07.5. Bilaga 3. Revisionsrapport - Ansvarsutövande 2015

(1)

Revisionsrapport

My Nyström Tilda Lindell Fredrik Carlsson februari 2016

Ansvarsutövande 2015

översiktlig granskning

Sollentuna kommun

(2)

Innehållsförteckning

Sammanfattande bedömning ... 2

1. Inledning ... 3

1.1. Bakgrund ... 3

1.2. Revisionsfråga ... 3

1.3. Revisionsmetod och avgränsning ... 3

2. Granskningsresultat ... 5

2.1. Fokusområden och kommunövergripande mål ... 5

2.2. Kommunstyrelsen ... 6

2.3. Stadsbyggnadsnämnden... 9

2.4. Överförmyndarnämnden... 10

2.5. Trafik- och fastighetsnämnden ... 12

2.6. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ... 16

2.7. Vård- och omsorgsnämnden ... 19

2.8. Miljö- och byggnadsnämnden ... 23

2.9. Kultur- och fritidsnämnden ... 26

2.10. Barn- och ungdomsnämnden ... 30

2.11. Socialnämnden ... 34

Bilagor ... 39 Enkätfrågor

Enkätresultat per nämnd

(3)

Sammanfattande bedömning

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sollentuna kommun har PwC granskat styrelsens och nämndernas ansvarsutövande under 2015. Det vill säga om de utifrån sina respektive ansvarsområden har skött verksamheten på ett

ändamålsmässigt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt.

Utgångspunkten i granskningen har varit respektive nämnds verksamhetsplan, protokoll samt underlaget till årsredovisningen.

Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att samtliga nämnder får övergripande godkänt ut ansvarsynpunkt. Vi noterar dock en rad

utvecklingsområden varav de mest centrala är:

- Nämnderna saknar för året ekonomiska mål och åtaganden vilket kan försvåra en bedömning kring om nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att nå måluppfyllelse avseende ekonomin i linje med fokusområdet

ansvarsfull ekonomisk politik.

- I likhet med föregående år kan analysen kring måluppfyllelsen beträffande verksamheterna i många fall kan utvecklas, i syfte att synliggöra i vilken utsträckning arbete har utförts för att utföra åtagandena samt för att tydliggöra bedömningen av åtagandet.

- Det skiljer sig mellan nämnderna hur de har tillämpat

målstyrningsmodellen vilket gör att ambitionsnivån skiljer sig stort. Det finns därför behov av att tydliggöra vilken målstyrningsmodell som ska gälla för åtagandena. Dvs. om beskrivande text för respektive åtagande ska

användas eller om mått, handlingsplaner och aktiviteter ska kopplas till respektive nämnds åtaganden.

(4)

1. Inledning

1.1. Bakgrund

Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar.

Kommunstyrelsen, nämnder och beredningar ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges mål, uppdrag och föreskrifter samt givetvis lagar och förordningar i övrigt. För att fullgöra uppdraget måste respektive organ bygga upp system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsätt sätt.

1.2. Revisionsfråga

Granskningen ska besvara följande revisionsfråga:

Vidtar nämnden/styrelsen/fullmäktige-beredningen tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp, kontrollera och rapporterasina mål eller tilldelade uppdrag?

För att kunna besvara den övergripande revisionsfrågan sker prövningen av ansvarsutövandet utifrån 15 kontrollmål. Kontrollmålen utgör även

revisionskriterier, det vill säga bedömningsgrund om ansvarsutövandet är tillräckligt.

Följande kontrollmål bildar underlag för granskningen:

- Mål/uppdrag finns från fullmäktige

- Mål finns formulerade för nämndens verksamhet - Mål finns formulerade för nämndens ekonomi - Målen är uppföljningsbara/(mätbara)

- Rapportering angående målen/uppdragen sker till fullmäktige - Rapportering angående målen/uppdragen sker till nämnden - Rapporteringen sker med tillräcklig frekvens/omfattning - Nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapporteringen - Måluppfyllelsen redovisas avseende verksamheten

- Måluppfyllelsen redovisas avseende ekonomin - Målen har nåtts avseende verksamheten - Målen har nåtts avseende ekonomin

- Analys görs av måluppfyllelsen beträffande verksamheten - Analys görs av måluppfyllelsen beträffande ekonomin - Orsaker till avvikelser redovisas

1.3. Revisionsmetod och avgränsning

Granskningen bygger på genomgång av budget 2015 samt respektive nämnds verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och protokoll för år 2015.

Inom ramen för granskningen har en enkät genomförts i syfte att ge underlag till fortsatt dialog med nämnderna rörande deras förutsättningar för ansvarstagande.

(5)

Enkäten skickades via mail till ledamöter, både ordinarie och ersättare, i samtliga nämnder. Noterbart är att ordinarie ledamöter i högre grad har svarat på enkäten än ersättare. Svarsfrekvensen varierade mellan nämnderna från 76 procent

(kommunstyrelsen) till 39 procent (kultur- och fritidsnämnden). Fördelningen var enligt följande: KS 73 % (16/22), SBN 56 % (5/9), ÖFN 50 % (1/2), TFN 76 % (13/17), UAN 43 % (9/21), VON 45 % (10/22), MBN 44 % (8/18), KFN 39 % (7/18), BUN 42 % (8/19), SN 56 % (10/18). Enkätfrågor återfinns i bilaga.

Granskningen innefattar samtliga nämnder:

 Kommunstyrelsen

 Stadsbyggnadsnämnden

 Överförmyndarnämnden

 Trafik- och fastighetsnämnden

 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden

 Vård- och omsorgsnämnden

 Miljö- o byggnadsnämnden

 Kultur- och fritidsnämnden

 Barn- och ungdomsnämnden

 Socialnämnden

Då Rösjöstyrelsen utgår ur kommunens nämndorganisation från och med 2016-01- 01 enligt beslut i KF 2015-12-17, exkluderas styrelsen från granskningen.

Granskningsresultatet har ej sakgranskats utan ska ses som revisorernas interna material och som utgångspunkt för diskussioner och bedömning av

ansvarsutövandet.

(6)

2. Granskningsresultat

2.1. Fokusområden och kommunövergripande mål

Målstyrningsmodellen i Sollentuna utgår från de fokusområden och kommunövergripande mål som fastställs av kommunfullmäktige varje

mandatperiod. För år 2015 fanns sex fokusområden och åtta kommunövergripande mål. Enligt dokumentet Regler för ekonomi och verksamhetsstyrning (2014-06-16) ska varje kommunövergripande mål ha mått kopplade till sig. Vidare ska det finnas åtaganden med tillhörande mått samt handlingsplaner och aktiviteter. I direktiven för 2015 gavs möjlighet att i den beskrivande texten till åtagandena beskriva vad som övergripande ska genomföras/uppnås under året.

För fokusområdet ansvarsfull ekonomisk politik har en förändring gjorts 2015 vilken innebär att inga kommunövergripande mål finns kopplade till området och inte heller några åtaganden.

