UPPHANDLINGSPROTOKOLL 2013-09-10
Upphandling Upphandlande organisation
Eskilstuna kommun Profilprodukter
Anna-Sara Karlsson ASK 13.007
2.1. UPPHANDLINGSPROTOKOLL
Upphandlingsenheten har genomfört upphandling av Profilprodukter.
Upphandlingens namn: Profilprodukter Upphandlingsförfarande: Öppet förfarande Annonseringsdatum: 2013-05-29
Sista anbudsdag: 2013-07-08
Antal inkomna anbud: 5 Anbudsgivare:
5566277074, Bowler Reklamartiklar Aktiebolag 5565418935, Kontorab AB
5564404266, Olympus
5566689021, Profeel Sweden AB 5565774808, Seombris Marketing AB
2.2. Kvalificering av anbudsgivare 2.2.1. Följande anbud är ej kvalificerade:
Seombris Marketing AB
Uppfyller ej alla i kvalificeringsfasen ställda krav:
1.3.5 Teknisk förmåga och kapacitet
I den allmänna presentationen, redogörelse för förutsättningar att genomföra uppdraget, saknas flera efterfrågade uppgifter.
1.3.6 Miljö- och sociala krav
Den beskrivning leverantören har bifogat innehåller ej de parametrar som minst ska ingå i leverantörens dokumenterade rutiner.
1.3.7 Kvalitetsarbete
Leverantören har ej bifogat intyg om certifiering eller en beskrivning av anbudsgivarens egna dokumenterade rutiner.
2.1.13 Produktbedömning kvalitet – utvärdering
Offererad chokladbit, pos nr 6, uppfyller ej ställda krav. Bifogade dokument visar inte att Chokladen innehåller ekologisk och etiskt hållbar producerad kakao.
2.1.14 Kreativitet – utvärdering
Leverantören har istället för att föreslå 1 produkt, föreslagit och bifogat 3 produkter som riktar sig till Eskilstunabor, 2 till näringslivet och 2 till branschfolk.
Anbudsgivaren har inte gått vidare till utvärdering.
Kontorab AB
Uppfyller ej alla i kvalificeringsfasen ställda krav:
2.1.6 Anbudsprover
Bifogad offererad produkt Paraply, pos nr 4, uppfyller ej krav på plasttoppar. Set med cykellysen, pos nr 8 uppfyller ej krav då endast ett rött lyse utan förpackning är bifogat.
2.1.14 Kreativitet – utvärdering
Leverantören har istället för att föreslå 1 produkt, föreslagit och bifogat 5 produkter som riktar sig till Eskilstunabor.
2.1.13 Produktbedömning kvalitet – utvärdering
Offererad chokladbit, pos nr 6, uppfyller ej ställda krav. Bifogade dokument visar inte att Chokladen innehåller ekologisk och etiskt hållbar producerad kakao.
Anbudsgivaren har inte gått vidare till utvärdering.
Bowler Reklamartiklar Aktiebolag Uppfyller ej alla i kvalificeringsfasen ställda krav.
2.1.6 Anbudsprover samt Frågor och svar nr 11.
Bifogad offererad produkt Paraply, pos nr 4, uppfyller ej krav på plasttoppar. Flera av de bifogade anbudsproverna var ej försedda med tryck enligt krav.
2.1.15 Miljökrav och Fairtrade city, 2.1.13 Produktbedömning kvalitet – utvärdering Offererad T-shirt, pos nr 1, uppfyller ej ställda krav. Bifogade dokument visar inte
att T-shirten är ekologisk och etiskt hållbar producerad.
2.1.15 Miljökrav och Fairtrade city, 2.1.13 Produktbedömning kvalitet – utvärdering Offererad Piké, pos nr 2, uppfyller ej ställda krav. Bifogade dokument visar inte att Pikén är ekologisk och etiskt hållbar producerad.
