14.2. Bilaga 2 - Nämndernas rapportering till kommunstyrelsen

(1)

Tertialrapport April Tertial 1 2020

(2)

Innehållsförteckning

1 Kommunstyrelsen ... 4

1.1 Ekonomisk uppföljning ... 4

1.2 Kvalitetsstyrning ... 9

1.3 Målstyrning ... 16

1.4 Avdelningsmål ... 22

1.5 Uppdrag ... 22

1.6 Riskhantering - internkontroll ... 25

2 Utbildningsnämnden ... 27

2.4 Uppdrag ... 50

3 Vård- och omsorgsnämnden ... 57

3.4 Uppdrag ... 76

4 Socialnämnden ... 82

4.4 Uppdrag ... 105

5 Kultur- och fritidsnämnden ... 108

5.4 Uppdrag ... 127

6 Miljö- och byggnadsnämnden... 133

(3)

6.4 Uppdrag ... 155

7 Samhällsbyggnadsnämnden ... 157

7.4 Uppdrag ... 166

8 Natur- och tekniknämnden ... 168

8.4 Uppdrag ... 176

9 Klimatnämnden ... 179

9.4 Uppdrag ... 186

10 Kompetens- och arbetsmarknadsnämnden ... 188

10.4 Uppdrag ... 200

11 Överförmyndarnämnden ... 202

11.4 Uppdrag ... 210

(4)

1 Kommunstyrelsen

1.1 Ekonomisk uppföljning

1.1.1 Prognos Kommunstyrelsen

Stratsys - KS nämndrapport 2020

Period- budget

april

Period- utfall april

Års- budget

Prognos april

Avvikelse årsbasis

Prognos februari Total

KOMMUNSTYRELSEN

Intäkter -128 895 -129 089 -386 654 -384 435 -2 219 -388 149

Kostnader 188 936 176 383 563 554 554 834 8 720 565 934

Netto (Tkr) 60 042 47 294 176 900 170 399 6 501 177 786

PER VERKSAMHETSOMRÅDE Nämnd

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 8 009 7 951 23 905 23 905 0 23 905

Netto (Tkr) 8 009 7 951 23 905 23 905 0 23 905

Kommunledningsvht

Intäkter -36 007 -35 044 -108 000 -110 520 2 520 -109 495

Kostnader 78 736 59 590 233 223 227 298 5 925 234 724

Netto (Tkr) 42 729 24 546 125 223 116 778 8 445 125 229

Räddningstjänst

Kostnader 13 303 13 587 39 900 40 800 -900 40 800

Netto (Tkr) 13 303 13 587 39 900 40 800 -900 40 800

Samarbetsorgan

Kostnader 1 184 1 177 3 550 3 550 0 3 550

Netto (Tkr) 1 184 1 177 3 550 3 550 0 3 550

Samhällsbyggnadsvht

Intäkter -6 508 -7 262 -19 520 -19 520 0 -19 520

Kostnader 8 425 10 856 25 142 25 481 -339 25 122

Netto (Tkr) 1 917 3 594 5 622 5 961 -339 5 602

Kommunens fastigheter

Intäkter -79 045 -79 446 -237 134 -232 395 -4 739 -237 134

Kostnader 67 278 69 001 201 834 197 801 4 033 201 834

Netto (Tkr) -11 767 -10 446 -35 300 -34 594 -706 -35 300

Projekt Turebergshuset

Intäkter -7 335 -7 337 -22 000 -22 000 0 -22 000

Kostnader 12 002 14 218 36 000 36 000 0 36 000

Netto (Tkr) 4 668 6 880 14 000 14 000 0 14 000

Prel. kostnader (interna) 0 926 0 0 0 0

(5)

Period- budget

april

Period- utfall april

Års- budget

Prognos april

Avvikelse årsbasis

Prognos februari

Differenser / felkonteringar 0 5 0 0 0 0

1.1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget

Helårsprognos jämfört med årsbudget och föregående prognos

Kommunstyrelsen prognostiserat ett överskott om 6,5 miljoner kronor. Prognosen i april är bättre än februariprognosen.

Kommunledningsverksamhet prognostiserar ett överskott om 8,5 miljoner kronor vilket främst beror på lägre kostnader för personal och konsulter samt högre PO-intäkter än budgeterat. Dessutom finns en icke budgeterad intäkt från Sollentuna Stadshus AB.

Kommunens fastigheter prognostiserar ett underskott om 0,7 miljoner kronor på grund av lägre intäkter i form av hyresreducering samt uteblivna försäljningsintäkter. Mycket beror på lägre

elkostnadspriser vilket påverkar vindkraftsverket negativt i form av uteblivna försäljningsintäkter men det påverkar också verksamheten positivt i form av lägre uppvärmningskostnader.

Underskott väntas även för samhällsbyggnadsverksamhet för ökade konsult- och personalkostnader och för räddningstjänst efter ökad avgift till kommunalförbundet.

Utfallet jämfört med periodbudget

Utfallet är bättre än periodbudget och avvikelsen återfinns främst hos kommunledningsverksamhet.

Del av detta väntas följa året ut och generera ett överskott på grund av lägre kostnader för personal och konsulter samt högre PO-intäkter. Det finns också mycket utvecklingsarbete som inte belastat

perioden, bland annat på grund av situationen med Corona. Dessutom finns en felaktig post om -9 miljoner kronor. Posten består av felkonterad kundförlust och kommer bokas om under maj månad Prognosbedömning

På grund av situationen med Corona har en del arbete fått skjutas på hösten. Beroende på hur länge det håller i sig och vilket läge kommunen befinner sig i då kan prognosen komma ändras. Dessutom har elpriser stor påverkan på vindkraftverket och vilket är en osäkerhet.

Kommentarer till prognos per verksamhetsområde Nämnd

Verksamhetsområdet följer budget.

Kommunledningsverksamhet

Verksamheten väntar ett överskott vid årets vilket beror på både lägre kostnader och högre intäkter.

Lägre kostnader beror på vakanser främst hos ekonomi- och personalavdelningen, högre PO-intäkter än budgeterat samt lägre konsultkostnader. Högre intäkter består främst av ersättning från Sollentuna Stadshus AB som inte var känd under budgetarbetet.

Periodutfallet är bättre än periodbudget, dels på grund av ovanstående anledningar samt att mycket utvecklingsarbete inte belastat perioden, bland annat på grund av situationen med Corona. Dessutom finns en felaktig post om -9 miljoner kronor. Posten består av felkonterad kundförlust och kommer bokas om under maj månad

Räddningstjänst

Redan i budget 2020 fanns en ökad avgift till kommunalförbundet brandkåren Attunda om 1 miljon kronor vilket gör att budgeten inte räcker.

