PROTOKOLL STYRELSEMÖTE (09:30-16:00) Norrköping / Teams

PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2020-12

2020-09-19 (09:30-16:00) Norrköping / Teams

Deltagare - Svemo

Håkan Leeman Ordförande

Åke Knutsson Vice Ordförande

Anja Claesson Ledamot

Josefin Lundin Ledamot - deltog fram till lunch

Ola Hansson Ledamot

Robert Svensson Ledamot

Thomas Avelin Ledamot

Ulla Peterson Ledamot

Per Westling Generalsekreterare

Anna Wilhelmsson GS Koordinator

Cecilia Winterqvist COO

Gäster

Martin Jarl Ekonomichef

Roger Clemensson Valberdningen

1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen

Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte.

Den utskickade agendan godkändes.

2. Val av justerare

Robert Svensson valdes att justera dagens möte.

3. Föregående protokoll

4. Resultatrapport

Ekonomichefen presenterade ekonomirapporten per 31/8 för styrelsen. Intäktssidan visade ett plusresultat mot budget, detta beror till stor del på att licensförsäljningen kommit igång efter att tävlingsförbudet hävts under juni månad.

Kostnadsbudgeten visade ett plusresultat mot budget, inbesparingen kommer till stor del från sektionskostnaderna eftersom kostnaderna för resor minskat betydligt under pandemin.

Ekonomirapporten visar just nu på ett plusresultat men det finns stora osäkerheter om utfallet.

5. Ärenden

5.1 Ekonomiska frågor inklusive förutsättningar för budget 2021 (RS, MJ, PW)

Styrelsen beslutade förra året att börja med budgetprocessen tidigare och därför presenteras till detta möte ett första utkast till budget. Styrelsen diskuterade ingående förslaget och de

övergripande ramarna för den fortsatta budgetprocessen för 2021. Budgetarbetet är betydligt mer komplicerat än normalt på grund av den nu rådande Corona-situationen som gör att både intäkts- och kostnadssidan är svåra att förutse särskilt inom verksamhetssidan då så pass stor del av förbundets omsättning bygger på aktiviteter hos förare och tävlingsverksamhet.

Samtidigt uttrycker styrelsen sin uppskattning för sektionernas arbete med både ekonomihantering och verksamhetsplaner.

Beslut:

Styrelsen beslutade att respektive kontaktpersoner ska gå igenom sektions- och kommittéers önskade budget inför nästa styrelsemöte samt att MJ, PW och RS fortsätter arbetet med den totala budgeten.

Vid kommande möte avser styrelsen diskutera budget på mera detaljerad nivå.

5.2 Licensfrågor 2020 samt 2021 (RS, MJ, PW)

Med tanke på hur Corona-pandemin har förändrat vår verksamhet under året både nationellt och internationellt så ska styrelsen se över hur detta påverkar våra licenstagare under 2020 och även framåt. Frågan diskuteras just nu i stort sett i alla länder.

Beslut:

Styrelsen gav kansliet i uppgift att utreda hur våra licenstagare drabbats av Corona-pandemins effekter i form av inställda/framflyttade arrangemang både nationellt och internationellt.

Utredningen ska omfatta grenarnas olika situation och verksamheter som genomförts. Med detta underlag kommer styrelsen att ta upp frågan vid det styrelsemötet 11 oktober och då ta beslut.

5.3 Föreningskonsulent 2021 (HL)

En av de stora utmaningarna för ett förbund är att säkerställa en god kontakt med, och en utveckling av, förbundets föreningar. För Svemo är detta speciellt utmanande då vi organiserar många olika idrotter, och i många fall delar föreningar med Bilsportförbundet. Distrikten spelar en väldigt viktig roll i detta arbete, och ska till stor del vara en länk mellan föreningarna och förbundet. För att underlätta för föreningarna och för distrikten i detta, har andra förbund använt olika sätt. En del förbund har anställda lokala föreningskonsulenter, och andra arbetar

nära RF/SISU:s DF i detta. Svemo behöver hitta sitt sätt att knyta samman det nationella förbundet, distrikten och föreningarna.

Det har även noterats att det idag finns erfarenheter från ex. SINUS-projektet. Dessa erfarenheter bör tas med vid det fortsatta arbetet.

Beslut:

Styrelsen beslutade uppdra åt kansliet att definiera en roll som en föreningskonsulent som i första hand ska arbeta i nära samarbete med distrikten för att utöka Svemos service mot våra klubbar.

Den prioriterade arbetsuppgiften blir att kartlägga vilka behov föreningarna har.

