Arbetsbeskrivning för detaljplaneprocess

(1)

Sida

1 (26)

1

Arbetsbeskrivning för detaljplaneprocess

Arbetsbeskrivning för standardförfarande och utökat förfarande enligt plan- och bygglagen (SFS 2010:900) Organisation

Hörby kommun Dokumenttitel

Arbetsbeskrivning för detaljplaneprocess

Upprättad av

DP-grupp

Förvaltning l avdelning

Planering & Utveckling Underrubrik

Arbetsbeskrivning för

standardförfarande och utökat

förfarande enligt plan- och bygglagen (SFS 2010:900)

Upprättandedatum

2019-05-09

Dokumenttyp

Arbetsbeskrivning, detaljplanering Dokumentnamn/Sökväg

K:\Hörby - SBF\Planering & Utveckling\5.

Detaljplanering\10. Rutiner & mallar

Senast reviderad av

Senast reviderad

FÖRKORTNINGAR

PUC = Planering- och utvecklingschef SAM = Planarkitekt med samordningsansvar PH = Planhandläggare

ADM = Administratör NS = Nämndsekreterare BMN = Bygg- och Miljönämnd KS = Kommunstyrelsen Webb = Webbansvarig

MEX = Mark- och exploateringsingenjör MsV = Mittskåne Vatten

KLF = Kommunledningsförvaltningen LST = Länsstyrelsen

LM = Lantmäteriet

* = markerar vad som gäller för utökat förfarande

(2)

Sida

2 (26)

2 Händelse/arbetsuppgift Ansvar Mallar/rutiner/

arbetsbeskrivningar/

lathundar

Händelser i

W3D3



PLANBESKED/PLANUPPDRAG

1. Beslut om planbeställning från KS alternativt inkommen ansökan om planbesked

PUC 2. Skicka bekräftelse till sökanden att ansökan

om planbesked har tagits emot. Gör en kontroll om ev. kompletteringar behövs.

PUC 3. Ärendet registreras genom

 Diarieföring i W3D3.

 Ärendet får ett diarienummer som meddelas SAM.

 ADM stämmer av vem som är handläggare med SAM.

 Aktuell PH kopplas till ärendet.

 Aktuella handlingar scannas och kopplas till ärendet i W3D3.

 Ärendet benämns:

Planbesked/planuppdrag för fastighet, populärnamn (ev. del av, vid fler än 3 fastigheter använd m.fl.) (t.ex.: Lyby 9:14, Hansa PowerBridge).

Namnet stäms av med PH.

ADM

Planbesked: Alla externa söker planbesked.

Planbesked ska hanteras innan 4 månader.

Planbeskedet beslutas i BMN.

Blankett begäran om planbesked

Planuppdrag: Interna uppdrag hanteras som planuppdrag efter att planbeställning har kommit in via KS.

Planuppdraget tas därefter i BMN.

Inkommen ansökan (begäran) om planbesked alt.

planbeställning.

4. Originalhandlingarna ska förvaras i hängmappsarkivet. Arbetsmaterial hanteras av PH.

ADM 5. Dokument för tidsföring för projektet

påbörjas. PH

Excelmall, tidsföring detaljplaner och projekt, finns. (Spara ner en personlig fil. ) 6. Upprätta Plan-PM:

Utred ärendet. Använd ÖP/FÖP, saknas underlag stäm av med sakkunnig. Gör platsbesök. Utred ärendet översiktligt och sammanfatta allt underlag i

tjänsteskrivelsen.

Utred val av planförfarande.

Utred planprioritering.

Uppskatta starttid samt planerat antagande för detaljplanen.

PH

Mall för Plan-PM finns.

Rutin val av planförfarande.

Rutin planprioritering

Diarieför relevant material/info efter hand.

(3)

Sida

3 (26)

lathundar

Händelser i

W3D3



7. Stäm av ärendet med SAM/DP-kollega och

PUC. Stäm även av med andra berörda. PH 8. Ärendet tas med till plangruppen (förutsatt

att mötesdatum sammanfaller med tidplan för ärendet) för att få en

förvaltningsövergripande syn på det hela och informera om planen. Ärendet anmäls till SAM som ansvarar för plangruppen.

Dagordning skickas ut 1 vecka innan möte.

PH

PPT-mall för plangrupp finns.

9. Upprätta tjänsteskrivelse i W3D3 och koppla övriga handlingar till

tjänsteskrivelsen:

 OBS! Behåll tjänsteskrivelsen som arbetsdokument.

 Upprätta/koppla övrigt

beslutsunderlag. T.ex. ansökan och Plan-PM.

 Vid planbesked: Tjänsteskrivelsen ska innehålla beslutspunkt om kostnad för planbesked

 Vid positivt planbesked/planuppdrag ska den tidpunkt då detaljplanen förväntas tas upp för antagande anges

PH

Lathund för w3d3 finns.

Mall för tjänsteskrivelse finns i w3d3.

Mall exempel beslutsformuleringar (ska tas fram)

10. Anmäl ärende till BMN OBS! Motläsning av

PUC innan anmälan. PH Lathund för w3d3 finns.

11. Beredning BMN (inför beslut)

 Ärendet tas upp på tjänstemannaberedning.

 Ärendet tas därefter upp på presidiet

 Tjänsteskrivelsen fastställs (efter presidiet fastställande görs av PH).

 PPT upprättas inför BMN. PPT sparas i mapp för K (K:\Hörby -

SBF\Nämnder).

PH

PPT-mall finns.

12. Kommunicering med sökande efter beredning (information om beslutsförslag och utskick av beslutsunderlag), ca 1 vecka innan BMN.

