Bilaga 2 Internkontrollplan Rapportering av plan och uppföljning intern kontroll P DR. Nämnd/Styrelse. : Personalnämnden

(1)

Bilaga 2 Internkontrollplan 2019

Rapportering av plan och uppföljning intern kontroll P DR

För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det

obligatoriska kontrollområdet.

ÅR

Nämnd/Styrelse

13-16: Direkt åtgärd krävs - minimera Större avvikelse

: Personalnämnden

9-12: Reducera riskerna - åtgärda Avvikelse

4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma Mindre avvikelse

1-3: Inget agerande krävs - acceptera Obefintlig avvikelse

Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet

Återredovisas i ÅR 2019

Drivande utvecklingsaktör Attraktiv arbetsgivare Långsiktigt stark ekonomi

1) Efterlevnad av regelverk för god ekonomisk förvaltning

2) Upphandling och inköp

Återredovisas i ÅR 2019

3) Kompetensförsörjning

Redovisas under Attraktiv arbetsgivare!

4) Bisysslor

Personalnämnden har ej egen personal.

5) Verkställighet beslut

Kontrollmiljö

Ansvar och befogenheter tydliggjorda -

Vilka är aktörerna och deras respektive roller och ansvar beträffande vem/vilka som genomför det interna kontrollarbetet på olika nivåer?

Personalnämnden äger inget driftledningsansvar utan uppföljningen görs av Koncernstab HR, ofta med underlag från Region Skånes förvaltningar genom den löpande uppföljningen. Se vidare i inlämnad internkontrollrapport där framgår ansvarsnivåer och utförare framgår.

Riskbedömning

Risker bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och dokumenteras -

Hur ser processen för framtagande av planen för intern kontroll, inkluderande riskanalysen, ut?

Arbetet med intern kontrollplan 2019 förbereddes i Koncernkontorets Koncernstab HR av HR-direktör och enhetschefer Koncernstab HR, i samråd med ekonomichef för förvaltningen Koncernkontoret. I den politiska

beredningsprocessen diskuterades internkontrollplanen i personalnämndens ordförandeberedning och presidieberedning inför slutligt beslut i

personalnämnden.

Kontrollaktivitet

er Granskningar och åtgärder är anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalys -

Har arbetet

med intern kontroll bidragit till måluppfyllelsen - ge exempel?

Personalnämnden har i arbetet med internkontrollplan 2019 utvecklat arbetet med att involvera nämnden i riskanalysen. Fortsatt arbete med att utveckla internkontrollen behövs för att ytterligare vässa indikatorer i

internkontrollplanen.

Info/Kommunikation

Riskanalysen kommuniceras med nämnden/styrelsen -

Hur hanteras

information/kommunikation inom organisationen och hur sker återrapportering på olika nivåer?

Ja, i nämnden och i förvaltningen genom löpande uppföljning och genom att olika målsättningar/kontrollområden diskuterats efter relevans och ur ett riskanalysperspektiv.

Uppföljning/utvärderin g

Åtgärder vidtas vid konstaterade avvikelser och återkopplas till nämnden/styrelsen -

Beskriv vilka åtgärder har vidtagits med hänsyn till resultatet av det interna

kontrollarbetet?

Inga särskilda åtgärder har behövt vidtas.

Nämnds/Styrelses rapporter ska kompletteras med en skriftlig sammanfattning och innehålla en kort beskrivning av den interna kontrollen och eventuella avvikelser och åtgärder utifrån följande frågor:

2019

Processer mm för områdena;

(2)

intressenter och/eller Region Skåne

1 2 3 4 1-3: Inget agerande krävs! Vi accepterar riskerna

Konsekvens / Sannolikhet

1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå

2 Mindre

sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå

3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå

4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå

Vad är en risk? Vad är ett riskvärde?

En risk är en oönskad händelse som, om den inträffar, kan hindra att mål nås och att strategier genomförs.

