KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK
Fastställt av Dokumentansvarig Datum
Bitr. kommundirektör Ann-Sofie Dejke Löneadministratör Eva Sjöstedt 2013-03-05 1 (10)
Personal - Arbetsmiljö Lön och ersättningar
Kontroll inför löneutbetalning
Arbetstagaren rapporterar i självservice och arbetsledaren beviljar.
Viktigt är att hålla koll via bevakningar i självservice rollen personalredogörare att avvikande tjänstgöring och frånvaro blir beviljad i rätt tid.
Kolla även att avdrag och tillägg har blivit registrerade.
Det är i första hand arbetsledaren som ska hålla denna koll men du som löne- assistent kollar även detta.
När det gäller avvikande tjänstgöring så är det lönebrytdatum som gäller. Om det beviljas efter detta datum måste lönen köras om eller om det dröjer för länge läggas manuellt eventuellt till en extrautbetalning.
Innehåll
Kontroll inför löneutbetalning ... 1
För att se obeviljad frånvaro ... 2
För att kontrollera obeviljad avvikande tjänstgöring ... 3
Exempel på felaktig rapportering gällande avvikande tjänstgöring ... 5
Rapporter ... 7
Rapport anställd till och med... 7
Rapport månadslön ... 7
Rapport semester ... 8
Rapport innestående kompensationsledighet ... 9
Rapport övertid ... 10
Rapport öppet sjukskrivna ... 10
Börja alltid med att kolla inställningarna i självservice personalredogörare.
Tänk på att eftersom detta är ett webbprogram så kan inställningarna för- svinna.
Det viktigaste är att markera Sökning på underliggande enheter.
För att se obeviljad frånvaro Välj rätt organisation.
Gå till beslut frånvaro välj period.
Markera ej beviljade.
Tryck Sök.
Här ser du obeviljad frånvaro och du kan även läsa eventuella meddelanden.
En bra regel är att titta på omfattning där det alltid ska stå 100 om det inte är ledig del av dag. Är det semester t.ex. finns det skäl att klicka upp raden och kolla. I de fall det inte ska stå 100 är t.ex. komp del av dag. Men semester kan bara vara hela dagar om man har valt semester betald till skillnad mot tim- semester.
När du klickar på namnet så ser du att rapporteringen är rätt.
Orsak från och med datum och inget annat.
Omfattningen och antal arbetsdagar sätter systemet själv.
Här ser du inf knappen.
För att kontrollera obeviljad avvikande tjänstgöring
Det man alltid ska tänka på är att självservice alltid utvärderar efter schemat.
Det innebär att man inte behöver tänka på om det är fyllnadslön, enkel eller kval övertid. Därför är valen oftast bara extratid pengar eller tid då det gäller beordrad övertid.
När det gäller att man har varit på kurs eller möte så är valet alltid kurs konfe- rens tid eller pengar.
Välj Avvikande tjänstgöring i menyn.
Tryck Sök.
Här ser du direkt om det inte ser bra ut med kombinationerna.
Om inte ta kontakt med din arbetsledare.
Viktigt är att den anställde får reda på att fel val har gjorts.
Om jag endast ska ha OB-ersättning så ska rapporteringen se ut så här.
Exempel på felaktig rapportering gällande avvikande tjänstgöring Tänk på att Bemanningstyp alltid ska vara ifylld i kombination med en anteck- ning för att förenkla hur det ska beviljas.
Här ska orsaken vara kurs konferens möte eller pengar. Om jag har varit på möte eller utbildning då jag inte har arbetstid så ska jag ersättas med fyllnads- lön eller fyllnad i ledighet, aldrig enkel eller kval övertid.
Om något annat ska gälla att det är möte och det ska vara extratid då får arbetsledaren ta ställning till detta.
Exempel på felaktig rapportering.
Extratid är endast beordrad tjänstgöring och då är inte Bemanningstypen Ut- bildning utan t.ex. Förstärkning eller Vik för frånvaro. Det allra bästa är att det finns en anteckning som förtydligar vilken extratid det gäller.
Vid möte, kurs, utbildning ska alltid kurs konferens utbildning möte väljas.
Då ska rapporteringen se ut så här.
Ersättningsorsak kan också vara kurs konf utb möte/pengar.
I Bemanningstyp väljer man om det är utb eller möte.
.
För att titta på beviljad frånvaro och avvikande tjänstgöring flytta markören till Alla.
Gör alltid en koll på detta några dagar innan det är dags för lönebryt.
Lämpligt är att välja en period som t.ex. kvartal så sökningen inte blir så stor.
Om du väljer blankt i Anställd så söker den på alla. Du kan även söka på sär- skild person genom att klicka upp raden.
Rapporter
Här kan du på ett lätt sätt sätta ihop rapporter så du har koll på t.ex. hur myck- et semesterdagar har min personal tagit ut och hur mycket är kvar.
Hur mycket kompensationsledighet har personalen innestående.
För att kolla hur länge mina vikarier är anställda så gör du så här.
Här väljer du Rapporttyp, Anställd tom.
Kolla alltid under organisation att du har rätt organisation vald.
Det står i klartext efter org knappen.
Rapport anställd till och med
När du gjort ditt val klickar du på Skapa rapport.
Här kan du kolla hur länge dina vikarier är anställda. Detta är viktigt om an- ställningen ska förlängas eller avslutas.
Rapport månadslön
Gå in under Rapporter, Anställning och i Rapporttyp välj Anställningsuppgif- ter. Välj Månadsbelopp i rutan Fält.
Klicka på Skapa rapport.
Rapport semester
För att få ut en lista angående semester klicka på Semester under Rapporter.
Här kan du ange ett urval för rapport över semesteruppgifter. Även här är det viktigt att du har rätt organisation vald.
Markera de fält som du vill ska vara med i rapporten. Du klickar på den rad du vill ha, om du ska ha flera val så håll nere Ctrl-knappen och klicka sedan på nästa rad. Du bestämmer alltså själv vilket innehåll det ska vara i rapporten.
Var noga med att välja semestergrupp och det år som vi är just nu.
Klicka Skapa rapport.
Rapport innestående kompensationsledighet
För att kunna se hur mycket komp som ligger för uttag se följande mall.
Tänk på att fylla i rätt månad.
Rapport övertid
Välj Årsackar – Anställning.
Tryck skapa rapport.
Om du vill titta på vilka som är öppet frånvarande just nu välj Frånvaro i me- nyn.
Rapport öppet sjukskrivna
Tryck skapa rapport.