1. Ansvarsfull ekonomisk politik 2. Näringsliv och arbetsmarknad

- Mål 1: Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet - Mål 2: Fler i arbete

3. Utbildning

- Mål 3: Alla kommunens utbildningsverksamheter ska hålla en hög kvalitet

4. Förebyggande insatser och omsorg

- Mål 4: Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv

- Mål 5: Arbeta för en individuellt anpassad omsorg av hög kvalitet 5. Miljö och samhällsutveckling

- Mål 6: Arbeta för en god bebyggd miljö - Mål 7: Minska utsläppen av växthusgaser 6. Kommunikation

- Mål 8: Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling

(7)

2.2. Kommunstyrelsen

2.2.1. Uppdrag och mål

Kontrollmål Bra Tillfreds-

ställande

Otillräckligt

Mål/uppdrag finns från fullmäktige x

Mål finns formulerade för nämndens verksamhet

x

Mål finns formulerade för nämndens ekonomi

x

Målen är uppföljningsbara/mätbara x

Kommentarer:

Kommunstyrelsen fick tre uppdrag från fullmäktige i budget 2015. Att tydliggöra ansvar och roller för miljöfrågorna i kommunen, att ta förstärkt initiativ till förhandling med landstinget för att skapa fler sträckningar med servicelinjen till fler kommundelar och att redovisa tänkbar plats för en återvinningscentral i kommunen. Uppdragen ska genomföras och redovisas till kommunfullmäktige under 2015.

Kommunstyrelsen definierar i sin verksamhetsplanering (2014-12-02) åtaganden kopplat till de övergripande målen, totalt redovisas 13 åtaganden. För mål 1 finns två åtaganden, för mål 4 finns ett åtagande, för mål 6 finns tre åtaganden, för mål 7 finns två åtaganden, för mål 8 finns fem åtaganden.

För de övergripande målen Fler i arbete, Alla kommunens utbildnings-

verksamheter ska hålla en hög kvalitet och Arbeta för en individuellt anpassad omsorg av hög kvalitet saknas åtaganden för kommunstyrelsen. Det saknas även mål och åtaganden inom fokusområdet Ansvarfull ekonomisk politik.

För varje åtagande finns en beskrivning, däremot saknas mått, mätetal, konkreta handlingsplaner och förväntat resultat för samtliga åtaganden vilket gör att vi bedömer att det finns svårigheter med uppföljning.

Enkät

81 procent anser att styrelsen helt eller till stor del har etablerade och

välfungerande arbetsformer för utformning av mål och hela 94 procent anser att styrelsen har fastställt uppföljningsbara mål för verksamheten.

2.2.2. Uppföljning och rapportering

ställande

Otillräckligt

Rapportering angående x

(8)

målen/uppdragen sker till fullmäktige Rapportering angående målen/

uppdragen sker till nämnden

x

Rapporteringen sker med tillräcklig frekvens/omfattning

x

Nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapporteringen

x

Kommentarer:

Vid delårsrapport per augusti (KS §166/2015, KF §109/2015) bedöms 12 åtaganden som gröna och ett som gult. Det gula gäller att ta fram ett miljöprogram vilket beskrivs vara påbörjat och bedöms läggas fram under våren 2016. Samtliga åtaganden redovisas även i verksamhetsberättelsen.

De tre uppdragen från fullmäktige som lämnades i samband med budget 2015 redovisas ej i delårsrapport eller verksamhetsberättelse för 2015, däremot redovisas status för drygt 20 andra uppdrag (från KF, KS och KSAU).

I juni 2015 får fullmäktige rapportering av hela kommunens ekonomi genom en förstärkt månadsrapport per april, utfall och prognos redovisas.

Enkät

Från enkäten framgår att rapportering och uppföljning upplevs ske med tillräcklig frekvens och att den ger en tydlig bild av verksamhetens nuläge och utveckling.

Styrelseledamöter anser att uppföljning och rapportering av ekonomi i högre utsträckning innehåller relevanta analyser av avvikelser, än vad uppföljning av verksamhet har. Vilket kan vara en orsak till att den ekonomiska rapporteringen upplevs som ett något mer tillräckligt underlag att fatta beslut utifrån.

2.2.3. Resultat

ställande

Otillräckligt

Måluppfyllelsen redovisas avseende verksamheten

x

Måluppfyllelsen redovisas avseende ekonomin

x

Målen har nåtts avseende verksamheten

x

Målen har nåtts avseende ekonomin E/T

Kommentarer:

(9)

Inga mål fanns för ekonomin. För 2015 redovisar styrelsen ett överskott mot budget om 0,9 mnkr och för den totala budgetramen ett överskott om 6,9 mnkr.

I verksamhetsberättelsen till årsredovisningen bedöms 11 åtaganden som helt gröna (uppfyllda) och två som gula (delvis uppfyllt).

Enkät

För rapportering av måluppfyllelse visar enkätsvaren att ekonomi i högre grad redovisas med tillräcklig frekvens än vad verksamheten görs. 31 procent av respondenterna anser att frekvensen på redovisning av verksamhetens

måluppfyllelse endast till viss del sker med tillräcklig frekvens. Sammantaget anser 81 procent att de har tillräcklig information avseende måluppfyllelse för så väl ekonomi som verksamhet.

2.2.4. Analys och utvärdering

ställande

Otillräckligt

Analys görs av måluppfyllelsen beträffande verksamheten

x

Analys görs av måluppfyllelsen beträffande ekonomin

x

Orsaker till avvikelser redovisas x

Kommentarer:

Det ekonomiska utfallet kommenteras och orsak till budgetöverskottet förklaras övergripande i verksamhetsberättelsen.

För åtagandena redovisas kommentarer vad som är genomfört och som ligger till grund för bedömning. För de två gula åtagandena skulle analysen kunna utvecklas för att beskriva varför åtagandet inte är genomfört enligt plan. Då flera åtaganden är formulerade på ett sätt som försvårar uppföljning är det av än större vikt att tydligt motivera varför en bedömning är gjord.

Enkät

Majoriteten (69 %) av respondenterna anser inte att styrelsen diskuterar och analyserar måluppfyllelse på nämndssammanträden och 19 procent svarar att det inte alls förekommer.

2.2.5. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet

Kontrollmål Tillräckligt Otillräckligt

Uppdrag och mål x

(10)

Uppföljning och rapportering x

Resultat x

Analys och utvärdering x

Kommentarer:

Nämndens ansvarsutövande bedöms utifrån ovanstående genomgång som tillräcklig, men vi noterar brister. Det finns inte något särskilt mål avseende

nämndens ekonomi. Att det inte finns något särskilt mål kring nämndens ekonomi kan försvåra en bedömning kring om nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att nå måluppfyllelse avseende ekonomin. Det saknas även särskilda aktiviteter, handlingsplaner eller mått kopplade till nämndens åtaganden och bedöms därför svåra att följa upp och att finna spårbarhet i de bedömningar som görs. De tre uppdrag nämnden fick från fullmäktige i budget 2015 rapporteras ej med i varken delårsrapport eller i underlag till årsredovisningen, vilket bör ha föranlett

nämnden att fatta aktiva beslut.

I likhet med föregående år bedöms analys och beskrivning till vad bedömning av måluppfyllelsen grundas på kunna förbättras.