(6)

Avvikelsen avser ökade konsult- och personalkostnader avseende bygglovsverksamheten.

Periodutfallet avseende intäkter är högre med 0,8 miljoner kronor och avser felperiodiserade

arrendeintäkter inom markförvaltning vilket kommer balanseras under året. Arbetet med översyn och kartläggning av avtal pågår enligt plan och kan generera högre intäkter på sikt. Periodutfallet avseende kostnader är högre med 2,4 miljoner kronor, Utfallet om 1,8 miljoner kronor avser kostnader i

samband med översyn och utveckling av en projektmodell för styrning och uppföljning av

samhällsbyggnadsprojekt, omställning och översyn av pågående projekt, digitalisering, utveckling av bygglovsprocessen, upphandlingsprocessen och teknisk handbok. Parallellt pågår utveckling och bemanning av den nya avdelningen inklusive en växling från konsulter till egen personal inklusive tre chefstjänster som från halvårsskiftet bemannas av egen personal. 0,6 miljoner kronor är felkonteringar som kommer bokas om under maj månad.

Kommunens fastigheter

Kommunens fastigheter prognostiserar underskott om 0,7 miljoner kronor, vilket avser

intäktsreducering av hyran avseende Simhallen och Rösjöbadet med anledning av Coronapandemin.

Sänkningen sker under förutsättning att staten kompenserar kommunen med 0,7 miljoner kronor.

Intäktsreduceringen är på 1,4 miljoner kronor för perioden april-juni.

Resterande intäktsunderskott om 4 miljoner kronor avser lägre elkostnadspriser vilka påverkar vindkraftsverket negativt i form av uteblivna försäljningsintäkter. Elkostnadspriserna påverkar dock verksamheten positivt i form av lägre uppvärmningskostnader om 1,7 miljoner kronor.

Verksamheten ser lägre kostnader för driftavtal om 0,2 miljoner kronor och sänker prognosen för oförutsedda kostnader som finns med i budget med 3,2 miljoner kronor. Dock prognostiseras högre skadekostnader och myndighetsåtgärder om 1,0 miljoner kronor.

Projekt Turebergshuset

Budgeten avser främst kostnader för ersättningslokaler under evakueringen och IT/AV, brand/säkerhet och lokalanpassningar samt intäkter från förvaltningarna motsvarande den hyra de tidigare betalade till Sollentuna kommunfastigheter.

För perioden syns högre kostnader än periodbudget för flytt, evakuering och avveckling samt Brand och säkerhet inom projektet. Detta är kostnader som ska fördelas över tiden som evakuering sker. Det finns tillkommande kostnader för delprojekt Brand och säkerhet samt Lokalanpassningar om cirka 0,7 miljoner kronor men det finns även kostnader som ser ut att bli lägre än budgeterat.

Eventuell omdisponering av budget

Detaljbudgeten avseende kommunens fastigheter är lägre på bruttonivån jämfört med

verksamhetsplanen med anledning av överföring av fastigheter till Sollentuna kommunfastigheter AB.

Hänsyn till överföringen kunde inte tas i samband med verksamhetsplanen då beslutet om överföringen togs efter verksamhetsplanen.

Detaljbudgeten avseende samhällsbyggnadsverksamhet är lägre på bruttonivå jämfört med

verksamhetsplanen med anledning av att intäkterna och kostnaderna avseende interntid togs felaktigt med i verksamhetsplanen.

Planerade åtgärder vid eventuella underskott Inte aktuellt

1.1.3 Investeringsprognos

Från och med 2020 ska IT-enheten köpa in nya datorer, skrivare och nätutrustning som investering istället för drift, total prognos för investeringar första året uppskattas till 12,5 miljoner kronor. Därefter varierar utgifterna beroende på avskrivning och nyttjandetider.

Investeringsplanen har varit del av ett större arbete under våren med ny finansieringsmodell för IT och fanns därför inte med i budget 2020. Kommunstyrelsens årliga investeringslimit om 2 miljoner kronor kommer inte räcka och behöver utökas. Hemställan om utökad ram kommer att göras till

delårsbokslutet.

Hur mycket som kommer att ske 2020 är i dag svårt att uppskatta då arbetet påverkats avsaknad av

(7)

avtal samt av rådande situation med Corona.

Investeringar, mkr Budget 2020 Prognos Avvikelse

2 12,5 -10,5

1.1.4 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Medel t.o.m. april 2020 Medel - utfall

Inga planerade investeringar i särskilt boende för äldre och bostäder för studerande finns på kommunstyrelsen just nu. Därav har nämnden inte sökt några statsbidrag.

1.1.5 Riktade budgetmedel Kommunstyrelsen

Nivåpåverkande

förändringar, mkr Budget 2020 Prognos Avvikelse Kommentar

Brandkåren Attunda -2,0 -2,0 0

Upphandlare -0,9 -0,9 0

E-arkiv -0,5 -0,5 0

Kapitalkostnader

(fastighetsägarinvesteringar) -3.6 -3,6 0

Tillfälliga satsningar

Nytt intranät -2,3 -2,3 0

Evakuering Turebergshuset -25,0 -25 0

1.1.6 Exploateringsredovisning

Exploateringsverksamhet Mark, mkr Budget 2020 Prognos Avvikelse

Mark inkomster 143,8 106,6 -37,2

Mark utgifter -378,9 -87,0 291,9

Totalt -235,1 19,6 254,7

Kommunstyrelsen har en exploateringsbudget om -235,1 miljoner kronor vilken nu till prognosen är justerad till 19,6 miljoner kronor, det vill säga en positiv avvikelse på 254,7 miljoner kronor. Av detta står Väsjö-området för 19,1 miljoner kronor och övriga exploatering för 235,6 miljoner kronor.

Avseende Väsjön så är differensen mot budget kopplad till projektövergripande markutgifter som räknats ned i prognosen. Projektet som avser övergripande utgifter har stängts. Det låg mycket

konsulttimmar som avsåg övergripande och administrativ tid i projektet. Utgifterna har dragits ned och

(8)

påverkar intäkterna med -90 miljoner kronor och utgifterna med +40 miljoner kronor, dvs -50 miljoner kronor netto. Den slutliga totalprognosen påverkas inte av detta.

Vidare så bedöms den sista tomten inom kvarteret Staven säljas under 2020, vilket inte är budgeterat för. Det är en positiv avvikelse mot budget, men en negativ avvikelse mot förra prognosen då markpriset har anpassats till rådande konjunktur.