Ett riskvärde är sannolikheten för att den oönskade händelsen inträffar, i kombination med konsekvenserna av denna händelse.

Riskanalysen svarar på tre frågor:

Vad kan hända?

Hur troligt är det?

Vad blir konsekvensen?

Riskanalysen läggs upp i olika steg:

qIdentifiera risker.

qBeskriva risker – vad beror de på och vilka konsekvenser kan de få?

qVärdera sannolikheten att risken inträffar och hur allvarliga konsekvenserna skulle bli.

qRäkna ut riskvärde för att kunna prioritera de viktigaste riskerna.

qIdentifiera tänkbara åtgärder för att hindra att risken inträffar.

EXEMPEL

Område/aktivitet (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.)

Risk (beskrivning) Konsekvens (beskrivning)

Konsekvens Sannolikhet Risk

Identifierade

förbättringsområde enligt granskning eller annat

Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner – följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a.

behörigheter)

Området är av central betydelse och har en viktig koppling till delegation.

Felaktigheter kan medföra betydande

förtroendeskada.

3 2 6

REV NR 26/2015 Granskning av sakattest vid inköp

(3)

PN IK UPPFÖLJNING PER DR 2019 190909 Sida 3 av 7

Styrelse/nämnd: Personalnämnden Verksamhet:

13-16: Direkt åtgärd krävs - minimera 13-16: Direkt åtgärd krävs -

minimera

Större avvikelse

9-12: Reducera riskerna - åtgärda 9-12: Reducera riskerna -

åtgärda Avvikelse

4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma 4-8: Håll under uppsikt -

uppmärksamma

Mindre avvikelse

1-3: Inget agerande krävs - acceptera 1-3: Inget agerande krävs -

acceptera Obetydlig avvikelse

Ingen rapportering

PROCESSER MM FÖR OMRÅDE:

Område (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta

kontrollområdena.)

Risk (beskrivning) inkl sannolikhet Konsekvens (beskrivning) av risk

Sannolikhet Konsekvens Risk värd e

Åtgärd (beskrivning)

Kontrollmoment (& metod)

Kontroll frekvens

Kontroll utförare

Riskägare

(roll) Rapportering

Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat

Dokumenterad uppföljning

Att rapportera / avvikelser

Sannolikhet Konsekvens Risk

efter bedömning

Rapportering av

uppföljning (status) Risk

Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet

• Rättigheter för personer med funktionsnedsättning. Är Region Skånes information och kommunikation tillgänglig?

Region Skånes kommunikation ej tillgänglig för samtliga medborgare och ej på mottagarens villkor.

Medborgare nås ej av väsentlig information. 2 4 8

Stickprov på producerade filmer respektive om skriftlig information till patienter finns i alternativa former så att alla oavsett funktionsförmåga kan ta del av informationen.

En gång per år, i årsredovis ning.

KS HR, likarättsco ntroller

HR-direktör Årsredovisning

• Kunskapen ska öka bland våra anställda om lika rättigheter och möjligheter.

Förtroendefrågan är central för arbetet vad gäller övergripande personalpolitiska frågor och frågor som rör jämställdhet, jämlikhet och antidiskriminering. Insatser för ska även fortsatt göras för nuvarande och framtida medarbetare för att säkerställa att alla medborgare möts med omtanke och respekt vilket är en förutsättning för att öka medborgarnas förtroende för Region Skåne. Jämställdhet och jämlikhet är

nyckelfrågor. Medborgarna ska behandlas likvärdigt. Att identifiera och undanröja hinder är nödvändigt för att nå full delaktighet i samhället.

Icke likvärdigt bemötande, ökad ojämlikhet minskad delaktighet i samhället. Minskat förtroende hos medborgarna.

3 4 12

Aktivitetsmätning

kompetenshöjande insatser inom likarätt. Bedömning av effekt.