PH

13. Beslut i BMN

 PH föredrar ärendet. PH

(4)

Sida

4 (26)

lathundar

Händelser i

W3D3



 Beslut om positivt/negativt planbesked alternativt beslut om positivt/negativt planuppdrag.

(5)

Sida

5 (26)

5 14. Expediering och arkivering

 Utskick av beslut till sökande efter justerat beslut (ca 1 vecka efter

nämnd). NS

Gällande taxa

Exceltabell, Kostnader och debitering av pågående detaljplaner, finns

15. Arkivering av planbesked/planuppdrag i hängmappsarkivet.

Avsluta ärende i W3D3.

NS

16. Fakturering (för planbesked)

ADM 17. Beslutet mejlas till SAM/PH som skriver ut

en kopia att sätta in i detaljplanens orange pärm

PH 18. Rensa i planbeskedsmappen på K:\. Släng

det som ska slängas och flytta över det som kan behövas till detaljplanemappen.

PH 19. Kommunicering (mail eller telefonsamtal)

med sökande om beslut och fortsatt

process. PH

PLANPROGRAMSKEDE

Om planprogram ska upprättas görs detta innan detaljplaneskedet påbörjas. Arbetet man planprogrammet kan layoutas efter behov och behöver inte strikt följa någon specifik mall. Planprogrammet får gärna innehålla mycket bilder/inspiration. Välj den metod som passar ditt arbete bäst. Exempel Planprogram för Stattena Östra.

UPPSTART DETALJPLAN

20. Upprätta orange pärm för planärendet.

Pärmen förvaras i närarkivet.

Alla handlingar i orange pärm är

originalhandlingar och ska vara diarieförda.

Arbetsmaterial ska ej förvaras i orange pärm.

Sådant som inte ska bevaras/arkiveras behöver ej finnas i orangepärm men ska diarieföras i w3d3 om det är av vikt för ärendet.

Handlingar som sätts in i pärmen ska alltid i höger övre hörn märkas med:

Serie/diarienummer/handlingsnummer i w3d3 (tresiffrigt) (ex. BMN/2019/60/003)

PH

Mall till

innehållsförteckning &

pärmrygg finns.

(6)

Sida

6 (26)

6 21. Införande av plangräns och fyll i

attributtabell i planmosaiken. PH Lathund för ArcMap finns.

22. Upprätta planavtal

Stäm av med PUC. Lämna till PUC för påskrift (OBS! 2 exemplar). Två exemplar med påskrift skickas iväg tillsammans med ett svarskuvert märkt med Planering &

Utveckling och kommunens adress.

Exploatören skriver på och skickar tillbaka ett exemplar till kommunen.

Vid internt planavtal lämnas planavtalet till kommundirektör. PUC och

kommundirektör skriver på.

PH

Rutin och mall för planavtal finns.

Gällande taxa.

Plankalkyl (exceltabell) finns för att räkna ut plankostnaden.

Anteckna i W3D3 att planavtalet skickats iväg.

Påskrivet planavtal scannas och diarieförs.

23. Diarieföring ska ske av inkommet planavtal.

Original lämnas till PH.

Uppdatering av exceltabell för

debiteringar av pågående detaljplaner i enlighet med tecknat planavtal.

ADM

Exceltabell, kostnader och debitering av pågående detaljplaner, finns.

24. PH sätter in original av planavtalet i svarta pärmen i arkivet vid Bygg & Miljö samt kopia i orange DP-pärm i närarkivet.

PH kollar av exceltabell för debiteringar av pågående detaljplaner.

PH

25. Startmöte med exploatör.

PH Mall för dagordning finns.

Lägg in

mötesanteckningar i W3D3.

26. Flagga för eventuell fakturering i enlighet

med planavtal till ADM PH

27. Fakturering av planavgift i enlighet med påskrivet planavtal.

OBS! Debiteringstidpunkter kan variera. ADM 28. Ärendet tas eventuellt upp för diskussion i

plangruppen förutsatt att mötesdatum sammanfaller Anmäl ärende till SAM som ansvarar för inbjudan. Dagordning skickas ut 1 vecka innan.

PH

PPT-mall finns inför mötet.

29. Behövs nytt VA-verksamhetsområde? För dialog med Mittskåne vatten som ansvarar för frågan samt handlägger eventuellt ärende. Beslut om nytt VA-

PH

(7)

Sida

7 (26)

7 verksamhetsområde tas av KF via VA-

Räddningstjänstnämnden.

Detaljplan med nytt VA-

verksamhetsområde bör antas av KF, antingen om planen tas fram med *utökat förfarande (alltid KF som antar) eller för planen innebär ekonomiska konsekvenser för kommunen och av den anledningen ska antas av KF (alltså även om det är

standardförfarande).

30. Gör ledningskollen. Stäm av med Mittskåne Vatten.

PH

www.ledningskollen.se Kontakt Mittskåne Vatten:

Utredningsingenjör 31. Avstämning geodata

Beställning av uppdatering av bas och rättigheter. Möte alt. dialog med GIS- avdelningen (GIS@geoinfomittskane.se).

PH ser över om det finns behov av specifika inmätningar och meddelar detta. PH informerar även om tidplanen för kommande grundkarta m.m.

Hämta baskarta via ArcMap alt. beställ skisskarta via mail

(GIS@geoinfomittskane.se) Om utskick ska ske nära i tid (ca 3

månader) kan grundkartan beställas direkt här, annars senare i processen.

Tips inför beställning:

 Lägg till att vi alltid vill ha plangränser i grundkartan, som vi sedan kan släcka i PDF.