1.1.7 Investeringsbudget för fastigheter

Tabell

Investeringar i verksamheten, mkr Budget 2020 Prognos Avvikelse

Utbildningsnämnden -223,0 -63,5 -159,5

Vård- och omsorgsnämnden -20,0 -20,0 0

Summa verksamhetsfastigheter -243,0 -83,5 -159,5

Investeringar i anläggningar, mkr Budget 2020 Prognos Avvikelse

Kultur- och fritidsnämnden -110,0 -75,6 -34,4

Summa anläggningar -110,0 -75,6 -34,4

Fastighetsägarinvesteringar, mkr Budget 2020 Prognos Avvikelse

Fastighetsägarinitierande investeringar -100,0 -100,0 0

Hyresgästanpassningar -10,0 -10 0

Summa fastighetsägarinvesteringar -110,0 -110 0

Nyinvesteringar gata/park/trafik Budget 2020 Prognos Avvikelse

Cykel- och gångvägar -30,0 -11,1 -18,9

Summa gata/park/trafik -30,0 -11,1 -18,9

Summa investeringar kommunstyrelsen -493,0 -280,2 -212,8

Nämnden prognostiserar lägre investeringsutgifter om 212,8 miljoner kronor jämfört med budget.

Avvikelsen om 193,9 miljoner kronor avseende investeringar i skolor och förskolor samt kultur och fritidsanläggningar beror på projekt som är från årsskiftet flyttade till Sollentuna kommunfastigheter enligt tidigare beslut. Osäkerhet kring genomförande av resterande budgeterade projekt finns då KS 200514 tog beslut att revidera takten för utbyggnaden av Väsjön. I och med en ändrad utbyggnadstakt utreds konsekvenserna för när i tiden kommunala investeringar och anläggningar ska genomföras.

Förstudie avseende investering i LSS boende pågår enligt plan men kan komma att revideras under året.

Fastighetsägarinitierade investeringar prognostiseras enligt budget inklusive reserv om 18 miljoner kronor för oförutsett, vilket i stort motsvarar nivån från tidigare år.

Planerade investeringar i gång och cykelvägarna Ribbingsväg och Landsnoravägen/Danderydsvägen kommer inte genomföras under året med anledning av omtag i samband med revidering av

cykelplanen. Övriga planerade investeringar i GC Stäket/Norrviken, cykel överfart Norrvikenleden och cykelparkering pågår enligt plan.

(9)

1.2 Kvalitetsstyrning

1.2.1 Viktig information och förändringar

Perioden har kännetecknats av Corona-utbrottet som har ändrat förutsättningarna för arbetet på ett sätt som ingen kunde ana vid årets början och som vi saknar erfarenhet av sedan tidigare. För en grupp medarbetare har det intensiva arbetet med kommunens krisledning gjort att andra uppgifter fått stå tillbaka. Mycket utvecklingsarbete har omprioriterats samt i vissa delar skjutits framåt. Med anledning av Coronaviruset covid 19 har inköpsenheten tagit fram rutiner för hur beställarna ska hantera akuta inköp och personalavdelningens gått in med direktstöd till AB Soloms beredskapsenhet/personalpool.

I januari 2020 flyttade större delen kommunledningskontoret tillsammans med kultur och fritid-, vård och omsorg- och utbildningskontoret samt Sollentuna kommunfastigheter AB in i the Factory.

Kommunens kontaktcenter och överförmyndarverksamheten sitter på Aniaraplatsen och socialkontoret sitter på Tingsvägen och Turebergsvägen.

Kommunledningskontoret fick 16 mars 2020 i uppdrag att se över alternativa lösningar till att renovera kommunhuset. Uppdraget gavs i ljuset av kommunens samlade ekonomiska utmaningar som följd av demografiska förändringar och vikande konjunktur.

Analysen visar att det är mer ekonomiskt fördelaktigt, med avseende på investering och kostnad, att köpa en annan fastighet för kommunens verksamheter, än att renovera Turebergshuset. I den ekonomiska analysen är en anpassning av The Factory till lämpligt kommunhus inkluderad.

kommunfullmäktige tar beslut den 10 juni.

I slutet av april blev det klart att tre tjänster controller/strateg kommer att flyttas från

samhällsbyggnadsavdelningen till controllerenheten inom ekonomiavdelningen. Arbetet med ekonomi- och verksamhetsstyrning för nämnderna kopplade till samhällsbyggnadsavdelningen, kommer att ledas från enheten.

Samhällsbyggnadsavdelningens nya organisation med fem tydliga enheter har fallit på plats inklusive chefstillsättningar rekryterade internt såväl som externt. Rekrytering till vakanta tjänster inom avdelningen pågår liksom en växling från konsult till egen personal i den mån investerings- och exploateringsprojekt förväntas fortgå under lång tid enligt plan. En kompetensförsörjningsplan ska nu tas fram.

1.2.2 Kvalitetsstyrning (nämnd)

1.2.2.1 Målgrupp (Kunder – brukare – invånare - intressenter) Kvalitetsfaktorer nämnd:

God extern service

Kommentar

Sollentuna kommun ska genom en lättillgänglig webb och sin externa kundtjänst kontaktcenter förenkla för invånare och företagare att få svar på sina frågor, felanmäla samt få hjälp i olika ärendeprocesser.

Efter lanseringen av den nya webben har arbetet med vidareutveckling av denna fortsatt. En del har varit att identifiera vilka utvecklingspunkter som har störst påverkan på tillgängligheten. Dessa är nu identifierade och arbete har påbörjats med att se över hur integrationer kan förbättra

användarupplevelsen. De funktioner som identifierats är Mina sidor, Digitala anslagstavlan, Protokollsportalen och Lediga jobb.

(10)

svara på de många frågor kring Corona som ställts under perioden och som påverkar upplevd lösningsgrad. Det har också ringt något färre samtal under perioden om man jämför med samma period förra året.

Kvalitetsindikator Utfall 2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Styrgräns kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Webbesökarnas

nöjdhet med kommunens webbplats (index)

59 - 65

Kommentar

Resultatet av mätningen kommer under hösten 2020.

Medelvärde av bedömning gällande nöjdhet med Kontaktcenter

4,2 4,1 4,21 4

Kommentar

Kundernas nöjdhet i kontakten med kontaktcenter är god, och kontaktcenter uppnår kvalitetsindex.

Medelvärde av bedömning gällande tillgänglighet på Kontaktcenter

4,2 4,1 4,12 4

Kommentar

Kunderna upplever tillgängligheten på kontaktcenter som god, och kontaktcenter uppnår kvalitetsindex.

