Intern kontrollplan 2013 för Hälso- och sjukvårdsförvaltningen

1 (3) HÄLSO- OCH

SJUKVÅRDSNÄMNDEN 2012-12-06 p 03

Hälso- och sjukvårdsförvaltningen TJÄNSTEUTLÅTANDE

2012-10-22 HSN 1208-1001

Handläggare:

Ingela Gundmark Göthe

Intern kontrollplan 2013 för Hälso- och sjukvårdsförvaltningen

Ärendebeskrivning

Ärendet gäller förslag till Intern kontrollplan för Hälso- och

sjukvårdsförvaltningen 2013. Bakgrunden till modellen för intern kontroll är Landstingsfullmäktiges beslut 2005 om Intern kontroll – policy och reglemente för Stockholms läns landsting.

Beslutsunderlag

Förvaltningens tjänsteutlåtande, 2012-10-22 Förslag till Intern kontrollplan 2013

Förslag till beslut

Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att godkänna Intern kontrollplan 2013.

Förvaltningens motivering till förslaget

Enligt beslutet om Intern kontroll, LS 0508-1353, i Landstingsstyrelsen 2005 ska den interna kontrollen inom nämnder och styrelser bygga på helhetssyn avseende landstingets verksamhet och mål. Inbyggda kontrollsystem ska finnas som säkerställer mål, strategier, styrning och uppföljning. En effektiv förvaltning som förebygger allvarliga fel och förluster samt skyddar tillgångar. Nämnder och styrelser ansvarar för att system för intern kontroll upprättas inom sitt verksamhetsområde i enlighet med, för Stockholms läns landsting, upprättat reglemente.

Syftet med landstingets policy för intern kontroll är att ha ett generellt synsätt inom Stockholms läns landsting. Grundprinciperna för den interna kontrollen är att:

-säkerställa styrbarhet -säkerställa säkerhet -säkerställa effektivitet

2 (3) TJÄNSTEUTLÅTANDE

2012-10-22 HSN 1208-1001

-ge underlag för kontinuerliga förbättringar

Intern kontroll är en process som syftar till att följande mål uppnås:

-Ändamålsenlig, kostnadseffektiv och säker verksamhet, vilket bland annat innebär att rätt ersättning ska utgå till vårdgivarna

-Tillförlitlig, ekonomisk och finansiell rapportering och information -Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, med mera

Landstingets arbete med intern kontroll följer den så kallade COSO- modellen – Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, vilket är ett internationellt tillämpat ramverk för att beskriva den interna kontrollen. COSO-modellen utgår från att definiera eventuella risker i verksamheten.

Vid genomförandet av intern kontroll används ett riskvärderingsinstrument som mäter sannolikheten för att en händelse inträffar och konsekvensen om händelsen inträffar. Instrumentet ger ett riskvärde som används vid bedömning för eventuella åtgärder, handlingsplaner, förändrat arbetssätt etcetera.

Resultat från uppföljning enligt Intern kontrollplan 2013 redovisas i Hälso- och sjukvårdsnämndens delårs- och årsbokslut. Vidare sammanställs en rapport och handlingsplan upprättas som säkerställer att eventuella brister åtgärdas.

Ekonomiska konsekvenser

Intern kontroll syftar bland annat till att säkerställa god ekonomisk hushållning.

Konsekvenser för patientsäkerhet

Intern kontroll syftar bland annat till att stärka det förvaltningsinterna arbetet med att utveckla en patientsäker hälso- och sjukvård.

Konsekvenser för jämställd och jämlik vård

Intern kontroll syftar bland annat till att stärka det förvaltningsinterna arbetet med jämställd och jämlik hälso- och sjukvård.

3 (3) TJÄNSTEUTLÅTANDE

2012-10-22 HSN 1208-1001

Miljökonsekvenser

Intern kontroll syftar bland annat till att stärka det förvaltningsinterna arbetet med aktivt miljöarbete inom hälso- och sjukvården.