 Ändra färgen i byggnaderna från färg till vit för att undvika att höjdkurvor går rakt igenom byggnaderna. Använd färgkod 254.

 Beställ alltid även pdf för arkivering, ska diarieföras i varje steg under detaljplaneprocessen

PH

Rutin för att hämta baskarta via ArcMap finns (GeoinfoMittskåne kan vara behjälplig).

Diarieför eventuella beslut som fattats vid mötet/dialogen.

Diarieför

grundkartan i PDF- format i W3D3.

(8)

Sida

8 (26)

8 32. Undersök om planen kan antas innebära

betydande miljöpåverkan genom att upprätta undersökning av betydande miljöpåverkan. Samt dialoga med berörda parter, exempelvis kommunekolog, Mittskåne Vatten och miljö.

PH

Rutin och mall för undersökning av betydande

miljöpåverkan finns.

33. ”Slutför” undersökning av betydande miljöpåverkan. Om risk för betydande miljöpåverkan (alt. om det är en plan som alltid kräver MKB) ska avstämning med Länsstyrelsen och berörda sakkunniga ske.

Boka i så fall in ett möte med Länsstyrelsen för dialog och avgränsningar för

kommande MKB (torsdag förmiddag finns möjlighet att boka möte med LST).

OBS! Konsult för upprättande av MKB behöver planeras och upphandlas.

OBS! Enligt de nya rutinerna för

undersökning av betydande miljöpåverkan ska ett särskilt beslut fattas. Det innebär att undersökning av betydande

miljöpåverkan beslutas om i nämnden som en egen punkt. Detta sker efter samråd med Länsstyrelsen, antingen vid beslut om samråd i BMN eller i annat skede som anses lämpligt, dock senast vid antagande.

PH

Rutin för undersökning av betydande

Mall för undersökning av betydande

34. Beställ eventuella utredningar som behövs i det fortsatta planarbetet alternativt kommunicera behov av utredningar med exploatör som beställer. Stäm av med kommunens upphandlare kring ev.

ramavtal och hur beställningen ska gå till.

Beställningar ska kontrolleras och godkännas av PH,ev. sakkunnig och PUC innan de skickas. Utredningar som beställs av annan part, exempelvis exploatör bör kommuniceras med PH och vice versa.

PH

Blankett för

upphandlingsuppdrag finns.

35. Vid bebyggelse som är högre än 20 meter ska Luftfartsverket höras och ev. ska en flyghinderanalys genomföras. (Kom i så fall även ihåg att även lägga till Luftfartsverket i sändlista vid samråd/granskning)

PH

Mer info på LFV:S hemsida:

http://www.lfv.se/tjanst er/luftrumstjanster/cns- analys

(9)

Sida

9 (26)

9

SAMRÅDSSKEDET

36. Upprätta samrådshandlingar

 Plankarta med planbestämmelser¹.

 Planbeskrivning (inklusive genomförandebeskrivning).

 Illustrationskarta (vid behov).

 Ev. MKB (konsult).

 Eventuell revidering av undersökning av betydande miljöpåverkan (om nya förutsättningar tillkommer, t.ex. utökat planområde).

 Eventuellt exploateringsavtal påbörjas med fördel redan innan samrådet (MEX).

Ange ritningens originalformat (t.ex.

originalformat A3).

1På plankartan ska framgå vilken version av plan- och bygglagen som används. För planer som påbörjats efter 1 januari 2015 ska det stå

”PBL 2010:900 i dess lydelse från 1 januari 2015” (länk till Boverket). För planer upprättade innan 1 januari 2015, se följande länk.

PH

Mallar för plankarta och planbeskrivning finns.

Mall från Häggenäs exploateringsavtal finns.

37. Avstämning/dialog med berörda:

Plangruppen kan vara ett utmärkt tillfälle att stämma av med följande.

 Bygg (Extra viktigt att gå igenom utkast till bestämmelser/plankarta, separat möte bokas med fördel för detta).

 GIS

 Miljö

 Mittskåne Vatten

 Kommunekolog

 Miljöstrateg

 Gata/park (t.ex. trafikfrågor)

 MEX (t.ex. markfrågor och exploateringsavtal)

PH

38. Finns fastighetsplan/tomtindelningsplan?

(Information hittas i Geosecma, akt kan beställas från Lantmäteriet).

Ska den i så fall upphävas? Kan med fördel göras i samband med upprättandet av ny detaljplan.

PH

(10)

Sida

10 (26)

10 Regleras med

fastighetsindelningsbestämmelse på plankartan.

39. Namnsättning vid behov av nya kvarters- och gatunamn. Även parker, torg, gc-vägar med mera kan namnges. PH flaggar för behovet till MEX som handlägger ärendet parallellt med detaljplanen.

PH

40. Beställ fastighetsförteckning (Tips! Beställ i god tid, absolut senast 6 veckor innan önskat leveransdatum):

 Särskild beställningsblankett ska fyllas i.

Bifogad karta med plangräns ska finnas.

 Maila beställningen till lantmäteriet på kundcenter@lm.se

 Önskad leverans bör vara i närtid till beslut i nämnd, då utskicket oftast görs så snart protokollet justerats.

 Fastighetsförteckningen får max vara 2 månader gammal vid utskick.

PH

Mall beställningsblankett finns.

Beställningen läggs in i W3D3.

Vid leverans läggs fastighetsförtecknin g in i W3D3.

41. Beställ grundkarta senast 2-4 veckor innan önskat leveransdatum:

 Maila beställningen till Geoinfo Mittskåne i enlighet med blankett.

 Bifogad karta ska visa plangräns (inre gräns) samt en yttre gräns för kartvyn.