2.3. Stadsbyggnadsnämnden

Nämnden är ny sedan 2015-01-01. Nämndens uppgift är att hantera de stadsbyggnadsfrågor som tidigare hanterats av kommunstyrelsens plan- och exploateringsutskott. Stadsbyggnadsnämndens verksamhet sker inom

stadsbyggnadsavdelningen som ligger inom kommunstyrelsen. Detta innebär att formellt sett har nämnden ingen egen budget, utan inryms i kommunstyrelsens övergripande budget. Nämnden har ingen egen verksamhetsplan för 2015.

I september redovisas en uppdragsuppföljning för nämnden. Totalt 30 uppdrag redovisas, varav 18 bedöms gröna, nio gula och tre röda. Vi har tagit del av

protokoll från årets nämndssammanträden, av protokollen framgår att majoriteten av ärendena rör detaljplaner och exempelvis ansökningar om planbesked. På varje nämndssammanträde finns en stående punkt med stadsbyggnadschefens

information till nämnden.

I delårsrapporten finns stadsbyggnadsnämnden/avdelningen med som en del i kommunstyrelsens rapportering, då avdelningen ingår som en del i

kommunledningsverksamheten. För ekonomin var bedömningen vid delåret att trots avvikelser för både intäkter och kostnader bedömdes utfallet rymmas inom budget. Redovisningen för helåret för stadsbyggnadsavdelningen finns inom kommunstyrelsens verksamhetsberättelse. För 2015 redovisas ett överskott mot budget om 1,2 mnkr.

(11)

Kommentar

Då nämnden inte har en egen budget kan frågan om huruvida ansvar kan utkrävas lyftas.

2.4. Överförmyndarnämnden

2.4.1. Uppdrag och mål

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

Nämnden fick inga särskilda uppdrag från fullmäktige i budget 2015.

Nämnden har fem verksamhetsmål och fyra internkontrollmål för 2015, dessa är ej kopplade till fullmäktiges övergripande mål. Då mått och handlingsplaner saknas för samtliga verksamhetsmål, försvåras mätbarhet och uppföljning. För exempelvis verksamhetsmålet ”Hemsidan ska regelbundet uppdateras och vara aktuell. Delar av hemsidan ska översättas till engelska” innebär avsaknaden av mätbarhet att bedömning av måluppfyllelsen blir svår.

2.4.2. Uppföljning och rapportering

ställande

Otillräckligt

Rapportering angående

målen/uppdragen sker till fullmäktige

x

Rapportering angående målen/

x

Kommentarer:

(12)

Varje månad lämnas en månadsrapport avseende ekonomi till Sollentuna kommun. I april och augusti lämnas en förstärkt månadsrapport. Vid båda tillfällena prognostiseras ett underskott om 150 tkr för helår.

Verksamhetsmålen redovisas vid delårsrapporten i augusti, ingen analys eller förklaring lämnas. I verksamhetsberättelsen redovisas ekonomi och

verksamhetsmål.

2.4.3. Resultat

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

Vid verksamhetsberättelsen förklaras det ekonomiska resultatet, +242 tkr genom en vakant tjänst. De fem verksamhetsmålen redovisas, tre bedöms gröna och två som gula. De två som bedöms som gula är Erbjuda kommungemensam

information avseende gemensamma intresseområden. Fortsätta ha erfarenhetsutbyte med socialtjänst och vård- och omsorgsverksamhet på

förvaltningsövergripande nivå under 2015 och Regelbundet uppdatera hemsidan.

Delar av hemsidan ska översättas till engelska.

Vi noterar att det senare målet i kommentaren beskrivs att det inte har uppnåtts, varför vi ifrågasätter nämndens bedömning av måluppfyllelsen som gul.

2.4.4. Analys och utvärdering

ställande

Otillräckligt

x

(13)

Kommentarer:

Det framgår ej i uppföljning varför ett åtagande bedöms som grönt/uppfyllt. Ingen kommentar, analys eller beskrivning lämnas. Exempelvis målet om att Fatta beslut om ansökan inom tre månader efter anmälan av behov, bör exempelvis

genomsnittlig handläggningstid framgå samt om samtliga ärenden beslutats inom tidsramen. För gula/delvis uppfyllda verksamhetsmål lämnas en kort kommentar om varför målet ej uppnåtts, kopplingen mellan kommentaren och bedömningen av målet går inte heller för gula mål att spåra.

2.4.5. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet

Uppdrag och mål x

Resultat x

Kommentarer:

Nämndens ansvarsutövande bedöms utifrån ovanstående genomgång som tillräcklig, men det finns brister. Vi noterar att det inte finns något särskilt mål avseende nämndens ekonomi. De mål som finns för nämndens verksamhet är ej kopplat till fullmäktiges övergripande mål och fokusområden och

verksamhetsmålen är svåra att följa upp och skulle kunna tydliggöras och

konkretiseras. Analys av måluppfyllelsen för verksamhetsmålen och transparensen till bedömningen bör utvecklas. I dagsläget saknas möjlighet att som utomstående få insyn i varför ett mål bedöms som grönt eller gult.

Enkät

Då det är en liten nämnd och ett inkommande svar på enkäten, kan svaret inte användas mer än som subjektiv bedömning. Generellt ses både mål, uppföljning och information som fungerande, det som uppges kunna utvecklas är nämndens analys av måluppfyllelsen.

2.5. Trafik- och fastighetsnämnden

2.5.1. Uppdrag och mål

ställande

Otillräckligt

x

Mål finns formulerade för nämndens x

(14)

ekonomi

Kommentarer:

Nämnden fick inga särskilda uppdrag från fullmäktige i budget 2015.

Nämnden har totalt för år 2015 10 åtaganden, dessa är kopplade mot fyra av de övergripande målen. Inga åtaganden finns för ekonomi. Kopplat till det

övergripande målet att Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet finns ett åtagande, för Arbeta för en god bebyggd miljö finns fem åtaganden, för Minska utsläppen av växthusgaser finns två åtaganden, för Öka möjligheterna för

invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling finns två åtaganden.

För varje åtagande finns en övergripande beskrivning av vad som ska göras, däremot saknas mått, mätetal, konkreta handlingsplaner och förväntat resultat för samtliga åtaganden vilket gör att vi bedömer att det finns svårigheter med

uppföljning.

Enkät

En stor majoritet av respondenterna svarar att det finns etablerade och välfungerande arbetsformer för utformning av mål och de framtagna målen upplevs av ledamöterna som uppföljningsbara.

2.5.2. Uppföljning och rapportering

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

Nämnden får rapportering av ekonomi genom förstärkt månadsrapport april (2015-05-21) där även 5 av 10 åtaganden redovisas.

I delårsrapporten redovisas ekonomiskt utfall och prognos (först i nämnden, sedan till KS och KF). Förklaring till resultatet redovisas. Ett lågt underskott

prognostiseras, inga åtgärder planeras att vidtas. Samtliga åtaganden redovisas, två

(15)

bedöms helt gröna och 8 som ljusgröna. Även tio uppdrag från KF/KS/KSAU redovisas.

TFK presenterar verksamhet, resultat och framtida utmaningar i fullmäktige 2016- 02-04. Nämnden behandlar vidare en fördjupad kvalitetsredovisning i september.

Nämnden har inte tagit något beslut med anledning av rapporteringen, däremot har både prognos och måluppfyllnad varit positiv under året.