2.1.13 Produktbedömning kvalitet – utvärdering
Offererad chokladbit, pos nr 6, uppfyller ej ställda krav. Bifogade dokument visar inte att Chokladen innehåller ekologisk och etiskt hållbar producerad kakao.
Anbudsgivaren har inte gått vidare till utvärdering.
2.3. Utvärdering av anbud 2.3.1. Referensgrupp
En referensgrupp bestående av personer från kommunens verksamheter med samlad kunskap inom området samt miljöhandläggare och upphandlare, har ansvarat för upphandlingens olika moment.
2.3.2. Anbudsprövning
Steg 1, Uteslutning – kontroll av att anbudsgivaren uppfyller de formella krav som samhället ställer på bolagsregistrering, betalning av skatter och avgifter m.m. och att det inte finns några omständigheter som ska eller får medföra uteslutning.
Steg 2, Kvalificering – kontroll av anbudsgivarens allmänna lämplighet i form av kompetens, resurser och förmåga att leverera erbjudna produkter, samt att alla uppgifter och dokument som efterfrågats har lämnats. De anbudsgivare som uppfyller kraven i uteslutningsfasen och kvalificeringsfasen kommer att vara med i den fortsatta bedömningen.
Steg 3, Anbudsutvärdering – anbud som uppfyller samtliga ställda krav enligt steg 1 och 2
utvärderas i enlighet med nedan angivna utvärderingsparametrar. Kommunen kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
2.3.3. Anbudsutvärdering
Anbuden utvärderas utifrån pris, kvalitet och kreativitet. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas.
Pris
Anbudspris räknas ut genom att:
Den i prisbilagan (pos nr 1-17) angivna utvärderingsvolymer (uppskattat antal/år) multipliceras med offererat pris och summeras.
Värdet på offererade rabattsatser räknas ut på ett antal produkter enligt prisbilagan (pos nr 18-26). Kommunen väljer ut dessa produkter utifrån leverantörens offererade sortiment.
Bruttopris minus offererad rabattsats multipliceras med den angivna fiktiva kvantiteten och summeras.
Summan av ovanstående blir leverantörens offererade anbudspris.
Kvalitet
Vid utvärderingen görs en subjektiv sammantagen bedömning av anbudsgivarens offererade produkter enligt prisbilagan (pos nr 1-17). Referensgruppen som består av personer från verksamheterna, med samlad kunskap inom området, kommer att bedöma produkterna efter design, funktion, smak, komfort samt färgens hållbarhet.
Kreativitet
Vid utvärderingen görs en subjektiv sammantagen bedömning av leverantörens förslag till produkter enligt pkt 2.1.12 i Kravspecifikationen. Leverantörens kreativitet och fantasi är av största vikt.
Bedömningsskalan för poängsättning av anbudet kommer att ske i en 4-gradig skala där följande nivåer kommer att användas:
Redovisning saknas/nivån inte acceptabel 0 poäng Acceptabelt 5 poäng
Bra 8 poäng
Mycket bra 10 poäng
Acceptabelt 5 poäng utgör kravgräns. Vid bedömning 0 poäng förkastas anbudet.
Kriteriet kvalitet har ett mervärde om 150 000 kronor per poäng, maximal poäng är 10.
Kriteriet Kreativitet har ett mervärde om 75 000 kronor per poäng, maximal poäng är 10.
Utvärderingsexempel:
Möjliga kvalitetspoäng: 10 Erhållna kvalitetspoäng: 8
Påslag = 2 x 150 000 = 300 000 SEK
Utvärderingsexempel:
Möjliga kreativitetspoäng: 10 Erhållna kreativitetspoäng: 8
Påslag= 2 x 75 000 = 150 000 SEK
Påslaget (i exemplet ovan 450 000) för kriterierna kvalitet och kreativitet adderas till leverantörens offererade anbudspris. Anbudet som får den lägsta jämförelsesumman (pris+påslag) är för kommunen det ekonomiskt mest fördelaktiga.