Andel invånare som upplever en hög lösningsgrad på Kontaktcenter, %

74 72,2 75 74

Kommentar

Kontaktcenter nådde kvalitetsindex i lösningsgrad, och hade det högsta resultatet någonsin i lösningsgrad. En orsak kan vara att det kom in fler frågor om Corona under perioden, som var enkla att svara på för kontaktcenter.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

God intern service

Kommentar

Det ska vara enkelt och lättillgängligt för alla förvaltningar att använda den interna servicen och få stöd.

Internservice följer upp sin prestation genom en kundundersökning som går ut dagligen för att mäta kundnöjdheten och för att säkerställa att internservicen håller god kvalitet. Resultatet visar att

medarbetare och chefer tycker att internservice har en utmärkt service. Den generella nöjdheten ligger på 4.86 av 5 möjliga poäng. Under perioden var det 149 enkäter som besvarades. Internservice har förutom sina vanliga uppgifter även delat ut taggar och varit behjälpliga med iordningställande efter flytten.

För IT-enheten har fokus legat på att hjälpa användare i en förändrad arbetssituation så som

utmaningar som följer av arbete och möten på distans. IT-enheten följer årligen upp nöjdhet med IT- arbetsplats och servicedesk i en enkätundersökning. Undersökning har fått skjutas fram något på grund av omfördelningar av personal med anledning av Corona. Enkätundersökning genomförs under maj månad och rapporteras i delårsrapporten.

För en tydligare och enklare dialog i organisationen arbetar kommunikationsenheten med en definition av internkommunikation, plan för kommunledningsgruppens kommunikation och plan för att utveckla chefers förutsättningar och förmåga att kommunicera strategiska och organisationsövergripande frågor. Aktiviteten avseende kommunledningsgruppens kommunikation har skjutits fram på grund av den rådande situationen med Corona.

(11)

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Andel nöjda med IT-

arbetsplatsen (%) - 54 60

Kommentar

Enkätundersökning genomförs under maj månad Andel medarbetare

som anger att de är nöjda med den service som internservice erbjuder

4,7 4,7 4,9 4,7

Kommentar

Den generella nöjdheten ligger på 4.86 av 5 möjliga. Under perioden var det 149 enkäter som besvarades.

Bra beslutsunderlag

Kommentar

Beslutsunderlagen är en väsentlig del av beslutsprocessen i den kommunala organisationen. Om underlaget i form av tjänsteutlåtanden, rapporter, yttranden och protokoll är innehållsrika, begripliga och välskrivna ger det kommunens förtroendevalda en bra grund att stå på när beslut ska fattas.

Under 2020 ska riktade utbildningsinsatser till tjänstemän kopplade till utvalda nämnder utföras för att förbättra kvaliteten. Detta har ännu inte kunnat genomföras på grund av tillfälligt personalbortfall men väntas ske under hösten 2020. Arbetet hänger ihop med att få till digital utbildning i

utbildningsportalen Navet i de mest basala funktionerna i P360 och att frigöra tid till en mer riktad tjututbildning.

Med anledning av Corona har inga nämndmöten skett från mars och framåt därför kommer politikerenkäten istället att skickas ut efter sommaren och då innehålla fråga om funktionalitet av tekniska lösningar för distansmöten. Enkäten kommer i sin utformning skilja sig från tidigare år och ha en ny bedömningsskala så årets politikerenkät kommer utgöra en slags nollmätning sett utifrån

bedömningsskalan.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Genomsnittligt betyg

i politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlag för kommunstyrelsen

- - - 0 - - - -

Kommentar

Mätningen kommer att ske efter sommaren Genomsnittligt betyg

i politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlag för kommunfullmäktige

4,6 4,5 - 0 - - - -

Kommentar

Mätningen kommer att ske efter sommaren

(12)

1.2.2.2 Verksamhet Kvalitetsfaktorer nämnd:

Effektiva kommunövergripande processer

Kommentar

Kommunledningskontoret bistår den politiska ledningen i styrningen av den kommunala organisationen genom styrdokument, anvisningar, information och utbildning som syftar till att samtliga kontor ska arbeta på ett likartat sätt i processer som är kommungemensamma, till exempel verksamhetsplanering och budget, upphandling, rekrytering, arbetsmiljö, informationshantering och krisberedskap. Dessa processer skapar ordning och reda, leder till effektivitet och ökad kvalitet, kostnadseffektivitet och bidrar till måluppfyllelse för hela kommunen och bolagskoncernen.

Kommunledningskontoret mäter varje år i form av en enkät kontorens uppfattning om hur väl kommunledningskontorets arbetar med dessa processer.

Inom flera avdelningar sker ett arbete med att förtydliga grunduppdraget och kartlägga processer som respektive verksamhet deltar i eller ansvarar för. Detta för att bättre kunna följa upp, mäta och förbättra. Arbetet har i vissa fall förändrats och fördröjts något på grund av Corona.

För inköpsenheten har syftet varit att förtydliga roller och ansvar för att få en effektivare verksamhet.

När den interna processkartläggningen är klar kommer arbetet fortsätta med att förtydliga roller och ansvar mellan enheten och förvaltningarna vilket kommer leda till ett bättre samarbete och en effektivare verksamhet.

Ett utvecklingsarbete är inlett på HR-enheten i syfte att ställa om till ökat HR-generaliststöd och därigenom minska sårbarhet vid frånvaro eller personalomsättning. Respektive kontor har försetts med ansvariga HR-strateger som ska ge stöd i bred bemärkelse. Ett kompetensöverföringsarbete pågår internt, där medarbetare tar del av sina kollegors kunskaper inom olika HR-frågor, däribland rekrytering, rehabilitering, arbetsrätt med mera. Utvecklingsarbetet är bland annat initierat via återkoppling från kontoren sett till behov av stöd.

Samhällsbyggnadsavdelningen arbetar för att skapa en digitalt standardiserad process för

samhällsbyggnad. Detta görs eftersom en digital samhällsbyggnadsprocess bedöms kunna effektivisera väsentligt. Byte av GIS-plattform är en grundförutsättning för att effektivt arbeta med en digitaliserad samhällsbyggnadsprocess med god användbarhet för alla involverade parter. Det nya systemet

kommer att vara navet för Sollentuna kommuns geodata och ska fungera som ett tydligt funktions- och kommunikationsverktyg, både inom samhällsbyggnadsavdelningen och andra avdelningar i

kommunen.

Av de kommunövergripande processerna har kommunstyrelsen valt att prioritera utveckling av informationssäkerhetsprocessen i målstyrningen under 2020.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Andel

förvaltningsledare som uppger att de arbetar aktivt i KLASSA med samtliga system

- -

Kommentar

Detta är ett utvecklingsområde och kommer att följas upp i målstyrningen 2020.