Enkät

Enkäten visar att rapporteringen av verksamhet i högre gran anses ge en tydlig bild av nuläge och prognos, innehålla relevant information och förklaringar till

avvikelser samt vara ett tillräckligt underlag att fatta beslut utifrån, än

rapporteringen av ekonomi. Uppföljning av verksamhet upplevs vidare i högre grad ske med tillräcklig frekvens än vad rapporteringen av ekonomi gör. Däremot

förmedlas bilden att rapportering av så väl ekonomi som verksamhet är av god kvalitet och ske med tillräcklig frekvens.

2.5.3. Resultat

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

Nämnden har ett underskott om 3,4 mnkr mot budget för år 2015. Underskottet förklaras till störst del bero på ombyggnationen och ökade pensionskostnader, samt att gatuverksamheten fått högre kapitaltjänste-, renhållning- och

trafiklinjemålningskostnader.

Tre åtaganden bedöms som gröna, fyra som ljusgröna och tre som gula.

Enkät

För redovisning av måluppfyllelse upplevs denna till stor del ske med tillräcklig frekvens. Däremot framgår det att ledamöterna inte fullt ut upplever att de har tillräcklig information avseende måluppfyllelse.

(16)

2.5.4. Analys och utvärdering

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

Nämnden redovisas orsaker till det ekonomiska utfallet. Flera åtaganden ska pågå under 2-3 år, vilket tillsammans med avsaknad av indikatorer och mätetal

försvårar förståelsen för bedömningen av målen. De fleråriga åtagandena är omfattande och kräver tydliga beskrivningar för vad som ska genomföras varje år samt analyser av utfall för att de ska fungera som relevanta åtaganden, detta saknas och det blir alltför otydligt då ett flerårigt åtagande bedöms som ljusgrönt (nästan uppfyllt) då två år återstår. Det finns behov av förtydning av vad som gäller för det som är pågående enligt plan med beräknas färdigt om två år.

Analysen till åtagandena kan förbättras för att öka transparensen och förståelsen till varför ett mål bedöms gult, ljusgrönt respektive grönt.

Enkät

Svaren visar att nämnden till viss eller stor del diskuterar måluppfyllelse på sammanträden.

2.5.5. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet

Uppdrag och mål x

Resultat x

Kommentarer:

Nämndens ansvarsutövande bedöms utifrån ovanstående genomgång som

tillräcklig. Vi noterar dock att det inte finns något särskilt mål avseende nämndens ekonomi och nämnden visar ett negativt resultat mot budget. Att det inte finns något särskilt mål kring nämndens ekonomi kan försvåra en bedömning kring om nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att nå måluppfyllelse avseende

ekonomin. Det saknas även särskilda aktiviteter, handlingsplaner eller mått kopplade till nämndens åtaganden vilket tillsammans med ett antal fleråriga

(17)

åtaganden försvårar uppföljning och det finns behov av en utvecklad analys.

2.6. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden

2.6.1. Uppdrag och mål

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

Nämnden fick inga uppdrag från fullmäktige i budget.

Nämnden har formulerat totalt tolv åtaganden för fem mål kopplat till fyra fokusområden. Till sex av åtagandena finns handlingsplaner kopplade

(sammanlagt elva handlingsplaner) och till resterande sex åtaganden finns såväl handlingsplaner som mått kopplade (sammanlagt 23 mått och 15 handlingsplaner).

Det finns dock inget särskilt mål formulerat för nämndens ekonomi.

Möjligheten att mäta, följa upp och utvärdera måluppfyllelsen för de olika åtagandena varierar i och med att mått och handlingsplaner formulerats i olika utsträckning för de olika åtagandena. Exempelvis finns det till åtagandet

”Studerande inom vuxenutbildningen (inkl. SFI och särskild utbildning för vuxna) ska uppnå målen och vara nöjda med utbildningen” olika mätetal kring andelen som är nöjda med utbildningen och andelen som uppnår godkända betyg och handlingsplaner som att ”slutföra upphandlingen inom vuxenutbildningen”. Ett annat exempel är åtagandet ” Våra elever och deltagare har en kompetens som efterfrågas av näringslivet och andra arbetsgivare” till vilket det finns tre handlingsplaner kopplat (varav en är fastställa former för samverkan mellan arbetscenter och det lokala näringslivet).

Enkät:

Av den enkät som gick ut till ledamöter och ersättare in nämnden (9 personer svarade) framgår att 33 % (3 personer) till stor del instämmer i att nämnden har etablerade och välfungerande arbetsformer för utformning av mål. Ytterligare 33 % instämmer till viss del. Vidare instämmer 67 % till stor del med påståendet

”nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet”.

(18)

2.6.2. Uppföljning och rapportering

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

På sammanträdet 2015-02-12 behandlas nämndens verksamhetsberättelse och resultatanalys för år 2014. Nämnden mottar rapportering kring mål, verksamhet och ekonomi på sammanträdet 2015-04-23 (preliminär budget och

verksamhetsplan 2016 behandlas tillsammans med ekonomisk plan 2016-2018, beslutet expedieras till KLK) på sammanträdet 2015-05-21 (återrapportering sker kring förstärkt månadsrapportering för april, nämnden godkänner rapporten och lämnar den vidare till KS).

Vid sammanträdet 2015-09-24 behandlar nämnden delårsrapporten 2015, där ett underskott om 11,8 mnkr prognostiseras (förklaringar lämnas) och en bedömning av måluppfyllelsen för nämndens åtaganden lämnas (av 12 åtaganden bedöms 10 kunna uppfyllas för 2015 och två uppfylls delvis). I delårsrapporten sker även en lägesrapportering kring de uppdrag som nämnden erhållit från KF, KS och KSAU (samtliga ska återredovisas till KLK). Nämnden beslutar att godkänna

delårsrapporten och överlämna den till kommunstyrelsen.

Av nämndens sammanträdesprotokoll för år 2015 framgår att nämnden erhåller kontinuerlig återrapportering kring aktiviteter inom nämndens

verksamhetsområde. De mer fördjupade ekonomiska rapporteringarna (förstärkt månadsrapport) och delårsrapport behandlas lite mer utförligt än de löpande månadsrapporterna som läggs till handlingarna.

Enkät:

Merparten av de svarande (33 % instämmer helt och 33 % instämmer till stor del) upplever att den rapportering som nämnden erhåller avseende ekonomin sker med tillräcklig frekvens, och 67 % instämmer till stor del med påståendet

”rapporteringen ger en tydlig bild av det ekonomiska läget och

utvecklingen/prognos”. Avseende rapporteringen/uppföljningen av verksamheten upplever 67 % till stor del att rapporteringen ger med en god frekvens och att rapporteringen ger en tydlig bild av verksamhetens nuläge och utveckling. Vid jämförelse av enkätresultaten för ekonomi och verksamhet, förefaller det dock som

(19)

att de svarande upplever att rapporteringen avseende verksamheten i högre utsträckning ger ett tillräckligt underlag för nämnden att fatta beslut om åtgärder utifrån, jämfört med den ekonomiska rapporteringen.

2.6.3. Resultat

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

Av nämndens verksamhetsberättelse för år 2015 framgår att nämnden uppvisar en positiv avvikelse mot budget om 9,4 mnkr med resultatenheten

Rudbecksgymnasiet inkluderad, och en positiv avvikelse mot budget med 1,3 mnkr om resultatenheten exkluderas.

