och den privata sektorn tog allt större plats. Fler personer tog plats bakom skrivborden för att sköta administrativa kontorsuppgifter. Det var fortfarande män från överklassen, betrodda av företagsägarna som skötte kontorssysslorna. När företagens verksamheter blev större krävdes fler anställda för att sköta de administrativa sysslorna. Detta innebar att en större andel människor tog klivet in i kontorsvärlden.
I slutet av 1800-talet utvecklades byggtekniken “steel-frame constructions” efter
introduktionen av den arkitektoniska stilen the Chicago school (Bodin Danielsson 2014).
Den nyintroducerade byggtekniken gjorde det möjligt att bygga högre hus.
Konstruktionens bärande delar är dess bjälklag och pelare. Eftersom innerväggarna inte längre var bärande var möjligheten till högre flexibilitet och generalitet på kontoren nu en verklighet. Stålkonstruktionen gjorde det möjligt att placera in stora fönsterpartier i fasaden för att leda in dagsljus långt in i byggnaderna. I Sverige hade det moderna kontorsbyggandet sitt genombrott runt 1930 i och med stockholmsutställningen och modernismens framfart.
2.3 Kontorstyper
2.3.1 Trälhav
Under 1800-talet, när allt fler flyttade in till städerna fick kontorslandskapet som kontorsform sitt genombrott (Widell 2019). Denna typ av kontorslandskap kallades för trälhav.Kontorstypen bygger på de tidigare fabrikernas utformning (Hufvudstaden u.å.).
Trälhav innebär att kontoristerna sitter i långa rader och genomför sitt arbete.
Arbetsledarna sitter i glasrumskontor och övervakar kontoristerna. Detta är den tidigaste typen av kontorslokal i Sverige, här var funktionen att kunna övervaka de anställda styrande. Trälhaven hade inga avskiljande väggar mellan kontoristerna och ljudnivån kunde bli hög.
2.3.2 Cellkontor
På 1970-talet byggdes många stora kontorsbyggnader och i samband med detta fick cellkontoret sitt uppsving (Bodin Danielsson 2014). Efter flera år av trälhav och öppna kontorslokaler hade många anställda fått nog av det högljudda klimatet och istället utformades kontorslokalerna med egna rum för de anställda. Ett cellkontor består ofta av långa korridorer med kontorsutrymmen uppradade på båda sidor. De egna rummen säkerställer en behaglig ljudnivå på arbetsplatsen. Cellkontoret lämpar sig bäst för yrken med höga krav på koncentration, mycket eget arbete och en hög på-plats-närvaro.
Cellkontoret bidrar inte till det sociala samspelet mellan kollegor då det sällan sker spontana möten och interaktioner med denna utformning. I dagsläget utformas många av cellkontoren därför med glasväggar till korridorerna för att till viss del öka
interaktionerna på arbetsplatsen. Cellkontoret räknas som en oflexibel kontorslayout då funktionen för kontoret är svår att förändra i takt med att företaget förändras.
2.3.3 Öppet kontor
Det öppna kontoret fick större intresse under 1990-talet och hade innan dess kallats för
“kontorslandskap” (Björk Bovin, Ståhl 2009). I ett öppet kontor finns inga avskiljande väggar utan alla sitter i samma rum men med egna arbetsplatser. Oftast är det företag som arbetar med större projekt och som har ett stort samarbetsbehov som väljer öppna kontor.
Arbetsplatser med stor andel inläsningsarbete och sekretessbelagda uppgifter lämpar sig mindre bra för denna typ av kontor.
På vissa öppna kontor delas arbetsplatserna av med flyttbara skärmar men i andra fall finns det inget som skiljer av mellan skrivborden. Till skillnad från cellkontoret tillhör det öppna kontoret kategorin med mer flexibla lösningar. Detta för att det är lätt att möblera om och förändra funktionerna i rummet. Kanawaty (1992) skriver att det öppna kontoret framförallt lockar ur ett kostnadseffektivt perspektiv. Detta har att göra med ytan och pengarna som sparas då väggar inte byggs samt möjligheten till att förändra kontoret i takt med företagets utveckling. Kanawaty betonar att det är viktigt i ett öppet kontor med separata utrymmen som är till för att utföra aktiviteter som kräver tystnad och
koncentration.
2.3.4 Aktivitetsbaserat kontor
Det aktivitetsbaserade kontoret är en samling av flertalet kontorstyper (Bodin Danielsson 2014). Tanken bakom det aktivitetsbaserade kontoret är att medarbetarna ska kunna välja bland olika miljöer inom kontoret för att genomföra sina arbetsuppgifter. Både det enskilda och det gemensamma arbetet kan flytta mellan olika arbetsstationer beroende på arbetsbehovet för stunden.
2.3.4.1 Flexkontor
Flexkontoret innehåller inga personliga kontorsplatser och är oftast dimensionerat för att alla medarbetare inte befinner sig i lokalen samtidigt (Bodin Danielsson 2014). På denna typ av kontor är det vanligt att det egna arbetsmaterialet förvaras i skåp eller rullhurtsar som kan rullas till den tänkta arbetsplatsen för tillfället eller dagen.
2.3.4.2 Kombikontor
Kombikontoret är en kombination av cellkontoret och det öppna kontorslandskapet (Ahlin 1987). Kontorstypen eftersträvar en balans mellan de gemensamma ytorna och de enskilda arbetsrummen. Ahlin skriver att när man skapade kombikontoret kombinerade man fördelarna mellan cellkontor och öppet kontorslandskap och exkluderade samtidigt nackdelarna. I Sjömans vision läggs basarbetsplatserna utmed fasaderna och mittrummet bör ha stora möjligheter till flexibilitet. Basarbetsplatserna förses med glasväggar mot mittrummet för att skapa känslan av ett öppet kontorslandskap och föra dagsljuset in i kontorsbyggnaden. I mittrummet finns skrivare, konferensplatser och möjlighet till sociala möten.
2.3.5 Coworking-kontor
Coworking baseras på att flera företag delar på gemensamma kontorsytor
(Fastighetsägarna u.å.). I stället för att kontorsytan ses som en produkt, ses den i stället som en tjänst att hyra. Grundidén med coworking var att mindre företag, frilansare och start-ups skulle få tillgång till billiga och flexibla arbetsplatser. Hyreskontrakten för coworking-ytor är oftast på månadsbasis och vissa coworking-aktörer erbjuder även dagspass. Uppsägningstiden för kontrakt på coworking-kontor är generellt kortare än hyrning av lokaler av annan kontorstyp. Ytorna som företagen hyr in sig på är oftast utrustade med faciliteter som skrivare, kaffemaskin och trådlöst nätverk (Blagoev, Costas
& Kärreman 2019). De gemensamma kontorsytorna bidrar till möten och utbyten mellan de företag som hyr in sig på samma ytor.
2.3.6 Kontorshotell
Kontorshotell är en mindre flexibel kontorslösning av coworking-kontor
(Fastighetsägarna u.å.). På ett kontorshotell är det vanligt att hyresgästen har ett kontrakt som gäller under en längre tidsperiod och att hyresgästen äger en fast plats.