Medelvärde av chefers/specialisters nöjdhet med

kommunledningskontoret s stöd i centrala processer

3,6 3,4

Kommentar

Mätning kommer att ske under hösten.

(13)

Effektiv medborgarservice

Kommentar

Invånare och företagare förväntar sig snabb återkoppling i sin kommunikation med kommunen. För det krävs en väl fungerande organisation som hanterar inkommande frågor med stor effektivitet.

Kontaktcenter följer dagligen upp kundnöjdheten, upplevd tillgänglighet, kundernas nöjdhet med kontakten med kontaktcenter och att kunden upplever att kontaktcenter löst deras ärende. Resultaten för perioden är bra. Det beror delvis på att kontaktcenter har kunnat svara på de många frågor kring Corona som ställts under perioden och som påverkar upplevd lösningsgrad. Det har också ringt något färre samtal under perioden om man jämför med samma period förra året. Under tertial 1 har

kontaktcenter nått kvalitetsindex på 95 procent av besvarade e-mail inom en dag.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Tillgänglighet e-post

på Kontaktcenter - Andel skriftliga svar inom en dag

96 93 95 95

Kommentar

Kontaktcenter når kvalitetsindex för tertial 1 genom att svara på e-post inom en arbetsdag.

Tillgänglighet e-post (KKiK) - Andel svar på e-post inom en dag

94 94 95

Kommentar

Kommer under hösten.

1.2.2.3 Medarbetare Kvalitetsfaktorer nämnd:

Goda arbetsförutsättningar

Kommentar

Ett aktivt ledarskap och medarbetarskap är grunden för goda arbetsförutsättningar. En förutsättning är välfungerande HR-processer i verksamheterna i form av: attrahera, rekrytera, introducera och

utveckla. Detta utgör processer som ska säkerställa personalförsörjningen.

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Respektive avdelning har uppmanats att rapportera in synpunkter på arbetsmiljö efter inflytt i the Factory i samband med stående arbetsmiljöpunkt på APT-möten. Felanmälningar har skett på sådant som framkommit så som kyla, belysning, behov av automatisk dörröppning. Anmälningarna har tagits omhand och vissa är redan åtgärdade. På grund av rekommendation att distansarbete har skyddsronder har flyttats fram. Omfattande chefs- och medarbetarinformation inklusive arbetsmiljöaspekter

avseende Corona har kommunicerats med bland annat rekommendationer om tät kontakt med medarbetare som arbetar på distans samt förslag på andra åtgärder. Information har även gått ut avseende medarbetarenkät 2020 med tidsplan för vidare hantering samt handlingsplaner.

Handlingsplaner ska vara klara i juni.

(14)

nolltolerans.

Arbete med attraktiv arbetsgivare och strategisk kompetensförsörjning

Ett arbete pågår på avdelningsnivå, bland annat utifrån medarbetarenkätens resultat, för att stärka attraktiv arbetsgivare. Det innefattar bland annat kompetensutveckling, förtydliganden av

grunduppdrag. Därutöver pågår flera utvecklingsinsatser övergripande sett till HR-processerna, innefattande strategisk kompetensförsörjning, rehabiliteringshandbok, onboarding/introduktion.

Kommunledningskontoret planerar en gemensam ny chefsintroduktion för nya chefer som genomförs första gången under hösten 2020. Här ingår företrädare för personal-, kommunikation- samt

administrativa avdelningen och kommunjurist.

Medarbetarsamtal och lönesamtal

Förändringar har skett sett till införande av NAV avseende lönekriterierna. Löneöversynen 2020 är uppdelad i två omgångar där akademikeralliansen, lärarförbunden och vårdförbunden tillhör de som får ny lön i juni. För övriga grupper inväntas nya centrala avtal under hösten 2020.

En omfattande lönesamtalsutbildning har genomförts för alla chefer och fackliga ombud under januari och februari, samt en film som beskriver löneöversynsprocessens steg för medarbetare. Detta i syfte att förbättra processen samt öka förståelsen för hur löneöversyn genomförs. Detta väntas leda till väl förberedda lönesamtal.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020

Sjukfrånvaro, (%) 4,7 5 5,7 6

Kommentar

Sjuktalen uppnår per mars månad 5,7% vilket är en ökning jämfört med helår 2019 som främst förklaras genom stigande sjuktal under mars månad, i linje med övriga organisationen utifrån covid-19. För januari och februari ses lägre sjuktal.

(Utfallet gäller perioden 200101-200330, kommunledningskontoret inklusive samhällsbyggnad samt miljö och byggnad)

* För 2018 ingick inte samhällsbyggnad och miljö och byggnad i KLK Personalomsättning,

extern (%) 13,2 12,6 13,6 13

Kommentar

Utfall strax över styrgräns. Personalomsättningen har minskat något i det första kvartalet jämfört med helår 2019. Till viss del kan en tendens till minskad rörlighet även ses i de rekryteringsprocesser som pågått under perioden. (Utfallet gäller perioden (190401-200330 , personalomsättning inklusive pensionsavgångar, kommunledningskontoret inklusive samhällsbyggnad samt miljö och byggnad)

* För 2018 ingick inte samhällsbyggnad och miljö och byggnad i KLK HME (hållbart

medarbetarengagemang), index

- 80,5 81,1 81

Kommentar

Utfall strax över styrgräns. HME-värdet har ökat med 0,6 sedan mätningen med samma HME-frågor 2019.

Positiva svar på frågorna om styrning i medarbetarundersökninge n (HME-delen), index

- 79,4 78 80

Kommentar

Utfall under styrgräns, i underkant med värdet för 2019-års mätning på samma HME-frågor.

Positiva svar på frågorna om motivation i medarbetarundersökninge n (HME-delen) index

- 83,9 80,7 81,2

Kommentar

Utfall under styrgräns. Motivationsindex för HME-frågorna har i 2020-års mätning minskat jämfört med föregående års mätning.

(15)

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Positiva svar på

frågorna om ledarskap i medarbetarenkäten (HME-delen) index

- 84,9 84,7 84

Kommentar Utfall över styrgräns

1.2.2.4 Ekonomi

Ansvarsfull ekonomi

Kommentar

KS ska hantera sin ekonomi på ett ansvarsfullt sätt och verka för en god ekonomisk hushållning.

Samtliga avdelningar/enheter svarar att de använder sina resurser på ett effektivt sätt genom att utföra sina uppdrag med stor kostnadsmedvetenhet. Det innebär bland annat att relevanta statsbidrag söks, aktiva beslut tas för att sänka kostnaderna, medvetenhet finnas vid inköp och förbrukning och att i periodens resultat ska upparbetade intäkter och kostnader ingå och uppbokningar görs och

faktureringar sker under rätt period.