Detta arbete kan sedan ligga till grund för vilken hjälp vi vill ha i framtiden av RF/SISU:s DF i vårt arbete med föreningarna.

5.4 Digitaliseringsråd (CW)

Styrelsen beslutade i föregående styrelsemöte att tillsätta 6-8 personer i det

nya digitaliseringsrådet. Medlemmarna ska utses i dialog med rådets sammankallande.

Ben Nyman utsågs och tillfrågades till rollen som sammankallande och har tackat ja till den.

Det är önskvärt att rådets medlemmar representerar olika delar av Svemos verksamhet och sammankallande påbörjar nu sitt arbete för att styrelsen i nästa styrelsemöte ska kunna fatta beslut om vilka som ska ingå i rådet.

I föregående styrelsemöte bad styrelsen Cecilia Winterqvist att fortsätta processen och

återrapportera vid detta möte, och ett förslag till budget för rådet ska läggas fram till styrelsen att besluta om.

Beslut:

Styrelsen beslutade att sammankallande till nästa styrelsemöte ska ta fram ett förslag på

digitaliseringsrådets medlemmar om 6–8 personer. Förslaget ska lämnas till Cecilia Winterqvist och presenteras vid nästa styrelsemöte den 11 oktober för beslut.

Styrelsen beslutade vidare att Thomas Avelin utses som kontaktperson för digitaliseringsrådet.

5.5 Utlysning av RF´s förtjänsttecken (AW)

RF´s förtjänsttecken, idrottens högsta utmärkelse, delas traditionellt ut under högtidliga former i samband med idrottsfesten på Riksidrottsmötet, nu närmast 28–30 maj 2021, i Uppsala.

Rätt att inge förslag på kandidater har styrelserna inom specialidrottsförbunden och

Riksidrottsförbundet-SISU-distrikt samt ledamot av Riksidrottsstyrelsen. Ansökningarna ska ha inkommit till RF senast den 1 oktober 2020.

Svemo styrelse diskuterade frågan vid förra mötet och nu finns fyra namn att ta ställning till.

Beslut:

Styrelsen beslutade att ansöka om RF´s förtjänsttecken för 4 personer. Namn på dessa finns i bilaga till originalprotokollet.

5.6 IUP – finansiering samt organisation (TA, PW)

Styrelsen tog del av det förslag som har utarbetats av kansliet och UK för att finansiera IUP när det gäller drift och underhåll. Styrelsen ser att det behövs ytterligare och fördjupat data för att kunna fastställa finansieringsmodellen.

Beslut:

Styrelsen uppdrar till UK att med hjälp av kansliet jobba vidare med grundförslag som

presenteras för att slutligen fastställas på styrelsemötet den 11 oktober. Förslaget ska bygga på parametrar, begränsningar och ramar som UK själva föreslår.

5.7 Tekniskt råd (OH)

Bildandet av ett tekniskt råd. Förslaget bygger på delaktighet från alla sektioner med ett årligt möte på någon lämplig arena för utbytande av erfarenheter, feedback, FIM frågor, även aktivas frågor. Rådet kan utöva gemensamma mätningar, riskananalyser, skrivningar för SR och NT förslag. Bränslefrågor och inventeringar om gemensamt material med stöd av en person på kansliet.

Beslut:

Styrelsen beslutade skapa ett tekniskt råd med arbetsuppgifter som beskrivits ovan. Vidare uppdrogs åt tekniska rådet att själva bemanna och ta fram en arbetsbeskrivning, då detta görs ska det finnas med en tydlig gränsdragning mot miljökommittén och säkerhetsrådet. Samtidigt ska ett namnförslag på sammankallande samt ansvarig på kansliet presenteras.

6. Rapporter

6.1 Licensrapport (CW)

Den totala differensen mellan år 2019 och år 2020, i antalet sålda licenser under augusti månad, är minus 859 st.

I grenarna Flat Track, Supermoto och Motocross har totalen på antal sålda licenser ökat i augusti 2020 jämfört med samma tidpunkt förevarande år. Samtliga övriga grenar har minskat antal lösta licenser med variation inom de olika grenarna.

Överlag är det fortfarande Klubblicens som har ökat mest och Seniorlicenserna är det som markant har minskat i antal i jämförelse med samma period för år 2019.

6.2 Säkerhet (UP)

Säkerhetsrådet har haft möte lördag den 29 augusti. Det var ett fysiskt möte i Norrköping med 2 deltagare med på länk. Arbetet i gruppen präglas av stort intresse, öppenhet och varmt

engagemang. Under mötet fokuserade man på - reflektion över årets arbete

- ramar inför nästa års arbete - samsyn kring regelskrivning - budget

Fokusområden under fortsättningen av 2020 samt 2021 kommer att vara

- Utbildning och information kring hjärnskakning. Här finns fortfarande mycket att göra då misstänkt hjärnskakning förekommer regelbundet i rapporter från tävling/ träning.