2.4 Läge
Sett till marknadsvärdet för en fastighet har läget för lokalen alltid varit viktigt (Bodin Danielsson 2014). Bodin Danielsson skriver att läget blir allt viktigare med tiden. I takt med att människor blir alltmer miljömedvetna ökar kraven på en god kommunikation till kontoret. Det handlar om att göra arbetsplatsen tillgänglig för medarbetarna genom att tillgodose behovet av kollektivtrafik samt cykelvägar till platsen. En annan viktig
parameter vad gäller läget är närhet och tillgänglighet till och för kunden och marknaden.
3 Metod och genomförande
Insamling av information har genomförts med hjälp av enskilda intervjuer. Intervjuerna har gjorts med ett urval av personer som genom sin yrkesroll har erfarenheter av trender och utveckling inom kontor. Antalet som intervjuats har begränsats till åtta personer.
För att genomföra undersökningen gällande kontorslokalernas framtid har urvalet av respondenter baserats på olika yrkesroller inom bygg- och fastighetsbranschen. Genom att inkludera olika yrkesroller i undersökningen fanns önskan att det skulle generera ett mer generellt perspektiv på kontorslokalernas utveckling efter år 2020. Respondenterna tillhör olika generationer och kön samt är verksamma i olika städer. Personerna som valts ut för intervju arbetar vid intervjutillfället som arkitekt, project manager, fastighetsansvarig på coworking-kontor, inredningsarkitekt MSA/MFA, VD på fastighetsbolag och som förändringsledare. Intervjuerna har haft som syfte att utgå från respondenternas egna åsikter och erfarenheter av trender, och arbete med, kontorsutveckling.
Den första kontakten med respondenterna gjordes via mejl. Av de tillfrågade var det en person som inte svarade på förfrågan om intervju. Totalt nio personer kontaktades. Det genomfördes åtta intervjuer och sex av dem har använts i rapporten. De två respondenter, vars intervjuer inte användes i arbetet, ansågs ha missuppfattat syftet för intervjun och arbetet. Intervjuns syfte var att låta erfarna aktörer utrycka sina teorier om framtidens kontor. De två aktörerna hänvisade till vidare läsning som svar på intervjufrågorna och reflekterade inte utifrån egna erfarenheter. Detta resulterade i att respondenternas svar inte ansågs vara relevanta för arbetet. Bokning av intervjutillfällena gjordes via fortsatt mejlkontakt.
Innan intervjutillfällena fick personerna tillgång till intervjufrågorna (se Bilaga 1).
Anledningen till detta var att ge respondenterna en möjlighet till att läsa igenom och förbereda sig inför förutbestämd mötestid.
Samtliga intervjuer genomfördes via schemalagda möten på Zoom. Ljudet från
intervjuerna spelades in med extern enhet efter godkännande från de medverkande. Två av intervjuerna spelades även in med Zooms egen inspelningsfunktion. De
ljudinspelningar vars intervjuer inkluderats i examensarbetet har transkriberats och finns bland bilagorna (se bilagor 2–7). Transkriberingarna är fullständiga utifrån
respondenternas svar på intervjufrågorna för att motverka risk för egen tolkning.
Respondenterna har godkänt användandet av deras namn i arbetet. Citat som använts i arbetet har blivit godkända av källan.De personer vars intervjuer ligger till grund för detta arbete är:
Ingemar Ohls
Ohls jobbar som arkitekt/civilingenjör på LBE Arkitekt i Växjö. Hans erfarenhet av kontorsfastigheter är mestadels skisser framtagna i tidiga skeden gällande ombyggnation, möbleringsförslag och materialval av den fysiska miljön.
Jan Erensjö
Erensjö jobbar som project manager på Visma ITC. Visma ITC är Vismas interna driftbolag gällande IT-frågor. Erensjö har jobbat inom samma koncern i drygt 30 års tid.
Han jobbar med förvaltningen och utvecklingen av Vismas lokaler i Stockholm, Malmö, Göteborg och Växjö.
Linnea Öman
Öman jobbar som VD på BYN Växjö och är även fastighetsansvarig för ICON-huset i Växjö. Öman är styrelseledamot för APP Fastigheter. APP Fastigheter är ett bolag som fokuserar på fastighetsutveckling. Öman har deltagit i etableringen av BYN som är Växjös första coworking-center. På ICON har hon jobbat med utveckling samt uthyrning av kontorslokalerna.
Marco Checchi
Checchi är founding partner och jobbar som interior architect MSA/MFA på Studio Stockholm Arkitektur. Checchi har nästintill 20 års erfarenhet av kontorsutveckling. Hans egenutvecklade process för aktivitetsbaserade miljöer (ABA) är ett verktyg som används av kunder för att utveckla sina miljöer och arbetssätt.
Mats Hederos
Hederos är VD på AMF Fastigheter som är ett av de största fastighetsbolagen i Sverige.
AMF Fastigheter fokuserar framför allt på kontorsfastigheter och dess utveckling.
Hederos har jobbat inom fastighetsbranschen i snart 40 års tid och de senaste 15 åren har han inriktat sig på kontor i Stockholm. Hederos sitter med i Fastighetsägarnas styrelse.
Ulrika Wolf
Wolf jobbar som arbetsplatsstrateg och förändringsledare på Tenant & Partner i
Stockholm. Tenant & Partner är ett företag som har arbetat med arbetsplatsutveckling i 25 år. Företaget jobbar med fastighetsfrågor för hyresgästens räkning. Wolf hjälper företag att fastställa behovet för verksamheten och realiserar detta i bygg- och eller
ombyggnationsprojekt.
4 Resultat
4.1 Anpassad lokal som optimerar verksamheten
Jan Erensjö, Marco Checchi, Mats Hederos, Ulrika Wolf och Ingemar Ohls är alla eniga om att ett bra kontor ska vara anpassat och optimerat för det företag som sitter i lokalerna.
Erensjö som jobbar på företaget Visma säger att “ett kontor med mycket unga
medarbetare i Stockholm kanske har en helt annan profil än ett lönekontor i Ängelholm”.
Linnea Öman anser att ett bra kontor framför allt är en trevlig mötesplats. Kontorets syfte är att mötas och interagera med varandra i en miljö som varierar. Det ska finnas mängder av olika typer av mötesplatser, där folk äter lunchen, dricker kaffet och tar sina raster.
Öman berättar att behovet av kontoret är individuellt och det är omöjligt att tillfredsställa allas behov i en precis likadan miljö. Genom att få ihop de olika individernas behov i samma kontorslokal kan alla arbetstagare vara produktiva. Vissa individer behöver ett höj- och sänkbart skrivbord och andra behöver en soffgrupp för att kunna jobba produktivt. Ytorna skall också innehålla tysta delar för det koncentrerade arbetet samt ytor där det är tillåtet att prata mer, anser Öman.