Anbudsgivare Profeel Sweden AB Kvalitet
Referensgruppens subjektiva sammantagna bedömning vad gäller design, funktion, smak, komfort samt färgens hållbarhet visar att produkterna håller en bra nivå och tilldelas 8 poäng i utvärderingskriteriet Kvalitet.
Kreativitet
Vattenflaskan bedöms vara användbar för målgruppen (Eskilstunabor) samt bra ur miljösynpunkt då man tar med vatten direkt från kranen vilket gör att antalet petflaskor minskar. Solcellsladdaren för mobiltelefoner bedöms vara mycket användbar för målgruppen (Näringslivet) som ofta reser och behöver vara tillgängliga på telefonen. Den ersätter även den ”vanliga” blomman och är därför nytänkande ur ett miljöperspektiv. Boken bedöms vara mycket användbar och inspirerande för målgruppen (Branschfolk). Den är innehållsrik och ger många bra tips för att minska matsvinnet.
Leverantören har visat på en bra nivå vad gäller kreativitet och fantasi och tilldelas därför 8 poäng i utvärderingskriteriet Kreativitet.
Tilldelad poäng kvalitet: 8 poäng vilket ger 300 000 (2*150 000) i påslag.
Tilldelad poäng kreativitet: 8 poäng vilket ger 150 000 (2*75 000) i påslag.
Pris
Offererat pris standardprodukter: 303 530 SEK
Offererade rabattsatser: Giveaways, Profilprodukter, Profilkläder och Presentartiklar 31%
Övriga profilprodukter 21%
Offererat pris rabatter: 1 588 642 SEK
Pris 1 892 172 SEK + 450 000 i påslag = Utvärderingspris (jämförelsesumma) 2 342 172
Anbudsgivare Olympus AB Kvalitet
Referensgruppens subjektiva sammantagna bedömning vad gäller design, funktion, smak, komfort samt färgens hållbarhet visar att produkterna håller en god nivå och tilldelas 8 poäng i utvärderingskriteriet Kvalitet.
Kreativitet
Sadelskyddet bedöms bara användbart för delar av målgruppen (Eskilstunabor) eftersom det enbart kan användas av de som kan/har möjlighet att cykla. Den ihopvikbara cykelkartan bedöms vara mindre användbar för målgruppen (Näringslivet) eftersom den blir begränsad till Näringslivsrepresentanter som bor i Eskilstuna. Förslaget på att cykelkartan även kan
innehålla information om kommunens miljöarbete och placering av t.ex.
återvinningsstationer är bra. Den återvinningsbara kassen bedöms användbar för målgruppen (Branschfolk). Den har flera användningsområden t.ex. för sopsortering, shopping och förvaring. Den kan även användas som informationsbärare.
Leverantören har visat på en acceptabel nivå vad gäller kreativitet och fantasi och tilldelas därför 5 poäng i utvärderingskriteriet Kreativitet.
Tilldelad poäng kvalitet: 8 poäng vilket ger 300 000 (2*150 000) i påslag.
Tilldelad poäng kreativitet: 5 poäng vilket ger 375 000 (5*75 000) i påslag.
Pris
Offererat pris standardprodukter: 230 172 SEK
Offererade rabattsatser: Giveaways och profilprodukter 26% Profilkläder 28%
Presentartiklar 26% Övriga profilprodukter 21%
Offererat pris rabatter: 1 768 903 SEK
Pris 1 999 075 SEK + 675 000 i påslag = Utvärderingspris (jämförelsesumma) 2 674 075
Sammanfattningsvis visar utvärderingen att det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt har inkommit från anbudsgivare Profeel Sweden AB.
2.4. Beslut 2.4.1. Beslut
Efter genomförd utvärdering har följande anbud beslutats att antas:
5566689021, Profeel Sweden AB