Av nämndens tolv åtaganden bedöms åtta som gröna, två som ljusgröna och två som gulta. I nämndens verksamhetsberättelse lämnas även en uppföljning av de uppdrag som nämnden erhållit från KF, KS och KSAU, där det framgår att tre har avslutats enligt plan och fyra är pågående.

Enkät:

Av enkätsvaren framgår att de svarande i högre utsträckning instämmer med påståendet ”återrapporteringen av måluppfyllelse till nämnden sker med tillräcklig frekvens” avseende de ekonomiska målen (56 % instämmer till stor del) jämfört med motsvarande påstående för verksamhetsmålen (56 % instämmer till viss del).

Vidare instämmer 67 % (motsvarande 6 personer) till stor del med påståendet ”jag anser sammantaget att jag har tillräckligt med information avseende

måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet”.

2.6.4. Analys och utvärdering

ställande

Otillräckligt

x

Analys görs av måluppfyllelsen x

(20)

beträffande ekonomin

Kommentarer:

Det sker genomgående analyser utifrån den rapportering som nämnden erhåller om aktiviteter inom nämndens verksamhetsområde. I delårsrapporten sker en bedömning av måluppfyllelsen avseende nämndens åtaganden, och det lämnas kommentarer i anslutning till åtagandet som tydliggör vad bedömningen grundas på. Kommentarerna är något kortfattade i ett par fall (exempelvis för åtagandet

”nämnden miljöpåverkan minimeras”). Motsvarande kommentarer till måluppfyllelsen lämnas i nämndens verksamhetsberättelse.

Enkät:

Av enkätresultatet framgår att 44 % av de svarande (motsvarande 4 personer) instämmer till stor del med påståendet ”nämnden diskuterar och analyserar

måluppfyllelse på nämndsammanträdena”. Ytterligare 33 % instämmer till viss del.

2.6.5. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet

Uppdrag och mål x

Resultat x

Kommentarer:

tillräcklig. Vi noterar dock att det inte finns något särskilt mål avseende nämndens ekonomi, vilket kan försvåra en bedömning kring om nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att nå måluppfyllelse avseende ekonomin.

2.7. Vård- och omsorgsnämnden

2.7.1. Uppdrag och mål

ställande

Otillräckligt

Mål uppdrag finns från fullmäktige x

x

(21)

Kommentarer:

De sex kommunövergripande fokusområdena med tillhörande åtta övergripande mål betraktas som att mål från fullmäktige finns. Utifrån detta har nämnden formulerat sammanlagt 10 åtaganden enligt följande fördelning – två åtaganden inom fokusområde två, sex åtaganden inom fokusområde fyra, ett åtagande inom fokusområde fem och ett åtagande inom fokusområde sex. Av nämndens

verksamhetsplan framgår inget specifikt mål för nämndens ekonomi. Respektive åtagande följs av en beskrivning av vad uppfyllelse av åtagandet syftar till, men det anges genomgående inga aktiviteter, handlingsplaner eller mått som underlättar att göra en transparent bedömning av måluppfyllelsen för respektive åtagande vid uppföljning.

Enkät:

Totalt har nio personer svarat på den enkät som skickades ut till nämndens ledamöter och ersättare, varav sju är ledamöter och två är ersättare. 56 % (motsvarande 5 personer) instämmer helt med påståendet ”nämnden har etablerade och välfungerade arbetsformer för utformning av mål” och 22 % instämmer till stor del. För påståendet ”nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet” är förhållandet det omvända, 22 % instämmer helt och 56 % instämmer till stor del.

2.7.2. Uppföljning och rapportering

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

Av nämndens sammanträdesprotokoll framgår att vid sammanträdet 2015-02-17 beslutade nämnden att överlämna förslag till underlag för nämndens

verksamhetsberättelse och resultatanalys 2014 till kommunstyrelsen. 2015-04-28 beslutar nämnden att överlämna preliminär budget 2016 till KS samt att göra en hemställan till KF om en budgetförstärkning på 3,2 mnkr (det belopp som

motsvarar beräknad skatteväxling för 2016 för att kommunen tar över ansvaret för

(22)

vissa insatser inom LSS från landstinget). Nämnden noterar även den

kvalitetsberättelse som tagits fram för år 2014 utifrån Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, och vid sammanträdet i december framgår viss återrapportering kring nämndens åtagande kring de kommunövergripande målen (målområde 5, mål 7).

2015-05-21 behandlas förstärkt månadsrapport per april 2015, av vilken det framgår att nämnden prognostiserar ett underskott för helåret om 8,6 mnkr för samhällsuppdraget och 0,8 mnkr för produktionsuppdraget. Nämnden beslutar att godkänna rapporten och överlämna den till KS.

Vid sammanträdet 2015-10-01 behandlas nämndens delårsrapport 2015, av vilken det framgår att nämnden prognostiserar ett underskott om 10,5 mnkr för

samhällsuppdraget och 0,9 mnkr för produktionsuppdraget. Ingen kommentar kring måluppfyllelsen för nämndens åtaganden lämnas. Nämnden beslutar att godkänna förslaget till delårsrapport och överlämna den till KS.

Enkät:

78 % (motsvarande 7 personer) instämmer helt med påståendet ”rapporteringen/

uppföljningen avseende nämndens ekonomi sker med tillräcklig frekvens” och 78

% instämmer även med påståendet att rapporteringen/uppföljningen utgör ett tillräckligt underlag för nämnden att fatta beslut om åtgärder utifrån. För den rapportering/uppföljning som nämnden erhåller avseende verksamheten instämmer 78 % helt med att den sker med tillräcklig frekvens, 56 % instämmer helt med att rapporteringen/uppföljningen ger en god bild av verksamhetens nuläge och utveckling och 67 % instämmer helt med att rapporteringen/

uppföljningen utgör ett tillräckligt underlag för nämnden att fatta beslut om åtgärder utifrån.

2.7.3. Resultat

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

Av nämndens verksamhetsberättelse för år 2015 framgår att nämnden redovisar ett sammantaget underskott om 15,3 mnkr gentemot budget. Förklaringar till

(23)

resultatet redovisas. I verksamhetsberättelsen sker även en uppföljning av

måluppfyllelsen avseende nämndens åtaganden, där åtta åtaganden bedöms som gröna, ett bedöms som gult och ett som rött. I verksamhetsberättelsen sker även en redovisning av de uppdrag som nämnden erhållit från KF, KS och KSAU och som ska återredovisas till KLK. Enligt redovisningen har ett uppdrag avslutats enligt plan och två fortlöper enligt plan. Motsvarande redovisning fanns även i

delårsrapporten.

Enkät:

Av enkäten framgår att 67 % av de svarande instämmer helt med påståendet

”återrapportering av nämndens måluppfyllelse sker med tillräcklig frekvens avseende ekonomiska mål” och 44 % instämmer helt med motsvarande påstående för verksamhetsmål. Ytterligare 33 % instämmer till stor del med att

återrapporteringen av måluppfyllelsen avseende verksamhetsmålen sker med tillräcklig frekvens. Vidare instämmer 78 % av de svarande helt med påståendet

”jag anser sammantaget att jag har tillräckligt med information avseende måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet”.