Marco Checchi menar att ett bra kontor är en plats som är optimerad utifrån respektive företags varumärke, behov och aktiviteter. Ett företag som jobbar med telefonförsäljning behöver ytor som är anpassade för just telefonförsäljning och ett techbolag behöver lokaler som är anpassade för deras arbetsuppgifter. Checchi säger att det inte finns en typ av kontorslokal som passar alla företag, ”one size does not fit all”. Checchi fortsätter och berättar att de bästa kontoren, där folk trivs bäst och där folk jobbar som mest effektivt är de kontor där det lagts ner mycket tid på att skapa en produkt som är optimerad för deras företag.
Ulrika Wolf är inne på samma spår som Checchi, och påpekar att kontoret inte bara är en plats att ta sig till för att arbeta utan att kontoret ska motivera medarbetarna till att vara produktiva och jobba effektivt för att nå företagets övergripande mål. Kontoret ska innehålla en variation av miljöer för att hjälpa medarbetarna att jobba produktivt med deras arbetsuppgifter. Många medarbetare skattar det individuella arbetet högst och Wolf anser att den typen av arbete inte kan ske optimalt i dagens kontor.
Ingemar Ohls berättar att det även på ett enskilt företag bör se olika ut på dess avdelningar beroende på vad de jobbar med på den avdelningen och vilken typ av arbetsuppgifter de har.
Mats Hederos är självkritisk till sin egen bransch och tycker att aktörer i fastighets- och byggbranschen ofta glömmer bort de behov som kunden har. Ofta utformas lokalerna efter eget tycke och smak. Hederos anser att branschen som han arbetar i är en av de få som inte frågar om kundens behov utan skapar generella lösningar som förhoppningsvis fungerar för alla. Det som branschen behöver förbättra med sitt arbetssätt är att fokusera på vad kontoret kan innehålla för att styrka företagets verksamhet menar Hederos.
4.2 Plats för möten och kreativt arbete
Det är svårare att bygga kulturer och att skapa nya relationer på digital väg än via fysiska möten berättar både Ingemar Ohls och Ulrika Wolf. Ohls anser att det krävs en större aktiv handling för att lyckas med det sociala samspelet på digital väg och att det även är svårare för nyanställda att bli en del av gemenskapen och företaget vid arbete hemifrån.
Likt Ohls påpekar Mats Hederos att ett problem med digitala möten och arbete på distans är det uteblivna erfarenhetsutbytet. Nya kollegor på en arbetsplats eller nyutexaminerade lär sig mycket av äldre kollegor och genom andra möten som Hederos anser inte sker lika lätt på digital väg. De erfarenheter som erbjuds genom dessa utbyten är väsentliga för att förbereda sig för arbetslivet.
Wolf berättar om undersökningar som Tenant & Partner har genomfört som visar på att det är svårare att skapa nya relationer på distans. Däremot är det lättare att upprätthålla relationer som redan finns genom digitala verktyg. Wolf menar att det är viktigt för företag att ha en fysisk mötesplats, där fysiska möten kan ske för att bidra till relationsbyggandet.
Linnea Öman, Marco Checchi, Jan Erensjö och Mats Hederos håller med om att den fysiska mötesplatsen är viktig för företaget. Problemet med att jobba hemifrån är att det inte går att göra på ett optimerat sätt menar Checchi.
”Vi brukar säga att du kan förvalta innovation men du kan inte skapa morgondagens optimerade innovation. Då måste vi korskoppla våra hjärnor, vi måste ses fysiskt, vi måste jobba kreativt, vi måste skapa innovationer och det är då serendipity uppstår. När ett plus ett blir tre.
Det gör det inte när alla sitter hemma framför sina skärmar.”
(Marco Checchi)
Checchi berättar att en fysisk mötesplats är väldigt viktig för företagen om den är optimerad på rätt sätt, men att många idag slarvar med att skapa innovativa lösningar för företagen. Bara för att det finns ett mötesrum, stolar och bord på ett kontor innebär det inte att lösningen är optimerad för mötet. Genom att göra på detta sätt har man inte tillgodosett kvaliteten av vad ett möte kan åstadkomma, menar Checchi. I framtiden tror Checchi att det kommer att finnas mycket bättre mötesrum och mötesplatser som gör att folk kan dra mer nytta av det fysiska mötet. Det fysiska mötet kommer då bli av kvalitet och upplevas som lyx i en tid då många möten fortfarande kan utföras digitalt. När det fysiska mötet väl sker krävs det att platsen där mötet sker är optimerat för att även mötet i sig ska vara optimerat anser Checchi. Checchi berättar att också ett digitalt möte har större potential om det får rätt förutsättningar. Genom rätt ljussättning, bra akustik och en internetuppkoppling som fungerar utan problem hade det digitala mötet kunnat ge mycket mer. Den satsningen har vi enligt honom inte sett ännu.
Mats Hederos konstaterar att det digitala mötet inte kan ersätta det oväntade
interagerandet som sker vid kaffemaskinen på kontoret. De digitala mötena är effektiva, alla håller tiderna och alla är fokuserade, men de är inte oväntade. Impulser som leder till idéer är oväntade konstaterar Hederos. Hederos berättar att de idéer som han har jobbat utifrån, sedan starten av sin karriär, har kommit från möten med människor i verkliga livet. De oväntade idéerna gör att många frågor rör sig framåt mot en lösning. Hederos menar att de arbetsuppgifter som är innovativa och framåtlutande kräver det fysiska mötet.
Jan Erensjö tror att de kombinerade mötena där vissa suttit på plats i ett konferensrum och andra har varit med över länk kommer att försvinna. Erensjö har hört att det är lättare om alla i stället sitter med digitalt i mötet. Därför tror han att många företag kommer att fortsätta att hålla många av sina möten digitalt, speciellt de som har personal på andra orter eller i andra länder. I framtiden tror Erensjö att det kommer att läggas allt större fokus på de sociala ytorna och mötesytorna på kontoret, samt att de fasta kontorsplatserna kommer att bytas ut mot flexkontor.
4.3 Variation i kontorsmiljöerna
Ulrika Wolf anser att den diskussion som förts kring att kontoret endast ska fungera som en mötesplats i framtiden inte speglar verkligheten. Att komma till kontoret för att ha möten och ha “sociala dagar” för att nästa dag stanna hemma och ägna sig åt det
koncentrerade arbetet är en stor förändring jämfört med hur personer arbetar idag menar Wolf. De individuella arbetsuppgifterna anser Wolf är optimala att utföra hemifrån.
Kontoret behöver dock fortfarande tillfredsställa behovet av koncentrerat arbete. Wolf poängterar att kontoret ska vara en plats dit medarbetarna kan komma för att ha olika typer av möten men att det även behöver finnas plats för att färdigställa rapporter eller utföra andra typer av individuella arbetsuppgifter. Diskussionen som är aktuell just nu är vikten av möten som gör att folk kan vara kreativa och skapa innovation. Wolf anser att medarbetarna som har suttit hemma i över ett år och som har haft det väldigt tyst och lugnt runt om sig behöver en plats på kontoret som tillfredsställer denna nyvunna erfarenhet. För medarbetarna som ska återvända till ett kontorslandskap kommer omställningen att vara stor och företagen måste anpassa sina kontorslokaler för att tillgodose det behovet. Risken med återvändandet till kontoret är att medarbetarna hellre vill stanna hemma för att slippa bli avbrutna och störda av en livligare miljö. Det är viktigast att fokusera på framtidens kontor som en plats för möten och sociala utbyten.