Catarina Andersson Forsman Hälso- och sjukvårdsdirektör

Henrik Gaunitz Avdelningschef

1 (12) BESLUT HSN 2012-12-06

DEN 19 NOVEMBER 2012

Hälso- och sjukvårdsförvaltningen INTERN KONTROLLPLAN 2013 HSN 1208-1001

Mål

Politiska mål för hälso- och sjukvården

Övergripande mål för Stockholms läns landsting, sett ur ett medborgarperspektiv, är att medborgarna är nöjda med verk- samheten.

För hälso- och sjukvården innebär det att befolkningens för- troendet för hälso- och sjukvården ska öka.

Ur ett patientperspektiv är det övergripande målet att tillgäng- ligheten ska vara sådan att vårdgarantin uppfylls till alla delar.

Hälso- och sjukvårdsförvaltningens vision, mål och mått:

Arbete med att ta fram Hälso- och sjukvårdsförvaltningens vision 2013 pågår.

Beslut om vision kommer att tas i början av december 2012. Vid Hälso- och sjuk- vårdsnämnden sammanträde den 6 december informerar hälso- och sjukvårdsdi- rektören om den nya visionen. Därefter vidtar arbetet med mål och mått för hälso- och sjukvårdsförvaltningen.

Syfte med intern kontroll:

Att skapa mervärde genom att identifiera och åtgärda risker Riskbedömning

”Bedömning av sannolikheten för att en oönskad händelse ska inträffa och konse- kvenserna av att detta sker”

Riskvärdering

”Värdering dels av konsekvenserna av att en oönskad händelse inträffar och dels av olika åtgärder för att förhindra att så sker”

Vad är det som ska föl- jas upp/frågeställning

När sker uppföljning Hur genomförs uppföljning

2 (12)

Uppföljningsområden

1 Budgetprocess 2 Verksamhetsplan 3 Ärendeprocess 4 Avtalsprocess

5 Ekonomisk redovisning 6 Leverantörsuppföljning, analys och ut värdering av hälso- och sjukvården

7 Intern styrning 8 HR-funktion

3 (12)

Uppföljningsområde Kontrollmoment Frekvens Metod

1 Budgetprocess

o Extern budget fastställd per be- ställaravdelning utifrån budget- direktiv

o Intern budget per avdelning fast- ställd utifrån budgetdirektiv o Strategiska utmaningar beskriv-

na i budgetunderlag

o Budgetunderlag beslutat av Häl- so- och sjukvårdsnämnden o Uppdrag i budget beslutade av

Landstingsfullmäktige

o Extern budget fastställd per av- tal, aggregerade per verksam- hetsområde

o Budgeterade verksamhetstal fastställda per verksamhetsom- råde

o Intern budget fastställd per ob- jekt, aggregerade per avdelning o Inrapportering på koncernnivå

genomförd och säkerställd o Uppdrag i Landstingsfullmäkti-

ges budget beslutade av Hälso- och sjukvårdsnämnden

Hälso- och sjukvårds- förvaltningen säkerstäl- ler att samtliga avtal och nya uppdrag som är beskrivna i budgeten också är kostnadssatta och ryms inom den ex- terna budgeten.

Hälso- och sjukvårds- förvaltningen säkerstäl- ler att samtliga objekt och nya uppdrag som är beskrivna i budgeten också är kostnadssatta och ryms inom den in- terna budgeten.

Hälso- och sjukvårds- förvaltningen säkerstäl- ler att samtliga fullmäk- tigeuppdrag är upp- fångade och finns be- skrivna i budgettexten.

Årsredovisning

Årsredovisning

Årsredovisning

Fyra verksamhetsområden, där vårdval införts 2013, granskas utifrån genomförd kostnadsberäkning i förhållande till utfall.

Uppföljning av kommunikations- och IT-satsningar under bud- getåret.