(OBS! Ta inte med onödigt stort yttre område.)

 Bifogad karta ska visa fastighetsbeteckningar och fastighetsgränser.

 Kryssa i att leverans även ska innehålla PDF A (arkivbeständig).

 Mätingenjören meddelar PH när grundkartan är klar, mailas till PH.

 Byt ut ev. skissunderlag/dwg-fil i plankartan till grundkartan och lägg in legenden.

OBS! Grundkartan får vara max 3 månader gammal vid beslut om samråd.

PH

Blankett för beställning av grundkarta finns.

Beställningen läggs in i W3D3.

Grundkarta diarieförs i W3D3 (arkivbeständig PDF).

42. Om samrådsmöte ska hållas boka lokal och

börja planera. PH

(11)

Sida

11 (26)

11 43. Genomläsning av samrådshandling av SAM.

PH stämmer av i god tid med SAM så att tid kan avsättas.

Därefter sker motläsning av PUC (fokus på tjänsteskrivelse), ca en vecka innan anmälan av ärende till nämnd. Se separat schema för BMN för exakt datum.

PH

(12)

Sida

12 (26)

12 44. Anmäl ärende till BMN för samrådsbeslut

(samt ev. särskilt beslut om undersökning om betydande miljöpåverkan)

PH

Schema för BMN.

Lathund för W3D3.

45. Boka möte med ADM vid lämpligt datum för utskick.

Boka även tid med webbansvarig, gärna dagen innan eller samma dag som planerat utskick.

PH

46. *Vid utökat förfarande gör kungörelse och beställ annons i Skånska dagbladet, ca 4 dagar innan. Beställningen hanteras av kommunikatör SBF. PH upprättar text.

Scanna och diarieför annonsen i tidningen.

OBS! Viktigt att datumet syns vid scanning.

PH

Mall kungörelse (ska tas fram)

Diarieför annons i tidningen.

47. Vid behov revidering/uppdatering av plangräns/information i lagret pågående planer i ArcMap.

PH

Lathund för ArcMap finns.

48. Förbered samrådsutskick:

 Upprätta följebrev.

 Upprätta sändlista (följ mall och välj vilka som ska ha utskicket).

 Skriv ut handlingar för upphängning på anslagstavlan vid receptionen.

 Skriv ut följebrev och förbered kuvert (i brev skickas endast följebrev,

hänvisning görs till hemsida).

 *Vid utökat planförfarande förbered kungörelse till digital anslagstavla &

tidning.

 Lägg planhandlingarna som ska upp på hemsidan i en specifik mapp som heter

”Handlingar för hemsida” i

samrådsmappen så att webbansvarig och andra har möjlighet att hitta dessa.

 Upphängning & hemsida:

följebrev, plankarta, planbeskrivning, miljöbedömning, ev. illustrationsplan och ev. utredningar.

 Upprätta text till hemsidan bl.a. info från följebrev & ev. samrådsmöte.

 Upprätta text till mailutskick.

PH

Mall följebrev och sändlista

Mall kungörelse

(13)

Sida

13 (26)

13 49. Publicering på hemsidan (boka tid med

webbansvarig):

 Text uppdateras och ny sida upprättas under pågående detaljplaner – planer öppna för synpunkter.

 Vid eventuellt samrådsmöte ha även denna information på hemsidan.

 Lägg upp alla relevanta handlingar t.ex.

plankarta, planbeskrivning, undersökning om BMP, ev.

illustrationsplan och ev. utredningar.

PH

Exempel på webbsida för samråd finns:

K:\Hörby - SBF\Planering

& Utveckling\5.

Detaljplanering\16.

Hemsidan

50. Utskick av samrådshandlingar (bokning med ADM som hjälper till med utskick):

 Utskick enligt sändlista; brev till sakägare enligt fastighetsförteckning och mail till övriga.

 I brev: skickas endast följebrev.

I mail: följebrev (antingen i mailtext eller bifogat) och skickas länk till hemsidan med aktuella handlingar.

Lantmäteriet: mail ska även inkl.

fastighetsförteckning.

 Internremiss skickas till Bygg & Miljö, se mall sändlista.

 Korsläsning görs vid utskick; bocka av vilka som fått utskick i sändlista (digitalt) och i fastighetsförteckningen (fysiskt dokument) (ADM & PH).

 Upphängning på anslagstavla vid receptionen.

 Eventuell upphängning på andra platser (t.ex. Hörby bibliotek).

 *Vid utökat förfarande publicering av kungörelsen på digital anslagstavla.

Stäm av med NS som har hand om detta.

PH

Mall sändlista finns. Diarieför utskick av både mail och brev, genom att

diarieföra korsläst sändlista och fastighetsförtecknin g samt alla mail som gått ut.

Dubbelkolla så att rätt handlingar för utskick är

diarieförda.

Ev. kungörelse och annons i tidningen (inkl.

publiceringsdatum)

51. SAMRÅD

*vid utökat förfarande minst 3 veckor 52. Samrådsmöte hålls med fördel senast i

mitten av samrådsperioden. PH

Nya rutiner för att nå fler personer behöver arbetas fram, t.ex. öppet hus och digitala medier.

Diarieför

(14)

Sida

14 (26)

14 Ytterligare PH närvarar. Vid behov även

fler, t.ex. MEX och/eller politiker

Lägg upp mötesanteckningar och PPT på webben efter möte.

53. Eventuell information om pågående samråd på plangruppen (om det tajmar med mötena).

PH 54. Alla yttranden kommer in antingen via mail

eller brev.

Brev: scannas och diarieförs.

Originalhandling lämnas till PH.

Mail: diarieför och skriver ut original.