Men det är även viktigt att det koncentrerade arbetet ska ha en plats i kontorets lokaler, konstaterar Wolf.
Jan Erensjö påpekar att det är viktigt att ha en variation av olika miljöer där medarbetarna kan sitta och arbeta för att det ska vara ett bra kontor och en produktiv miljö. Erensjö anser att ett kontor ska erhålla ytor för formella möten likväl ytor ämnade för de prestationsbaserade arbetsuppgifterna.
4.4 Delade kontorsytor
Linnea Öman tror att allt fler större företag kommer att sätta sig i coworking-lokaler och samnyttja ytor med andra företag i framtiden. I ett coworking-kontor inkluderas alla kostnader för att göra det kostnadseffektivt för alla parter. Grundtanken med coworking är att dela på kostnaderna men det har utvecklats till att de gemensamma ytorna leder till interaktion mellan företagen berättar Öman. Öman berättar att det finns flertalet företag som genom coworking-kontor har skapat nya företag ihop, utanför sina bolag, och som har affärer med varandra. Ett företag sköter kommunikationen hos ett annat företag och ett tredje köper varor eller tjänster från det fjärde. Interagerandet och utbytet som sker mellan företagen i de gemensamma kontorsytorna har bidragit till affärsmöjligheter.
Öman tror att pandemin har påskyndat användningen av coworking och att denna typ av kontor kommer att ta en större del av kontorsvärlden i framtiden.
Marco Checchi och Jan Erensjö tror båda två att coworking kan vara en bra lösning för vissa företag. Erensjö tror att det främst är ett bra alternativ för mindre företag men att de större företagen kommer att fortsätta att ha egna kontorslokaler även i framtiden. Erensjö menar att det till viss del är en säkerhetsfråga. Att dela lokaler med andra företag kan innebära att obehöriga får tillgång till information om företaget som de inte ska ha tillgång till.
Marco Checchi tror att det finns vissa företag som får en branding-skjuts av att sitta på coworking-ställen men att det samtidigt är många företag som vill ha sin egen miljö där de kan skapa rum som är laddade med det företaget vill förmedla. Checchi menar att det finns flera parametrar som bidrar till avgörandet om ett företag kan tänka sig att dela lokaler med andra företag. Ett nystartat företag har möjligtvis en annan inställning till coworking än ett företag som funnits en längre period har. Valet av kontorsmiljö menar han handlar mycket om vad det är för typ av företag och vad det företaget vill förmedla.
Ulrika Wolf är inne på Erensjös spår när det gäller faktumet att det finns många praktiska svårigheter med att dela kontorsytor. Att låta andra personer låna eller befinna sig i samma lokaler kan hota säkerheten och sekretessen som finns hos många företag. Om något skulle gå sönder i lokalen kan samnyttjande av lokaler resultera i mer komplicerade försäkringsfrågor men även hyresavtalen kan begränsa vilken typ av verksamhet som får hyra in sig i lokalen. Wolf påpekar att det finns många hinder för samnyttjande av lokaler.
Wolf berättar att det ur ett samhällsekonomiskt perspektiv är positivt att dela på ytor och resurser. Trots att det finns många positiva aspekter är det svårt att hitta företag och organisationer som ser en egen vinning med att dela ytor vilket är en utmaning menar Wolf. Hon förklarar att det behöver skapas lösningar för de hinder som finns gällande säkerhet, försäkring och hyresavtal för att delade ytor ska gynna alla parter.
Hederos tycker att det finns kulturella problem med delade kontorsytor som det sällan talas om. Han förklarar att det finns personer som “inte vill jobba på ett företag som inte har råd med egna lokaler” och som helt enkelt inte vill dela med sig av sina ytor till utomstående. Hederos betonar att företagens ledning ofta ser fördelarna med att samnyttja ytor eftersom delade kontorsytor kan bidra till minskade kostnader och olika typer av samarbeten. Trots detta diskuteras det sällan om det mänskliga motstånd som finns gällande frågan. När det kommer till förändring är det ofta den mentala inställningen som ställer till det. Förändring skapar både rädsla, frustration och irritation. Det finns en förändringsobenägenhet. Alla säger att de är förändringsbenägna tills de själva utsätts för förändring. De som kan tänka sig att ändra alla sina rutiner över en natt är unika anser Hederos.
Trots det mänskliga motstånd som finns blir Hederos ibland chockad av den öppenhet som finns på vissa coworking-ställen. Stora försäkringsbolag, medicinföretag och banker kan ha en otrolig öppenhet gentemot sina kollegor och till de som sitter på samma ytor.
Företag som är konkurrenter kan sitta på samma kontor och dela med sig av mycket information och utvecklingstankar parterna mellan. Å andra sidan kan två företag i olika branscher inte tänka sig att sitta på samma yta trots att de kunnat komplettera varandra på ett bra sätt. Hederos förklarar att det finns två ytterligheter i frågan som båda två förvånar honom. Problemet med att samnyttja lokaler med andra företag är en svår fråga anser Hederos. Det går att finna lösningar men det är få som vill ställa upp när det väl kommer på tal.
Problemet med att nyttja en lokal på flera sätt är många enligt Hederos. Planlagstiftningen har förhindrat möjligheten att nyttja lokaler på fler än ett sätt då det är bestämt vilken typ av verksamhet som får ske i en kontorslokal. Momslagstiftningen kan påverka om det skulle förekomma en icke momsad verksamhet någon dag i veckan vilket i sin tur kan resultera i att bland annat investeringsmomsen kommer ur spel. Skattelagstiftningen gör att företaget kan hamna i en annan skatteklass om lokalen används till någon annat än den verksamhet den är ämnad för. Hyreslagstiftningen bestämmer vad som får och inte får göras i ett hyresavtal och kan också påverka denna typ av lokalanvändning menar Hederos.
4.5 Branding och identitetsskapande
Samtliga intervjuade personer tycker att kontoret är en viktig identitetsskapare för företaget. Mats Hederos berättar att flertalet företag använder kontoret för att attrahera och förhoppningsvis rekrytera unga digitala människor till sina företag. Ett kontor som inte har ett bra läge, inte känns inbjudande, inte är attraktivt och inte heller är
kulturbyggande, fångar inte den typen av människor menar Hederos. Även Ulrika Wolf anser att den fysiska mötesplatsen är viktig för att skapa sammanhang och tillhörighet för medarbetarna. Mötesplatsen bidrar till att skapa en identitet och en företagskultur som både utåt och inom företaget representerar vad de står för och vad det är som gör dem unika. Marco Checchi berättar att företag kan styra det sociala samspelet med hjälp av kontoret. Om en arbetsgivare vill skapa en företagskultur som gör att medarbetarna känner stolthet eller lojalitet inför företaget, är kontoret en möjlighet för detta menar Checchi. De olika parametrarna i kontorsytorna kan styra vad folk ska känna, vad folk ska tycka, vilken identitet som förmedlas och vilken kultur som speglas.