- Utbildning och information om HLR och Första hjälpen ABC - Kommunikationsinsatser.

Arbetet med Verksamhetsplan och budget inför 2021 är i full gång.

En komplett rapport ligger på Svemo hemsida, www.svemo.se under fliken Säkerhet. Under mötet beslutades att rådet kommer att ha digitala möten första måndagen i varje månad med början i oktober.

På Södra distriktets årsmöte i februari höll Anja Rauch från Svemo kansli en uppskattad genomgång av säkerhetsarbetet. Det poängterades att det finns möjlighet att boka liknande föredrag med medlemmarna i säkerhetsrådet för föreningar och distrikt.

Medlemmarna i Medicinska rådet har av förståeliga skäl varit fokuserade på pågående pandemin men planerar ett digitalt möte under september. På det mötet kommer bl.a. en genomgång av sjukvårdsdokumentet att göras för att det i nästa steg ska gå till sektionerna.

Fokusområden under fortsättningen av 2020 samt 2021 kommer att vara - Läkarintyg

- Antidoping - Medicinska frågor

- Regelfrågor i Svemo regelverk ang. sjukvård - Uppdatering av bilaga A, sjukvårdsdokumentet Arbetet med Verksamhetsplan och budget är i full gång.

6.3 Inför fortsatt förbundsmöte (HL, PW)

Planeringen för återupptagandet av förbundsmötet är nu i full gång. Alla relevanta dokument har sänts ut till ombuden, suppleanter och andra berörda ännu en gång eftersom mötet är ajournerat och därför enbart kommer att avhandla tidigare ej behandlade punkter.

Styrelsen diskuterade igenom ledamöternas olika roller vid mötet och ett antal praktiska detaljer.

6.4 Försäkringssituationen (PW)

Svemo kommer att träffa försäkringsbolaget If för att diskutera om det finns en möjlighet att få en premierabatt för 2020 - 2021 mot bakgrund av minskat antal tävlingar och utfallet av antalet olyckor. Mötet kommer att hållas 23 september. Normalt/traditionellt möte i

försäkringskommittén kommer sedan att hållas 16 oktober.

Styrelsen kommer att informeras om hur diskussionerna gått snarast efter mötet.

6.5 Brev från Falkenbergs MK och ljudfrågan (HL, AC)

Ljudfrågan är numera ständigt aktuell, och myndigheterna har med stöd av lokala miljöstadgar, och det faktum att Naturvårdsverket jämställer ljud från motorsport med miljöfarlig verksamhet, alltmer synpunkter på verksamheten. Två klubbar har påtalat att efterlevnaden hos olika aktörer är bristfällig och vill ha styrelsens stöd i en skärpning av allvaret hos förare, personal och

funktionärer. Styrelsen anser naturligtvis att det är av allra största vikt att förare funktionärer och klubbar följer de ljudregler som finns. Sker inte detta så är det stor risk att verksamheten i sin helhet inte kan fortsätta att bedrivas. på grund av myndighetsbeslut. Förare med maskiner som överstiger de gränsvärden som finns för banan och regelverken måste tas av banan tills problemet är åtgärdat.

På lång sikt ligger en lösning troligen i att påverka politiskt och framför allt att få

Styrelsen ber det nyinrättade Tekniska rådet att titta på frågan och återkomma med förslag till hantering.

6.6 Brev från MX Veteranerna (TA, UP)

Svemo styrelse har fått ett brev från Klubb Cross och Trial Veteranerna. I brevet finns 3 frågeställningar.

Den första rör kravet på läkarintyg för att lösa en Classic licens. Idag är det krav på läkarintyg vart annat år från och med att föraren fyller 60 år och till och med 65. Från och med 66 år är kravet varje år. Denna fråga har hänskjutits till Medicinska rådet. Den andra frågan rör möjligheterna att hitta arrangörer med lägre kostnader

Den tredje frågan rör licenser vid VM och ett internationellt utbyte.

Styrelsen diskuterade de olika frågeställningarna och vilka delar i vårt regelverk som berörs.

Kansliet fick i uppdrag att svara MX Veteranerna utifrån styrelsens diskussion.