Originalet lämnas till PH.

ADM

Alla inkomna yttrande läggs in i W3D3.

55. Sätt in alla original i orange pärm i närarkivet.

Kontrollera att allt är diariefört som det ska efter att samrådstiden gått ut.

Kontrollera att LST & LM har inkommit med yttrande eller andra som vi vet har tänkt inkomma.

PH

GRANSKNINGSSKEDET

56. Boka möte med webbansvarig för att uppdatera hemsidan efter avslutat samråd.

Skriv in samråd avslutat och flytta sidan tillbaka till pågående detaljplaner.

PH

57. Planera när beställning av uppdatering av fastighetsförteckningen ska göras (den får vara högst två månader gammal vid utskick).

PH

OBS! Se tidigare punkt, nr. 34.

58. Påbörja upprättandet av

granskningsutlåtande genom att samla alla yttranden med kommentarer (yttranden från både samråd och granskning ska finnas i detta dokument). Eftersom samrådsredogörelse saknas är det viktigt att vara tydlig i tjänsteskrivelse och presentation för politiken kring inkomna synpunkter och ändringar.

PH

Mall för

granskningsutlåtande finns.

(15)

Sida

15 (26)

15 Upprättas utan namn, använd istället ex.

sakägare 1/fastighetsägaren).

* Vid utökat förfarande upprätta samrådsredogörelse.

59. Eventuell avstämning med berörda utifrån inkomna synpunkter från samrådet och eventuell beställning av utredningar.

PH 60. Avstämning kring eventuellt

exploateringsavtal med MEX (avtalet ska vara påskrivet innan antagande). Avtalet ska finnas med parallellt genom processen (MEX upprättar) och de viktigaste

punkterna ska föras in i DP-handlingarna.

Gärna så färdigt som möjligt inför utskick av granskning.

PH

61. Upprätta granskningshandlingar

 Plankarta med planbestämmelser.

 Illustrationskarta (vid behov).

 Ev. MKB (konsult)

 Eventuell revidering av undersökning av betydande miljöpåverkan (om nya förutsättningar tillkommer, t.ex. utökat planområde).

* Samt samrådsredogörelse vid utökat förfarande

PH

62. Genomläsning av SAM och gör eventuella

uppdateringar. PH

63. Motläsning av PUC (fokus tjänsteskrivelse)

och gör eventuella uppdateringar. PH 64. Vid behov uppdatera plangränsen och

skede i planmosaiken. Kontrollera även att länk fungerar.

PH

65. Anmäl ärende till BMN för

granskningsbeslut (samt ev. särskilt beslut om undersökning om betydande

miljöpåverkan)

PH

Schema för BMN.

Lathund för W3D3 finns.

66. Utskick av granskningshandling (bokning med ADM som hjälper till med utskick):

Underrättelsen (fungerar även som följebrev) ska innefatta:

PH

I brev skickas endast:

underrättelse

Mall underrättelse finns.

Diarieför utskick av både mail och brev (ADM) samt länka alla handlingar som gått iväg.

(16)

Sida

16 (26)

16

 vilket område som detaljplanen avser,

 om den avviker från översiktsplanen,

 var planen finns tillgänglig för granskning,

 hur lång tid man har på sig att lämna synpunkter,

 till vem eller vilka inom kommunen synpunkter ska lämnas, och

 att den som inte har lämnat någon skriftlig synpunkt senast under

granskningstiden kan förlora rätten att överklaga beslutet att anta planen.

 Utskick enligt sändlista; brev till sakägare enligt fastighetsförteckning och mail till övriga.

 I brev: skickas endast underrättelse.

I mail: underrättelse (antingen i mailtext eller bifogat) och skickas länk till hemsidan med aktuella handlingar.

Lantmäteriet: mail ska även inkl.

fastighetsförteckning.

 Internremiss skickas till Bygg & Miljö, se mall sändlista.

 Korsläsning görs vid utskick; bocka av vilka som fått utskick i sändlista (digitalt) och i fastighetsförteckningen (fysiskt dokument) (ADM & PH).

 Upphängning på anslagstavla vid receptionen

 Eventuell upphängning på andra platser (t.ex. Hörby bibliotek).

67. Publicering på hemsidan (bokning med webbansvarig via Outlook):

 Text uppdateras och ny sida upprättas under pågående detaljplaner – planer öppna för synpunkter.

 Länka till alla relevanta handlingar. Vid behov revidering/uppdatering av plangräns/information i lagret pågående planer i ArcMap.

PH

Aktuella handlingar:

plankarta och planbeskrivning. Ev.

uppdatering av undersökning om betydande

miljöpåverkan, ev. MKB, ev. illustrationsplan och ev. utredningar.

Exempel på webbsida för samråd finns:

(17)

Sida

17 (26)

17 K:\Hörby - SBF\Planering

& Utveckling\5.

Detaljplanering\16.

Hemsidan

Lathund för ArcMap finns

68. GRANSKNING

minst 2 veckor standard förfarande,

* minst 3 veckor vid utökat förfarande) 69. Vid behov håll i ett

granskningsmöte/dialoginsats.

 Lägg upp mötesanteckningar och PPT på webben efter möte.

PH

Ytterligare PH närvarar.

Vid behov även fler, t.ex.

MEX och/eller politiker.

Nya rutiner för att nå fler personer behöver arbetas fram, t.ex. öppet hus och digitala medier.

Diarieför

70. Eventuell information om pågående granskning på plangruppen (om det tajmar med mötena).

PH 71. Alla yttranden kommer in antingen via mail

eller brev.

Brev: scannas och diarieförs.

Originalhandling lämnas till PH.