Linnea Öman tycker likt tidigare intervjupersoner att kontorsmiljön bidrar till den teamkänsla som är viktig att skapa. När man kommer in på kontoret ska det andas företaget. De anställda ska få den återkommande känslan av “det här företaget
representerar jag”, hon fortsätter med att förklara att teamkänslan kan vara en sak som folk glömmer bort vid arbete hemifrån.
Ulrika Wolf tror att delade kontorsytor kan vara ett problem för företagets
identitetsskapande. Genom att dela ytor framträder inte företagskulturen lika starkt.
Identitetsskapande och delade kontorsytor är två saker som får vägas mot varandra menar Wolf.
Linnea Öman berättar att det finns olika typer av coworking-kontor. På ICON-huset i Växjö hyr företag in sig i ett rum och får hyra en bas av möbler för att kunna börja utnyttja ytan direkt. Hyresgästerna får sedan sätta upp logga, måla om och dekorera med fria händer för att bygga upp sin företagskultur. Det finns även coworking-kontor som erbjuder egna rum men som inte låter företaget renovera ytan som de disponerar. Alla coworking-kontor erbjuder inte egna rum till företagen utan vissa kontor erbjuder ytor som fungerar mer som flexplatser där företagen får komma och gå som de vill. Denna typ av flexibelt coworking-kontor ger inte företaget möjlighet att sätta sin egen prägel. Öman förklarar att detta gör det svårt för de anställda att reflektera över vad företaget
representerar och står för.
4.6 Attraktiva mötesplatser
Jan Erensjö menar att det i större städer är viktigt att kontoret är beläget nära
kollektivtrafik. I mindre städer där det är lätt att ta sig med bil är viktigare att det finns parkeringsplatser i närheten.Linnea Öman, Marco Checchi och Mats Hederos anser att när allt fler jobbat hemifrån är risken att bekvämligheten med att stanna hemma blir för stor för att arbetstagaren skall ta sig till kontoret. God kommunikation kan motverka att det blir jobbigt att ta sig till jobbet.Hederos anser att yngre generationer är mer
miljöinriktade och att närhet till kollektivtrafiken är nyckeln för att attrahera dessa till en kontorslokal.
Det är även bra om kontoret ligger centralt i staden vilket gör det lätt att uträtta ärenden berättar Erensjö. En kontorslokal långt ut på ett industriområde är billigare att hyra men det innebär ett sämre läge, vilket gör det svårare för folk att ta sig dit. Ulrika Wolf tror att tillgänglighet är en viktig del för en mötesplats. Platsen behöver vara attraktiv, folk ska vilja ta sig till platsen.Checchi menar att det handlar om att skapa naturliga noder i lokalen eller i staden som gör att det finns ett flöde som bidrar till att skapa naturliga och informella möten. En mötesplats ska inte vara en destination utan det handlar om att skapa skärningspunkter eftersom möten ofta sker genom saker folk kommer på i stunden och då ska mötesplatsen finnas lättillgänglig. För företag som interagerar mycket med sina kunder genom fysiska möten är närheten till kunden det viktigaste anser Öman. Om fysiska möten med kunden blir spontana kan det bidra till en bättre sammanhållning mellan kund och företag.
4.7 Efterfrågan efter år 2020
Sedan länge har kontorslokaler erbjudit ett eget skrivbord till alla anställda men allt fler företag har kontor som inte har tillräckligt stor yta för att alla anställda ska ha en egen arbetsplats berättar Hederos. Hederos nämner Microsoft som ett exempel där de gick från kontorsytor på 8000 kvadratmeter till 3000 kvadratmeter utan att ändra antalet anställda.
Redan innan pandemin hade Microsoft lokaliserat problemet med att ha stora ytor och såg i stället på kontoret som en mötesplats. Hederos tror att allt fler, han själv inkluderat, fortsatt kommer att önska att jobba hemifrån vissa dagar samt att allt fler kontor kommer att följa den trend som Hederos har sett i Stockholms innerstad.
Jan Erensjö tror att den framtida efterfrågan på kontorslokaler kommer att se olika ut för olika företag. De företag som det gått sämre för under pandemin med distansarbetet kommer förmodligen önska att få tillbaka sin personal till kontoret. Medan de företag som det har gått bra för kommer till stor del att fortsätta att jobba hemifrån. Erensjö tror att efterfrågan på kontorslokaler finns kvar även i framtiden men att efterfrågan kommer att vara förändrad. “Vi kommer säkert efterfråga mindre och smartare lokaler. Men det betyder inte att efterfrågan i sig kommer att minska”. Wolf berättar att deras kunder fortfarande har ett stort behov av kontorslokaler men att de kan tänka sig att skaffa kontor i en annan form.
Erensjö spår att bolag kommer att söka mindre ytor när de ska förhandla om sina hyreskontrakt. För många företag i framför allt storstäderna är hyror en stor kostnad och det finns möjlighet till stora ekonomiska besparingar om den mängden ytor inte behövs.
Checchi tror att efterfrågan på kontorslokaler kommer vara ganska stor. Framöver tror Checchi att vi kommer att ha ett mer fritt och flexibelt arbetssätt och att företag därför kommer att leta efter lite mindre lokaler än de har idag.
Även Wolf tror att den totala efterfrågan på kvadratmeter kommer att minska och att trycket på kontorslokaler som är belägna i mer attraktiva och tillgängliga områden kommer att öka. Genom att minska ytan på lokalerna har företag råd att placera sina kontor på en mer attraktiv plats där de lättare lockar till sig arbetstagare och kunder. Det finns företag som har valt att frångå kontorslokaler helt men Wolf tror att de flesta företag kommer vilja ha en kontorslokal i framtiden. Under de kommande fem åren spår Checchi att det kommer att finnas en stor efterfrågan på kontorslokaler men att efterfrågan
kommer att se annorlunda ut. Det kommer att vara högst tryck på de kontorslokaler som ligger på integrerade orter, där det är nära till handel, upplevelser och kultur.
Erensjö tror att det kommer att ske färre nybyggnationer av kontor i framtiden och att de kommer att vara fler personer som sitter på samma yta. Om företag skär ner sina ytor med 30–40% kommer det att finnas mycket tomma ytor över. Erensjö berättar att en del av de äldre kontorslokalerna möjligen kan komma att byggas om, till bostäder eller övrig verksamhet. Inte heller Öman tror att det kommer att byggas nya kontorskomplex inom de närmsta åren. Öman konstaterar att det förmodligen kommer att handla om att använda befintliga byggnader på nya sätt.
Mats Hederos är med i Fastighetsägarnas styrelse och berättar att efterfrågan på kontorslokaler har blivit något som diskuterats flitigt, till följd av pandemin.
Fastighetsägarna har kommit fram till att det har skett en minimal förändring när det kommer till efterfrågan på kontor. Hederos själv hade förväntat sig att flertalet
hyresgäster skulle önska mindre kontorsytor på grund av pandemin, men att det inte har skett. Mats Hederos tes på efterfrågan i framtiden är att den kommer vara relativt oförändrad. Efterfrågan på kontorslokaler i Stockholm är väldigt stor och det berättar Hederos har varit ett problem de senaste 5-6 åren.