2.7.4. Analys och utvärdering

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

Av delårsrapporten 2015 framgår att 95 procent av nämndens kostnader är bundna i avtal som löper över flera år, och därför kan inga åtgärder på kort sikt vid

eventuella underskott föreslås. På längre sikt kan avtalsvillkoren ses över. Inga omdisponeringar föreslås heller. Orsaker till avvikelser redovisas i delårsrapporten, både per verksamhetsområde och mer generellt kring volymer.

I delårsrapporten sker en uppföljning av nämndens åtaganden, och bedömningen är att sju åtaganden kommer att uppnås under 2015, ett kommer att uppnås delvis och två kommer inte att uppnås. Kommentarer till bedömningen av

måluppfyllelsen lämnas och strukturen är tydlig och lätt att följa. I

verksamhetsberättelsen bedöms åtta av nämndens åtaganden som gröna, ett bedöms som gult och ett som rött. För varje åtagande finns det en beskrivning kring vad åtagandet består i och en beskrivning av de aktiviteter och händelser som ligger till grund för bedömningen.

Enkät:

(24)

Av de svarande instämmer 44 % helt med påståendet ”nämnden diskuterar och analyserar måluppfyllelse på nämndssammanträden” och 33 % instämmer till stor del.

2.7.5. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet

Uppdrag och mål x

Resultat x

Kommentarer:

tillräcklig. Vi noterar dock att det inte finns något särskilt mål avseende nämndens ekonomi och att det inte finns några särskilda aktiviteter, handlingsplaner eller mått kopplade till nämndens åtaganden. Att det inte finns något särskilt mål kring nämndens ekonomi kan försvåra en bedömning kring om nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att nå måluppfyllelse avseende ekonomin. Vi noterar även att månadsrapporterna behandlas i förhållandevis låg utsträckning på nämndens sammanträden.

2.8. Miljö- och byggnadsnämnden

2.8.1. Uppdrag och mål

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

I sin verksamhetsplan för 2015 har nämnden formulerat åtaganden och handlingsplaner för följande övergripande mål – mål 1 (ett åtagande och tre handlingsplaner) mål 4 (ett åtagande och en handlingsplan) mål 6 (ett åtagande och en handlingsplan) och mål 8 (tre åtaganden och tre handlingsplaner) – totalt sex åtaganden och åtta handlingsplaner. Till några av handlingsplanerna finns beskrivningar som tydliggör syftet med handlingsplanerna. Det finns inga mått

(25)

angivna för uppföljning och handlingsplanerna är uppföljningsbara i varierande utsträckning (exempelvis ”information som t.ex. viss geografisk information och miljöinformation görs tillgänglig för utlämning i lämpliga format” och ”genomföra buller- och partikelmätningar under 2015”). Vidare finns det inget särskilt mål angivet för nämndens ekonomi och det sker ingen särskild redovisning av uppdrag från KF, KS eller KSAU i verksamhetsberättelsen. I verksamhetsplanen beskrivs att nämnden endast har formulerat åtaganden för de mål där det upplevs finnas en tydlig koppling mellan nämndens verksamhet och målen.

Enkät:

Av de åtta personer som besvarat den enkät som skickats ut är fem ledamöter och tre är ersättare. 50 % av de svarande instämmer helt med påståendet ”nämnden har etablerade och välfungerande arbetsformer för utformning av mål” och 50 % instämmer till stor del. Vidare instämmer 62 % av de svarande helt med påståendet

”nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet” och 38 % instämmer till stor del.

2.8.2. Uppföljning och rapportering

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

Enligt nämndens sammanträdesprotokoll framgår följande: 2015-02-19 behandlades verksamhetsberättelsen med tillhörande resultatanalys 2014 och nämnden beslutade att godkänna verksamhetsberättelsen och överlämna den till KS. 2015-05-21 beslutar nämnden att anta förstärkt månadsrapport april och överlämna den till KS. Enligt månadsrapporten prognostiseras ett underskott på 1,5 mnkr för nämnden på helårsbasis. 2015-06-10 godkänns nämndens

kvalitetsredovisning. 2015-09-24 antas nämndens delårsrapport och den överlämnas till kommunstyrelsen, och miljöredovisning 2014 behandlas och överlämnas också. 2015-11-18 antas nämndens verksamhetsplan för år 2016.

Enkät:

Av enkäten framgår att 75 % av de svarande instämmer helt med påståendet ”den rapportering/uppföljning som nämnden erhåller avseende ekonomi sker med

(26)

tillräcklig frekvens” och 50 % instämmer helt med påståendet ”den uppföljning/

rapportering som nämnden erhåller avseende ekonomi utgör ett tillräckligt underlag för nämnden att fatta beslut om åtgärder utifrån”. Avseende den uppföljning/rapportering som nämnden erhåller avseende verksamheten

instämmer 50 % helt med att den sker med tillräcklig frekvens (50 % instämmer till stor del) och 62 % instämmer helt till att uppföljningen/rapporteringen utgör ett tillräckligt underlag för nämnden att fatta beslut om åtgärder utifrån.

2.8.3. Resultat

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

I delårsrapporten bedöms nämnden göra ett överskott med 0,9 mnkr gentemot budget för helåret. Inga planerade åtgärder vid underskott eller eventuella

omdisponeringar redovisas. Det sker ingen redovisning av bedömd måluppfyllelse för nämndens åtaganden. Av nämndens verksamhetsberättelse för år 2015 framgår att nämnden redovisar ett totalt överskott om 2,6 mnkr gentemot budget. Av sammanlagt sex åtaganden bedöms ett som delvis uppfyllt och resten som uppfyllda.

Enkät:

Av enkäten framgår att 75 % av de svarande instämmer helt med påståendet

”återrapportering av måluppfyllelsen sker med tillräcklig frekvens till nämnden avseende ekonomiska mål”. Andelen som instämmer helt med motsvarande påstående för verksamhetsmålen uppgår till 38 % (ytterligare 50 % instämmer till stor del). För påståendet ”jag anser att jag sammantaget har tillräcklig information avseende måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet” instämmer 38 % av de svarande helt, 50 % instämmer till stor del och 12 % instämmer till viss del.

2.8.4. Analys och utvärdering

ställande

Otillräckligt

Analys görs av måluppfyllelsen x

(27)

beträffande verksamheten Analys görs av måluppfyllelsen beträffande ekonomin

x

Kommentarer:

Förklaringar till nämndens överskott om 2,6 mnkr gentemot budget lämnas. Av sammanlagt sex åtaganden bedöms ett som delvis uppfyllt och resten som uppfyllda. En kort kommentar som beskriver vad som ligger till grund för

bedömningen lämnas. De uppdrag som nämnden erhållit från KF, KS eller KSAU redovisas också i slutet av verksamhetsberättelsen.

Enkät:

38 % av de svarande instämmer helt med påståendet ”nämnden diskuterar och analyserar måluppfyllelse på nämndssammanträden” och ytterligare 50 % instämmer till stor del (12 % instämmer till viss del).

2.8.5. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet

Uppdrag och mål x

Resultat x

Kommentarer:

tillräcklig. Vi noterar dock att det inte finns något särskilt mål avseende nämndens ekonomi. Att det inte finns något särskilt mål kring nämndens ekonomi kan försvåra en bedömning kring om nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att nå måluppfyllelse avseende ekonomin. Vi noterar även att månadsrapporterna behandlas i förhållandevis låg utsträckning på nämndens sammanträden.