I dag finns till exempel kompetens inom ekonomiavdelningen att själva genomföra ekonomiska utredningar som tidigare gjordes av konsulter. Medarbetare deltar i projekt tillsammans med andra kontor och avdelningar för att stödja och ge råd för att minska kostnader eller mer effektivt använda de resurser som finns. Administrativa avdelningen har ett antal pågående aktiviteter som syftar till att sänka kostnaderna för viss informationslagring.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020

Leverantörstrohet 91 83 90

Kommentar

Belopp för köp utanför avtal under perioden januari - april var 15 miljoner kronor och avser köp från 240 leverantörer. 216 av dessa leverantörerna avser köp för under 100 000 kronor. Leverantörstroheten för hela kommunen under perioden var på 86%.

1.2.3 Nya data och resultat

Revisionen har gjort en granskningsrapport för årsredovisning 2019. Ett antal frågor har också ställts till KSAU och där svaren har skickats till revisionen. Fullmäktige godkände årsredovisning 2019 den 16 april.

Revisorerna bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt innehåller upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen.Förvaltningsberättelsen i granskad årsredovisning bedöms i allt väsentligt innehålla den information som enligt lagen ska finnas för kommunen. Koncernperspektivet finns i viss mån men är lite olika hanterat under de obligatoriska avsnitten. Inför 2020 bör kommunen arbeta vidare med förvaltningsberättelsens struktur och innehåll i enlighet med de nya krav som följer av den förändrade redovisningsseden. Beskrivningarna bör då utgå från ett övergripande koncernperspektiv under varje rubrik och därefter kommunens och andra eventuella väsentliga koncernföretag.

(16)

Revisorerna betonar i dialog med inköpsenheten att inköps- och upphandlingsverksamheten håller en hög nivå. Revisorerna rekommenderar kommunstyrelsen att fortsätta arbeta med följande:

 fördjupa arbetet med inköpsmönster och inköpstrender

 utöka inköpsrapporterna till att inkludera kommunens bolag

 stärka rutinerna kring marknadsanalys och marknadsdialog

 fortsätta arbeta med att utbilda och informera om dokumentationsplikten för upphandlingar över 100 000 kronor

 analysera typ och kategori av inköp i området 0-100 000 kronor.

1.3 Målstyrning

Övergripande mål:

1.3.1 Trygghet och välfärd genom livet

Nämndmål:

1.3.1.1 Ökad dialog och tillgänglighet för invånarna.

Kommentar

Invånarna är nöjda med den service som erbjuds. Sollentuna är en tillgänglig kommun för alla som behöver få kontakt - det görs genom att erbjuda moderna, användarvänliga och tillgängliga digitala tjänster och lösningar som ska upplevas effektiva samt med gott bemötande samt en tydlig känsla av att finnas till för invånarna. För att invånarna ska känna sig delaktiga och engagerade i det som händer i kommunen utvecklas kommunikationen kontinuerligt, bland annat genom olika varianter av dialoger och återkoppling. Det är en nyckel till demokratiskt inflytande.

Kommunens digitaliseringsarbete ska ha en tydlig riktning i syfte att ge invånare, företag och

föreningar en bra digital service. Fler ska kunna ta del av och påverka den politiska beslutsprocessen i medborgardialoger.

Två viktiga aktiviteter är kopplade till målet; Medborgardialog - fortsatt arbete och Nuläges- och behovsanalys fortsatt arbete har båda fått pausas. Till delårsrapporten kommer det vara tydligare hur aktiviteterna kan genomföras.

Under 2019 har en medborgardialog genomförts i syfte att samla in perspektiv från invånare,

företagare och föreningar på hur det upplevs att leva, bo och verka i Sollentuna. Insamlingen har gett kommunorganisationen ett brett underlag att arbeta vidare utifrån. För 2020 ska avdelningen stödja arbetet med att omsätta dessa insikter i utvecklingsarbetet. Det arbetet har försvårats med anledning av rådande situation och kommer till stor del flyttas till hösten.

Under 2019 har en sammantagen analys för kommunens nuläge och fortsatta digitaliseringsarbete slutförts. Analysen presenterades för kommunens ledningsgrupp i början av mars. I analysen framkom att vi behöver skapa samsyn kring digitalisering och konkretisera riktning och ambitionsnivå för arbetet framåt. Vi behöver också stärka vår förmåga att arbeta med utveckling och digitalisering, vi behöver anta ett kommunperspektiv på arbetet och vi behöver få kraft i tvärfunktionella lösningar.

Efter omplanering har vi trots rådande situation kunnat arbeta vidare med behoven som framkom i analysen. Det har startats en tvärfunktionell arbetsgrupp som arbetar med gemensamma initiativ och som både syftar till att ge kraft i arbetet med tvärfunktionella lösningar men också stärka vår förmåga att arbeta med utveckling och digitalisering. Resultatet ska presenteras innan sommaren.

Kontaktcenter har ett uppdrag att minska ärendena till kommunen och har sedan tidigare valt ut fyra områden som många kunder ringer om. Nu ske de tillsammans med kontoren se hur förbättringar kan ske så att kunden inte behöver ringa och ställa fråga, till exempel genom att förtydliga information på hemsidan. Målet är att kontaktcenter ska ha färre ärenden in till kommunen än året innan inom de fokusområden som valts ut. På grund av den rådande situationen med Corona har kontaktcenter fått fokusera på grunduppdraget och projekten kring att effektivisera ärendeprocessen för kunderna är flyttade till hösten. Förändringen av hemsidan kommer att ske under tertial 2.

(17)

Nämndmål:

1.3.1.2 Ökad digital tillgänglighet inom miljö- och hälsoskyddsverksamheten samt livsmedelskontrollen

Nämndmål:

1.3.1.3 God myndighetsservice miljö- och hälsoskydd

Nämndmål:

1.3.1.4 Hållbar miljö

Nämndmål:

1.3.1.5 Säker livsmedelshantering

Nämndmål:

1.3.1.6 Tryggare offentliga miljöer

Övergripande mål:

1.3.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt

Nämndmål:

1.3.2.1 Stärkt bild av Sollentuna som plats, organisation och arbetsgivare

Kommentar

En tydlig bild av Sollentuna som plats och kommun påverkar människors vilja att flytta hit, bo kvar och driva verksamhet i kommunen. Det bidrar också till att kommunen uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Målet är en organisation som utgår från en gemensam plattform för hur bilden av Sollentuna stärks. En tydligare och mer positiv bild av Sollentuna som plats, organisation och arbetsgivare.