Granskning av alla uppdrag i Landstingsfullmäktiges budget och arbetsprocessen som säkerställer att de fångas upp i Hälso- och sjukvårdsnämndens budget.

4 (12)

Uppföljningsområde Kontrollmoment Frekvens Metod

2 Verksamhetsplan

o Politiska mål

o Hälso- och sjukvårdsförvaltning- ens mål

o Politiska beslut i budget (LSF,HSN)

o Politiska tilläggsbeslut/uppdrag o Interna uppdrag (direktörens

uppdrag)

o Styrning utifrån verksamhets- plan (extern budget, intern bud- get, beslut i Hälso- och sjuk- vårdsnämnden, beslut i Lands- tingsfullmäktige, miljöarbete, landstingsrevisorernas rekom- mendationer, Framtidsplan för hälso- och sjukvården, kompe- tensförsörjning, IT-stöd.

o Uppföljning utifrån verksam- hetsplan genom Hälso- och sjuk- vårdsförvaltningens övriga över- gripande processer (budgetpro- cessen, ärendeprocessen, avtals- processen, avtalsuppföljnings- processen samt processen för in- tern kontroll)

Hälso- och sjukvårds- förvaltningen har fast- ställda mål som styr mot de politiska målen.

Hälso- och sjukvårds- förvaltningen har defi- nierat vad som ska ingå i verksamhetsplanen, hur lägesrapport och status ska beskrivas samt hur verksamhets- planen ska följas upp med koppling till resur- ser, kostnader och tid- tid.

Delårs- och års- redovisning

Kvartalsvis

Granskning och analys av mål i verksamhetsplanen utifrån SMART, som innebär att målet är specifikt, mätbart, accepte- rat, realistiskt, och tidsatt.

Granskning utifrån frågeställningen om det är definierat vad som ska ingå i verksamhetsplanen, hur lägesrapport och status beskrivs samt hur uppföljning sker med koppling till resurser, kostnader och tid.

5 (12)

o

Uppföljningsområde Kontrollmoment Frekvens Metod

3 Ärendeprocess

o Beredning av ärenden till Hälso- och sjukvårdsnämnden

o Beredning av ärenden till sjuk- vårdsutskotten

o Överföring av ärenden/uppdrag till verksamhetsplanen efter be- slut i Hälso- och sjukvårds- nämnden

o Diarieföring av ärenden/uppdrag som beslutats av hälso- och sjuk- vårdsnämnden

o Överföring av ärenden/uppdrag till verksamhetsplanen efter be- slut av hälso- och sjukvårdsdi- rektören

o Diarieföring av ärenden/uppdrag som beslutats av hälso- och sjuk- vårdsdirektören

Beredning av besluts- ärenden till Hälso- och sjukvårdsnämnden föl- jer Hälso- och sjuk- vårdsförvaltningens administrativa ärende- process.

Beredning av ärenden till sjukvårdsutskotten följer Hälso- och sjuk- vårdsförvaltningens administrativa ärende- process.

Alla beslutsärenden i Hälso- och sjukvårds- nämnden delegeras via verksamhetsplanen.

Ärenden/uppdrag som beslutats av hälso- och sjukvårdsdirektören di- arieförs och tillförs verksamhetsplanen.

Delårs- och års- redovisning

Delårs- och års- redovisning

Delårs- och års- redovisning

Delårs- och års- redovisning

Uppföljningen omfattar andel ärenden som följer tidplan vid inlämning i den interna processen samt utskickade ärenden i tid till Hälso- och sjukvårdsnämnden.

Uppföljningen omfattar andel ärenden som följer tidplan vid inlämning i den interna processen samt utskickade ärenden i tid till sjukvårdsutskotten.

Uppföljning av andelen beslutsärenden från Hälso- och sjuk- vårdsnämnden som delegeras via verksamhetsplanen (Verk- samhetsnavigatorn). Avser ej: remisser, formaliaärenden, val- ärenden, beslut om sammanträdestider med mera.