Mail: diarieför och skriver ut original.

Originalet lämnas till PH.

ADM

Alla inkomna yttrande läggs in i W3D3.

72. Sätt in alla original i orange pärm i närarkivet.

Kontrollera att allt är diariefört som det ska efter att samrådstiden gått ut.

Kontrollera att LST & LM har inkommit med yttrande eller andra som vi vet har tänkt inkomma.

PH

73. OBS! Efter granskning ska inga förändringar av större betydelse ske. Vid förändringar kan ibland ytterligare dialog behövas och/eller granskningen göras om.

PH

(18)

Sida

18 (26)

18

ANTAGANDESKEDET

OBS! Eventuellt exploateringsavtal, och andra avtal, ska vara underskrivna innan antagande.

Detaljplaner antas av BMN vid standardförfarande, dock ej om planen innebär ekonomiska konsekvenser för kommunen, då den antas av KF. *Vid utökat förfarande antas planen i KF.

74. Upprätta granskningsutlåtande

 Slutför granskningsutlåtandet med yttranden från granskningen (yttranden från både samråd och granskning ska finnas i detta dokument).

 Upprättas utan namn, använd istället ex. sakägare 1/fastighetsägaren).

 Det ska bl.a. framgå tydligt vilka som inte fått sina synpunkter

tillgodosedda.

* Vid utökat förfarande ska separat

samrådsredogörelse finnas. Därmed endast yttranden från granskning i

granskningsutlåtandet.

PH

Mall för

granskningsutlåtande finns.

75. Upprätta antagandehandlingar (spara i mapp ”inför antagande”):

 Plankarta med planbestämmelser.

 Ev. Illustrationskarta (vid behov, ev. på plankartan).

 Granskningsutlåtande.

 Ev. MKB.

Övriga handlingar som ska finnas:

 Undersökning om betydande miljöpåverkan.

 Färdigt exploateringsavtal.

 Ev. utredningar.

PH

Ev. revidering av undersökning om betydande

miljöpåverkan (om nya förutsättningar

tillkommer, t.ex.

utökat planområde).

76. Krävs beslut om utökat

verksamhetsområde ska detta också beredas parallellt med antagandet, Mittskåne vatten är ansvariga.

PH

77. Genomläsning av samrådshandling av SAM.

PH stämmer av i god tid med SAM så att tid kan avsättas.

Därefter sker motläsning av PUC (fokus på tjänsteskrivelse), ca en vecka innan

PH

(19)

Sida

19 (26)

19 anmälan av ärende till nämnd. Se separat

schema för BMN för exakt datum.

Gör eventuella uppdateringar.

78. Anmäl ärende till BMN för

godkännandebeslut/antagandebeslut.

Tjänsteskrivelsen ska innehålla:

 Viktigt att alla som beslutet ska delges finns med (ex. sökande,

verksamhetsansvarig som Mittskåne Vatten). Beslut expedieras av nämndsekreterare.

Anmälan ärende till KSAU/KS/KF Vid beslut om godkännande i BMN då ärendet ska antas av KF (t.ex. vid utökat förfarande), ska processen fortsätta vidare via KSAU, KS och slutligen antas i KF.

En ny tjänsteskrivelse upprättas (utgå ifrån tjänsteskrivelse till BMN). OBS! Motläsning av PUC innan anmälan.

Eventuellt skapas nytt ärende i W3D3/KS, sker genom kommunikation med

kommunsekreteraren. Bevaka rubriksättning av ärendet.

PH

Schema för BMN.

Lathund för W3D3.

Lathund för anmälande av ärendet till

KSAU/KS/KF finns.

Mall för tjänsteskrivelse finns i W3D3.

Mall för

beslutsformuleringar (ska tas fram).

Tjänsteskrivelse upprättas och diarieförs i W3D3 inkl.

antagandehandling ar.

OBS! Se till att alla övriga handlingar finns i W3D3 t.ex.

Utredning.

79. Meddelande inför antagande

Skickas med post/mail till de som inte fått sina synpunkter tillgodosedda, inkl.

myndigheter m.fl. Vid osäkerhet, skicka hellre till fler än färre. Även

kommunicering med sökande.

Skicka ut meddelande inför antagande när beslutsdatum i nämnden är bestämt.

Meddelandet ska innehålla datum för när detaljplanen ska tas upp för beslut om antagande i BMN/KF, vad beslutsförslaget innebär (ev. beslutsförslaget om det är framtaget) samt när granskningsutlåtande och antagandehandlingar finns tillgängliga på kommunens hemsida (skicka med länk).

(Meddelandet görs för att ge sakägare m.fl.

möjlighet att påverka politiken innan beslut).

PH Mall för meddelande inför antagande finns (behöver uppdateras).

Utskicket diarieförs i W3D3.

(20)

Sida

20 (26)

20 Efter presidiet lägg upp

granskningsutlåtande och

antagandehandlingar på hemsidan (obs!

senast en vecka innan datum för

antagandebeslut måste detta vara gjort).

Hemsidan:

 Uppdatera hemsidan med antagandehandlingar och granskningsutlåtandet.

 Uppdatera texten.

Boka möte med webbansvarig för uppdatering på hemsidan.

Uppdatera status i planmosaik (antagandeskede).

80. PPT inför presentation i BMN/KF upprättas. PH PPT-mall finns.

81. Godkännande/antagandebeslut i BMN/KF PH föredrar ärendet.

(samt ev. särskilt beslut om undersökning om betydande miljöpåverkan i BMN)

PH

82. Justering/anslag

Justering av protokoll efter BMN (vanligtvis ca 1 vecka efter). Beslutet anslås på kommunens digitala anslagstavla (NS alt.