Linnea Öman tror att 60-talisterna fortfarande vill ha ett eget kontor även om alla arbetsuppgifter går att göra hemifrån. De yngre generationerna är egentligen inte intresserade av själva kontoret utan ser flexibiliteten som en möjlighet att jobba vart och när de vill menar Öman. Hederos berättar att AMF Fastigheter har låtit utföra
undersökningar där det visat sig främst vara den yngre generationen som vill vara på kontoret, medan den äldre generationen inte har samma behov.
Vakansgraden i Stockholm har ökat lite, men nivån är fortfarande alldeles för låg anser Hederos. Marco Checchi anser att problemet i Stockholm är just det, att vakansgraden är för låg. Den låga andelen tomma lokaler hindrar en stor omflyttning av lokaler från att kunna ske påpekar Checchi. När kontrakten för företagens lokaler håller på att gå ut tror Checchi därför att det kommer att bli “trångt vid dörren”.
5 Analys
5.1 Analys och diskussion av resultat
Under de följande rubrikerna analyseras och diskuteras resultatet från de enskilda intervjuerna och de teoretiska utgångspunkterna.
5.1.1 Lokal anpassad för arbetsuppgiften
Erensjö, Checchi, Hederos, Wolf och Ohls var överens om att kontoret behöver vara anpassat och optimerat för verksamheten. Checchi underströk att “one size does not fit all” för att förtydliga att alla företag har olika behov. Bodin Danielsson (2014) skriver att ett aktivitetsbaserat kontor gör det möjligt att välja miljö beroende på vilken arbetsuppgift medarbetarna har för stunden. Öman ansåg att det är svårt att tillfredsställa alla de
anställdas behov i en likadan miljö. För att skapa produktivitet behöver de anställda en miljö som varierar och som är anpassad med varierade miljöer för alla olika typer av arbetsuppgifter. Det är många likheter mellan det Bodin Danielsson beskriver om
aktivitetsbaserat kontor och det respondenterna beskrev är den optimerade kontorsmiljön.
Samtidigt diskuterade respondenterna att generella kontorslösningar är motsatsen till lösningen på problemet.
5.1.2 Minskade kontorsytor
Bodin Danielsson (2014) ansåg att yteffektivitet i grunden handlar om ekonomi. Det stämmer överens med det Erensjö påpekade, nämligen att företag kan få möjlighet till stora ekonomiska besparingar om mängden ytor som inte behövs minskar. Kanawaty (1992) skrev att det öppna kontoret är ett kostnadseffektivt alternativ eftersom företagen kan spara pengar då denna kontorstyp kräver mindre yta och material. Genom att endast hushålla med skrivbordsplatser till en del av de anställda som Erensjö föreslog, eller välja en annan kontorstyp, som Kanawaty (1992) förespråkar, kan företag alltså erhålla
ekonomiska fördelar. De sparade pengarna och den minskade ytan kan göra att företag har möjlighet till att skaffa kontor på mer attraktiva ställen konstaterade Wolf. Både Hederos och Checchi berättade om den låga vakansgraden i Stockholm och att efterfrågan på kontorslokaler är större än utbudet. Detta kan tvinga företag att behöva välja en lokal som är mindre än antalet anställda.
Hederos har sett att företag har önskat mindre lokalytor i Stockholms innerstad redan innan år 2020. Han är den enda som trodde att efterfrågan inte har eller kommer att förändras ytterligare i ett kortsiktigt perspektiv. Respondenterna trodde inte att det kommer byggas några nya kontorsbyggnader inom den närmsta framtiden utan att det i stället kommer att ske en förändring av hur de befintliga lokalerna används. Trenden gällande minskad yta kan bidra till att fler företag får plats på samma ställe och att vakansgraden i städer som Stockholm ökar.
5.1.3 Kontorstrenden efter år 2020
De första kontoren i Sverige var trälhaven där de anställda satt i öppna ytor med en hög ljudnivå (Hufvudstaden u.å.). En tid efter detta utvecklades cellkontoren där de anställda hade egna rum och interaktion mellan kollegor skedde mer sällan (Bodin Danielsson 2014). Ett par decennier senare blev det öppna kontoret populärt (Björk Bovin, Ståhl
längre går att fortsätta skapa generella lösningar som antas ska passa alla då behovet för varje verksamhet och individ är olika.
Distansarbetet har visat att kontoret inte är den optimala miljön för koncentrerat arbete.
Det konstanta avbrytandet och distraktionerna gör det svårt att fullborda sina uppgifter.
Öman ansåg att det nuvarande kontoret inte fungerar för det enskilda arbetet. Många medarbetare skattar det individuella arbetet högst och Wolf ansåg att dagens kontor inte är optimerade för denna typ av arbete. Vikten av den ostörda och tysta arbetsmiljön har gjort sig påtaglig när allt fler har jobbat hemifrån och frågan är hur detta ska
implementeras på framtidens kontor. För att få tillbaka personalen till kontoren menade Wolf att dessa företag måste anpassa sina kontorslokaler för att tillgodose behovet av koncentrerat och ostört arbete. Det stämmer väl överens med Bodin Danielssons (2014) uppfattning om att cellkontor passar bäst för arbeten som kräver stor koncentration. Trots detta har ingen av respondenterna antytt att gå tillbaka till cellkontor skulle kunna vara lösningen på problemet.
Erensjö spådde att kontoren även i framtiden kommer att spela en stor roll för att öka de sociala relationerna och samspelet mellan kollegor. Vikten av kontoret som den plats där utbyten och sociala interaktioner sker är något som respondenterna lade mycket värde i.
Det stämmer väl med Bodin Danielsson (2014) som skriver att det sällan sker spontana möten och interaktion mellan kollegor på ett cellkontor. Checchi trodde att mötesrum och mötesplatser kommer att utvecklas i framtiden och på så sätt bidra till mer optimerade möten. Checchi trodde också att det fysiska mötet kommer att kännas som en lyx när de blir alltmer sällan förekommande.
5.1.4 Fortsatt önskan om kontor
Mats Hederos trodde att den äldre generationen kommer vilja fortsätta att arbeta hemifrån i större utsträckning till skillnad från den yngre generationen, som Hederos menar, efterfrågar en fysisk mötesplats. Öman trodde tvärtom att det är den äldre generationen, som är vana vid sitt kontor och sin skrivbordsplats, som kommer vilja fortsätta åka till kontoret. Den yngre generationen är mer bekväm och uppskattar flexibiliteten att kunna bestämma plats och tidpunkt för att bedriva sitt arbete berättade Öman.
5.1.5 Digitala och fysiska möten
Checchi berättade att de digitala mötena inte har nått sin fulla potential ännu och menade att förutsättningarna behöver förbättras för att digitala möten ska vara en fungerande mötesplats. Bodin Danielsson (2014) skrev att vi måste skapa kontorsmiljöer som är anpassade till den tekniska utvecklingen. Innan pandemins utbrott förutspår Bodin Danielsson att den tekniska utvecklingen kommer att påverka våra framtida kontor. Wolf berättade om att det är svårare att skapa nya relationer på distans, men lättare att
upprätthålla de relationer som redan finns. Ohls och Hederos pratade båda om att det är svårare för nyanställda och nyexaminerade att bli en del av gemenskapen vid arbete på distans. Erfarenhetsutbytet som sker mellan nya och äldre kollegor menade Hederos är en väsentlig del i arbetslivet.