• Jämställdhet mellan kvinnor och män ska öka. d.o. d.o. 3 4 12

Stickprovskontroll. Framgår kön i uppföljningar som mäter ”nöjda medborgare”, exempelvis enkäter, fokusgrupper och klagomålshantering?

Drivande utvecklingsaktör

• Samarbetet med lärosäten och andra utbildningsanordnare ska vidareutvecklas.

Utbildningar möter inte de behov som ställs i verksamheten.

Brist i kompetensförsörjning, ökade

introduktionkostnader. 2 4 8 Uppföljning av

samarbetsformer.

KS HR, enhet för HR- utveckling

HR-direktör Delårs- samt årsredovisning

Fortsätta utveckla

samarbetsformer och dialog.

Positiv utveckling av samarbetsklimatet med lärosäten och

utbildningsanordnare.

Gemensamt möte med YH- myndigheten för att effektivisera och förbättra YH-ansökningar som matchar arbetslivets behov och därmed kan godkännas av myndigheten. Möten med YH-

utbildningsanordnare utvecklas.

- 2 4 8

• Samarbetet med Arbetsförmedlingen vad gäller exempelvis Utbildnings- och arbetsmarknadsinsatser ska vidareutvecklas.

Skåne har en låg sysselsättningsgrad hos framför allt unga personer men också för personer med utländsk härkomst och personer med funktionsnedsättning. Insatser som stärker Region Skånes förutsättningar för att locka nya grupper och attrahera framtida medarbetare är extratjänster, tekniksprånget,

arbetslivsintroduktionsanställningar, snabbspår för personer med utbildning i annat land, studentmedarbetare samt utbildnings- och introduktionsanställningar.

Sämre förutsättningar för framtida kompetensförsörjning. Minskat bidrag till Skänes utveckling.

2 3 6

Uppföljning av Utbildnings- och arbetsmarknadsinsatser och samarbetsformer.

För rapportering i årsredovisningen gäller en kombination av utfall i relation till mål och den effekt som internkontrollarbetet har haft. Bedömningen blir alltså en kombination av process och effekt.

För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt i DR ska en förnyad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet.

RISKBEDÖMNING KONTROLLÅTGÄRDER UPPFÖLJNING (UNDER ÅRET) RESULTAT (ÅR)

Regionfullmäktiges och budgetens övergripande mål är styrande och omfattar all verksamhet. I verksamhetsplan och budget anges, utifrån dessa mål, inriktning och mer specifika uppdrag som verksamheten har att förhålla sig till under respektive avsnitt. Den av regionstyrelsen fastställda uppföljningsplanen beskriver vad respektive nämnd och styrelse förväntas redovisa och analysera för att ge en samlad bild av måluppfyllelsen för respektive nämnd och styrelse men också för Region Skåne som helhet.

2019

För rapportering i enlighet med regionstyrelsens uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet.

I varje möte välkomnas människor med omtanke och respekt.

En god servicenivå ska prägla alla Region Skånes verksamheter.

Tillgängligheten och kvaliteten ska ständigt förbättras

Region Skåne ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla ansvarsområden.

Skåne ska bli ledande i Europa på forskning, innovationer och utbildning.

IT och digital kommunikation ska förenkla och effektivisera medarbetarnas arbete och

öka kvalitet och servicenivån i verksamheterna.

(4)

rapportering

kontrollområdena.)

Riskägare

Rapportering av

RISKBEDÖMNING KONTROLLÅTGÄRDER UPPFÖLJNING (UNDER ÅRET) RESULTAT (ÅR)

• Insatser ska göras för att möta upp utveckling av IT och digital kommunikation, ex. inom kompetensförsörjning/-utveckling.

Insatser för

kompetensutveckling/kompetensförsörjningen ej tillräckliga för att möta utvecklingen.

Risk för att möjligheter med IT och digital kommunikation inte omsätts fullt ut i ex förändrade arbetssätt.

3 4 12

Inventering av

kompetensförsörjnings/- utvecklingsbehov med hänsyn till utveckling.