6.7 Fortsatt kontakt från Spring Media (HL, PW)

Vid föregående styrelsemöte beslutade styrelsen att Spring Medias förfrågan om sänkt rättighetsavgift för årets speedwaysäsong skulle lämnas utan åtgärd. Spring Media har sedan återkommit ytterligare en gång i samma fråga och med samma begäran. Svemo har för avsikt att ta upp frågan vid kommande diskussioner med ESS.

6.8 Miljö - LONA och LOVA-bidrag (AC)

Det finns möjlighet för Svemo klubbar att söka LONA/LOVA bidrag via sin kommun och länsstyrelsen för natur- och vattenvårdsprojekt som bland annat gynnar biologisk mångfald av växter och djurarter. Mikael Norén, Svemos miljösamordnare, har tidigare hjälpt klubbar att söka LONA/LOVA. Mellan 2004 och 2012 finns det 6 projekt att hitta på naturvårdsverkets hemsida, samtliga är avslutade. Deadline för 2021 ansökningar om nya LONA- och LOVA projekt är 1 december.

Intresserade klubbar bör söka dessa bidrag så snart som möjligt.

Långsiktigt hjälper sådana miljöprojekt att marknadsföra Svemos aktiva miljöarbete och att sprida ett modernare synsätt på motorsportens möjligheter att främja biologisk mångfald som är en av mänsklighetens största aktuella utmaningar. "Biologisk mångfald" ingår i de 3 viktigaste prioriteringsområden som Svemos Miljökommitté utsett.

6.9 Uppdatering av Corona-situationen (HL)

Regeringen har den senaste tiden meddelat att de satt av ytterligare 1 miljard i kompensationsstöd i tilläggsbudgeten för 2020. Med stor sannolikhet kommer dessa pengar att fördelas på liknande sätt som den tidigare ersättningen om 500 miljoner. Detta innebär att RF kommer att be förbund och klubbar att söka kompensation enligt tidigare mönster, och att fördelningen sedan kommer att ske utifrån behov och enligt de riktlinjer som togs fram i maj. Fortfarande saknas besked om lättnader i 50-personers gränsen. Svemo svarade via RF på den remiss som gick ut i augusti, men ingen återkoppling har hittills skett.

Styrelsen fortsätter också med regelbundna avstämningar med förbundets sektioner och distrikt.

Slutligen vill vi än en gång påpeka att även under rådande pandemi anser styrelsen att det är viktigt att centrala ledare visar sitt stöd och uppskattning till de arrangörer som bedriver tränings- och tävlingsverksamhet. Detta innebär att de ledare som inte är i riskgrupp fortsatt bör vara ute och besöka de arrangemang som körs och vi räknas då som funktionärer och ingår ej i 50 personers-regeln. Självklart ska vi följa myndigheternas rekommendationer gällande avstånd, hygien osv. för att undvika smittspridning men vi anser att detta är ett sätt att visa vårt intresse, stöd och uppskattning till de klubbar och funktionärer som håller verksamheten igång.

6.10 Översyn av Svemo regelverk (ÅK)

Förbundet har idag ett omfattande regelverk som ledare och utövare har att känna till och följa i tillämpliga delar. För tävlingsverksamheten finns det två regelverk som anger hur verksamheten ska genomföras, nämligen Nationellt Tävlingsreglemente (NT) och Specialreglemente (SR) i den gren som berör respektive tävling eller träning. Det här systemet med ett övergripande regelverk (NT) och speciella regler (SR) för respektive gren har funnits i många år och har upplevts som en självklarhet. Att behöva ha två regelböcker upplevs dock av många som mycket obekvämt och svårhanterligt. Med nuvarande regler är skillnaderna inte så stora vare sig det gäller att arrangera en enklare tävling eller en SM-tävling. För framtiden kan också nya grenar och fordon komma in i förbundet vilket kan medföra att ytterligare komplicera nuvarande regelverk.

Under nuvarande verksamhetsperiod vill styrelsen påbörja ett arbete med översyn av förbundets regelverk som innebär att reglerna för tävlingsverksamheten förändras till ett förhoppningsvis modernare regelverk som bättre passar in för den verksamhet som avses. Att förändra vårt nuvarande komplexa regelverk är ett stort och omfattande projekt som kräver mycket arbete och insatser under en begränsad tid. Styrelsen diskuterade därför på vilket sätt det här projektet ska starta upp.

6.11 Rapport från styrelsens kontaktpersoner (samtliga)

7. Nästa möte

Nästa möte är söndagen den 11 oktober i Sollentuna, Stockholm.

8. Avslutning

Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte.

Vid protokollet Ordförande

Anna Wilhelmsson Håkan Leeman

Godkänt via mejl 2020-09-22 Justerare

Robert Svensson

Godkänt via mejl 2020-09-22