Checchi förklarade att platsen där det fysiska mötet skall ske behöver vara optimerat för att mötet i sig ska bli optimerat. Checchi berättade även att det fysiska mötet har
underskattats och att kvaliteten av det fysiska mötet är viktig för innovativt arbete.
Hederos berättade att arbetsuppgifter som är framåtlutande kräver ett fysiskt möte.
Hederos berättade att arbetet på distans har inneburit väldigt effektiva digitala möten men att denna typ av möten inte kan ersätta de spontana fysiska möten som sker på en
arbetsplats. Möten som sker digitalt är ändamålensliga och deltagarna är fokuserade, men mötet är inte oväntat. Hederos berättade att det är oväntade impulser som skapar idéerna som gör att frågor rör sig mot en lösning.
5.1.6 Samnyttjan av ytor
Linnea Öman driver ett coworking-kontor i Växjö och är positivt inställd inför delade kontorsytor. Hon är den enda som intervjuats som arbetar aktivt med coworking.
Öman sa att coworking kan öppna upp för affärsmöjligheter. Blagoey, Costas och Kärreman (2019) redovisade att gemensamma kontorsytor bidrar till möten och utbyten mellan företagen som hyr in sig på ytorna, vilket stämmer överens med det Öman sa. Det förekommer att företag som genom coworking-ytorna kan samarbeta med varandra och, enligt Ömans erfarenhet, till och med skapa bolag tillsammans utanför sina företag.
Öman berättade om att det finns olika typer av coworking-kontor. På exempelvis BYN Växjö får företaget möjlighet att sätta upp sin egen logga och att inreda eller måla om enligt eget tycke i rummet de hyr in sig i. Det finns andra typer av coworking-kontor som inte erbjuder egna rum och Öman menar att det kan vara svårare för företaget att skapa och visa sin egen identitet genom detta. Enligt Abratt och Kleyn förmedlar identitet vad kund och anställd kan förväntas av företag (2012). Wolf ansåg att det kan vara ett
problem med samnyttjan av ytor för företagets identitetsskapande. Identitetsskapande och coworking får vägas mot varandra, båda verkar som ytterligheter och kan inte optimeras samtidigt beskrev Wolf. Checchi ansåg att företag som skriver avtal med en viss
coworking-aktör kan få en branding-skjuts men att flera företag vill ha egna lokaler som de kan ladda med de värden företaget vill förmedla. Det Öman menade var att beroende på vilket typ av coworking-kontor företag väljer sig att hyra in sig på kan
förutsättningarna variera.
5.1.7 Företagskultur och identitet
Flertalet gånger i intervjuerna diskuterades företagskultur och företagets identitet av respondenterna. Det var ett återkommande ämne och det gjordes tydligt att det var något som värderades högt. Flera av respondenterna berättade att de uteblivna fysiska mötena, på grund av distansarbetet, resulterat i att företagskulturen inte upplevts lika starkt hos de anställda. Det är viktigt för de anställda att känna ”det här företaget representerar jag”
berättade Öman.
5.2 Analys och diskussion av metod och genomförande
För att respondenterna skulle ha möjlighet att motivera och diskutera svaren på frågorna genomfördes muntliga enskilda intervjuer. Antalet intervjuer begränsades till åtta för att kunna genomföra intervjuer och analysera resultatet inom tidsramen för arbetet. Genom att göra enkäter hade antalet respondenter kunnat vara fler och resultera i ett mer generellt svar. Enkäterna hade kunnat spara tid då det inte krävs några bestämda tider för
svarstillfällen och respondenterna genomför undersökningen enskilt. Möjligheten för att aktörerna skulle tolka frågorna fritt hade ökat och det hade varit svårare att interagera och styra respondenten i rätt riktning igen. Valet av enskilda intervjuer som metod har
fungerat för att besvara studiens syfte och en stor mängd resultat har kunnat samlas in.
Mötena via Zoom har varit ändamålsenliga. De digitala mötena har gjort det möjligt att intervjua respondenter utan att behöva resa. Det uteblivna resandet sparar tid för respondenterna vilket kan ha bidragit till en ökad andel av personer som har haft möjlighet att medverka i studien. Om rådande läge i pandemin hade tillåtit och
möjliggjort fysiska möten finns det en risk att interagerandet mellan parterna hade blivit större och att protokollet för intervjun inte hade följts i samma utsträckning.
Åtta intervjuer genomfördes och sex av dem användes i detta arbete. Denna gallring av resultat gjordes för att hålla det relevant och för att endast använda den fakta som besvarar syftet. Genom att tydligare formulera intervjufrågorna och syftet med intervjun för respondenterna kunde alla intervjuer varit av relevans. Eftersom intresset för arbetet var att höra vilka teorier erfarna aktörerna hade om framtidens kontor, ansågs det inte relevant att använda resultat som hänvisade till vidare läsning i stället för egna teorier.
Respondenternas erfarenheter och upplevelser av branschen har skiljt sig åt beroende på vilken ort de är verksamma i. Checchi, Hederos och Wolf är alla tre verksamma i Stockholm. Öman och Ohls är baserade i Växjö och Erensjö är verksam i Stockholm, Malmö, Göteborg och Växjö. Yrkeserfarenheter från olika städer kan bidra till varierade spekulationer gällande kontorets framtid.
De som har intervjuats till detta arbete kontaktades inledningsvis via mejl. Alla
respondenterna svarade inom två arbetsdagar för att boka in tid för intervju. Intresset för framtidens kontor är stort och det har varit lätt att få kontakt och svar från respondenter.
Om det hade funnits möjlighet till mer tid för arbetet kunde det genomförts fler intervjuer med andra aktörer för att få ett mer generellt svar på arbetets syfte.
Inspelning av ljud gjordes med en extern enhet för alla intervjuer. Den externa enheten plockade upp visst omgivningsljud som i vissa fall gjorde det svårt att höra vad respondenterna sa vid transkriberingen. Vissa av intervjuerna spelades även in med Zooms egna inspelningsverktyg vilket gjorde det lättare att höra vad respondenten svarade på frågorna. I efterhand kan det konstateras att det hade varit bättre om de båda inspelningsmetoderna hade använts för alla intervjuer.
Eftersom detta arbete handlar om kontoret efter år 2020 och pandemins utbrott, finns det ännu relativt lite färdigställd forskning i ämnet. Först om ett antal år går det säkert att säga om pandemin kommer att ha en påverkan på framtidens kontor. I nuläget går det bara att spekulera. Även om spekulationerna kommer från personer som arbetat länge med utformning av kontor är det först i framtiden som vi kommer att veta om de fick rätt eller inte.