Utvecklas

Attraktiv arbetsgivare

• Värdet på faktorn Ledarskap i medarbetarundersökningen ska

öka. 3 4 12

Regional medarbetarenkät vartannat år, uppföljning av förvaltningarnas arbete i årsredovisning årligen.

Regional medarbeta renkät vartannat år.

HR- strateg KS HR

• Värdet på faktorn Delaktighet i medarbetarundersökningen ska

öka. 3 4 12

Regional medarbetarenkät vartannat år, uppföljning av förvaltningarnas arbete i årsredovisning årligen.

Regional medarbeta renkät vartannat år.

HR- strateg KS HR

• Antalet medarbetare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats i Region Skåne, och skulle rekommenderar andra att arbeta i Region Skåne, ska öka.

3 4 12

Resultat ur regiongemensam avgångsenkät följs löpande.

Avstämning och jämförelser görs i delårsrapport och verksamhetsberättelse per helår.

Delårsrap port samt Årsredovi sning

HR- controller, KS HR

• Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska följas upp årligen.

En god arbetsmiljö är en förutsättning för Region Skånes attraktivitet som arbetsgivare och då även för en väl fungerande

kompetensförsörjning. Inom Region Skåne pågår ett antal olika initiativ i syfte att utveckla den hälsofrämjande arbetsmiljön för att minska sjukfrånvaron. Arbetet med att tydliggöra Regions Skånes hälsofrämjande policy och insatser för det hälsofrämjande arbetet ska intensifieras och följs upp i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Konsekvenser för kompetensförsörjning. 2 3 6 Genomförd SAM.

• Sjukfrånvaron ska minska. d.o. d.o. 3 3 9 Statistikuttag ur QV

Personal

Löpande månadsvis uppföljnin g.

HR- controller/

HR- strateg KS HR HR- utveckling

HR-direktör

Delårs- och årsredovisning Sjukfrånvaron fortsätter att minska i jämförelse med delår 2018

Kontinuerligt arbete på bred front med ex hälsofrämjande schemaplanering etc etc

Sjukfrånvaron följs löpande på alla organisatoriska nivåer (obligatorisk

sjukfrånvaroredovisning.

- 3 3 9

• Skillnaden vad gäller kvinnors och mäns sjukfrånvaro ska

minska. d.o. d.o. 3 3 9 Statistikuttag ur QV

Personal

Löpande månadsvis uppföljnin g.

HR- controller/

• Frisktalet (andel medarbetare med mindre än fem

sjukfrånvarotillfällen per år) ska öka. d.o. d.o. 3 2 6 Statistikuttag ur QV

Personal

HR- controller/

HR-direktör Årsredovisning Ledarskapet ska vara närvarande, lyssnande och tydligt samt

uppmuntra till delaktighet.

Region Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att påverka verksamhetens utveckling och resultat.

En genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag.

(5)

Styrelse/nämnd: Personalnämnden Verksamhet:

minimera

Större avvikelse

åtgärda Avvikelse

uppmärksamma

Mindre avvikelse

Ingen rapportering

kontrollområdena.)

Riskägare

Rapportering av

uppföljning (status) Risk För rapportering i årsredovisningen gäller en kombination av utfall i relation till mål och den effekt som

internkontrollarbetet har haft. Bedömningen blir alltså en kombination av process och effekt.

RISKBEDÖMNING KONTROLLÅTGÄRDER UPPFÖLJNING (UNDER ÅRET) RESULTAT (ÅR)

2019

• I Region Skåne ska heltidstjänst vara norm. Deltid ska ses som en

möjlighet om arbetstagaren så önskar. d.o. d.o. 3 2 6 Statistikuttag ur QV

Personal

HR- controller/

HR-direktör

Delårs- och årsredovisning Andelen av medarbetare med

heltidsanställnin g ökar fortsatt, från en hög andel. Per aug 2019 har 91,4

%

heltidsanställnin g (2018:

90,4%)

Region Skånes andel heltidsantällda är mycket hög i jämförelse med liknande regioner/kommuner.