Uppföljning av andelen beslutsärenden från Hälso- och sjuk- vårdsdirektören som delegeras via verksamhetsplanen (Verk- samhetsnavigatorn).

6 (12)

Uppföljningsområde Kontrollmoment Frekvens Metod

4 Avtalsprocess

o Upphandlingar enligt lagar och regler samt landstingets upp- handlingspolicy och miljöpro- gram

o Koppling till befolkningsbehov o Auktorisation

o Direktavtal

o Upphandlingar enligt LOU o Avauktorisation

o Rutiner som säkerställer till- lämpning av LOU

o Avtalsstyrning.

o Omvärldsbevakning.

o Ansvarsfördelning vid upphand- ling

o Affärsmässiga kontakter o Fysisk tillgänglighet o Miljökrav

o Jämlikhet

o Implementering av avtal

Hälso- och sjukvårdsför- valtningen följer fast- ställda riktlinjer vid ge- nomförande av upphand- ling enligt LOU och auk- torisation genom:

-behovsanalys -ändamålsenlig vård -kunskapsstyrd vård -evidensbaserade meto- der

- kostnadskalkyler - val av upphandlings- modell (utvärderingskri- terier, objektsindelning med mera)

-process för anbudsut- värdering

- projektstyrning, pro- jektorganisation

-politisk beredningspro- cess

-information till perso- nal- patient- och handi- kapporganisationer - intern kommunikation på förvaltningen

Registrering ADA och EDIT. IT- system har kopplats på

Efter genomförd upphandling 2012 där avtal träder i kraft under 2013 Efter auktorisa- tion inom verk- samhetsområde där vårdval in- förs under 2013

Genomlysning av två upphandlingar

enligt LOU, efter att tilldelningsbeslut fattats och avtal tecknats.

Genomlysning av ett verksamhetsområde där vårdval införts.

7 (12) och rapportering funge-

rar.

8 (12)

Uppföljningsområde Kontrollmoment Frekvens Metod

5 Ekonomisk redovisning

ningar för löpande ekonomisk redovisning för Hälso- och sjukvårdsförvaltningen.

o Upprätta avtal med Lands- tingsstyrelsens förvaltning.

o Avstämning av interna mellan- havanden och motparter.

o Säkerställa månadens resultat.

o Avstämningar i rapporter till SLL:s koncernredovisning.

o Underlag för utanordning och utbetalning.

Hälso- och sjukvårdsför- valtningen har anvis- ningar och riktlinjer för kontering och kontroll av fakturor.

Hälso- och sjukvårdsför- valtningen följer riktlin- jer för representation, resor, kurser och konfe- renser samt ledningsnä- ra kostnader.

Hälso- och sjukvårdsför- valtningen säkerställer att avtal finns upprättat med Landstingsstyrel- sens förvaltning för re- dovisning och följsamhet till detta.

30 april och 31 oktober

Mars och september

31 oktober

Granskning per enhetsnivå om följsamhet/kännedom till Hälso- och sjukvårdsförvaltningens anvisningar och rikt- linjer för kontering och kontroll av fakturor och att lokala rutiner finns dokumenterade per enhet. Uppföljning av logglistor och följsamhet i Contempus till beslutad attestantförteckning.

Uppföljning av berörda konton 1 månad vardera vår och höst. Att beslut finns av rätt beslutsfattare enligt delega- tionsordning, syfte, deltagarförteckning, rätt moms med avseende på representation eller kurser/konferenser.

Ledningsnära kostnader är särredovisade och verifika- tionerna uppfyller kraven.

Granskning av följsamhet till avtal mellan Landstingssty- relsens förvaltning och Hälso- och sjukvårdsförvaltning- en.