2.9. Kultur- och fritidsnämnden

2.9.1. Uppdrag och mål

ställande

Otillräckligt

Mål finns formulerade för nämndens x

(28)

verksamhet

x

Kommentarer:

Kultur- och fritidsnämnden har inte fått några uppdrag från kommunfullmäktige i budget 2015.

Kultur- och fritidsnämnden definierar i sin verksamhetsplan åtaganden kopplat till de övergripande målen, totalt redovisas tolv åtaganden. För mål 1 finns ett

åtagande, för mål 2 finns ett åtagande, för mål 3 finns tre åtaganden, för mål 4 tre åtaganden, för mål 6 ett åtagande, för mål 7 ett åtagande och för mål 8 finns två åtaganden.

För de övergripande målen Arbeta för en individuellt anpassad omsorg av hög kvalitet och Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling saknas åtaganden. Av nämndens verksamhetsplan framgår inget specifikt mål för nämndens ekonomi.

För varje åtagande finns en beskrivning som i olika mån för respektive åtagande preciserar innebörden av åtagandet. Vissa mål går att följa upp utifrån huruvida en aktivitet i beskrivningen har genomförts eller inte. Däremot är dessa aktiviteter vagt formulerade och det saknas mått, mätetal, uppföljningsbara handlingsplaner och förväntat resultat för samtliga åtaganden, vilket gör att uppföljning försvåras.

Enkät:

Svaren visar att 86 % av ledamöterna upplever att det helt eller till stor del finns välfungerande arbetsformer för utformning av mål. 70 % anser vidare att nämnden har fastställs uppföljningsbara mål för verksamheten.

2.9.2. Uppföljning och rapportering

ställande

Otillräckligt

x

(29)

Kommentarer:

Godkännande av kultur- och fritidsnämndens verksamhetsberättelse med resultatanalys år 2014 behandlades vid nämndens sammanträde i februari. 2015- 05-12 lämnas förstärkt månadsrapport för april där återrapportering av ekonomi och verksamheten lämnas (innehållande bedömning av måluppfyllelsen),

månadsrapporten gick till KF 2015-06-11.

I delårsrapporten per augusti 2015 som behandlas i både nämnd och fullmäktige rapporteras samtliga åtaganden. Sex åtaganden bedöms som gröna, fyra som ljusgröna och två som gult. För de två gulta åtagandena lämnas kommentarer till varför det ej ännu är uppfyllt. I delårsrapporten redovisas även status i åtta pågående uppdrag från KF, KS och KSAU. En prognos lämnas på en positiv avvikelse från budget om 1,5 mnkr för helåret.

Utöver verksamhetsberättelsen 2014, den förstärkta månadsrapporten per april 2015 och delårsrapporten 2015 redovisade Kultur- och fritidsnämndens

ordförande nämndens verksamhet och resultat muntligen på fullmäktigesammanträdet i maj (§ 46/2015-05-07).

Enkät

71 % av de svarande instämmer helt eller till stor del med att den

uppföljning/rapportering som nämnden erhåller avseende ekonomin sker med tillräcklig frekvens. För verksamheten uppskattar 86 % att uppföljningen sker med tillräcklig frekvens. I enkäten framgår även att 72 % av de svarande instämmer helt eller till stor del med påståendet att uppföljningen/återrapporteringen vad gäller ekonomin utgör ett tillräckligt underlag för nämnden att fatta beslut om åtgärder ifrån. Motsvarande siffra vad gäller uppföljning/återrapporteringen avseende verksamheten är 86 %.

2.9.3. Resultat

ställande

Otillräckligt

x

(30)

Kommentarer:

Måluppfyllelsen för samtliga tolv åtaganden redovisas i nämndens

verksamhetsberättelse 2015. Av de tolv åtagandena bedöms sex som gröna, fyra som ljusgröna och två som gulta. De åtaganden som bedöms som gultfärgade är (1) Utökad medborgartillgänglighet och (2) Erbjuda skolor och elever möjligheter att använda kultur- och fritidsnämndens verksamheter som komplement till skolans verksamhet. Dessa åtaganden bedömdes som grön (1) respektive ljusgrön (2) i nämndens delårsrapport 2015.

Nämnden redovisar ett nettoöverskott om 1,4 mnkr jämfört med budget för helåret.

2.9.4. Analys och utvärdering

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

Det ekonomiska resultatet, överskott med 1,4 mnkr mot budget förklaras främst genom att kulturskolan har bytt lokaler samt att den planerade fotbollshallen inte påbörjats. Kommentarer till utfallet lämnas även i den förstärkta månadsrapporten samt vid delåret.

Nämndens åtaganden kommenteras. För de åtaganden som nämnden i verksamhetsberättelsen 2015 bedömt som gulta kommenteras orsaker till

avvikelser. Ex för åtagandet Utökad medborgartillgänglighet lämnas förklaringen att nämnden inte varit framgångsrik i ansatsen att bli mer närvarande i samband med medborgardialoger av betydelse för nämnden. Varför åtagandet bedömt som delvis uppfyllt framgår inte på ett tydligt sätt. Genom avsaknaden av mätbara indikatorer ställs stora krav på analysen för att skapa transparens och förståelse för på vilka grunder bedömningarna av åtagandena har gjorts. Analysen av

måluppfyllelse kan utvecklas för att öka tydligheten, både för uppfyllda och delvis uppfyllda åtaganden.

Enkät:

I enkätundersökningen svarar 72 % att de instämmer helt eller till stor del med att den uppföljning/rapportering som nämnden erhåller avseende ekonomi innehåller relevant information och förklaringar till avvikelser. Avseende verksamheten instämmer 86 % helt eller till stor del.

(31)

2.9.5. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet

Uppdrag och mål x

Resultat x

Kommentarer:

Nämndens ansvarsutövande bedöms utifrån ovanstående genomgång som övergripande tillräcklig. Vi noterar dock att det inte finns något särskilt mål avseende nämndens ekonomi och att det inte finns några särskilda aktiviteter, handlingsplaner eller mått kopplade till nämndens åtaganden. Analysen av bedömningsgrunder för åtagandena utvecklas för att öka tydligheten. Genom att även tydliggöra vad som ska uppnås inom respektive åtagande skulle uppföljningen underlättas.

2.10. Barn- och ungdomsnämnden

2.10.1. Uppdrag och mål

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

Barn- och ungdomsnämnden har inte fått några uppdrag från kommunfullmäktige i budget 2015.

Barn- och ungdomsnämnden har totalt tio åtaganden kopplat till de övergripande målen. För det övergripande mål 1 finns ett åtagande, för mål 3 finns sex

åtaganden, för mål 7 finns ett åtagande och för mål 8 finns två åtaganden. För de övriga övergripande målen saknas åtaganden. Vidare saknas mål/åtaganden kopplade till nämndens ekonomi.

För varje åtagande finns handlingsplaner upprättade som innehåller en

(32)

beskrivning av aktiviteter, förväntat resultat och i några fall även mått och mätetal.

Vi bedömer dock att handlingsplanerna kan utvecklas. För flera av

handlingsplanerna saknas en beskrivning av hur handlingsplanernas förväntade resultat planeras att följas upp och bedömas med hjälp av mått och mätetal. Dessa handlingsplaner blir därför svåra att följa upp på ett fullt ändamålsenligt sätt.