Kontinuerliga insatser görs .

Uttag ur beslutsstöd

QlikView Personal - 3 2 6

• Årlig uppföljning som ska främja jämställda löner ska

genomföras. d.o. d.o. 2 3 6 Årlig genomgång

• Samtliga verksamheter ska arbeta med kompetensförsörjningsplaner.

Kompetensförsörjningen är en av Region Skånes stora utmaningar. Utan rätt kompetens tillgänglig till rätt uppgift finns uppenbara risker för försämrad tillgänglighet och minskad kavalitet.

Det finns en betydande sannolikhet till brist inom ett flertal kompetensområden. De åtgärder som görs måste vara inom ett flertal områden och genomföras konsekvent.

2 4 8 Utförd uppdatering och plan

kommunicerad.

Ledningss trateg, KS HR

• Antalet vakanser inom definierade större bristområden ska

minska. d.o. d.o. 4 4 16

Utförd uppdatering och plan kommunicerad. Årlig Läkarbemannings- och ST- plan.

• Utnyttjandet av bemanningsföretag ska minska. d.o. d.o. 3 3 9 Löpande uppföljning. Månadsup

pföljning.

HR-direktör

Månadsvis Kostnaderna för inhyrning från bemanningsföre tag ökar.

Fortsatt fokusering på minskad inhyrning.

Regiongemensam arbetsgrupp etablerad.

Kostnadsutvecklingen följs månadsvis regionalt och per förvaltning.

Uppföljningen publiceras på intranät.

Kostnaderna för inhyrning

ökar. 3 3 9

• Region Skåne ska fortsätta utveckla arbetet med de regioninterna

resursteamen. d.o. d.o. 2 3 6 Dialog med förvaltningarna

inom hälso- och sjukvård.

HR-direktör Delårs- och årsredovisning

Utveckling av resursteam sker inom ramen för arbetsgrupp oberoende av bemanningsföretag.

Minnesanteckningar från

arbetsgrupp. 2 3 6

• Arbetet med kompetensmixplanering ska växlas upp.

Inriktningen ska vara 40/60 avseende bemanning

sjuksköterskor/andra yrkesgrupper. (se även under Fokus ska vara på ständiga förbättringar som skapar högre kvalitet, bättre

tillgänglighet och ökad effektivitet.)

d.o. d.o. 2 4 8

Uppföljning av Handlingsplan för kompetensmixplanering.

Löpane, samt fördjupat i delårsrapp ort/årsred ovisning

KS HR, enhet för kompeten sförsörjni ng

HR-direktör Delårs- och årsredovisning

Arbetet med rätt använd kompetens måste växlas upp.

Sker verksamhetsnära och följs av regional arbetsgrupp för kompetensförsörjning.

I förvaltningarnas kompetensförsörjningsarbe te/-planer samt i regional kompetensförsörjningsplan .

Behov av att öka takten i

arbetet 2 4 8

Långsiktigt stark ekonomi

• Personalnämndens budget ska vara i balans Obalans kan riskera genomförandet av nödvändiga insatser.

Mindre sannolikt, konsekvent löpande

uppföljning och förkalkylering minskar risk. 2 4 8 Löpande uppföljning av

ekonomi.

Månatlige n

KS EK /enhetsche fer KS HR

HR-direktör Månadsvis - Månadsvis uppföljning.

Avvikelser fram går av uppföljningar. Avvikelser finns men inom nämndens totala ekonomiska ram.

1 3 3

• Personalnämndens åtgärder/insatser ska vara finansierade. d.o d.o 1 3 3

Genomarbetade beslutsunderlag med kostnadskalkyler.

Löpande.

Enhetsche fer KS HR

HR-direktör Löpande -

Görs i samband med start av insatser/åtgärder samt i arbetet med nämndens internbudget.