9 (12)

Uppföljningsområde Kontrollmoment Frekvens Metod

6 Avtalsuppföljning

o Uppföljning av åtgärdsplaner o Analysrapporter

o Hälsoeffekter -kvalitet

-patientsäkerhet

o Dokumentation och diarieföring

Vid avvikelser mot av- tal upprättas alltid en åtgärdsplan.

Dokumentation från avtalsuppföljning med vårdgivare diarieförs alltid.

Den 31 oktober 2013, uppföljningen avser 2012

Den 31 oktober 2013, uppföljningen avser 2012

Uppföljning av Husläkarverksamhet

Intervjuer med enheten för Allmänmedicin.

Uppföljning av Husläkarverksamhet, BVC Slumpvisa avtal i diarieföringssystemet EDIT.

10 (12)

Uppföljningsområde Kontrollmoment Frekvens Metod

7 Intern styrning

o Fastställd organisation o Delegationsordning

o Attestinstruktion och förteckning o Policys och styrdokument

o Informationssäkerhet -e-tjänstekort

o IT

o Internt administrativt stöd inom Hälso- och sjukvårdsförvaltning- en.

- Intranät - e-post - word - Excel - Power Point - EDIT - Verksamhetsnavigator - Contempus - LUD

o Uppföljning av landstingstings- revisorernas rekommendationer i delårs- och årsbokslut

o Hälso- och

sjukvårdsförvaltningens miljöpolicy

Hälso- och sjukvårds- förvaltningen har en fastställd delegations- ordning.

Hälso- och sjukvårds- förvaltningen anlitar de leverantörer där ramavtal tecknats.

Hälso- och sjukvårds- förvaltningen har en fastställda, uppdatera- de och kända policy- och styrdokument.

Hälso- och sjukvårds- förvaltningen följer riktlinjer och rutiner för bisyssla.

Hälso- och sjukvårds- förvaltningen följer riktlinjer och rutiner för jäv och säkrande av oberoendeställning.

Delårs- och årsredo- visning

Första kavartalet samt december

Delårs- och årsredo- visning

Den 30 april och no- vember 2013

Den 30 april och no- vember 2013

Avstämning mot delegationsordning.

Granskning av följsamhet till ramavtal inom IT-området, på 754-konto, 755-konto och 756-konto.

Avstämning mot befintliga policy- och styrdokument för Hälso- och sjukvårdsförvaltningen.

Uppföljning per avdelning.

Uppföljning per avdelning.

11 (12)

Hälso- och sjukvårds- förvaltningen har ruti- ner som säkerställer tilldelningsprocessen i EDIT.

Hälso- och sjukvårds- förvaltningens miljö- policy följs.

Den 30 juni och den 31 december 3013

31 oktober

Systematisk uppföljning av samtliga ärenden i tilldel- ningsprocessen under april – juni samt oktober - decem- ber 2013.

Granskning av följsamhet till Hälso- och sjukvårdsför- valtningens miljöpolicy och riktlinjer för miljöarbete via miljösamordnare samt andel anställda som genomfört miljöutbildning steg ett och steg två.

12 (12)

Uppföljningsområde Kontrollmoment Frekvens Metod

8 HR-funktion

o Kompetensförsörjning o Samverkan

o Jämlikhet

o Ledar- och medarbetarskap o Lönesättning

o Arbetsmiljö och hälsa

Hälso- och sjukvårdsför- valtningen har en fast- ställd jämställdhets- och mångfaldsplan som är känd i organisationen.

Hälso- och sjukvårdsför- valtningen har fastställ- da medarbetar- och lö- nekriterier som är kända i organisationen.

Arbetsmiljöarbetet är delegerat på rätt chefs- nivå.

En gång per år – 30 september 2013

En gång per år – 30 september 2013

Delårs- och års- bokslut

Enkät till samtliga anställda på Hälso- och sjukvårdsför- valtningen.

Enkät till samtliga anställda på Hälso- och sjukvårdsför- valtningen.

Uppföljning med avdelnings- och enhetschefer.