Arbetet med att tydliggöra Sollentunas varumärke externt och internt är pausat utifrån den rådande situationen med Corona. För närvarande är det svårt att ge en prognos för när arbetet återupptas och när det sker behöver varumärkesarbetet ses över utifrån att samhället och kommunen kommer att befinna sig i en ny kontext kring den påverkan Corona har haft. Då arbetsgivarvarumärket är knutet till varumärket får denna försening påverkan på även detta. Framtagande av förslag till ramverk för det fortsatta varumärkesarbetet i Sollentuna är i slutfasen. På grund av Corona har den planerade förankringen och beslutsgången med politiken pausats. Förslaget kommer att vara redo för presentation när krisen klingar av. Ramverket definierar syfte, målsättning, ansvarsfördelning, ägarskap och inriktning för varumärkesarbetet.

Arbetsgivarvarumärket och aktiviteter knutna till det är viktigt i ett läge där personalförsörjningen är ansträngd med flera bristyrkeskategorier. Ett tydligare arbetsgivarvarumärke ska öka attraktionskraften

(18)

Indikatorer Utfall 2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Målvärde 2020

Utfall kvinnor 2020

Målvärde kvinnor 2020

Utfall män 2020

Målvärde män 2020 Nöjd-Region-

Index (NRI) 68 - 71

Kommentar

SCB:s medborgarundersökning genomförs under hösten 2020.

Nöjd-Medborgar-

Index (NMI) 63 - 68

Kommentar

SCB:s medborgarundersökning genomförs under hösten 2020.

Nämndmål:

1.3.2.2 Utvecklat digitalt kontor

Kommentar

Kommunen tog under förra året steget på allvar från pappershantering till digitala lösningar, en utveckling som pågått i ett par decennier men som tog fart i och med att kommunen lämnade Tureberghuset. Mängden pappershandlingar i arkiv, närarkiv och på arbetsrum behövde därmed decimeras kraftigt. Gallringen av pappershandlingar är dock endast ena sidan av myntet. Det viktigaste är att finna digitala lösningar som innebär att nya papper inte produceras. Sådana lösningar är också fundament för förbättrad service till kommunens invånare och företagare och för att uppnå större effektivitet i verksamheten. Arbetet har fortsatt under 2020.

Netpublicator är det system som används inom nämndprocessen för att tillhandahålla kallelser, handlingar och information till de förtroendevalda. Netpublicator har nu implementerats i Public 360 för att underlätta hanteringen av nämndprocessen för nämndsekreterarna. I och med Coronakrisen pågår även ett arbete med att utöka Netpublicator med en modul innehållandes en teknisk lösning för nämnder att hålla distansmöten. Det pågår även ett arbete med att implementera en teknisk lösning för kommunfullmäktige att möjliggöra deltagande på distans.

Tester med att skanna in betyg, två olika sökregister, geotekniska arkivet samt sökregister till

lönelistorna är påbörjat. Arbetet med att skanna in handlingar större än A3 (bygglovshandlingar och IT avtal) är klart. Arbetet har försenats av Corona.

Det digitaliseringsarbete som kommunen påbörjade under förra året har i en första fas handlat om att skanna in befintliga handlingar. Steg två i den processen är att upprätthålla en digital

informationshantering under hela ärendeprocessen och det sista steget blir att ha en lösning för e- arkivering som är integrerad i ärendehanteringssystemet.

Genom att öka andelen elektroniska fakturor minskar kostnaden för scanning av fakturor samt förenklar leverantörsprocessen. Arbete med att ansluta större leverantörer till e-handel har påbörjats.

Övriga aktiviteter har försenats på grund av att inkörningen av nytt fakturasystem Proceedo har tagit det mesta av medarbetarnas tid och att Corona har lagt fokus på andra uppgifter för

ekonomiavdelningen och kommunen som helhet.

Inköpsenheten arbetar med att justera alla upphandlingsmallar så att text kring krav på e-fakturering kommer med i upphandlingarna. Alla upphandlingar som påbörjas under maj kommer innehålla dessa krav. Detta kommer leda till att andelen e-fakturor ökar av sig själv när de nya upphandlingarna har som krav att e-fakturor ska finnas.

Indikatorer Utfall

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Målvärde 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Målvärde män 2020 Andel

elektroniska fakturor (%)

64 75

(19)

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Målvärde 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Målvärde män 2020 Kommentar

Utfallet enligt ovan visar att det är en bit kvar. Men effektivare fakturahantering är inte bara att öka andelen elektroniska fakturor, utan består av flera faktorer/åtgärder. Det är bland annat att öka e-handel där mycket av fakturaarbetet görs i samband med beställning vilket i sig leder till högre andel e-fakturor. Att använda sig av abonnemangsfakturor är en annan del att jobba med.

Nämndmål:

1.3.2.3 Ökat kundfokus i bygglovsverksamheten

Nämndmål:

1.3.2.4 Digital bygglovsprocess

Nämndmål:

1.3.2.5 Ökat bostadsbyggande

Nämndmål:

1.3.2.6 Hållbart byggande

Nämndmål:

1.3.2.7 Bibehållen eller ökad kolinlagring inom kommunens natur- och parkmark

Övergripande mål:

1.3.3 Attraktiv och effektiv organisation

Nämndmål:

1.3.3.1 Enklare vardag för medarbetare och chefer

Kommentar

Kommunledningskontoret ska ombesörja att det finns interna tjänster och lösningar som underlättar vardagen för medarbetare och chefer. Det handlar bland annat om att det finns en väl fungerande plattform för intern kommunikation och digitala tjänster. Det ska vara lätt för chefer och medarbetare att planera, följa upp och utveckla verksamheten. En ny lösning för intern kommunikation är

framtagen och implementering ska påbörjas 2020/2021.

Arbete med att förbättra och utveckla plattformen för internkommunikation och digitala tjänster som stöd i det interna arbetet pågår enligt plan. Färdigställande av förstudie är klar och nu ska upphandling av ny lösning ske. Där har arbetet inletts och det första steget i upphandlingen pågår. Arbetet med upphandlingen ur ett tidsperspektiv är svårt att bedöma utifrån rådande läge med Corona.

(20)

risker och internkontroll har tagits fram och förankrats i verksamhetsstyrningsnätverket, liksom ett utkast till stödmaterial för riskanalys för en grupp/enhet.

Indikatorer Utfall

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Målvärde 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Målvärde män 2020 Medelvärde av

chefers/specialisters nöjdhet med

ekonomiavdelningens stöd i planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi Kommentar

Mätning sker under hösten.