- 1 3 3

• Personalnämndens åtgärder/insatser ska vara bedömda utifrån

resursåtgång, prestation, resultat och effekter. d.o d.o 1 3 3

Genomarbetade beslutsunderlag med kostnadskalkyler.

Löpande.

Enhetsche fer KS HR

HR-direktör Löpande -

Görs i samband med start av insatser/åtgärder samt i arbetet med nämndens internbudget.

- 1 3 3

RISKBEDÖMNING KONTROLLÅTGÄRDER UPPFÖLJNING (UNDER ÅRET) RESULTAT (ÅR)

Ledarskapet ska vara närvarande, lyssnande och tydligt samt uppmuntra till delaktighet.

Region Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att påverka verksamhetens utveckling och resultat.

En genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag.

Region Skåne ska planera med framförhållning och handlingsberedskap.

Region Skånes alla beslut ska vara finansierade.

Sambandet mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter ska vara tydligt.

(6)

rapportering

kontrollområdena.)

Riskägare

Rapportering av

RISKBEDÖMNING KONTROLLÅTGÄRDER UPPFÖLJNING (UNDER ÅRET) RESULTAT (ÅR)

kontrollområdena.)

Riskägare

Rapportering av

Efterlevnad av regelverk för god ekonomisk förvaltning

Kunskap om och följsamhet till lagar och regelverk (ex. KL, LKBR, ML)

Att interna regler och legala regler för

representation inte efterlevs och att moms redovisas felaktigt .

Momsen som redovisas till Skatteverket blir felaktig. Vid en eventuell skatterevision kan detta leda till skattetillägg mm.

4 3 12

Att reglerna för

representation efterlevs och att rätt moms redovisas.

Stickprov 1 ggr/år GSF Ekonomiche

f

Kontrollmoment et ej aktuellt.

Attesträtt och hantering (regler för samt efterlevnad av vilka som har attesträtt, för vilken verksamhet och med vilka belopp mm)

Att attester och behörigheter i Raindance Marknadsplats och Raindance Drift inte hanteras enligt centrala anvisningar.

Att beställningar och attest av lfakturor inte

görs av behöriga beställare. 1 3 3

Att registrerade

beslutsattestbehörigheter i Raindance Marknadsplats och Raindance Drift följer beslutsunderlag och reglemente och att upplagda behörigheter är aktuella.

Stickprov

Efter riskbedöm ning

GSF Ekonomiche

f

2 st attestanter är kontrollerade i ftg 77, inga avvikelser funna.

1 3 3

In- och utbetalningar (kund-/leverantörsreskontra) (inkluderar även betalkort, löner, reseräkningar, utlägg och interna transaktioner mm)

Att utlägg via reseräkningar inte följer regelverket , att rätt moms inte är avdragen.

Momsen som redovisas till Skatteverket blir felaktig. Vid en eventuell skatterevision kan detta leda till skattetillägg mm.

3 3 9

Kontrollera utlägg via reseräkningar, att rätt moms är avdragen.

f

Av 7 stickprov är 5 avvikelser funna.

Förvaltningarna bör förvissa sig om att alla reseräkningar och alla underlag skickas in till GSF. Information till personalen att endast redovisning i systemet är otillräckligt. Påminnelse till personalen och attestanterna att läsa och följa

resereglementet. Instruktioner om hur man fyller i en reseräkning i HRfönster bör ges. Ansvarig chef bör säkerställa att alla underlag skickas till GSF för arkivering.

3 3 9

Projektredovisning (inkl nyttorealisering)

Kontroll om projekt följer Region Skånes riktlinjer för redovisning av projekt samt regelbunden balansering. Att projektmedel används enligt finansiärens anvisningar och enligt projektplanen.

Regelverk/rutiner efterlevs ej 3 3 9

Att

projektmedel används enligt finansiärens anvisningar och enligt projektplanen.

f

Kontrollmoment et ej aktuellt.