6 Slutsatser
Det digitala arbetssättet är här för att stanna. Både kontoret och det digitala mötet behöver optimeras för att företag ska kunna skapa och förvalta innovation. De nyvunna digitala erfarenheterna har lett till att kontoret behöver utvecklas i takt med den tekniska utvecklingen. Det digitala mötet är effektivt men inte relationsbyggande och kan därför inte ersätta det spontana mötet och den interaktionen som sker på ett kontor. Kontoret som fysisk mötesplats skapar oväntade möten som leder till impulser och kreativt arbete.
Efterfrågan på kontor efter år 2020 kommer att finnas kvar. Företag och medarbetare önskar fortfarande en plats dit anställda och kunder kan komma för att interagera med varandra. Alla respondenter är eniga om att kontoret är viktigt för de fysiska mötena, men det krävs även utrymme för att utföra uppgifter som kräver fokuserat arbete i företagets lokaler.
För att locka tillbaka de anställda till kontoret i framtiden krävs det att kontorslokalen är lättillgänglig för både medarbetare och kunder. Genom minskade kontorsytor kan företag i stället tänka sig att betala ett högre kvadratmeter-pris för att ha kontorslokalen belägen på ett mer attraktivt ställe.
Det hade ur många aspekter varit lönsamt att kunna dela kontorslokaler med andra företag. Lagstiftningar, hyresavtal, sekretess, mänskligt motstånd och vikten av identitetsskapande är några av de faktorer som står i vägen för konceptet. För att samutnyttjande av lokaler ska kunna bli till verklighet krävs lösningar på denna typ av hinder. Delade kontorsytor ska inte byggas upp av kompromisser utan ska generera vinst för alla inblandade parter.
Efter år 2020 behöver kontoret optimeras för möten, både informella och formella.
Kontoret behöver vara en plats för erfarenhetsutbyten och sociala utbyten. Detta innebär att generella lösningar inte är lösningen. Genom att ta bort de generella lösningarna tvingas företagen se efter vilka behov företaget och dess anställda har. Respondenterna trodde inte att det kommer att byggas nya kontorslokaler i stor utsträckning i framtiden.
Det kommer i stället att handla om att förvalta de kontorslokaler som redan finns. För att skapa en produktiv arbetsmiljö är det i framtiden viktigare med kvalitet än kvantitet vid utformning av kontorslokaler.
Studien visar att funktionsbehovet på framtida kontor är framför allt att agera mötesplats för kunder och medarbetare. För att medarbetare och kunder ska komma tillbaka till kontoren efter år 2020 bör de vara belägna på platser som är lättillgängliga och attraktiva.
På kontoret ska det fortfarande finnas plats för koncentrerat och fokuserat arbete. Mer specifika funktionsbehov för kontorslokaler är individuella för företag och dess verksamhet.
Källförteckning
Abratt, R. & Kleyn, N. (2012). Corporate identity, corporate branding and corporate reputations: Reconciliation and integration. European journal of marketing, 46(7), pp.1048-1063
Ahlin, J. (1987). Kontorsplaneringens historik och nuläge. KTH Vol.1, No 2.
Björk Bovin, I & Ståhl, J-E. (2009). Att flytta till och arbeta i öppet kontor. 1. uppl.
Stockholm: Prevent
Bartsch, S., Weber, E., Büttgen, M. & Huber, A (2021). Leadership matters in crisis induced digital transformation: how to lead service employees effectively during the COVID-19 pandemic. Journal of service management, 32(1), pp.71-85.
Blagoev, B., Costas, J. & Kärreman, D. (2019). ’We are all herd animals’: Community and organizationality in coworking spaces. Organization (London, England), Vol.26(6).
Bodin Danielsson, C. (2014). Vad är ett bra kontor?: olika perspektiv på Sveriges vanligaste arbetsplats. Stockholm: Svensk byggtjänst
Büschgens, T., Bausch, A. & B. Balkin, D. (2013). Organizational Culture and
Innovation: A Meta-Analytic Review. The Journal of Product Innovation Management, Vol.30(4).
Conradson, B. (1988). Kontorsfolket: en etnologisk studie av livet på kontor. Diss.
Stockholm: Nordiska museet.
Fastighetsägarna (u.å.). Coworking-kontor, en exponentiell trend.
https://www.fastighetsagarna.se/globalassets/rapporter/stockholms-rapporter/coworking-- kontor-en-exponentiell-trend.pdf [2021-04-21]
Folkhälsomyndigheten (Fohm) (2020a). Nytt Coronavirus upptäckt i Kina.
https://www.folkhalsomyndigheten.se/nyheter-och-press/nyhetsarkiv/2020/januari/nytt- coronavirus-upptackt-i-kina/ [2021-04-12]
Folkhälsomyndigheten, Fohm (2020b). Spridningen av Covid-19 är en pandemi.
https://www.folkhalsomyndigheten.se/nyheter-och-
press/nyhetsarkiv/2020/mars/spridningen-av-covid-19-ar-en-pandemi/ [2021-04-12]
Folkhälsomyndigheten, Fohm (2020c). Personer över 70 bör begränsa sociala kontakter tills vidare. https://www.folkhalsomyndigheten.se/nyheter-och-
press/nyhetsarkiv/2020/mars/personer-over-70-bor-begransa-sociala-kontakter-tills- vidare/ [2021-04-21]
Frisk, J. (2021). Borta bra men hemma bäst? Forskare kartlägger forskning om distansarbete. Stockholm: Forte:.
https://forte.se/artikel/borta-bra-men-hemma-bast-forskare-kartlagger-forskning-om- distansarbete/ [2021-05-18]
Gullers, A. (2018). Stan ska bli världsbäst på klimatomställning. KTH.
https://www.kth.se/aktuellt/nyheter/stan-ska-bli-varldsbast-pa-klimatomstallning- 1.899061 [2021-05-18]
Kanawaty, George (red.) (1992). Introduction to work study. 4. (rev.) ed. Geneva:
International Labour Office
Nagel, L. (2020). The influence of the COVID-19 pandemic on the digital transformation of work. International journal of sociology and social policy, 40(9-10), pp.861-875 Svenska Akademiens ordlista över svenska språket. Fjortonde upplagan (2015).
Stockholm: Svenska Akademien
Svensson, J. (2017). Kontorets nya typologier är ett symptom på livstilsidealet om att ständigt arbeta. Arkitektur, 8 november. https://arkitektur.se/tema/kontorets-nya- typologier-ar-ett-symptom-pa-livstilsidealet-om-att-standigt-arbeta/ [2021-05-18]
Tarkett (u.å.). Om kontoret efter 2020 med Mats Hederos. Sollentuna: Tarkett https://proffs.tarkett.se/sv_SE/node/kontoret-efter-2020-Mats-Hederos-AMF-12176 [2021-04-28]
Tele2 (2020). Det hybrida arbetslivet – Coronapandemins effekter på vårt sätt att arbeta – nu och i framtiden. Kista: Tele2 Kantar Sifo.
https://mb.cision.com/Public/7793/3250374/92d3075d5481f459.pdf [2021-05-18]
Widell, J. (2019). Från trälhav till kontorslandskap.
https://www.svt.se/nyheter/lokalt/ost/fran-tralhav-till-kontorslandskap [2021-04-14]