KLF admin).

PH ansvarar för att ta reda på

anslagsdatum och ansvarar för att utskick om meddelande efter antagande görs senast dagen efter.

PH

Protokollet diarieförs i W3D3.

83. Uppdatering av planhandlingar (planbeskrivning & plankarta) efter antagande med

antagandedatum/paragrafnummer.

Uppdatera hemsidan med nya

antagandeplanhandlingar och uppdatera texten på hemsidan.

Boka möte med webbansvarig.

PH

84. Meddelande efter antagande

OBS! Utskick och anslag ska ske senast

dagen efter justeringsdatum. PH

Mall för följebrev och besvärshänvisning finns.

Diarieför utskick i W3D3.

(21)

Sida

21 (26)

21 OBS! Se över vem överklagan ska ställas till

eftersom det varierar mellan BMN- eller KF-beslut.

 Följebrev (meddelande efter antagande).

 Besvärshänvisning.

 Protokollsutdrag (antagandebeslut).

OBS! Utskick till länsstyrelsen:

 Allt ovan +

 Planbeskrivning

 Plankarta,

 Granskningsutlåtande. * vid utökat förfarande även samrådsredogörelse Sammanställ sändlista över vilka sakägare, myndigheter och andra som har rätt att överklaga = besvärberättigade (utgå från lista som finns i granskningsutlåtandet, * vid utökat förfarande utgå även från lista som finns i samrådsredogörelsen).

LMT, LST och Region Skåne och ev. berörda kommuner ska alltid ha denna information.

Vid osäkerhet om överklaganderätt skicka hellre till fler än färre.

85. Eventuell slutdebitering av plankostnad efter antagande (enligt planavtal). PH meddelar ADM att det är dags att fakturera.

PH

Exceltabell, Kostnader och debitering av pågående detaljplaner, finns

LAGA KRAFT

86. 3 veckors besvärstid startar

Besvärstiden räknas från datumet anslaget sattes upp och tre veckor framåt. Beslutet vinner laga kraft dagen efter sista

klagodag.

Vid ev. överklagande

När antagandebeslut tas i BMN sköter PH handläggningen vid överklagande. Vid beslut i KF behöver dialog föras med KLF (PH ansvarar).

PH

Mall för rättidsprövning finns.

Mall med checklista för vilka handlingar som ska skickas med ev.

överklagande till Mark- och miljödomstolen finns.

Mark- och

miljödomstolen vid Växjö tingsrätt

Box 81

Ev. överklagande diarieförs. (Om ställt till KF görs diarieföring i KS- serie samt kopia i BMN-serie. Om ställt till BMN görs diarieföringen endast i BMN- serie/DP-ärendet).

(22)

Sida

22 (26)

22

 En rättidsprövning ska ske för varje separat överklagande. Det är alltid den myndighet som har meddelat det överklagade beslutet som prövar om överklagandet har kommit in i rätt tid.

En nämnd är en myndighet. Om ställt till KF/BMN ska det följa respektive gällande delegationsordning.

 Rättidsprövningen behöver dokumenteras

 Inkomna överklaganden ska skickas in skyndsamt tillsammans med alla handlingar (se mall/checklista). Det innebär att överklagande skickas löpande när de kommit in och samlas ej ihop tills efter tiden för

överklagande gått ut. Handlingar behöver bara skickas med första överklagandet.

 Handlingar skickas antingen i fysisk form eller på USB-sticka. Om

handlingar skickas på USB: plankarta bifogas brevet som fysisk karta. Det ska finnas en tydlig struktur bland mapparna och varje fil ska namnges tydligt. Skicka gärna med en lista över vilka (digitala) handlingar som bifogas.

Brev: ADM scannar in och diarieför brevet.

Originalhandling lämnas till PH. PH sätter in originalet i orange pärmen i närarkivet.

Mail: ADM diarieför och skriver ut original.

Originalet lämnas till PH. PH sätter in originalet i orange pärmen i närarkivet.

351 03 Växjö

87. Invänta beslut från länsstyrelsen om överprövning.

Diarieför och skriv ut original. Originalet lämnas till PH.

ADM

Beslut diarieförs i W3D3.

88. PH sätter in originalet för länsstyrelsens beslut om överprövning i orange pärm i närarkiv.

(23)

Sida

23 (26)

23 89. Lagakraftbevis skrivs. Lagakraftbeviset ska

undertecknas av kommundirektör.

Undertecknas intyg scannas in och diarieförs samt sätts in i pärmen.

PH

Mall för lagakraftbevis finns.

Lagakraftbeviset diarieförs i W3D3.

(Om ställt till KF görs diarieföring i KS-serie samt kopia i BMN-serie. Om ställt till BMN görs diarieföringen endast i BMN- serie/DP-ärendet).

90. Lagakraftbevis skickas till

lantmäterimyndigheten samt förfrågan om arkivnummer. (Blir det arkivnummer som vi sedan använder här i Hörby)

PH

Rutin från Lantmäteriet finns: Beställningen görs via e-post till

plan@lm.se.

Utskicket diarieförs

91. Efter att arkivnummer mottagits av lantmäteriet uppdateras handlingarna:

Ändra i ritningshuvud på plankartan och på planbeskrivningens första sida:

 Lägg till arkivnummer.

 Ange antagandedatum och

BMN:s/KF:s beslutsparagraf (20XX-XX- XX § XX).

 Ange lagakraftdatum (20XX-XX-XX).

PH

Tips! Ändringar kan oftast göras direkt i PDF.

Vid konsultplan ska det framgå följande på plankarta och planbeskrivning:

Upprättad XXXX-XX-XX av XXX

(konsultföretaget).