Uppföljning och bedömning av risker för bristande följsamhet till

budget och åtgärder samt utvärdering Bristfälliga rutiner för analys Minskar möjlighet för genomförande av

beslutad drift/utveckling. 3 2 6 Löpande uppföljning av

ekonomi.

Löpande uppföljning av ekonomi.

Månatlige n

Chefer/

Controller

Förvaltning s- chef

Fortlöpande uppföljning föranleder inga åtgärder.

3 2 6

Ekonomimodell som tydliggör principer för ekonomisk styrning, rättvisande redovisning och tillförlitliga räkenskaper

Att externa leverantörsfakturor inte belastar den/de

perioder kostnaden avser. Leder till felaktigt resultat. 2 2 4

Att leverantörsfakturor belastar den/de perioder kostnaden avser.

f

I urvalet av 22 st stickprov har 4 st avvikelser påträffats.

Samtliga fakturor i utsökningen har granskats, period framgår inte på 6 st utav dessa.

Vid tveksamhet angående periodisering bör attestanten kontakta

redovisningsansvarig på GSF KCE.

2 2 4

Upphandling och inköp

Kunskap om och efterlevnad av lagar och regelverk som avser upphandling och inköp (inkl. beslutsrätt)

- Risk för köp av icke kvalitetssäkrade varor till högre kostnad - Risk för upphandlingsskadeavgift

- Rsk för skadestånd från avtalad leverantör

- Risk att leverantörer tappar förtroende för RS som kund.

- Risk för köp av icke kvalitetssäkrade varor till högre kostnad

- Risk för upphandlingsskadeavgift

Bristande följsamhet avseende LOU kan resultera i upphandlingsskadeavgift, vilket kan bli kännbart. Bristande följsamhet mot regler och riktlinjer kan resultera i ökade kostnader för köpta varor och tjänster.

Konsekvensen kan bli kännbar.

2 3 6

Följer upphandlings- förfarandet gällande lagar, policies och rutiner för upphandlingar?

Stickprover 1-2 ggr/år Koncern-

inköp

Inköps-

direktör Årsredovisning

(7)

Styrelse/nämnd: Personalnämnden Verksamhet:

minimera

Större avvikelse

åtgärda Avvikelse

uppmärksamma

Mindre avvikelse

Ingen rapportering

kontrollområdena.)

Riskägare

Rapportering av

uppföljning (status) Risk För rapportering i årsredovisningen gäller en kombination av utfall i relation till mål och den effekt som

internkontrollarbetet har haft. Bedömningen blir alltså en kombination av process och effekt.

RISKBEDÖMNING KONTROLLÅTGÄRDER UPPFÖLJNING (UNDER ÅRET) RESULTAT (ÅR)

2019

Uppföljning av avtal och avtalstrohet (inkl utvärdering och åtgärder)

- Risk för köp av icke kvalitetssäkrade varor till högre kostnad - Risk för upphandlingsskadeavgift

Uppföljning av avtal och avtalstrohet sker löpande inom alla kategorier på Koncerninköp. Idag finns dock inget systemstöd för att göra uppföljning och utvärdering effektiv. Ett systemstöd skulle öka möjligheten att följa upp efterlevnaden. Möjlig risk.

- Risk för köp av icke kvalitetssäkrade varor till högre kostnad

- Risk för upphandlingsskadeavgift

Uppföljning av avtal och avtalstrohet sker löpande inom alla kategorier på Koncerninköp. Idag finns dock inget systemstöd för att göra uppföljning och utvärdering effektiv. Ett systemstöd skulle öka möjligheten att följa upp efterlevnaden. Möjlig risk.

Bristande följsamhet avseende LOU kan resultera i upphandlingsskadeavgift, vilket kan bli kännbart. Bristande följsamhet mot regler och riktlinjer kan resultera i ökade kostnader för köpta varor och tjänster.

Konsekvensen kan bli kännbar.