Nämndmål:

1.3.3.2 Förbättrad informationssäkerhet

Kommentar

Informationssäkerhet är de åtgärder som vidtas för att hindra att information läcker ut, förvanskas eller förstörs och för att informationen ska vara tillgänglig när den behövs. För kommunen kan det handla om att skydda information mot en uppsättning hot för att säkerställa verksamhetens kontinuitet, minimera verksamhetsrisken och maximera avkastningen på investeringar och verksamhetsnytta.

Kommunens verksamheter ska veta vilken information de har, hur den förvaras, hur viktig informationen är, hur skyddsvärd den är ur integritets- respektive säkerhetsskyddsperspektiv. Det kräver inventering och analys av informationen och att åtgärder vidtas om säkerheten bedöms vara för låg.

Målet är att förenkla och förbättra informationshanteringsprocessen för chefer, medarbetare och invånare. Syftet är att det ska vara enkelt att göra rätt. En ökad digitalisering av

informationshanteringsprocessen syftar även till en ökad tillgänglighet av information för chefer, medarbetare och invånare. En ökad digitalisering förväntas även ha positiva miljöeffekter genom minskad pappersförbrukning.

Under 2019 genomfördes ett arbete med att rensa i den ärendebalans som då fanns i kommunens huvudärendesystem Public 360. Planen var att kommunregistrator i nästa steg skulle ta fram en rutin för att upprätthålla ärendebalansen. Syftet med detta är att säkerställa att processen vid begäran om allmänna handlingar fungerar bra men också att ett ärende, när det avslutas och arkiveras, innehåller de handlingar som det borde innehålla. Detta arbete är försenat på grund av personalbrist.

I och med kommunens digitaliseringsarbete ökar behovet av e-arkivering. Kommunen har i dagsläget en molnbaserad e-arkivstjänst. Det är vid lagring av mindre mängder information en billig lösning men när man lagringsmässigt kommer över en viss gräns är det en dyr lösning. Utöver det finns det en problematik utifrån ett informationssäkerhetsperspektiv då kommunen inte har egen fysisk rådighet över informationen. En utredning har under perioden påbörjats i syfte att undersöka vilken typ av information som skulle kunna förvaras i en molnlösning och vilka uppgifter som bör förvaras i en annan typ av lösning. Utredningen syftar även till att skapa en uppfattning om vilken kostnad detta skulle innebär för kommunen.

Även utvecklingen av det civila försvaret påverkar behovet av kommunens förmåga av att kunna tillhandahålla en lösning för sekretesskyddade uppgifter. Arbete pågår även kring detta.

(21)

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Målvärde 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Målvärde män 2020 Andel

förvaltningsledare som uppger att de arbetar aktivt i KLASSA med samtliga system

100

Kommentar

Denna fråga kommer gå ut efter sommaren och följas upp senare under hösten. En utbildningsinsats i KLASSA som stöd för förvaltningsledarna skall genomföras. Arbetet med detta har försenats på grund av Corona.

Nämndmål:

1.3.3.3 Attraktiv arbetsgivare

Kommentar

Sollentuna kommun arbetar kontinuerligt för att attrahera, rekrytera, introducera, utveckla och behålla medarbetare. Våra ledare är professionella och har ett utvecklande ledarskap. Ledare och medarbetare skapar tillsammans resultat, engagemang och delaktighet. Gemensamt utvecklar vi vårt arbete. Vårt arbetssätt bidrar till att medarbetare och chefer vill stanna, trivas och prestera. Medarbetarna ska uppleva att det är ett gott samarbete mellan enheter/avdelningar. Roller och ansvarsområden är tydliga så att arbetet bedrivs effektivt.

Ett arbete har under början av året skett hos flera av kommunledningskontorets enheter och

avdelningar med att förtydliga sina grunduppdrag och kartlägga processer ihop med kvalitetsstrateger.

från ekonomiavdelningen Detta ska leda till att roller och ansvarsområden förtydligas och att verksamheterna bedrivs mer effektivt. Ett stort arbete har skett men arbetet har i vissa fall förändrats och fördröjts på grund av Corona.

Samarbetet mellan ekonomiavdelningen och personalavdelningen förstärks under 2020 genom en gemensam tjänst i form av en ekonomi- och HR-controller samt utökat arbete i systemet Stratsys där så småningom även det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM, införs. Inom HR sker förberedelser för en digital onboarding, det vill säga introduktion innan anställningen påbörjat, som väntas vara infört innan sommaren 2020 samt en ny gemensam chefsintroduktion från och med hösten 2020.

Kontaktcenter har många nyanställda per år, vilket innebär att personalresurser behöver tas från telefon för att lära upp de nya. Därför har kontaktcenter som mål att lägga upp utbildningar i kunskapsnavet för att de nyanställda ska kunna lära sig så mycket som möjligt digitalt och på så sätt kan den ordinarie personalen finnas kvar i verksamheten. En utbildning om skolval har hittills lagts upp och den har fungerat bra.

Indikatorer Utfall

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Målvärde 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Målvärde män 2020 Andelen som

svarar positivt på frågan om "arbetet är organiserat på ett effektivt sätt så att jag vet vem som gör vad"

i medarbetarenkäten (%)

- 69,2 69,4 72

(22)

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Målvärde 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Målvärde män 2020 Andelen som

svarar positivt på frågan om

"samarbetet fungerar bra mellan min arbetsplats och andra enheter" i

medarbetarenkäten (%).

- 69,8 70 72

Kommentar

Resultatet når inte upp till målvärdet men en mindre förbättring har skett sen 2019-års mätning. En positiv trend kan även ses från 2017, även om skillnaderna inte är stora. En ny fråga är även tillagd i form av att ”samarbetet fungerar bra på min arbetsplats” i 2020-års mätning.

Nämndmål:

1.3.3.4 Ökad kostnadseffektivitet miljö- och hälsoskyddsverksamheten samt livsmedelskontrollen

Nämndmål:

1.3.3.5 Digitaliserad samhällsbyggnadsprocess

Nämndmål:

1.3.3.6 Digitaliserad process för drift och underhåll

1.4 Avdelningsmål

1.4.1 Utvecklat digitalt kontor

1.5 Uppdrag

1.5.1 Kommunledningskontorets uppdrag

Kommunledningskontoret utför egna uppdrag åt kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

Dessutom bereder kommunledningskontoret övriga nämnders återrapporteringar av uppdrag från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. I tabellen kommenteras både uppdrag för utförande och beredning.

Uppdrag Utförande Beredning

Uppdrag att ta fram en plan för gymnasieutbildning i Sollentuna

kommun - ny utredning 2019 Utbildningsnämndens inventering av lokalbehov, där bl.a. gymnasieskolans behov ingår, antogs i

utbildningsnämnden i januari 2020.