Handlingarna diarieförs som

”Lagakrafthandling ar”.

92. Gör en planavgränsning (plangränsen)

spara som *.dwg (SWEREF 99-13-30). PH 93. Extern arkivering

OBS! Inom två veckor efter laga kraft ska planen skickas med tillhörande dokument till länsstyrelsen och

lantmäterimyndigheten enligt punkterna nedan.

Länsstyrelsen:

 Plankarta

 Planbeskrivning

 Ev. MKB

 Lagakraftbevis Lantmäteriet:

 Plankarta

 Planbeskrivning

 Fastighetsförteckning?

 Planavgränsning (*dwg)

 Lagakraftbevis

PH

Skickas till:

skane@lansstyrelsen.se Skickas till: plan@lm.se

(24)

Sida

24 (26)

24 94. Uppdatera hemsidan genom att ta bort

aktuellt DP-sida. Lagakrafthandlingar läggs in i planmosaik. Meddela GIS och skicka lagakraftvunnen plankarta och

planbeskrivning.

Boka möte med webbansvarig.

PH

95. Kommunicering med sökande och digital

leverans av lagakraftvunna planhandlingar. PH

ARKIVERING

96. En ny detaljplan ska också få ett

löpnummer i skåpet. Fortsätt numrering enligt detaljplaneregister och uppdatera översiktskarta. Pärmen hos bygglov, arkivskåpet, ska uppdateras/ersättas.

PH

97. Handlingar som ska arkiveras, först i närarkivet på bygg & miljö (i 5 år), sen vidare till centralarkivet på Georgehill.

Utgå ifrån orangepärm, W3D3 och dubbelkolla dokument i mapp på K: så att inget saknas i diariet. (Be ev. ADM om hjälp)

Exempel på handlingar som ska arkiveras (se mall för fullständig lista):

 Antagandehandlingar: Plankarta 2 st i färg (originalformat på arkivpapper, undertecknade), planbeskrivning och lagakraftbevis (på arkivpapper, undertecknade). En av plankartorna viks och förvaras med handlingarna.

En plankarta skickas på rulle till kommunarkivet.

 Samtliga handlingar som ingår i detaljplanens alla skeden dvs.

planbeskrivning, plankarta

(originalformat, viks, vanligt papper), bilagor som exempelvis MKB och utredningar etc. (vanligt papper).

 Samrådsredogörelse, granskningsutlåtande

 Yttrande (samråd och granskning)

PH

Mall för vilka handlingar som ska arkiveras

’’innehållsförteckning’’

(ska tas fram)

(25)

Sida

25 (26)

25

 Eventuellt planprogram, inkl.

programsamrådsredogörelse och ev.

bilagor

 Protokollsutdrag och tjänsteskrivelser från samtliga beslut.

 Fastighetsförteckningar

 Länsstyrelsens prövning

 Lagakraftbevis

 Planavtal (original) från pärm i arkivet.

 Eventuella överklaganden samt beslut från prövande instans.

 Eventuellt andra handlingar som kan anses vara relevanta.

Handlingarna packas i arkivbox med etikett med planens namn, diarienummer och arkivnummer. Lista för arkivering (se mall) fungerar som en innehållsförteckning.

Mellan varje skede i planprocessen viks ett a4:a papper på mitten och blir ett omslag kring handlingarna, skriv rubrik på omslaget. Detta gör det tydligt att hitta i arkivboxen.

Övriga dokument som inte ska arkiveras gallras (slängs).

98. Till arbetsarkivet

(plåtskåpet vid bygg & miljö):

 Plankarta i färg (originalstorlek på arkivpapper undertecknad). OBS! Skriv löpnummer på upphängningsremsan.

 Planbeskrivning i pärm (vanligt papper). Skriv löpnummer uppe i högra hörnet.

 Upprätta en lista med vad som finns i

’’arkivmapp’’ på K:. Detta underlättar för Bygg&Miljö då de vet vilka handlingar som finns att tillgå digitalt och handlingarna behöver därför ej beställas från centralarkivet.

PH

99. Rensning på K: och flytt till ”arkivmapp” på K:\Hörby - SBF\Planering & Utveckling\5.

Detaljplanering\1. Gällande detaljplaner\Ärendemappar

PH

Bygg&Miljö måste ha tillgång till arkivmappen.

(26)

Sida

26 (26)

26 Exempel på handlingar som ska finnas

digitalt:

 Plankarta (*.pdf)

 Planbeskrivning (*.pdf)

 Ev. MKB (*.pdf)

 Ev. särskilt utlåtande (*.pdf)

 Ev. utredningar (*.pdf)

 Samrådsredogörelse (*.pdf)

 Granskningsutlåtande (*.pdf)

 Lagakraftbevis (*.pdf)

 Plankarta (*.dwg) OBS! Lås filen.

 Planavgränsningslinje (*.dwg) Plankarta i *.dwg läggs också i följande mapp K:\Hörby - SBF\Planering &

Utveckling\5. Detaljplanering\1. Gällande detaljplaner\Plankartor i dwg-format OBS!

Lås filen.

Ta bort den rensade mappen på K: under pågående detaljplaner.

100. PH informerar GIS

(gis@geoinfomittskane.se) om att planen vunnit laga kraft. Inga handlingar behöver skickas med, däremot arkivnummer och detaljplanens namn.

Geosecma uppdateras automatisk utifrån lantmäteriets data (fastighetskartan), sker inom ca 1 vecka. Därefter uppdaterar GIS även den externa planmosaiken.

PH

Nu är processen för detaljplanen helt klar, bra jobbat!