3 3 9 Stickprov på inköp. Stickprover 1-2 ggr/år Koncern-

inköp

Inköps-

direktör Årsredovisning

Att särskilt beakta risk för oegentligheter vid upphandling och inköp

Region Skåne är en skattefinansierad verksamhet och förtroendet från allmänheten är mycket viktig. För att minimera risken för korruption är det viktigt med tydlighet och ha en etisk hållning vid företagskontakter. I samband med att Riktlinje Etik vid företagskontakter finns antagen, är det mindre sannolikt att det ska inträffa.

Region Skåne är en skattefinansierad verksamhet och förtroendet från allmänheten är mycket viktig.

För att minimera risken för korruption är det viktigt med tydlighet och ha en etisk hållning vid

företagskontakter. I samband med att Riktlinje Etik vid företagskontakter finns antagen, är det mindre sannolikt att det ska inträffa.

Oklarheter hur man ska agera vid upphandling och inköp kan leda till korruption. Korruption snedvrider

konkurrensen, leder till högre kostnader och förstör förtroende hos såväl medarbetare och medborgare. Konsekvensen kan bli kännbar.

2 3 6

Nya medarbetares

informeras av sin respektive kategori. Återkommande årlig information varje vår för samtliga medarbetare på Koncerninköp.

Enkät utskick till nya medarbetare för att kontrollera om att de fått information om riktlinjerna.

1 ggr/år Koncern- inköp

Inköps- direktör

Års- redovisning

Verkställighet beslut

Besluts- och delegationsordning samt tillhörande behörigheter

I den nya kommunallagen finns ett tydligare regelverk kring delegerade beslut och

anmälningsplikt vilket innebär att även de beslut som vidaredelegeras ska anmälas till

Regionstyrelsen.

Regelverk efterlevs ej 2 3 6 Stickprov Stickprov Årligen Förvaltnin

gs- chef

Region- direktör

Års- redovisning

Ärendeberedning, diarieföring, arkivering, offentlighet och sekretess

Sekretessprövning och utlämnande av allmän handling. Skyndsamhetskravet i

Tryckfrihetsförordningen åsidosätts.

Förtroendetapp, dålig publicitet och anmälningar till JO, IVO och andra tillsynsmyndigheter.

4 3 12

Kontrollmoment och uppföljning kopplas till ordinarie statistikuppföljning i Journal och arkivservice

Genomsnittlig ledtid för sekretess-prövning och utlämnande. Baseline november 2018 baserad på 73063 stängda ärenden under året: 3,52 dagar.

Månatlige n

Området för informatio nsförsörjn ing och regionarki v

Regionarkiv arie

Års- redovisning

Förstärka ledning, styrning och kontroll avseende regelefterlevnad.

Att det inte finns upprättade rutiner och

rutinbeskrivningar som följer centrala anvisningar och beslut. Att arbetsmetoder inte följer

rutinbeskrivningar och centrala anvisningar.

Att arbetsmetoder inte är dokumenterade och att arbetsätt inte följer Ekonomidirektörens beslut.

4 3 12

Följa upp att det finns dokumenterade

rutinbeskrivningar och att dessa följer centrala anvisningar.

Efter riskbedömning

Efter risk- bedömnin g

GSF Ekonomiche

f

Personalnämnde n var inte medvetna om de nya reglerna avseende beloppsbegräns ad attesträtt. I vår granskning fann vi att det saknas beloppsbegräns ning på 10 attesträtter (varav 4 är nyupplagda efter 190101), fördelat på 9 personer (3 upplagda efter 190101).

Granskningsgruppen föreslår införande av en tredje signatur av berörd controller på blanketterna, som säkerställer att blanketten är korrekt ifylld enligt

övergripande attestreglemente, förvaltningens

delegationsordning samt ev lokala beslut och

anvisningar. Total

genomgång av så att samtliga attesträtter är i enlighet med gällande regelverk.

4 3 12