Enkät:

75 procent av de svarande instämmer helt eller till stor del i att nämnden har etablerade och välfungerade arbetsformer för utformning av mål. Samma svarsfördelning gäller även för påståendet att Nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet.

2.10.2. Uppföljning och rapportering

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

Enligt protokollsgranskningen behandlades Barn- och ungdomsnämndens verksamhetsberättelse med resultatanalys år 2014 vid nämndens sammanträde i februari. Resultatprognos 1 avseende budget och nämndens åtaganden

behandlades på nämndsammanträdet i maj och i fullmäktige 2015-06-11.

Avrapportering av nämndernas internkontroll avseende granskningen av nämndens delegationsbeslut behandlades på nämndens sammanträde i maj.

Delårsrapporten behandlades på nämndsammanträdet i september och på fullmäktigesammanträdet 2015-10-15. I delårsrapporten prognosticeras ett ekonomiskt utfall för helåret i linje med budget. Två åtaganden bedömdes som gröna, sju som ljusgröna och ett som gult. Ett åtagande har utgått enligt

delårsrapporten. En förklaring till varför åtagandet utgått går inte att finna varken i delårsrapport eller verksamhetsberättelse. Förutom måluppfyllelsen för nämndens åtaganden redovisas i delårsrapporten status i fem pågående uppdrag från KF, KS och KSAU.

I oktober rapporteras i nämnden att nämndens budget troligtvis kommer

överskridas. I underlaget till ärendepunkten ges förklaringen att antagandet beror

(33)

på ett ökat antal ”nyanlända”. Vi kan inte se att nämnden vidtagit några åtgärder med anledning av detta. Vi kan inte heller se att beslutet expedierats till varken styrelsen eller fullmäktige och att ärendet behandlats i något av dessa organ.

Enkät

Samtliga respondenter svarar att de instämmer helt eller till stor del med att den uppföljning/rapportering som nämnden erhåller avseende ekonomin sker med tillräcklig frekvens. Vad gäller nämndens verksamhet svarar 75 % av

respondenterna att uppföljningen/rapporteringen sker med tillräcklig frekvens. I enkäten framgår även att 75 % av de svarande instämmer helt eller till stor del med påståendet att uppföljning/rapportering till nämnden utgör ett tillräckligt underlag för nämnden att fatta beslut om åtgärder utifrån.

2.10.3. Resultat

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

I verksamhetsberättelsen 2015 redovisas samtliga åtaganden. Av dessa bedöms fyra åtaganden som gröna, fem som ljusgröna och ett som gult.

Nämnden redovisar ett överskott mot budget om 18,4 mnkr, vilket är en stor förbättring mot den prognos om underskott som lämnades till nämnden i oktober.

Utfallet leder till frågetecken kring aktualiteten i ärendet om förmodat underskott som presenterades för nämnden i oktober.

2.10.4. Analys och utvärdering

ställande

Otillräckligt

x

(34)

Kommentarer:

Som tidigare nämnt saknas ekonomiska mål för nämnden. Däremot analyseras nämndens ekonomi och verksamhet i delårsrapporten och verksamhetsberättelsen samt i den förstärkta månadsrapporten per april.

Det saknas analys kring nämndens konstaterande i oktober 2015 att budgeten för helåret kommer överskridas (§ 82/2015-10-20). I verksamhetsberättelsen 2015 redovisar nämnden istället ett överskott om 18,4 mnkr jämfört med budget. I dokumentet framgår att den största avvikelsen kan hänföras till Resultatenheter, kommunala förskolor och skolor inom BUN, som redovisar en positiv avvikelse med 10,1 mnkr i förhållande till budgeterade medel. I verksamhetsberättelsen förklaras den positiva avvikelsen med att enhetschefernas arbete att anpassa organisationen till förutsättningarna 2016 har resulterat i stora

kostnadsbesparingar.

I nämndens verksamhetsberättelse kommenteras orsaker till avvikelser. Ex för bedömningen av det gulta åtagandet Alla elevers och skolors resultat ska förbättras lämnas bl. a. kommentar om att elevers resultat utifrån några av

åtagandets mått har sjunkit. Vilket föranleder svårigheter att tolka på vilka grunder bedömningen gjorts.

Analysen av måluppfyllelse kan utvecklas, givet att nämnden i fortsättningen i högre grad än nuläget tillämpar mått och mätetal kopplat till uppföljning och utvärdering av det förväntade resultatet som anges i respektive handlingsplan.

Enkät:

I enkätundersökningen svarar 87 % att de instämmer helt eller till stor del med att den uppföljning/rapportering som nämnden erhåller avseende ekonomi innehåller relevant information och förklaringar till avvikelser. 87 % av de svarande

instämmer helt eller till stor del med att den uppföljning/rapportering som nämnden erhåller innehåller relevanta analyser av eventuella avvikelser i verksamheten.

2.10.5. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet

Uppdrag och mål x

Resultat x

(35)

Kommentarer:

Nämndens ansvarsutövande bedöms utifrån ovanstående genomgång som övergripande tillräcklig. Vi noterar dock att det inte finns något särskilt mål

avseende nämndens ekonomi. Att det inte finns något särskilt mål kring nämndens ekonomi kan försvåra en bedömning kring om nämnden vidtagit tillräckliga

åtgärder för att nå måluppfyllelse avseende ekonomin. Analysen av

måluppfyllelsen kan utvecklas genom att i högre grad tillämpa mått och mätetal kopplat till uppföljning och utvärdering av det förväntade resultatet som anges i respektive handlingsplan.

2.11. Socialnämnden

2.11.1. Uppdrag och mål

ställande

Otillräckligt

x

Kommentarer:

Nämnden har fått ett uppdrag av fullmäktige i budget 2015, att redovisa insatser och effekter av insatser för att minska ungas bruk av alkohol, narkotika och tobak. I fullmäktiges beslut om att godkänna förslag till budget beslutades även att

Socialnämnden får i uppdrag att i oktober 2015 redovisa utvecklingen av kontorets ärendebelastning (KF § 234/2014-12-10). Det sistnämnda uppdraget är inte inskrivet i budgetbilagan.

Socialnämnden definierar i sin verksamhetsplan 2015 (2014-11-06) åtaganden kopplat till de övergripande målen, totalt redovisas sju åtaganden. För det

övergripande mål 4 finns tre åtaganden, för mål 5 finns tre åtaganden och för mål 8 finns ett åtagande. För de övergripande målen: Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet, Alla kommunens utbildningsverksamheter ska hålla en hög kvalitet, Minska utsläppen av växthusgaser och Fler i arbete och Arbeta för en god bebyggd miljö saknas åtaganden. Det saknas även mål/åtaganden kopplade till nämndens ekonomi.

För varje åtagande finns handlingsplaner upprättade som innehåller en beskrivning av aktiviteter, och i samtliga fall finns mått kopplade till

handlingsplanerna. Däremot saknas mätetal för alla mått förutom ett. Vi bedömer att handlingsplanerna kan utvecklas. För flertalet av handlingsplanerna saknas en beskrivning av hur förväntat resultat planeras att följas upp och bedömas med